HR-Teams kümmern sich um alles: Einstellung, Onboarding, Gehaltsabrechnung, Compliance und einen endlosen Flow dringender Mitarbeiteranfragen.
„Kann ich auf Remote-Arbeit umsteigen?“ oder „Wie lautet unsere Elternzeitregelung?“ – die schwierigsten Anfragen kommen immer in den geschäftigsten Momenten.
Die Bearbeitung dieser ständigen Anfragen per E-Mail, Tabellenkalkulation oder Haftnotizen führt zu Ineffizienz, Frustration und potenzieller Überlastung.
Ein HR-Ticketingsystem kann bahnbrechende Veränderungen bewirken. Durch die Zentralisierung, Nachverfolgung und Automatisierung aller Mitarbeiteranfragen sorgt es für Organisation, Reaktionsfähigkeit und Stressfreiheit in HR-Teams – damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Klingt das nach der Verbesserung, die Ihre Personalabteilung braucht? Begleiten Sie uns auf unserer Entdeckungsreise zu den 11 führenden HR-Ticketing-Tools, mit denen Sie Workflows vereinfachen und die Mitarbeiter unterstützen können.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
Hier finden Sie eine kurze Übersicht über die besten HR-Ticketingsysteme und ihre idealen Anwendungsfälle:
- ClickUp: Am besten geeignet für die Verwaltung von HR-Projekten und Mitarbeiterbeziehungen
- HappyFox: Am besten geeignet für KI-gesteuerte HR-Automatisierung und Self-Service
- Zoho Desk: Am besten geeignet für nahtlose HR-Abläufe innerhalb des Zoho-Ökosystems
- Hiver: Am besten geeignet für Gmail-basiertes HR-Ticketing und Zusammenarbeit
- HelpScout: Am besten geeignet für HR-Teams, die ein benutzerfreundliches Support-System benötigen.
- HubSpot: Am besten geeignet für HR-Teams, die einen All-in-One-Service-Hub benötigen.
- Zendesk: Am besten geeignet für große HR-Teams, die eine fortschrittliche Automatisierung benötigen.
- Freshdesk: Am besten geeignet für das Multi-Channel-HR-Servicemanagement
- Spiceworks: Die beste kostenlose HR-Helpdesk-Software für kleine Teams
- Jira Service Management: Am besten geeignet für Ticketing und Automatisierung auf Unternehmensebene
- Deskpro: Am besten geeignet für anpassbares HR-Servicemanagement
Was ist ein HR-Ticketingsystem?
Ein HR-Ticketingsystem ist eine zentralisierte Plattform, die die Nachverfolgung von Mitarbeiteranfragen durchführt, verwaltet und optimiert. Es ersetzt verstreute Kommunikationskanäle durch einen strukturierten Workflow und stellt sicher, dass jede HR-Anfrage schnell und effizient protokolliert, zugewiesen und gelöst wird.
Aber es geht über die Verwaltung von Mitarbeiterabfragen hinaus. Es vereinfacht Personalprozesse, führt zur Automatisierung wiederholender Aufgaben und liefert wertvolle Einblicke in die Mitarbeiterzufriedenheit. 💯
Hier sind einige Anwendungsbeispiele aus der Praxis für ein HR-Ticketingsystem:
Beispiel 1: Probleme mit Gehaltsabrechnungen und Vergütungen
Ein Mitarbeiter bemerkt einen mysteriösen Abzug auf seinem Gehaltszettel. Anstatt die Personalabteilung mit E-Mails zu bombardieren, reicht er ein Ticket ein. Das System leitet es automatisch an das Lohnbuchhaltungs-Team weiter und sorgt so für eine schnelle, dokumentierte Lösung – ohne langwierigen Hin und Her.
Beispiel 2: Muster und häufige Beschwerden erkennen
HR-Manager stellen fest, dass sich Beschwerden im Zusammenhang mit Urlaubstagen häufen. Anstatt dieselbe Abfrage immer wieder zu beantworten, markiert das HR-Helpdesk-Ticketingsystem sie als wiederkehrendes Problem und fordert den HR-Helpdesk auf, die interne Wissensdatenbank zu aktualisieren oder Schulungen anzubieten, um die Anzahl zukünftiger Tickets zu reduzieren.
🔎 Wussten Sie schon? HR-Ticketingsysteme und Helpdesk-Software sind im Wesentlichen dasselbe! Ob HR, IT oder Kundensupport – sie protokollieren, verfolgen und lösen Anfragen. Unterschiedliche Namen, gleiche Aufgabe: effizientes Ticketmanagement.
Vorteile der Implementierung eines HR-Ticketingsystems
HR unterstützt die Mitarbeiter nicht nur mit Richtlinien und Papierkram – es geht darum, eine nahtlose Mitarbeitererfahrung zu schaffen. Wenn HR die Mitarbeiter schnell, strukturiert und effizient unterstützt, profitieren alle davon.
So macht ein HR-Helpdesk-Ticketingsystem den Unterschied:
1. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Zwei Drittel der HR-Führungskräfte nennen Überlastung als ihre größte Herausforderung – und langsame HR-Systeme und Reaktionszeiten tragen nur noch mehr zur Frustration bei. Ein Ticketingsystem hilft Mitarbeitern, schnellere Antworten, bessere Sichtbarkeit des Status und Zugang zu einem Self-Service-Portal zu erhalten – ohne endlose Nachfassaktionen.
2. Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Neue Mitarbeiter sollten keine Zeit mit IT-Setups oder Papierkram verschwenden. Durch automatisierte Aufgabenzuweisungen erfolgen die Synchronisierung der Daten zwischen IT, Lohnbuchhaltung und Führungskräften, sodass jeder Schritt effizient und termingerecht abgewickelt wird – und die Mitarbeiter vom ersten Tag an voll einsatzfähig sind.
