Microsoft Bookings vs. Calendly: Welches Scheduling tool ist das beste?

Sie jonglieren zwischen aufeinanderfolgenden Meetings und einer immer länger werdenden Liste mit Dingen, die zu erledigen sind. Die Zeit ist knapp und Sie müssen die Terminplanung vereinfachen.

Sie entscheiden sich also für eine intelligente Terminplanungssoftware.

Es versteht sich von selbst, dass Terminplanungssoftware für Fachleute, die ihre Verwaltung des Kalenders optimieren möchten, unverzichtbar ist.

In diesem Artikel vergleichen wir zwei beliebte Kalender-Apps: Microsoft Bookings und Calendly. Außerdem stellen wir Ihnen ein alternatives tool vor, mit dem Sie ganz einfach Termine planen können.

Was ist Microsoft Bookings?

Features von Microsoft Bookings

Wenn Sie bereits Microsoft Office-Tools wie Outlook, Teams und OneDrive verwenden, lässt sich Bookings nahtlos in diese Apps integrieren und verbessert so Ihre Terminplanung. Werfen wir einen Blick auf die herausragenden Features dieses Online-Kalenders:

Funktion Nr. 1: Automatische E-Mail-Erinnerungen und Nachfassaktionen

Microsoft Bookings vereinfacht die Terminverwaltung mit benutzerdefinierten E-Mail-Erinnerungen. Sie können diese so planen, dass sie zwischen 15 Minuten und zwei Wochen vor einem Termin versendet werden, um eine zeitnahe Kommunikation mit Ihren Kunden sicherzustellen.

Nach der Konfiguration versendet Bookings automatisch Erinnerungen, damit Kunden über ihre bevorstehenden Buchungen auf dem Laufenden bleiben.

Microsoft Bookings bietet auch automatisierte E-Mail-Follow-ups. Sie können diese E-Mails so gestalten, dass sie nach einem Termin um Feedback bitten oder Kunden eine Erinnerung an die Vereinbarung ihrer nächsten Sitzung senden.

Feature Nr. 2: Gemeinsame Buchungen

Mit dem Feature „Gemeinsame Buchungen” in Microsoft Bookings können mehrere Mitglieder des Teams Termine in einem einheitlichen System verwalten. Dieses Feature ist ideal für Unternehmen, in denen kundenorientierte Rollen Flexibilität bei der Terminplanung erfordern.

Teams können die Verfügbarkeit ganz einfach über gemeinsame Kalender koordinieren und so sicherstellen, dass Kunden zeitnah bedient werden, ohne dass es zu Terminüberschneidungen kommt.

Das System unterstützt die Nachverfolgung der Verfügbarkeit in Echtzeit, wodurch Doppelbuchungen vermieden werden und das Kundenerlebnis verbessert wird.

Feature Nr. 3: Einrichtung einer Pufferzeit

Für manche Termine benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Zeit für die Vorbereitung, Aufräumarbeiten oder die Fahrt zwischen Meetings. Um dies zu berücksichtigen, bietet Microsoft Bookings ein Pufferzeit-Feature, mit dem Sie Zeit vor, nach oder vor und nach Meetings reservieren können.

Dies gewährleistet einen nahtlosen Übergang zwischen Meetings und verhindert unnötige Verzögerungen für Kunden. Pufferzeiten können auf der Seite „Servicedetails“ in Bookings konfiguriert werden.

Preise für Microsoft Bookings

Was ist Calendly?

Egal, ob Sie als Freiberufler oder Kleinunternehmer Termine für Beratungsgespräche vereinbaren, als Personalvermittler Vorstellungsgespräche organisieren oder als Teamleiter Gruppenereignisse planen – Calendly vereinfacht den Prozess.

Dies ist besonders nützlich, wenn Sie einen gemeinsamen Kalender für mehrere Teilnehmer koordinieren.

Der Prozess der Terminplanung ist intuitiv. Calendly hilft Ihnen dabei, eine personalisierte Buchungsseite einzurichten, diese mit Ihrem Kalender zu synchronisieren und Ihre Zeitzone automatisch zu erkennen. Nach der Konfiguration fügen Sie einfach Ihre verfügbaren Zeitfenster hinzu und können Ihren Link per E-Mail oder Text freigeben.

Die Eingeladenen können den für sie besten Termin auswählen, und Calendly bestätigt automatisch das Meeting und fügt es in die Kalender aller Beteiligten ein.

