10 Tipps zum technischen Schreiben, die Ihnen helfen, ein komplexes Thema für Ihr Publikum aufzuschlüsseln

Als technischer Redakteur besteht Ihre Hauptaufgabe darin, komplexe Themen für normale Leser zu vereinfachen.

Sie müssen in der Lage sein, technische und komplexe Konzepte in einer einfachen und verständlichen Sprache darzustellen.

Wir haben es verstanden. Technisches Schreiben ist eine Herausforderung. Es erfordert gute Fähigkeiten in den Bereichen Schreiben, Bearbeitung und Formatierung und muss ein Gleichgewicht zwischen Genauigkeit und Einfachheit herstellen.

In diesem Leitfaden zum technischen Schreiben erfahren Sie, wie Sie effektivere Dokumente erstellen und Ihre Fähigkeiten zum technischen Schreiben verbessern können und welche häufigen Fehler Sie vermeiden sollten.

Nutzen Sie als technischer Redakteur diese Best Practices, um sicherzustellen, dass Ihre technischen Dokumente präzise, prägnant und leicht verständlich sind.

Was ist technisches Schreiben?

Technisches Schreiben macht komplexe Informationen, Ideen, Prozesse und Anweisungen für jedermann zugänglich, unabhängig von dessen Fachkenntnissen. Wenn Sie mit der Erstellung leserorientierter technischer Dokumentation beginnen, hat Ihr Unternehmen/Produkt eine viel bessere Chance, Kunden zu gewinnen und zu binden.

Technische Dokumente werden in verschiedenen technischen Feldern verwendet:

• Benutzerhandbücher
• Standardarbeitsanweisungen
• Projekt-Dokumentation
• Software-Dokumentation
• Schulungsunterlagen
• Technische Berichte
• Wissenschaftliches Papier
• API-Dokumentation

Wenn Sie sich mit der Komplexität des technischen Schreibens vertraut machen wollen, finden Sie hier die Tipps zum technischen Schreiben, mit denen es ein Kinderspiel wird.

10 Tipps zum technischen Schreiben, um Ihr Schreiben zu verbessern

1. Kennen Sie Ihr Publikum

Der erste Schritt beim Verfassen technischer Dokumente besteht nicht darin, eigentlich zu schreiben. Nehmen Sie sich stattdessen etwas Zeit, um zu verstehen, wer Ihre Zielgruppe ist, und gehen Sie in Ihren Texten auf deren spezifische Bedürfnisse ein.

Selbst die erfahrensten technischen Redakteure lassen diesen Schritt nicht aus, um eine menschliche Verbindung aufzubauen, indem sie die technischen Schlüssel-Themen in ihren Dokumenten ansprechen.

Wie können Sie also Ihr Publikum verstehen? Hier sind einige Fragen, mit denen Sie beginnen können:

• Was ist ihre Rolle oder Funktion? Sind es Endbenutzer, Techniker, Manager oder eine andere Gruppe?
• Welchen technischen Hintergrund haben sie und wie gut kennen sie sich mit dem Thema aus?
• In welchem Zusammenhang werden sie das Dokument verwenden - zum Lernen, zur Fehlerbehebung oder zur Entscheidungsfindung?
• Welche spezifischen Aufgaben oder Fragen werden sie haben?
• Welche Art von Tonfall und Sprache ist angemessen?

Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels erläutern.

Sie verwenden eine tool zum Verfassen von Hilfe um ein Benutzerhandbuch für eine neue Softwareanwendung zu schreiben.

Einzelziel: Erstmalige Benutzer mit grundlegenden Computerkenntnissen, die eine Anleitung zur Verwendung Ihrer App benötigen.

Um ihre Bedürfnisse zu befriedigen, sollte Ihr Dokument zum technischen Schreiben:

• Schritt-für-Schritt-Anweisungen für alle Schlüssel-Aufgaben enthalten, die sie ausführen werden
• In klarer, prägnanter Sprache verfasst sein
• Fachbegriffe und Abkürzungen definieren
• Screenshots oder Diagramme enthalten, um den Leser visuell durch die nächsten Schritte zu führen

Wenn Sie Ihre Botschaft auf die Bedürfnisse und den Wissensstand der Benutzer abstimmen, können Sie technische Dokumente erstellen, die ihnen die Verwendung Ihres Produkts erleichtern.