3. Standardisierte HR-Dienstleistungen – überall und jederzeit
Die Unterstützung oder Servicebereitstellung für Mitarbeiter sollte nicht von ihrem Standort abhängig sein. Ein zentralisiertes HR-Servicebereitstellungs- und -managementsystem sorgt dafür, dass Richtlinien und Reaktionszeiten einheitlich bleiben – unabhängig davon, ob Ihr Team remote, hybrid oder global arbeitet.
4. Keine Compliance-Lücken, vollständige Rechenschaftspflicht
HR-Herausforderungen – von Beschwerden bis hin zur Bestätigung von Richtlinien – müssen ordnungsgemäß dokumentiert werden. Ein zentralisiertes System führt die Nachverfolgung jeder Anfrage durch und erstellt so ein auditfähiges Protokoll, das Transparenz gewährleistet und die Einhaltung der Arbeitsgesetze durch Ihr Unternehmen sicherstellt.
5. Optimierte Unterhaltungen, gesteigerte Produktivität
Keine verlorenen E-Mails oder endlosen Nachfassaktionen mehr – ein Ticketingsystem speichert alle HR-Anfragen und Aktualisierungen an einem Ort. Automatisierte Workflows und intelligentes Ticketmanagement und -routing helfen Ihren Teams, Probleme schneller zu lösen, während eine nahtlose Zusammenarbeit sicherstellt, dass nichts übersehen wird.
6. Stärkere Arbeitgebermarke und höhere Mitarbeiterbindung
Mitarbeiter in einem gut unterstützten Arbeitsumfeld wechseln mit einer um 68 % geringeren Wahrscheinlichkeit ihren Arbeitsplatz. Eine reaktionsschnelle HR-Erfahrung reduziert Frustration, steigert die Loyalität und hält Top-Talente im Unternehmen – und verbessert gleichzeitig Ihre Arbeitgeber-Bewertungen.
📚 Lesen Sie auch: HR-Spezialisten jonglieren mit unzähligen Anfragen, Compliance-Aufgaben und Richtlinienaktualisierungen. Neugierig auf ihr Geheimnis? Werfen Sie einen Blick hinter die Kulissen eines Tages im Leben eines Personalmanagers und erfahren Sie, wie sie HR-Prozesse wie am Schnürchen laufen lassen!
Was sollten Sie bei einem HR-Ticketingsystem beachten?
Das richtige HR-Ticketingsystem wird zum hub Ihrer Personalabteilung und sorgt dafür, dass jede Anfrage bei der richtigen Person landet, schnell bearbeitet und für spätere Referenzzwecke gespeichert wird.
Hier sind einige unverzichtbare Features, die Sie sich ansehen sollten:
- KI-Kompetenz: Sortieren Sie Tickets, prognostizieren Sie Trends und leiten Sie Anfragen automatisch an das richtige Team weiter. 61 % der HR-Führungskräfte investieren in KI und nutzen intelligente Automatisierung, um repetitive Verwaltungsaufgaben zu eliminieren und sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren.
- Sicherheit der Daten: Schützen Sie sensible Mitarbeiterdaten wie Gehaltsabrechnungen, Beschwerden und rechtliche Dokumente. Rollenbasierter Zugriff, Verschlüsselung und Audit-Protokolle gewährleisten die Einhaltung der DSGVO, SOC 2 und anderer Vorschriften.
- Echtzeit-Zusammenarbeit: Halten Sie die Teams für Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Compliance mit einem gemeinsamen HR-Dashboard in Synchronisierung. Thread-basierte Diskussionen, Nachverfolgung von Aufgaben und sofortige Benachrichtigungen sorgen dafür, dass keine Anfrage untergeht.
- Anpassbarkeit: Passen Sie Workflows, Ticketkategorien und Auslöser für Eskalationen an Ihre HR-Prozesse an. Ein flexibles System wächst mit Ihrem Unternehmen mit – ohne Engpässe und Ineffizienzen.
- Self-Service-Portal: Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, mit einer durchsuchbaren Wissensdatenbank und FAQs sofort Antworten zu finden. Studien zeigen, dass 73 % der Menschen Self-Service-Optionen gegenüber der Kontaktaufnahme mit dem Support bevorzugen – und HR-Anfragen bilden da keine Ausnahme.
- Benutzerfreundlichkeit: Setzen Sie auf eine elegante, intuitive Benutzeroberfläche. Wenn die Navigation mühelos ist, können Ihre HR-Teams Mitarbeiteranfragen schneller und reibungsloser bearbeiten.
💡 Profi-Tipp: Unternehmen, die HR-Analysen einsetzen, sind 2,4-mal häufiger erfolgreicher als ihre Mitbewerber. Um dies zu erreichen, sollten Sie wichtige Metriken wie Ticketvolumen, Lösungszeit und Eskalationsraten verfolgen, um Trends zu erkennen und Engpässe zu vermeiden. Darüber hinaus können HR-Teams mithilfe von Tools für die Berichterstellung zur Analyse dieser Metriken datengestützte Verbesserungen vornehmen und die Servicebereitstellung insgesamt optimieren.
Die 11 besten HR-Ticketingsysteme, die Sie sich ansehen sollten
Die Wahl des richtigen HR-Ticketingsystems ist entscheidend für die Rationalisierung der Personalabteilung und die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung.
Hier finden Sie eine Übersicht der besten Systeme, die Sie in Betracht ziehen sollten:
1. ClickUp (am besten geeignet für die Verwaltung von HR-Projekten und Mitarbeiterbeziehungen)
Ihre Personalabteilung ist das Bindeglied, das Ihr Unternehmen zusammenhält – von der Einstellung von Top-Talenten bis hin zur Mitarbeiterbindung und Alles, was dazwischen liegt. Doch endlose E-Mails und Genehmigungsanfragen lassen Sie in einem Chaos aus Verwaltungsaufgaben versinken.
