„Wie lange dauert es?“ und „Wie viel kostet es?“ sind die beiden Fragen, die jeder Käufer stellen würde, egal ob es sich um einen maßgeschneiderten Anzug oder eine Softwareimplementierung handelt.
In diesem Blogbeitrag wollen wir uns anhand des Konzepts der Vorlaufzeit damit befassen, was nötig ist, um die erste Frage zu beantworten.
Was ist Vorlaufzeit?
Die Vorlaufzeit bezieht sich auf die Gesamtzeit, die erforderlich ist, um einen Prozess vom Beginn bis zum Abschließen durchzuführen. Es handelt sich um die Zeitspanne zwischen der Auftragserteilung durch einen Kunden und dem Erhalt seines Produkts oder seiner Dienstleistung.
Das Konzept der Vorlaufzeit hat seine Wurzeln im frühen Industriezeitalter und gewann mit dem Aufkommen von Fertigungs- und Lieferkettenmanagementpraktiken an Bedeutung. In der Fertigung ist dies die Zeit, die die Produktionseinheit für die Herstellung eines Produkts benötigt. Diese kann sich über mehrere Wochen erstrecken.
Ursprünglich aus der Fertigung stammend, ist sie heute eine beliebte Metrik in verschiedenen Branchen. Wenn Sie in ein Restaurant gehen und etwas zu essen bestellen, sagt man Ihnen vielleicht: „Bitte geben Sie uns 20 Minuten Zeit, um Ihr Essen zuzubereiten. “ Diese 20 Minuten sind die Vorlaufzeit.
Im agilen Projektmanagement nutzen Projektmanager die Vorlaufzeit für die Planung des Sprints, die Terminierung der Bereitstellung, die Zuweisung von Ressourcen, das Management der Erwartungen der Stakeholder und vieles mehr.
Verschiedene Arten von Vorlaufzeiten
Je nach Ihren Zielen können Sie die Vorlaufzeiten für den gesamten Prozess oder nur für bestimmte Teile messen. Im Folgenden finden Sie einige der verschiedenen Arten von Vorlaufzeiten.
Produktionsvorlaufzeit
Die Gesamtzeit, die für die Herstellung eines Produkts vom Beginn des physischen Produktionsprozesses bis zu seiner Fertigstellung benötigt wird, wird als Produktionsvorlaufzeit bezeichnet.
Nehmen wir als Beispiel einen Möbelhersteller, der benutzerdefinierte Tische produziert. Wenn es dauert:
- 2 Tage bis zum Erhalt der Materialien
- 3 Tage für Zuschnitt und Montage
- 1 Tag für das Schleifen
- 2 Tage für Lackierung und Endbearbeitung
- 1 Tag für die Inspektion
Die gesamte Produktionsvorlaufzeit beträgt neun Tage. Wenn es aufgrund der Nichtverfügbarkeit von Fließband-/Team-Mitgliedern zu Lücken oder Wartezeiten kommt, sollten diese ebenfalls berücksichtigt werden.
Materialvorlaufzeit
Die Zeit zwischen der Bestellung von Materialien und deren Erhalt, bereit für den Einsatz in der Produktion, wird als Materialvorlaufzeit bezeichnet.
Dazu gehört die Zeit, die der Lieferant benötigt, um die Bestellung zu bearbeiten, das Rohmaterial vorzubereiten/herzustellen, zu verpacken und an Ihre Fertigungslinie zu versenden.
Die Materialvorlaufzeit ist oft der erste Teil der Produktionsvorlaufzeit. Ob es sich um einen Automobilhersteller handelt, der Aluminium kauft, oder um einen Bäcker, der Zucker kauft – die Materialvorlaufzeit bestimmt, wann Sie mit der Arbeit beginnen können.
