Unverzichtbare Features einer effizienten Bestandsverwaltungssoftware

Seien wir ehrlich: Die Bestandsverwaltung kann ein echtes Rätsel sein.

Sie haben Wareneingänge, Warenausgänge und müssen irgendwie die Nachverfolgung durchführen, ohne dabei den Verstand zu verlieren.

Eine intelligente Bestandsplanung kann Ihnen den Kopf frei halten. Aber wie erstellt man ein Bestandsverwaltungssystem? Jedes Geschäft hat individuelle Anforderungen, und die Features, die für einen Einzelhandelsriesen geeignet sind, passen möglicherweise nicht zu Ihrem wachsenden E-Commerce-Bestand.

Um Ihre Abläufe wirklich zu optimieren, benötigen Sie die richtigen tools in Ihrem Werkzeugkasten.

Stellen Sie sich eine effiziente Bestandsverwaltung wie ein Schweizer Taschenmesser für Ihr Geschäft vor – sie sollte Aspekte wie das Lieferantenmanagement optimieren, die Bestandsverwaltung insgesamt vereinfachen und alle wesentlichen Funktionen vereinen, die Sie für einen reibungslosen und effizienten Betrieb benötigen.

Welche Features zur Bestandsverwaltung muss Ihre Software also haben, um Ihnen zu echter Effizienz zu verhelfen? Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen!

Was sind Bestandsverwaltungssysteme?

Bestandsverwaltungssysteme sind Softwarelösungen, mit denen Unternehmen Bestände in Echtzeit verfolgen, verwalten und optimieren können. Sie automatisieren Aufgaben wie Bestandsüberwachung, Auftragsverwaltung und Bedarfsprognosen, um die Effizienz zu steigern, Verschwendung zu reduzieren und Fehlbestände oder Überbestände zu vermeiden.

Warum ist eine Bestandsverwaltungssoftware so wichtig?

Ein Geschäft ohne geeignete Software zur Bestandsoptimierung zu führen, ist wie der Versuch, ein Schiff ohne GPS zu steuern – vielleicht erreichen Sie irgendwann Ihr Ziel. Aber Sie verschwenden Zeit und Ressourcen, um dorthin zu gelangen.

Hier sind die Gründe, warum diese Systeme so leistungsstark sind:

🌟 Vorgestellte Vorlage

Beginnen Sie Ihre Reise in die Bestandsverwaltung mit der ClickUp-Bestandsvorlage – einer leistungsstarken Weiterentwicklung herkömmlicher Bestandsverwaltungsblätter! Diese Vorlage enthält zahlreiche Features, mit denen Sie benutzerdefinierte Ansichten erstellen und speichern können, sodass Sie schnell auf Ihre wichtigsten Bestandsdaten zugreifen können.

Um die Arbeit noch einfacher zu machen, verfügt sie über fünf sofort einsatzbereite Ansichten:

• Bestandslistenansicht: Organisieren Sie wichtige Details für jedes Element mithilfe der benutzerdefinierten Felder von ClickUp.
• Nach Zahlungsstatus sortierte Listenansicht: Gruppieren Sie Ihr Inventar nach Zahlungsstatus – z. B. vollständig bezahlt, teilweise bezahlt oder unbezahlt – für eine einfache Nachverfolgung.
• Nach Liste der Anbieter Ansicht: Verschaffen Sie sich eine klare Übersicht über Ihre aktuellen Lieferanten, um die Beschaffung zu optimieren.
• Ansicht der Lieferantenstandorte auf einer Karte: Visualisieren und verwalten Sie Ihr Inventar nach Standort mithilfe einer interaktiven Karte.
• Bestellformular Ansicht: Sammeln Sie Bestellungen über ein ClickUp-Formular und automatisieren Sie die Erstellung von Aufgaben für eine nahtlose Bearbeitung.

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Die wichtigsten Vorteile einer Bestandsverwaltungssoftware

Hier sehen Sie auf einen Blick, wie Bestandsverwaltungssoftware Unternehmen dabei hilft, Geld zu sparen und intelligenter zu arbeiten:

1. Höhere Genauigkeit

Manuelle Bestandszählungen führen oft zu kostspieligen Fehlern. Nutzen Sie Bestandsverwaltungssoftware, um:

2. Kosteneinsparungen

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Fehler im Bestandsmanagement kosten Einzelhandelsunternehmen etwa 1,77 Billionen US-Dollar. Wenn Sie jedoch Bestandsmanagement-Apps zur Nachverfolgung Ihrer Lagerbestände einsetzen, können Sie:

3. Datengestützte Entscheidungen

Betrachten Sie die Bestandssoftware als Ihr geschäftliches GPS. Sie zeigt Ihnen:

4. Zeitsparende Automatisierung

Kein Zählen mit der Zwischenablage mehr! Moderne Methoden zur Bestandsverwaltung entlasten Ihr Team, sodass es sich auf das Wachstum konzentrieren kann, indem es:

5. Klare Organisation

Die intelligente Kategorisierung hilft Ihnen dabei:

6. Echtzeit-Sichtbarkeit über alle Standorte hinweg

Sehen Sie auf einen Blick, was in jedem Lager oder Geschäft vorrätig ist. Dies hilft dabei, Folgendes zu vermeiden:

Wesentliche Features einer Bestandsverwaltungssoftware

Ein solider Bestandsverwaltungsprozess beginnt mit der Auswahl der richtigen Software. Hier sind die unverzichtbaren Features, auf die Sie achten sollten, gestützt durch Forschungsergebnisse und Beispiele aus der Praxis:

Wie wählt man die richtige Bestandsverwaltungssoftware aus?

