„Effizienz bedeutet, das, was bereits erledigt wird, besser zu machen“, schrieb Peter Drucker, der Vater des modernen Managements, als er darüber als Schlüsselfaktor für die Optimierung des Geschäfts diskutierte.
Unabhängig von Branche, Standort, Größe und Art des Geschäfts ist Effizienz ein grundlegender Faktor, mit dem Geschäfte ihre Rentabilität maximieren können. Ob es um die Optimierung einer Fertigungslinie, die Verkürzung der Lieferzeit für Pizza oder die Steigerung der Produktivität der Entwickler geht – Effizienz senkt Kosten und steigert den Umsatz.
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir eine bestimmte Art von Effizienz – die Flow-Effizienz –, die neue Perspektiven im Betriebsmanagement eröffnet.
Was ist Flowsteuerung?
Die Flusseffizienz ist das Verhältnis zwischen der aktiven Zeit, die Sie für die Ausführung einer Aufgabe aufwenden, und der Gesamtzeit, die die Aufgabe in Anspruch nimmt.
Nehmen wir das Beispiel der Pizzaherstellung. Dazu gehören in der Regel die Zubereitung des Teigs, die Herstellung der Sauce, das Belegen der Pizza, das Backen und das Servieren am Tisch.
- Wenn jeder dieser fünf Schritte 2 Minuten dauert, beträgt die für die Ausführung der Aufgabe aufgewendete Zeit 10 Minuten.
- Wenn es jedoch zu einer Verzögerung von 6 Minuten kommt, weil der Ofen nicht verfügbar ist, beträgt die Gesamtzeit für die Aufgabe 16 Minuten.
- Die Flow-Effizienz beträgt 10/14, was 62,5 % entspricht.
Im modernen Projektmanagement ist eine hohe Effizienz des Flows gleichbedeutend mit operativer Exzellenz. Eine genaue Berechnung ist daher der erste Schritt zur Optimierung Ihrer Prozesse.
Wie berechnen Sie Ihre Flow-Effizienz?
Die Berechnung der Flusseffizienz ist ein unkomplizierter Prozess, bei dem es darum geht, die für aktive Arbeit aufgewendete Zeit im Verhältnis zur Gesamtzykluszeit einer Aufgabe oder eines Projekts zu verstehen.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Nachverfolgung der Flusseffizienz.
1. Skizzieren Sie, was „Aufgabe” bedeutet
Je nach Art Ihrer Arbeit kann die Aufgabe aus einem Schritt oder einer Reihe von mehreren Schritten bestehen. Um die Flusseffizienz zu berechnen, müssen Sie wissen, woraus sich Ihre Aufgabe zusammensetzt.
Als Software-Entwicklungsteam hat Ihr Team beispielsweise die Aufgabe, ein Feature auf den Markt zu bringen. Dies könnte Folgendes umfassen:
- Design
- Entwicklung
- Testen
- Bereitstellung
Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp verwenden, haben Sie diese Aufschlüsselung möglicherweise bereits eingerichtet. Wenn nicht, keine Sorge! Jedes Prozess-Mapping-Tool kann Ihnen dabei helfen, dies zu erstellen. Sie können auch ClickUp Whiteboard verwenden, um den kollaborativen Workflow des Teams zu skizzieren.
2. Aktive Arbeitszeit berechnen
Die aktive Arbeitszeit umfasst die Wochen/Tage/Stunden, in denen aktiv an der Aufgabe gearbeitet wird. In dem oben genannten Software-Projekt ist dies die Anzahl der Stunden, in denen ein Designer den Code für die Software schreibt oder ein Qualitätsanalyst Tests durchführt.
Der beste Weg, diese Informationen zu erfassen, ist die Zeiterfassung für jede Aufgabe. Mit der Zeiterfassung von ClickUp kann jedes Teammitglied seine aktive Arbeitszeit verfolgen, indem es einen Timer startet oder die Zeit manuell hinzufügt.
Nehmen wir an, das Software-Engineering-Team arbeitet bei jeder Aufgabe wie folgt vor.
- Design: 10 Stunden
- Entwicklung: 24 Stunden
- Testdauer: 4 Stunden
- Bereitstellung: 2 Stunden
Die gesamte aktive Arbeitszeit beträgt 40 Stunden oder eine Personenwoche.
Es ist wichtig zu beachten, dass eine Testdauer von vier Stunden nicht bedeutet, dass der Test in einem halben Tag durchgeführt werden kann. Je nach Verfügbarkeit, Kapazität, Dringlichkeit, Priorität usw. kann der Qualitätsanalyst den Test auf einmal durchführen oder über eine Woche verteilen.
