Der ultimative Leitfaden zur Verwendung von Symbolen in Prozesskarten

Haben Sie sich schon einmal von einem Bild erleuchten lassen, nachdem Sie sich mit den Details eines Projekts herumgeschlagen hatten? Oder mit einer Visualisierung statt mit seitenlangem Fachchinesisch das Rampenlicht gestohlen?

Es ist erstaunlich, wie ein klares Bild buchstäblich ein klareres Bild malt, nicht wahr?

Diese Wirkung erstreckt sich auch auf die besten Projekte und Prozesse. Eine Prozesskarte bringt Leben und Klarheit in jede Funktion und sogar in die Vision einer Organisation.

Raten Sie mal, was ihre Wirkung noch verstärkt? Die Symbole der Karte.

Diese grundlegenden Elemente heben das visuelle Verständnis auf die nächste Stufe, und die 9.84 Milliarden Dollar die Industrie für Visualisierungstools nickt zustimmend.

Dieser Artikel ist ein umfassender Leitfaden zu Symbolen für Prozesskarten. Wir erklären, was sie sind, stellen spezifische und gängige Prozesskarten-Symbole vor und diskutieren die wichtigsten Typen.

Außerdem stellen wir Ihnen eine Anleitung zur Erstellung von Prozesskarten in sechs Schritten vor und zeigen Ihnen, wie ClickUp, eine Plattform für Projektmanagement, Sie bei der Erstellung einer solchen Karte unterstützen kann.

Was sind Symbole für Prozesskarten?

Prozesskarten-Symbole sind visuelle Elemente, die zur Darstellung verschiedener Schritte, Vorgänge und Entscheidungen innerhalb eines Prozesses verwendet werden. Sie helfen dabei, den Flow eines Prozesses von Anfang bis Ende zu veranschaulichen.

Das primäre Ziel von Prozesskarten-Symbolen ist es, komplexe Abläufe leichter verständlich und analysierbar zu machen. Sie werden häufig im Business, in der Technik und in der Wirtschaft verwendet prozessmanagement um anzugeben, wie Informationen fließen, gespeichert und ausgeführt werden.

Gebräuchliche Symbole für die Prozesskarte

Nachdem Sie nun einen kurzen Überblick über die Symbole der Prozesskarte erhalten haben, finden Sie hier die Standardsymbole prozessabbildung symbole auf der Grundlage ihrer Verwendung.

Datenverarbeitung

Hier finden Sie die wichtigsten Symbole, die anzeigen, wie Daten verarbeitet und organisiert werden:

Datei- und Informationsspeicher

Für die Darstellung des Speichers sind die folgenden Symbole der Prozesskarte zu verwenden:

Verfahren und Betrieb

Die folgenden Symbole auf der Karte zeigen, dass ein Schritt eine Aufgabe, eine Operation oder eine Logik ausführt:

Eingabe und Ausgabe

In jeder Karte muss die Art der Information angegeben werden. Diese Symbole helfen bei der Kommunikation von Eingabe und Ausgabe:

Verzweigung und Kontrolle von Flow-Symbolen

Um Ihrem Geschäft die Richtung des Informationsflusses zu verdeutlichen, sind diese Symbole auf der Karte unerlässlich:

Symbol Glossar

Eine standardisierte Prozesskarte stellt sicher, dass jede Form eine ähnliche Art von Aufgabe oder Vorgang repräsentiert. Das folgende Glossar hilft Ihnen, gängige Formen in einer Prozesskarte und ihre Schlüsselfunktion zu verstehen:

Unterschiedliche Arten von Prozesskarten

Welche Symbole zu verwenden sind, hängt davon ab, welche Arten von Prozesskarten für Ihre Bedürfnisse geeignet sind. Im Folgenden werden sechs Standardtypen von Karten vorgestellt, die für bestimmte Zwecke und Anwendungsfälle geeignet sind:

Detaillierte Prozesskarte

Eine detaillierte Karte bietet eine tiefe Ansicht des Prozesses, einschließlich aller Schritte und Entscheidungen. Sie ist ideal für das Verständnis komplexer Prozesse oder die Identifizierung von Engpässen.

