Wenn es um die Auswahl und Überwachung der Projekte Ihres Unternehmens geht, benötigen Sie ein Projekt-Pipeline-Management-Framework. Damit verfügen Sie über eine systematische Methode, um Ideen zu sammeln, Projekte zu planen und diese bis zu ihrem Abschluss auf Kurs zu halten.
Lesen Sie weiter, um die sechs Phasen des Projektpipeline-Projektmanagements sowie die Best Practices kennenzulernen, die Sie zum Erfolg führen werden.
Was ist Projektmanagement für die Projektpipeline?
Das Projektmanagement-Pipeline-Verfahren ist ein systematischer Ansatz zur Verwaltung von Projekten von der Konzeption bis zur Fertigstellung. Das bedeutet, dass es bereits beginnt, bevor das Projekt überhaupt definiert und geplant wurde. Es beginnt mit der Ideenfindungsphase des Projekts, in der das Team zunächst Brainstorming betreibt, welche Projekte es verfolgen möchte.
Das Projektmanagement der Pipeline ist für die strategische Planung eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Ein Teil des Prozesses besteht darin, aus einer Liste potenzieller Projekte auszuwählen, wobei folgende Aspekte zu berücksichtigen sind:
- Wie sie Ihnen helfen, strategische Ziele zu erreichen
- Verfügbarkeit von Ressourcen, vom Projektbudget bis zu den Mitgliedern des Teams
- Ob ein Erfolg bei der Projektdurchführung zu einer Kapitalrendite führt
Es ist auch ein wichtiger Schlüssel des gesamten Projektmanagements, da potenzielle Engpässe, Zeitleisten und Projektziele frühzeitig berücksichtigt werden.
Phasen des Projektpipeline-Projektmanagements
Der Prozess des Projektmanagements umfasst sechs Phasen. Diese Phasen bieten einen strukturierten Rahmen für die Entscheidungsfindung, die Ressourcenoptimierung und vieles mehr. Sie sind jeweils entscheidend für die Verwaltung des Flows der Projekte und der strategischen Ziele eines Unternehmens.
Lassen Sie uns jede Phase genauer betrachten.
1. Ideenfindung
In der Ideenfindungsphase entwickeln Mitglieder des Teams und Stakeholder neue Projektideen. Diese Phase kann Folgendes umfassen:
- Brainstorming-Sitzungen, um Team-Mitglieder zu ermutigen, Ideen für neue Initiativen freizugeben 🧠💡
- Entwicklung und Überprüfung grundlegender Projektvorschläge
- Sammeln Sie Erkenntnisse über das potenzielle Projektbudget, die Zeitleiste und den Ressourcenbedarf jeder Idee.
Wenn Sie sich auf diese Punkte konzentrieren, können Sie die richtigen Projekte auswählen, die für die aktuellen Unternehmensziele Priorität haben sollten. Idealerweise sollten Sie die Quelle, das Datum der Erstellung und das Feedback zu jeder Idee für eine spätere Überprüfung dokumentieren.
Profi-Tipp: Projektmanagement-Software kann Ihnen dabei helfen, Notizen zu organisieren und die Zusammenarbeit und das Freigeben neuer Ideen zwischen Teammitgliedern zu vereinfachen. Mit der Whiteboard-Funktion von ClickUp können mehrere Personen in Echtzeit Brainstorming betreiben und dabei Bilder, Formen, Notizen und Freihandzeichnungen verwenden.
2. Arbeitsaufnahme
In der Phase der Arbeitsaufnahme arbeiten Sie Vorschläge für die besten Projektideen aus, die während der Ideenfindung identifiziert wurden.
Das Ziel besteht darin, die besten Vorschläge von der Geschäftsleitung genehmigen zu lassen. Dazu müssen Sie folgende Details skizzieren:
- Zeitleiste
- Umfang
- Ergebnisziele
- Projektbudget
- Erforderliche Ressourcen
- Lösungen für mögliche Einwände oder Engpässe
Sie können gemeinsam mit Ihren Team-Mitgliedern Vorrecherchen erledigen und Vorschläge ausarbeiten. Anschließend können Sie eine formelle Präsentation erstellen, um diese Ihren Clients, Stakeholdern oder der Geschäftsleitung vorzustellen.
Profi-Tipp: Verwenden Sie eine Vorlage für die Projektübersicht, um Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Sie bei der Erstellung von Angeboten und formellen Präsentationen nichts übersehen. ClickUp bietet viele vorgefertigte Vorlagen, oder Sie können Ihre eigenen erstellen.
