Einsatz von Prozessmapping-Techniken zur Steigerung der Unternehmenseffizienz
Projektmanagement

Einsatz von Prozessmapping-Techniken zur Steigerung der Unternehmenseffizienz

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Menschen vor der Erfindung von Karten navigiert haben? Mit Hilfe der Position der Sonne und der Sterne.

Wenn Sie mitten im Projekt das Gefühl haben, Sterne zu sehen, brauchen Sie eine Karte – eine Prozesskarte. Sehen wir uns einige Techniken zur Prozessabbildung an und wie Sie diese zur Verbesserung der Effizienz des Geschäfts einsetzen können.

Was sind Prozessabbildungstechniken?

Prozessabbildungstechniken sind systematische Ansätze, mit denen die Schritte eines Geschäftsprozesses visuell dokumentiert, analysiert und verbessert werden können. Es gibt verschiedene Prozessabbildungstechniken, wie z. B. Workflow-Diagramme, Datenflussdiagramme, Geschäftsprozessmodellierungsnotationen, SIPOC-Diagramme usw. Bevor wir uns mit den Details befassen, wollen wir uns zunächst mit den Grundlagen vertraut machen.

Was ist Geschäftsprozessabbildung?

Die Prozessabbildung in Unternehmen ist die visuelle Darstellung der Abfolge von Schritten, die zu einem beliebigen Geschäftsprozess gehören. Sie liefert ein konsolidiertes Bild eines Prozesses von Anfang bis Ende.

Die einfachste Technik zur Prozessabbildung ist ein Flussdiagramm, das die Abfolge von Aktionen oder Schritten eines Prozesses grafisch darstellt. Das Prozessflussdiagramm für die Bearbeitung einer Kundenbeschwerde könnte beispielsweise so aussehen.

Kundenbeschwerde erhalten > Beschwerde bewerten > Priorität festlegen > Kundendienstmitarbeiter zuweisen > Beschwerde lösen > Ticket schließen > Feedback einholen.

Was beinhaltet eine Prozessdarstellung?

Typische Prozesskarten umfassen Folgendes.

  • Aktionen, die Benutzer ausführen, um einen Prozess voranzutreiben
  • Entscheidungspunkte, an denen Benutzer über das weitere Vorgehen entscheiden
  • Richtung des Flows basierend auf Entscheidungen
  • Start- und Endpunkte, die den Beginn und das Ende des Prozesses kennzeichnen

Je nach Komplexität Ihres Projekts können noch weitere Komponenten hinzukommen, aber diese vier bilden die Grundlage.

Wie unterscheidet sich Prozessabbildung von Geschäftsprozessmodellierung?

Obwohl die beiden Begriffe ähnlich klingen und sich teilweise überschneiden, unterscheidet sich die Prozessabbildung von der Prozessmodellierung.

Die Geschäftsprozessmodellierung ist ein quantitativer und datengestützter Ansatz zur Darstellung komplexer Prozesse, während die Prozessabbildung eine qualitative Ansicht darauf darstellt, wie die Beteiligten ihre Prozesse wahrnehmen.

Darüber hinaus ist die Modellierung in der Regel detailliert und umfassend und betrachtet den Prozess aus verschiedenen Perspektiven, während die Karte im Allgemeinen einfacher ist und sich auf die Abfolge der Aktivitäten konzentriert.

Die Prozessabbildung bildet die Grundlage für das Verständnis der aktuellen Prozesse und der Vorstellungen der einzelnen Beteiligten, wie diese aussehen sollten. Dies bietet mehrere Vorteile.

Bedeutung und Vorteile von Techniken zur Abbildung von Geschäftsprozessen

Die Abbildung von Geschäftsprozessen kann mit verschiedenen Techniken erfolgen, die jeweils für bestimmte Zwecke geeignet sind. Unabhängig davon, für welchen Weg Sie sich entscheiden, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen.

Bessere Sichtbarkeit: Die Prozessabbildung macht deutlich, wie Prozesse innerhalb eines Unternehmens funktionieren. So weiß jeder, was zu erwarten ist.

Wenn beispielsweise vom leitenden Entwickler erwartet wird, dass er unmittelbar nach Fertigstellung der Programmierung eine Codeüberprüfung durchführt, wird dies durch die Prozessabbildung für beide Seiten klar ersichtlich.

