SaaS-tools sind die treibende Kraft hinter Ihrem Geschäft. 73 % der Unternehmen halten SaaS für unerlässlich, um ihre Ziele zu erreichen, wobei 38 % dies für "sehr wichtig" und 35 % für "ziemlich wichtig" halten.
Aber wie verwaltet man SaaS-Anbieter? Welche tools sollte man verwenden? Was sind die Best Practices?
All dies und mehr erfahren Sie in diesem Blogbeitrag. Los geht's!
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
- Das Management von SaaS-Anbietern umfasst die Auswahl, Einbindung, Überwachung und Verwaltung von Anbietern von Software-as-a-Service (SaaS)
- Es hilft, Kosten zu verwalten, die Sicherheit und Compliance von SaaS zu gewährleisten und die Effizienz des Geschäfts zu verbessern
- Zu den wichtigsten Schritten beim SaaS-Anbietermanagement gehören die Identifizierung und Vorauswahl von SaaS-Anbietern, die Vertragsverhandlung und die Leistungsüberwachung von SaaS-tools
- Einige der besten Tipps für ein erfolgreiches SaaS-Lieferantenmanagement sind die Zentralisierung der SaaS-Beschaffung, das Einrichten von Erinnerungen an automatische Verlängerungen und das Erkennen doppelter SaaS-Tools
- ClickUp gestaltet den Verwaltungsprozess von SaaS-Anbietern effizienter, indem es automatische Erinnerungen zur Überprüfung von SaaS-Verträgen einrichtet und die Leistung und Nutzung von Tools visualisiert
Was ist SaaS-Anbieterverwaltung?
Das Management von SaaS-Anbietern ist der Prozess der Auswahl, Einbindung, Überwachung und Verwaltung von Anbietern von Software-as-a-Service (SaaS), um sicherzustellen, dass sie mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Dazu gehören:
- Nachverfolgung von SaaS-Abonnements an einem zentralen Ort
- Überprüfung von Anbietern auf Sicherheit (z. B. SOC 2 oder ISO 27001) und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (DSGVO, HIPAA, CCPA)
- Überwachung von Betriebszeit, Reaktionszeiten und Servicequalität
- Das beste Angebot erhalten, klare Service-Level-Vereinbarungen (SLAs)
- Überprüfung der Integration in bestehende Systeme, um technische Silos zu vermeiden
Da immer mehr SaaS-Apps im Einsatz sind, sorgt ein gutes Lieferantenmanagement für effiziente SaaS-Abläufe und vermeidet unnötige Ausgaben, Sicherheitsrisiken und redundante tools.
Warum ein effektives SaaS-Anbieter-Management wichtig ist
Bevor wir weiter über den SaaS-Anbieter-Managementprozess sprechen, sollten wir verstehen, warum ein effektives SaaS-Anbieter-Management wichtig ist:
Kostenkontrolle und Budgetoptimierung
Durch ein effektives SaaS-Lieferantenmanagement lassen sich bei abgeschlossenen Geschäften durch Verhandlungen Einsparungen von 16,49 % erzielen, was einer Gesamteinsparung von 349 Millionen US-Dollar entspricht. Und das ist nicht überraschend. Die Bereiche, in denen man denkt, dass Kosteneinsparungen nicht möglich sind, sind oft die Bereiche, in denen die größten Einsparungen liegen. Ihr SaaS-Stack ist ein hervorragendes Beispiel dafür.
Mit einem soliden SaaS-Software-Vendor-Management können Sie die Rendite und Effizienz Ihrer tools stets überwachen.
🌟 Regelmäßige Überprüfungen mithilfe einer SaaS-Anbieterverwaltungslösung helfen Ihnen, Software zu eliminieren, die:
- Zu erledigen, wofür Sie es ursprünglich bekommen haben
- Fressen hinterlistige versteckte Gebühren Ihr Budget auf?
- Wird nicht verwendet, weil Ihr Team zu etwas Besserem übergegangen ist
Unabhängig vom Grund wird ein SaaS-Anbieter-Manager Ihre Abonnements überprüfen und feststellen, welche davon gekündigt werden können, wodurch ein Budget für wertvollere SaaS-Beschaffungen frei wird.