Umgekehrt erfordert ein effektives technisches Schreiben für Administratoren-Benutzer eine fortgeschrittenere Sprache.

2. Erstellen Sie eine Gliederung

Sobald Sie die Bedürfnisse der Zielgruppe ermittelt haben, erstellen Sie eine Gliederung mit den wichtigsten Themen und Unterüberschriften, die Sie abdecken möchten. Auf diese Weise erhalten Sie eine grundlegende Struktur für Ihre technische Dokumentation und können den Schreibprozess reibungsloser gestalten.

Wenn Sie eine Gliederung schreiben, sollten Sie Folgendes bedenken:

• Schlüsselfragen: Was sind die Schlüsselfragen, auf die Sie Antworten haben möchten?
• Problemlösung: Welches Problem wollen Sie lösen helfen?
• Zweck: Wofür wird Ihr technisches Dokument verwendet?

Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um die Hauptabschnitte Ihrer Gliederung zu formen, die Sie dann in kleinere Themen oder Unterabschnitte unterteilen, die sich jeweils auf ein bestimmtes Bedürfnis oder Ziel der Zielgruppe konzentrieren. ClickUp Whiteboards sind hilfreich für das Brainstorming der Gliederung, das Notieren von Ideen, das Hinzufügen von Bildern und Zeichnungen und das Erstellen von Verknüpfungen zu den Aufgaben.

nutzen Sie ClickUp Whiteboards, um Ihre technischen Skizzen in einem logischen Fluss zu erstellen

Ein Beispiel: In einem Benutzerhandbuch für eine neue Softwareanwendung müssen Sie die Benutzer durch die Installation, Einstellung und Verwendung der grundlegenden Features der Software führen. Die Gliederung wird Folgendes beinhalten:

1. Einführung
   • Zweck der Software
   • Übersicht über die Features
2. Systemvoraussetzungen
   • Hardware-Voraussetzungen
   • Software-Voraussetzungen
3. Installationsschritte
   • Herunterladen der Software
   • Schritt-für-Schritt-Installationsprozess
4. Erste Schritte
   • Erstes Setup
   • Ein Konto erstellen
5. Grundlegende Features
   • Übersicht über das Dashboard
   • Wie man durch die Software navigiert
6. Anwendungsfälle
   • Häufige Aufgaben und ihre Ausführung
   • Beispiele aus der Praxis
7. Häufige Fehlermeldungen und deren Behebung
   • Liste der häufigsten Probleme
   • Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Fehlerbehebung
8. Häufig gestellte Fragen

Gutes technisches Schreiben beginnt mit der Erstellung einer detaillierten Gliederung, die die notwendigen Informationen logisch und umfassend zusammenfasst, damit Ihr Dokument für den Leser nützlich ist.

Engagieren Sie Ihr Team in Sitzungen mit verschiedenen ideationstechniken wie Whiteboards, Mindmaps, Prototyping und Storyboarding.

3. Recherchieren Sie Ihr Thema mit dem 5W1H-Ansatz

Die besten technischen Redakteure verwenden den 5W1H-Rahmen (Wer, Was, Wann, Wo, Warum und Wie), um die wesentlichen Aspekte des schriftlichen Inhalts abzudecken und sicherzustellen, dass das Dokument für Ihr Publikum im technischen Feld relevant ist.

