The 8 best BPM tools in comparison by category 2026

Die meisten BPM-Auswahllisten haben ein Kategorisierungsproblem. Sie vergleichen Tools zum Erstellen von Prozessen, zum Leiten von Genehmigungsabläufen, zur Automatisierung von App-zu-App-Arbeiten und zum Koordinieren komplexer Vorgänge, als ob sie alle dieselbe Aufgabe erfüllen würden.

Das wird teuer, sobald der Prozess über ein Diagramm hinausgeht. Der Bericht „State of Agentic Orchestration and Automatisierung“ von Camunda ergab, dass Unternehmen mittlerweile durchschnittlich 50 Endpunkte in ihren Geschäftsprozessen verwalten, wobei diese Zahl im Jahresvergleich um 14 % steigt. Da immer mehr Apps, Mitarbeiter, APIs und KI-Agenten in den Workflow einbinden, führt die Wahl der falschen BPM-Software (Business Process Management) zu Lücken, die später nur schwer zu schließen sind.

Ein Team, das lediglich einen Genehmigungsflow abbilden muss, benötigt nicht dieselbe Plattform wie eine Bank, die lang andauernde Prozesse über Dutzende von Systemen hinweg koordiniert. Und ein Unternehmen, das Mitarbeiteranfragen automatisieren möchte, ist mit einem No-Code-Workflow-Builder möglicherweise besser bedient als mit einer Enterprise-Orchestrierungs-Engine.

Für diesen Leitfaden haben wir acht der besten BPM-Tools nach den Aufgabenbereichen gruppiert, in denen sie am stärksten sind: Prozessmodellierung, Workflow- und Genehmigungsmanagement, Prozessorchestrierung oder anwendungsübergreifende Automatisierung. Außerdem finden Sie hier aktuelle Preise, Benutzerbewertungen, herausragende Features und die Limite, die Sie vor dem Kauf kennen sollten.

BPM-tools im Vergleich auf einen Blick

Was sind BPM-tools?

Tools für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) sind Softwareplattformen, die Teams dabei unterstützen, wiederholbare Geschäftsprozesse zu entwerfen, auszuführen, zu verfolgen und zu verbessern. Ein Prozess ist eine definierte Abfolge von Arbeitsschritten mit Regeln, Eigentümern, Entscheidungen und Übergaben, wie beispielsweise die Einbindung von Lieferanten, die Rechnungsfreigabe, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder die Prüfung von Anträgen.

Der BPM-Markt umfasst mehrere sich überschneidende Produkttypen, doch vier Kategorien sind hilfreich, wenn Sie eine Auswahlliste erstellen möchten:

Diese Kategorien überschneiden sich zwar, doch die Unterscheidung ist beim Kauf dennoch von Bedeutung. Ein Finanzteam, das E-Mail-basierte Genehmigungsabläufe ersetzen möchte, benötigt möglicherweise lediglich eine konfigurierbare Prozessplattform. Eine Bank, die einen Kreditantrag über mehrere Kernsysteme hinweg koordiniert, benötigt möglicherweise eine robuste Orchestrierung, um den Prozessstatus aufrechtzuerhalten, Fehler zu behandeln und die Nachverfolgung jeder Schritt durchzuführen.

Um einen Eindruck davon zu bekommen, wie diese Prozesse in der Praxis aussehen, führt unsere Zusammenstellung von Beispielen für das Geschäftsprozessmanagement durch mehrere End-to-End-Prozesse.

Hier ist ein kurzer Überblick darüber, wie BPM in realen Teams zum Einsatz kommt:

Worauf sollten Sie bei BPM-Software achten?

Sobald Sie wissen, in welche BPM-Kategorie Sie passen, vergleichen Sie die Tools anhand der Faktoren, die nach der Einführung entscheidend sind. Wir haben diese Liste anhand von sechs Kriterien erstellt: Wie detailliert wird ein Prozess modelliert, wie flexibel werden Arbeiten weitergeleitet und eskaliert, wie viele strukturierte Daten werden innerhalb des Flows erfasst, wie deutlich werden Engpässe und Zykluszeiten sichtbar gemacht, wie sicher ist die Verbindung zu umgebenden Systemen und ob die KI tatsächlich innerhalb des Prozesses agiert oder diesen lediglich beschreibt.

Die Preisgestaltung verdient eine gesonderte Betrachtung, da diese Kategorie stark verkaufsorientiert ist.