💡Profi-Tipp: Richten Sie eine vierteljährliche SaaS-Leistungsüberprüfung mit den Abteilungsleitern ein, um Engpässe zu identifizieren, ungenutzte tools zu eliminieren und sicherzustellen, dass die gesamte Software mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmt.
Sicherheit, Compliance und Risikominderung
Da SaaS-Anwendungen sensible Geschäftsdaten verarbeiten, sind Sicherheit und Compliance nicht optional, sondern unerlässlich. Ein Mangel an Aufsicht kann zu großen Risiken führen, von Datenschutzverletzungen bis hin zu Bußgeldern. Das SaaS-Anbieter-Management stellt sicher, dass jedes Tool die erforderlichen Sicherheitsstandards und Compliance-Anforderungen erfüllt.
🌟 Durch die kontinuierliche Überwachung Ihres SaaS-Stacks können Sie Risiken identifizieren und mindern, wie z. B.:
- Anbieter ohne ordnungsgemäße Zertifizierungen für Sicherheit (SOC 2, ISO 27001, DSGVO-Konformität)
- Unautorisierte tools, die sensible Daten ohne Genehmigung der IT-Abteilung speichern
- Schatten-IT, die Ihre Organisation anfällig für Cyberangriffe macht
Eine starke Strategie für das SaaS-Anbietermanagement stellt sicher, dass jedes Tool in Ihrem Ökosystem die Anforderungen an Sicherheit, Compliance und Risiko erfüllt und Ihr Geschäft stets geschützt ist.
🧠 Wussten Sie schon? Einem kürzlich veröffentlichten Bericht zufolge kam es im vergangenen Jahr bei 31 % der Unternehmen zu einer SaaS-Datenpanne, was die dringende Notwendigkeit sorgfältiger Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit unterstreicht.
Verbesserte Leistung und betriebliche Effizienz
Ihr Geschäft läuft im Grunde genommen über SaaS. Der Kundenservice benötigt SaaS, der Einkauf benötigt SaaS, das Marketing benötigt SaaS – fast jede Abteilung ist darauf angewiesen. Wie können Sie erwarten, betriebliche Effizienz zu erreichen, wenn Sie diese tools nicht richtig verwalten?
Mit dem SaaS-Anbieter-Management stellen Sie sicher, dass jedes Tool in Ihrem Stack die Workflows verbessert, anstatt sie zu verlangsamen.
🌟 Durch die regelmäßige Optimierung Ihres SaaS-Ökosystems können Sie Folgendes beseitigen:
- Sich überschneidende tools, die die gleiche Aufgabe erledigen, aber Verwirrung stiften und Ineffizienz verursachen
- Langsame oder unzuverlässige Software, die den täglichen Betrieb stört
- Komplizierte Workflows aufgrund von schlecht integrierbaren tools
📌 Beispiel: Die Metropolitan Memorial Parks (MMP) in New South Wales standen nach dem Zusammenführen mehrerer Einheiten vor Herausforderungen mit veralteten und isolierten Finanzsystemen. Durch den Übergang zu einer einheitlichen SaaS-Verwaltungsplattform konnten sie Prozesse optimieren, die Effizienz steigern und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.
Eliminierung redundanter tools
Die meisten Unternehmen wissen nicht einmal, für wie viele doppelte SaaS-tools sie bezahlen. Einem aktuellen Bericht von Zylo zufolge werden durchschnittlich 44 % der SaaS-Lizenzen von Unternehmen verschwendet oder nicht ausreichend genutzt, was zu erheblichen unnötigen Kosten führt.
Das Marketing hat ein Tool für die Automatisierung, der Vertrieb ein anderes und der Kundensupport verwendet möglicherweise etwas völlig anderes – aber sie alle erledigen dasselbe.