Der 5W1H-Ansatz beim technischen Schreiben

4. Erstellen Sie Inhalte, die auf Benutzer-Personas zugeschnitten sind

Je nach Zielgruppe können Sie Ihre Texte auf folgende Weise anpassen:

• Wählen Sie den richtigen Ton und die richtige Sprache
• Bestimmen Sie das richtige Maß an technischen Details
• Antizipieren und Eingehen auf Fragen oder Bedenken der Zielgruppe
• Strukturieren Sie Ihr Dokument so, dass es einfach zu navigieren und zu verstehen ist

Wenn Sie ein Benutzerhandbuch für Endbenutzer und Administratoren schreiben, werden Sie anders vorgehen:

Technisches Schreiben für verschiedene Persona

Ziehen Sie in dieser Phase die Erstellung eines umfang der Arbeit dokument, in dem die zu erledigenden Arbeiten aufgeführt sind, einschließlich der Ziele, Aufgaben, Abhängigkeiten und anderer relevanter Informationen, die erforderlich sind, um das Projekt zum Erfolg zu führen. ClickUp Gehirn , ClickUp's eingebautes KI Schreib-Tool hilft Ihnen bei der Erstellung von technischen Dokumentationen und Arbeitsbereichen innerhalb von Minuten. Nutzen Sie die Dropdown-Menüs mit Vorschlägen, um Ihre Sätze zu beenden, Farben zu ändern, die Typografie zu aktualisieren, Meeting-Notizen und Zusammenfassungen hinzuzufügen und das Dokument in einem Bruchteil der Zeit fertigzustellen.

5. Organisieren Sie Ihre Informationen effektiv

In dieser Phase sollten Sie sich fragen: "Wie können meine Leser schnell und einfach finden, wonach sie suchen?"

Das Wichtigste ist, dass Ihre Informationen logisch gegliedert sind und sich leicht durchsuchen lassen.

Zu erledigen ist dies folgendermaßen:

• Verwenden Sie Kopfzeilen und Zwischenüberschriften, um den Lesern zu helfen, die benötigten Informationen schnell zu finden
• Verwenden Sie Listen und Aufzählungspunkte, um Schlüsselpunkte hervorzuheben und den Text leichter lesbar zu machen
• Fügen Sie Bilder, Diagramme, Tabellen und andere Multimedia-Elemente ein, um komplexe Konzepte zu veranschaulichen und Ihr Dokument ansprechender zu gestalten
• Verwenden Sie im gesamten Dokument eine einheitliche Formatierung - Schriftarten, Größen, Farben und Abstände
• Ordnen Sie die Informationen logisch an, indem Sie mit den grundlegendsten Konzepten beginnen und nach und nach zu fortgeschritteneren Themen übergehen

Verwenden Sie ClickUp Docs, um Ihre technische Dokumentation zu verbessern

Für Ihren Produktentwicklungsprozess, an dem mehrere Mitglieder eines Teams beteiligt sein können, sollten Sie Folgendes verwenden ClickUp Dokumente um Ihre Ziele und Ihre Zielgruppe zu definieren, die Produktanforderungen zu umreißen, die Benutzerforschung hinzuzufügen und die Konsistenz des gesamten Projekts zu gewährleisten.

Mit Docs können Sie Dokumente erstellen, bearbeiten, die technische Kommunikation verwalten und mit Ihrem Team in Echtzeit zusammenarbeiten. Jeder kann Kommentare hinzufügen; Projektmanager können Teammitglieder taggen und Aufgaben in ClickUp Docs zuweisen.

Um Ihre Informationen effektiv zu präsentieren, können Sie Abschnitte, Bilder und Tabellen hinzufügen, um Ihre technische Dokumentation ansprechender zu gestalten.

clickUp Docs ermöglicht eine effizientere Arbeit durch umfangreiche Formatierungen und Slash-Befehle

ClickUp Docs bietet verschiedene Formatierungsoptionen, darunter Kopfzeilen, Farben, Schriftarten und Absatzabstände, um die Monotonie aufzubrechen und die Lesbarkeit Ihres Dokuments zu verbessern.

Pro-Tipp 💡: Verwenden vorlagen für die technische Dokumentation oder technische Vorlagen um die Merkmale und Verwendungszwecke Ihres Produkts zu skizzieren, Details und Features zu präsentieren und das Produktwissen für aktuelle und zukünftige Mitarbeiter zu dokumentieren

6. Ein Styleguide sorgt für Konsistenz

Wenn mehrere Personen an einem technischen Dokument arbeiten, können sich Unstimmigkeiten und Fehler einschleichen, wenn die Stile nicht übereinstimmen.