Identifizieren von Ineffizienzen: Im Geschäftsprozessmanagement identifizieren Karten Ineffizienzen, Redundanzen und Engpässe in den Prozessen.

Wenn beispielsweise eine Karte für den Beschaffungsprozess mehrere Genehmigungen für Routinekäufe zeigt, könnte das Unternehmen diesen Prozess rationalisieren, indem es höhere Schwellenwerte für die Überprüfung durch das Management festlegt und so die Beschaffungsprozesse beschleunigt.

Optimierung der Kommunikation: Gute Prozessabbildungs-Tools decken Kommunikationslücken oder Redundanzen aufgrund mangelnden Informationsflows auf. Sie können diese Daten nutzen, um bessere Kommunikationsprotokolle festzulegen.

Mitarbeiterzufriedenheit: Wenn Team-Mitglieder die Schritte vor und nach ihrer Arbeit kennen, sind sie eher bereit, sich Gedanken über ihre Arbeitsergebnisse zu machen. Wenn beispielsweise der Business Analyst weiß, dass das Feature getestet wird, schreibt er klarere User Stories und Akzeptanzkriterien.

Automatisierung: Dies ist der wichtigste Vorteil. Prozessabbildung ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch:

  • Darstellung des Prozessflows und der Abfolge der Schritte
  • Identifizieren von Abhängigkeiten und Überschneidungen
  • Berechnung von Zeit und Aufwand für jeden Schritt
  • Messung der Auswirkungen eines Schritts auf den nächsten
  • Schritte in einer wiederholbaren und automatisierbaren Abfolge organisieren

Mit all diesen Informationen können Unternehmen Prozesse intelligent automatisieren, sodass sich die Teammitglieder auf strategischere Aktivitäten konzentrieren können.

Nachdem wir nun die Theorie der Geschäftsprozessabbildung behandelt haben, wollen wir uns mit der Praxis befassen. Hier sind die wichtigsten Techniken zur Geschäftsprozessabbildung, die Sie heute auf Ihre Bedürfnisse anwenden können.

Techniken zur Abbildung von Geschäftsprozessen

Je nach Art Ihres Prozesses, seiner Komplexität, den beteiligten Stakeholdern, seinen Auswirkungen auf das Geschäft usw. können Sie aus mehreren fortschrittlichen Techniken zur Prozessabbildung wählen. Hier stellen wir Ihnen die wichtigsten vor.

1. Workflow-Techniken

Ein Workflow ist eine Abfolge von Schritten, die Menschen oder Maschinen ausführen, um eine Aufgabe abzuschließen oder ein Ziel zu erreichen. Dies kann einfach sein, wie beispielsweise Geld von einem Geldautomaten abzuheben, oder komplex, wie beispielsweise ein Smartphone zusammenzubauen.

Workflow-basierte Techniken zur Abbildung von Geschäftsprozessen können für den gesamten Prozess verwendet werden, unabhängig davon, wie komplex dieser ist. Unternehmen nutzen diese Technik auch, um den Workflow von Arbeitsabläufen abzubilden.

Beispielsweise könnte das Entwicklungsteam einen Programmier-Workflow haben. Das Engineering-Team könnte einen Bereitstellungs-Workflow haben, der mit dem Programmier-Workflow verbunden ist. Das DevOps-Team könnte einen Anwendungswartungs-Workflow haben, der beide umfasst.

So können Sie Workflow-Techniken zur Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse einsetzen.

Workflow-Typ identifizieren

Es gibt vier Arten von Workflows. Beginnen Sie mit der Prozessabbildung in Ihrem Unternehmen, indem Sie zunächst feststellen, um welche Art von Prozess es sich handelt.

Sequenziell: In sequenziellen Workflows werden Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge nacheinander ausgeführt. Nehmen wir das Beispiel der Geldabhebung an einem Geldautomaten: Sie führen die Schritte in einer bestimmten Reihenfolge aus, vom Einstecken Ihrer Karte bis zum Zurücknehmen Ihrer Karte.

Zustandsmaschine: Bei Zustandsmaschine-Workflows geht der Prozess hin und her. Bei der Entwicklung der Benutzererfahrung für eine mobile App führen Sie beispielsweise möglicherweise mehrere Benutzertests und Untersuchungen durch, bevor Sie das endgültige Design festlegen.

