Wenn es darum geht, die Projekte Ihres Unternehmens auszuwählen und zu überwachen, benötigen Sie einen Rahmen für das Management der Projektpipeline. So können Sie systematisch Ideen sammeln, Projekte planen und sie bis zu ihrer Fertigstellung auf Kurs halten.
Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über die sechs Phasen des Projekt-Pipeline-Managements und die besten Methoden, die Sie zum Erfolg führen werden.
Was ist Projekt-Pipeline-Management?
Projekt-Pipeline-Management ist ein systematischer Ansatz für das Management von Projekten von der Konzeption bis zum Abschluss. Das heißt, es beginnt, bevor das Projekt überhaupt definiert und geplant wurde. Es beginnt mit der Ideenfindung projektphase in der das Team zum ersten Mal überlegt, welche Projekte es in Angriff nehmen möchte.
Das Management der Projektpipeline ist für die strategische Planung eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Ein Teil des Prozesses besteht darin, aus einer Liste potenzieller Projekte auszuwählen, indem man sie berücksichtigt:
- Wie sie Ihnen helfen werden, Ihre strategischen Ziele zu erreichen
- Verfügbarkeit von Ressourcen, vom Projektbudget bis zu den Teammitgliedern
- Ob sie erfolgreich sindprojektdurchführung zu einer Investitionsrendite führen wird
Die frühzeitige Berücksichtigung von potenziellen Engpässen, Zeitplänen und Projektzielen ist auch ein wichtiger Bestandteil des gesamten Projektmanagementprozesses.
Stufen des Projekt-Pipeline-Managements
Der Prozess des Projekt-Pipeline-Managements umfasst sechs Phasen. Diese Phasen bieten einen strukturierten Rahmen für die Entscheidungsfindung, Ressourcenoptimierung und vieles mehr. Jede dieser Phasen ist entscheidend für das Management der Projektflüsse und strategischen Ziele einer Organisation.
Lassen Sie uns die einzelnen Phasen genauer betrachten.
1.1.Ideation
In der Ideenfindungsphase entwickeln die Teammitglieder und Interessengruppen neue Projektideen. Diese Phase kann Folgendes beinhalten:
- Brainstorming-Sitzungen, um die Teammitglieder zu ermutigen, Ideen für neue Initiativen auszutauschen 🧠💡
- Entwicklung und Überprüfung von grundlegenden Projektvorschlägen
- Sammeln von Erkenntnissen über das potenzielle Projektbudget, den Zeitplan und den Ressourcenbedarf jeder Idee
Wenn Sie sich auf diese Punkte konzentrieren, können Sie die richtigen Projekte auswählen, die für die aktuellen Unternehmensziele Priorität haben. Idealerweise halten Sie die Quelle, das Erstellungsdatum und das Feedback zu jeder Idee für eine spätere Überprüfung fest.
Visuelle Zusammenarbeit mit Teammitgliedern in ClickUp Whiteboards zum Brainstorming und zur Umsetzung von Ideen in umsetzbare Elemente
Profi-Tipp: Projektmanagementsoftware kann Ihnen bei der Organisation von Notizen helfen und den Teammitgliedern die Zusammenarbeit und den Austausch neuer Ideen erleichtern. Mit ClickUp's Whiteboard können mehrere Personen in Echtzeit ein Brainstorming durchführen und dabei Bilder, Formen, Notizen und Freihandzeichnungen verwenden.
2. Arbeitsaufnahme
In der Phase der Arbeitsaufnahme arbeiten Sie Vorschläge für die besten Projektideen aus, die während der Ideenfindung ermittelt wurden.
Ziel ist es, die besten Vorschläge von der oberen Führungsebene genehmigen zu lassen, wofür Sie Details wie z. B.:
- Zeitplan
- Umfang
- Zielsetzung der Ergebnisse
- Projektbudget
- Erforderliche Ressourcen
- Lösungen für mögliche Einwände oder Engpässe
Sie können mit Teammitgliedern zusammenarbeiten, um erste Recherchen durchzuführen und die Vorschläge zu entwickeln. Anschließend können Sie eine formelle Präsentation erstellen, die Sie Kunden, Interessengruppen oder der Geschäftsleitung vorstellen.
Beginnen Sie Ihre Arbeit nicht bei Null - wählen Sie vorgefertigte Optionen aus dem Template Center oder erstellen Sie Ihre eigene Vorlage, die Ihr Team verwenden kann
Pro-Tipp: Versuchen Sie es mit einer projektübersichtsvorlage um Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Sie bei der Ausarbeitung von Vorschlägen und formellen Präsentationen nichts übersehen. ClickUp bietet viele vorgefertigte Vorlagen an, Sie können aber auch Ihre eigenen erstellen.