3. Phasentore
Phasengates sind formelle Überprüfungen, um den Fortschritt und die weitere Durchführbarkeit des Projekts im Verlauf der Pipeline zu bewerten.
Nach der Projektgenehmigung legen Sie Phasengates fest, um sicherzustellen, dass Sie regelmäßig überprüfen, wie der Fortschritt aussieht. Phasengates stimmen in der Regel mit den Meilensteinen des Projekts überein.
An jedem Phasengate bewerten alle Projektbeteiligten, wie das Projekt im Vergleich zum zuvor festgelegten Plan abschneidet. Darüber hinaus kann die Gruppe auch Folgendes überprüfen:
- Leistungskennzahlen (KPIs) und andere Metriken
- Ressourcenmanagement und -zuweisung
- Aktueller Status des Projekts
- Abstimmung mit geplanten Ergebnissen
Wenn das Projekt planmäßig verläuft, stehen die Chancen gut, dass es seinen Fortschritt durch den Lebenszyklus des Projektmanagements fortsetzen kann. Ist dies nicht der Fall, kann es beendet oder ausgesetzt werden, um Zeit- und Ressourcenverschwendung zu vermeiden.
Profi-Tipp: Visualisieren Sie mit ClickUp Meilensteinen, wie weit Projekte zwischen den Phasentoren fortgeschritten sind, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Sie helfen Ihnen dabei, zu visualisieren, wie verschiedene Aufgaben mit den Projektzielen verbunden sind, und können über Dashboards, die Gantt-Ansicht oder die Board-Ansicht angezeigt werden.
4. Projektplanung
In der Projektplanungsphase beginnen Sie mit der Formung Ihres Projekts und legen fest, welche Arbeiten zu erledigen sind und wann sie durchzuführen sind.
Die Projektplanung ist ein detaillierter Prozess, der unter anderem folgende Aspekte umfassen kann:
- Erstellen von Projekt-Aufgaben und Unteraufgaben
- Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Rollen und Aufgaben an jedes Team-Mitglied
- Festlegen von Fälligkeitsdaten für jede Aufgabe und Unteraufgabe
- Planen Sie regelmäßige Check-ins, um den Fortschritt zwischen den Phasentoren zu überwachen.
- Überprüfung und Verbesserung der Prozessstandardisierung, um effiziente und produktive Abläufe sicherzustellen
Sprechen Sie unbedingt mit jedem Teammitglied einzeln, um sicherzustellen, dass alle die Projektziele verstehen und niemand mehr Arbeit übernimmt, als er bewältigen kann. Sie sollten auch einen Plan zur Überwachung der Abschlüsse jeder Aufgabe jedes Teammitglieds erstellen, um Engpässe im Verlauf des Projekts zu erkennen und zu vermeiden.
Profi-Tipp: Verwenden Sie Projektmanagement-Tools, um den Workflow Ihres Teams zu verwalten und die Automatisierung für tägliche Aufgaben einzurichten. Viele Tools bieten auch Projektmanagement-Vorlagen, die die Erstellung von Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards vereinfachen.
5. Projekt in Bearbeitung
In der Phase „Projekt in Bearbeitung“ beginnt die Umsetzung. Jetzt ist es an der Zeit, dass Ihr Team mit der Arbeit beginnt und Aufgaben erledigt, um das Projekt jeden Tag ein Stück näher an die Fertigstellung zu bringen.
Dies ist eine Phase mit hohem Druck, die unter anderem folgende Aspekte umfasst:
- Echtzeit-Updates zum Fortschritt von Aufgaben und Unteraufgaben
- Regelmäßige Team-Meetings, um alle auf dem gleichen Stand zu halten
- Aktualisierungen zu Terminen zum Abschließen von Aufgaben und anderen Schätzungen zur Zeitleiste des Projekts
- Messung von KPIs und Nachverfolgung der Projektleistung
- Erstellen von Fortschrittsberichten zum Freigeben an Stakeholder 📈
- Identifizieren und Beheben von Engpässen und anderen potenziellen Problembereichen
Dies ist die zeitaufwändigste Phase. Je nach Anzahl der Projektziele kann es Monate oder Jahre dauern, bis Sie zur nächsten Phase übergehen.