Produktionsvorlaufzeit
Die Gesamtzeit, die für die Herstellung eines Produkts benötigt wird, vom Beginn der Produktion bis zur Fertigstellung des Endprodukts, wird als Fertigungsvorlaufzeit bezeichnet. Sie umfasst alle Phasen des Herstellungsprozesses, einschließlich Setup, Projektdurchführung und Montage.
Während die Produktionsvorlaufzeit die Zeit für den Wareneingang, die Inspektion usw. umfasst, ist die Fertigungsvorlaufzeit nur die Zeit, die für die Herstellung des Produkts benötigt wird.
Nach dem vorherigen Beispiel würde die Fertigungsvorlaufzeit sechs Tage betragen, ohne die zwei Tage für den Wareneingang und einen Tag für die Inspektion.
Beschaffungsvorlaufzeit
Die Dauer zwischen der Bestellung von Waren oder Dienstleistungen und deren Lieferung wird als Beschaffungsvorlaufzeit bezeichnet.
Dies umfasst die Bearbeitung von Bestellanforderungen, die Erstellung von Bestellungen, die Lieferantenauswahl, die Fertigung und die Lieferung. Die Beschaffungsvorlaufzeit beginnt vor der Materialvorlaufzeit, umfasst diese jedoch auch.
Die Beschaffungsvorlaufzeit hilft Projektteams dabei, die Latenz zu messen, die durch Prozesse außerhalb ihres unmittelbaren Zuständigkeitsbereichs entsteht.
Kundenvorlaufzeit
Die Dauer zwischen der Bestellung eines Kunden und dem Erhalt des Produkts oder der Dienstleistung wird als Kundenvorlaufzeit bezeichnet.
In einem Fastfood-Restaurant wie McDonald's wird die Vorlaufzeit durch die Vorverarbeitung von Elementen lange vor der Bestellung minimiert – was aufgrund der Standardisierung der Dienstleistungen möglich ist. Dies gilt auch für SaaS-Tools. Ein Kunde kann sofort auf die Software zugreifen, da das Produkt bereits erstellt und versandfertig ist.
Wenn Sie jedoch ein benutzerdefiniertes Logo für Ihre Marke entwerfen lassen, umfasst die Vorlaufzeit für den Kunden den gesamten Produktionsprozess.
Liefervorlaufzeit
Die Zeit vom Zeitpunkt, an dem ein Produkt im Werk versandfertig ist, bis zu seiner Lieferung an den endgültigen Bestimmungsort wird als Versandvorlaufzeit bezeichnet. Dieser Zeitraum umfasst die Vorbereitung des Produkts für den Versand, die Handhabung, den Transport und die Lieferung an den Kunden oder den Projektstandort.
Im modernen Lieferkettenmanagement ist die Vorlaufzeit eine wichtige Metrik. Wenn Ihr Smartphone beispielsweise in China oder Indien hergestellt wird, hängt Ihre Möglichkeit, es in den USA zu verkaufen, davon ab, wie lange Ihr Lieferant für den Versand zu Ihnen benötigt. Daher müssen Ihre Markteinführungspläne die Vorlaufzeiten berücksichtigen.
Kumulative Vorlaufzeit
Die Summe der Vorlaufzeiten verschiedener Prozesse wird als kumulative Vorlaufzeit oder Lieferkettenvorlaufzeit bezeichnet. Sie umfasst die Vorlaufzeiten aller Komponenten und Prozesse, von der ersten Bestellung der Rohstoffe bis zur Lieferung des fertigen Produkts an den Endkunden.
Da es so viele verschiedene Arten von Vorlaufzeiten gibt, die für unterschiedliche Situationen und Umgebungen gelten, kann die Berechnung der Vorlaufzeit eine Herausforderung sein. Deshalb helfen wir Ihnen dabei. Hier finden Sie die Formel für die Vorlaufzeit und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Berechnung.
Wie berechnet man die Vorlaufzeit?
Die einfachste Methode zur Berechnung der Vorlaufzeit besteht darin, die Daten aus der Vergangenheit zu betrachten und die Zeit vom Startdatum bis zum Enddatum zu berechnen.