🌟 Mit einer SaaS-Anbieter-Verwaltungsplattform können Sie:
- Überflüssige tools, die die gleiche Arbeit erledigen, abschaffen
- Lizenzen von inaktiven Benutzern neu zuweisen, anstatt mehr zu kaufen
- Stellen Sie sicher, dass die Teams die tools, für die Sie bezahlen, auch tatsächlich nutzen
Überprüfen Sie die Anmeldeaktivitäten in SaaS-Apps – wenn Mitarbeiter ein Tool nicht regelmäßig verwenden, ist es an der Zeit, die Lizenz zu kürzen oder neu zuzuweisen.
📖 Lesen Sie mehr: Beispiele und Anwendungen für SaaS
Schlüsselschritte bei der Verwaltung von SaaS-Anbietern
Ein strukturierter Ansatz hilft Ihnen, unnötige Schritte und Hindernisse bei der Auswahl und Verwaltung von SaaS-Anbietern zu vermeiden. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für ein effektives Lieferantenmanagement.
Schritt 1: Identifizieren Sie die Anforderungen Ihres Geschäfts und die Anforderungen des Anbieters
Zunächst müssen Sie wissen, welche Tools Sie benötigen und welcher Plan am sinnvollsten ist. Ohne ein klares Bild werden Sie am Ende zu viele Tools haben, sich Features überschneiden oder Sie für teure Pläne mit unnötigen Add-Ons bezahlen.
🌟 Denken Sie an:
- Welche Tools sind unerlässlich? Zu erledigen: Benötigen Sie ein CRM, eine Plattform für das Projektmanagement oder ein Tool für die Automatisierung?
- Wie viele Lizenzen oder Plätze benötigen Sie? Zahlen Sie für 100 Benutzer, wenn nur 50 das Tool tatsächlich nutzen?
- *welcher Preisplan ist sinnvoll? Sind Sie an einen Enterprise-Plan gebunden, obwohl ein Plan der niedrigeren Stufe für Sie völlig ausreichen würde?
- Welche Integrationen sind ein Muss? Kann das tool eine Verbindung zu Ihrer vorhandenen Software herstellen, um Unterbrechungen des Workflows zu vermeiden?
Jeder dieser Faktoren hilft Ihnen dabei, herauszufinden, welcher Anbieter tatsächlich zu Ihnen passt. Das Marketing benötigt möglicherweise Automatisierung, während die IT sich mehr um Sicherheit und Compliance kümmert. Die Herausforderung? Eine Lösung zu finden, die alle Anforderungen erfüllt, ohne das Budget zu sprengen.
ClickUp, die "Alles-App für die Arbeit", hilft Ihnen, diesen Prozess zu optimieren. Sie revolutioniert das Projektmanagement, die Dokumentenverwaltung und die Kommunikation – alles in einem einheitlichen Anbieterverwaltungssystem.
Sie können ClickUp Aufgaben verwenden, um die Anforderungen zu planen. Erstellen Sie eine Checkliste mit den erforderlichen SaaS-Features, weisen Sie den entsprechenden Mitgliedern des Teams Aufgaben zur Recherche zu und legen Sie Fristen fest, um die Dinge in Gang zu halten. Wenn die Einhaltung von Vorschriften von der IT-Abteilung überprüft werden muss oder die Genehmigung des Budgets durch die Finanzabteilung erforderlich ist, weisen Sie diese direkt zu, damit alles an einem Ort organisiert bleibt.
Schritt 2: Anbieter recherchieren und in die engere Wahl ziehen
Sobald Sie wissen, was Sie benötigen, ist der nächste Schritt, die richtigen Anbieter zu finden. Bei der schier endlosen Auswahl an SaaS-Optionen kann es jedoch schwierig sein, eine Vorauswahl zu treffen. Anstatt sich blindlings auf etwas einzulassen, sollten Sie sich auf die Anbieter konzentrieren, die Ihren Anforderungen wirklich entsprechen.
🌟 So filtern Sie SaaS-Anbieteroptionen mithilfe einer Anbieterverwaltungssoftware:
- Vergleiche Pläne mit unterschiedlichen Preisen: Bietet der Anbieter flexible Preise an oder sind Sie an langfristige Verträge gebunden?
- Überprüfen Sie die Sicherheit und Compliance: Erfüllt das tool Standards wie SOC 2, ISO 27001 oder die DSGVO?