Hier setzt ClickUp neue Maßstäbe. Als Allround-App für die Arbeit vereinfacht sie jeden Aspekt Ihres Workflows – und HR-Prozesse bilden da keine Ausnahme. Mit ClickUp vereinen Sie Ihre HR-Projekte, Dokumente und Team-Chats in einem leistungsstarken tool, das auf kontextbezogener KI basiert, wodurch Kontextwechsel entfallen und Sie mehr als 3 Stunden pro Woche sparen.
Sie jonglieren mit mehreren Kandidaten in verschiedenen Rekrutierungsphasen? Mit den anpassbaren Rekrutierungspipelines von ClickUp können Sie die Nachverfolgung aller Bewerber durchführen, Vorstellungsgespräche planen und Feedback speichern – alles an einem Ort.
Und dabei geht es nicht nur um die Personalbeschaffung. ClickUp hilft Ihnen dabei, Erkenntnisse über Ihre Mitarbeiter zu sammeln, die Nachverfolgung des Engagements zu durchführen und die Arbeitsmoral zu steigern. Benötigen Sie einen schnellen Überblick? Führen Sie Umfragen mit ClickUp Formularen durch, um die Stimmung Ihrer Mitarbeiter zu erfassen und die Antworten in umsetzbare Aufgaben umzuwandeln. Tauchen Sie dann in die ClickUp-Dashboards ein, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter und Trends zu visualisieren und gezielte Maßnahmen zu ergreifen.
Aber die Personalabteilung arbeitet nicht in einem Vakuum. Sie benötigen eine nahtlose Koordination mit Managern, der IT-Abteilung, der Finanzabteilung und der Geschäftsleitung. ClickUp macht die funktionsübergreifende Zusammenarbeit mühelos, egal ob Sie Urlaubsanträge genehmigen, die Nachverfolgung von Leistungsbeurteilungen durchführen oder die Einhaltung von Vorschriften verwalten.
Und das Beste daran? Mit der HR-Lösung von ClickUp können Sie eine vollständig integrierte Wissensdatenbank aufbauen, über die Ihre Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf Richtlinien, FAQs und Onboarding-Materialien haben. So müssen HR-Mitarbeiter weniger Zeit mit der Beantwortung sich wiederholender Fragen verbringen und können sich mehr auf das Wesentliche konzentrieren.
Darüber hinaus können Sie mit ClickUp Docs alle Unternehmensrichtlinien, Ressourcen und Wissensdatenbanken an einem Ort zentralisieren. Führen Sie die Bearbeitung und Aktualisierung von Dokumenten ganz einfach nach Bedarf durch und geben Sie sie mithilfe anpassbarer Zugriffskontrollen für Ihre Teams frei.
Mit den kostenlosen HR-Vorlagen von ClickUp müssen Sie das Rad nicht neu erfinden. Sparen Sie sich den Verwaltungsaufwand und nutzen Sie fertige Tools für Onboarding, Leistungsbeurteilungen und vieles mehr.
- ClickUp HR SOP-Vorlage: Standardisieren Sie HR-Prozesse und sorgen Sie für Konsistenz in allen Abteilungen.
- ClickUp HR Knowledge Base Vorlage: Erstellen Sie einen zentralen hub für Unternehmensrichtlinien, FAQs und interne Ressourcen für einen nahtlosen Self-Service für Mitarbeiter.
- ClickUp-Mitarbeiterhandbuch-Vorlage: Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden und stimmen Sie sie auf die Unternehmenskultur, Richtlinien und Erwartungen ab – alles in einem leicht zugänglichen Dokument.
➡️ Weiterlesen: Kostenlose Vorlagen für Mitarbeiterhandbücher in Word & ClickUp
Die besten Features von ClickUp
- Nutzen Sie Aufgabenabhängigkeiten, um regelmäßige Check-ins zu planen, die Nachverfolgung von Feedback-Schleifen durchzuführen und sicherzustellen, dass jedes Team-Mitglied die Unterstützung erhält, die es benötigt.
- Verwenden Sie Vorlagen für Leistungsbeurteilungen, um Bewertungen zu standardisieren und die Konsistenz zwischen den Abteilungen sicherzustellen.
- Richten Sie intelligente Automatisierungen ein – von Compliance-Benachrichtigungen über Genehmigungsabläufe bis hin zu Onboarding-Checklisten –, um manuelle HR-Aufgaben zu eliminieren.
- Verbessern Sie die Synergie im Team mit Echtzeit-Kommentaren, gemeinsamen Dashboards und integrierter Kommunikation.
- Überwachen Sie die Verfügbarkeit von Urlaubstagen und Teams mit ClickUp Workload-Ansichten, um Personalengpässe zu vermeiden und die Personalplanung zu optimieren.
- Planen Sie Ihren Personalbedarf, indem Sie die Personalnachfrage auf der Grundlage von Projekt-Zeitleisten und Geschäftszielen prognostizieren.
📮 ClickUp Insight: Wir haben kürzlich herausgefunden, dass etwa 33 % der Wissensarbeiter täglich 1 bis 3 Personen anschreiben, um die benötigten Informationen zu erhalten. Was wäre aber, wenn Sie alle Informationen dokumentiert und jederzeit verfügbar hätten?
Mit ClickUp Brain als Ihrem Wissensmanager gehört das Umschalten zwischen verschiedenen Kontexten der Vergangenheit an. Stellen Sie einfach eine Frage direkt aus Ihrem Workspace, und ClickUp Brain ruft sofort die relevanten Informationen aus Ihrem Workspace oder verbundenen Drittanbieter-Apps ab!
Limitierungen von ClickUp
- Aufgrund des umfangreichen Funktionsumfangs benötigen neue Benutzer möglicherweise Zeit und Schulungen, um die Funktionen von ClickUp zu beherrschen.
Preise für ClickUp
- Free Forever
- Unbegrenzt: 7 $/Monat pro Benutzer
- Business: 12 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Preise auf Anfrage
- ClickUp Brain: Für 7 $ pro Monat und Mitglied zu jedem kostenpflichtigen Plan hinzufügen.
Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp
- G2: 4,7/5 (über 10.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4000 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über ClickUp?
Die Benutzer schwärmen von der Anpassungsfähigkeit von ClickUp und davon, wie es die HR-Abläufe vereinfacht – insbesondere von seiner Fähigkeit, mehrere tools in einer einzigen, effizienten Plattform zu konsolidieren.
Seit ClickUp an meinem Arbeitsplatz eingeführt wurde, ist es ein tool, das insbesondere in meiner Personalabteilung eine große Hilfe bei der Kontrolle und Verwaltung von Aktivitäten ist. Früher haben wir ein tool für die Personalbeschaffung, ein anderes für die Einarbeitung und wieder ein anderes für die Austrittsabwicklung verwendet. Heute laufen praktisch alle unsere Prozesse, Formulare, Aktualisierungen und Automatisierungen über dieses tool.
Seit ClickUp an meinem Arbeitsplatz eingeführt wurde, ist es ein tool, das insbesondere in meiner Personalabteilung eine große Hilfe bei der Kontrolle und Verwaltung von Aktivitäten ist. Früher haben wir ein tool für die Personalbeschaffung, ein anderes für die Einarbeitung und wieder ein anderes für die Austrittsabwicklung verwendet. Heute laufen praktisch alle unsere Prozesse, Formulare, Aktualisierungen und Automatisierungen über dieses tool.
2. HappyFox Help Desk (am besten geeignet für KI-gesteuerte HR-Automatisierung und Self-Service)
HappyFox ist ein beliebtes HR-Ticketingsystem, das HR-Funktionen mit KI-gesteuerter Automatisierung und Self-Service-Optionen transformiert. Anstatt verstreute E-Mail-Anfragen zu jonglieren, ermöglicht das strukturierte Ticketingsystem den HR-Teams, Anfragen schneller zu konsolidieren, zu kategorisieren und zu lösen.
Darüber hinaus bietet HappyFox leistungsstarke Funktionen für die Berichterstellung und Analyse, um Einblicke in die Teamleistung und Kundentrends zu gewinnen und den manuellen Workload bei der Berichterstellung zu minimieren. Und das Beste daran: Dank der nahtlosen Integration mit gängigen Business-Tools bleibt Ihr Support-Ökosystem einheitlich und effizient.
Die besten Features von HappyFox
- Bearbeiten Sie eine unbegrenzte Anzahl von Tickets über mehrere HR-Postfächer hinweg ohne Volumenlimits.
- Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter mit sofortigem Self-Service für Richtliniendokumente, Sozialleistungen und FAQs.
- Lösen Sie Anfragen schneller mit KI-gestützten Ticketvorschlägen und automatisierten Erinnerungen.
- Gewinnen Sie tiefe Einblicke in Ihre Belegschaft mit Echtzeit-Analysen zu HR-Trends, Reaktionszeiten und Mitarbeiterproblemen.
Limitierungen des HappyFox Helpdesks
- Regeln für die Automatisierung bieten nicht die Flexibilität, mehrere Aktionen gleichzeitig auszuführen.
- Umfassende Tools für die Berichterstellung sind nur in den höheren Plänen verfügbar.
Preise für HappyFox Help Desk
- Basis: 29 $/Monat pro Agent
- Team: 69 $/Monat pro Mitarbeiter
- Pro: 119 $/Monat pro Mitarbeiter
- Enterprise Pro: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu HappyFox Help Desk
- G2: 4,5/5 (über 130 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 90 Bewertungen)
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie KI zur Optimierung Ihrer HR-Abläufe einsetzen, fangen Sie klein an und konzentrieren Sie sich zunächst auf Bereiche mit großer Wirkung und geringem Risiko – wie die Automatisierung der Lebenslaufprüfung oder die Beantwortung häufiger Mitarbeiterfragen mit KI-Chatbots.
Dies schafft Vertrauen in KI-gesteuerte Prozesse und minimiert gleichzeitig Störungen. Sobald Sie Erfolge sehen, können Sie in komplexere Bereiche wie Personalplanung und prädiktive Analysen expandieren.
3. Zoho Desk (Am besten geeignet für nahtlose HR-Abläufe innerhalb des Zoho-Ökosystems)
HR-Abteilungen arbeiten nicht isoliert, sondern täglich mit den Bereichen Finanzen, IT und Recht zusammen. Zoho Desk schließt diese Lücke und stellt sicher, dass jede Mitarbeiteranfrage mit anderen HR-Systemen, Daten, Gehaltsabrechnungen und IT-Setups in einem zentralen hub verknüpft wird.
Dank der robusten CRM-Integration erhalten HR-Teams eine vollständige Sichtbarkeit auf die Interaktionen der Mitarbeiter. Diese Sichtbarkeit hilft Ihnen, die Anliegen der Mitarbeiter im Voraus zu erkennen, die Unterstützung zu personalisieren und die Mitarbeitererfahrung zu verbessern – von der Rekrutierung bis hin zu laufenden Leistungsüberprüfungen.
Die besten Features von Zoho Desk
- Leiten Sie Anfragen automatisch an den richtigen Spezialisten oder die richtige Abteilung weiter – ohne Engpässe und Verzögerungen.
- Verknüpfen Sie Serviceanfragen mit Mitarbeiterdaten, um einen vollständigen Überblick über vergangene Interaktionen zu erhalten.
- Beschleunigen Sie die Problemlösung mit KI-gestützten Ticketvorschlägen und Workflow-Automatisierung.
- Reduzieren Sie den Workload Ihrer Personalabteilung mit einer Self-Service-Wissensdatenbank für Richtlinien, Sozialleistungen und häufig gestellte Fragen.
Limitierungen von Zoho Desk
- Das CRM-lastige Design kann für Teams, die nur einen grundlegenden HR-Ticketing-Prozess benötigen, übertrieben wirken.
- Benutzerdefinierte Anpassungsoptionen erfordern möglicherweise zusätzliche Setup-Zeit.