Als Beispiel: Der Prozess beginnt am 01.01.2024 und endet am 31.01.2024. Die Vorlaufzeit beträgt 31 Tage. Mit einem Projektmanagement-Tool wie ClickUp können Sie die durchschnittlichen Vorlaufzeiten automatisch auf der Grundlage von Verlaufsdaten berechnen.
Diese Vorlaufzeit-Formel bietet zwar eine hervorragende Ansicht, liefert Ihnen jedoch nicht die detaillierten Informationen, die Sie zur Effizienzsteigerung benötigen. Eine andere Herangehensweise besteht darin, vorwärts zu arbeiten. Und so geht's.
1. Identifizieren Sie die Komponenten der Vorlaufzeit
Beginnen Sie damit, den Prozess in seine Hauptkomponenten zu unterteilen, wie zum Beispiel:
- Beschaffung von Rohstoffen
- Vorverarbeitung
- Produktion/Fertigung
- Zeitraum der Abkühlung, falls vorhanden
- Latenz/Wartezeiten
- Qualitätskontrolle und Inspektion
- Montage
- Verpackung
- Auftragsabwicklung
- Versand und Logistik
Nicht alle Prozesse wirken sich auf die Vorlaufzeit aus. In einigen Fällen können sie anders bezeichnet oder durchgeführt werden.
In der Softwareentwicklung kann beispielsweise die Verpackung die Containerisierung umfassen, und der Versand kann die Bereitstellung sein. Für solche Projekte ist die Zeiterfassung von ClickUp ein fantastisches Tool zur genauen Messung. Um die Zeit in ClickUp zu erfassen, können Teammitglieder den Timer starten und stoppen, einen Bereich hinzufügen oder einfach die benötigte Zeit in Stunden/Minuten nachträglich eingeben!
Wählen Sie also alle Komponenten aus, die für Ihr Geschäft relevant sind.
2. Messen Sie individuelle Vorlaufzeiten
Berechnen Sie anhand der für Sie zutreffenden Komponenten individuelle Vorlaufzeiten.
Formel für die Vorlaufzeit der Beschaffung: Datum des Auftragseingangs – Datum der Anforderung durch das Projekt-Team.
Wenn Sie ClickUp-Formulare zum Erfassen von Anfragen verwenden, können Sie das Eingangsdatum viel einfacher eingeben und die Ansicht der Vorlaufzeit auf dem Dashboard anzeigen.
Das Projektteam hat zwar wenig Einfluss darauf, wie schnell das Beschaffungsteam arbeitet, doch diese Vorlaufzeit ist für die Gesamteffizienz des Prozesses von entscheidender Bedeutung.
Formel für die Produktions-/Fertigungsvorlaufzeit: Datum der endgültigen Fertigstellung – Datum des Eingangs der Rohstoffe. Verwenden Sie diese Metrik, um die Zeit zu bestimmen, die benötigt wird, um Rohstoffe oder Komponenten in das Endprodukt umzuwandeln, einschließlich Setup-, Verarbeitungs-, Montage-, Qualitätssicherungs- oder Inspektionszeiten.
Formel für die Vorlaufzeit: Zeit bis zur Lieferung an den Kunden – Zeit bis zum Versand aus dem Lager. Einige Geschäfte beziehen die Verpackung in die Vorlaufzeit ein, während andere sie als einen Teil des Versandprozesses betrachten. Wählen Sie die für Sie passende Variante.
3. Addieren Sie alles!
Addieren Sie die einzelnen Vorlaufzeiten (Beschaffung, Produktion und Versand), um die Gesamtvorlaufzeit oder die tatsächliche Auftragsvorlaufzeit zu erhalten. ClickUp-Formelfelder können dies mit Datums- und Zeitfunktionen, Zeichenfolgenfunktionen, Logikfunktionen und mathematischen Funktionen erheblich vereinfachen.
