Berechnung der Vorlaufzeit zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe

"Wie lange wird es dauern?" und "Wie viel wird es kosten?" sind die beiden Fragen, die sich jeder Käufer stellt, egal ob es sich um einen Maßanzug oder eine Softwareimplementierung handelt.

In diesem Blogbeitrag wollen wir untersuchen, was nötig ist, um die erste Frage zu beantworten, indem wir ein Konzept namens Vorlaufzeit verwenden.

Was ist Vorlaufzeit?

Unter Durchlaufzeit versteht man die Gesamtzeit, die für die Durchführung eines Prozesses vom Beginn bis zum Abschluss benötigt wird. Sie ist die Latenzzeit zwischen der Bestellung eines Kunden und dem Erhalt seines Produkts oder seiner Dienstleistung.

Das Konzept der Durchlaufzeit hat seine Wurzeln im frühen Industriezeitalter und erlangte mit dem Aufkommen von Fertigungs- und Lieferkettenmanagementpraktiken große Bedeutung. In der Fertigung ist damit die Zeit gemeint, die die Produktionseinheit zur Herstellung eines Produkts benötigt. Dies kann sich über einige Wochen erstrecken.

Von der Fertigung aus ist sie nun eine beliebte Kennzahl in verschiedenen Branchen. Wenn Sie in ein Restaurant gehen und ein Essen bestellen, sagt man Ihnen vielleicht: "Bitte geben Sie uns 20 Minuten Zeit für die Zubereitung Ihres Essens." Diese 20 Minuten sind die Vorlaufzeit.

In der agilen Softwareentwicklung verwenden Projektmanager die Vorlaufzeit für die Sprintplanung, die Terminierung der Bereitstellung, die Zuweisung von Ressourcen, die Steuerung der Erwartungen der Beteiligten und vieles mehr.

Verschiedene Arten von Vorlaufzeiten

Je nach Ihren Zielen können Sie die Durchlaufzeiten für den gesamten Prozess oder nur für einige Teile messen. Einige der verschiedenen Arten von Durchlaufzeiten sind wie folgt.

Produktionsvorlaufzeit

Die Gesamtzeit, die für die Herstellung eines Produkts vom Beginn des physischen Produktionsprozesses bis zu seiner Fertigstellung benötigt wird, wird als Produktionsvorlaufzeit bezeichnet.

Nehmen wir ein Möbelunternehmen, das Tische nach Maß herstellt. Wenn es dauert:

• 2 Tage für den Materialeingang
• 3 Tage für Zuschnitt und Zusammenbau
• 1 Tag für das Schleifen
• 2 Tage für Lackierung und Endbearbeitung
• 1 Tag für die Inspektion

Die gesamte Produktionsvorlaufzeit beträgt neun Tage. Eventuelle Lücken oder Wartezeiten aufgrund der Nichtverfügbarkeit von Mitarbeitern an der Montagelinie/im Team sollten ebenfalls berücksichtigt werden.

Materialvorlaufzeit

Die Zeit von der Bestellung der Materialien bis zu ihrem Eingang in der Produktion wird als Materialvorlaufzeit bezeichnet.

Sie umfasst die Zeit, die der Lieferant benötigt, um die Bestellung zu bearbeiten, das Rohmaterial vorzubereiten/zu fertigen, zu verpacken und an Ihre Montagelinie zu liefern.

Die Materialvorlaufzeit ist oft der erste Teil der Produktionsvorlaufzeit. Egal, ob ein Autohersteller Aluminium oder ein Bäcker Zucker kauft, die Materialvorlaufzeit bestimmt, wann Sie mit der Arbeit beginnen können.

Vorlaufzeit der Produktion

Die Gesamtzeit, die für die Herstellung eines Produkts benötigt wird, vom Beginn der Produktion bis zur Fertigstellung des Endprodukts, wird als Fertigungsvorlaufzeit bezeichnet. Sie umfasst alle Phasen des Herstellungsprozesses, einschließlich des Einrichtens, projektdurchführung und Montage.

Während die Produktionsvorlaufzeit die Zeit für den Materialeingang, die Inspektion usw. umfasst, ist die Fertigungsvorlaufzeit nur die Zeit, die für die Herstellung des Produkts benötigt wird.

Im vorigen Beispiel würde die Fertigungsvorlaufzeit sechs Tage betragen, ohne die zwei Tage für den Materialeingang und einen Tag für die Prüfung.