Hier sind die am häufigsten verwendeten Symbole:

• Datenspeichersymbole: Datenbank, Dokument
• Oval: Repräsentiert einen Prozess oder eine Aktivität
• Rechteck: Stellt einen Entscheidungspunkt dar
• Diamant: Stellt eine Eingabe oder Ausgabe dar

Hier sollten Sie eine detaillierte Karte der Prozesse verwenden:

• Durchführen einer Ursachenanalyse
• Verstehen komplexer Prozesse
• Identifizierung von Engpässen und Ineffizienzen
• Detaillierte Verfahren dokumentieren

Prozesskarte auf hoher Ebene

Eine übergeordnete Karte bietet einen großen Überblick über wichtige Meilensteine und Entscheidungspunkte. Sie hilft, den gesamten Flow eines Prozesses zu verstehen oder mit den Beteiligten zu kommunizieren.

Hier sind die häufig verwendeten Symbole für fortgeschrittene Prozesskarten:

• Oval: Repräsentiert einen Prozess oder eine Aktivität
• Rechteck: Stellt einen Entscheidungspunkt dar
• Diamant: Stellt eine Eingabe oder Ausgabe dar

Hier sind die besten Situationen, für die eine Karte auf hoher Ebene geeignet ist:

• Übersicht über den Prozess
• Verstehen des gesamten Prozess Flows
• Kommunikation mit Interessengruppen
• Strategische Planung

Wertstromkarte (VSM)

Ein VSM hilft bei der Identifizierung von Verschwendung und Ineffizienzen innerhalb eines Prozesses, wobei der Flow des Wertes im Mittelpunkt steht. Dieser Ansatz wird häufig in speziellen VSM-Software für die Verbesserung schlanker Prozesse.

Hier sind die Symbole, die an einem VSM beteiligt sind:

• Bestandssymbol: Repräsentiert einen Materialbestand
• Pfeil: Stellt den Flow von Materialien oder Informationen dar
• Dreieck: Steht für eine Verzögerung oder Wartezeit

Ein VSM wird am besten für die folgenden Zwecke eingesetzt:

• Steigerung der Effizienz
• Karte ganzer Abteilungen oder Funktionen
• Identifizierung von Verschwendung und Ineffizienzen
• Verbesserung schlanker Prozesse
• Senkung der Kosten

Swimlanes Prozesskarte

Eine Swimlane-Prozesskarte visualisiert einen Prozess über verschiedene Abteilungen oder Teams hinweg anhand klarer Abschnitte. Diese Abschnitte stehen oft für die Abteilungen oder Funktionen, die für die Aufgabe verantwortlich sind.

Die für die Swimlane typischen Prozesskartensymbole sind horizontale oder vertikale Bänder. Diese Bänder trennen visuell die Zuständigkeiten der verschiedenen Teams, Abteilungen oder beteiligten Personen

Eine Swimlane eignet sich hervorragend für die folgenden Zwecke:

• Analyse von Prozessengpässen
• Verstehen der Eigentümerschaft von Prozessen
• Identifizierung von Übergaben zwischen Abteilungen
• Verbesserung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit

Entscheidungsbaum

Ein Entscheidungsbaum stellt Entscheidungsprozesse und ihre möglichen Ergebnisse dar. Er verzweigt sich wie ein Baum, um dem Leser zu helfen, zu verstehen, was nach der Durchführung einer Aufgabe passieren könnte.

Hier sind die Symbole, um die es hier geht:

• Rechteck: Repräsentiert einen Entscheidungspunkt
• Diamant: Stellt einen zufälligen Knoten dar
• Kreis: Stellt einen Endpunkt dar

Hier sind die besten Situationen, für die ein Entscheidungsbaum geeignet ist:

• Bewertung von Optionen und Konsequenzen
• Entscheidungsfindung
• Risikobewertung
• Planung von Szenarien

Flussdiagramm

Ein Prozessablaufdiagramm konzentriert sich auf die Abfolge der Schritte. Es ist ein einfaches, aber effektives Tool zur Visualisierung von Prozessen.

