SaaS-Tools sind die treibende Kraft hinter Ihrem Geschäft. 73 % der Unternehmen betrachten SaaS als unverzichtbar für die Erreichung ihrer Geschäftsziele, wobei 38 % es als „sehr wichtig” und 35 % als „ziemlich wichtig” einstufen.
Aber wie verwaltet man SaaS-Anbieter? Welche tools sollte man verwenden? Was sind die Best Practices?
All dies und mehr behandeln wir in diesem Blogbeitrag. Los geht's!
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
- Das SaaS-Anbietermanagement umfasst die Auswahl, Einbindung, Überwachung und Verwaltung von Software-as-a-Service-Anbietern (SaaS).
- Dies hilft Ihnen, Kosten zu verwalten, die Sicherheit und Compliance von SaaS zu gewährleisten und die Effizienz des Geschäfts zu verbessern.
- Die wichtigsten Schritte zum SaaS-Anbietermanagement umfassen die Identifizierung und Vorauswahl von SaaS-Anbietern, die Aushandlung von Verträgen und die Überwachung der Leistung von SaaS-Tools.
- Einige der besten Tipps für ein erfolgreiches SaaS-Anbietermanagement sind die Zentralisierung der SaaS-Beschaffung, die Einrichtung von Erinnerungen für die automatische Verlängerung und die Identifizierung doppelter SaaS-Tools.
- ClickUp macht den Prozess des SaaS-Anbietermanagements effizienter durch die Automatisierung der Einstellungen für Erinnerungen an die Überprüfung von SaaS-Verträgen und die Visualisierung der Leistung und Nutzung des Tools.
Was ist SaaS-Anbietermanagement?
Das SaaS-Anbietermanagement ist der Prozess der Auswahl, Einbindung, Überwachung und Verwaltung von Software-as-a-Service-Anbietern (SaaS), um sicherzustellen, dass sie mit den Geschäftszielen übereinstimmen. Dazu gehören:
- SaaS-Abonnements in einem zentralen Ort nachverfolgen
- Überprüfen Sie Anbieter auf Zertifizierungen für Sicherheit (wie SOC 2 oder ISO 27001) und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (DSGVO, HIPAA, CCPA).
- Überwachung von Verfügbarkeit, Reaktionszeiten und Servicequalität
- Das beste Angebot und klare Service Level Agreements (SLAs) erzielen
- Überprüfen Sie die Integration mit bestehenden Systemen, um technische Silos zu vermeiden.
Angesichts der zunehmenden Nutzung von SaaS-Apps sorgt ein starkes Anbietermanagement für einen effizienten SaaS-Betrieb und vermeidet unnötige Ausgaben, Risiken im Bereich der Sicherheit und Tool-Redundanzen.
Warum ein effektives SaaS-Anbietermanagement wichtig ist
Bevor wir näher auf den Prozess des SaaS-Anbietermanagements eingehen, wollen wir zunächst verstehen, warum ein effektives SaaS-Anbietermanagement wichtig ist:
Kostenkontrolle und Budgetoptimierung
Durch effektives SaaS-Anbietermanagement lassen sich durch Verhandlungen Einsparungen von 16,49 % bei fertiggestellten Geschäften erzielen, was einer Gesamteinsparung von 349 Millionen US-Dollar entspricht. Und das ist nicht überraschend. Die Bereiche, in denen Sie Kostensenkungen für unmöglich halten, sind oft diejenigen, in denen die größten Einsparungen zu erzielen sind. Ihr SaaS-Stack ist ein Beispiel dafür.
Mit einem soliden SaaS-Softwareanbieter-Management können Sie jederzeit den ROI und die Effizienz Ihrer tools überwachen.
🌟 Regelmäßige Überprüfungen mithilfe einer SaaS-Anbietermanagement-Lösung helfen Ihnen dabei, Software zu eliminieren, die:
- Es erfüllt nicht mehr den Zweck, für den Sie es ursprünglich angeschafft haben.
- Versteckte Gebühren zehren an Ihrem Budget?
- Wird nicht verwendet, weil Ihr Team zu etwas Besserem gewechselt ist.
