Unabhängig von der Branche stehen kleine und mittlere Geschäfte bei der Bestandsverwaltung vor einer großen Herausforderung. Wie erledigen Sie die Kundennachfrage und minimieren gleichzeitig die Kosten, die mit Überbeständen oder Fehlbeständen verbunden sind?
Als Lebensnerv des Einzel- und Großhandels sorgt die Bestandsverwaltung dafür, dass Geschäfte effizient arbeiten können.
In einem zunehmend wettbewerbsintensiven Umfeld, in dem die Kundenerwartungen hoch sind und sich die Bedingungen auf dem Markt schnell ändern, kann eine schlechte Bestandsplanung zu erheblichen finanziellen Auswirkungen führen, z. B. zu erhöhten Lagerkosten und verpassten Absatzchancen.
Die Optimierung der Bestände gewährleistet jedoch die Produktverfügbarkeit, reduziert überschüssige Bestände und setzt Kapital frei, was zu einem besseren Cash Flow und höherer Kundenzufriedenheit führt. Es liegt auf der Hand, dass Bestandsplanung und -verwaltung entscheidende Aspekte für die Führung eines Geschäfts und dessen Erfolg sind.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Prozess der Bestandsplanung verbessern und meistern können. Doch zunächst sollten wir uns die Grundlagen vergegenwärtigen.
Bestandsplanung verstehen
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben ein erfolgreiches Produkt entwickelt, und sobald es auf den Markt kommt, sind Sie davon überzeugt, dass es ausverkauft sein wird. Sie decken sich mit Vorräten ein, vermarkten es und warten darauf, dass das Schild "Ausverkauft" erscheint. Doch dann taucht ein unerwartetes Problem auf, und die Lieferzeiten sind länger als erwartet.
Das Ergebnis: Ihre Kunden stornieren die Reihenfolge und verlangen eine Rückerstattung. Die verlängerte Lieferzeit hat die Nachfrage nach dem Produkt in den Schatten gestellt, so dass Sie mit unverkauften Beständen und ohne Käufer dastehen.
Ein Volltreffer und ein Fehlschlag, im wahrsten Sinne des Wortes!
Die Bevorratung von Produkten ohne sorgfältige Bedarfsermittlung kann zu überhöhten Lagerbeständen, erhöhten Speicherkosten und potenzieller Verschwendung führen. Die nachgelagerte Wirkung hat schwerwiegende Auswirkungen auf die Rentabilität und die betriebliche Effizienz Ihres Geschäfts.
Andererseits können Sie durch das Verständnis und die Umsetzung intelligenter Strategien dem Spiel einen Schritt voraus sein. Bei der ordnungsgemäßen Bestandsverwaltung geht es vor allem um die Schichtung. Langfristig gesehen, bestandsverwaltungssoftware kann den gesamten Aufwand erheblich erleichtern und zuverlässiger machen.
Was ist Bestandsplanung?
Die Bestandsplanung umfasst die Verwaltung und Organisation der Produkte, die eine Marke verkaufen möchte, um Gewinne zu erzielen. Sie umfasst verschiedene logistische Maßnahmen und Strategien, die täglich umgesetzt werden müssen, um einen reibungslosen Ablauf des Geschäfts zu gewährleisten.
Die Lagerbestandsplanung ist von Geschäft zu Geschäft unterschiedlich. Eine Strategie lässt sich nicht auf alle anwenden.
Bei einem Geschäft mit Mode oder leicht verderblichen Lebensmitteln ist es zum Beispiel nicht möglich, die Vorräte für längere Zeiträume zu halten. Das Hauptaugenmerk eines Modehauses liegt darauf, seine Ware zu verkaufen, bevor sie aus der Mode kommt. Bei einem Geschäft mit Lebensmitteln kann eine zu große Lagerhaltung ohne offensichtlichen Bedarf zu Bestandsverlusten führen.
Die Bestände sind nur dann wertvoll, wenn sie in Bewegung bleiben und zu einem rentablen Cash Flow führen.
Vorteile der Bestandsplanung
Eine effiziente Bestandsplanung ermöglicht es Ihrem Geschäft, ohne Komplikationen Einnahmen zu erzielen. Dies ist Ihre Ausgangsbasis.