Hier sind einige der grundlegenden Flussdiagrammsymbole:

• Kreis: Repräsentiert einen Start- oder Endpunkt
• Oval: Stellt einen Prozess oder eine Aktivität dar
• Rechteck: Stellt einen Entscheidungspunkt dar
• Diamant: Stellt einen Eingang oder Ausgang dar

Hier sind die besten Situationen, für die ein Flussdiagramm geeignet ist:

• Prozessanalyse
• Verstehen des Prozessflusses
• Verfahren dokumentieren
• Ausbildungsmodule

Zusätzlich zu diesen Typen gibt es Diagramm-basierte Prozesstypen, wie z.B. Datenflussdiagramme, workflow-Diagramme und kumulative Flow-Diagramme, sind im Projektmanagement auf dem Vormarsch.

Wie man eine Karte mit Symbolen erstellt

Hier finden Sie eine zweiteilige Anleitung zur Erstellung und Analyse von Prozesskarten. ClickUp's process mapping tools können dies 10 Mal einfacher machen.

6 Schritte zur Erstellung einer Prozesskarte mit Symbolen

Hier sind die sechs Schritte, die Sie für eine effektive Karte befolgen müssen:

Schritt 1: Definieren Sie den Umfang und die Vorgehensweise

Der erste Schritt besteht darin, die Beteiligten einzubeziehen und den Schwerpunkt und die Vorgehensweise der Karte festzulegen.

Zu erledigen ist dies in zwei Schritten:

• Identifizieren Sie das Projekt oder die Funktion, die im Mittelpunkt stehen soll
• Berufen Sie ein Meeting des Lenkungsausschusses mit Ihren Stakeholdern ein
• Notieren Sie die Erwartungen, z. B. wie das Projekt dargestellt werden soll und welche Informationen es liefern soll

Das hört sich umfangreich an, aber ClickUp bietet zahlreiche Tools zur Visualisierung an, die dabei helfen, den Umfang und die Vorgehensweise bereits im ersten Meeting festzulegen. ClickUp Whiteboards sind kollaborative digitale Leinwände, die sich ideal für das Brainstorming und die Visualisierung von Ideen eignen. Bei der Definition der Absichten, Erwartungen und Bedürfnisse eines Projekts oder einer Prozesskarte, liefert dieses Tool immer Ergebnisse.

mit ClickUp Whiteboards können Sie mühelos die Eingaben Ihrer Stakeholder abbilden und deren Erwartungen an die Karte dokumentieren

Hier sehen Sie, wie ClickUp Whiteboards dabei helfen, den Umfang und die Vorgehensweise einer Prozesskarte in einem Meeting mit den Stakeholdern zu definieren:

• Brainstorming in Echtzeit, indem Sie Notizen, Formen und Zeichnungen direkt auf dem Whiteboard hinzufügen
• Transparente Aufzeichnung der Ergebnisse des Meetings zur Prozesskarte und der getroffenen Entscheidungen mit Versions- und Beitragsdaten
• Verbinden Sie das tool mit Aufgabenmanagement, ClickUp und anderen Projektelementen, um nahtlos zum nächsten Schritt überzugehen

Schritt 2: Dokumentieren der Schritte

Nachdem die Erwartungen geklärt sind, müssen die Funktionsleiter im nächsten Schritt jeden Schritt, den Bearbeitungsprozess und die Methodik dokumentieren.