Kurz gesagt: Der Listenpreis sagt weniger aus als das Lizenzmodell. Fragen Sie bei Demos nach, was als zahlender Benutzer gilt und ob externe Benutzer Lizenzen benötigen. Erkundigen Sie sich außerdem, wie Automatisierung oder Prozessvolumen abgerechnet werden und welche Governance-Features hinter benutzerdefinierten Preisen stehen.

Die 8 besten BPM-Tools

Die acht stärksten Optionen sind Kissflow, Pipefy, ClickUp, Camunda, Appian, Bizagi, Microsoft Power Automate und Process Street. Jedes Tool eignet sich für unterschiedliche Aufgaben – von No-Code-Genehmigungsabläufen über ausführbare BPMN-Orchestrierung bis hin zu Checklisten, bei denen ein übersprungener Schritt ein echtes Risiko darstellt. Die folgenden Einträge behandeln herausragende Features, Preise, echte Benutzerbewertungen und die Grenzen der einzelnen Tools.

1. Kissflow (Am besten geeignet für Business-Teams, die Genehmigungsworkflows standardisieren möchten)

Kissflow ist eine No-Code-Prozessplattform für Geschäftsteams, die ihre Workflows selbst verwalten, aber nicht jede Änderung über die IT-Abteilung abwickeln möchten. Denken Sie dabei an die Bereiche Betrieb, Finanzen oder Beschaffung. Eine Kaufanfrage kann mit einem Formular beginnen, je nach Wert an einen Vorgesetzten weitergeleitet werden, eskaliert werden, wenn eine Genehmigung zu lange auf sich warten lässt, und mit einer Aufzeichnung darüber abgeschlossen werden, wer was genehmigt hat.

Dieser Fokus auf geschäftliche Benutzer zieht sich durch die gesamte Plattform. Teams erstellen Workflows visuell, fügen bedingte Verzweigungen und rollenbasierte Genehmigungen hinzu und führen die Nachverfolgung von Anfragen durch, während diese zwischen den Beteiligten weitergeleitet werden. Das gleiche Setup eignet sich für das Onboarding von Lieferanten, Spesenanträge, Mitarbeiterzugriffe, die Beschaffung und andere Prozesse, die zwar einen klaren Ablauf haben, aber genügend Ausnahmen aufweisen, um E-Mails als unzuverlässig erscheinen zu lassen.

KI hilft auch bereits in der Erstellungsphase. Beschreiben Sie einen Prozess in einfacher Sprache, und Kissflow entwirft einen ersten Workflow. Anschließend passen Sie die Felder, Regeln und Weiterleitungen an, bevor jemand den Workflow ausführt. Die erste Version ist schneller fertig, und der Eigentümer behält die Kontrolle.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer sagte:

Der Drag-and-Drop-Workflow-Generator, das übersichtliche Layout und die selbsterklärenden Formular-Generatoren machen die Einrichtung und Nutzung selbst für technisch weniger versierte Benutzer einfach. Benutzer schätzen es, dass sie Prozesse automatisieren sowie Formulare und Workflows erstellen können, ohne Code schreiben zu müssen. Dies beschleunigt die Implementierung und verringert die Abhängigkeit von der IT-Abteilung oder von Entwicklern.

Wo es an seine Grenzen stößt: Kissflow stößt an seine Grenzen, wenn ein Großteil der Prozesslogik im Code enthalten ist oder von stark benutzerdefinierten Integrationen zwischen Kernsystemen abhängig ist.

2. Pipefy (Am besten geeignet für Anforderungswarteschlangen im Finanz- und Personalwesen)

Pipefy ist eine anfragenbasierte Workflow-Plattform, die auf Warteschlangen basiert: Aufgaben beginnen mit einem Formular und durchlaufen definierte Phasen, bis sie erledigt sind. Ein Mitarbeiter reicht einen Onboarding-Antrag ein oder die Finanzabteilung erhält einen Erstattungsantrag. Pipefy wandelt jede Anfrage in eine Karte um, die die Formulardaten, den Eigentümer, den Status, Dokumente und den Verlauf enthält, und verschiebt diese Karte dann von Phase zu Phase, bis die Anfrage bearbeitet ist.

Diese Struktur zahlt sich aus, wenn ein Team viele Anfragen gleichzeitig bearbeitet. Jeder sieht die gesamte Warteschlange auf einem Board, das als „Pipe“ bezeichnet wird. Automatisierungsregeln werden ausgelöst, sobald eine Karte eine bestimmte Phase erreicht, sodass der nächste Schritt automatisch erfolgt. Antragsteller können den Status ihrer Übermittlung jederzeit überprüfen, was dem Eigentümer der Übermittlung die ständigen Nachfragen nach dem aktuellen Stand erspart.