Unabhängig vom Grund überprüft ein SaaS-Anbietermanager Ihre Abonnements und ermittelt, welche gekündigt werden können, um Budget für wertvollere SaaS-Beschaffungen freizusetzen.
💡Profi-Tipp: Führen Sie vierteljährliche SaaS-Leistungsbewertungen mit den Abteilungsleitern durch, um Engpässe zu identifizieren, ungenutzte Tools zu eliminieren und sicherzustellen, dass alle Softwareprodukte mit den Geschäftszielen übereinstimmen.
Sicherheit, Compliance und Risikominderung
Da SaaS-Anwendungen sensible Geschäftsdaten verarbeiten, sind Sicherheit und Compliance keine Option, sondern unverzichtbar. Mangelnde Kontrolle kann zu erheblichen Risiken führen, von Datenverstößen bis hin zu Bußgeldern. Das SaaS-Anbietermanagement stellt sicher, dass jedes tool die erforderlichen Sicherheitsstandards und Compliance-Anforderungen erfüllt.
🌟 Durch die kontinuierliche Überwachung Ihres SaaS-Stacks können Sie Risiken identifizieren und mindern, wie zum Beispiel:
- Anbieter ohne ordnungsgemäße Zertifizierungen für Sicherheit (SOC 2, ISO 27001, DSGVO-Konformität)
- Nicht autorisierte tools, die sensible Daten ohne Genehmigung der IT-Abteilung speichern
- Shadow IT, die Ihr Unternehmen anfällig für Cyberangriffe macht
Eine starke Strategie für das SaaS-Anbietermanagement stellt sicher, dass jedes Tool in Ihrem Ökosystem die Anforderungen an Sicherheit, Compliance und Risiko erfüllt – so ist Ihr Geschäft stets geschützt.
🧠 Wussten Sie schon? Einem aktuellen Bericht zufolge waren 31 % der Unternehmen im vergangenen Jahr von einer SaaS-Datenpanne betroffen, was die dringende Notwendigkeit sorgfältiger Maßnahmen zur Sicherheit unterstreicht.
Verbesserte Leistung und betriebliche Effizienz
Ihr Geschäft läuft im Wesentlichen auf SaaS. Der Kundenservice benötigt SaaS, der Einkauf benötigt SaaS, das Marketing benötigt SaaS – fast jede Abteilung hat eine Abhängigkeit von diesen Tools. Wie können Sie operative Effizienz erwarten, wenn Sie diese Tools nicht richtig verwalten?
Mit dem SaaS-Anbietermanagement stellen Sie sicher, dass jedes tool in Ihrem Stack die Workflows verbessert, anstatt sie zu verlangsamen.
🌟 Durch die regelmäßige Optimierung Ihres SaaS-Ökosystems können Sie Folgendes vermeiden:
- Sich überschneidende Tools, die dieselbe Aufgabe zu erledigen haben, aber Verwirrung stiften und zu Ineffizienzen führen
- Langsame oder unzuverlässige Software, die den täglichen Betrieb stört
- Komplizierte Workflows aufgrund von Tools, die sich nicht gut integrieren lassen
📌 Beispiel: Metropolitan Memorial Parks (MMP) in New South Wales standen nach dem Zusammenführen mehrerer Unternehmen vor Herausforderungen aufgrund veralteter und isolierter Finanzsysteme. Durch die Umstellung auf eine einheitliche SaaS-Managementplattform konnten sie Prozesse rationalisieren, die Effizienz verbessern und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.
Eliminierung redundanter tools
Die meisten Unternehmen sind sich gar nicht bewusst, für wie viele doppelte SaaS-Tools sie bezahlen. Ein aktueller Bericht von Zylo hat ergeben, dass durchschnittlich 44 % der SaaS-Lizenzen der Unternehmen verschwendet oder nicht ausreichend genutzt werden, was zu erheblichen unnötigen Ausgaben führt.
Das Marketing hat ein Tool für die Automatisierung, der Vertrieb hat ein anderes und der Kundensupport verwendet möglicherweise etwas ganz anderes – aber alle erfüllen denselben Zweck.