Ein Style Guide ist wie eine vereinheitlichende Kraft, die den gleichen Standard für alle technischen Dokumente aufrechterhält.

Warum ein Style Guide wichtig ist:

• Gewährleistet Konsistenz: Er sorgt für einen einheitlichen Schreibstil in allen Dokumenten, was für die Lesbarkeit und Professionalität entscheidend ist
• Zeitersparnis: Mit vordefinierten Richtlinien verbringen die Autoren weniger Zeit mit der Entscheidung, wie der Inhalt zu formatieren ist, und können sich mehr auf das eigentliche Schreiben konzentrieren
• Reduzierung von Fehlern: Ein Stilleitfaden hilft, Unstimmigkeiten und Fehler zu minimieren, und stellt sicher, dass alle Dokumente denselben Qualitätsstandards entsprechen

Zum Beispiel die ClickUp Prozess- und Verfahrensvorlage ermöglicht es Ihnen, Prozesse an einem Ort zu dokumentieren und zu verwalten. Erstellen Sie Schritt-für-Schritt-Anweisungen für wiederholbare Aufgaben, um die Prozess- und Verfahrensabläufe Ihres Teams zu standardisieren.

Diese Vorlage herunterladen

Heben Sie die Aufgaben hervor, die zur Erstellung eines lebendigen Prozessdokuments mit der ClickUp Vorlage für Prozesse und Verfahren erforderlich sind

Bravo-Punkte für die Verwendung von ClickUp's Plattform für Projektmanagement können Sie Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, ihnen die Möglichkeit geben, technische Informationen in vorgefertigten Vorlagen hinzuzufügen, und den Fortschritt der Aufgabe auf einer einzigen Plattform nachverfolgen.

*Lesen Sie mehr: Wie man einen Bericht schreibt: von der Konzeption bis zum Abschluss

7. Die Grundlagen der technischen Dokumentation kennen

Unabhängig von der Art des technischen Dokuments, das Sie erstellen, sollten Sie die Grundlagen beherrschen.

Halten Sie sich an die Fakten

Stellen Sie in allen technischen Dokumenten Informationen objektiv dar. Vermeiden Sie emotionale Formulierungen oder persönliche Meinungen. Subjektive Meinungen können Ihr Schreiben verfälschen und Ihre Glaubwürdigkeit untergraben.

• Sagen Sie zum Beispiel nicht: "Dieses Feature wird Sie begeistern!", sondern: "Mit diesem Feature können Sie Ihre Datenverarbeitungszeit um bis zu 40 % reduzieren

Vermeiden Sie vage Formulierungen

Verwenden Sie eine präzise Sprache, damit Ihre Leser genau wissen, was sie zu erwarten haben und wie sie Ihren Anweisungen folgen können.

• Anstatt zu sagen: "Gehen Sie zum nächsten Schritt", geben Sie genaue Einzelheiten an: klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter"

Verwenden Sie die aktive Stimme

Die aktive Stimme macht Ihren Text direkt und ansprechend.

• Anstatt zu schreiben: "Die Softwareinstallation muss jeden Monat aktualisiert werden", schreiben Sie: "Sie müssen die Software jeden Monat aktualisieren"

Verwenden Sie ClickUp's Generator für technische Spezifikationen um Ideen, Prozesse und Rahmenbedingungen für Ihre Produkt- und Prozessdokumentation zu entwickeln.

Wenn Sie Teil eines Software-Teams sind, das für die Dokumentation von API, Architektur, Data Flow und neuen Modulen verantwortlich ist, nutzen Sie das ClickUp Brain Tool zum technischen Schreiben, um umfassende technische Dokumente zu erstellen - um Missverständnisse zu vermeiden, die Zusammenarbeit zu verbessern und den Entwicklungsprozess zu beschleunigen.

