Die 10 besten Tools für die Freigabe von Kreativprojekten für 2026

Das Schwierige an der Freigabe von Kreativentwürfen ist es, die richtigen Personen auf die richtige Version zu bringen, widersprüchliches Feedback zu klären und zu wissen, wann das Material freigegeben ist. Kommentarfunktionen haben das Problem der Anmerkungen schon vor Jahren gelöst. Die Koordination ist nach wie vor das Problem.

Und das wird schnell unübersichtlich. Ein Video-Editor benötigt Notizen auf Einzelbildebene. Ein Verpackungsteam benötigt Prüfungen der Farbe und der Barcodes. Ein Social-Media-Team benötigt eine an den Veröffentlichungskalender gekoppelte Freigabe, während ein Team für Unternehmensmarketing möglicherweise mehr Wert auf die Erfassung, Weiterleitung und Berichterstellung legt.

Aus diesem Grund ist „Software zur Freigabe von Kreativinhalten“ eine weit gefasste Kategorie. Einige Tools sind spezielle Systeme für die Prüfung. Andere sind in Projektmanagement-, Social-Publishing-, Video-Produktions- oder Digital-Asset-Management-Lösungen integriert.

Für diese Liste haben wir zehn Tools danach verglichen, wie sie reale Aufgaben der Prüfung bewältigen: Asset-Typen, Versionsverwaltung, Weiterleitung an Beteiligte, Umfang der Prüfung, Genehmigungssteuerung, Integrationen und was nach der Freigabe geschieht. Das Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, das Tool auszuwählen, das genau dort ansetzt, wo Ihr aktueller Genehmigungsprozess Schwachstellen aufweist.

Die 10 besten tools für die Freigabe von Kreativprojekten auf einen Blick

Worauf sollten Sie bei einer Software zur Freigabe von Entwürfen achten?

Sechs Aspekte sind besonders wichtig: Dateiformate, Gastzugang, Versionsvergleich, Workflow-Phasen, der Prüfpfad und die Verknüpfung mit dem System für die Nachverfolgung der Arbeit. Zusammen entscheiden sie darüber, ob ein tool auch dann noch überzeugt, wenn sich Dateien, Beteiligte und Termine häufen.

Vergleichen Sie anschließend alle sechs Lösungen mit der Form Ihres Teams. Ein fünfköpfiges internes Team mit einem Stakeholder benötigt ganz andere Funktionen als eine globale Marke, die Kreativvorlagen über Agenturen, Rechtsabteilungen, Compliance-Teams und regionale Teams leiten muss. Gehen Sie von der Komplexität Ihrer aktuellen Situation aus und wählen Sie eine Lösung, die zu dem Workflow passt, den Sie auch in Zukunft beibehalten möchten.

Die 10 besten Tools für die Freigabe von Kreativprojekten

Die zehn besten Lösungen sind Ziflow, Filestage, Frame.io, ClickUp, PageProof, Approval Studio, Planable, Air, Adobe Workfront und Wrike. Jede eignet sich für unterschiedliche Aufgaben – von Notizen, die an einem Video-Bild angeheftet werden, über die Überprüfung von Druckvorlagen vor dem Druck bis hin zur Freigabe im Rahmen des Kampagnenplans. Die folgenden Einträge behandeln herausragende Features, Preise, echte Benutzerbewertungen und die Grenzen der einzelnen Tools.

1. Ziflow (Am besten geeignet für die Prüfung großer Mengen aller Arten von Assets)

Ziflow ist ein Online-System für die Prüfung, das speziell auf den Überprüfungsprozess zugeschnitten ist. Laden Sie ein Bild, eine PDF-Datei, ein Video, eine Audiodatei oder eine aktive Webseite hoch, und die Prüfer können diese im Browser öffnen, Kommentare zum Dokument hinterlassen und den genauen Bereich markieren, der überarbeitet werden muss. Video- und Audio-Feedback kann an einen Zeitstempel angeheftet werden, während Kommentare mit der Version verknüpft sind, in der sie erstellt wurden.

Überprüfungsphasen legen fest, wer die Arbeit wann sieht. Ein Entwurf kann zunächst an das Kreativteam gehen, nach interner Freigabe an den Client weitergeleitet werden und anschließend die Rechts- oder Compliance-Abteilung durchlaufen, bevor er endgültig freigegeben wird. Jede Phase kann eigene Prüfer, Fristen und Entscheidungsregeln haben, und Ziflow speichert den Freigabeverlauf zusammen mit der Datei.

Für Teams, die ein hohes Volumen an Entwürfen bearbeiten, sorgt dieser Verlauf dafür, dass jede Runde leicht nachzuvollziehen ist. Prüfer können sehen, was noch ihrer Aufmerksamkeit bedarf, und im Projektmanagement können Projektmanager nachverfolgen, ob ein Asset gerade geprüft wird, bereits genehmigt ist oder zurück an das Kreativteam gegangen ist.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer erwähnte:

Mir gefällt, dass Ziflow verschiedene Versionen desselben Videos in derselben Fahne für die Prüfung organisiert, was besonders nützlich ist. Die Automatisierung der Zustellung bzw. die Workflows sparen mir enorm viel Zeit. Ich muss keine E-Mails versenden und meinen Posteingang nicht ständig im Auge behalten. Sobald etwas freigegeben ist, wird es automatisch an die nächste Gruppe von Prüfern weitergeleitet.

Wo es an seine Grenzen stößt: Ziflow konzentriert sich auf die Prüfung. Es kann Überprüfungen weiterleiten, Feedback sammeln und Freigaben protokollieren, aber es ist nicht die Plattform, auf der Teams Kampagnen planen, Produktionsaufgaben zuweisen oder das gesamte Kreativprojekt verwalten. Sie sollten damit rechnen, eine Verbindung zu dem Arbeitsmanagementsystem herzustellen, das Ihr Team bereits nutzt.