Beschaffungsvorlaufzeit

Die Dauer von der Bestellung von Waren oder Dienstleistungen bis zu ihrer Lieferung wird als Beschaffungsvorlaufzeit bezeichnet.

Sie umfasst die Bearbeitung der Bestellanforderung, die Erstellung der Bestellung, die Auswahl des Lieferanten, die Herstellung und die Lieferung. Die Beschaffungsvorlaufzeit beginnt vor der Materialvorlaufzeit, schließt diese aber auch mit ein.

Mit Hilfe der Beschaffungsvorlaufzeit können Projektteams die Latenzzeit abschätzen, die sich aus Prozessen außerhalb ihres unmittelbaren Zuständigkeitsbereichs ergibt.

Kundenvorlaufzeit

Die Zeitspanne zwischen der Bestellung eines Kunden und dem Erhalt des Produkts oder der Dienstleistung wird als Kundenvorlaufzeit bezeichnet.

In einem Fast-Food-Restaurant wie McDonald's wird die Vorlaufzeit dadurch minimiert, dass die Produkte schon lange vor der Bestellung bearbeitet werden - was aufgrund der Standardisierung der Dienstleistungen möglich ist. Dies gilt auch für SaaS-Tools. Ein Kunde kann sofort auf eine Software zugreifen, da das Produkt bereits erstellt und versandfertig ist.

Wenn Sie jedoch ein individuelles Logo für Ihre Marke entwerfen lassen, umfasst die Vorlaufzeit für den Kunden den gesamten Produktionsprozess.

Versandvorlaufzeit

Die Zeit von der Fertigstellung eines Produkts im Werk bis zur Lieferung an den endgültigen Bestimmungsort wird als Versandvorlaufzeit bezeichnet. Dieser Zeitraum umfasst die Vorbereitung des Produkts für den Versand, die Handhabung, den Transport und die Lieferung an den Kunden oder den Projektstandort.

Im modernen Lieferkettenmanagement ist die Versandvorlaufzeit eine wichtige Kennzahl. Wenn Ihr Smartphone zum Beispiel in China oder Indien zusammengebaut wird, hängt Ihre Fähigkeit, es in den USA zu verkaufen, davon ab, wie lange es dauert, bis Ihr Lieferant es an Sie liefert. Ihre Markteinführungspläne müssen also die Lieferfristen berücksichtigen.

Kumulative Vorlaufzeit

Die Summe der Durchlaufzeiten für die verschiedenen Prozesse wird als kumulative Durchlaufzeit oder Durchlaufzeit der Lieferkette bezeichnet. Sie umfasst die Durchlaufzeiten aller Komponenten und Prozesse, von der ersten Bestellung von Rohstoffen bis zur Lieferung des Endprodukts an den Endkunden.

Bei so vielen Arten von Durchlaufzeiten, die für verschiedene Situationen und Umgebungen gelten, kann die Berechnung der Durchlaufzeit eine Herausforderung sein. Deshalb haben wir Hilfe mitgebracht. Hier finden Sie die Formel für die Durchlaufzeit und einen schrittweisen Prozess zu ihrer Berechnung.

Wie berechnet man die Durchlaufzeit?

Am einfachsten lässt sich die Vorlaufzeit berechnen, indem man die Daten aus der Vergangenheit betrachtet und die Zeit zwischen dem Start- und dem Enddatum berechnet.

Wenn der Prozess zum Beispiel am 01.01.2024 beginnt und am 31.01.2024 endet, beträgt die Vorlaufzeit 31 Tage. Mit einem Projektmanagement-Tool wie ClickUp können Sie die durchschnittliche Durchlaufzeit automatisch auf der Grundlage historischer Daten berechnen.

ClickUp Timeline-Ansicht zur Berechnung von Durchlaufzeiten

Diese Formel für die Berechnung der Durchlaufzeit bietet zwar eine gute konsolidierte Übersicht, liefert aber nicht die für die Verbesserung der Effizienz erforderlichen detaillierten Angaben. Eine andere Möglichkeit ist es also, vorwärts zu arbeiten. Und so geht's.

1. Identifizieren Sie die Komponenten der Durchlaufzeit

Beginnen Sie damit, den Prozess in seine Hauptkomponenten zu zerlegen, z. B.:

• Beschaffung von Rohstoffen
• Vorverarbeitung
• Produktion/Herstellung
• Abkühlungszeit, falls vorhanden
• Latenz-/Wartezeiten
• Qualitätskontrolle und Inspektion
• Montage
• Verpackung
• Auftragsabwicklung
• Versand und Logistik

Nicht alle Prozesse wirken sich auf die Durchlaufzeit aus. In einigen Fällen können sie anders aufgerufen oder durchgeführt werden.