Bei der Auswahl der richtigen Bestandsverwaltungssoftware sind mehrere wichtige Aspekte zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Geschäftsanforderungen entspricht und die betriebliche Effizienz steigert. Hier sind einige Schritte und Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Bewerten Sie die Anforderungen des Geschäfts:

2. Achten Sie auf wichtige Features:

Damit können Sie:

3. Berücksichtigen Sie Skalierbarkeit und Kosten:

4. Bewerten Sie die Reputation und den Support des Anbieters:

5. Fordern Sie Demos und Testversionen an:

Wie verwendet man ClickUp für die Bestandsverwaltung?

Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre Bestandsverwaltung von einem Wirrwarr aus Tabellen und Haftnotizen in ein elegantes, optimiertes Kraftpaket verwandeln.

ClickUp, die Allround-App für die Arbeit, revolutioniert die Art und Weise, wie Sie die Nachverfolgung, Verwaltung und Optimierung Ihrer Lagerbestände durchführen. Sie kombiniert Projektmanagement, Wissensmanagement und Chat – alles unterstützt durch KI, damit Sie schneller und intelligenter arbeiten können.

Kara Smith, Operations Program Manager bei Instant Teams, sagt:

Die Plattform hat uns einen zentralen Ort für die Schaffung von Prozesseffizienzen geboten. Alle Teams können von der Automatisierung profitieren, und ClickUp hat dies für buchstäblich jedes Szenario, das mir begegnet ist, geboten. Der GROSSE Vorteil von ClickUp ist jedoch die Vereinfachung von Prozessen und tools in einem Arbeitsbereich.

Mit ClickUp können Sie ein Bestandsverwaltungssystem aufbauen, das alles an einem Ort organisiert. So funktioniert es:

1. Einrichten Ihres Bestandsverwaltungssystems

Beginnen Sie damit, eine organisierte Struktur für Ihre Bestandsverwaltung zu erstellen. Sie können die ClickUp-Vorlage für die Bestandsverwaltung direkt verwenden, ohne alle Features einrichten zu müssen.

Kostenlose Vorlage herunterladen

Die Vorlage ist mit vorkonfigurierten Ansichten ausgestattet, mit denen Sie Lagerbestände überwachen und Umsatzverluste vermeiden können:

Richten Sie benutzerdefinierte Status wie „Auf Lager“, „Nicht auf Lager“ und „Nachbestellung erforderlich“ ein.

Erstellen Sie Benutzerdefinierte Felder für die Nachverfolgung:

2. Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder für eine bessere Kontrolle

Mit benutzerdefinierten Feldern in ClickUp können Sie die Zuverlässigkeit Ihrer Lieferanten sicherstellen und Sicherheitsbestände verwalten.

Sie können Felder erstellen für:

Dieser strukturierte Ansatz hilft dabei, eine genaue Nachverfolgung des Bestandes in Echtzeit aufrechtzuerhalten und fehleranfällige manuelle Prozesse zu eliminieren.

3. Optimieren Sie die Organisation Ihres Lagers und Ihrer Aufgaben

Die Kartenansicht von ClickUp revolutioniert die Lagerorganisation, indem sie ein visuelles Layout Ihres Lagerraums bietet. Markieren Sie ganz einfach Lagerorte, Wareneingangsbereiche, Versanddocks und Lagerzonen für einen strukturierten, effizienten Workflow.

Mit benutzerdefinierten Feldern für Standorte können Sie jeder Aufgabe geografische Adressen hinzufügen, wodurch sich Bestände, Baustellen oder Kundenstandorte leicht kategorisieren und sortieren lassen. Dieses Feature verbessert die Nachverfolgung und gewährleistet eine präzise Standortverwaltung.

Navigieren Sie mithilfe interaktiver Karten mit anpassbaren Markierungen nahtlos durch Ihr Lager. Kennzeichnen Sie Aufgabenorte anhand von Status, Priorität oder benutzerdefinierten Feldern mit Farbcodes, um auf einen Blick Echtzeit-Einblicke zu erhalten.

4. Automatisieren Sie die Bestandsverwaltung

Verabschieden Sie sich von der manuellen Nachverfolgung und überlassen Sie ClickUp Automations die Schwerarbeit. ClickUp bietet über 100 Optionen für Automatisierungen, um Workflows zu optimieren, Fehler zu minimieren und Ihr Inventar unter Kontrolle zu halten.