Regelbasiert: Hierbei handelt es sich um Wenn-Dann-Workflows, die jedoch nicht ganz so einfach sind. Einige Entscheidungen können mehrere Optionen haben, die jeweils zu mehreren Flows führen.

Parallel: Bei einem parallelen Workflow finden die Prozesse/Aufgaben gleichzeitig statt. Lean Manufacturing umfasst mehrere parallele Workflows.

Erkennen Sie verschiedene Komponenten

Jeder Workflow umfasst verschiedene Komponenten, wie zum Beispiel:

  • Aufgaben: Jeder Schritt/jede Aktivität, der/die im Workflow ausgeführt wird.
  • Beziehungen: Abhängigkeiten und Verbindungen zwischen den Aufgaben im Workflow
  • Rollen: Wer ist für die einzelnen Aufgaben verantwortlich (dies müssen nicht unbedingt Einzelpersonen sein, es können auch Rollen wie Projektmanager, Entwickler usw. sein).
  • Richtung: Flow der Informationen (dies ist besonders bei Zustandsmaschinen-Workflows von entscheidender Bedeutung)
  • SOPs: Standardarbeitsanweisungen für Aufgaben innerhalb des Workflows

Nehmen Sie all diese Details in die Dokumentation des Workflows auf .

Erstellen Sie ein Workflow-Diagramm

Erstellen Sie anhand der verschiedenen Komponenten Ihres Prozesses ein Workflow-Diagramm, in dem Sie die Aufgaben, die dafür zuständigen Personen, die Reihenfolge und die Standards festhalten. Hier finden Sie einige Beispiele für Workflow-Diagramme als Inspiration.

ClickUp-Workflow-Diagramm
Erstellen Sie mit ClickUp Workflow-Diagramme für Ihre geschäftlichen Anforderungen.

2. Datenflussdiagramme

Während es bei Workflows um Aktionen/Aktivitäten geht, dreht sich beim Datenflow alles um Informationen. Datenflow-Diagramme veranschaulichen, wie Daten durch einen Prozess von der Eingabe zur Ausgabe gelangen, und heben dabei die Quellen, Ziele, Speicherorte und Pfade hervor.

Sie helfen bei der Abbildung von Informationssystemen und sind daher besonders nützlich für Software und datenintensive Prozesse.

Datenflussdiagramm
Datenflussdiagramm (Quelle: Wikimedia Commons )

Verwenden Sie die folgenden Komponenten, um ein Datenflussdiagramm zu zeichnen.

  • Kreise oder abgerundete Rechtecke für Prozesse, die zeigen, wie Daten innerhalb des Systems transformiert werden.
  • Offene Rechtecke oder Linien für Datenspeicher wie Dateien, Datenbanken oder Lagerhäuser
  • Quadrate oder Rechtecke für externe Entitäten wie Datenquellen oder Ziele außerhalb der Systemgrenze
  • Pfeile für den Flow der Daten, die Prozesse, Datenspeicher und externe Einheiten verbinden

Bei der Verwendung von Datenflussdiagrammen ist zu beachten, dass es keinen Kontrollfluss gibt. Das bedeutet, dass dieses Diagramm keine Flüsse mit Bedingungen, Entscheidungsregeln oder Schleifen enthält. Diese können als Flussdiagramme dargestellt werden, die mit dem Datenflussdiagramm verbunden sind.

3. Geschäftsprozessmodell und -notation (BPMN)

Ein Geschäftsprozessmodell und eine Notation sind eine Reihe von Richtlinien für die Erstellung einer grafischen Darstellung von Prozessen in einer Organisation. Sie bieten eine umfassende Reihe von Symbolen und Notationen, die für alle Beteiligten im Unternehmen leicht verständlich sind.

Geschäftsprozessmodell und -notation
Geschäftsprozessmodell und -notation (Quelle: Wikimedia Commons )

BPNM eignet sich am besten für Prozesse, die von technischen Teams, Business-Analysten, Führungskräften und Clients verstanden werden müssen. Hier finden Sie die empfohlenen Notationen und wie Sie diese verwenden können.

Identifizieren Sie Ihre Flow-Objekte: Diese stehen für Aufgaben, Ereignisse oder Arbeiten, die im Rahmen des Prozesses ausgeführt werden. Ein Aufgabenknoten könnte beispielsweise die Überprüfung des Guthabens eines Kunden in einem Order-to-Cash-Prozess darstellen.