3. Phasen-Tore
Phasentore sind formelle Überprüfungen, um den Fortschritt und die weitere Durchführbarkeit des Projekts zu bewerten, während es die Pipeline durchläuft.
Nach der Projektgenehmigung legen Sie Phasentore fest, um sicherzustellen, dass Sie sich regelmäßig über den Fortschritt des Projekts informieren. Phasentore sind in der Regel mit den Meilensteinen des Projekts abgestimmt.
An jedem Phasentor bewerten alle Projektbeteiligten, wie sich das Projekt im Vergleich zum zuvor festgelegten Plan entwickelt. Darüber hinaus kann die Gruppe auch eine Überprüfung vornehmen:
- Leistungsindikatoren (KPIs) und andere Metriken
- Ressourcenmanagement und -zuweisung
- Aktueller Projektstatus
- Ausrichtung an den geplanten Ergebnissen
Wenn das Projekt auf dem richtigen Weg ist, hat es eine gute Chance, seinen Fortschritt durch die lebenszyklus des Projektmanagements . Ist dies nicht der Fall, kann das Projekt abgebrochen oder auf Eis gelegt werden, um eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen zu vermeiden.
Erkennen Sie die kritischen Punkte Ihres Projekts mit ClickUp Milestones und verwenden Sie fette, rautenförmige Symbole, damit sich jeder auf die wichtigsten Ziele konzentrieren kann
Pro-Tipp: Visualisieren Sie, wie weit ein Projekt zwischen den einzelnen Phasen fortgeschritten ist, indem Sie ClickUp Meilensteine um alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten. Sie helfen Ihnen dabei, die Verbindung zwischen den verschiedenen Aufgaben und den Projektzielen zu visualisieren und können in Dashboards, in der Gantt-Ansicht oder in der Board-Ansicht angezeigt werden.
Projektplanung
In der Projektplanungsphase beginnen Sie, Ihr Projekt zu gestalten und zu entscheiden, welche Arbeiten wann erledigt werden müssen.
Die Projektplanung ist ein detaillierter Prozess, der u. a. Folgendes umfasst:
- Erstellen von Projektaufgaben und Teilaufgaben
- Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Rollen und Aufgaben an jedes Teammitglied
- Festlegung von Fälligkeitsdaten für jede Aufgabe und Teilaufgabe
- Planen regelmäßiger Besprechungen zur Überwachung des Fortschritts zwischen den einzelnen Phasen
- Überprüfen und Verbessernstandardisierung von Prozessen zur Gewährleistung effizienter und produktiver Abläufe
Sprechen Sie mit den einzelnen Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass sich alle über die Projektziele im Klaren sind und niemand mehr Arbeit auf sich nimmt, als er bewältigen kann. Außerdem sollten Sie einen Plan zur Überwachung der Aufgabenerledigung jedes Teammitglieds erstellen, um Engpässe im Laufe des Projekts zu erkennen und zu vermeiden.
Überwachen Sie Aufgaben und Projekte auf einen Blick und sortieren und filtern Sie Aufgaben mühelos per Drag-and-Drop mit einer vollständig anpassbaren Kanban-Board-Ansicht
Pro-Tipp: Verwenden Sie Projektmanagement-Tools, um die Arbeitsabläufe in Ihrem Team zu verwalten und die Automatisierung der täglichen Aufgaben einzurichten. Viele Tools bieten auch projektmanagement-Vorlagen um die Erstellung von Gantt-Diagrammen und Kanban-Tafeln zu erleichtern.
5. Projekt in Arbeit
In der Phase "Projekt in Arbeit" beginnt die Ausführung. Es ist an der Zeit, dass Ihr Team anfängt, Aufgaben zu bearbeiten und abzuschließen, um das Projekt jeden Tag näher an den Abschluss zu bringen.
Dies ist eine Phase mit hohem Druck, in der es um Dinge geht wie:
- Echtzeit-Updates über den Fortschritt von Aufgaben und Teilaufgaben
- Regelmäßige Teambesprechungen, um alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten
- Aktualisierungen der Termine für die Fertigstellung der Aufgaben und andere Schätzungen des Projektzeitplans
- Messung von KPIs und Verfolgung der Projektleistung
- Erstellung von Fortschrittsberichten zur Weitergabe an die Beteiligten 📈
- Erkennen und Beheben von Engpässen und anderen potenziellen Problembereichen
Dies ist die zeitaufwändigste Phase. Je nach der Anzahl der Projektziele kann es Monate oder Jahre dauern, bis Sie zur nächsten Phase übergehen.