In der Softwareentwicklung kann die Verpackung beispielsweise die Containerisierung und der Versand die Bereitstellung umfassen. Für solche Projekte, ClickUp's Projektzeiterfassung ist ein fantastisches Werkzeug zur genauen Messung. Um die Zeit in ClickUp zu erfassen, können die Teammitglieder den Timer starten und stoppen, einen Bereich hinzufügen oder einfach die benötigte Zeit in Stunden/Minuten rückwirkend eingeben!

Erfassen Sie Ihre Zeit, legen Sie Schätzungen fest, fügen Sie Notizen hinzu und sehen Sie sich Berichte über Ihre Zeit von überall in ClickUp an

Wählen Sie also alle Komponenten, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

2. Messen Sie individuelle Durchlaufzeiten

Berechnen Sie auf der Grundlage der für Sie zutreffenden Komponenten die einzelnen Vorlaufzeiten.

Beschaffungsvorlaufzeitformel: Datum des Auftragseingangs - Datum der Anforderung durch das Projektteam.

Wenn Sie ClickUp-Formulare zum Sammeln von Suchaufträgen verwenden, werden Sie es viel einfacher finden, das Eingangsdatum einzugeben und die Vorlaufzeit auf dem Dashboard zu sehen.

ClickUp-Formularansicht für die problemlose Erfassung von Kundenwünschen

Obwohl das Projektteam nur wenig Einfluss darauf hat, wie schnell das Beschaffungsteam arbeitet, ist diese Vorlaufzeit entscheidend für die Gesamteffizienz des Prozesses.

Formel für die Vorlaufzeit in der Produktion/Herstellung: Datum der Endproduktion - Datum des Eingangs der Rohstoffe. Verwenden Sie diese Kennzahl, um die Zeit zu bestimmen, die benötigt wird, um aus Rohstoffen oder Komponenten das Endprodukt herzustellen, einschließlich der Zeiten für Einrichtung, Verarbeitung, Montage, Qualitätssicherung oder Inspektion.

Formel für die Versandvorlaufzeit: Zeit für die Auslieferung an den Kunden - Zeit für den Versand ab Lager. Einige Unternehmen zählen die Verpackung zur Fertigungsvorlaufzeit, andere betrachten sie als einen versandbezogenen Prozess. Wählen Sie, was für Sie richtig ist.

3. Zählen Sie sie auf!

Addieren Sie die einzelnen Vorlaufzeiten (Beschaffung, Produktion und Versand), um die Gesamtvorlaufzeit oder die tatsächliche Auftragsvorlaufzeit zu erhalten. ClickUp-Formelfelder können mit Datums- und Zeitfunktionen, Zeichenkettenfunktionen, Logikfunktionen und mathematischen Funktionen die Arbeit erheblich vereinfachen.

ClickUp-Formelfelder für die einfache Ausführung von erweiterten Berechnungen

Während Sie das tun, sollten Sie einige Dinge beachten.

Berücksichtigen Sie eine Pufferzeit: Wenn Sie Vorlaufzeiten als Maßstab für die Festlegung des zugesagten Liefertermins an den Kunden verwenden, sollten Sie eine gewisse Pufferzeit einplanen, um unvorhergesehene Verzögerungen oder Schwankungen im Prozess auszugleichen.

So kann sich beispielsweise eine kleine Verzögerung in einem Schritt auf die folgenden Schritte auswirken. Verwenden Sie die ClickUp-Gantt-Diagramm zur Visualisierung der Abhängigkeiten und der Gesamtauswirkungen auf den Zeitplan der Lieferung.

clickUp Gantt-Diagramm für die durchlaufzeitbasierte Projektplanung_

Die Durchlaufzeit bis ins kleinste Detail aufschlüsseln: Die meisten Unternehmen berechnen Durchlaufzeiten, um ihre Effizienz zu steigern. Wenn das der Fall ist, sollten Sie alle Details aufgeschlüsselt haben. Sie müssen zum Beispiel wissen, ob die Zollabfertigung den größten Teil Ihrer Versandvorlaufzeiten ausmacht.

Beispiele für Durchlaufzeiten

Die Durchlaufzeit ist einfach die Zeit zwischen dem Beginn und dem Ende eines Prozesses. In verschiedenen Branchen, Unternehmen, Projekten und Teams gibt es Hunderte von Beispielen für Vorlaufzeiten.