🌟 Mit einer SaaS-Anbietermanagement-Plattform können Sie:
- Verzichten Sie auf sich überschneidende tools, die dieselbe Aufgabe zu erledigen haben.
- Weisen Sie Lizenzen von inaktiven Benutzern neu zu, anstatt weitere Lizenzen zu kaufen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams die Tools, für die Sie bezahlen, auch tatsächlich nutzen.
Überprüfen Sie die Login-Aktivitäten in SaaS-Apps – wenn Mitarbeiter ein tool nicht regelmäßig nutzen, ist es an der Zeit, die Lizenz zu kündigen oder neu zuzuweisen.
📖 Weiterlesen: SaaS-Beispiele und -Anwendungen
Schlüssel-Schritte beim Management von SaaS-Anbietern
Ein strukturierter Ansatz hilft Ihnen, unnötige Schritte und Hindernisse bei der Auswahl und Verwaltung von SaaS-Anbietern zu vermeiden. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für ein effektives Anbieterverwaltung.
Schritt 1: Ermitteln Sie die Anforderungen des Geschäfts und die Anforderungen an die Anbieter.
Am Anfang steht die Frage, welche Tools Sie benötigen und welcher Plan am sinnvollsten ist. Ohne ein klares Bild davon zu haben, werden Sie am Ende zu viele Tools haben, Features überschneiden sich oder Sie zahlen für teure Pläne mit unnötigen Add-On-Funktionen.
🌟 Denken Sie darüber nach:
- Welche Tools sind unverzichtbar? Benötigen Sie ein CRM, eine Plattform für Projektmanagement oder ein Tool für die Automatisierung?
- Wie viele Lizenzen oder Plätze benötigen Sie? Bezahlen Sie für 100 Benutzer, obwohl nur 50 das tool tatsächlich nutzen?
- Welcher Preisplan ist sinnvoll? Sind Sie an einen Enterprise-Plan gebunden, obwohl ein niedrigerer Plan genauso gut funktionieren würde?
- Welche Integrationen sind unverzichtbar? Kann das tool mit Ihrer bestehenden Software verbunden werden, um Unterbrechungen des Workflows zu vermeiden?
Jeder dieser Faktoren hilft Ihnen dabei, herauszufinden, welcher Anbieter tatsächlich zu Ihnen passt. Das Marketing benötigt möglicherweise Automatisierung, während die IT-Abteilung mehr Wert auf Sicherheit und Compliance legt. Die Herausforderung? Eine Lösung zu finden, die alle Anforderungen erfüllt, ohne das Budget zu sprengen.
ClickUp, die Alles-App für die Arbeit, hilft Ihnen dabei, diesen Prozess zu optimieren. Sie revolutioniert die Verwaltung von Projekten, Dokumenten und Kommunikation – alles in einem einheitlichen Anbietermanagementsystem.
Mit ClickUp Aufgaben können Sie die Anforderungen festlegen. Erstellen Sie eine Checkliste mit unverzichtbaren SaaS-Features, weisen Sie den relevanten Teammitgliedern Rechercheaufgaben zu und legen Sie Fristen fest, um den Prozess voranzutreiben. Wenn die IT-Abteilung die Compliance überprüfen oder die Finanzabteilung das Budget genehmigen muss, weisen Sie diese Aufgaben direkt zu, damit alles an einem Ort organisiert bleibt.
Schritt 2: Anbieter recherchieren und in die engere Wahl nehmen
Sobald Sie wissen, was Sie benötigen, besteht der nächste Schritt darin, die richtigen Anbieter zu finden. Angesichts der unzähligen SaaS-Optionen kann es jedoch schwierig sein, eine Auswahl zu treffen. Anstatt sich blindlings auf etwas einzulassen, sollten Sie sich auf diejenigen konzentrieren, die wirklich Ihren Anforderungen entsprechen.
🌟 So filtern Sie SaaS-Anbieteroptionen mithilfe einer Anbietermanagement-Software:
- Vergleichen Sie Preispläne: Bietet der Anbieter flexible Preise oder sind Sie an langfristige Verträge gebunden?
- Überprüfen Sie Sicherheit und Compliance: Erfüllt das tool Standards wie SOC 2, ISO 27001 oder DSGVO?