Auch kleinere Teams finden hier einen praktischen Einstieg. Pipefy bietet nach wie vor einen Free-Plan an, sodass Sie einen Anforderungsprozess zunächst mit einer kleinen Gruppe testen können, bevor Sie ihn flächendeckend einführen. Die Plattform umfasst nun auch KI-Agenten. Diese können auf Prozessereignisse reagieren, Informationen lesen, Dokumente analysieren, Daten aktualisieren und definierte Aktionen innerhalb eines Workflows ausführen.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer sagte:

Ich schätze besonders, dass Pipefy die Erstellung und Automatisierung strukturierter Workflows vereinfacht, ohne dass technische Kenntnisse erforderlich sind. Genehmigungen, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Serviceanfragen gehörten zu den sich wiederholenden Aufgaben, die durch die visuelle Benutzeroberfläche, bedingte Logik und Automatisierungsregeln vereinfacht wurden.

Wo es an seine Grenzen stößt: Pipefy wird mit zunehmender Anzahl vernetzter Prozesse, gemeinsamer Datenbanken, Automatisierungen und Integrationslogik immer komplexer. Seine anfragenbasierte Struktur ist zudem für technische Prozesse, bei denen der Status über Backend-Systeme hinweg beibehalten werden muss, weniger geeignet.

3. ClickUp (Am besten geeignet für Prozesse, die in Projektarbeit münden)

ClickUp ist eine Arbeitsmanagement-Plattform mit Prozessautomatisierung und eignet sich für die BPM-Auswahl, wenn eine genehmigte Anfrage noch als konkrete Arbeit umgesetzt werden muss. Eine genehmigte Marketinganfrage wird zu einer Kampagne mit Aufgaben, Eigentümern und Fälligkeitsdaten. Ein Client-Auftrag wird zu einem Projekt mit zu erbringenden Leistungen. Während viele BPM-Tools diese Arbeit an ein separates Projekt-Tool weiterleiten, bündelt ClickUp den Prozess und das Ergebnis an einem Ort.

Der Prozess beginnt bei der Erfassung. ClickUp-Formulare erfassen Anfragen mit bedingten Feldern, und jede Übermittlung wird zu einer Aufgabe, die ihre Formulardaten in den Workflow überträgt. Von dort übernehmen die ClickUp-Automatisierungen. Sie überwachen Auslöser und Bedingungen und weisen anschließend Aufgaben zu, ändern Status, aktualisieren Felder, versenden E-Mails oder leiten die Anfrage an die nächste Phase weiter. Beginnen Sie mit einer Auswahl aus über 100 Vorlagen oder beschreiben Sie die Regel in einfacher Sprache, und lassen Sie den Builder sie einrichten.

ClickUp-Dashboards übernehmen die Überwachung. Sie erfassen Zykluszeiten, Workloads und Benutzerdefinierte Felder im Live-Workflow, sodass ein Betriebsleiter Engpässe und ins Stocken geratene Anfragen erkennen kann, ohne Daten in ein anderes Tool exportieren zu müssen.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer beschrieb:

Die Flexibilität sticht besonders hervor. Ich kann Aufgaben, wiederkehrende Workflows, Clients, Notizen, Termine und Standardarbeitsanweisungen an einem Ort verwalten und gleichzeitig jeden Workspace benutzerdefiniert an die tatsächlichen Abläufe im Geschäft anpassen. Die verschiedenen Ansichten, Vorlagen, Automatisierungen und Zuweisungsoptionen sind besonders hilfreich, um mehrstufige Projekte zu organisieren und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Wo es an seine Grenzen stößt: ClickUp kann komplexe operative Workflows abwickeln, ist jedoch keine formale BPMN-Engine. Sie erhalten keine ausführbaren Prozessmodelle, keine Token-Simulation und auch nicht dieselbe Orchestrierungskontrolle über lang laufende Backend-Prozesse.

4. Camunda (Am besten geeignet für entwicklergesteuerte Orchestrierung über Kernsysteme hinweg)

Manche Prozesse entwickeln sich zu technischen Systemen, und genau hier kommt Camunda ins Spiel. Es handelt sich um eine Prozessorchestrierungsplattform für Workflows, die zu einem festen Bestandteil der Softwarearchitektur geworden ist. Stellen Sie sich einen Kreditantrag vor. Er ruft mehrere Dienste auf, wartet auf eine manuelle Risikoprüfung, dient als Auslöser für eine weitere Prüfung, übersteht einen fehlgeschlagenen API-Aufruf und wird Tage später fortgesetzt, ohne den aktuellen Stand zu verlieren. Das ist etwas ganz anderes als die Weiterleitung einer Kaufanfrage zwischen zwei Managern.

