Unternehmen stehen vor zahlreichen Herausforderungen. Eine davon ist, wie man verschiedene Projekte mit begrenzten Ressourcen effizient verwalten kann.
Die Herausforderung wird noch schwieriger, wenn Sie feststellen, dass jedes Ihrer Projekte einzigartig ist und besondere Aufmerksamkeit erfordert.
Der Umfang der Projekte umfasst strategisches Wachstum mit vielen Risikofaktoren und routinemäßige Wartungsarbeiten mit einfachen Aufgaben, was das Projektmanagement zu einem Balanceakt macht. Sie müssen ständig entscheiden, in welche Projekte Sie investieren und welche Ressourcen Sie einsetzen wollen, wobei Sie die Projekte auf Ihre langfristigen Ziele abstimmen müssen.
Ohne einen klaren Prozess für das Projektportfoliomanagement kann es zu übereilten Entscheidungen, verschwendeten Ressourcen und verpassten Chancen kommen.
Lassen Sie uns tief in die wesentlichen Prozesse für ein effektives Projektportfoliomanagement eintauchen. Lernen Sie die wichtigsten Prinzipien, Strategien und Tools kennen, um Ihre PPM-Fähigkeiten zu verbessern und das Projektportfolio Ihres Unternehmens zu optimieren.
Was ist Projektportfoliomanagement?
Das Projektportfoliomanagement (PPM) nimmt eine top-Down-Ansatz um jedes Projektziel mit den Zielen der Organisation in Einklang zu bringen. Der Schwerpunkt liegt auf der strategischen Auswahl, Priorisierung und Verwaltung einer Reihe von Projekten und der entsprechenden Zuweisung von Ressourcen.
Das Hauptziel besteht darin, den Wert des gesamten Projektportfolios zu maximieren und eine optimale Ressourcenallokation und Angleichung an Strategische Ziele . Ein Project Management Office (PMO) besteht in der Regel aus Projektportfoliomanagern, Projektmanagern und Programmmanagern.
Wie unterscheidet sich das Projektportfoliomanagement vom Projektmanagement?
Beim Projektportfoliomanagement wird das gesamte Projektportfolio überwacht, was Anpassungen an die sich im Laufe der Jahre entwickelnden und ändernden Prioritäten des Unternehmens erfordert.
Auf der anderen Seite, Projektleitung umfasst die Planung, Durchführung und Kontrolle einzelner Projekte, wobei das Hauptaugenmerk darauf liegt, diese im Rahmen des Budgets, des Zeitplans und mit dem gewünschten Ergebnis abzuschließen.
Es befasst sich mit aufgabenorientierten Details, einschließlich Ressourcenzuweisung, Zeitplanung, Risikomanagement und Aufgabenausführung, und zwar innerhalb des begrenzten Zeitrahmens des Projekts.
Bedeutung des Projektportfoliomanagements
Das Projektportfoliomanagement (PPM) ermöglicht es Ihnen, sich auf das große Ganze zu konzentrieren und Herausforderungen zu bewältigen, die durch mehrere sich überschneidende Projekte entstehen.
Schauen wir uns die Vorteile des Projektportfoliomanagements an:
Strategische Ausrichtung
PPM hilft Ihnen bei der Auswahl von Projekten und Programmen, die der Geschäftsstrategie und den Zielen Ihres Unternehmens entsprechen und am meisten zur Erreichung dieser Ziele beitragen.
Bessere Entscheidungsfindung:
PPM bietet einen Rahmen für projektbezogene Entscheidungen und hilft Ihnen, die richtigen Projekte auszuwählen.
Dazu kann es gehören, Projekte einzustellen oder neu zu priorisieren, die nicht mehr mit den strategischen Zielen übereinstimmen.
Ressourcenoptimierung:
PPM hilft Ihnen, Ihre Zeit und Ihre Ressourcen effizienter zu verteilen - auf Finanzen, Personal und andere strategische Investitionen.
Es verhindert eine Überbeanspruchung der Ressourcen und stellt sicher, dass Ihre Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie die größte Wirkung erzielen.
Risikomanagement:
Durch die Bewertung und das Management von Risiken auf Portfolioebene hilft PPM Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Es beinhaltet eine Risikodiversifizierung über Mehrere Projekte oder Verringerung des Risikos durch Berücksichtigung von Abhängigkeiten und Ressourcenbeschränkungen.