2. Filestage (Am besten geeignet, um interne und Client-Überprüfungsrunden voneinander zu trennen)

Filestage unterteilt die Begutachtung nach Zielgruppen. Ein Projekt besteht aus einer Reihe von Spalten, den sogenannten „Prüfergruppen“, wobei jede Gruppe eine andere Zielgruppe umfasst: Kreative in der ersten, Clients in der zweiten, Rechtsabteilung in der dritten. Eine Datei beginnt auf der linken Seite und wandert nach rechts, sobald jede Gruppe ihre Freigabe erteilt hat. Die Prüfer sehen stets nur die Spalten, zu der sie eingeladen wurden, sodass der Kunde eine saubere Runde eröffnet, die frei von internem Hin und Her ist.

In einer Spalte klickt ein Prüfer genau auf die Stelle, die er meint, und gibt dort seinen Text ein. Anmerkungen, Textmarkierungen und Anhänge werden diesem Kommentar zugeordnet, und alle in Video- oder Audioaufnahmen hinterlassenen Hinweise erhalten einen Zeitstempel. Jeder Prüfer schließt den Vorgang mit „Genehmigen“ oder „Änderungen anfordern“ ab, und das Dashboard zeigt in Farben an, wer bereits entschieden hat und wer noch nicht.

Automatisierungen leiten die nächste Prüfergruppe ein, sobald die vorherige ihre Zustimmung erteilt hat. Das Kopieren von Kommentaren erfolgt manuell und selektiv durch ein Team-Mitglied.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer sagte:

Filestage hat unsere Überprüfungs- und Freigabeprozesse mit internationalen Clients erheblich optimiert. Als Lead-Agentur arbeiten wir täglich mit zahlreichen Clients aus verschiedenen Branchen, unterschiedlichen Ansprechpartnern, Formaten und Sprachen zusammen. Gerade in diesem komplexen Umfeld sorgt Filestage für eine zentrale und transparente Koordination. Besonders hilfreich ist, dass alle Beteiligten ihr Feedback direkt auf dem jeweiligen Asset hinterlassen können. Kommentare, Diskussionen, Freigaben und Status der Versionen werden an einem Ort zusammengefasst und sind für alle leicht zur Nachverfolgung verfügbar. Das reduziert Missverständnisse und macht die Koordination deutlich effizienter.

Wo es an seine Grenzen stößt: Schätzen Sie Ihre Zielgruppen ein, bevor Sie sich für einen Plan entscheiden. Die Pläne „Free“ und „Starter“ erlauben zwei Prüfergruppen, während der „Business“-Plan drei zulässt. Das bedeutet, dass für eine Kette aus Kreativ-, Kundenbetreuungs-, Kunden-, Marken- und Rechtsabteilungen der „Enterprise-Plan“ erforderlich ist.

3. Frame.io (Am besten geeignet für die Bewertung von Videos innerhalb von Adobe-Workflows)

Frame.io ist Adobes cloudbasierte Plattform für die Video-Bewertung und Zusammenarbeit, die die Bewertungswarteschlange direkt in den Schnittraum bringt. Ab Premiere Pro 25.6 ist das V4-Panel in die App integriert und muss nicht mehr als Erweiterung installiert werden. Ein Editor durchsucht Frame.io-Workspaces und -Projekte, importiert Originalmedien oder Proxys, behält die Frame.io-Ordnerstruktur als Premiere-Bins bei und lädt die aktive Sequenz zur Bewertung hoch, ohne einen Browser öffnen zu müssen.

Kommentare erscheinen wieder auf derselben Zeitleiste. Klicken Sie auf eine Kommentarkarte, und der Abspielkopf springt zu dem Frame, zu dem sie gehört. Aktivieren Sie die Kommentarmarkierungen, und jede Notiz erscheint als Markierung auf der Zeitleiste. Ändern Sie den Schnitt, und das Fenster bietet an, ihn als neue Version hochzuladen, die unter der letzten Version angeordnet wird.

After Effects erhält ein eigenes V4-Bedienfeld, das Kompositionen direkt aus der Render-Warteschlange rendert und den Abspielkopf zu einem Kommentar springt. Bei der Überprüfung öffnen Clients einen Freigabelink ohne Konto und ohne kostenpflichtigen Platz, hinterlassen framegenaue oder Bereiche betreffende Kommentare und können direkt auf dem Frame zeichnen.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer beschrieb:

Als Grafik- und Innenarchitektin habe ich regelmäßig mit kreativen Dateien, Überarbeitungen, Kundenfeedback und Projektpräsentationen zu tun, und Frame.io hat die Zusammenarbeit für mich deutlich reibungsloser gestaltet. Das Beste daran ist, wie einfach es ist, Feedback und Überarbeitungen an einem Ort zu verwalten, ohne sich mit langen E-Mail-Unterhaltungen herumschlagen zu müssen. Es hilft mir, bei der Arbeit an Designprojekten den Überblick zu behalten, insbesondere wenn ich Bildmaterial, Bearbeitungen oder Präsentationsentwürfe mit Kunden und Teammitgliedern freigegebe.

Wo es an seine Grenzen stößt: Frame.io legt strenge Obergrenzen für zahlende Mitglieder fest: fünf bei „Pro“, 15 bei „Team“ – alles darüber hinaus erfordert eine Unterhaltung. Außerdem bietet es keine native V4-Integration für DaVinci Resolve. Auch Final Cut Pro hat einige V4-Features eingebüßt. Teams, die außerhalb von Adobe bearbeiten, sollten ihren aktuellen Workflow testen, bevor sie auf V4 umsteigen.

4. ClickUp (Am besten geeignet, um eine Verbindung zwischen Genehmigungen und den dazugehörigen Arbeitsschritten herzustellen)

ClickUp bündelt die Prüfung direkt in der Aufgabe, die für die Arbeit zuständig ist. Zunächst einmal funktioniert ClickUp Prüfung mit Bildern, Videos und PDFs, die an diese Aufgabe angehängt sind, sodass die Datei direkt neben dem Briefing, dem Termin, dem Status und allen Kommentaren zu finden ist, die im Rahmen der Kampagne bereits gesammelt wurden. Niemand muss anschließend die Daten aus dem Prüftool mit denen aus dem Projekt-Tracker abgleichen.