Zeichnen Sie die Objekte der Verbindung: Diese stellen den Informations- oder Aktionsflow dar – eine durchgezogene Linie mit durchgezogenen Pfeilspitzen führt von einer Aktivität zur nächsten. Gepunktete Linien stellen den Nachrichtenflow oder die Assoziation dar.

In Swimlanes organisieren: Diese beziehen sich auf Kategorien oder Stakeholder, die die verschiedenen Aufgaben im Prozess ausführen. In einem Rechnungsbearbeitungssystem können die Aufgaben beispielsweise in Lanes für Lieferanten, Kunden, Finanzteams, Vertriebsteams usw. unterteilt werden. Als Beispiel kann man sagen, dass die Aufgaben in Lanes für Lieferanten, Kunden, Finanzteams, Vertriebsteams usw. unterteilt werden.

ClickUp Swimlane-Flussdiagramm
ClickUps Swimlane-Diagramm-Flussdiagramm für Ihre Prozessabbildung

Verwenden Sie Artefakte: Zeigen Sie, wie Daten von Aktivitäten benötigt oder erzeugt werden. Ein Datenobjekt kann beispielsweise eine Bestellung sein, die erstellt und dann in verschiedenen Schritten aktualisiert wird.

Bonus: Erfahren Sie mehr über KI-Prozessabbildung!

4. Diagramme in der einheitlichen Modellierungssprache (UML)

Unified Modeling Language (UML) ist eine Modellierungssprache, die zur Visualisierung des Designs eines Systems verwendet wird. UML wird in der Softwareentwicklung häufig eingesetzt, um die Strukturen und Verhaltensweisen verschiedener Komponenten darzustellen.

Obwohl es so genannt wird, handelt es sich nicht um eine Programmiersprache, sondern um eine Reihe von Richtlinien und Vokabeln zur Visualisierung von Systemen. Jedes UML-Diagramm konzentriert sich auf einen anderen Aspekt des Systems, wodurch es für die Beteiligten einfacher wird, komplexe Software-Designs zu verstehen.

Verwenden Sie beim Mapping von Geschäftsprozessen die für Sie geeignete UML-Art. Es gibt zwei Kategorien innerhalb der UMLs.

Strukturdiagramme

Strukturdiagramme eignen sich am besten für die statischen Aspekte eines Systems, wie beispielsweise die Struktur des Codes, einschließlich der Komponenten, Klassen, Objekte und deren Anordnung.

Ein Klassendiagramm für eine Social-Media-Plattform könnte beispielsweise detailliert darstellen, wie Benutzerprofile, Beiträge, Kommentare und Nachrichten strukturiert und miteinander verknüpft sind.

Verhaltensdiagramme

Verhaltensdiagramme eignen sich am besten für die dynamischen Aspekte eines Systems und veranschaulichen, wie die Elemente innerhalb des Systems interagieren und sich im Laufe der Zeit verändern. Diese Diagramme zeigen den Flow der Kontrolle von einer Aktivität zur nächsten, die Interaktionen zwischen Objekten und die Reaktionen des Systems auf Ereignisse.

Ein Sequenzdiagramm für ein System zur Nachverfolgung von Bugs könnte beispielsweise den Prozess der Berichterstellung veranschaulichen, einschließlich der Interaktionen zwischen dem Benutzer, der Systemschnittstelle und der Datenbank, und dabei hervorheben, wie das System auf Benutzeraktionen und Systemereignisse reagiert.

5. SIPOC-Diagramme

SIPOC steht für Suppliers (Lieferanten), Inputs (Eingaben), Processes (Prozesse), Outputs (Ausgaben) und Customers (Kunden). Es handelt sich um ein tool, das in der Fertigung, im Einzelhandel, in der Lieferkette und in verwandten Branchen verwendet wird, um eine allgemeine Übersicht über Prozesse zu erstellen.