Preise für Zoho Desk
- Express: 9 $/Monat pro Benutzer
- Standard: 20 $/Monat pro Benutzer
- Professional: 35 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: 50 $/Monat pro Benutzer
Bewertungen und Rezensionen zu Zoho Desk
- G2: 4,4/5 (über 6.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 2.000 Bewertungen)
Was sagen Benutzer aus der Praxis über Zoho Desk?
Sehr detailliert und granular. Erstellen Sie Felder, Aufgabenlisten und mehr über Marktplatz-Apps. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Personalwesen scheint reibungslos zu verlaufen, wenn Sie die Listen mit Tickets kombinieren. Die Automatisierung ist ebenfalls ziemlich cool.
Sehr detailliert und granular. Erstellen Sie Felder, Aufgabenlisten und mehr über Marktplatz-Apps. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Personalwesen scheint reibungslos zu verlaufen, wenn Sie die Listen mit Tickets kombinieren. Die Automatisierung ist ebenfalls ziemlich cool.
4. Hiver (am besten geeignet für Gmail-basiertes HR-Ticketing und Zusammenarbeit)
Hiver verwandelt Gmail in einen voll funktionsfähigen HR-Helpdesk und wandelt verstreute E-Mail-Anfragen in strukturierte, nachverfolgbare Tickets um. Anstatt verschiedene HR-Prozesse und Anfragen manuell zu sortieren, können Teams Probleme direkt aus ihrem Posteingang klar zuweisen, nachverfolgen und lösen.
Dank KI-gestützter Automatisierung ermöglicht dieses HR-Ticketingsystem Teams, dringende Anfragen zu priorisieren, Genehmigungen zu vereinfachen und interne Diskussionen von der Kommunikation mit den Mitarbeitern zu trennen – für einen klaren, effizienten Support.
Die besten Features von Hiver
- Verwandeln Sie HR-E-Mails in strukturierte Tickets mit Echtzeit-Nachverfolgung und klaren Zuweisungen.
- Reduzieren Sie Antwortverzögerungen durch automatisierte Ticketpriorisierung und intelligentes Routing.
- Verbessern Sie die Zusammenarbeit im Personalwesen mit internen Notizen und gemeinsamer Sichtbarkeit des Teams.
- Messen Sie die Effizienz mit Echtzeit-Analysen zu Reaktionszeiten und Servicetrends.
Limitierungen von Hiver
- In erster Linie für Gmail entwickelt, was die Flexibilität für Teams auf anderen E-Mail-Plattformen einschränkt.
- Es fehlen erweiterte HR-Management-Features, die über Ticketing und Zusammenarbeit hinausgehen.
Preise für Hiver
- Free Forever
- Lite: 24 $/Monat pro Benutzer
- Wachstum: 34 $/Monat pro Benutzer
- Pro: 59 $/Monat pro Benutzer
- Elite: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Hiver
- G2: 4,6/5 (über 1.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 100 Bewertungen)
💡 Profi-Tipp: Kostenlose Vorlagen für die Lohnabrechnung können Zeit sparen und Fehler minimieren, wenn sie effektiv eingesetzt werden. So nutzen Sie sie optimal:
📋 Durch die Automatisierung von Steuer- und Sozialleistungsberechnungen können Prozesse optimiert werden.
🕒 Führen Sie die Nachverfolgung der Fristen für die Gehaltsabrechnung durch und richten Sie Erinnerungen ein, um Verzögerungen zu vermeiden.
🔍 Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Vorlagen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
5. HelpScout (Am besten geeignet für HR-Teams, die ein benutzerfreundliches Support-System benötigen)
Help Scout definiert den HR-Support mit einem dialogorientierten, menschenzentrierten Ansatz neu. Im Gegensatz zu anderen HR-Ticketingsystemen ähnelt dieses tool eher einem gemeinsamen Posteingang, der die Interaktionen persönlich hält und gleichzeitig ein strukturiertes Anfragenmanagement gewährleistet.
Dank integrierter Automatisierung können HR-Teams Rückstände beseitigen, Nachverfolgungen verwalten und wichtige Aufgaben priorisieren. Gleichzeitig haben Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf Richtlinien und FAQs, wodurch sich wiederholende Anfragen und das Ticketvolumen reduziert werden.
Die besten Features von Help Scout
- Reduzieren Sie Rückstände in der Personalabteilung durch Workflow-Automatisierung für Nachverfolgungen und Erinnerungen.
- Vereinfachen Sie das Management von Aufgaben durch Kategorisierung, Priorisierung und Nachverfolgung von Anfragen.
- Personalisieren Sie HR-Interaktionen durch Echtzeit-Zugriff auf Mitarbeiterhistorien, vergangene Unterhaltungen und Aktivitätsprotokolle.
- Sorgen Sie für eine einheitliche Ausrichtung Ihres Teams mit internen Notizen und Kollisionserkennung, um doppelte Antworten zu vermeiden.
Limitierungen von Help Scout
- Die Preise steigen mit zunehmendem Kontaktvolumen, was für größere HR-Teams mit häufigen Mitarbeiterinteraktionen möglicherweise nicht geeignet ist.
- Begrenzte Tools für das Projektmanagement wie Nachverfolgung von Terminen und Wissensmanagement
Preise von Help Scout
- Free Forever
- Standard: 55 $/Monat pro 100 Kontakte
- Plus: 83 $/Monat pro 100 Kontakte
- Pro: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Help Scout
- G2: 4,4/5 (über 400 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 200 Bewertungen)
Was sagen Benutzer aus der Praxis über Help Scout?
Gespeicherte Antworten sparen mir 80 % meiner Zeit. Ich finde es auch gut, dass ich sehen kann, an welchen Tickets meine Teammitglieder arbeiten und wie wir Notizen zu Tickets hinzufügen können. Der Vorteil von HelpScout gegenüber einem generischen E-Mail-Dienst besteht darin, dass andere Teammitglieder automatisch auf den gleichen Stand gebracht werden.