Im Folgenden finden Sie die vier Schlüsselvorteile einer ordnungsgemäßen Bestandsplanung und -verwaltung.
Gesteigerte Rentabilität
Jeder Dollar an Lagerbeständen, den ein Unternehmen über seinem Idealwert hält, verursacht 20 bis 30 % zusätzliche Kosten Dany Couillard , Direktor bei BDC Eine genaue Bestandsplanung ermöglicht es Ihnen, Gewinne zu erzielen, Chancen zu verbessern und den saisonalen Absatz zu steigern. Die Nachverfolgung der Leistung und die Analyse historischer Verkaufsdaten ermöglichen es Ihnen, mit Lieferanten, Verpackern und Transporteuren zu verhandeln, damit Ihre Bestände immer optimal sind.
Kundenzufriedenheit
Nehmen wir das Beispiel einer Buchhandlung namens Forgotten Chapter. Die Buchhandlung beginnt als klassisches Geschäft mit Stapeln von Romanen, die mit Rabatt angeboten werden, und die Kunden strömen herbei, um sie zu kaufen.
Einige Monate später beschließt Forgotten Chapter, mit dem Trend zu gehen und die neuesten, schnelllebigen Romane zu verkaufen. Sie füllen ihre Lager und das Geschäft verdoppelt sich. Dabei verlieren sie die Nachverfolgung von alten Klassikern, ihrer Spezialität, aus den Augen. Schließlich gehen die Besucherzahlen zurück, die Stammkunden hören auf, und der Umsatz sinkt.
Worin besteht Ihrer Meinung nach das Problem?
Sie haben die neuesten Veröffentlichungen auf Lager, was den anfänglichen Umsatz steigert, aber zu erledigen, dass sie ihr Alleinstellungsmerkmal (USP) verloren haben. Es waren ihre klassischen Angebote, die sie wirklich von anderen abhoben.
Heißt das, dass sich Geschäfte nicht mit den Trends weiterentwickeln sollten? Ganz und gar nicht - das sollten sie. Was Forgotten Chapter jedoch übersehen hat, war ihre KPI-Analyse und ihr Reihenfolge-Management. Dies ist ein klassischer Fall von schief gelaufener Bestandsplanung. Software zur Auftragsverwaltung kann Ihnen bei der Nachverfolgung früherer Bestellungen helfen, so dass Sie entsprechend planen und aufstocken können.
Die Planung der Bestände ist direkt mit der Kundenzufriedenheit verknüpft. Analysieren Sie vergangene Verkaufsdaten, prognostizieren Sie künftige Verkaufstrends, und setzen Sie eine Strategie um, die zu Ihrem Geschäft passt. Nutzen Sie Ihr Alleinstellungsmerkmal, um treue Kunden zu gewinnen.
Geringere Lagerkosten
Viele Neugründungen neigen dazu, ihre Lagerbestände zu hoch anzusetzen, was wertvolle Startkapitalmittel bindet. Die Planung der Lagerbestände hingegen setzt Kapital frei. Die Schlüssel-Fragen, die sich hier stellen, sind: Wie wird das Produkt verkauft? Wo wird es verkauft? Wer ist der ideale Kunde?
Durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie beginnen, die Betriebskosten wirksam zu senken.
Ein großer Teil dieses Vorhabens erfordert Planung und Kenntnis der Kapazität Ihres Geschäfts. Dazu gehört die Betrachtung von Daten, die Berechnung des gegenwärtigen Bestands und die Vorhersage künftiger Trends, um so die Lagerkosten für unbewegliche Bestände zu senken. Sie können Ihr Unternehmen führen, indem Sie ihm zeigen kapazitätsplanung mit Hilfe von einfachen Excel-Tabellen und leicht vorlagen für die Bestandsplanung .
Die Effizienz der Lieferkette verbessern
Die Just-in-Time (JIT)-Bestandsplanung ist eine hocheffektive Praxis zur Vermeidung von Überbeständen. Dabei werden Waren und Rohstoffe nur dann von den Lieferanten bezogen, wenn sie benötigt werden.
Die JIT-Bestandsplanung ist auch als TPS oder Toyota-Produktionssystem bekannt, nach dem renommierten Automobilhersteller, der diesen Modus Operandi in den frühen 1970er Jahren eingeführt hat. Toyota bestellt Teile für seine Fahrzeuge nur dann, wenn sie benötigt werden oder wenn es Aufträge für neue Autos erhält.