Dies erfordert ein umfangreiches Brainstorming, Kartenerstellung und Freigeben. ClickUp erleichtert dies mit einem speziellen Satz von Brainstorming- und Visualisierungstools.

mit ClickUp Mind Maps wandeln Sie die Erwartungen Ihrer Stakeholder nahtlos in klare Prozessschritte um ClickUp Mindmaps ist ein visuelles tool für das Brainstorming, die Organisation von Ideen und die Herstellung von Verbindungen zwischen Konzepten. Wenn Sie den Umfang und die Herangehensweise eingestellt haben, transformiert dieses tool die Art und Weise, wie Sie jeden Schritt und jede Operation dokumentieren und verbinden

Hier sind einige Features von ClickUp Mindmaps, die eine detaillierte Dokumentation von Prozesskarten erleichtern:

• Ermöglicht es Ihnen, das Erscheinungsbild anzupassen und zwischen Prozessschritten, Entscheidungen oder anderen Elementen zu differenzieren
• Vereinfacht die Auswahl von Symbolen durch den Zugriff auf eine Bibliothek von Standard-Flussdiagrammsymbolen
• Visualisieren Sie den Flow zwischen Aufgaben und Schritten mit dem eingebauten Feature der Punktverbindung. Das Tool verfügt außerdem über eine Option zur Neuausrichtung des Layouts, mit der Elemente neu ausgerichtet und verwirrende Überschneidungen automatisch entfernt werden

Trotz dieser großartigen Tools kann die Erstellung einer benutzerdefinierten Lösung von Grund auf zeitaufwändig sein. Aus diesem Grund können Sie auf verschiedene ClickUp Vorlagen zugreifen, die sofort einsatzbereit und leicht anpassbar sind.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp's Whiteboard-Vorlage für Prozesskarten

Die ClickUp Prozess Karte Whiteboard Vorlage ist der ideale Rahmen für die kollaborative Abbildung und Dokumentation von Prozessen. Seine grundlegende und dennoch visuell auffällige Struktur stellt sicher, dass alle Beobachtungen zu einer klaren und organisierten Visualisierung führen.

Hier sind einige Features, die eine nahtlose Dokumentation und Visualisierung von Schritten ermöglichen:

• Ermöglicht es Ihnen, Schritte und Verbindungen mühelos anzuordnen. Dies macht die Auswahl von Symbolen für die Prozesskarte einfach
• Hilft beim einfachen Erfassen von Details und Schrittbeschreibungen mit umfangreichen Textformatierungs-Features wie Bannern, Schriftarten und Hervorhebungen
• Ermöglicht Teams die gemeinsame Erstellung und Verfeinerung von Prozesskarten mit kollaborativen Features wie Echtzeitaktualisierung und Sofortkommentierung

Schritt 3: Auswahl und Karte der Symbole

Sobald die Schritte und Prozesse definiert sind, müssen Sie festlegen, welche Symbole gelten

Im Folgenden finden Sie einige Schlüssel, die Sie bei der Auswahl der Symbole für Ihre Karte beachten sollten:

• Die Art und Funktion des Prozesses
• Welche Schritte folgen nach dem ersten Schritt?
• Schlüssel für die Beschreibung des Prozesses

Mit den Symbolen für die Prozessabbildung, die jedem Schritt zugeordnet sind, lassen sie sich nahtlos zu einer Prozesskarte zusammenfügen.

Schritt 4: Standardisierung mit einer Vorlage

Projekte, logische Lösungen und Abteilungen neigen dazu, zahlreiche, aber ähnliche Prozesse zu haben. Sobald Ihre Karte fertig ist, standardisieren Sie sie als Vorlage. Diese wird zu Ihrer Referenz für die schnelle Erstellung neuer Prozesskarten

ClickUp hat mehrere frameworks für die Prozessabbildung , wie zum Beispiel die ClickUp Prozess Flussdiagramm Vorlage und verschiedene andere vorlagen für die Abbildung von Wertströmen , um Ihren Erstellungsprozess zu optimieren.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp-Vorlage für die Prozessabbildung

Wenn Sie auf der Suche nach einem Rahmenwerk sind, das sich leicht an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen lässt, ist die ClickUp Vorlage für die Prozessabbildung ist Ihre ideale Lösung. Von der Erstellung von Workflows bis zur Zusammenarbeit im Team - mit dieser Vorlage können Sie alles visualisieren.