SIPOC-Diagramme eignen sich am besten, um eine Ansicht der Geschäftslage zu erhalten. Sie decken den gesamten Prozess ab, einschließlich:

  • Lieferanten , die die für den Prozess erforderlichen Inputs bereitstellen und entweder intern in Ihrem Unternehmen oder externe Anbieter sein können.
  • Inputs, einschließlich der Materialien, Informationen oder Ressourcen, die zur Ausführung des Prozesses benötigt werden
  • Prozess und die übergeordneten Aktivitäten, die Input in Output umwandeln. SIPOC-Diagramme bestehen in der Regel aus 5 bis 7 Schritten, um Einfachheit und Klarheit zu gewährleisten.
  • Outputs, wie z. B. die Produkte, Dienstleistungen oder Informationen, die der Prozess generiert
  • Kunden, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Geschäfts

Mit jeder dieser Techniken können Sie von den Vorteilen optimierter Geschäftsprozesse, Optimierung und Automatisierung profitieren. Unabhängig davon, welche Sie verwenden, erfahren Sie hier, wie Sie eine effiziente Karte des Geschäftsprozesses erstellen.

So erstellen Sie eine effiziente Geschäftsprozesskarte

Um eine Prozessabbildung zu erstellen, benötigen Sie Recherche, Klarheit und ein speziell dafür entwickeltes tool wie ClickUp. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie damit Ihre Prozesse abbilden können.

Definieren Sie den Umfang und die Ziele

Jeder Prozess umfasst mehrere Schritte. Um den Prozess effektiv abzubilden, müssen Sie seinen Umfang, den erforderlichen Detaillierungsgrad und das gewünschte Ziel definieren. Wenn Sie beispielsweise den Beschaffungsprozess abbilden, kann der Umfang den gesamten Prozess oder nur einen Teil davon umfassen, wie beispielsweise die Auswahl der Lieferanten.

Eine gute Software zur Wertstromanalyse kann Ihnen dabei helfen, den erforderlichen Detaillierungsgrad zu ermitteln. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, verwenden Sie ClickUp Docs für die Prozessdokumentation, einschließlich des Umfangs und der Leitlinien für Ihren Aufwand.

Daten sammeln

Sammeln Sie alle notwendigen Informationen über den Prozess, einschließlich der Schritte, Aufgaben, Eingaben, Ausgaben, Entscheidungspunkte und beteiligten Rollen.

Interviews mit Team-Mitgliedern und Stakeholdern sind eine gute Möglichkeit, diese Informationen zu sammeln. Sie können auch ClickUp-Formulare verwenden, um Stakeholder zu befragen und gezielte Daten zu sammeln.

ClickUp-Formulare
Erfassen Sie Antworten für schnelle Maßnahmen mit ClickUp-Formularen.

Start- und Endpunkte identifizieren

Definieren Sie klar, wo der Prozess beginnt und endet. Dadurch werden die Grenzen Ihrer detaillierten Prozessabbildung festgelegt und sichergestellt, dass alle relevanten Aktivitäten berücksichtigt werden.

Im Beispiel der Beschaffung könnte der Prozess mit der Ermittlung eines Bedarfs beginnen und mit dem Erhalt der Waren und der Bezahlung des Lieferanten enden.

Füllen Sie die Lücken aus

Setzen Sie den Start- und Endpunkt in einem der Prozessabbildungstools. Fügen Sie dann nacheinander alle Schritte und Entscheidungspunkte hinzu, die Sie dokumentiert haben. Verwenden Sie zur Gewährleistung von Konsistenz und Klarheit standardisierte Symbole für die Prozessabbildung.

ClickUp Whiteboard bietet Ihnen eine übersichtliche Arbeitsfläche, auf der Sie Ihre Prozesse nach Ihren Vorstellungen abbilden können. Wenn Sie Ineffizienzen feststellen und Ideen sammeln möchten, verwenden Sie ClickUp Mindmaps, um Szenarien zu erstellen.

Die Mindmaps-Funktion von ClickUp
Verwenden Sie ClickUp Mindmaps, um Ihre Szenarien zu erstellen.

Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Prozessabbildung haben, probieren Sie einige der Vorlagen von ClickUp aus:

Verantwortlichkeiten zuweisen

Integrieren Sie Swimlanes in Ihre Prozessdarstellung, um die Verantwortlichkeiten verschiedener Rollen oder Abteilungen abzugrenzen. Beispielsweise können separate Swimlanes für das Beschaffungsteam, die Finanzabteilung und die Lieferanten auf einen Blick zeigen, welche Einheit für die Genehmigung, Zahlung und Lieferung verantwortlich ist.

Validieren Sie den Prozess

Sobald der erste Entwurf der Prozessabbildung fertiggestellt ist, überprüfen und validieren Sie ihn gemeinsam mit den am Prozess beteiligten Stakeholdern. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Abbildung den realen Prozess genau widerspiegelt und alle notwendigen Details enthält.