Dies ist auch ein Ergebnis eines effektiven Lieferkettenmanagements.
Hier, ClickUp's Checkliste für das Lieferantenmanagement Vorlage können Sie Tabellenkalkulationen erstellen, die eine problemlose Bestandsverwaltung ermöglichen.
Erfahren Sie, wie Sie inhaltsschwere Tabellenkalkulationen mit der ClickUp Vorlage für Checklisten für das Lieferantenmanagement vereinfachen können
Diese Vorlage hilft Ihnen, die besten Lieferanten für Ihre Produkte zu bewerten und auszuwählen, Feedback zu sammeln, um deren Leistung zu überwachen, und die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.
Mit dieser Vorlage können Sie
- Benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um Anbieter auf der Grundlage von Rentabilität, Logistik, Zeitleisten und Reaktionsfähigkeit zu unterscheiden
- 16 verschiedene benutzerdefinierte Attribute, wie z. B. Bemerkungen, Kontaktnummer, E-Mail des Anbieters, Aktualität und Marken, verwenden, um Informationen über Anbieter zu speichern und Anbieterdaten einfach zu visualisieren
- Öffnen Sie vier verschiedene Ansichten in unterschiedlichen ClickUp-Konfigurationen, wie z. B. die Anbieterbewertung, den Leitfaden für den Einstieg, die Anbieterinformationen und das Formular für die Anbieterbewertung, um alle Informationen leicht zugänglich zu machen und zu organisieren
*Auch zu lesen: 10 kostenlose Vorlagen für Lieferantenlisten zur Verwaltung von Kontakten
Herausforderungen bei der Bestandsplanung
Der komplexeste Aspekt der Bestandsplanung ist die Verwaltung und Auswertung großer Datenmengen.
Für jede Reihenfolge muss eine Unterschrift geleistet werden, Transportdetails müssen erwähnt werden, Lager- oder Vorratsdetails müssen detailliert aufgelistet werden, und die Kosten für jeden kleinen Aspekt des Geschäfts müssen in Rechnung gestellt und verbucht werden.
All dies erfordert ein einwandfreies und einfach zu bedienendes Inventarsystem, ganz zu schweigen von fortschrittlichen logistik-Planung .
Einige weitere Herausforderungen, die auftreten können, sind
- Mangelnde Zuverlässigkeit der Lieferanten und schlechte Kommunikation
- Ungenaue Vorhersagen, die zu einem ungeplanten Rückgang der Verbrauchernachfrage führen
- Die Sichtbarkeit der Bestände kann selbst bei stundenlanger Planung limitiert sein
- Bestandsplanungsprozesse, die nicht auf Daten, Trends und Marktanalysen beruhen, können scheitern
- Schlechtes Personalmanagement; ein Personalwechsel im Unternehmen oder bei einem Händler kann die Bestandsplanung beeinträchtigen
Methoden der Bestandsplanung
Obwohl es mehrere Modelle zur Bestandsplanung gibt, haben wir uns auf einige wichtige konzentriert.
Wirtschaftliche Reihenfolge (EOQ)
Dies ist die ideale Bestandsmenge, über die ein Geschäft verfügen muss, um die Lagerhaltungskosten zu senken. Wenn eine Marke dies erreichen kann, ist das ein bedeutender Schritt nach vorn.
EOQ = √(2 * D * S) / H
Dies ist die Formel, die Sie an Ihr Business Modul anpassen müssen, wobei:
S die Reihenfolge der Kosten oder Fixkosten ist
D ist die jährlich nachgefragte Menge
H sind die Haltekosten oder variablen Kosten
Mit dieser Formel können Sie den Bestand ermitteln, den Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, damit Ihr Geschäft reibungslos läuft. Wenn Sie meinen, dass dies schwer zu handhaben ist, können Sie eine procurement management tool um diese Aufgabe zu vereinfachen.
Bestellpunktmodell
Ein Meldebestand ist der Punkt, an dem ein Geschäft seine Bestände nachbestellen muss, um das Risiko einer Unterversorgung zu vermeiden.