Gespeicherte Antworten sparen mir 80 % meiner Zeit. Ich finde es auch gut, dass ich sehen kann, an welchen Tickets meine Teammitglieder arbeiten und wie wir Notizen zu Tickets hinzufügen können. Der Vorteil von HelpScout gegenüber einem generischen E-Mail-Dienst besteht darin, dass andere Teammitglieder automatisch auf den gleichen Stand gebracht werden.
6. HubSpot (Am besten geeignet für HR-Teams, die einen All-in-One-Service-Hub benötigen)
Sie nutzen bereits HubSpot CRM? Erweitern Sie es auf den HR-Bereich mit nahtlosem Ticketing, KI-gestützter Automatisierung und einer einheitlichen Datenbank für Mitarbeiterinteraktionen.
Mit Echtzeit-Dashboards erhalten Ihre HR-Teams Sichtbarkeit auf Servicetrends, Reaktionszeiten und die Verteilung der Workload – und können so den Support optimieren und die Servicebereitstellung verbessern. KI-gestützte Automatisierung reduziert manuelle Aufgaben und rationalisiert Genehmigungen, die Nachverfolgung von Anfragen und die Lösung von Problemen.
Die besten Features von HubSpot
- Automatisieren Sie das HR-Ticketing mit KI-gestützten Antwortvorschlägen und Workflow-Assistenten.
- Weisen Sie Tickets mithilfe von kompetenzbasiertem Routing effizient dem richtigen HR-Spezialisten zu.
- Zentralisieren Sie Mitarbeiterabfragen in einem Helpdesk, der vollständig in HubSpot CRM integriert ist.
- Bieten Sie Omnichannel-Support, indem Sie E-Mail, Chat und Self-Service-Portale miteinander verbinden.
Limitierungen von HubSpot
- Für kleine Geschäfte möglicherweise zu kostspielig, insbesondere wenn Sie auch Marketing- oder Vertriebs-Hubs benötigen.
- Einige erweiterte Features (wie benutzerdefinierte Tools für die Berichterstellung) erfordern höherwertige Pläne.
HubSpot-Preise
- Free Forever
- Service Hub Starter: 20 $/Monat pro Platz
- Service Hub Professional: 100 $/Monat pro Platz
- Service Hub Enterprise: ab 150 $/Monat pro Platz
HubSpot-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,4/5 (über 2.400 Bewertungen)
- Capterra: 4,4/5 (über 100 Bewertungen)
💡 Profi-Tipp: Ein gut strukturierter HR-Helpdesk basiert auf klaren Verantwortlichkeiten – genau wie ein hervorragender Kundensupport. Hier kommt die RACI-Matrix ins Spiel: Sie sorgt für eine übersichtliche Organisation der Mitarbeiteranfragen und stellt sicher, dass jedes Problem von den richtigen Personen bearbeitet wird, nämlich:
- Verantwortlich: Support-Mitarbeiter – Bearbeitung und Lösung von Mitarbeiteranfragen
- Verantwortlich: HR-Manager – stellt sicher, dass Tickets den Servicestandards entsprechen
- Beratung: IT, Recht oder Lohnbuchhaltung – ist Anbieter für Fachwissen zu speziellen Fällen
- Informiert: Mitarbeiter – bleiben Sie über Ihre Anfragen auf dem Laufenden
Möchten Sie Rollen präzise definieren und HR-Prozesse optimieren? Diese RACI-Matrix-Beispiele zeigen, wie Sie die Effizienz Ihres HR-Teams steigern können! 🚀
7. Zendesk (am besten geeignet für große HR-Teams, die eine fortschrittliche Automatisierung benötigen)
Große HR-Teams bearbeiten täglich Hunderte von Anfragen – von der Einarbeitung neuer Mitarbeiter über Gehaltsanpassungen bis hin zur Genehmigung von Urlaubstagen. Um dieses Volumen ohne Verzögerungen zu bewältigen, ist ein skalierbares, strukturiertes System erforderlich – und genau hier kommt Zendesk ins Spiel.
Es zentralisiert HR-Anfragen über alle Kanäle hinweg und stellt sicher, dass Mitarbeiter präzise und schnelle Unterstützung erhalten. Diese KI-gesteuerte Ticketing-Software automatisiert Genehmigungen und Eskalationen, während Echtzeit-Dashboards Antwortzeiten, Rückstände bei Anfragen und Servicetrends verfolgen.
Die besten Features von Zendesk
- Automatisieren Sie wiederholende Aufgaben mit KI-gesteuerter Ticketweiterleitung, vordefinierten Antworten und Workflow-Auslösern.
- Ermöglichen Sie eine nahtlose teamübergreifende Zusammenarbeit mit internen Notizen, gemeinsamen Ansichten und Ticketverknüpfungen für komplexe Fälle.
- Verwalten Sie Compliance-Anfragen mit strukturierten Prüfpfaden und sicherer Dokumentation.
- Bieten Sie Ihren Mitarbeitern rund um die Uhr Support durch KI-gestützte Chatbots und Self-Service-Portale an.
Limitierungen von Zendesk
- Benutzerdefinierte Ansichten müssen für jeden Benutzer manuell eingerichtet werden, was den Verwaltungsaufwand erhöht.
- Gelegentliche Störungen des Ticketingsystems beeinträchtigen die Effizienz des Workflows.
Preise von Zendesk
- Suite Team: 55 $/Monat pro Agent (jährliche Abrechnung)
- Suite Growth: 89 $/Monat pro Agent (jährliche Abrechnung)
- Suite Professional: 115 $/Monat pro Mitarbeiter (jährliche Abrechnung)
- Suite Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Fortschrittliche KI: Als Add-On für 50 $ pro Agent und Monat erhältlich.
Bewertungen und Rezensionen zu Zendesk
- G2: 4,3/5 (über 6.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,4/5 (über 4.000 Bewertungen)
Was sagen Benutzer aus der Praxis über Zendesk?