- Achten Sie auf Integrationen: Funktioniert es nahtlos mit Ihren vorhandenen tools?
- Lesen Sie Bewertungen und Empfehlungen: Was sagen andere Geschäfte über die Zuverlässigkeit und den Support?
Und was gibt es Besseres, als vor einer Entscheidung die Meinung Ihres Teams zu einem Tool einzuholen? Um verschiedene Anbieter zu diskutieren, nutzen Sie ClickUp Chat für die Zusammenarbeit in Echtzeit, legen Sie die Kriterien für die Auswahl der Anbieter fest und holen Sie Empfehlungen ein – ohne endlose E-Mail-Threads.
📮ClickUp Insight: 42 % der Mitglieder des Teams verlassen sich trotz der isolierten Natur von E-Mails nach wie vor stark auf diese Kommunikationsform.
Laut einer Studie von ClickUp findet Kommunikation oft isoliert und getrennt von den eigentlichen Workflows statt. Um Kommunikationsprobleme zu vermeiden, integrieren Sie Messaging in Ihre Workflows mit einer zentralen Plattform, die Projektmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation vereint. Probieren Sie ClickUp aus, die Alles-App für die Arbeit.
Schritt 3: Verhandeln Sie Vertragsbedingungen und SLAs
Ein großartiges SaaS-Tool zu finden ist eine Sache – ein gutes Angebot dafür zu bekommen eine andere. Anbieter legen ihre Preise fest, aber das bedeutet nicht, dass diese endgültig sind. Verhandlungen sind der Schlüssel zu besseren Konditionen, flexiblen Anbieterverträgen und Servicegarantien, von denen Sie tatsächlich profitieren.
🌟 Darauf sollten Sie bei Verhandlungen mit SaaS-Anbietern achten:
- Flexible Preisgestaltung: Können Sie Rabatte für jährliche Abrechnungen oder mehrjährige Verträge erhalten?
- Skalierbarkeit für Benutzer: Können Sie die Anzahl der Plätze ohne Strafzahlungen nach oben oder unten anpassen?
- Service Level Agreements (SLAs): Wie hoch ist die garantierte Verfügbarkeit? Was passiert, wenn diese nicht eingehalten wird?
- Supportbedingungen: Ist Priority-Support inbegriffen oder kostet er extra?
Verhandlungen über solche Dinge mögen trivial erscheinen, aber langfristig gesehen erfüllen sie einen wichtigen Zweck.
Mit ClickUp Automatisierungen behalten Sie den Überblick über Vertragsverhandlungen. Richten Sie Erinnerungen für Verlängerungstermine ein, automatisieren Sie die Nachverfolgung mit Anbietern und verfolgen Sie SLAs und wichtige Leistungsindikatoren im Zeitverlauf. Auf diese Weise verpassen Sie keine Gelegenheit, Ihre SaaS-KPI-Nachverfolgung neu zu verhandeln und zu optimieren.
Schritt 4: Integrieren Sie den Anbieter und das SaaS-Tool
Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, beginnt die eigentliche Arbeit: das Tool muss in Betrieb genommen werden und reibungslos funktionieren. Ein schlecht durchgeführter Onboarding-Prozess für Anbieter führt zu geringer Akzeptanz, verschwendeten Lizenzen und frustrierten Teams. Wenn Benutzer nicht wissen, wie sie das Tool verwenden sollen, oder es nicht in ihre täglichen Workflows integrieren können, wird es schnell zu einer weiteren Ausgabe statt zu einem Wert.
🌟So stellen Sie eine nahtlose Einführung von SaaS-Tools sicher:
- Benutzerrollen und Berechtigungen definieren: Weisen Sie angemessene Zugriffsebenen zu, um Sicherheit zu gewährleisten und Daten zu organisieren.
- Schulungen und Dokumentation bereitstellen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams durch strukturierte Einführungssitzungen wissen, wie sie das Tool effizient nutzen können.
- Überwachen Sie die Akzeptanz und Nutzung: Führen Sie eine Nachverfolgung der Nutzung durch und sammeln Sie Feedback, um Engpässe frühzeitig zu beheben.