Dabei sollten Sie einige Dinge beachten.
Pufferzeit einplanen: Wenn Sie Vorlaufzeiten als Maßstab für die Festlegung des versprochenen Liefertermins an den Kunden verwenden, planen Sie etwas Pufferzeit ein, um unvorhergesehene Verzögerungen oder Schwankungen im Prozess auszugleichen.
Beispielsweise kann eine kleine Verzögerung in einem Schritt kumulative Auswirkungen auf die folgenden Schritte haben. Verwenden Sie das ClickUp-Gantt-Diagramm, um Abhängigkeiten und die Gesamtauswirkungen auf die Zeitleiste zu visualisieren.
Schlüsseln Sie die Vorlaufzeit bis ins Detail auf: Die meisten Geschäfte berechnen Vorlaufzeiten, um ihre Effizienz zu verbessern. In diesem Fall sollten Sie alle Details im Blick behalten. Sie müssen beispielsweise wissen, ob die Zollabfertigung den größten Teil Ihrer Versandvorlaufzeiten ausmacht.
Beispiele für Vorlaufzeiten
Die Vorlaufzeit ist einfach die Zeit zwischen dem Beginn und dem Ende eines Prozesses. In verschiedenen Branchen, Unternehmen, Projekten und Teams gibt es Hunderte von Beispielen für Vorlaufzeiten.
Vorlaufzeit in der Fertigung
Nehmen wir an, Sie sind Hersteller von Baumwoll-T-Shirts, die Sie über Einzelhandelsgeschäfte verkaufen. Ihre Vorlaufzeit wäre dann die Summe aus:
- Beschaffungszeit für Baumwolle (15 Tage)
- Beschaffungszeit für andere Materialien wie Threads, Knöpfe, Verpackungsmaterialien usw. (3 Tage)
- Produktions-/Verarbeitungszeit für Messen, Schneiden, Nähen, Bügeln, Falten und Anbringen von Tags (1 Tag)
- Prüfzeit (1 Tag)
- Verpackungszeit (3 Tage)
- Lieferzeit zum Einzelhändler (12 Tage)
Gesamtvorlaufzeit = 35 Tage
Vorlaufzeit im Software-Projektmanagement
Software-Projekte können sich geringfügig unterscheiden. Die Planungs- und Architekturphase kann deutlich länger dauern, der Rest kann jedoch in kurzen Sprints erfolgen, die schrittweise entwickelt werden.
Daher werden Vorlaufzeiten in der Regel vom Zeitpunkt der Fertigstellung einer User Story bis zum Zeitpunkt der Bereitstellung des Features berechnet.
Vorteile einer Verkürzung der Vorlaufzeit
Die Vorlaufzeit gibt an, wie viel Zeit Sie für die Erledigung der Arbeit benötigen. Daraus lässt sich ableiten, wie viel Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt produzieren können. Wenn beispielsweise eine Person ein Feature in einer Woche entwickeln kann (d. h. Ihre Vorlaufzeit), können Sie Ihre Ressourcenzuweisung und Kapazität auf der Grundlage der Anzahl der Features planen, die Sie pro Woche entwickeln müssen.
Mit einer verkürzten Vorlaufzeit, d. h. wenn eine Person zwei Features pro Woche entwickeln kann, können Sie Ihren Umsatz, Ihre Effizienz, Ihre Kundenzufriedenheit, Ihren Wettbewerbsvorteil und vieles mehr steigern!
Kundenzufriedenheit: Wenn Sie einem Kunden ein Produkt schneller liefern können, ist er wahrscheinlich zufriedener. Aus diesem Grund ist die Verkürzung der Vorlaufzeit – d. h. die Einhaltung von Terminen – eine entscheidende Metrik für E-Commerce-Anbieter wie Amazon, die viel in Lagerhaltung, Logistik und Automatisierung für die Auftragsabwicklung investieren.
