Kleine und mittlere Unternehmen stehen bei der Bestandsverwaltung unabhängig von ihrer Branche vor einer großen Herausforderung. Wie können Sie die Kundennachfrage erfüllen und gleichzeitig die Kosten für Überbestände oder Fehlbestände minimieren?
Als Lebensader des Einzel- und Großhandels sorgt die Bestandsverwaltung dafür, dass Geschäfte effizient arbeiten können.
In einem zunehmend wettbewerbsintensiven Umfeld, in dem die Erwartungen der Kunden hoch sind und sich die Marktbedingungen schnell ändern, kann eine schlechte Bestandsplanung zu erheblichen finanziellen Auswirkungen führen, wie z. B. erhöhten Lagerkosten und entgangenen Verkaufschancen.
Die Optimierung des Bestands gewährleistet jedoch die Produktverfügbarkeit, reduziert Überbestände und setzt Kapital frei, was zu einem besseren Cashflow und einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Es liegt auf der Hand, dass die Bestandsplanung und -verwaltung entscheidende Aspekte der Geschäftsführung sind und über den Erfolg eines Geschäfts entscheiden.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Prozess der Bestandsplanung verbessern und meistern können. Aber lassen Sie uns zunächst die Grundlagen erläutern.
Grundlagen der Bestandsplanung
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben ein erfolgreiches Produkt entwickelt und sind sich sicher, dass es sich nach der Markteinführung sofort verkaufen wird. Sie legen einen Vorrat an, vermarkten es und warten darauf, dass es ausverkauft ist. Allerdings tritt ein unerwartetes Problem auf, und nun sind die Lieferzeiten länger als erwartet.
Als Ergebnis beginnen Ihre Kunden, Bestellungen zu stornieren und Rückerstattungen zu verlangen. Die verlängerte Lieferzeit hat die Nachfrage nach dem Produkt überschattet, sodass Sie nun auf unverkauften Lagerbeständen sitzen und keine Käufer mehr haben.
Ein Volltreffer oder ein Fehlschlag, im wahrsten Sinne des Wortes!
Das Einlagern von Produkten ohne sorgfältige Bedarfsanalyse kann zu Überbeständen, erhöhten Lagerkosten und potenzieller Verschwendung führen. Die Auswirkungen auf die nachgelagerten Bereiche beeinträchtigen die Rentabilität und operative Effizienz Ihres Geschäfts erheblich.
Andererseits können Sie durch das Verstehen und Umsetzen intelligenter Strategien der Konkurrenz einen Schritt voraus sein. Bei der richtigen Bestandsverwaltung dreht sich alles um Schichtung. Langfristig kann eine Bestandsverwaltungssoftware den gesamten Aufwand erheblich vereinfachen und zuverlässiger machen.
Was ist Bestandsplanung?
Die Bestandsplanung umfasst die Verwaltung und Organisation der Produkte, die eine Marke verkaufen möchte, um Gewinne zu erzielen. Sie umfasst verschiedene logistische Maßnahmen und Strategien, die täglich umgesetzt werden müssen, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.
Die Bestandsplanung unterscheidet sich von Geschäft zu Geschäft. Es gibt keine Strategie, die für alle gleichermaßen geeignet ist.
Als Beispiel für ein Mode- oder Lebensmittelgeschäft kann man ein Geschäft nennen, in dem Vorräte für längere Zeiträume angelegt werden. Das Hauptaugenmerk eines Modehauses liegt darauf, seine Vorräte zu verkaufen, bevor sie aus der Mode kommen. Bei einem Lebensmittelgeschäft kann eine zu große Lagerhaltung ohne erkennbaren Bedarf zu Verderb führen.
Bestände sind nur dann wertvoll, wenn sie in Bewegung bleiben und einen profitablen Cashflow ermöglichen.
Vorteile der Bestandsplanung
Eine effiziente Bestandsplanung ermöglicht es Ihrem Geschäft, ohne Komplikationen Einnahmen zu erzielen. Dies ist Ihre Ausgangsbasis.
Hier sind die vier wichtigsten Schlüssel zur ordnungsgemäßen Bestandsplanung und -verwaltung.
Gesteigerte Rentabilität
Jeder Dollar, den ein Unternehmen über seinem idealen Lagerbestand hält, verursacht 20 bis 30 % zusätzliche Kosten.