Ein gut geplanter Onboarding-Prozess stellt sicher, dass das Tool zu einem integralen Bestandteil des Workflows Ihres Teams wird – und nicht zu einem weiteren vergessenen Abonnement.
📖 Weiterlesen: IaaS vs. PaaS vs. SaaS: Welches Modell soll man wählen?
Schritt 5: Überwachen Sie die Leistung und die Beziehung zu den Anbietern
Durch die regelmäßige Nachverfolgung der Anbieterleistung stellen Sie sicher, dass Sie den Wert für Ihr Geld erhalten, und können Probleme erkennen, bevor sie sich auf den Betrieb auswirken.
Bei B2B-SaaS-Unternehmenssoftware ist es entscheidend, Anbieter zur Rechenschaft zu ziehen. Mit ClickUp Dashboards können Sie die Einhaltung von SLAs verfolgen , die Verfügbarkeit überwachen und Trends bei der Akzeptanz der Benutzer im Blick behalten – alles an einem Ort. Wenn ein Anbieter häufig Leistungsgarantien nicht einhält oder keinen zeitnahen Support bietet, ist es möglicherweise an der Zeit, neu zu verhandeln oder nach Alternativen zu suchen.
Mit benutzerdefinierten Dashboards können Sie Nutzungsberichte überwachen, um zu sehen, ob Teams das Tool aktiv nutzen oder ob Lizenzen ungenutzt bleiben. Sicherheitsupdates und Änderungen der Compliance-Anforderungen sollten ebenfalls überprüft werden, um sicherzustellen, dass der Anbieter die Branchenstandards einhält.
Bonus: Verwenden Sie die Vorlage für die Checkliste zum Lieferantenmanagement von ClickUp.
Wenn Sie sofort loslegen möchten, hat ClickUp genau die richtige Vorlage für Sie. Mit der ClickUp-Vorlage für die Lieferantenmanagement-Checkliste können Sie Lieferanten auflisten, die Nachverfolgung von Vertragsdetails durchführen, Erinnerungen für Vertragsverlängerungen festlegen und die Einhaltung von Vorschriften überwachen – alles an einem Ort.
Anstatt mit Tabellenkalkulationen oder verstreuten Notizen zu jonglieren, erhalten Sie eine klare, strukturierte Methode, um alle Aspekte Ihrer Lieferantenbeziehungen zu verwalten. Mit integrierten Aufgabenzuweisungen können Sie sicherstellen, dass Genehmigungen, Verhandlungen und Leistungsbewertungen nicht unter den Tisch fallen.
📖 Weiterlesen: Wie unser Quality Excellence Team ClickUp nutzt
Best Practices für das SaaS-Anbietermanagement
Hier sind die Best Practices, die Sie für ein effektives SaaS-Anbietermanagement befolgen können:
Zentralisieren Sie die SaaS-Beschaffung
Unkoordinierte SaaS-Käufe führen zu Budgetverschwendung, Risiken im Bereich der Sicherheit und doppelten tools. Ein zentralisierter Beschaffungsprozess sorgt für Ordnung und Kontrolle.
❌ Sie eliminieren:
- Sich überschneidende Software, die dieselbe Aufgabe zu erledigen hat
- Nicht nachverfolgte Ausgaben in verschiedenen Teams
- Sicherheitsrisiken durch ungeprüfte tools
✅ Ihre Vorteile:
- Bessere Preise durch Verhandlungen mit Anbietern
- Klare Übersicht über Verlängerungen und Kündigungen
- Ein optimiertes, sicheres SaaS-Ökosystem mit Sicherheit
Anstatt dass jedes Team nach Belieben einkauft, sorgt ein strukturierter Prozess dafür, dass jedes tool geprüft, kosteneffizient und notwendig ist.
Benachrichtigungen zur automatischen Verlängerung einrichten
SaaS-Verträge verlängern sich oft unbemerkt automatisch und binden Sie so an einen weiteren Zyklus der Zahlungen – selbst für tools, die Sie gar nicht mehr nutzen.