Features von Calendly

Hier sind einige der beliebtesten Features von Calendly:

Feature Nr. 1: Anpassbare Ereignisse

Mit Calendly können Sie verschiedene Arten von Ereignissen erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Der Free-Plan unterstützt Einzelgespräche, während kostenpflichtige Pläne zusätzliche Features wie Gruppen-, Sammel- oder Round-Robin-Meetings freischalten.

Sie können auch die Anzahl der täglich gebuchten Meetings verwalten und Abstände zwischen den Sitzungen einstellen, um aufeinanderfolgende Meetings zu vermeiden.

Funktion Nr. 2: Automatische Benachrichtigungen

Calendly sendet Ihnen und Ihren Einladungsempfängern eine Bestätigungsseite, wenn diese/Sie ein Meeting planen. Außerdem versendet es vor dem Meeting automatische Erinnerungen per E-Mail oder Text, um No-Shows zu reduzieren.

Sie können die Erinnerungen individuell anpassen und nach dem Meeting Follow-up-Nachrichten versenden, um ein personalisiertes Erlebnis zu schaffen.

Funktion Nr. 3: Zeitsparende Weiterleitungsformulare

Calendly bietet benutzerdefinierte Weiterleitungsformulare, die Kunden anhand ihrer Antworten an die richtige Art von Meeting oder die zuständige Person weiterleiten und so den manuellen Aufwand minimieren.

Feature Nr. 4: Robuste Funktionen für die Sicherheit

Calendly schützt Ihre Daten mit Sicherheitsmaßnahmen auf Enterprise-Niveau, darunter Cloud-Hosting, Firewalls und Verschlüsselung. Es entspricht verschiedenen Datenschutzbestimmungen und gewährleistet so die Sicherheit Ihrer Daten.

Preise für Calendly

Microsoft Bookings vs. Calendly: Vergleich der Features

Sehen wir uns einen detaillierten Vergleich zwischen Calendly und Microsoft Bookings an, wobei wir uns auf die wichtigsten Features, Fähigkeiten und Preise konzentrieren:

Nachdem wir nun wissen, wie die beiden tools im Vergleich abschneiden, stellt sich die Frage, welches tool Sie für Ihre Anforderungen wählen sollten. Das hängt davon ab, was für Sie am wichtigsten ist.

Feature Nr. 1: Benutzerfreundlichkeit

Microsoft Bookings lässt sich nahtlos in Microsoft 365-Produkte integrieren und bietet Benutzern, die Outlook für die Verwaltung von E-Mail und Kalender verwenden, ein nahtloses Erlebnis.

Für Nutzer außerhalb des Microsoft-Ökosystems kann das Setup jedoch verwirrend und unintuitiv sein. Auch die Navigation auf der Plattform kann aufgrund ihrer starken Abhängigkeit von Microsoft-spezifischen Prozessen schwierig sein.

Calendly hingegen ist bekannt für seine übersichtliche, moderne Benutzeroberfläche und das einfach zu befolgende Setup. Das intuitive Design und die anpassbaren Einstellungen sorgen für eine reibungslose Benutzererfahrung, selbst für diejenigen, die nicht tief in ein bestimmtes Ökosystem eingebunden sind.

Durch die Verbindung mehrerer Kalender verschiedener Plattformen wie Google, Microsoft und Apple bietet Calendly einen Vorteil in Sachen Flexibilität.

Feature Nr. 2: Integrationsmöglichkeiten

Microsoft Bookings lässt sich nahtlos in die Microsoft-Toolsuite integrieren, darunter Teams, Outlook und OneDrive, und ist somit ideal für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 verwenden.

Allerdings ist die Integration mit Drittanbieter-Apps eingeschränkter als bei anderen tools.

Calendly bietet hingegen über 100 Integrationen mit anderen Online-Meeting-Tools wie Zoom, Google Kalender und mehr und ist damit eine vielseitige Wahl für Unternehmen, die Tools außerhalb von Microsoft 365 verwenden.

Feature Nr. 3: Erschwinglichkeit

In puncto Preisgestaltung sticht Microsoft Bookings durch seine Erschwinglichkeit deutlich hervor. Mit einem Preis ab nur 7,20 $ pro Benutzer und Monat für das Microsoft 365-Ökosystem bietet es einen hervorragenden Wert, da Sie zusätzlich Zugriff auf die Suite von Apps wie Teams, OneDrive, Outlook, Word, Excel und PowerPoint erhalten.