- Schauen Sie sich die Integrationen an: Funktioniert es nahtlos mit Ihren vorhandenen tools?
- Lesen Sie Bewertungen und Empfehlungen: Was sagen andere Geschäfte über die Zuverlässigkeit und den Support?
Und was gibt es Besseres, als die Meinung Ihres Teams zu einem Tool einzuholen, bevor Sie eine Entscheidung treffen? Um verschiedene Anbieter zu besprechen, können Sie mit ClickUp chatten, um in Echtzeit zusammenzuarbeiten, die Kriterien für die Auswahl der Anbieter festzulegen und Empfehlungen einzuholen – ohne endlose Threads in E-Mails.
📮ClickUp Insight: 42 % der Mitglieder eines Teams verlassen sich bei der Kommunikation immer noch stark auf E-Mails, obwohl diese isoliert sind.
Laut einer Studie von ClickUp ist die Kommunikation oft isoliert und von den eigentlichen Workflows getrennt. Um Kommunikationsprobleme zu vermeiden, integrieren Sie Messaging in Ihre Workflows mit einer zentralisierten Plattform, die Projektmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation vereint. Probieren Sie ClickUp aus, die App für alles bei der Arbeit.
Schritt 3: Vertragsbedingungen und SLAs aushandeln
Ein großartiges SaaS-tool zu bekommen ist eine Sache – ein gutes Angebot dafür zu bekommen eine andere. Anbieter legen ihre Preise fest, aber das bedeutet nicht, dass sie endgültig sind. Verhandlungen sind der Schlüssel, um bessere Konditionen, flexible Anbieterverträge und Servicegarantien zu erhalten, die Ihnen tatsächlich zugutekommen.
🌟 Hier erfahren Sie, worauf Sie bei Verhandlungen mit SaaS-Anbietern achten sollten:
- *preisflexibilität: Können Sie Rabatte für jährliche Abrechnungen oder Mehrjahresverträge erhalten?
- *skalierbarkeit für Benutzer: Können Sie Plätze ohne Vertragsstrafen erhöhen oder verringern?
- Service Level Agreements (SLAs): Wie hoch ist die garantierte Betriebszeit? Was passiert, wenn sie nicht eingehalten wird?
- Support-Bedingungen: Ist Support mit Priorität enthalten oder kostet er extra?
Verhandlungen über solche Dinge mögen trivial erscheinen, aber langfristig dienen sie einem großen Zweck.
Mit ClickUp Automatisierungen behalten Sie den Überblick über Vertragsverhandlungen. Richten Sie Erinnerungen für Verlängerungsdaten ein, automatisieren Sie die Nachverfolgung mit Anbietern und verfolgen Sie SLAs und Leistungskennzahlen im Laufe der Zeit. So verpassen Sie keine Gelegenheit, Ihre SaaS-KPI-Nachverfolgung neu zu verhandeln und zu optimieren.
Schritt 4: Einführung des Anbieters und Integration des SaaS-Tools
Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, beginnt die eigentliche Arbeit – das Tool reibungslos zum Laufen zu bringen. Ein schlecht durchgeführter Onboarding-Prozess für Anbieter führt zu geringer Akzeptanz, verschwendeten Lizenzen und frustrierten Teams. Wenn Benutzer nicht wissen, wie sie das Tool verwenden sollen, oder es nicht in ihre täglichen Workflows integrieren können, wird es schnell zu einer weiteren Ausgabe, anstatt einen Mehrwert zu bieten.
🌟 Um eine nahtlose Einführung von SaaS-tools zu gewährleisten:
- *definieren Sie Rollen und Berechtigungen für Benutzer: Weisen Sie angemessene Zugriffsebenen zu, um die Sicherheit zu gewährleisten und die Daten zu organisieren
- Schulungen und Dokumentation bereitstellen: Stellen Sie durch strukturierte Sitzungen zur Einarbeitung sicher, dass die Teams wissen, wie sie das Tool effizient nutzen können
- Überwachung der Einführung und Nutzung: Nachverfolgung der Nutzung und Einholung von Feedback, um Engpässe frühzeitig zu beheben
Ein gut geplanter Onboarding-Prozess stellt sicher, dass das Tool ein integraler Bestandteil des Workflows Ihres Teams wird – und nicht ein weiteres vergessenes Abonnement.