Das Überprüfen funktioniert genauso wie überall sonst auch. Klicken Sie auf die gewünschte Stelle in einem Bild oder PDF und geben Sie Ihren Kommentar ein; bei Videos wird der Kommentar mit einem Zeitstempel versehen und erscheint in der Wiedergabeleiste. Der Unterschied liegt darin, was als Nächstes passiert. Weisen Sie diesen Kommentar einer Person zu, und er wird zu einem offenen Element in der Aufgabe, das so lange offen bleibt, bis der Eigentümer ihn als erledigt markiert.

Den Arbeitsablauf rund um diese Kommentare können Sie selbst gestalten. Mit den benutzerdefinierten Status von ClickUp durchläuft eine Designaufgabe die Phasen „Entwurf“, „Interne Prüfung“, „Kundenprüfung“ und „Genehmigt“. Gleichzeitig werden über die benutzerdefinierten Felder von ClickUp die Kampagne, der Kanal und der Eigentümer der Freigabe festgelegt. Abhängigkeiten sorgen für eine bessere Abstimmung der noch ausstehenden Arbeiten nach der Freigabe, und die ClickUp-Automatisierungen leiten den nächsten Schritt ein, sobald sich der Status ändert.

Die KI-Ebene liest dann alles durch. ClickUp Brain fasst einen langen Überprüfungs-Thread zusammen, teilt Ihnen mit, was beschlossen wurde, und wandelt die verbleibenden Punkte in Aufgaben und Unteraufgaben um.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer beschrieb:

Ich nutze ClickUp zur Verwaltung unseres Workflows bei der Anzeigenerstellung und schätze es sehr, dass der gesamte Workflow der Anzeigenproduktion an einem Ort gebündelt ist. Mir gefällt die Art und Weise, wie Aufgaben organisiert werden – mit klaren Optionen für die Vorproduktions-, Produktions- und Genehmigungsphasen, was die Abläufe vereinfacht. Features wie Aufgabenverwaltung, Suchfunktion, Optionen für Mitarbeiter und die Möglichkeit, Aufgaben reibungslos von der Vorproduktion in die Produktion zu überführen, haben einen großen Wert für meinen Workflow. Das ermöglicht unseren Prozess, bei dem der Texter die Aufgabe verfasst, sie zur Freigabe einreicht und sie, sobald sie vom leitenden Texter genehmigt wurde, an uns Designer weitergeleitet wird. Wir erstellen die Anzeige, fügen den Anhang mit der Datei bei und senden sie zur weiteren Freigabe – so stellen wir sicher, dass die Synchronisierung des gesamten Teams gewährleistet ist und unsere Marketingaufgaben effizient koordiniert werden.

Wo es an seine Grenzen stößt: ClickUp Proofing deckt Bilder, Videos und PDFs ab, bietet jedoch nicht die speziellen Prüftools, die in dedizierter Prüfung-Software zu finden sind. Teams, die mit nativen Designdateien, Live-Websites, Verpackungsgrafiken oder detaillierten Druckvorstufenprüfungen arbeiten, benötigen möglicherweise weiterhin ein spezialisierteres Überprüfungstool.

5. PageProof (Am besten geeignet für compliance-intensive und kontrollierte Überprüfungsverfahren)

PageProof bietet Kreativteams das Prüfkit, das eine Druckerei erwartet. Smart Check analysiert einen Proof beim Hochladen und gibt Auskunft über Abmessungen, Schriftarten, Farbprofil und verknüpfte Dateien. Sie können einen Barcode oder QR-Code scannen, den Farbkontrast gemäß WCAG AA oder AAA prüfen, eine Rechtschreibprüfung durchführen oder jeden Hyperlink überprüfen. ColorSep geht bei Druckaufträgen noch einen Schritt weiter: Es zeigt eine Vorschau der einzelnen CMYK- und Sonderfarbenplatten an und führt die Berichterstellung zur Farbdeckung durch, sobald Sie mit der Maus darüberfahren.

Die Zuständigkeiten sind klar definiert. Ein Workflow umfasst vier Arten von Beteiligten. Prüfer können frei Kommentare abgeben, ohne den Prozess aufzuhalten. Pflichtprüfer halten den Entwurf zurück, bis sie eine Entscheidung getroffen haben. Gatekeeper leiten ihn weiter oder senden ihn an den Eigentümer zurück. Genehmiger schließen den Vorgang ab. Bei mehreren Personen in einer Rolle legen Sie fest, wer entscheidet: alle, nur einer oder eine bestimmte Anzahl. Ein Genehmiger kann den Entwurf beim Abzeichnen sperren, wodurch allen anderen während dieses letzten Durchgangs die Möglichkeit genommen wird, Änderungen vorzunehmen.

Auch das Feedback kann so voneinander getrennt bleiben. Wenn die Option für unsichtbare Kommentare der Prüfer aktiviert ist, sieht ein externer Prüfer nur seine eigenen Notizen und Antworten, während Ihr Team die gesamte Diskussion lesen kann.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer fügte hinzu:

Was mir an PageProof am besten gefällt, ist, dass es das Feedback sehr einfach und übersichtlich gestaltet. Alles befindet sich an einem Ort, sodass es keine Verwirrung durch E-Mails oder unterschiedliche Versionen gibt. Das spart Zeit und hilft Teams, besser zusammenzuarbeiten.

Wo es an seine Grenzen stößt: Die Navigation in PageProof kann schwieriger werden, wenn eine Agentur viele Korrekturabzüge für verschiedene Clients und Kampagnen gleichzeitig verwalten muss. Sammlungen und Ordner helfen zwar dabei, das Dashboard zu organisieren, doch Sichtbarkeit und Berechtigungen gelten weiterhin größtenteils auf der Ebene der einzelnen Korrekturabzüge.

6. Approval Studio (Am besten geeignet für Druck- und Verpackungsvorlagen)

Approval Studio ist eine Plattform zur Überprüfung von Grafikentwürfen, die darauf ausgelegt ist, Änderungen zwischen verschiedenen Versionen zu erkennen. Das Vergleichstool verfügt über vier verschiedene Modi: „Side-by-Side“, „Fader“, „Difference“ und „Toggle“. Im Modus „Side-by-Side“ werden zwei Versionen nebeneinander angezeigt, die gemeinsam gezoomt und gedreht werden können. „Fader“ ist ein Schieberegler, mit dem Sie zwischen den Versionen wechseln können. „Difference“ zeigt nur die Änderungen an, und „Toggle“ umschaltet zwischen den beiden Versionen, sodass Änderungen sofort ins Auge fallen.