Calendly kostet ab 12 US-Dollar pro Platz und Monat für Standard-Pläne und 20 US-Dollar pro Platz und Monat für Team-Pläne. Für größere Teams mag dies zwar eine größere Investition sein, dafür bietet es jedoch eine hohe Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit.

Microsoft Bookings vs. Calendly auf Reddit

Wir haben uns auf Reddit umgesehen, um zu erfahren, was die Leute über die beiden Produkte und ihre Angebote denken, und die Meinungen waren in beiden Lagern ziemlich festgefahren.

Ein Reddit-Benutzer hat beispielsweise ausführlich über seine positiven Erfahrungen mit Calendly geschrieben:

Ehrlich gesagt halte ich Calendly für eines der besten, wenn nicht sogar für das beste Produkt, das derzeit auf dem Markt erhältlich ist. Meine Organisation hat zahlende Benutzer, und selbst für 10 bis 15 Dollar pro Monat lohnt es sich aufgrund der Workflow-Automatisierungen, die man vor und nach dem Meeting hinzufügen kann (oder auch nicht).

Andere Reddit-Benutzer sprachen sich jedoch für Microsoft Bookings aus, wobei ein anderer Benutzer erklärte, wie sehr ihm die Plattform geholfen habe:

Wir haben Microsoft Bookings erfolgreich für die Planung von Vorstellungsgesprächen implementiert und damit den Prozess in unserem gesamten Unternehmen optimiert. Dieses tool gleicht die Verfügbarkeit aller Gesprächsteilnehmer mühelos ab. Wir erstellen für jeden Zyklus neue Instanzen. Das Ergebnis? Eine erhebliche Reduzierung des Verwaltungsaufwands, eine Steigerung der Effizienz und eine Vereinfachung der Koordination unserer Vorstellungsgespräche. 👍🏼

Obwohl beide Tools ihre Befürworter hatten, waren sich alle einig, dass die Planung zu vieler Meetings – unabhängig vom verwendeten tool – immer eine Qual ist.

An Tagen, an denen Sie jedoch nicht umhin kommen, ein Meeting nach dem anderen zu planen, sind weder Microsoft Bookings noch Calendly für Ihre Zwecke geeignet. Aber keine Sorge – auch dafür gibt es eine Lösung!

Lernen Sie ClickUp kennen – die beste Alternative zu Microsoft Bookings und Calendly.

Wenn es um die Terminplanung geht, sind Microsoft Bookings und Calendly beliebte Optionen.

Wenn Sie jedoch nach einem Terminplanungstool suchen, das mehr kann als nur Termine verwalten, ist ClickUp möglicherweise die beste Option.

ClickUp ist ein Tool für Projektmanagement, das auch als Software zur Aufgabenplanung verwendet werden kann. Es ermöglicht Teams, Aufgaben, Termine und Verabredungen an einem Ort zu verwalten.

Ob Sie Client-Meetings verwalten, sich mit Ihrem Team abstimmen oder Ihre persönlichen Aufgaben organisieren – ClickUp bietet eine umfassende Lösung, die besser ist als Microsoft Bookings und Calendly.

Hier sind einige zusätzliche Vorteile, durch die sich ClickUp von der Konkurrenz abhebt:

ClickUp's One Up #1: Kalender-Ansicht

ClickUp Kalender-Ansicht ermöglicht eine nahtlose Integration mit Tools wie Google Kalender oder Microsoft Outlook. Es ist perfekt für alle, die nach einer vielseitigen Lösung suchen, um Aufgaben, Termine und Verabredungen an einem Ort zu verwalten.

Die Kalenderansicht von ClickUp bietet einen Bereich an Features, darunter:

Die Kalenderansicht von ClickUp bietet eine Komplettlösung für Projektmanager und Teams, die ihren Workflow in ihre Terminplanung integrieren möchten. Das bedeutet, dass ClickUp eine optimierte Benutzererfahrung bietet, die Aufgabenverwaltung und Kalenderplanung auf eine Weise kombiniert, wie es weder Microsoft Bookings noch Calendly tun.

ClickUp's One Up #2: ClickUp Meetings

Mit ClickUp Meetings können Sie Meetings direkt in Ihren Workflow integrieren – dank einer flexiblen, plattformübergreifenden Lösung, die sich mit verschiedenen Tools wie Google Kalender, Outlook und sogar Microsoft Teams verbinden lässt.