Jeder Dollar, den ein Unternehmen über seinem idealen Lagerbestand hält, verursacht 20 bis 30 % zusätzliche Kosten.
Eine genaue Bestandsplanung ermöglicht es Ihnen, Gewinne zu erzielen, Chancen zu verbessern und saisonale Umsätze zu steigern. Durch Nachverfolgung der Leistung und Analyse historischer Verkaufsdaten können Sie mit Lieferanten, Verpackungsunternehmen und Transportunternehmen verhandeln, sodass Ihr Bestand stets auf einem optimalen Niveau ist.
Kundenzufriedenheit
Nehmen wir das Beispiel einer Buchhandlung namens „Forgotten Chapter”. Die Buchhandlung beginnt als klassisches Geschäft mit Stapeln von Romanen mit Rabatt, die von den Kunden reißenden Absatz finden.
Einige Monate später beschließt Forgotten Chapter, sich dem Trend anzupassen und verkauft die neuesten Bestseller-Romane. Sie füllen ihre Lagerhäuser und verdoppeln ihr Geschäft. Dabei verlieren sie jedoch den Überblick über die Lagerung ihrer Spezialität, nämlich Vintage-Klassiker. Schließlich bleiben die Laufkundschaft aus, die Stammkunden bleiben fern und das Geschäft bricht ein.
Was ist Ihrer Meinung nach das Problem hier?
Sie führten die neuesten Produkte und verbesserten damit ihre Anfangsumsätze, verloren dabei jedoch ihr Alleinstellungsmerkmal (USP). Es waren ihre klassischen Angebote, die sie wirklich von anderen unterschieden.
Bedeutet dies, dass Unternehmen sich nicht mit den Trends weiterentwickeln sollten? Auf keinen Fall – das sollten sie durchaus. Was Forgotten Chapter jedoch übersehen hat, war die KPI-Analyse und das Auftragsmanagement. Dies ist ein klassischer Fall von fehlgeschlagener Bestandsplanung.
Mit einer Auftragsverwaltungssoftware können Sie vergangene Bestellungen nachverfolgen und entsprechend planen und skalieren.
Die Bestandsplanung ist direkt mit der Kundenzufriedenheit verknüpft. Analysieren Sie vergangene Verkaufsdaten, prognostizieren Sie zukünftige Verkaufstrends und setzen Sie eine Strategie um, die zu Ihrem Geschäft passt. Nutzen Sie Ihr Alleinstellungsmerkmal, um treue Kunden zu gewinnen.
Reduzierte Lagerhaltungskosten
Viele Start-ups neigen dazu, zu große Lagerbestände anzulegen, wodurch wertvolles Startkapital gebunden wird. Die Bestandsplanung hingegen setzt Kapital frei. Die wichtigsten Fragen, die Sie sich hier stellen sollten, lauten: Wie verkauft sich das Produkt? Wo verkauft es sich? Wer ist der ideale Kunde?
Wenn Sie diese Fragen beantworten, können Sie damit beginnen, Ihre Lagerkosten effektiv zu senken.
Ein Großteil dieser Aufgabe erfordert Planung unter Berücksichtigung Ihrer Geschäftskapazitäten. Dazu gehört die Auswertung von Daten, die Berechnung des aktuellen Lagerbestands und die Prognose zukünftiger Trends, um so die Lagerkosten für unbewegliche Bestände zu reduzieren. Mit Hilfe einfacher Excel-Tabellen und benutzerfreundlicher Vorlagen für die Bestandsplanung können Sie Ihrem Unternehmen die Kapazitätsplanung veranschaulichen.
Verbessern Sie die Effizienz Ihrer Lieferkette
Die Just-in-Time-Bestandsplanung (JIT) ist eine äußerst effektive Methode, um Überbestände zu vermeiden. Dabei werden Waren und Rohstoffe nur dann von Lieferanten bezogen, wenn sie benötigt werden.
Die JIT-Bestandsplanung ist auch als TPS oder Toyota-Produktionssystem bekannt, benannt nach dem renommierten Automobilhersteller, der diese Vorgehensweise in den frühen 1970er Jahren eingeführt hat. Toyota bestellt Teile für seine Fahrzeuge nur dann, wenn sie benötigt werden oder wenn Bestellungen für neue Autos eingehen.