Kommunikation und Transparenz:
PPM fördert eine bessere Kommunikation und Transparenz mit Einblicken in den Projektauswahl- und -durchführungsprozess, was zu einer Akzeptanz bei den Beteiligten führt.
Verbesserter Projekterfolg:
Ein effektives PPM hilft Ihnen, gut geplante, gut durchgeführte und genau überwachte Projekte zu finden und in diese zu investieren, was die Chancen auf Projekterfolg erhöht und Ihren ROI maximiert.
PPM trägt zu Ihrem langfristigen Erfolg bei:
PPM blickt über einzelne Projekte hinaus und konzentriert sich auf den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.
Es hilft Ihnen, sich an veränderte Umstände anzupassen und stellt sicher, dass das Projektportfolio mit den sich entwickelnden strategischen Prioritäten in Einklang steht.
Wer profitiert von effektivem Projektportfoliomanagement?
Die Vorteile des Projektportfoliomanagements (PPM) gelten für Organisationen, die mehrere Projekte gleichzeitig abwickeln. Hier sind einige praktische Beispiele:
Finanzsektor:
Banken, Investmentfirmen und Versicherungsgesellschaften führen regelmäßig neue Produkte, Dienstleistungen und Programme für ihre Kunden ein. PPM hilft bei der Einführung und Entwicklung dieser Produkte, bei der Verwaltung von Kundendatenbanken, bei der Verarbeitung von Zahlungen und bei der Beobachtung von Markttrends.
Außerdem hilft es Finanzunternehmen, die erheblichen finanziellen und aufsichtsrechtlichen Risiken, mit denen sie konfrontiert sind, zu erkennen, zu mindern und zu diversifizieren.
Informationstechnologie-Unternehmen:
IT-Unternehmen nutzen das Projektportfolio-Management, um Projekte aus ihrem Portfolio auszuwählen und zu priorisieren. PPM hilft bei der Steuerung verschiedener Projekte, von der Softwareentwicklung bis zur Cybersicherheit und dem Infrastrukturmanagement.
PPM hilft bei der Überwachung und Kontrolle von Projektausgaben, verhindert Budgetüberschreitungen und gewährleistet Kosteneffizienz.
Baufirmen:
Bauunternehmen führen große, langfristige Projekte durch, bei denen das Team aufgrund sich ändernder Bedingungen aus der Bahn geraten kann. Sie nutzen PPM, um diese Projekte zu überwachen, Kosten zu kontrollieren und Termine einzuhalten.
Führen Sie Aufzeichnungen über tägliche Aufgaben, Materialien, Ausrüstung, Zeitplanung und Arbeiter, damit Ihr Bauunternehmen reibungslos läuft - mit der ClickUp Vorlage für den täglichen Baubericht
PPM hilft Bauunternehmen auch bei der Priorisierung mehrerer Projekte unterschiedlicher Größe und Komplexität. PPM stellt sicher, dass wichtige Projekte die nötige Aufmerksamkeit und Ressourcen erhalten.
Verarbeitende Industrie:
Das verarbeitende Gewerbe nutzt das Projektportfoliomanagement (PPM) zur Abwicklung verschiedener Projekte.
Dazu gehören die Produktentwicklung, die Steigerung der Effizienz von Prozessen, die Verbesserung der Lieferkette und die rechtzeitige Lieferung von Produkten.
PPM hilft ihnen, diese verschiedenen Projekte effektiv zu jonglieren, damit sie wettbewerbsfähig bleiben und ihre Ziele erreichen.
Projektmanagement-Teams:
Projektmanagement-Teams sind in jedem Unternehmen unverzichtbar; sie beaufsichtigen Projekte, verwalten Ressourcen und arbeiten eng mit den Projektmanagern zusammen.
Um ihre Arbeit zu erleichtern und effektiver zu gestalten, nutzen sie das Projektportfoliomanagement (PPM), um organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass die Projekte mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
Öffentlicher Sektor:
Regierungsbehörden nutzen PPM, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Dazu gehören die Verwaltung öffentlicher Datenbanken und Infrastrukturprojekte, die Umsetzung von Richtlinien und die Verbesserung von Dienstleistungen.