Profi-Tipp: Nutzen Sie ein ClickUp-Dashboard als Kontrollzentrum für Ihr Projekt. Mit über 50 verfügbaren Widgets können Sie Ziele verfolgen, wichtige Metriken im Auge behalten, den Fortschritt in Echtzeit überwachen und vieles mehr.
6. Fertiggestellte Projekte
Diese Phase ist selbsterklärend – das Projekt ist fertiggestellt und ausgeliefert, und es ist Zeit zu feiern! 🥳🏆
Nachdem Sie Ihr erfolgreiches Projekt gefeiert haben, ist es an der Zeit, zu bewerten, wie alles gelaufen ist. Als Projektmanager können Sie die Mitglieder des Teams zu einer Diskussion über Themen wie die folgenden anleiten:
- Projekt-Ergebnisse
- Teamleistung
- Probleme und Engpässe
So können Sie erkennen, wo Sie im Projekt besser hätten arbeiten können, um zukünftige Projekte zu optimieren.
Vielleicht möchten Sie auch die Stärken und Schwächen jedes Teammitglieds in Einzelmeetings zur Abwicklung des Projekts besprechen.
Profi-Tipp: Gestalten Sie die Retrospektiven Ihres Projektteams mit der 4L-Technik – das steht für „geliebt“, „ersehnt“, „verabscheut“ und „gelernt“ – noch interessanter. Mit der 4L-Retro-Vorlage von ClickUp kann Ihr Team wichtige Erkenntnisse, die sich auf zukünftige Projekte anwenden lassen, ganz einfach reflektieren und zusammenfassen.
Projektportfolio-Management vs. Projektpipeline-Management
Projektportfoliomanagement bezieht sich auf die Verwaltung der gesamten Sammlung von Projekten (oder des Projektportfolios), die für ein Team oder ein Unternehmen durchgeführt werden. Dazu können gehören:
- Priorisierung von Projekten
- Überwachung laufender Projekte in Bearbeitung
- Messung der Leistung über das gesamte Portfolio hinweg
- Berücksichtigung langfristiger Ziele
Dies unterscheidet sich vom Projektmanagement, bei dem der Schwerpunkt auf dem Brainstorming und der Auswahl potenzieller Projekte vor deren Beginn liegt. Die Projekte, die für die weitere Umsetzung ausgewählt werden, werden dann Teil des Projektportfolios.
Best Practices für ein effektives Projektmanagement der Pipeline
Diese Best Practices sollen einen reibungslosen Workflow bei der Identifizierung, Bewertung, Auswahl und Umsetzung von Projekten gewährleisten. Jede Organisation ist anders, zögern Sie also nicht, diese Best Practices an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen oder sie zu ergänzen, während Sie lernen, wachsen und innovativ sind.
Legen Sie den Schwerpunkt auf die Ressourcenoptimierung
Weisen Sie Ressourcen effizient zu, um den Wert jedes Projekts zu maximieren. Zu den zu berücksichtigenden Ressourcen gehören in der Regel Budget, Personal und Materialien.
Nutzen Sie agile Methoden
Agiles Projektmanagement ist flexibel und ermöglicht es Ihrem Team, im Laufe des Projekts schnell auf Veränderungen zu reagieren. Sie können Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und andere agile Methoden einsetzen. Vergleichen Sie dann die Ergebnisse mit Projekten, die ohne agilen Ansatz durchgeführt wurden.
Priorisieren Sie Projekte klar und deutlich
Die Festlegung klarer Kriterien für die Priorisierung von Projekten kann Ihnen Zeit und Ressourcen beim Projektmanagement sparen. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie die Verfügbarkeit von Ressourcen, den potenziellen ROI, Prognosen zur Vertriebspipeline und die organisatorische Ausrichtung.
Überprüfen Sie Projekte regelmäßig
Eine kontinuierliche Bewertung kann Teams dabei helfen, sich an veränderte organisatorische Bedingungen, Anforderungen und Prioritäten anzupassen. Überprüfen und bewerten Sie regelmäßig aktuelle, potenzielle und zukünftige Projekte, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Fokus auf das Wesentliche richten.
Beziehen Sie die Stakeholder mit ein
Eine transparente Kommunikation mit den Stakeholdern trägt dazu bei, dass deren Bedürfnisse und Erwartungen berücksichtigt werden. Eine klare Kommunikation sorgt außerdem dafür, dass die Stakeholder während des gesamten Lebenszyklus des Projekts informiert und eingebunden bleiben.