Dies ist auch das Ergebnis eines effektiven Lieferkettenmanagements.
Mit der Vorlage „Checkliste für das Lieferantenmanagement” von ClickUp können Sie Tabellen erstellen, die die Bestandsverwaltung zum Kinderspiel machen.
Diese Vorlage kann Ihnen dabei helfen, die besten Lieferanten für Ihre Produkte zu bewerten und auszuwählen, Feedback zu sammeln, um deren Leistung zu überwachen, und die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.
Mit dieser Vorlage können Sie
- Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu, um Lieferanten nach Rentabilität, Logistik, Zeitplänen und Reaktionsfähigkeit zu unterscheiden.
- Verwenden Sie 16 verschiedene benutzerdefinierte Attribute wie Bemerkungen, Kontaktnummer, E-Mail-Adresse des Lieferanten, Pünktlichkeit und Marken, um Informationen über Lieferanten zu speichern und Lieferantendaten einfach zu visualisieren.
- Öffnen Sie vier verschiedene Ansichten in unterschiedlichen ClickUp-Konfigurationen, z. B. „Lieferantenbewertungen”, „Einführungsleitfaden”, „Lieferanteninformationen” und „Lieferantenbewertungsformular”, um einfach auf alle Informationen zugreifen und diese organisieren zu können.
Herausforderungen beim Prozess der Bestandsplanung
Der komplexeste Aspekt des Bestandsplans ist die Verwaltung und Auswertung großer Datenmengen.
Jede Bestellung muss unterschrieben, Transportdetails müssen erwähnt, Lager- oder Bestandsdetails müssen ausführlich aufgelistet und die Kosten für jeden noch so kleinen Aspekt des Geschäfts müssen in Rechnung gestellt und verbucht werden.
All dies erfordert ein fehlerfreies und benutzerfreundliches Bestandsverwaltungssystem, ohne die fortschrittliche Logistikplanung zu erwähnen.
Einige weitere Herausforderungen, die auftreten können, sind
- Mangelnde Zuverlässigkeit der Lieferanten und schlechte Kommunikation
- Ungenaue Vorhersagen führen zu ungeplanten Einbrüchen der Verbrauchernachfrage
- Selbst nach stundenlanger Planung kann die Sichtbarkeit des Bestands eingeschränkt sein.
- Bestandsplanungsprozesse, die nicht auf Daten, Trends und Marktanalysen basieren, können zu Problemen führen.
- Schlechte Personalverwaltung: Eine Veränderung im Personalbestand, entweder intern oder beim Händler, kann sich auf den Bestandsplan auswirken.
Methoden zur Bestandsplanung
Obwohl es mehrere Modelle zum Bestandsplanen gibt, haben wir uns entschieden, uns auf einige wichtige zu konzentrieren.
Wirtschaftliche Bestellmenge (EOQ)
Dies ist die ideale Lagerbestandsmenge, die ein Geschäft haben muss, um Lagerkosten zu reduzieren. Wenn eine Marke dies erreichen kann, ist das ein bedeutender Schritt nach vorne.
EOQ = √(2 D S) / H
Dies ist die Formel, die Sie an Ihr Business-Modell anpassen müssen, wobei:
S sind die Kosten der Reihenfolge oder Fixkosten.
D ist die jährliche Nachfragemenge.
H steht für die Lagerhaltungskosten oder variablen Kosten.
Diese Formel gibt Ihnen Auskunft darüber, wie viel Lagerbestand Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, damit Ihr Geschäft reibungslos laufen kann. Wenn Ihnen dies zu kompliziert erscheint, können Sie ein Beschaffungsmanagement-Tool verwenden, um diese Aufgabe zu vereinfachen.
Nachbestellpunktmodell
Ein Nachbestellpunkt ist der empfohlene Zeitpunkt, zu dem ein Geschäft seinen Bestand nachbestellen muss, um das Risiko einer Unterversorgung zu vermeiden.