📖 Lesen Sie mehr: IaaS vs. PaaS vs. SaaS: Welches Modell ist das richtige?
Schritt 5: Überwachung der Leistung und der Beziehung zum Anbieter
Die regelmäßige Nachverfolgung der Leistung von Anbietern stellt sicher, dass Sie den Wert erhalten, für den Sie bezahlt haben, und hilft Ihnen, Probleme zu erkennen, bevor sie sich auf den Betrieb auswirken.
Bei B2B-SaaS-Unternehmenssoftware ist es von entscheidender Bedeutung, die Anbieter zur Rechenschaft zu ziehen. Mit ClickUp Dashboards können Sie die Einhaltung von SLAs nachverfolgen , die Betriebszeit überwachen und Trends bei der Benutzerakzeptanz im Auge behalten – alles an einem Ort. Wenn ein Anbieter häufig Leistungsgarantien nicht einhält oder keinen zeitnahen Support bietet, ist es möglicherweise an der Zeit, neu zu verhandeln oder nach Alternativen zu suchen.
Mit benutzerdefinierten Dashboards können Sie Nutzungsberichte überwachen, um zu sehen, ob Teams das Tool aktiv nutzen oder ob Lizenzen ungenutzt bleiben. Auch Sicherheitsupdates und Änderungen der Compliance sollten überprüft werden, um sicherzustellen, dass der Anbieter mit den Branchenstandards Schritt hält.
Bonus: Nutzen Sie die Vorlage für die Checkliste zur Lieferantenverwaltung von ClickUp
Wenn Sie sofort loslegen möchten, hat ClickUp genau die richtige Vorlage für Sie. Mit der Vorlage für die Checkliste zur Lieferantenverwaltung von ClickUp können Sie Lieferanten in einer Liste erfassen, Vertragsdetails nachverfolgen, Erinnerungen für Vertragsverlängerungen festlegen und die Einhaltung von Vorschriften überwachen – alles an einem Ort.
Anstatt mit Tabellenkalkulationen oder verstreuten Notizen zu jonglieren, erhalten Sie eine klare, strukturierte Möglichkeit, jeden Aspekt Ihrer Beziehungen zu Anbietern zu verwalten. Mit integrierten Aufgaben können Sie sicherstellen, dass Genehmigungen, Verhandlungen und Leistungsüberprüfungen nicht übersehen werden.
📖 Lesen Sie mehr: Wie unser Team für Qualitätsverbesserung ClickUp nutzt
Best Practices für das SaaS-Anbietermanagement
Hier sind die Best Practices, die Sie für ein effektives SaaS-Lieferantenmanagement befolgen können:
Zentralisieren Sie die SaaS-Beschaffung
Verstreute SaaS-Käufe führen zu verschwendetem Budget, Sicherheitsrisiken und doppelten tools. Ein zentralisierter Beschaffungsprozess bringt Ordnung und Kontrolle.
❌ Sie eliminieren:
- Überlappende Software für die gleiche Aufgabe
- Nicht nachverfolgte Ausgaben in verschiedenen Teams
- Sicherheitsrisiken durch ungeprüfte tools
✅ Ihr Gewinn:
- Bessere Preisgestaltung durch Verhandlungen mit Anbietern
- Übersicht über Verlängerungen und Kündigungen
- Ein optimiertes, sicheres SaaS-Ökosystem
Anstatt dass jedes Team kauft, was es will, stellt ein strukturierter Prozess sicher, dass jedes tool überprüft wird, kosteneffizient und notwendig ist.
Benachrichtigungen für automatische Verlängerungen einrichten
SaaS-Verträge haben die unangenehme Angewohnheit, sich automatisch zu verlängern und Sie in einen weiteren Zyklus von Zahlungen zu verwickeln – selbst für tools, die Sie nicht mehr verwenden.