Vorlaufzeit in der Fertigung

Nehmen wir an, Sie sind ein Hersteller von Baumwoll-T-Shirts, die im Einzelhandel verkauft werden. Ihre Vorlaufzeit wäre die Summe aus:

• Beschaffungszeit für Baumwolle (15 Tage)
• Beschaffungszeit für andere Materialien wie Garn, Knöpfe, Verpackungsmaterial usw. (3 Tage)
• Produktions-/Bearbeitungszeit für Messen, Schneiden, Nähen, Bügeln, Falten und Anbringen von Anhängern (1 Tag)
• Inspektionszeit (1 Tag)
• Verpackungszeit (3 Tage)
• Versandzeit zum Einzelhändler (12 Tage)

Vorlaufzeit insgesamt = 35 Tage

Vorlaufzeit im Software-Projektmanagement

Softwareentwicklungsprojekte können etwas anders aussehen. Die Planungs- und Architekturphase kann sehr viel länger sein, aber der Rest kann in kurzen Sprints erfolgen, die sich schrittweise entwickeln.

Daher wird die Vorlaufzeit in der Regel vom Zeitpunkt der Fertigstellung einer User Story bis zur Bereitstellung der Funktion berechnet.

Vorteile der Verkürzung der Vorlaufzeit

Die Vorlaufzeit sagt Ihnen, wie viel Zeit Sie für die Arbeit benötigen. Daraus können Sie ableiten, wie viel Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt produzieren können. Wenn z. B. eine Person eine Funktion in einer Woche entwickeln kann (d. h. Ihre Vorlaufzeit), können Sie Ihre Ressourcenzuweisung und Kapazität auf der Grundlage der Anzahl der Funktionen planen, die Sie pro Woche entwickeln müssen.

Mit einer kürzeren Vorlaufzeit, d. h. wenn eine Person zwei Funktionen pro Woche entwickeln kann, können Sie den Umsatz, die Effizienz, die Kundenzufriedenheit, den Wettbewerbsvorteil und vieles mehr steigern!

Kundenzufriedenheit: Wenn Sie einem Kunden ein Produkt schneller liefern können, ist er wahrscheinlich zufriedener. Aus diesem Grund ist eine Verkürzung der Lieferzeiten - d.h., einhaltung von Fristen ist eine wichtige Kennzahl für E-Commerce-Unternehmen wie Amazon, die stark in Lagerhaltung, Logistik und Automatisierung der Auftragsabwicklung investieren.

Effizienz: Eine kürzere Vorlaufzeit bedeutet, dass Sie in der gleichen Zeit mehr erledigen können, was die Prozesseffizienz verbessert. Eine höhere Effizienz beschleunigt auch die Produktion und reduziert die Lager- und Bereitstellungskosten.

Flexibilität: Durch die Verkürzung der Projektdurchführungszeit kann ein Unternehmen schneller auf Marktveränderungen reagieren und die Kundennachfrage erfüllen. Auf der COVID-19 haben Unternehmen, die in der Lage sind, remote zu arbeiten und digitale Erlebnisse in kürzeren Vorlaufzeiten zu erstellen, einen immensen Wettbewerbsvorteil erlangt.

Bestandsmanagement: Kürzere Vorlaufzeiten führen zu geringeren Lagerbeständen - ein grundlegender Vorteil, den japanische Automobilhersteller zuerst mit der schlanken Produktion erkannten. Dadurch wurden Lagerflächen frei, die Veralterung der Bestände wurde reduziert und das Kapital im Lager verringert, was die finanzielle Gesundheit des Unternehmens insgesamt verbesserte.

Die Vorteile einer Verkürzung der Durchlaufzeiten sind im gesamten Prozess zu erkennen. Aber wie können Sie dies erreichen? Hier sind einige Tipps.

Strategien zur Verringerung der Durchlaufzeit

Um etwas zu optimieren, müssen Sie den aktuellen Zustand kennen. Beginnen Sie also dort.

Verwenden Sie zeitmanagement-Apps um die Durchlaufzeit für alle Prozesse und Phasen genau zu berechnen. Ermitteln Sie dann Optimierungsmöglichkeiten. Sobald Sie die grundlegenden Daten zur Hand haben, stellt sich die nächste Frage: Wie man Zeit spart ?