Nehmen wir zum Beispiel eine Bäckerei als Beispiel. Das Geschäft ist auf Brioche spezialisiert und verkauft seine Produkte kurz nach dem Backen. Die Kunden und der Eigentümer sind zufrieden. Plötzlich gibt es Probleme mit der Butterbeschaffung. Der Lieferant hat mit Stromproblemen zu kämpfen, was sich auf den Backprozess auswirkt. Die Bäckerei muss mit Lieferverzögerungen rechnen. Dies führt letztendlich zu einem erheblichen Rückgang der Kundenzahlen.
Was ist hier passiert? Es gab kein geeignetes Nachbestellpunktmodell.
Um solche Incidents zu vermeiden, ist es ratsam, ein System für Wareneingangs-Notizen einzurichten. Damit können Sie Ihre Lieferanten verfolgen und den Lieferkettenprozess überwachen, was Ihnen dabei hilft, zu bestimmen, wann Sie mehr Lagerbestände bestellen müssen.
Sichere Bestandsplanung
Diese Methode der Bestandsverwaltung stellt sicher, dass Sie einen ausreichenden Bestand im Speicher vorhalten, damit Ihnen bei einem Anstieg der Nachfrage nicht die Vorräte ausgehen. Das funktioniert ähnlich wie eine Versicherung, die Sie über Wasser hält.
Sie müssen hier die Wertschöpfungskettenanalyse nutzen, um die Langlebigkeit Ihres Geschäfts zu steigern und sicherzustellen, dass Sie Ihr Inventar so effizient wie möglich verwalten. Dieser Prozess verschafft Ihnen einen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern.
Eine sichere Bestandsplanung, gestützt auf eine Wertschöpfungskettenanalyse, hilft dabei, zukünftige Nachfragetrends vorherzusagen.
ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist ein Verfahren, bei dem das Inventar in drei Gruppen eingeteilt wird.
- A trägt zu den besten 20 % Ihrer Produkte bei, was das Ergebnis ist, dass 70 % des Umsatzes ausmachen.
- B trägt zu den mittleren 30 % Ihrer Produkte bei, was das Ergebnis von 20 % des Umsatzes ist.
- C ist die untere Hälfte Ihrer Produkte, das Ergebnis ist, dass 10 % des Umsatzes erreicht werden.
Diese Analyse beschleunigt die ordnungsgemäße Bestandsplanung und -verwaltung. Sie hilft Unternehmen bei der Entscheidung, was und wie viel sie lagern sollen. Wenn Sie Ihren Lagerbedarf auf der Grundlage Ihres ABC analysieren, können Sie besser Prioritäten setzen.
Lernen Sie nun, wie Sie einen Bestandsplan erstellen und umsetzen!
So entwickeln und implementieren Sie einen Bestandsplan
Die Entwicklung und Umsetzung eines Bestandsplans in Ihrem Geschäft ist eine gewaltige Herausforderung. Aber hier ist eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie dabei vorgehen können.
Schritte zur Entwicklung und Umsetzung eines Bestandsplans
- Erstellen Sie eine Liste Ihrer Produkte und kategorisieren Sie diese.
- Recherchieren Sie gründlich und analysieren Sie Ihre Daten sorgfältig. Sie sollten Ihr Produkt genau kennen und wissen, wo es sich verkauft.
- Erstellen Sie eine Liste potenzieller Lieferanten basierend auf Präferenzen, Standorten, Qualität und Erreichbarkeit. Analysieren Sie deren Leistung, indem Sie einen Zeitraum für Tests durchführen.
- Verwenden Sie ein integriertes und anfängerfreundliches Bestell- und Liefermanagementsystem.
- Schaffen Sie ein einfaches und effizientes System
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Anwendung des Systems. Überwachen Sie regelmäßig die Leistung.
- Die Nachverfolgung Ihrer Lagerumschlagshäufigkeit dient als Grundlage, die Sie anhand der Daten nach und nach anpassen können.
- Erstellen Sie ein Nachbestellmodell und sichere Lagerhaltungspraktiken.
- Suchen Sie nach kontinuierlichen Verbesserungsmöglichkeiten durch gründliche Datenanalyse und Überwachung.
- Sobald Sie all dies haben, führen Sie eine Automatisierung durch, wo immer es möglich ist.
Wenn Sie diese Schritte befolgen und eine zuverlässige E-Commerce-Software für die Bestandsplanung einsetzen, können Sie Ihre Bestandsplanung auf Kurs bringen und das Wachstum Ihres Geschäfts vorantreiben.