Im Folgenden finden Sie einige Features, die die Kapazität von /%href hervorheben, Ihre standardisierte Lösung zu werden:

• Ermöglicht Teams die Zusammenarbeit in Echtzeit und macht Prozessverbesserungen mühelos möglich
• Verbindung von mehr als 1000 Tools mitClickUp Integrationen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie über die neuesten Daten verfügen, um die von Ihnen ausgewählten Prozesskartensymbole zu unterstützen
• Sparen Sie Zeit bei der Erstellung Ihrer Standard-Prozesskarte dank der benutzerfreundlichen Oberfläche, der umfangreichen Bibliothek mit Prozesskartensymbolen und den schnellen Einstellungen per Drag-and-Drop

Schritt 5: Optimieren und automatisieren

Auch wenn Sie alle Ihre Business-Prozesse auf Karten abgebildet haben, können sie sich ändern. Die Optimierung und Automatisierung Ihrer Karten hilft Ihnen dabei, diese bei jeder Änderung auf dem neuesten Stand zu halten. Dies ist besonders hilfreich bei der Prüfung neuer Herausforderungen oder der horizontalen Einführung von Verbesserungen.

Dieser Schritt erfordert in der Regel die Einführung von Technologie und fortschrittlichen Tools. Dies führt oft zu finanziellen und kompetenzbezogenen Herausforderungen. ClickUp vereinfacht all dies mit seinem speziellen KI-Plattform-Tool.

gewinnen Sie nahtlos Erkenntnisse und verbinden Sie Ihre Arbeit mit ClickUp Brain_ ClickUp Gehirn ist das in ClickUp integrierte KI-Tool, das die Automatisierung vorantreibt und tiefgreifende Dateneinblicke liefert. Wenn es in Ihre Prozesskarten integriert wird, vereinfacht es die Erstellung und hilft, Ihre Visualisierungen auf dem neuesten Stand zu halten.

Hier sind einige Vorteile von ClickUp Brain in Prozesskarten:

• Optimierttechniken zur Prozessabbildung durch Automatisierung von Aufgaben und Befehle in natürlicher Sprache
• Erzeugt eine Vorschau inprozessmodellierung mit seinen fortschrittlichen Algorithmen
• Schlägt die besten Schritte und Vorgehensweisen vor
• Ermöglicht Zusammenarbeit in Echtzeit und analysiert Workflows, um Ineffizienzen zu erkennen
• Macht die Aktualisierung der Karte durch sofortige Zusammenfassungen und Einblicke in die Veränderung Ihrer Geschäftsprozesse übersichtlich

Beispiel für die Analyse einer Prozesskarte

der Prozess der Kapazitätsplanung bei neuen Kundenprojekten wird als Flussdiagramm dargestellt

Nachdem Sie nun wissen, wie man einen Prozess erstellt, lassen Sie uns ein Beispiel analysieren und interpretieren.

Schritt 1: Definieren Sie den Typ der Prozesskarte

Wir haben ein Flowchart mit einem logischen Flow, Entscheidungselementen und Nachbearbeitungsschleifen erstellt.

Die Bestimmung des Typs der Prozesskarte hilft bei der Aufschlüsselung, wie sie zu lesen ist.

Schritt 2: Identifizieren Sie den Zweck

Diese Karte zeigt, wie Vertriebs- und Logistikteams mit der Prognose einer erhöhten Kundennachfrage umgehen sollten. Sie skizziert die Schritte, die mit der Überprüfung der Nachfrage, der Kundenkommunikation und der Arbeit zur Erhöhung der Kapazität verbunden sind.

Schritt 3: Notieren Sie Ihre Beobachtungen und Interpretationen

Nachdem Sie Schritt für Schritt vorgegangen sind, ist es wichtig, dass Sie sich Notizen machen, was Sie verstanden haben.