Nehmen wir als Beispiel eine Bäckerei. Das Business hat sich auf Brioche spezialisiert und ist kurz nach dem Backen einer neuen Charge ausverkauft. Die Kunden und der Eigentümer sind zufrieden. Plötzlich tauchen Probleme bei der Butterbeschaffung auf. Der Lieferant hat Probleme mit der Stromversorgung, was den Backprozess beeinträchtigt. Das Backhaus sieht sich mit einer Verzögerung bei der Lieferung konfrontiert. Dies führt schließlich zu einem erheblichen Rückgang der Kunden.
Was ist hier passiert? Es gab kein geeignetes Bestellpunktmodell.
Um solche Incidents zu vermeiden, sollte ein system für Wareneingangsnotizen ist ratsam. Auf diese Weise können Sie Ihre Lieferanten nachverfolgen und den Prozess der Lieferkette überwachen, so dass Sie feststellen können, wann Sie mehr Lagerbestände bestellen müssen.
Sichere Bestandsplanung
Mit dieser Praxis der Bestandsverwaltung stellen Sie sicher, dass Sie einen sicheren Vorrat im Speicher haben, um bei einem Nachfrageschub nicht leer auszugehen. Dies funktioniert wie eine Versicherungspolice, die Sie über Wasser hält.
Sie müssen sich wertkettenanalyse hier, um die Langlebigkeit Ihres Geschäfts zu fördern und sicherzustellen, dass Sie Ihre Bestände so effizient wie möglich verwalten. Dieser Prozess verschafft Ihnen einen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern.
Eine sichere Bestandsplanung auf der Grundlage einer Wertkettenanalyse hilft bei der Vorhersage künftiger Nachfragetrends.
ABC-Analyse
Bei der ABC-Analyse werden die Bestände in drei Gruppen eingeteilt.
- A trägt zu den oberen 20% Ihrer Produkte bei, was zu 70% des Umsatzes führt
- B trägt zu den mittleren 30% Ihrer Produkte bei, was zu 20% des Umsatzes führt
- C macht die unteren 50% Ihrer Produkte aus, was zu 10% des Umsatzes führt
Diese Analyse beschleunigt die ordnungsgemäße Planung und Verwaltung der Bestände. Sie hilft den Geschäften zu entscheiden, was und wie viel sie lagern sollen. Wenn Sie Ihren Speicherbedarf auf der Grundlage Ihres ABCs analysieren, können Sie besser Prioritäten setzen.
Jetzt wollen wir lernen, wie man einen Plan für die Lagerhaltung erstellt und ausführt!
Wie man einen Inventory Plan entwickelt und umsetzt
Die Entwicklung und Umsetzung eines Inventarplans in Ihrem Geschäft ist eine gewaltige Herausforderung. Aber hier ist eine schnelle Schritt-für-Schritt-Anleitung, um es zu tun.
Schritte zur Entwicklung eines Inventarplans und dessen Umsetzung
- Erstellen Sie eine Liste mit Ihren Produkten und kategorisieren Sie sie
- Recherchieren Sie gründlich und gehen Sie bei Ihrer Datenanalyse sehr sorgfältig vor. Sie sollten Ihr Produkt genau kennen und genau wissen, wo es sich verkauft
- Erstellen Sie eine Liste potenzieller Anbieter auf der Grundlage von Präferenzen, Speicherorten, Qualität und Erreichbarkeit. Analysieren Sie die Leistung der Anbieter durch einen Testzeitraum
- Verwenden Sie ein integriertes und einsteigerfreundliches System für die Reihenfolge der Bestellungen und Lieferungen
- Erstellen Sie ein einfaches und effizientes System
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Anwendung des Systems. Leistung nachverfolgen regelmäßig
- Verfolgen Sie Ihre Umschlagshäufigkeit. Dies wird Ihre Basis sein, die Sie nach und nach anhand der Daten anpassen können
- Erstellen Sie ein Bestellpunktmodell und sichere Lagerhaltungspraktiken
- Suche nach kontinuierlichen Verbesserungsmöglichkeiten durch eingehende Datenanalyse und -überwachung
- Sobald Sie all dies haben, automatisieren Sie, wo immer möglich
Durch die Befolgung dieser Schritte und den Einsatz zuverlässiger eCommerce Bestandsplanungs-Software können Sie Ihre Bestandsplanung auf Kurs bringen und das Wachstum Ihres Geschäfts fördern.