Wenn Sie die Nachverfolgung verlieren, haben Sie wahrscheinlich eine hohe Wahrscheinlichkeit, Geld für Software zu verschwenden, die Ihr Team bereits nicht mehr nutzt.
🌟 Bleiben Sie auf dem Laufenden, indem Sie Verlängerungsbenachrichtigungen einrichten. So haben Sie Zeit für Folgendes:
- Überprüfen Sie, ob das Tool noch erforderlich ist.
- Verhandeln Sie bessere Konditionen, bevor der Vertrag verlängert wird.
- Kündigen Sie Abonnements, die keinen Wert mehr bieten.
Das IT-Anbietermanagement sorgt dafür, dass Sie die Kontrolle über Ihre SaaS-Ausgaben behalten.
🧠 Wussten Sie schon? Untersuchungen zeigen, dass bis zu 30 % der SaaS- Ausgaben aufgrund versäumter und automatischer Verlängerungen verschwendet werden.
Konsolidieren Sie Anbieter, wo immer dies möglich ist.
Führen Sie eine einfache Überprüfung durch: Verwendet Ihr Marketingteam ein ähnliches Tool für die Automatisierung wie das von Automation verwendete? Wenn der Anwendungsfall derselbe ist, muss das SaaS-Tool nicht unbedingt anders sein.
Doppelte SaaS-Tools schleichen sich ein, wenn verschiedene Teams unabhängig voneinander Einkäufe tätigen. Die Konsolidierung von Anbietern senkt Kosten, vereinfacht Workflows und stärkt die Verhandlungsposition.
🌟 Eine einfache Überprüfung kann Ihnen helfen:
- Identifizieren Sie sich überschneidende tools in verschiedenen Abteilungen.
- Standardisieren Sie Software, um die Zusammenarbeit zu verbessern
- Reduzieren Sie den Aufwand für das Lieferantenmanagement
Weniger Doppelarbeit bedeutet weniger Komplexität – und mehr Wert aus den tools, die Sie behalten.
Hierfür können Sie ClickUp Brain nutzen, den leistungsstarken KI-Assistenten von ClickUp. Er kann Ihnen dabei helfen, eine Liste aller SaaS-Tools zu erstellen, die in verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens verwendet werden, sodass Sie sich überschneidende Tools identifizieren können.
Setzen Sie einen SaaS-GenehmigungsWorkflow durch
Teams kaufen SaaS-Tools oft ohne Genehmigung der IT- oder Beschaffungsabteilung, was zu Problemen im Bereich der Sicherheit, Compliance und unnötigen Ausgaben führt. Ohne einen festgelegten Prozess übernimmt die Schatten-IT die Kontrolle.
🌟 Ein Genehmigungs-Workflow gewährleistet:
- Jedes Tool wird auf Sicherheit und Compliance geprüft.
- Redundante oder sich überschneidende tools werden nicht zum Stack hinzugefügt.
- Die Beschaffungsabteilung kann bessere Preise und Vertragsbedingungen aushandeln.
Da 65 % der Unternehmen aufgrund von Schatten-IT Datenverluste erleiden, ist die Kontrolle von SaaS-Käufen keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Ein strukturierter Genehmigungsprozess sorgt dafür, dass Ihre Infrastruktur Sicherheit, Kosteneffizienz und Effizienz bietet.
📖 Weiterlesen: So optimieren Sie den Erfolg der Kunden für SaaS
Optimieren Sie das SaaS-Anbietermanagement mit ClickUp
Das Management von SaaS-Anbietern muss nicht chaotisch sein. ClickUp bietet Ihnen einen zentralen Space, in dem Sie Verträge nachverfolgen, die Leistung von Anbietern überwachen, Verlängerungsbenachrichtigungen automatisieren und mit Ihrem Team zusammenarbeiten können – alles in Echtzeit.
Mit Features wie Dashboards, Aufgabenverwaltung, Automatisierungen und Integrationen können Sie jede Phase des Lieferantenlebenszyklus optimieren, von der Beschaffung bis zur Verlängerung. Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihre SaaS-Anbieter zu übernehmen? Melden Sie sich bei ClickUp an und beginnen Sie noch heute mit einer intelligenteren Verwaltung.