Hier ist eine Analyse des Beispiels für ein Flussdiagramm:

• Der Prozess beginnt damit, dass der Kunde langfristige Prognosen mitteilt, die ein erhöhtes Volumen zeigen
• Das Vertriebsteam prüft den Bedarf und arbeitet, falls er bestätigt wird, mit dem Kunden zusammen, um die neuen Anforderungen und ihre Auswirkungen zu dokumentieren
• Das Logistik Team bestimmt die Strategie und die Auswirkungen auf die eigenen Abläufe
• Bei Kapazitätsengpässen prüft das Team Optionen wie die Nutzung latenter Maschinenkapazitäten oder die Implementierung von Kapazitätserhöhungen
• Die Kommunikation mit dem Kunden wird während des gesamten Prozesses aufrechterhalten, um die Abstimmung und das Management der Erwartungen sicherzustellen
• Der Prozess umfasst eine Überarbeitungsschleife, in der neue Strategien zur Erhöhung der Kapazität entwickelt werden, bis keine Option mehr machbar ist. Dies zeigt auch, dass Anpassungen aufgrund von Kundenfeedback oder sich verändernden Umständen erforderlich sein könnten

Die Vorteile der Verwendung von Symbolen in Prozesskarten

Jetzt wissen Sie, wie man eine Prozesskarte mit Symbolen erstellt. Lassen Sie uns zeigen, wie sie Ihr Geschäft verändert. Hier sind fünf Vorteile der Verwendung von Symbolen in der Prozesskarte:

Verbessert Klarheit und Verständnis

Prozesskarten-Symbole dienen der Vereinfachung eines komplexen Prozesses. Mit einem standardisierten Satz von Symbolen ist der Informationsfluss schnell und effektiv. Dadurch wird der Flow des Prozesses auch für Beteiligte ohne technisches Fachwissen leicht verständlich.

Die verbesserte Visualisierung hilft Teams auch, potenzielle Verbesserungsbereiche zu erkennen.

Verbessert Kommunikation und Zusammenarbeit

Symbole in Prozesskarten sind eine eigene Sprache. Wenn Sie Ihre Prozesse in einer gemeinsamen Sprache visualisieren, fördert dies die Kommunikation und das Verständnis. Die richtigen Symbole vereinfachen auch Diskussionen und erleichtern eine effiziente Teamarbeit.

Steigert die Prozesseffizienz

Einer der Hauptgründe für die Einführung von Prozesskarten in Geschäften ist die Verbesserung ihrer Abläufe.

Symbole auf Prozesskarten zeigen effizient Engpässe, Redundanzen und Ineffizienzen in Ihren Prozessen auf. Dies führt zu folgenden Ergebnissen gestraffte Workflows und allgemeine Effizienz.

Erleichtert die Entscheidungsfindung

Eine Karte mit den richtigen Symbolen erleichtert die Bewertung verschiedener Optionen. Dieser datengesteuerte und logische Ansatz ist entscheidend für die Verbesserung der Entscheidungsgenauigkeit.

Durch die Visualisierung der möglichen Ergebnisse verschiedener Entscheidungen können Sie die beste Vorgehensweise ermitteln und kostspielige Fehler vermeiden.

Fördert die Verantwortlichkeit

Symbole auf Prozesskarten verdeutlichen, wer für die einzelnen Maßnahmen oder Schritte verantwortlich ist. Sie vereinfachen auch die Delegation von Aufgaben und steigern die Leistung, indem sie die Mitarbeiter über ihren Arbeitsbereich informieren.

Geschäftsprozesse optimieren mit ClickUp

Während Prozesskarten den komplexen Abläufen eines Geschäfts einen Sinn geben, sind Prozesskartensymbole der Schlüssel zur Vereinfachung der komplexen Abläufe und zur Verbesserung der Effizienz. Das Wissen um die Verwendung einer Prozesskarte ist entscheidend für die Erleichterung von Kommunikation, Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung,

Mit dem umfassenden Leitfaden und den Standardbeispielen für Prozesskarten-Symbole, die wir behandelt haben, sind Sie fast bereit, Ihre Produktivität zu steigern.

Jetzt müssen Sie sich nur noch für ClickUp und seinen umfangreichen Bereich an Tools entscheiden, um Ihre Prozesskarte zu optimieren. So, melden Sie sich bei ClickUp an um es auszuprobieren!