3. Berechnen Sie die Gesamtzykluszeit
Die Gesamtzykluszeit ist die Dauer vom Beginn bis zum Fertigstellen einer Aufgabe, einschließlich der aktiven Arbeit und der Leerlaufzeit. Sie wird in der Regel in Tagen/Wochen statt in Stunden gemessen.
Die einfachste Methode zur Berechnung der Gesamtzykluszeit ist das Fertigstellungsdatum minus das Startdatum. Wenn also die Konzeption am 1. Januar begann und die Bereitstellung am 28. Januar fertiggestellt war, beträgt Ihre Zykluszeit vier Personenwochen.
Mit ClickUp können Sie jeder Aufgabe ein Startdatum und ein Enddatum zuweisen, wodurch es außerordentlich einfach ist, die Zykluszeit zu ermitteln.
4. Berechnen Sie die Flusseffizienz
Sobald Sie die Gesamtaktivzeit und die Gesamtzykluszeit ermittelt haben, verwenden Sie die folgende Formel zur Messung der Flusseffizienz.
Flusseffizienz = (aktive Arbeitszeit/Gesamtzykluszeit) × 100
Erweiterung des obigen Beispiels: Flow-Effizienz = (eine Personenwoche/4 Personenwochen) x 100 = 25 %
5. Lerne, wo es Lücken in der Flow-Effizienz gibt
In unserem obigen Beispiel sind 75 % der Zeit, also drei Personenwochen, keine aktive Arbeitszeit. Dies ist Zeit, die mit Warten/Leerlauf verbracht wird: Warten auf Feedback, Warten darauf, dass andere Teammitglieder ihre Aufgaben abschließen, oder Warten auf die Genehmigung, um zur nächsten Phase überzugehen.
Die Verbesserung der Flusseffizienz beginnt mit der Reduzierung von Wartezeiten. Bevor wir Ihnen zeigen, wie Sie die Flusseffizienz im Zusammenhang mit anderen verwandten Metriken einsetzen können,
Weitere KPIs im Zusammenhang mit der Flusseffizienz
Die Flusseffizienz-Metrik ist zwar für Projektmanager wichtig, aber für sich genommen nicht besonders aussagekräftig. Sind Teammitglieder beispielsweise bei einer Flusseffizienz von 25 % produktiv?
Auf den ersten Blick könnte es so aussehen, als würde Ihr Team 75 % seiner Zeit verschwenden. Das ist jedoch nicht der Fall. Ihre Teams arbeiten möglicherweise parallel an vier Features (d. h. Flows) und sind dabei zu 100 % produktiv.
Um solche Verwirrungen zu vermeiden, ist es wichtig, die Flusseffizienz im Zusammenhang mit anderen Metriken zu verstehen.
Durchsatz
Der Durchsatz misst die Menge der in einem bestimmten Zeitraum fertiggestellten Arbeiten. Er ist ein direkter Indikator für die Produktivität eines Teams. Für ein Software-Entwicklungsteam wäre der Durchsatz die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum eingeführten Features.
Ihr Team könnte also in vier Wochen zehn Features einführen, und Ihr Durchsatz beträgt zehn, obwohl Ihre Flow-Effizienz immer noch bei 25 % liegt.
Vorlaufzeit
Die Vorlaufzeit ist die Gesamtzeit, die von der Anforderung einer Aufgabe bis zu ihrer Lieferung benötigt wird. Sie umfasst sowohl die aktive Arbeitszeit als auch die Leerlaufzeit. In der Produktentwicklung ist dies der Zeitraum von der Anfrage eines Kunden oder eines Teammitglieds bis zur Übermittlung an die Produktion.
Neben der aktiven Arbeitszeit/Zykluszeit umfasst die Vorlaufzeit auch die Zeit, die für das Verfassen der User Stories, deren Priorisierung, die Zuweisung von Ressourcen usw. benötigt wird. Wenn Ihr Team also für die nächsten sechs Monate mit bereits geplanten Releases ausgelastet ist, kann Ihre Vorlaufzeit sieben Monate betragen, selbst wenn die Flusseffizienz 25 % beträgt.
Ressourcennutzung
Die Ressourcennutzung verfolgt, wie effektiv ein Team oder eine Organisation seine verfügbaren Ressourcen, einschließlich Personal, Tools und Zeit, einsetzt.