Richten Sie automatisierte Auslöser ein, um Bestellungen zu generieren, wenn der Lagerbestand den Nachbestellpunkt erreicht, Warnmeldungen bei niedrigem Lagerbestand zu versenden und die Lagerbestände nach jedem Verkauf zu aktualisieren. Planen Sie regelmäßige Bestandsprüfungen und erstellen Sie Qualitätsprüfungsaufgaben – ganz ohne Aufwand.

Die Plattform legt mit ihren KI-gestützten Agenten sogar noch eine Schippe drauf. Mit den Autopliot Agents von ClickUp können Sie:

✅ Automatisieren Sie Bestandsaktualisierungen: Agenten können so eingerichtet werden, dass sie bei bestimmten Auslösern (z. B. einer Änderung des Status einer Aufgabe oder einer Aktualisierung eines benutzerdefinierten Feldes) automatisch Bestandsmengen, Nachbestellpunkte oder Status aktualisieren.

✅ Erinnerungen und Benachrichtigungen versenden: Agenten können Ihr Team daran erinnern, Bestände nachzubestellen, niedrige Lagerbestände zu überprüfen oder Lieferanten gemäß Ihren Geschäftsregeln zu kontaktieren.

✅ Berichte erstellen: Verwenden Sie vorgefertigte Agenten, um tägliche oder wöchentliche Bestandsübersichten zu veröffentlichen, damit Ihr Team immer über aktuelle Informationen verfügt.

✅ Beantworten Sie Fragen zum Lagerbestand: Agenten können Fragen des Teams zum Lagerbestand, zu Lieferantendaten oder zur Bestellhistorie beantworten, indem sie auf die Wissensdatenbank und die Dokumente Ihres Workspace-Bereichs zurückgreifen.

✅ Benutzerdefinierte Workflows: Mit benutzerdefinierten Autopilot-Agenten können Sie Workflows entwerfen, die auf Ihren Bestandsprozess zugeschnitten sind – beispielsweise Elemente zur Überprüfung markieren, wenn der Lagerbestand unter einen Schwellenwert fällt, oder die richtige Person benachrichtigen, wenn eine neue Lieferung eintrifft.

Häufige Herausforderungen und wie Bestandsverwaltungssoftware dabei hilft

Hier sind die dringendsten Herausforderungen im Bereich Bestandsverwaltung, denen Geschäfte heute gegenüberstehen, und wie die richtige Software Abhilfe schaffen kann:

1. Nicht übereinstimmende Bestandszahlen

Ihr System zeigt 50 Einheiten an, aber nur 20 sind im Regal? Fehler bei der manuellen Nachverfolgung sind häufig.

✅ Lösung: Die Echtzeit-Nachverfolgung aktualisiert den Lagerbestand sofort und verhindert so Phantombestände.

2. Fehlmengen vs. Überbestände

Sind Ihre Bestseller ausverkauft, während Sie gleichzeitig zu viele Ladenhüter auf Lager haben? Das bedeutet in beiden Fällen Umsatzverluste.

✅ Lösung: Intelligente Prognosen analysieren Verkaufstrends und sorgen dafür, dass zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Bestände verfügbar sind.

3. Chaos im Lager

Verstreute Bestände, Zeitverschwendung, Versandverzögerungen – das kostet Sie täglich Geld.

✅ Lösung: Durch die Lagerkartierung werden schnelllebige Elemente an vorderster Stelle platziert, die Kommissionierwege optimiert und die Speicherorte präzise verfolgt.

4. Kommunikationsstörungen

Der Vertrieb verspricht eine Lieferung am nächsten Tag, aber das Lagerteam ist nicht informiert – das Ergebnis ist unzufriedene Kunden.

✅ Lösung: Zentralisierte Plattformen bieten Echtzeit-Sichtbarkeit, automatische Warnmeldungen bei niedrigen Lagerbeständen und nahtlose Kommunikation zwischen Teams.

5. Schwundverluste

Diebstahl, Beschädigungen oder Fehler? Diese summieren sich schnell.

✅ Lösung: Detaillierte Nachverfolgung erkennt ungewöhnliche Muster, dokumentiert Verluste und verbessert die Sicherheit des Speichers.

Mit der richtigen Bestandssoftware werden diese Probleme nicht nur behoben, sondern von vornherein verhindert. 🚀

Behalten Sie mit ClickUp die Kontrolle über Ihr Inventar

Von Lagerengpässen, die Kunden frustrieren, bis hin zu Überbeständen, die Ihre Gewinne schmälern – die Kosten einer schlechten Bestandsverwaltung summieren sich schnell.

Deshalb ist die Wahl der richtigen Bestandsverwaltungssoftware so entscheidend. Die besten Lösungen helfen Ihnen dabei, Elemente zu kategorisieren, Bestände in Echtzeit zu verfolgen und benutzerdefinierte Ansichten anzupassen, um wichtige Produktdaten zu erfassen.

Durch die Integration Ihrer Bestandsverwaltung in ClickUp können Sie:

Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihr Inventar zu übernehmen? Probieren Sie ClickUp noch heute aus und erleben Sie, wie viel einfacher die Bestandsverwaltung sein kann.