Effizienz: Eine kürzere Vorlaufzeit bedeutet, dass Sie in derselben Dauer mehr erledigen können, was die Prozesseffizienz verbessert. Eine höhere Effizienz beschleunigt auch die Produktion und senkt die Kosten für Speicher und Haltezeiten.
Agilität: Durch die Verkürzung der Vorlaufzeit für die Projektdurchführung kann ein Unternehmen schneller auf Marktveränderungen reagieren oder Kundenanforderungen erfüllen. Während der COVID-19-Pandemie verschafften sich Unternehmen, die bei der Remote-Arbeit digitale Erlebnisse schnell – also mit kürzeren Vorlaufzeiten – schaffen konnten, einen enormen Wettbewerbsvorteil.
Bestandsmanagement: Kürzere Vorlaufzeiten führen zu geringeren Lagerbeständen – der grundlegende Vorteil, den japanische Automobilhersteller als erste mit der schlanken Fertigung erkannt haben. Dadurch wurde Lagerplatz frei, die Veralterung der Bestände wurde reduziert und das Kapital in den Lagerbeständen wurde verringert, was die allgemeine finanzielle Gesundheit des Unternehmens verbesserte.
Die Vorteile einer Verkürzung der Vorlaufzeiten zeigen sich im gesamten Prozess. Aber wie lässt sich das erreichen? Hier sind einige Tipps.
Strategien zur Verkürzung der Vorlaufzeit
Um etwas zu optimieren, müssen Sie den aktuellen Stand kennen. Beginnen Sie also dort.
Verwenden Sie Zeitmanagement-Apps, um die Vorlaufzeit für alle Prozesse und Phasen genau zu berechnen. Identifizieren Sie anschließend Optimierungsmöglichkeiten. Sobald Sie über die grundlegenden Daten verfügen, lautet die nächste Frage: Wie kann Zeit gespart werden?
Automatisieren
Automatisieren Sie Prozesse, die keine menschliche Interaktion oder Intervention erfordern. Dies kann so einfach sein wie die Einrichtung von „Wenn-dann“-Workflows in Ihrer Projektmanagement-Software. Wenn beispielsweise eine Aufgabe überfällig ist, werden die Beteiligten automatisch über die Eskalationsmatrix benachrichtigt. Oder wenn der Designer eine Aufgabe fertiggestellt hat, wird diese automatisch dem Entwickler zugewiesen.
ClickUp Automations bietet über 100 Vorlagen zur Optimierung von Workflows, Routineaufgaben, Projektübergaben und vielem mehr.
Besser planen
Planen Sie Ressourcen, um unnötige Wartezeiten zu vermeiden. Verwenden Sie die ClickUp-Workload-Ansicht, um zu sehen, wer was tut, und Aufgaben zuzuweisen. Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, ihre eigenen Berichte zur Produktivität einzusehen, um ihre Zeitmanagementziele zu erreichen!
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, helfen Ihnen die Zeitmanagement-Vorlagen von ClickUp weiter. Wählen Sie aus zehn Vorlagen aus und passen Sie diese benutzerdefiniert an Ihre Bedürfnisse an!
Genau prognostizieren
Reduzieren Sie die Vorlaufzeit der Bestandsverwaltung mit Techniken wie Sicherheitsbestand, Nachbestellpunkten und wirtschaftlicher Bestellmenge (EOQ), um die Lagerbestände zu optimieren. Verwenden Sie eine robuste Bestandsverwaltungssoftware für die Bestandsaufnahme!
Wissen teilen
Verhindern Sie Wissenslücken durch detaillierte Dokumentation und Wissensaustausch. ClickUp Docs wurde entwickelt, um Ihnen beim Verfassen und Freigeben von Inhalten innerhalb des Unternehmens zu helfen. Und noch mehr: ClickUp AI kann Texte korrigieren, zusammenfassen und Informationen leichter zugänglich machen.
Reduzieren Sie die Vorlaufzeit und optimieren Sie Ihren Workflow mit ClickUp.