Vor allem Verpackungs- und Druckteams profitieren davon. Eine Überarbeitung zu genehmigen bedeutet hier, zu überprüfen, ob die eine von Ihnen gewünschte Änderung umgesetzt wurde – und ob sich nicht drei weitere Änderungen eingeschlichen haben. Das Tool öffnet Dutzende von Dateiformaten im Browser, darunter KI-, PDF-, TIFF-, PNG- und Office-Dateien sowie MP4-Videos mit Kommentaren, die an einer bestimmten Stelle im Clip angeheftet sind.

Die Historie bleibt beim Designentwurf. Der Projektverlauf protokolliert jede Aktion, wer sie wann durchgeführt hat, bis hin zu jeder Anmerkung und Version. Ein PDF-Bericht fasst ein einzelnes Asset oder ein ganzes Projekt in einer einzigen Datei zusammen, mit kommentierten Miniaturansichten, offenen Aufgaben und allen Genehmigungen oder Änderungsanfragen. Die Projekte durchlaufen dann ein Kanban-Board, das Sie selbst erstellen und das bis zu zehn Spalten breit sein kann.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer sagte:

Der Vorteil ist, dass meine Clients keine Anmeldedaten erstellen oder Apps herunterladen müssen. Sie können außerdem auf die Vorschau-Schaltfläche klicken, um die Datei und die Anmerkungs-Features genau so zu sehen, wie sie den Clients angezeigt werden.

Wo es an seine Grenzen stößt: Approval Studio hält das Projektmanagement relativ schlank. Sie können Überprüfungsaufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten und Status verfolgen und den Fortschritt über das Dashboard überwachen, aber die Lösung ist nicht dafür ausgelegt, die umfassenderen kreativen Abläufe rund um diese Freigaben zu verwalten. Teams, die Ressourcenplanung, Kampagnenabhängigkeiten oder eine detaillierte Nachverfolgung der Produktion benötigen, benötigen weiterhin ein separates Arbeitsmanagement-Tool.

7. Planable (Am besten geeignet für die Freigabe von Social-Media-Inhalten)

Planable ist eine Plattform für Social-Media-Management und Zusammenarbeit, bei der die Freigabe von Inhalten im Mittelpunkt steht, bevor diese veröffentlicht werden. Beiträge werden in Layouts angezeigt, die dem Zielkanal entsprechen. Das bedeutet, dass ein Prüfer ein Instagram-Karussell, einen LinkedIn-Beitrag, ein TikTok-Reel oder ein YouTube-Video in ungefähr demselben Kontext beurteilen kann, in dem es auch die Zielgruppe sehen wird.

In Workspaces werden die einzelnen Clients oder Marken separat geführt – mit eigenen, vernetzten Seiten, Kalendern, Kampagnen und Freigabeabläufen. Teams können außerdem Beiträge, die sich noch in Bearbeitung befinden, sowie interne Kommentare verbergen, bis der Inhalt für den Client bereit ist. Für Agenturen, die mehrere Konten betreuen, bietet dies jedem Client einen eigenständigen Überprüfungsbereich, ohne dass sich deren Kalender oder Unterhaltungen vermischen.

Sobald Inhalte genehmigt sind, können sie direkt in den Veröffentlichungskalender für Facebook, Instagram, LinkedIn, X, TikTok, YouTube, Pinterest, Threads und Google Business Profile übernommen werden. Genau hier liegt der Vorteil: Planable deckt den gesamten Weg vom Entwurf über die Genehmigung bis hin zum geplanten Beitrag ab, anstatt den Workflow zu beenden, sobald jemand grünes Licht für das Kreativmaterial gegeben hat.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer erwähnte:

Was mir an Planable am besten gefällt, ist, wie sehr es die Zusammenarbeit und die Freigaben durch Clients vereinfacht. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv, übersichtlich und sowohl für unser internes Team als auch für unsere Clients einfach zu bedienen – auch ohne umfangreiche Einweisung. Die Plattform lässt sich gut in unseren Social-Media-Workflow integrieren und ermöglicht es uns, Inhalte zu organisieren, Kommentare zu hinterlassen, Änderungen anzufordern und Beiträge an einem Ort zu genehmigen. Die Leistung ist zuverlässig und hilft uns, lange E-Mail-Ketten, doppelte Dateien und Unklarheiten bezüglich der aktuellsten Version eines Beitrags zu vermeiden.

Wo es an seine Grenzen stößt: Die Veröffentlichung hängt nach wie vor davon ab, was die einzelnen sozialen Netzwerke über ihre API bereitstellen. Das bedeutet, dass einige native Features nicht über Planable genutzt werden können. So können beispielsweise Instagram Stories bei der direkten Veröffentlichung keine Umfragen, Fragen, Links oder andere interaktive Elemente enthalten. Teams, die erweiterte native Post-Formate verwenden, müssen möglicherweise noch einen abschließenden manuellen Schritt in der jeweiligen Social-Media-App durchführen.

8. Air (Am besten geeignet für Freigabeprozesse, die in einer übersichtlichen Asset-Bibliothek münden)

Air ist eine Plattform für das Management kreativer Assets, die den Freigabeprozess eng mit der Asset-Bibliothek verknüpft. Über benutzerdefinierte Felder können Dateien den Status der Freigabe, Nutzungsrechte, Ablaufdaten, Mitarbeiter, Bewertungen und Kampagnendetails enthalten. So kann ein Team nach Assets filtern, die auf ihre Freigabe warten, alles für eine Kampagne freigegebene Assets finden oder lizenzierte Bilder anzeigen, deren Lizenz bald abläuft.