Aufschlüsselung von Zielen, Aufgaben, agilen Punkten und Projektstatus im hochgradig anpassbaren ClickUp 3.0 Dashboard
Pro-Tipp: Verwenden Sie eine ClickUp Dashboard als Kontrollzentrum für Ihr Projekt. Mit über 50 Widgets können Sie Ziele verfolgen, wichtige Kennzahlen im Auge behalten, Fortschritte in Echtzeit überwachen und vieles mehr.
6. Abgeschlossene Projekte
Diese Phase ist selbsterklärend - das Projekt ist abgeschlossen und übergeben, und es ist zeit zum Feiern ! 🥳🏆
Nachdem Sie Ihr erfolgreiches Projekt gefeiert haben, ist es an der Zeit, den Verlauf zu bewerten. Als PM können Sie die Teammitglieder zu einer Diskussion über Themen wie:
- Projektergebnisse
- Leistung des Teams
- Probleme und Engpässe
So können Sie erkennen, wo Sie bei dem Projekt besser hätten abschneiden können, um von zukünftigen Projekten zu profitieren.
Sie können auch die Stärken und Schwächen der einzelnen Teammitglieder in persönlichen Projektabschlussbesprechungen überprüfen.
Beleben Sie die Retros Ihres Teams mit unserer kreativen Doc-Vorlage, um die Teammitglieder zu ermutigen, sich tiefer mit ihren Projekten auseinanderzusetzen
Pro-Tipp: Gestalten Sie die Retrospektiven Ihres Projektteams mit der 4Ls-Technik - das steht für "loved", "longed for", "loathed" und "learned" ClickUp's 4Ls Retro-Vorlage macht es Ihrem Team leicht, die wichtigsten Erkenntnisse zu reflektieren und zusammenzufassen, die für zukünftige Projekte genutzt werden können.
Projektportfolio-Management vs. Projekt-Pipeline-Management Projektportfolio-Management bezieht sich auf die Verwaltung der gesamten Sammlung von Projekten (oder des Projektportfolios), die für ein Team oder ein Unternehmen durchgeführt werden. Es kann Folgendes beinhalten:
- Priorisierung von Projekten
- Überwachung laufender Projekte
- Messung der Leistung des gesamten Portfolios
- Berücksichtigung langfristiger Ziele
Dies unterscheidet sich vom Management der Projektpipeline, bei dem man sich auf das Brainstorming und die Auswahl potenzieller Projekte vor deren Beginn konzentriert. Die Projekte, die zur Durchführung ausgewählt werden, werden dann Teil des Projektportfolios.
Best Practices für Effektives Projekt-Pipeline-Management
Diese bewährten Verfahren sollen einen reibungslosen Arbeitsablauf bei der Ermittlung, Bewertung, Auswahl und Verfolgung von Projekten gewährleisten. Jede Organisation ist anders. Zögern Sie also nicht, diese Best Practices an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen oder sie zu ergänzen, wenn Sie lernen, wachsen und innovativ sind.
Ressourcenoptimierung betonen
Sehen Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams auf einen Blick, um Aufgaben besser zu delegieren oder neu zuzuweisen und schnell zu verstehen, wer unter- oder überlastet ist
Effiziente Ressourcenzuweisung zur Maximierung des Werts eines jeden Projekts. Zu den zu berücksichtigenden Ressourcen gehören in der Regel Budget, Arbeitskräfte und Materialien.
Agile Methoden einbeziehen
Gruppieren, filtern oder blenden Sie Aufgaben in ClickUp 3.0 Gantt-Diagrammen aus, um Arbeitsabläufe zu verfolgen und zu verbinden Agiles Projektmanagement ist flexibel und ermöglicht es Ihrem Team, schnell auf Änderungen im Projektverlauf zu reagieren. Sie könnten Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und andere agile Methoden einführen. Vergleichen Sie dann die Ergebnisse mit Projekten, die ohne einen agilen Schwerpunkt durchgeführt wurden.
Klare Prioritätensetzung für Projekte
Schnelles Festlegen der Aufgabenpriorität innerhalb einer Aufgabe, um mitzuteilen, was zuerst erledigt werden muss
Die Festlegung eindeutiger Kriterien für die Projektpriorisierung kann Ihnen Zeit und Ressourcen sparen, wenn Sie das Pipeline-Management angehen. Berücksichtigen Sie dabei Dinge wie die Verfügbarkeit von Ressourcen, den potenziellen ROI, Prognosen für die Vertriebspipeline und die organisatorische Ausrichtung.
Projekte regelmäßig überprüfen
Eine kontinuierliche Bewertung kann Teams dabei helfen, sich an veränderte organisatorische Bedingungen, Bedürfnisse und Prioritäten anzupassen. Überprüfen und bewerten Sie regelmäßig aktuelle, potenzielle und künftige Projekte, um sicherzustellen, dass Sie sich auf das konzentrieren, was Sie wollen.