Die Frage „Wie lange wird es dauern?“ präzise und sofort zu beantworten, ist eine wichtige Aufgabe des Projektmanagers im Bereich des Projektmanagements.
Dies hilft während des gesamten Lebenszyklus des Projektmanagements bei der Planung, Terminierung, Ressourcenzuweisung, Erstellung von Notfallplänen, Disaster Recovery, Stakeholder-Management, Markteinführungsstrategie usw.
Die genaue Berechnung der Vorlaufzeit ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, um die Zukunft vorherzusagen. In der sich schnell verändernden Welt von heute kann die Minimierung der Vorlaufzeit der wichtigste Wettbewerbsvorteil für Ihr Geschäft sein.
Je mehr Sie in die Verkürzung der Vorlaufzeiten investieren, desto effizienter und mit höherer Produktivität arbeiten Ihre Systeme. Selbst die einfachste Automatisierung verkürzt beispielsweise nicht nur die Vorlaufzeiten für diesen Prozess, sondern für den gesamten Workflow Ihres Unternehmens.
Die Optimierung von Vorlaufzeiten hat einen Multiplikatoreffekt. ClickUp wurde entwickelt, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Vorlaufzeiten zu erkennen, zu messen und zu minimieren.
Mit der kostenlosen All-in-One -Software für Projektmanagement von ClickUp können Sie die Nachverfolgung von Aufgabenzeiten durchführen, Vorlaufzeiten überwachen, Leistungen messen, Metriken optimieren und Prozesse automatisieren – alles an einem Ort.
Von Kreativagenturen bis hin zur Immobilienverwaltung – Unternehmen aller Branchen liefern mit ClickUp Produkte und Dienstleistungen schnell aus. Überzeugen Sie sich selbst.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
1. Was ist die Formel für die Vorlaufzeit?
Vorlaufzeit = Fertigstellungszeitpunkt – Startzeitpunkt
Dies ist zwar die einfachste Formel zur Berechnung der Vorlaufzeit, sie erklärt jedoch nicht, warum die Vorlaufzeit genau diesen Wert hat. Daher arbeiten Unternehmen manchmal vorwärts. In solchen Fällen wird die Vorlaufzeit wie folgt berechnet.
Vorlaufzeit = Beschaffungsvorlaufzeit + Produktionsvorlaufzeit + Liefervorlaufzeit
2. Was ist Vorlaufzeit im Vergleich zur Zykluszeit?
Obwohl diese beiden Metriken einander ähneln, dienen sie unterschiedlichen Zwecken und Anforderungen. Hier finden Sie eine Übersicht über die Zykluszeit und die Vorlaufzeit.
| Vorlaufzeit | Zykluszeit | |
|---|---|---|
| Definition | Gesamtzeit vom Zeitpunkt der Bestellung durch den Kunden bis zur Lieferung der Bestellung | Zeit, die zum Abschließen einer bestimmten Aufgabe oder eines bestimmten Prozesses bei der Herstellung eines einzelnen Elements benötigt wird. |
| Umfang | Misst den End-to-End-Prozess | Misst die Zeit, die für ein bestimmtes Segment/einen bestimmten Teilprozess aufgewendet wird. |
| Zweck | Lieferzeiten schätzen Lieferkettenaktivitäten planen Kunden eine Zeitleiste bereitstellen Lagerbestände verwalten | Bewerten Sie die betriebliche Effizienz, identifizieren Sie Engpässe und optimieren Sie Produktionsprozesse. |
| Formel | Liefertermin – Datum der Bestellung | Gesamtproduktionszeit/Anzahl der produzierten Einheiten |
3. Was ist die Vorlaufzeit für die Lieferung?
Die Vorlaufzeit für die Lieferung bezieht sich auf die Gesamtzeit vom Zeitpunkt der Bestellung durch den Kunden bis zur Lieferung an seine Haustür.