Boards und Bibliotheken sorgen für diese Informationsstruktur. Teams können Boards für aktive Kampagnen und Bibliotheken für größere Sammlungen nach Marke, Markt oder Geschäftsbereich nutzen. Versionen bleiben während des gesamten Freigabeprozesses mit dem Asset gruppiert, während Kommentare und zeitgestempeltes Video-Feedback als Anhang mit der Arbeit selbst verknüpft bleiben.

Und sobald ein Asset genehmigt ist, fließt dieser Status in die Funktionsweise der Bibliothek ein. Teams können den Status der Genehmigung mit Feldern wie Kanal, Kampagne oder Nutzungsrechten kombinieren, um einen übersichtlicheren Pool an Kreativmaterial zu erstellen, das tatsächlich einsatzbereit ist. Genau darin unterscheidet sich Air von tools, bei denen die Prüfung im Vordergrund steht: Die Überprüfung fließt direkt in die Organisation der Asset-Bibliothek ein.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer beschrieb:

Was mir an Air am besten gefällt, ist, dass es VISUELL ist. Alles ist in einem sehr übersichtlichen Design angeordnet, sodass ich die benötigten Inhalte sehr schnell finden kann. Außerdem finde ich es toll, wie einfach es ist, Links zu bestimmten Assets zu teilen. Da wir in letzter Zeit größtenteils remote arbeiten, kann ich, wenn ich etwas zur Freigabe teilen muss, einen Video-Entwurf hochladen, ohne befürchten zu müssen, dass ein anderes Team-Mitglied darauf stößt und es für die endgültige Version hält – denn nur bestimmte Mitglieder haben Zugriff auf den Ordner „Entwürfe“.

Wo es an seine Grenzen stößt: Der Genehmigungsflow von Air ist schlanker als bei speziellen Tools für die Prüfung. Teams, die aufeinanderfolgende Genehmigungen, festgelegte Genehmiger, komplexe Regeln oder eine Routing-Funktion auf juristischem Niveau benötigen, finden hier möglicherweise weniger Funktionen als bei Ziflow, PageProof oder Workfront.

9. Adobe Workfront (Am besten geeignet für Marketingabläufe in Unternehmen)

Adobe Workfront integriert die Freigabe von Kreativinhalten in den umgebenden Workflow: Auftragseingang, Projekte, Mitarbeiter, Dateien und Berichterstellung. Eine Kampagnenanfrage geht über eine Anfragewarteschlange ein. Ein Warteschlangenthema sortiert sie, und ein benutzerdefiniertes Formular fragt ab, was das Team wissen muss. Weiterleitungsregeln leiten sie dann an eine Person, eine Rolle, ein Team oder ein Projekt weiter. Große Marketingabteilungen erhalten so einen zentralen Zugangspunkt für Aufgaben, die sonst per E-Mail, Chat und in Tabellen auftauchen würden.

Projekte, Aufgaben, Probleme, Vorlagen, Dateien und Korrekturfahnen können jeweils einen eigenen Freigabeprozess durchlaufen. Ein Routine-Element erfordert möglicherweise nur eine Entscheidung. Eine kreative Datei wird im Viewer für die Prüfung geöffnet, um Anmerkungen, Kommentare und verschiedene Versionen hinzuzufügen. „Unified Approvals“ gibt die Rückmeldungen „Genehmigt“, „Mit Änderungen genehmigt“ oder „Muss überarbeitet werden“ aus.

Automatisierte Workflows übernehmen die formalen Abläufe. Sie erstellen Phasen, die nacheinander oder parallel ablaufen. Legen Sie für jede Phase die Prüfer, Genehmiger und den federführenden Entscheidungsträger fest. Legen Sie für jede Phase eine Frist fest und fügen Sie Abhängigkeiten hinzu, die eine Phase so lange zurückhalten, bis die vorhergehende abgeschlossen ist.

Die Lösung lässt sich auch in die Adobe-Apps integrieren. Das Workfront-Plugin läuft in Photoshop, InDesign, Illustrator, Premiere Pro und After Effects. Designer können ihre Aufgaben einsehen, Teamkollegen in Kommentaren taggen, Arbeitszeit erfassen und Arbeiten als erledigt kennzeichnen, ohne die App verlassen zu müssen.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer erwähnte:

Das Beste daran ist definitiv die Sichtbarkeit, die es über verschiedene Arbeitsabläufe hinweg bietet. Ich finde es toll, dass ich in ein Projekt einsteigen und sofort den vollständigen Prüfpfad einsehen kann – wer was wann genehmigt hat. Es eignet sich auch hervorragend für das Ressourcenmanagement; es vermittelt ein klares Bild von der Kapazität meines Teams, sodass wir uns nicht überfordern. Einen zentralen Ort für Prüfung und Feedback zu haben, anstatt sich durch endlose E-Mail-Ketten wühlen zu müssen, ist eine enorme Erleichterung für meine tägliche Produktivität.

Wo es an seine Grenzen stößt: Die Flexibilität von Workfront geht mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand einher. Anforderungswarteschlangen, Weiterleitungsregeln, benutzerdefinierte Formulare, Genehmigungsprozesse, Berechtigungen und Berichterstellung müssen alle entsprechend dem Workflow des Unternehmens gestaltet und gepflegt werden.

10. Wrike (Am besten geeignet für in Workflows integrierte Genehmigungsprozesse)

Wrike ist eine Work-Management-Lösung für Unternehmen mit integrierter Freigabefunktion. Eine Kampagne durchläuft die Kreativ-, Marken-, Rechts- und Regionalteams sowie externe Stakeholder. Die Betriebsleiter überwachen Kapazitäten, Zuständigkeiten und Liefertermine im gesamten Portfolio. Die Freigabe wird zu einem Status auf dieser Karte, und genau diese Karte ist der entscheidende Punkt.

Die Prüfung umfasst zudem Bilder, PDFs, Office-Dateien, Videos und Website-Links. Prüfer können die Datei direkt in der Anwendung mit Anmerkungen versehen. Der Vergleichsmodus öffnet zwei Versionen nebeneinander oder überlagert sie im Overlay-Modus für Bilder, PSD, TIFF, SVG, HEIC und PDF. Gastprüfer erhalten einen E-Mail-Link, sehen die ihnen zugewiesenen Dateien und können mit „Genehmigen“ oder „Änderungen erforderlich“ antworten, ohne jemals Ihrem Workspace beitreten zu müssen.