Dies ist auch eine Gelegenheit, um übersehene Unstimmigkeiten oder Ineffizienzen zu identifizieren.

Analysieren und optimieren

Analysieren Sie den Prozess mit einer validierten Prozesskarte auf Ineffizienzen, Engpässe oder Redundanzen. Holen Sie Feedback ein und erstellen Sie eine Auswahlliste mit Verbesserungsvorschlägen, z. B. Umstrukturierung von Schritten, Beseitigung von Engpässen, Neuzuweisung von Verantwortlichkeiten oder Einführung neuer Tools.

Implementieren Sie diese Prozessverbesserungen und überwachen Sie kontinuierlich den Fortschritt.

Steuern Sie Ihr Geschäft mit Prozessabbildung auf ClickUp in die richtige Richtung

Eine gute Prozessabbildung erfüllt genau das, was sie verspricht: Sie gibt allen, die sie nutzen, eine Richtung vor. Deshalb ist sie eine der beliebtesten Techniken, die Unternehmen weltweit einsetzen.

So effektiv Prozessabbildung auch ist, ohne die richtigen Tools kann sie eine Herausforderung sein. Die Software für Projektmanagement von ClickUp wurde speziell für solche Anforderungen entwickelt.

Mit Whiteboards, Mindmaps, Aufgabenlisten, Checklisten und Vorlagen bietet Ihnen ClickUp alles, was Sie benötigen, um umfassende Prozessabbildungen mit der von Ihnen bevorzugten Technik zu erstellen.

Beginnen Sie mit der Prozessabbildung in Ihrem Unternehmen im kleinen Rahmen. Probieren Sie ClickUp noch heute kostenlos aus.

Häufig gestellte Fragen zu Geschäftsprozesskarten

1. Was sind die vier Schritte zu einer effektiven Prozessabbildung?

Die vier Schritte zu einer effektiven Karte sind:

  1. Umfang definieren
  2. Daten sammeln
  3. Prozessabbildung
  4. Analysieren und verbessern

2. Was sind die fünf Ebenen der Prozessabbildung?

Die fünf Ebenen der Prozessabbildung, basierend auf der Granularität, sind von der allgemeinsten Übersicht bis zur detailliertesten Dokumentation wie folgt gegliedert:

  1. Wertstromanalyse: Übersicht über die Kerngeschäftsfunktionen oder -prozesse
  2. Übergeordnet: Grobe Ansicht der wichtigsten Prozesse innerhalb jeder Funktion
  3. Aktivitätsniveau: Vergrößerte Ansicht jeder Aktivität innerhalb des Prozesses, einschließlich der Abfolge von Aufgaben und Entscheidungspunkten
  4. Benutzerebene: Organisiert nach Aufgaben/Aktivitäten, für die jeder Benutzer verantwortlich ist.
  5. Aufgabenebene: Die detaillierteste Ebene, die Schritt-für-Schritt-Anweisungen für die Ausführung jeder Aufgabe im Prozess enthält.

3. Was ist ein Beispiel für Prozessabbildung?

Betrachten Sie ein einfaches Beispiel für die Prozessabbildung bei einer Kundendienstanfrage.

Start: Der Kunde reicht eine Anfrage ein. Dies kann über jeden beliebigen Kanal erfolgen, beispielsweise per E-Mail, Telefon oder über ein Formular.

Anfragenprotokollierung: Die Anfrage wird als Ticket mit einer eindeutigen Kennung und Priorität in einem System der Nachverfolgung protokolliert. Dies erfolgt häufig durch Automatisierung.

Zuweisung von Verantwortlichkeiten: Ein Mitarbeiter wird der Anfrage basierend auf Verfügbarkeit, Schweregrad/Priorität des Tickets usw. zugewiesen.

Lösung: Der zuständige Mitarbeiter prüft die Anfrage, führt die erforderlichen Maßnahmen durch und antwortet dann dem Kunden. Dieser Schritt kann je nach Komplexität der Anfrage mehrere Teilschritte umfassen.

Abschluss: Der Mitarbeiter markiert das Ticket nach Bestätigung durch den Kunden als geschlossen. Feedback: Der Kunde erhält automatisch eine Umfrage, um Feedback zu sammeln.