Vor Zendesk haben wir alle Helpdesk-Tickets per E-Mail verfolgt. Jetzt nutzen wir das Ticketingsystem von Zendesk, sodass wir nicht mehr mit E-Mails arbeiten müssen und sicherstellen können, dass ein Ticket einem Benutzer zugewiesen wird, damit nicht mehrere Personen an derselben Aufgabe arbeiten.
Vor Zendesk haben wir alle Helpdesk-Tickets per E-Mail verfolgt. Jetzt nutzen wir das Ticketingsystem von Zendesk, sodass wir nicht mehr mit E-Mails arbeiten müssen und sicherstellen können, dass ein Ticket einem Benutzer zugewiesen wird, damit nicht mehrere Personen an derselben Aufgabe arbeiten.
8. Freshdesk (Am besten geeignet für das Multi-Channel-HR-Servicemanagement)
Freshdesk sorgt für einen nahtlosen HR-Support, indem es Mitarbeiteranfragen aus verschiedenen Kanälen auf einer strukturierten Plattform zentralisiert. Die intelligente Wissensdatenbank vereinfacht den Self-Service, während HR-Teams die Sichtbarkeit verwalten, FAQs organisieren und Workflows optimieren.
Sie haben mit komplexen Problemen zu tun? Weisen Sie Abhängigkeiten zu, eskalieren Sie Anfragen und stellen Sie sicher, dass übergeordnete Tickets offen bleiben, bis alle Probleme gelöst sind. KI-gestützte Analysen kennzeichnen wiederkehrende Probleme, sodass HR-Teams die Reaktionszeiten optimieren und Engpässe lösen können, bevor sie eskalieren.
Die besten Features von Freshdesk
- Legen Sie benutzerdefinierte SLAs fest, die den Prioritäten, Schichten und Workflows der Personalabteilung entsprechen.
- Überwachen Sie die HR-Leistung mit vorgefertigten Berichten zu Reaktionszeiten, Ticketvolumen und Mitarbeiterzufriedenheit.
- Aktualisieren Sie Wissensartikel in großen Mengen mit der Freshdesk-API für eine nahtlose Verwaltung von Inhalten.
- Arbeiten Sie effizient mit privaten Notizen und internen Diskussionen zusammen – ohne die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu behindern.
Limitierungen von Freshdesk
- Die Analysen könnten verfeinert werden, um die Nachverfolgung der Leistung von HR-Tickets besser zu ermöglichen.
- Bei der Bearbeitung mehrerer Tickets und umfangreicher Dokumenten-Bearbeitungen kann es zu Verzögerungen kommen.
Preise für Freshdesk
- Free Forever
- Wachstum: 15 $ pro Benutzer und Monat
- Pro: 49 $/Benutzer pro Monat
- Enterprise: 79 $ pro Benutzer und Monat
Bewertungen und Rezensionen zu Freshdesk
- G2: 4,4/5 (über 3.400 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 3.300 Bewertungen)
Was sagen Benutzer aus der Praxis über Freshdesk?
Die Wissensdatenbank, die vordefinierten Antworten und die Ticketfunktion zur Nachverfolgung und Erfassung der Metriken für den HR-Support für unser Unternehmen sind fantastisch. Die Mitarbeiter können die Qualität des erhaltenen Supports sogar bewerten. Wir können sogar Tickets für Anrufe erstellen.
Die Wissensdatenbank, die vordefinierten Antworten und die Ticketfunktion zur Nachverfolgung und Messung des HR-Supports für unser Unternehmen sind fantastisch. Die Mitarbeiter können die Qualität des erhaltenen Supports sogar bewerten. Wir können sogar Tickets für Anrufe erstellen.
🧠 Wissenswertes: Der Begriff „Ticket” in HR-Ticketing-Software stammt aus der alten Praxis, Anfragen auf Zettel zu schreiben und weiterzugeben! Heute ist alles digital – aber das Ziel bleibt dasselbe: die richtige Anfrage schnell an die richtige Person weiterzuleiten!
9. Spiceworks (Die beste kostenlose HR-Helpdesk-Software für kleine Teams)
Spiceworks ist ein kostenloses HR-Ticketingsystem für kleine Teams, die eine einfache, wartungsarme Lösung benötigen. Es wird in der Cloud gehostet und erspart Ihnen den Aufwand für die Wartung der Server, während HR-Anfragen strukturiert und leicht für die Nachverfolgung verfügbar sind.
Das intuitive Dashboard konsolidiert das Ticketing und hilft Teams dabei, Mitarbeiteranfragen effizient zu priorisieren und zu bearbeiten. Echtzeit-Berichterstellung liefert wertvolle Einblicke in HR-Servicetrends, wodurch sich häufige Probleme leichter nachverfolgen und die Workflows zur Reaktionszeit verbessern lassen.
Die besten Features von Spiceworks
- Automatisieren Sie die Zuweisung von Tickets basierend auf Priorität, Kategorie und Workload, um HR-Aufgaben zu organisieren.
- Verwalten Sie Anfragen mit visuellen Dashboards und konsolidierten Aktivitätsströmen.
- Lösen Sie Probleme unterwegs mit einer mobilfreundlichen Helpdesk-App für Android und iOS.
- Gewinnen Sie Einblicke mit erweiterten Funktionen der Berichterstellung – filtern Sie Daten, führen Sie die Nachverfolgung von Trends durch und prognostizieren Sie den Bedarf an HR-Dienstleistungen.
Limitierungen von Spiceworks
- Im Vergleich zu kostenpflichtigen Alternativen nur begrenzte benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten
- Die werbefinanzierte kostenlose Version ist möglicherweise nicht für alle Teams geeignet.