PPM hilft ihnen, Ressourcen sinnvoll zuzuweisen und die Dinge transparent zu halten, um der Öffentlichkeit effektiv zu dienen.
Gesundheits- und Pharmasektor:
Organisationen des Gesundheitswesens und Pharmaunternehmen nutzen PPM, um ihre Leistung zu steigern.
Es hilft bei Projekten zur Qualitätsverbesserung, bei der Entwicklung neuer Medikamente, beim Ausbau von Einrichtungen und bei der Sicherstellung, dass sie den Marktanforderungen entsprechen. Das Endziel ist eine bessere Versorgung der Patienten.
Projektportfolio-Management-Prozess
Nachdem wir nun die Bedeutung des Portfoliomanagements und den Einsatz von PPM in verschiedenen Branchen erläutert haben, wollen wir den PPM-Prozess Schritt für Schritt aufschlüsseln:
Schritt 1: Identifizieren Sie Ihre Geschäftsziele
Beginnen Sie mit der Festlegung der Ziele Ihres Unternehmens. Ermitteln Sie die strategischen Ziele, die Ihr Unternehmen erreichen möchte, und wählen Sie Projekte aus, die mit diesen Zielen übereinstimmen.
Setzen Sie sich mit den wichtigsten Interessengruppen und Führungskräften zusammen, um die Ziele des Unternehmens zu verstehen. Dies kann die Steigerung des Umsatzes, die Expansion in neue Märkte oder die Verbesserung der Kundenzufriedenheit sein. Stellen Sie dann dar, wie jedes Projekt in Ihrem Portfolio zu diesen Zielen beiträgt.
Schritt 2: Sammeln und recherchieren Sie Projektideen für Ihr Portfolio
Sammeln Sie Projektideen von wichtigen Stakeholdern und Abteilungsleitern, recherchieren Sie Branchentrends und analysieren Sie Kundenfeedback.
Bewerten Sie Projekte anhand bestimmter Kriterien wie Ausrichtung auf die Unternehmensziele, potenzieller ROI, Ressourcenbedarf und Risikofaktoren, bevor Sie sie in Ihr Portfolio aufnehmen.
Verschaffen Sie sich mit dem Portfolio-Widget in ClickUp einen Überblick über den Fortschritt der abgestimmten Initiativen
Verwenden Sie ClickUp Dashboards um einen Raum für den Ideenaustausch in Ihrem Team einzurichten. Prüfen Sie im nächsten Schritt die Machbarkeit dieser Ideen, um zu sehen, ob sie zu Projekten werden können.
Schritt 3: Prüfen Sie die Durchführbarkeit Ihres Projektportfolios
Analysieren Sie für jedes Projekt die Marktbedingungen, die technischen und ressourcenbezogenen Anforderungen, die finanzielle Durchführbarkeit, die potenziellen Risiken und die erwarteten Erträge. Vergleichen Sie dann diese Faktoren mit Ihren verfügbaren Ressourcen und Ihrem Budget.
Die Projekte, die mit den verfügbaren Ressourcen und den strategischen Zielen übereinstimmen, werden als durchführbar eingestuft. Bewerten Sie Ihre Projekte kritisch, um sicherzustellen, dass sie realistisch und realisierbar sind.
Schritt 4: Zuteilung Ihrer Ressourcen
Erstellen Sie auf einfache Weise Übersichten über die Ressourcenzuweisung für Ihr Team in ClickUp-Listenansichten, um sich ein besseres Bild von der geleisteten Arbeit zu machen
Bei der Ressourcenzuteilung geht es darum, Ihre personellen Ressourcen, Budgets, Infrastruktur und Zeit effektiv auf Ihre Projekte zu verteilen.
Entscheiden Sie, wie viel von jeder Ressource bestimmten Projekten zugewiesen wird, um den Erfolg sicherzustellen. Verteilen Sie begrenzte Ressourcen auf kritische Projekte auf der Grundlage Ihrer Prioritäten.
Schritt 5: Ausführen, Verwalten und Überwachen Ihres Projektportfolios
In diesem Schritt setzen Sie Ihre Pläne in die Tat um.