Genehmigungen sind auch direkt in die Arbeit selbst integriert. Aufgaben, Ordner und Projekte erfordern jeweils eine Genehmigung mit namentlich genannten Genehmigern und einem Fälligkeitsdatum. Wenn Sie eine Genehmigung als Anhang an einen benutzerdefinierten Workflow anhängen, wird durch eine Statusänderung des Genehmigungsverfahrens der Prozess ausgelöst; anschließend wird das Element durch die Entscheidung automatisch in den nächsten Status versetzt.

Designer können auch in Adobe bleiben. Die Wrike-Erweiterung läuft in Photoshop, Illustrator, InDesign und Premiere Pro. Von dort aus laden sie eine Vorschau hoch, veröffentlichen eine neue Version, öffnen die Prüfung, fügen Prüfer hinzu und legen ein Fälligkeitsdatum für die Prüfung fest.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer sagte:

Ich nutze Wrike sehr gerne als Tool für das Projektmanagement meines internen Kreativ-Marketing-Teams. Es ist ein echter Lebensretter, wenn es darum geht, unzählige Anfragen in übersichtliche Tickets mit Zeitleisten, Briefings und zugewiesenen Ressourcen zu organisieren. Außerdem nutze ich das Freigabetool gerne zur Überprüfung von Assets. Die Zeitleiste ist mein bevorzugtes Feature. Es ist so einfach, Zeitleisten mithilfe von Vorgänger und Blueprint-Vorlagen zu erstellen.

Wo es an seine Grenzen stößt: Wrike Prüfung ist wählerisch, was die Herkunft von Dateien angeht. Lokale Uploads, Bynder, MediaValet und SharePoint funktionieren für Bilder und PDFs, während Anhänge aus Dropbox und Box im Viewer der Prüfung oft nicht geöffnet werden können.

So wählen Sie die richtige Software zur Freigabe von Werbemitteln aus

Beginnen wir damit, was mit dem Dokument geschieht, bevor und nachdem jemand auf „Genehmigen“ klickt. Zwei tools bieten sowohl Kommentarfunktionen, Versionshistorie als auch Freigabe an, lösen dabei jedoch ganz unterschiedliche Probleme.

Darauf sollten Sie achten:

Eine gute Vorauswahl beginnt mit einer Frage: Wo hapert Ihr Genehmigungsprozess derzeit? Wenn Prüfer das Material nicht genau genug begutachten können, setzen Sie auf eine gründliche Prüfung. Wenn Feedback zwischen den Teams verloren geht, setzen Sie auf Weiterleitung und Eigentümerschaft. Wenn genehmigte Arbeiten schwer wiederzufinden sind, setzen Sie auf Asset-Management. Und wenn die Prüfung gut funktioniert, die Kampagne drumherum aber ins Stocken gerät, setzen Sie auf eine Arbeitsplattform, die die Genehmigung in den nächsten Schritt überführt.

Warum reduziert Genehmigungssoftware selten die Anzahl der Genehmigungsrunden?

Freigabesoftware kann jeden Überprüfungsdurchgang übersichtlicher gestalten. Sie fügt Kommentare direkt zum Asset hinzu, fasst verschiedene Versionen zusammen und zeigt an, wer was genehmigt hat. Die Anzahl der Durchgänge hängt jedoch nach wie vor stark davon ab, wer mitentscheiden darf, was genau bewertet werden soll und ob widersprüchliches Feedback geklärt wird, bevor es das Kreativteam erreicht.

Dieser Unterschied ist wichtig, denn eine schnellere Markup-Bearbeitung behebt keinen langsamen Entscheidungsprozess. Adobes Studie „2026 State of Marketing in an KI-Driven World“ befragte 150 Marketingleiter und -fachleute in fünf Ländern. Dabei stellte sich heraus, dass 84 % der Unternehmen im vergangenen Quartal mindestens eine Marketingchance verpasst hatten, weil ihre Workflows nicht rechtzeitig reagieren konnten. Weitere 29 % hatten sechs oder mehr Chancen verpasst.

Adobe nennt insbesondere teamübergreifende Übergaben und Verzögerungen bei der Freigabe als Stellen, an denen die Dynamik ins Stocken gerät. Und wenn Unternehmen versuchen, KI zu skalieren, nennen 51 % inkonsistente Workflows als Hindernis – noch vor zentraler Koordination und Schulungen. Das Problem ist nicht einfach, wie schnell jemand ein PDF mit Anmerkungen versehen kann. Es geht darum, wie die Arbeit zwischen den Beteiligten weitervermittelt wird, sobald diese Anmerkungen vorliegen.

Das zeigt sich auch bei der Kreativprüfung. Versionsvergleiche, Kommentare mit Zeitstempel und nebeneinander angeordnete Entwürfe machen das Feedback präziser. Sie entscheiden nicht, welcher Stakeholder das letzte Wort hat, wenn sich die Rechtsabteilung, die Markenabteilung und die Kreativabteilung nicht einig sind.

Rachel Krause, Leiterin des Bereichs Live-Schulungen bei der Nielsen Norman Group, beschreibt, was passiert, wenn die Überprüfung selbst keinen klaren Fokus hat:

Wenn Stakeholder und Mitglieder des Teams nicht wissen, worauf sie sich konzentrieren sollen, geben sie jegliches Feedback und zwingen Sie dazu, große Anstrengungen zu unternehmen, um die Unterhaltung wieder auf Ihre ursprünglichen Ziele für die Kritik zurückzuführen.

Die Lösung beginnt schon, bevor jemand den Korrekturabzug öffnet. Teilen Sie den Prüfern mit, welche Art von Feedback Sie benötigen: Markenton, sachliche Richtigkeit, visuelle Umsetzung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder etwas anderes. Die Leitlinien der Nielsen Norman Group empfehlen ebenfalls, das Feedback an ein gemeinsames Ziel, eine Persona, ein Szenario oder einen Anwendungsfall zu knüpfen.