Preise von Spiceworks
- Free Forever
Bewertungen und Rezensionen von Spiceworks
- G2: 4,3/5 (über 300 Bewertungen)
- Capterra: 4,4/5 (über 500 Bewertungen)
➡️ Weiterlesen: Die beste HR-Workflow-Software zur Optimierung Ihrer HR-Prozesse
10. Jira Service Management (am besten geeignet für Ticketing und Automatisierung auf Unternehmensebene)
Jira Service Management bietet HR-Fachleuten Ticketing und Automatisierung auf Unternehmensebene. Ursprünglich für die IT entwickelt, passen sich seine flexiblen Workflows an Ihre individuellen HR-Genehmigungen, Eskalationen und andere Serviceanfragen an.
Automatisierte Weiterleitung, Atlassian-Integrationen und strukturiertes Fallmanagement sorgen für Ordnung bei HR-Aufgaben und reduzieren gleichzeitig den manuellen Workload. Für gezielten Support können Sie auch benutzerdefinierte Hilfecenter für verschiedene Zielgruppen erstellen – neue Mitarbeiter, Führungskräfte oder ehemalige Mitarbeiter.
Die besten Features von Jira Service Management
- Vereinfachen Sie HR-Prozesse mit vorgefertigten Anforderungsvorlagen für Einstellungen, Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen.
- Automatisieren Sie Genehmigungen und Eskalationen, um HR-Anfragen voranzutreiben – ohne manuelle Nachverfolgung.
- Schützen Sie sensible Daten mit rollenbasierten Zugriffskontrollen und Sicherheitsberechtigungen.
- Stärken Sie Ihre HR-Teams mit einem Self-Service-Hub für sofortigen Support und Zugriff auf die Wissensdatenbank.
Limitierungen von Jira Service Management
- Für nicht-technische Teams ist möglicherweise eine Schulung erforderlich.
- Premium-Funktionen haben ihren Preis
Preise für Jira Service Management
- Für bis zu 3 Mitarbeiter dauerhaft kostenlos
- Standard: 19,04 $ pro Monat und Mitarbeiter
- Premium: 47,82 $ pro Monat und Mitarbeiter
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Jira Service Management
- G2: 4,2/5 (über 750 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 700 Bewertungen)
11. Deskpro (Am besten geeignet für anpassbares HR-Servicemanagement)
Deskpro ist ein vielseitiges HR-Ticketingsystem, das für mittlere bis große Unternehmen entwickelt wurde, die Flexibilität und Skalierbarkeit benötigen. Ganz gleich, ob Sie routinemäßige HR-Anfragen oder vertrauliche Mitarbeiterfälle bearbeiten, Deskpro zentralisiert alle Anfragen in einem strukturierten, einfach zu verwaltenden Dashboard.
Mit Optionen für die lokale Installation und die Cloud lässt es sich mühelos skalieren und sorgt so für reibungslose HR-Workflows und effiziente Reaktionszeiten in allen Abteilungen.
Die besten Features von Deskpro
- Führen Sie die Nachverfolgung aller Mitarbeiteranfragen über alle Kanäle hinweg in einem einzigen, strukturierten Dashboard durch.
- Automatisieren Sie die Ticketbearbeitung mit Auslösern, SLAs und Eskalationen, um reibungslose HR-Workflows zu gewährleisten.
- Reduzieren Sie wiederholende Abfragen mit einem Selbsthilfe-Portal und einer internen Wissensdatenbank.
- Erhalten Sie Echtzeit-Einblicke durch die Überwachung von Reaktionszeiten, Anfragetrends und HR-Leistung.
Limitierungen von Deskpro
- Zusätzliche Kosten für Add-Ons wie Onboarding, Agentenschulungen und Zertifizierungen
- Komplexe Integrationen, die möglicherweise zusätzlichen Zeit- und Aufwand für das Setup erfordern
Preise für Deskpro
- Team: 29 $/Monat pro Mitarbeiter
- Professional: 59 $/Monat pro Mitarbeiter
- Enterprise: 99 $/Monat pro Mitarbeiter
Bewertungen und Rezensionen zu Deskpro
- G2: 4,3/5 (über 60 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 30 Bewertungen)
Was sagen Benutzer aus der Praxis über Deskpro?
Ich nutze DeskPro nun schon seit einigen Jahren und bin insgesamt sehr zufrieden damit. Mit DeskPro können Endbenutzer ihre benutzerdefinierten Listen erstellen, die Tickets selbst anzeigen und beim Beantworten von Tickets/Hinzufügen von Notizen ihre eigenen Funktionen erstellen. Auch das Hilfecenter/die Wissensdatenbank finde ich sehr benutzerfreundlich.
Ich nutze DeskPro nun schon seit einigen Jahren und bin insgesamt sehr zufrieden damit. Mit DeskPro können Endbenutzer ihre benutzerdefinierten Listen erstellen, die Tickets selbst anzeigen und beim Beantworten von Tickets/Hinzufügen von Notizen ihre eigenen Funktionen erstellen. Auch das Hilfecenter/die Wissensdatenbank finde ich sehr benutzerfreundlich.
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Von Anfragen zu Ergebnissen: Optimieren Sie Ihre HR-Prozesse mit ClickUp
Die Verwaltung von HR-Anfragen sollte sich nicht wie eine endlose Liste mit Dingen zu erledigen anfühlen. Ein robustes Ticketingsystem organisiert nicht nur Anfragen, sondern optimiert auch Genehmigungen, führt Automatisierungen durch und stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter schnell den Support erhält, den er benötigt.
Während andere HR-Ticketingsysteme sich jedoch auf die Bearbeitung einzelner Anfragen konzentrieren, geht ClickUp über das reine Ticketing hinaus. Es integriert Aufgabenmanagement, Dokumentenkollaboration und KI-gestützte Automatisierung, um die Workflows im HR-Service in jeder Phase zu vereinfachen und zu verbessern.
Mit ClickUp schaffen Sie eine nahtlose, skalierbare HR-Erfahrung, die die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit steigert. Geben Sie Ihrem HR-Team die außergewöhnliche Unterstützung, die es verdient. Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an! 🚀