Wenn Sie die Nachverfolgung nicht im Griff haben, verschwenden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit Geld für Software, die Ihr Team bereits nicht mehr verwendet.
🌟 Bleiben Sie auf dem Laufenden, indem Sie Verlängerungsbenachrichtigungen einrichten. So haben Sie Zeit für:
- Überprüfen Sie, ob das tool noch notwendig ist
- Verhandeln Sie bessere Bedingungen, bevor der Vertrag verlängert wird
- Kündigen Sie Abonnements, die keinen Wert mehr bieten
Das IT-Lieferantenmanagement stellt sicher, dass Sie die Kontrolle über Ihre SaaS-Ausgaben behalten.
🧠 Wussten Sie schon? Untersuchungen zeigen, dass bis zu 30 % der SaaS- Ausgaben aufgrund verpasster und automatischer Verlängerungen verschwendet werden.
Konsolidieren Sie Anbieter, wo immer möglich
Führen Sie eine einfache Überprüfung durch: Verwendet Ihr Marketing-Team ein ähnliches Tool für die Automatisierung wie das, das von der Automatisierung verwendet wird? Wenn der Anwendungsfall derselbe ist, muss das SaaS-Tool anders sein.
Wenn verschiedene Teams unabhängig voneinander SaaS-Käufe tätigen, kommt es schnell zu einer Vielzahl doppelter SaaS-Tools. Die Konsolidierung von Anbietern senkt die Kosten, vereinfacht Workflows und stärkt die Verhandlungsposition.
🌟 Ein einfacher Check kann Ihnen helfen:
- Identifizieren Sie abteilungsübergreifende Überschneidungen
- Standardisieren Sie Software, um die Zusammenarbeit zu verbessern
- Reduzieren Sie die Gemeinkosten für das Lieferantenmanagement
Weniger Duplizierung bedeutet weniger Komplexität – und mehr Wert aus den Tools, die Sie behalten.
Hierfür können Sie ClickUp Brain, den leistungsstarken KI-Assistenten von ClickUp, verwenden. Er kann Ihnen dabei helfen, eine Liste aller SaaS-Tools zu erstellen, die in verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens verwendet werden, damit Sie überlappende Tools identifizieren können.
Setzen Sie einen Workflow für die SaaS-Genehmigung durch
Teams kaufen SaaS-Tools oft ohne Genehmigung der IT- oder Beschaffungsabteilung, was zu Problemen bei der Sicherheit und der Einhaltung von Vorschriften sowie zu unnötigen Ausgaben führt. Ohne einen festgelegten Prozess übernimmt die Schatten-IT die Kontrolle.
🌟 Ein Genehmigungs-Workflow stellt sicher:
- Jedes tool wird auf Sicherheit und Compliance überprüft
- Redundante oder sich überschneidende tools werden nicht hinzugefügt
- Die Beschaffung kann bessere Preise und Vertragsbedingungen aushandeln
Da 65 % der Unternehmen aufgrund von Schatten-IT Datenverluste erleiden, ist die Kontrolle von SaaS-Käufen nicht optional, sondern notwendig. Ein strukturierter Genehmigungsprozess sorgt für die Sicherheit, Kosteneffizienz und Effizienz Ihres Stacks.
📖 Lesen Sie mehr: Wie man den Erfolg von Kunden für SaaS optimiert
Optimieren Sie das SaaS-Anbieter-Management mit ClickUp
Die Verwaltung von SaaS-Anbietern muss nicht chaotisch sein. ClickUp bietet Ihnen einen zentralen Space für die Nachverfolgung von Verträgen, die Überwachung der Anbieterleistung, die Automatisierung von Verlängerungsbenachrichtigungen und die Zusammenarbeit mit Ihrem Team – alles in Echtzeit.
Mit Features wie Dashboards, Aufgabenverwaltung, Automatisierung und Integration können Sie jede Phase des Anbieter-Lebenszyklus optimieren, von der Beschaffung bis zur Verlängerung. Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihre SaaS-Anbieter zu übernehmen? Melden Sie sich bei ClickUp an und beginnen Sie noch heute mit einer intelligenteren Verwaltung.