Einbeziehen Stakeholder
Eine transparente Kommunikation mit den Stakeholdern trägt dazu bei, dass Sie sich an deren Bedürfnissen und Erwartungen orientieren. Durch eine klare Kommunikation bleiben die Stakeholder während des gesamten Projektlebenszyklus informiert und eingebunden.
Proaktiv mit Risikomanagement umgehen
Halten Sie regelmäßige Besprechungen ab, um Projektrisiken zu erkennen und zu mindern, damit Sie Unterbrechungen reduzieren können. Dies ist wichtig für marketing-Projektmanagement und andere Projekte, bei denen eine rasche Reaktion auf Risiken erforderlich ist, um Verluste zu minimieren.
Verlassen Sie sich auf datengestützte Entscheidungsfindung
Treffen Sie Entscheidungen auf der Grundlage von KPIs und anderen zuverlässigen Daten, die den Projekterfolg messen. Dazu können Berichte Ihres Vertriebsteams, die pünktliche Erledigung von Aufgaben, die Ressourcenkapazität, Budgetabweichungen und vieles mehr gehören.
Fördern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit
Bringen Sie die Teamkommunikation mit ClickUp Chat in einem Raum zusammen und teilen Sie Updates, verlinken Sie Ressourcen und arbeiten Sie mühelos zusammen
Implementieren Sie Strategien und Anwendungen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen zu fördern. Dies könnte bedeuten, dass Sie eine Projektmanagement-Software oder ein CRM auswählen, das für jede Abteilung nützlich ist, tägliche Besprechungen anberaumen oder etwas anderes. 🤝
Betonen Sie die kontinuierliche Verbesserung
Die Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung ermutigt Ihre Teammitglieder, aus ihren Fehlern zu lernen und sich in jedes Projekt zu vertiefen. Legen Sie Wert darauf, aus vergangenen Projekten zu lernen, bewährte Verfahren anzuwenden, gelernte Lektionen aufzuzeichnen und mit den Teammitgliedern ein Brainstorming durchzuführen, um organisatorische Schwachstellen zu ermitteln.
Verwendung Projektmanagementsoftware
Projektmanagement-Software bietet einen zentralen Überblick über Zeitpläne, Status und Ressourcenzuweisung von Projekten, was die Verwaltung der Projektpipeline ungemein vereinfacht.
Das richtige Projektmanagement-Tool kann die Zusammenarbeit erleichtern, die Entscheidungsfindung verbessern, die Beziehungen zu den Stakeholdern ausbauen und den Arbeitsablauf Ihres Teams optimieren.
Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie Aufgaben rationalisieren und anpassbare ClickUp-Ansichten zur Organisation und Überwachung aller Arbeitstypen verwenden ClickUp für die Projektverwaltung ist die beste Software für die Verwaltung von Projektpipelines und jeden Schritt des Projektmanagementprozesses. Sie verfügt über ein umfassendes Funktionspaket, darunter anpassbare Aufgabenstatus, Portfolio-Ansichten, Zusammenarbeit in Echtzeit und nahtlose Integrationsoptionen.
ClickUp wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, den Projektfortschritt genau zu überwachen, Feedback zu sammeln, manuelle Arbeiten zu automatisieren und an jeder Ecke Zeit zu sparen.
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Gemeinsame FAQs
1. Was ist Pipeline-Projektmanagement?
Pipeline-Projektmanagement ist die systematische Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten innerhalb einer Organisation. Es soll sicherstellen, dass die Projekte auf dem Weg von der Idee bis zum Abschluss mit den strategischen Zielen übereinstimmen.
2. Was ist die Pipeline-Phase im Projektmanagement?
In der Pipeline-Phase des Projektmanagements werden potenzielle Projekte identifiziert, bewertet, nach Prioritäten geordnet und ausgeführt. Diese Phase wird mit Best Practices des Projekt-Pipeline-Managements gehandhabt, da der Projektmanager das Projekt durch jede Phase (Ideenfindung, Arbeitsaufnahme, Phasentore, Projektplanung, laufendes Projekt und Projektabschluss) leitet.
3. Was sind die Vorteile von Projekt-Pipeline-Management ?
Zu den Vorteilen des Projekt-Pipeline-Managements gehören eine verbesserte organisatorische Ausrichtung, eine Optimierung der Ressourcen und eine verbesserte Entscheidungsfindung. Außerdem sorgt es für höhere Projekterfolgsquoten und organisatorische Effizienz.
Werden Sie ein Project Pipeline Master
Der Aufbau einer effizienten Projektmanagement-Pipeline ist eines der besten Gefühle, die man als PM genießen kann. Es ist so befriedigend zu sehen, wie sich optimierte Projekte von der Idee bis zum Abschluss bewegen.
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