Machen Sie dann den Entscheidungsprozess transparent. Benennen Sie den endgültigen Genehmiger, halten Sie die Liste der Prüfer so klein wie es die Arbeit zulässt und klären Sie widersprüchliche Kommentare, bevor Sie die Unterlagen zur Überarbeitung zurücksenden. Verfolgen Sie nach der Einführung eines neuen Tools auch die Anzahl der Durchgänge pro Datei. Bleibt diese Zahl unverändert, liegt der Engpass wahrscheinlich im Genehmigungsprozess selbst. Ein klares Design-Briefing im Vorfeld kann bei diesem Problem mehr bewirken als eine weitere Markup-Funktion im Nachgang.

So entscheiden Sie sich zwischen einem Tool für die Prüfung und einer Arbeitsplattform

Entscheiden Sie sich für ein Tool für die Prüfung, wenn Fehler bei der Prüfung übersehen werden: nicht berücksichtigte Änderungen, falsche Versionen, nicht protokollierte Freigaben. Entscheiden Sie sich für eine Arbeitsplattform, wenn freigegebene Dateien ungenutzt bleiben, weil niemand für den nächsten Schritt verantwortlich ist. In den folgenden Abschnitten finden Sie den diagnostischen Ansatz für jeden Fall.

Entscheiden Sie sich für ein Tool für die Prüfung, wenn den Prüfern immer wieder Dinge entgehen

Ein Barcode wird falsch versendet, eine Version geht in den Druck, obwohl noch die Überschrift der letzten Runde darin steht, oder die Rechtsabteilung genehmigt eine behördlich vorgeschriebene Angabe, ohne dass jemand die Begründung festhält. Ziflow, PageProof und Approval Studio sind genau dafür konzipiert. Auto Compare erkennt die verschobenen Pixel, ColorSep öffnet die einzelnen Druckplatten und ein Barcode-Scanner liest den Code, bevor die Datei die Druckmaschine erreicht. Keine andere Arbeitsplattform bietet etwas Vergleichbares.

Wählen Sie eine Arbeitsplattform aus, wenn das Asset zwischen den Runden auf seine Bearbeitung wartet

Der Entwurf an sich war in Ordnung. Er lag tagelang im Posteingang eines Mitarbeiters, weil niemand die Verantwortung für den nächsten Schritt übernahm, und die Kampagne verzögerte sich um eine Woche. ClickUp, Wrike und Adobe Workfront integrieren die Freigabe direkt in den Arbeitsablauf – mit einem Eigentümer, einem Fälligkeitsdatum, einem Status und abhängigen Aufgaben, die freigegeben werden, sobald die Freigabe erfolgt ist.

Beides parallel zu betreiben ist eine echte Option, die jedoch mit echten Kosten verbunden ist

Viele Korrekturlesetools lassen sich in Arbeitsplattformen integrieren. Ziflow beispielsweise lässt sich direkt mit ClickUp, Asana und monday.com verbinden. Allerdings zahlen Sie dafür zwei Abonnements und müssen die Synchronisierung aufrechterhalten. Dieser Aufwand lohnt sich, wenn Ihre Anforderungen an die Prüfung wirklich fachspezifisch sind: Verpackung, Druckvorstufe oder regulierte Angaben. Für ein Marketingteam, das Bilder, Videos und PDFs weiterleitet, ist ein System die beste Wahl – und zwar dasjenige, in dem der Auftrag und die Frist hinterlegt sind.

Die Prüfung war nie das Problem

Die meisten Verzögerungen bei der Freigabe haben nichts mit der Prüfung selbst zu tun. Die Anmerkungen waren klar, der Client hat geantwortet, die Änderungen waren offensichtlich. Die Datei lag dann vier Tage lang im Posteingang von jemandem, weil niemand für den nächsten Schritt zuständig war, und der Starttermin verschob sich. Keine noch so umfangreichen Funktionen zur Anmerkung hätten das verhindern können.

ClickUp schließt diese Lücke, indem es die Überprüfung direkt in der Aufgabe belässt, die für die Arbeit zuständig ist. Der Entwurf befindet sich direkt neben dem Briefing, dem Termin und der Kampagne, zu der er gehört. Ein Kommentar zur Datei wird zu einem zugewiesenen Element mit einem Namen und einem Fälligkeitsdatum und bleibt offen, bis die betreffende Person ihn bearbeitet hat. Darüber hinaus liest die ClickUp AI den gesamten Thread und teilt Ihnen mit, was beschlossen wurde.

Niemand muss hinter jemandem herlaufen, denn die Freigabe und die Arbeit finden am selben Ort statt.

Starten Sie kostenlos mit ClickUp.

Häufig gestellte Fragen zu Software für die Freigabe von Kreativentwürfen

Kann Software zur Freigabe von Kreativentwürfen rechtliche und Compliance-Prüfungen durch Automatisierung durchführen?

Nur teilweise. Software zur Freigabe von Kreativinhalten kann eine Datei automatisch an die Rechtsabteilung oder die Compliance-Abteilung weiterleiten, obligatorische Freigabeverantwortliche zuweisen, Phasen durchsetzen, Fristen festlegen, den nächsten Schritt bis zur Freigabe blockieren und die Entscheidung protokollieren. Was sie jedoch nicht leisten kann, ist, das eigene Urteilsvermögen zu ersetzen. Ein Tool kann zwar auf fehlende Haftungsausschlüsse, unzulässige Begriffe, Probleme mit Barcodes oder Verstöße gegen Markenrichtlinien hinweisen, aber ein Jurist oder Compliance-Eigentümer muss dennoch entscheiden, ob das Asset sicher veröffentlicht werden kann. Tools wie PageProof, Ziflow, Filestage und Adobe Workfront sind hier im Vorteil, da sie strukturierte Phasen und formelle Rollen unterstützen.

Was sollte ein Prüfpfad für die Freigabe von Kreativentwürfen enthalten?