Verwendung von ClickUp zur Planung und Verwaltung von Bestandsverwaltungssystemen
ClickUp hilft Ihnen dabei, Ihr Inventar effizient zu verwalten und zu sortieren, und bietet gleichzeitig hochgradig anpassbare Features, die sich an jedes Geschäft anpassen lassen.
Nehmen Sie als Beispiel die ClickUp-Vorlage für die Bestandsverwaltung. Mit ihr können Sie Ihre Anforderungen effektiv verwalten und benutzerdefiniert anpassen. Außerdem ist sie ein äußerst benutzerfreundliches tool für die Bestandsplanung.
Diese Vorlage kann Ihnen in mehrfacher Hinsicht helfen:
- Er vereinfacht die Organisation für Sie. Sie können eine Liste des Bestandes erstellen, die Nachverfolgung von Lieferungen von Lieferanten durchführen und die Nachverfolgung von Kundenlieferungen durchführen.
- Sie können den Status der Bestellung und die Nachbestellpunkte präzise überprüfen.
- Sie können leicht zugängliche Bestandslisten erstellen, die Sie mit Mitarbeitern und Lieferanten freigeben können, um die Lieferkette effizient zu verwalten.
- Die Vorlage ist anpassbar. Das bedeutet, dass Sie benutzerdefinierte Felder zur Verwaltung Ihres Bestands ändern und erstellen können, z. B. „Nächste Bestellung“, „Betriebsleiter“, „Bestellt“, „Aktueller Bestand“ und „Bestellmenge“.
- Sie können die Nachverfolgung auch durch Automatisierung und spezifische Such-Tags verbessern.
- Es verfügt über sieben benutzerdefinierte Ansichten – Tabelle, Zeitleiste, Liste, Bestellaktualisierungen und Wert –, um ein besseres Verständnis und eine bessere Planung Ihres Bestands zu ermöglichen.
Lieferkette und Bestandsverwaltung gehen Hand in Hand. Mit der Bestandsvorlage von ClickUp lässt sich die Nachverfolgung der gesamten Lieferkette schnell, einfach und effizient durchführen.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Verwalten Sie Lagerbestände und Bestellungen in Echtzeit
- Führen Sie die Nachverfolgung von Sendungen und Lieferterminen über mehrere Lager hinweg durch
- Analysieren Sie Trends für eine bessere Entscheidungsfindung
Diese Vorlage kann den Bestandsprozess optimieren und menschliche Fehler reduzieren, wodurch eine bessere Prognose und Sichtbarkeit der Bestandsmengen ermöglicht wird, um potenzielle Probleme zu identifizieren.
Sie können benutzerdefinierte Status (Offen und fertiggestellt) hinzufügen, um den Fortschritt jedes Elements im Bestand zu überwachen. Außerdem können Sie 15 verschiedene benutzerdefinierte Attribute wie „Angefragt von”, „Benötigte Menge”, „Speicherort des Lieferanten”, „Nachbestellpunkt” und „Kosten pro Einheit” verwenden, um Informationen zu Ihrem Bestand zu speichern und Bestandsdaten einfach zu visualisieren.
Sie können auch sechs Ansichten in verschiedenen ClickUp-Konfigurationen öffnen, z. B. „Bestand“, „Nach Lieferant“, „Lieferantenstandort“, „Bestellformular“, „Hier starten“ und mehr, um Ihnen bei der Bestandsverwaltung zu helfen.
Bewältigen Sie Herausforderungen im Bestandsmanagement mit ClickUp
Die Bestandsverwaltung ist ein fortlaufender Prozess und kein einmaliger Aufwand. Erstellen Sie eine Liste zuverlässiger Lieferanten, kommunizieren Sie Ihre Anforderungen klar und deutlich, schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem System, führen Sie die Nachverfolgung der Fortschritte durch und führen Sie die Automatisierung und Verbesserung des Prozesses kontinuierlich durch.
Unterschätzen Sie jedoch nicht die Bedeutung der Einführung einer Software zur Bestandsplanung wie ClickUp. Diese vereinfacht alle oben genannten Schritte und macht Ihre Bestandsplanung vorhersehbarer, sicherer und zu einem Gewinn für Ihr Geschäft.
Starten Sie noch heute mit ClickUp!