Weisen Sie Teams und Projektmanager zu, legen Sie Zeitpläne fest und verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Projekte . Regelmäßige Überprüfungen und Berichte helfen Ihnen, auf Kurs zu bleiben und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Beim Projektportfoliomanagement ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alles reibungslos abläuft. Sie leiten das Team bei der Einhaltung von Fristen an, gehen mit Konflikten um, passen das Portfolio an sich ändernde Trends an und verfolgen den Projektfortschritt.
Regelmäßige Überprüfungen helfen Ihnen bei der Feinabstimmung und Verbesserung des Prozesses auf der Grundlage der gesammelten Daten.
Wenn Sie auf der Suche nach einer zentralen Plattform für die Planung, Priorisierung, Überwachung und Steuerung Ihrer Projekte und Initiativen sind, ist Projektportfolio-Management-Software genau das Richtige für Sie.
Was ist eine Projektportfolio-Management-Software?
Projektportfoliomanagement-Software (PPM) ist eine Lösung, mit der Sie einen vollständigen Überblick über die Nachhaltigkeit und den Fortschritt mehrerer Projekte erhalten.
Sie hilft Projektportfoliomanagern wie Ihnen, komplexe Projekte effizient abzuwickeln und die Anforderungen der Interessengruppen zu erfüllen.
Must-have-Funktionen von Projektportfolio-Management-Software
Die Erwartungen an eine Projektportfoliomanagement-Software (PPM) können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, daher sollten Sie sich bei der Auswahl der Software an Ihren individuellen Bedürfnissen orientieren.
PPM-Software umfasst in der Regel verschiedene Funktionen wie:
- Projektplanung und -terminierung: Diese Funktion ist für die Definition des Umfangs, die Priorisierung von Aufgaben und die Festlegung von Zeitplänen zur Verbesserung der Projektleistung unerlässlich
- Ressourcenmanagement: PPM-Software vereinfacht die Analyse, Zuweisung und Nachverfolgung von Ressourcen und stellt sicher, dass diese effizient genutzt werden
- Finanzmanagement: Es ist von entscheidender Bedeutung, die Projektkosten zu budgetieren und zu verfolgen, um innerhalb des geplanten Budgets zu bleiben
- Zusammenarbeit und Kommunikation x: Die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Interessengruppen ist unerlässlich, um Ideen auszutauschen, Feedback zu geben und eine nahtlose Kommunikation zu gewährleisten - ein weiterer zu berücksichtigender Faktor
- Anpassung und Skalierbarkeit: Eine PPM-Software, die sich an die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst und Flexibilität bei sich ändernden Anforderungen ermöglicht, ist für die Verwaltung Ihres Projektportfolios unerlässlich
Typen von Projektportfolio-Management-Software
PPM-Software lässt sich in zwei Kategorien einteilen: Desktop- und Cloud-basiert. Wählen Sie die Software, die am besten zu den Anforderungen und Präferenzen Ihres Unternehmens passt.
Desktop-PPM-Software
Desktop-PPM-Software ist eine Projektportfolio-Management-Software die offline arbeitet. Sie können sie ohne Internetverbindung nutzen, was für Unternehmen mit Projekten in abgelegenen Gebieten praktisch ist.
Ein wesentlicher Vorteil ist das hohe Maß an Sicherheit und Kontrolle, das es bietet. Sie haben die volle Kontrolle über Ihre Daten und müssen sich keine Sorgen um Datenschutz und Sicherheit machen.
Cloud-basierte PPM-Software
Cloud-basierte PPM-Software ist ein Projektportfoliomanagement-Tool, auf das Sie von jedem Ort mit einer Internetverbindung zugreifen können. Dies macht es ideal für professionelle Dienstleistungsteams, da Sie in Echtzeit auf Projektdaten zugreifen können.
Die Teammitglieder können sofort zusammenarbeiten und Aktualisierungen austauschen. Außerdem wird häufig ein Abonnementmodell verwendet, so dass Sie in kleineren Raten zahlen, was Ihnen mehr Kostenflexibilität im Vergleich zu einmaligen, saftigen Gebühren bietet.
Wie verwendet man eine Projektportfolio-Management-Software?
Die Funktionen von PPM-Software und die zur Nutzung erforderlichen Schritte variieren je nach der von Ihnen gewählten Software.
Wir verwenden ClickUp als Beispiel in diesem Abschnitt, weil es vielseitige und benutzerfreundliche Tools für das Projektportfoliomanagement bietet, die hervorragende Projektmanagement-Lösungen .