Der Prüfpfad sollte mindestens zeigen, wer das Asset geprüft hat, welche Version er gesehen hat, welche Kommentare oder Änderungen er vorgenommen hat, wie seine endgültige Entscheidung lautete und wann diese Entscheidung getroffen wurde. Bei regulierten Projekten oder Arbeiten für Clients sollten Sie auf ein Protokoll achten, das auch Phasen der Genehmigung, Versionsnummern, erneut eröffnete Überprüfungen und etwaige Änderungen nach der Freigabe anzeigt. Der nützliche Test ist einfach: Könnten Sie sechs Monate später genau nachweisen, welche Datei von wem genehmigt wurde? Wenn die Antwort „Nein“ lautet, reicht das Aktivitätsprotokoll nicht aus.

Benötigen Sie sowohl eine Software zur Freigabe von Kreativvorlagen als auch ein DAM?

Nicht immer. Software zur Freigabe von Kreativdateien verwaltet den aktiven Überprüfungsprozess. Ein Digital-Asset-Management-System verwaltet die Bibliothek, nachdem die Arbeit abgeschlossen ist. Möglicherweise benötigen Sie beides, wenn freigegebene Assets nach Kampagne, Markt, Nutzungsrechten, Ablaufdatum oder Lizenzbedingungen durchsuchbar bleiben müssen. Air ist ein gutes Beispiel für eine Plattform, die diese beiden Aufgaben näher zusammenbringt. Wenn Ihre freigegebenen Dateien jedoch bereits nahtlos in ein bestehendes DAM übertragen werden, könnte das Hinzufügen einer weiteren Asset-Bibliothek lediglich zu Doppelarbeit führen.

Wie lange dauert die Implementierung einer Software zur Freigabe von Kreativentwürfen?

Ein einfaches Tool für die Prüfung lässt sich oft innerhalb weniger Tage einführen, wenn der Workflow lediglich aus Hochladen, Prüfen, Überarbeiten und Genehmigen besteht. Unternehmenssysteme benötigen mehr Zeit, da die Software an Ihre Erfassungsformulare, Genehmigungsphasen, Berechtigungen, Integrationen, Berichterstellung und Teamstruktur angepasst werden muss. Die größte Variable ist die Prozessgestaltung. Wenn sich niemand darüber einig ist, wer was genehmigt, welche Entscheidungen den Fortschritt blockieren oder wann die Rechtsabteilung in den Prüfprozess einsteigt, dauert das Setup der Software länger, da Sie den Workflow gleichzeitig mit der Konfiguration des Tools definieren.

Ist Software zur Freigabe von Kreativentwürfen sicher genug für vertrauliche oder noch nicht veröffentlichte Arbeiten?

Das mag zwar sein, aber gehen Sie nicht davon aus, dass jede Plattform die gleichen Kontrollmöglichkeiten bietet. Bei noch nicht veröffentlichten Kampagnen, Produkteinführungen, regulierten Inhalten oder Client-Assets sollten Sie Verschlüsselung, rollenbasierte Berechtigungen, SSO, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Gastzugriffskontrollen, Einstellungen für Aufbewahrung und Prüfprotokolle überprüfen. Größere Unternehmen benötigen möglicherweise auch Zertifizierungen wie SOC 2 oder ISO 27001 sowie Optionen zur Datenlokalisierung oder vertragliche Anforderungen an die Sicherheit. Achten Sie außerdem besonders auf Gastlinks. Ein Link zur Überprüfung, der für einen Client leicht zu öffnen ist, sollte es Ihnen dennoch ermöglichen, zu kontrollieren, wer das Asset anzeigen, herunterladen oder teilen darf.

Gibt es kostenlose Software zur Freigabe von Entwürfen?

Ja. Mehrere Tools in dieser Liste bieten einen kostenlosen Free-Plan oder die Möglichkeit, den Workflow kostenlos zu testen. Ziflow und Filestage verfügen über kostenlose Tarife für kleinere Überprüfungs-Setups. Frame.io bietet einen kostenlosen Free-Plan für kleine Videoteams, während ClickUp und Wrike kostenlose Arbeitsmanagement-Tarife mit eingeschränkten Freigabe- oder Prüfungskapazitäten bereitstellen. Mit Planable können Teams zudem den sozialen Freigabe-Workflow testen, bevor sie auf einen kostenpflichtigen Workspace umsteigen. Free-Pläne reichen in der Regel aus, um einen realen Freigabeprozess zu testen. Limite treten meist bei der Anzahl der Benutzer, Prüfergruppen, Projekte, beim Speicher, beim Volumen der Prüfung oder bei fortgeschrittenen Workflow-Phasen auf. Vergleichen Sie daher den Free-Plan mit Ihrer tatsächlichen Freigabekette.

Kann ClickUp ein spezielles Tool für die Prüfung ersetzen?

Für viele Marketing- und Kreativteams ist das der Fall. Mit ClickUp Prüfung können Prüfer Bilder, Videos und PDFs direkt in den Anhängen zu Aufgaben mit Anmerkungen versehen, Kommentare zuweisen und das Feedback mit der jeweiligen Arbeit verknüpfen, für die die Frist und der Status gelten. Das kann die Notwendigkeit eines zweiten Abonnements für die Prüfung überflüssig machen, wenn Ihr Überprüfungsprozess relativ unkompliziert ist. Allerdings ist es kein vollständiger Ersatz für Spezialsysteme wie Ziflow oder PageProof, wenn Sie formelle Freigabe-/Ablehnungsfunktionen für den Korrekturabzug selbst, mehrstufige Prüferrollen, einen nativen Versionsvergleich, Verpackungsprüfungen oder umfangreichere Druckvorstufen-tools benötigen.

Welche tools zur Freigabe von Entwürfen lassen sich mit Adobe Creative Cloud integrieren?

Frame.io bietet die umfassendste Integration in Premiere Pro. Adobe Workfront bietet Verbindungen zu Photoshop, InDesign, Illustrator, Premiere Pro, After Effects und XD. Auch PageProof ist eng mit Adobe-Apps integriert, insbesondere mit InDesign. Wählen Sie die für Ihr Team passende Lösung aus, je nachdem, ob es hauptsächlich Videos bearbeitet, Enterprise-Workflows abwickelt oder Grafikentwürfe prüft.