Automatisieren

Automatisieren Sie Prozesse, die keine menschliche Interaktion oder Intervention erfordern. Das kann so einfach sein wie die Einrichtung von "Wenn-dann-dass"-Workflows in Ihrer Projektmanagement-Software. Wenn zum Beispiel eine Aufgabe überfällig ist, werden die Mitarbeiter automatisch über die Eskalationsmatrix benachrichtigt. Oder wenn der Designer eine Aufgabe abgeschlossen hat, wird sie automatisch dem Entwickler zugewiesen. ClickUp-Automatisierungen bietet über 100 Vorlagen zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen, Routineaufgaben, Projektübergaben und mehr.

clickUp Automatisierungen, um Zeit zu sparen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren_

Planen Sie besser Ressourcen einplanen um unnötige Wartezeiten zu vermeiden. Verwenden Sie die ClickUp Workload-Ansicht, um zu sehen, wer was macht und um Arbeit zuzuweisen. Ermutigen Sie die Teammitglieder, ihre eigenen Produktivitätsberichte zu sehen, um ihre

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die Workload-Ansicht von ClickUp zur Neuzuweisung von Ressourcen

Wenn Sie unsicher sind, wo Sie anfangen sollen, können Sie ClickUp's zeitmanagement-Vorlagen sind hier, um zu helfen. Wählen Sie aus den zehn Vorlagen und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an!

Genaue Vorhersage

Reduzieren Sie die Vorlaufzeit für die Bestandsverwaltung mit Techniken wie Sicherheitsbeständen, Meldepunkten und wirtschaftlicher Bestellmenge (EOQ), um die Bestände zu optimieren. Verwenden Sie robuste software für die Bestandsverwaltung für die Bestandsaufnahme!

Wissen teilen

Verhindern Sie Wissenslücken durch detaillierte Dokumentation und Wissensaustausch. ClickUp Docs wurde entwickelt, um Sie beim Schreiben und Teilen von Dokumenten innerhalb des Unternehmens zu unterstützen. Was ist das Besondere daran? ClickUp AI kann Informationen korrekturlesen, zusammenfassen und leichter zugänglich machen.

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Die genaue und sofortige Beantwortung der Frage "Wie lange wird es dauern?" ist eine wichtige Aufgabe des Projektmanagers.

Sie hilft während des gesamten Projektmanagement-Lebenszyklus bei der Planung, Terminierung, Ressourcenzuweisung, Erstellung von Notfallplänen, Disaster Recovery, Stakeholder-Management, Markteinführungsstrategie usw.

Die genaue Berechnung der Vorlaufzeit ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, um die Zukunft vorherzusagen. In der heutigen, sich schnell entwickelnden Welt kann die Minimierung der Vorlaufzeit das größte Unterscheidungsmerkmal für Ihr Unternehmen sein.

Wenn Sie mehr in die Verkürzung der Durchlaufzeiten investieren, steigern Sie auch die Effizienz und Produktivität Ihrer Systeme. Selbst die einfachste Automatisierung verkürzt die Durchlaufzeiten nicht nur für diesen Prozess, sondern auch für den gesamten organisatorischen Arbeitsablauf.

Die Optimierung von Durchlaufzeiten hat einen sich gegenseitig verstärkenden Effekt. ClickUp wurde entwickelt, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Durchlaufzeiten zu erkennen, zu messen und zu minimieren.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Was ist die Formel für die Vorlaufzeit?

Vorlaufzeit = Zeit der Fertigstellung - Startzeit

Dies ist zwar die einfachste Formel für die Durchlaufzeit, aber sie erklärt nicht, warum die Durchlaufzeit so hoch ist, wie sie ist. So arbeiten Organisationen manchmal vorwärts. In solchen Fällen sieht die Berechnung der Durchlaufzeit wie folgt aus.

Vorlaufzeit = Beschaffungsvorlaufzeit + Produktionsvorlaufzeit + Liefervorlaufzeit

2. Was ist Durchlaufzeit im Vergleich zu Zykluszeit?

Obwohl sie sich in gewisser Weise ähneln, dienen diese beiden Messgrößen unterschiedlichen Zwecken und Bedürfnissen. Hier ist ein Überblick über zykluszeit vs. Durchlaufzeit .

Unterschied zwischen Durchlaufzeit und Zykluszeit

3. Was ist die Vorlaufzeit für die Lieferung?

Die Vorlaufzeit für die Lieferung bezieht sich auf die Gesamtzeit zwischen der Bestellung eines Kunden und der Lieferung an seine Haustür.