Mit ClickUp Meetings können Sie:

Die Meeting-Funktion von ClickUp wandelt Meeting-Diskussionen sogar automatisch in Aufgaben um. Nach einem Meeting erstellt ClickUp verknüpfte Aufgaben, sodass Sie die Nachverfolgung des Fortschritts und die Verwaltung der Verantwortlichkeiten durchführen können, ohne die Plattform wechseln zu müssen.

ClickUp's One Up #3: Zeitmanagement

Die Zeitmanagement-Tools von ClickUp helfen Ihnen dabei, Ihre Zeit effektiv zu verfolgen, zu verwalten und zu optimieren. Sie können Zeitschätzungen festlegen, den Fortschritt überwachen und Erinnerungen für anstehende Aufgaben erhalten.

Teams können von Workload-Prognosen und anpassbaren Benachrichtigungen profitieren, um Termine und Prioritäten effizient zu verwalten.

Die Zeitmanagement-Funktion von ClickUp ist ein großer Anziehungspunkt für Einzelpersonen oder Teams, die ihre Produktivität steigern möchten. Im Gegensatz zu Microsoft Bookings oder Calendly integriert ClickUp das Zeitmanagement direkt in Projektpläne und Teamaufgaben und hilft Ihnen so, Termine einzuhalten und Aufgaben pünktlich abzuschließen.

Die ClickUp-Kalenderplaner-Vorlage

Darüber hinaus ist die ClickUp-Kalenderplaner-Vorlage ideal für alle, die ihren Tag einfach planen möchten. Sie ist vollständig anpassbar, egal ob Sie Meetings planen, Termine festlegen oder Ereignisse planen möchten.

Diese Vorlage herunterladen

Mit der Vorlage können Sie:

Die Möglichkeit, einen personalisierten Planer zu erstellen, ist ein wesentlicher Vorteil. Mit diesem Feature können Sie einzigartige Workflows erstellen, die speziell auf Ihre Projekte zugeschnitten sind. Im Gegensatz zu Microsoft Bookings oder Calendly bietet ClickUp mit dieser Vorlage eine viel tiefere benutzerdefinierte Anpassung, was es ideal für Teams macht, die nach maßgeschneiderten Lösungen suchen.

ClickUp's One Up #4: Terminplanung mit ClickUp + Calendly-Integration

Mit der Integration von Calendly und ClickUp können Sie Daten aus Calendly in ClickUp-Aufgaben übertragen und automatisch Mitarbeiter zu Meetings hinzufügen. Diese Integration stellt sicher, dass Aufgaben in ClickUp erstellt und aktualisiert werden, sobald neue Meetings in Calendly geplant werden, wodurch sich der manuelle Aufwand reduziert.

Durch die Verknüpfung der Terminplanungsfunktionen von Calendly mit der leistungsstarken Aufgabenverwaltung von ClickUp können Unternehmen einen nahtlosen Workflow schaffen, in dem Meetings, Aufgaben und Teamverantwortlichkeiten synchronisiert sind.

Diese Integration ist ein großer Gewinn für Teams, die Effizienz suchen, ohne zwischen verschiedenen tools hin- und herspringen zu müssen.

Vereinfachen Sie Ihre Meetings mit ClickUp

Terminplanungs-Apps sind heute wichtiger denn je. Die ständig wachsende Zahl von Meetings, die unsere Aufmerksamkeit erfordern, macht tools wie Microsoft Bookings und Calendly unverzichtbar.

Jede Plattform hat ihre Vor- und Nachteile. Microsoft Bookings ist ideal für Teams, die intensiv mit Microsoft 365 arbeiten, da es sich nahtlos in Outlook, Teams und andere Microsoft-Tools integrieren lässt.

Calendly zeichnet sich durch seine vielfältigen Integrationsmöglichkeiten und seine Benutzerfreundlichkeit aus und eignet sich daher hervorragend für Teams, die verschiedene tools verwenden.

Wenn Sie jedoch mehr als nur eine Terminplanungssoftware suchen, ist ClickUp die richtige Wahl. Es kombiniert leistungsstarke Funktionen für Projektmanagement, Aufgabennachverfolgung und Teamzusammenarbeit mit Automatisierungen und KI-gesteuertem Aufgabenmanagement.

ClickUp kann die ideale Tagesplaner-App sein, mit der Sie Ihren Kalender, Ihre Meetings und Ihre gesamte Projektpipeline auf einer einzigen Plattform verwalten können.

Starten Sie noch heute mit ClickUp und verändern Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Meetings, Projekte und Teams verwalten!