Seien Sie proaktiv beim Risikomanagement
Führen Sie regelmäßige Check-ins durch, um Projektrisiken zu identifizieren und zu mindern, damit Sie Störungen reduzieren können. Dies ist für das Marketing-Projektmanagement und andere Projekte, die eine nahezu sofortige Reaktion auf Risiken erfordern, um Verluste zu minimieren, von entscheidender Bedeutung.
Verlassen Sie sich auf datengestützte Entscheidungsfindung
Stützen Sie Ihre Entscheidungen auf KPIs und andere zuverlässige Daten, die den Erfolg des Projekts messen. Dazu können Berichte Ihres Vertriebsteams, die Quote der termingerechten Abschlüsse, die Kapazität der Ressourcen, Budgetabweichungen und vieles mehr gehören.
Fördern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit
Implementieren Sie Strategien und Apps, um die Kommunikation und Teamarbeit zwischen Teams und Abteilungen zu fördern. Dies kann bedeuten, eine Software für Projektmanagement oder ein CRM auszuwählen, das für jede Abteilung nützlich ist, tägliche Stand-up-Meetings anzusetzen oder etwas anderes. 🤝
Legen Sie Wert auf kontinuierliche Verbesserung
Die Aktion zur Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung ermutigt Ihre Teammitglieder, aus ihren Fehlern zu lernen und sich mit ganzem Herzen für jedes Projekt einzusetzen. Legen Sie Wert darauf, aus vergangenen Projekten zu lernen, Best Practices anzuwenden, gewonnene Erkenntnisse festzuhalten und mit den Teammitgliedern Brainstorming zu betreiben, um organisatorische Schwachstellen zu identifizieren.
Verwenden Sie Software für Projektmanagement
Projektmanagement-Software bietet eine zentrale Sichtbarkeit auf Projektzeitleisten, Status und Ressourcenzuweisung, was das Projekt-Pipeline-Management unglaublich vereinfacht.
Das richtige Projektmanagement-Tool kann die Zusammenarbeit erleichtern, die Entscheidungsfindung verbessern, die Beziehungen zu den Stakeholdern stärken und den Workflow Ihres Teams optimieren.
ClickUp für das Projektmanagement zeichnet sich als die beste Software für das Projekt-Pipeline-Management und jeden Schritt des Projektmanagementprozesses aus. Es verfügt über eine umfassende Reihe von Features, darunter anpassbare Status-Einstellungen für Aufgaben, Portfolio-Ansichten, Zusammenarbeit in Echtzeit und nahtlose Integrationsoptionen.
ClickUp wurde entwickelt, um Ihnen dabei zu helfen, den Fortschritt des Projekts genau zu überwachen, Feedback zu sammeln, manuelle Arbeit zu automatisieren und an jeder Ecke Zeit zu sparen.
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Häufig gestellte Fragen
1. Was ist Pipeline-Projektmanagement?
Das Pipeline-Projektmanagement umfasst die systematische Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten innerhalb eines Unternehmens. Es soll sicherstellen, dass Projekte von der Idee bis zur Fertigstellung mit den strategischen Zielen übereinstimmen.
2. Was ist die Pipeline-Phase im Projektmanagement?
Die Pipeline-Phase im Projektmanagement ist der Zeitpunkt, an dem potenzielle Projekte identifiziert, bewertet, priorisiert und ausgeführt werden. Diese Phase wird mit Best Practices für das Projekt-Pipeline-Management abgewickelt, wobei der Projektmanager das Projekt durch jede Phase begleitet (Ideenfindung, Arbeitsaufnahme, Phasengates, Projektplanung, laufendes Projekt und Projektabschluss).
3. Was sind die Vorteile des Projektmanagements für die Pipeline?
Zu den Vorteilen des Projektmanagements gehören eine verbesserte organisatorische Ausrichtung, eine Optimierung der Ressourcen und eine verbesserte Entscheidungsfindung. Außerdem sorgt es für höhere Erfolgsraten bei Projekten und organisatorische Effizienz.
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Die Erstellung einer effizienten Pipeline für das Projektmanagement ist eines der besten Gefühle, die Sie als Projektmanager erleben können. Es ist sehr befriedigend, zu sehen, wie optimierte Projekte von der Idee bis zur Fertigstellung voranschreiten.
Ein effektives Projektmanagement ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Sie sorgen für strategische Ausrichtung, Ressourcenoptimierung und zeitnahe Umsetzung, treiben Innovationen effektiv voran und sichern sich einen Wettbewerbsvorteil. ✨
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