Wenn Ihre Flusseffizienz bei 25 % liegt und Ihre Ressourcenauslastung ebenfalls 100 % beträgt, ist klar, dass Sie keine weiteren Arbeiten übernehmen können. Wenn die Ressourcenauslastung ebenfalls bei 25 % liegt, bedeutet dies, dass Sie über Kapazitäten für deutlich mehr Arbeiten verfügen.
In Bearbeitung (IB)-Limits
IB-Limits beschränken die Anzahl der Aufgaben oder Projekte, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in Bearbeitung sind. Sie werden eingesetzt, um sicherzustellen, dass sich der Aufwand auf das Abschließen bestehender Aufgaben konzentriert, bevor neue begonnen werden, wodurch Zykluszeiten verkürzt und der Durchsatz erhöht wird.
IB-Limits tragen zur Steigerung der Flusseffizienz bei, indem sie bereits begonnene Aufgaben priorisieren.
Zusammen können diese Metriken dazu beitragen, Ihre Flusseffizienz kontinuierlich zu verbessern. Hier erfahren Sie, wie Sie sie in Ihren Optimierungsprozessen einsetzen können.
Tipps zur Verbesserung der Flow-Effizienz
Der erste Schritt zur Verbesserung der Flusseffizienz besteht darin, diese genau zu berechnen und Lücken zu identifizieren. Probieren Sie auf der Grundlage dieser Informationen die folgenden Tipps aus.
Legen Sie Grenzen für unfertige Erzeugnisse (IB) fest
Es sollte selbstverständlich sein, keine neuen Aufgaben zu beginnen, solange die aktuellen noch nicht abgeschlossen sind. Zu viele offene Aufgaben können zu Verzögerungen führen. Eine gute Priorisierung des Backlogs kann dazu beitragen, den Wert der in Entwicklung befindlichen Elemente zu maximieren.
Verwenden Sie ClickUp, um IB-Limits für Boards festzulegen, damit die Workloads überschaubar bleiben und jede Aufgabe die Aufmerksamkeit erhält, die sie verdient.
In komplexen Organisationen mit mehrstufigen Aufgaben kann dies jedoch kontraproduktiv sein. Wenn Sie beispielsweise einen Entwickler warten lassen, bis das Feature bereitgestellt ist, entstehen mindestens acht Stunden Leerlaufzeit, was sich negativ auf Ihre Flows-Produktivität auswirkt.
Nutzen Sie IB-Limits in Verbindung mit Team-Produktivität, Workload und Durchsatz, um die Ergebnisse zu optimieren.
Automatisieren Sie Workflows
Automatisieren Sie einfache und sich wiederholende Aufgaben, um den Prozess flow zu optimieren. Ingenieurteams nutzen dazu ständig Testautomatisierung.
Mit der Software für Projektmanagement von ClickUp können Projektmanager auch Verwaltungsaufgaben wie die Zuweisung von Benutzern, die Erstellung von Berichten und das Versenden von Follow-ups/Benachrichtigungen automatisieren.
Automatisierung verbessert die durchschnittliche Flusseffizienz durch:
Beschleunigung von Verwaltungsaufgaben: Wenn die Lücke in der Flusseffizienz auf die begrenzten Ressourcen des Projektmanagers bei der Überprüfung aller fertiggestellten Aufgaben zurückzuführen ist, kann sie durch Automatisierung effektiv geschlossen werden.
Verzögerungen vermeiden: Durch die Einrichtung automatischer Erinnerungen, die Sie über Verzögerungen/Abweichungen informieren, können Sie die Situation im Voraus unter Kontrolle bringen.
Beseitigung von Abhängigkeiten und Engpässen: Nehmen wir an, der Designer hat seinen Schritt fertiggestellt und muss nun einem Entwickler zugewiesen werden. Wenn dies manuell erfolgt, hängt es von der Verfügbarkeit des Verantwortlichen für das Projektmanagement ab.
Wenn Sie diesen Prozess durch Automatisierung vereinfachen, können Aufgaben automatisch von der „Entwurfsliste” in die „Entwicklungsliste” verschoben werden, aus der Entwickler sich Aufgaben zuweisen und mit der Arbeit beginnen können. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern schafft auch Verantwortungsbewusstsein und Rechenschaftspflicht unter den Teammitgliedern.
Ressourcen besser verwalten
Die Ressourcenzuweisung spielt eine wichtige Rolle für die Flusseffizienz in einem komplexen, mehrstufigen Prozess. Beispielsweise dauert es vier Stunden, um ein Feature zu entwerfen, und 24 Stunden, um es zu entwickeln. Das bedeutet, dass der Entwickler in der Zeit, die er für das Code-Schreiben benötigt, sechs Features erstellen kann.