Die KI-Schreibassistent prüft Rechtschreibung und Grammatik, schreibt Textabschnitte um und fasst längere Absätze zusammen, um sie klarer und präziser zu gestalten.

Polieren Sie Ihre Texte - ändern Sie Ton und Stil und überprüfen Sie Grammatik und Rechtschreibung mit ClickUp Brain

8. Schreiben Sie klar und prägnant

Wenn Sie Inhalte schreiben, ist es im Allgemeinen gut, klar und prägnant zu sein, um Ihren Standpunkt deutlich zu machen. Aber bei technischen Texten ist das absolut notwendig.

Die Vermittlung komplexer Ideen hilft Ihrem Publikum, die Schlüsselpunkte schnell zu erfassen, ohne sich zu verirren oder zu verwirren.

Wie können Sie also Ihre technischen Texte klarer und prägnanter gestalten?

Indem Sie Ihre Sprache vereinfachen.

Vereinfachung des Fachjargons

Denken Sie daran, dass eine effektive technische Dokumentation Iterationen und Feinabstimmungen beinhaltet. Planen Sie Feedback-Sitzungen mit Ihrem Team, das Sie auf Features hinweisen kann, die Sie möglicherweise übersehen haben. ClickUp Formulare hilft Ihnen, Feedback von bestimmten Mitgliedern Ihres Teams in einem strukturierten Format zu sammeln. Das Beste daran ist, dass es in die ClickUp-Plattform integriert ist, was es einfacher macht, den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten.

9. Multimedia-Elemente einbeziehen

Unterbrechen Sie lange Absätze und Texte mit visuell ansprechenden Elementen wie Diagrammen, Bildern oder Videos. Sie erleichtern die Veranschaulichung Ihrer Aussage.

Fügen Sie zum Beispiel Screenshots in einen Benutzerleitfaden ein, um den Benutzern genau zu zeigen, wo sie klicken müssen und was sie bei jedem Schritt sehen sollten.

Denken Sie daran, hochwertige, relevante und klare Multimedia-Elemente hinzuzufügen. Verwenden Sie Bildunterschriften, um zu erklären, was die einzelnen Bilder zeigen und wie sie mit dem umgebenden Text zusammenhängen. ClickUp's Integration mit Tools wie Figma, GitHub, Zoom, YouTube und anderen Multimedia-Tools erleichtert das Hinzufügen visueller Elemente zur Unterstützung Ihres Inhalts im ClickUp-Workspace.

10. Verwenden Sie relevante Beispiele

Sie möchten, dass Ihre Leser den Inhalt in einem ansprechenden Format erfassen können.

Zeigen, nicht erzählen.

Das gilt auch für technische Texte.

Fügen Sie Beispiele ein, um Ihre technischen Texte ansprechend, benutzerfreundlich und zugänglich zu machen. Beispiele helfen dem Leser, komplexe Konzepte schnell zu begreifen, indem sie zeigen, wie sie funktionieren.

Hinzufügen von Screenshots zu technischen Dokumenten

Um einen Mehrwert zu schaffen, wählen Sie Beispiele, die wichtige Features hervorheben, wichtige Anwendungsfälle demonstrieren oder gängige Workflows Schritt für Schritt durchgehen. Verwenden Sie detaillierte und konkrete Beispiele, um einen klaren Einblick in das Thema zu geben.

Profi-Tipp💡:_Codeschnipsel, Screenshots und Beispielausgaben sind hervorragende Beispiele in technischen Dokumenten

Weiterlesen: die 15 besten Vorlagen für Fallstudien in ClickUp und Word

Verbessern Sie Ihre technischen Schreibfähigkeiten: Vermeiden Sie häufige Fehler

1. Jargon und komplexe Sprache

Ihr technisches Dokument sollte für Kunden und Leser mit unterschiedlichem Hintergrund verständlich sein.