1. Einen ClickUp-Arbeitsbereich erstellen
Beginnen Sie mit ClickUp durch kostenlose Anmeldung und einen ClickUp-Arbeitsbereich für Ihr Projektportfolio erstellen.
2. Fügen Sie die Vorlage für das Projektportfoliomanagement hinzu
Mit der Projektmanagement-Portfolio-Vorlage können Sie auf einfache Weise den Überblick über Projekte in allen Abteilungen und Programmen behalten und deren Zustand und Fortschritt überwachen.
Nachdem Sie Ihren Arbeitsbereich erstellt haben, fügen Sie ClickUp's Projektportfolio-Management-Vorlage . Diese Vorlage bietet neun Status: in Bearbeitung, fertig, abgeschlossen und mehr.
Die Projektportfolio-Management-Vorlage bietet außerdem drei Ansichten (Wöchentliche Statusberichte, Team und PMO-Roadmap), um den Fortschritt und den Erfolg Ihres Projekts klar darzustellen.
3. Anpassen der Vorlage
Verwalten Sie Aufgaben und Projekte und arbeiten Sie effizient mit Ihrem Team zusammen - mit ClickUp
Passen Sie die Vorlagenstruktur mit Spaces, Folders und Lists an. ClickUp's Aufgaben helfen Ihnen bei der Verwaltung von Projektaufgaben. Sie können Projekte in überschaubare Aufgaben für bestehende, in Arbeit befindliche, neue und zukünftige Projekte kategorisieren.
4. Nutzen Sie die Tabellenansicht von ClickUp für einen Überblick über Ihr Projektportfolio
Wechseln Sie zwischen der vielseitigen ClickUp 3.0-Tabellenansicht und der Kalenderansicht, um Ihre Arbeit optimal zu visualisieren
Neben der Planung und Initiierung von Projekten ist es wichtig, dass Sie eine klare Vorstellung von Ihren Projekten haben. ClickUp's Tabellenansicht bietet einige praktische Funktionen:
Datenvisualisierung: Stellt Ihre Projektdaten in einem Tabellenformat dar, um Ihnen zu helfen, sie zu organisieren und zu strukturieren, damit Sie einen besseren Überblick über den Fortschritt erhalten.
Drag and Drop: Ordnen Sie Aufgaben neu an, um sie nach verschiedenen Kriterien zu sortieren.
Export und Freigabe: Teilen Sie Projektinformationen sofort mit Ihren Stakeholdern.
5. Nutzen Sie ClickUp Dashboard für detaillierte Einblicke in Ihre Projekte
ClickUp's Dashboards
ist Ihre erste Anlaufstelle
Visueller Arbeitsbereich
um detaillierte Projekteinblicke für ein zentrales Management zu erhalten.
Wählen Sie aus über 50 Widgets zum Hinzufügen und Anordnen in Ihrem Programm-Management-Dashboard und schafft so eine klare und informative Sicht auf Ihre PPM-Daten.
Nehmen Sie zum Beispiel eine Werbeagentur, die zahlreiche Kundenkampagnen verwaltet. Sie kann ihren PPM-Prozess mit ClickUp Dashboards rationalisieren. Durch die Erstellung von Dashboard-Layouts erhalten sie:
- Ein Projektübersichtswidget, das verschiedene Projektmetriken anzeigt
- Ein Fortschrittsverfolgungs-Widget zur Visualisierung des Projektfortschritts
- Ein Widget für die Zeitverfolgung zur visuellen Darstellung von Projektzeitplänen, das eine effiziente Projektplanung ermöglicht
Halten Sie Ihr Unternehmen mit Projektportfolio-Management auf Kurs
Projektportfoliomanagement-Software (PPM) ist ein Navigationstool, das Ihr Unternehmen dabei unterstützt, seinen Geschäftszielen näher zu kommen.
Sie hilft Ihnen zu erkennen, was die einzelnen Projekte in Ihrem Portfolio auszeichnet und wie Sie bei der Auswahl und Ausführung Ihrer Projekte ein Gleichgewicht herstellen können.
Ganz gleich, ob Sie sich für mehrere Plattformen oder für ClickUp entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie sich für erfolgreiche Projektergebnisse rüsten. Starten Sie mit ClickUp - kostenlos und übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr Projektportfolio!