Selbst bei einer sehr groben Interpretation benötigt dieses Projekt also nur 1/6 eines Designers pro Entwickler. Oder sechs Entwickler pro Designer. Dies könnte eine gewisse Ressourcenausgleichung erfordern.
Verstehen Sie die Details und planen Sie Ihre Ressourcen entsprechend. Beseitigen Sie aktiv Engpässe und planen Sie einen nahtlosen Flow der Arbeit. Die Ressourcenmanagement-Features von ClickUp sind genau darauf ausgelegt.
Um einen Vorsprung bei der effektiven Ressourcenplanung zu erzielen, passen Sie eine benutzerdefinierte Vorlage für die Ressourcenplanung an Ihre Bedürfnisse an.
Fördern Sie die Zusammenarbeit im Team
Die meisten Ineffizienzen im Flow treten bei Übergaben auf. Ein Designer und ein Entwickler benötigen möglicherweise einige Stunden, um Wissen zu übertragen, bevor Letzterer mit der aktiven Arbeit an diesem Feature beginnen kann. Eine solche Prozessverbesserung erfordert eine bessere Zusammenarbeit im Team.
Die Kollaborationsfunktionen von ClickUp, wie verschachtelte Kommentare, gemeinsam genutzte Dokumente, Echtzeit-Bearbeitung, Chat-Ansicht usw., ermöglichen es Teammitgliedern, mühelos zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
Haben Sie eine Frage? Hinterlassen Sie einen Kommentar. Sie kennen die Akzeptanzkriterien nicht? Schauen Sie in der Beschreibung der Aufgabe nach. Sie benötigen weitere Informationen zum Anwendungsfall? Lesen Sie die User Story auf ClickUp-Dokumenten. Sie sind sich noch unsicher? Sehen Sie nach, wer online ist, und bitten Sie ihn um Hilfe!
ClickUp schafft einen robusten virtuellen Workspace, der Kommunikationslücken reduziert und den Workflow effizienter macht.
Behalten Sie immer Ihr Ziel im Blick
Relevante, genaue und aussagekräftige Erkenntnisse sind die Grundlage für die Optimierung der Effizienz. Richten Sie Echtzeit-Reports auf ClickUp-Dashboards ein, die auf die für Sie wichtigen Metriken benutzerdefiniert zugeschnitten sind, einschließlich der Flow-Effizienz.
Verbessern Sie die Flow-Effizienz mit ClickUp
Die grundlegende Frage, die jede Initiative zur operativen Exzellenz antreibt, lautet: „Ist das das Beste, was wir erreichen können?“ Meistens lautet die Antwort „Nein“.
Um sich kontinuierlich zu verbessern, benötigen Unternehmen heute einen strategischen Ansatz, um Lücken zu schließen, Ineffizienzen zu minimieren und Workflows zu optimieren. Dieser Ansatz umfasst Erkenntnisse, Maßnahmen und Automatisierung. ClickUp ermöglicht all dies und noch viel mehr.
Mit Dashboards und Tools für die Berichterstellung, die für ein gutes Projektmanagement entwickelt wurden, baut ClickUp auf Daten auf.
Durch die Integration von Notizen, Aufgaben, Projekten, Ressourcen und tools für die Zusammenarbeit in einer einzigen Plattform macht ClickUp es Ihnen leicht, Maßnahmen zu ergreifen.
Vorgefertigte Vorlagen, über 100 Automatisierungen und ClickUp Brain nehmen Ihnen die Routinearbeit ab, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
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Häufig gestellte Fragen zur Flusseffizienz
1. Warum messen wir die Effizienz des Flows?
Wir messen die Flusseffizienz, um unproduktive/Leerlaufzeiten im Workflow zu minimieren. Eine gute Flusseffizienz stellt sicher, dass das Produkt sofort nach Erledigung der aktiven Arbeit versandt werden kann.
2. Warum ist Flowschliff wichtig?
Die Flusseffizienz ist das Verhältnis zwischen aktiver Arbeitszeit und Gesamtlieferzeit. Sie ist wichtig, da sie Unternehmen dabei hilft, die Zeit zu reduzieren, die für die Bearbeitung einer Kundenanfrage benötigt wird. Wenn Sie beispielsweise zwei Tage aktive Arbeitszeit benötigen, um ein Produkt herzustellen, aber eine Zykluszeit von 20 Tagen haben, beträgt Ihre Flusseffizienz 10 %.
Dies zeigt, dass Sie durch die Verkürzung der Zykluszeit den Durchsatz steigern und den Umsatz deutlich maximieren können.