ClickUp zum Planen und Verwalten von Inventarsystemen verwenden ClickUp unterstützt Sie bei der effizienten Verwaltung und Sortierung Ihres Inventars und bietet gleichzeitig hochgradig anpassbare Features, die sich an jedes Geschäft anpassen lassen.
Nehmen Sie die ClickUp Vorlage für die Bestandsverwaltung zum Beispiel. Es kann Ihre Anforderungen effektiv handhaben und benutzerdefiniert anpassen. Außerdem ist es ein äußerst benutzerfreundliches Tool für die Bestandsplanung.
Verwenden Sie die ClickUp Vorlage für die Bestandsverwaltung, um den Plan für die Bestandsverwaltung Ihres Geschäfts in Gang zu setzen
Diese Vorlage kann Ihnen in mehrfacher Hinsicht helfen:
- Sie erleichtert Ihnen die Organisation. Sie können eine Liste mit Lagerbeständen erstellen, Lieferantenlieferungen verfolgen, Kundenlieferungen nachverfolgen
- Sie können den Status der Reihenfolge und die Meldebestände genau überprüfen
- Sie können leicht zugängliche Bestandslisten erstellen, die Sie für Mitarbeiter und Lieferanten freigeben können, um die Lieferkette effizient zu verwalten
- Die Vorlage ist anpassbar. Das bedeutet, dass Sie benutzerdefinierte Felder zur Verwaltung Ihres Bestands ändern und erstellen können, z. B. Nächste Reihenfolge, Ops Manager, Bestellt, Aktueller Bestand und Bestellmenge
- Sie können auch die Nachverfolgung durch Automatisierung und spezifische Tags für die Suche verbessern
- Sie verfügt über sieben benutzerdefinierte Ansichten - Tabelle, Zeitleiste, Liste, Reihenfolge und Wert - für ein besseres Verständnis und eine bessere Planung Ihres Bestands
Behalten Sie den Überblick über Ihren gesamten Lagerbestand und seine Auswirkungen auf Ihre Lieferkette mit der ClickUp Vorlage für den Lagerbestand
Lieferkette und Bestandsmanagement gehen Hand in Hand. Und ClickUp's Inventar-Vorlage macht die Nachverfolgung der gesamten Lieferkette schnell, einfach und effizient.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Lagerbestände und Reihenfolgen in Echtzeit verwalten
- Sendungen und Liefertermine über mehrere Lager hinweg nachverfolgen
- Trends für eine bessere Entscheidungsfindung analysieren
Mit dieser Vorlage kann der Inventarisierungsprozess rationalisiert und menschliche Fehler reduziert werden. Sie ermöglicht bessere Prognosen und Sichtbarkeit der Lagerbestände, um potenzielle Probleme zu erkennen.
Sie können benutzerdefinierte Status (offen und abgeschlossen) hinzufügen, um den Fortschritt jedes Elements im Bestand zu überwachen. Außerdem können Sie 15 verschiedene benutzerdefinierte Attribute verwenden, wie z. B. Angefordert von, Benötigte Menge, Speicherort des Lieferanten, Bestellpunkt und Kosten pro Einheit, um Informationen über Ihren Bestand zu speichern und Bestandsdaten einfach zu visualisieren.
Außerdem können Sie sechs Ansichten in verschiedenen ClickUp-Konfigurationen öffnen, z. B. "Bestand", "Nach Lieferant", "Speicherort", "Formular", "Hier beginnen" und weitere, um Ihre Bestände zu verwalten.
Mit ClickUp die Herausforderungen der Bestandsverwaltung meistern
Bestandsmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess, kein einmaliger Aufwand. Stellen Sie eine Liste zuverlässiger Anbieter zusammen, kommunizieren Sie Ihre Anforderungen klar, schulen Sie Ihre Mitarbeiter im System, überwachen und verfolgen Sie den Fortschritt, und automatisieren und verbessern Sie kontinuierlich.
Unterschätzen Sie nicht, wie wichtig der Einsatz einer Bestandsplanungssoftware wie ClickUp ist: Sie vereinfacht alle oben genannten Schritte und macht Ihre Bestandsplanung berechenbarer, sicherer und zu einem Gewinn für Ihr Geschäft. Starten Sie mit ClickUp noch heute!