Wie Sie diesen Fehler vermeiden können:

✅ Verwenden Sie technical writing tools wie ClickUp Brain zur Vereinfachung Ihres Schreibens

✅ Liefern Sie Beispiele, um komplexe Konzepte zu veranschaulichen

✅ Lassen Sie Ihren Text von einem Nicht-Experten auf Klarheit überprüfen

✅ Fügen Sie Erklärungen zu Fachbegriffen hinzu

2. Vernachlässigung des richtigen Formats

Große Blöcke mit ununterbrochenem Text, fehlende Überschriften und eine schlechte visuelle Gestaltung erschweren die Navigation und das Verständnis technischer Inhalte.

Wie Sie diesen Fehler vermeiden können:

✅ Unterteilen Sie lange Absätze in kürzere, überschaubare Abschnitte

✅ Verwenden Sie beschreibende Überschriften und Zwischenüberschriften, um den Inhalt zu gliedern

✅ Verwenden Sie Listen, Textfelder und Aufzählungspunkte, um Schlüsselinformationen hervorzuheben

✅ Achten Sie auf ausreichenden weißen Space, um dem Dokument visuellen Spielraum zu geben

3. Vage und zweideutig sein

Vage und zweideutige Formulierungen können Ihre Leser verwirren.

Wie Sie diesen Fehler vermeiden können:

✅ Seien Sie präzise in Ihrer Sprache

✅ Vermeiden Sie Formulierungen wie "vielleicht", "im Allgemeinen" oder "ein wenig"

✅ Definieren Sie alle verwendeten Akronyme und Abkürzungen

✅ Nennen Sie konkrete Beispiele, um Ihre Argumente zu veranschaulichen

✅ Verwenden Sie die aktive Stimme und direkte Anweisungen

4. Die Bedürfnisse der Zuhörer ignorieren

Wenn Sie die Bedürfnisse Ihres Publikums nicht berücksichtigen, werden Ihre Dokumente unklar.

Wie Sie diesen Fehler vermeiden können:

✅ Verstehen Sie den Hintergrund, die Ziele und die Probleme Ihrer Zielgruppe

✅ Passen Sie Ihren Inhalt an den Wissensstand der Zielgruppe an

✅ Konzentrieren Sie sich auf die Informationen, die für Ihre Leser am wichtigsten und nützlichsten sind

✅ Holen Sie das Feedback der Benutzer ein und verbessern Sie die Inhalte auf der Grundlage ihrer Beiträge

5. Behandlung der Benutzererfahrung als nachträglicher Gedanke

Wenn Sie sich auf das Schreiben konzentrieren, ohne an die Benutzererfahrung zu denken, können Ihre Dokumente verwirrend werden und ihren Zweck nicht erfüllen.

Wie Sie diesen Fehler vermeiden können:

✅ Strukturieren Sie Ihren Inhalt logisch und intuitiv

✅ Bieten Sie Navigationshilfen wie Tabellen und Querverweise an

✅ Fügen Sie Kurzanleitungen und Spickzettel ein, um den Zugang zu den wichtigsten Informationen zu erleichtern

✅ Machen Sie Ihre Inhalte mit klaren Überschriften und Formatierungen durchsuchbar und leicht überschaubar

✅ Testen Sie Ihre Dokumente mit echten Benutzern, um Probleme bei der Benutzerfreundlichkeit zu erkennen und zu beheben

Sind Sie bereit, Ihre technische Dokumentation mit ClickUp auf den neuesten Stand zu bringen?

Stellen Sie sich vor, alle Ihre technischen Dokumente - SOPs, Benutzerhandbücher, Anleitungen und Anwendungsfälle - würden zum Erfolg Ihres Unternehmens oder Produkts beitragen.

Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass dies sehr wohl möglich ist: mit einer Mischung aus Klarheit in Ihren Inhalten und einer Software wie ClickUp, die Ihnen hilft, Ihre technische Dokumentation auf ein höheres Niveau zu bringen?

Um dies zu erledigen, beginnen Sie mit der Umsetzung unserer Tipps zum technischen Schreiben. Dann nutzen Sie ClickUp für das Brainstorming, holen Sie Feedback von Ihren Kollegen ein, integrieren Sie Multimedia-Integrationen und nutzen Sie ClickUp Brain als Ihren KI-Schreibassistenten.

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