Camunda löst das mit BPMN, das Sie ausführen können. Teams modellieren den Prozess visuell und führen dieses Modell anschließend auf der Zeebe-Engine aus. Das Diagramm wird Teil der Software selbst. Technische und geschäftliche Teams haben eine gemeinsame Ansicht des Flows, und die Engine übernimmt die Nachverfolgung jedes laufenden Falls.

Teams erhalten auch nach dem Start Sichtbarkeit. Mit „Operate“ können sie laufende Prozessabläufe in Echtzeit überprüfen und Fehler beheben. „Optimize“ wandelt Prozessdaten in Berichte, Dashboards, KPIs und Warnmeldungen um. Camunda hat zudem KI-Agenten in dasselbe Modell integriert. Agenten, Menschen, Systeme und festgelegte Regeln sind alle Teil eines einzigen geregelten Prozesses.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer sagte:

Was mir an Camunda gefällt, ist die moderne Architektur, die hohe Skalierbarkeit und die Möglichkeit, mithilfe grafischer Tools Workflows zu entwerfen, zu schulen und zu testen. Die Möglichkeit, diese während des Prozesses zu überwachen, hilft mir zu verstehen, wo es Engpässe und Einschränkungen bei der Ausführung gibt. Mir gefällt die Einfachheit, mit der ich die Workflows dank einer großen Anzahl verfügbarer Plugins und der Möglichkeit, typische Geschäftsprozesse aufzurufen, an das Geschäft anpassen kann.

Wo es an seine Grenzen stößt: Camunda erwartet von Teams, dass sie Prozesse als Teil ihrer Softwarearchitektur betrachten. Entwickler müssen weiterhin Worker, Integrationen, Fehlerbehandlung und Betriebsüberwachung rund um das Prozessmodell aufbauen.

5. Appian (Am besten geeignet für das Fallmanagement in regulierten Unternehmen)

Appian ist eine Low-Code-Plattform für Prozess- und Fallmanagement, mit der sich Anwendungen für komplexe, variable Prozesse erstellen lassen. Sie spielt ihre Stärken besonders dann aus, wenn jede Instanz ihren eigenen Verlauf nehmen kann. Ein Versicherungsanspruch muss möglicherweise auf Betrug geprüft werden. Bei einem behördlichen Fall kann es vorkommen, dass mitten im Verfahren ein neues Dokument benötigt wird. Eine bankinterne Untersuchung kann je nach Kunde, Region oder Risikostufe unterschiedliche Bereiche nehmen. Der Prozess hat zwar eine Struktur, aber es gibt keinen einzigen festen Ablauf, der für jeden Fall passt.

Appian-Wraps, die in prozessgesteuerten Apps funktionieren. Sachbearbeiter sehen auf einem einzigen Bildschirm den Fall, dessen Daten, Dokumente, Verlauf, Aufgaben und nächste Schritte, während die Plattform im Hintergrund den Workflow abwickelt. Case Management Studio bietet Benutzern No-Code-Steuerelemente zum Einrichten von Falltypen, Formularen, Feldern und Workflows.

Daten sind ein weiterer Vorteil. Die „Data Fabric“ von Appian bezieht Informationen aus verschiedenen Quellsystemen in die App ein, wobei die Teams diese Systeme an ihrem ursprünglichen Standort belassen. Process HQ kombiniert anschließend Prozessdaten mit Process Mining, maschinellem Lernen und generativer KI, um Benutzern dabei zu helfen, Muster zu erkennen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer gab an:

Ich unterstütze die Verwaltung und Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Appian. Das Setup finde ich extrem einfach, wenn man den Cloud-Dienst nutzt.

Wo es an seine Grenzen stößt: Die Low-Code-Ebene von Appian erfordert nach wie vor plattformspezifisches Fachwissen, da Anwendungen der Unternehmen immer komplexer werden. Auch die Lizenzierung sollte genau unter die Lupe genommen werden, wenn ein Prozess von einer großen Zahl gelegentlicher Benutzer genutzt wird.

6. Bizagi (Am besten geeignet für die Modellierung eines Prozesses vor der Automatisierung)

Bizagi ist im Bereich der Prozessmodellierung und Automatisierung angesiedelt und erweist sich als nützlich, wenn das Problem bereits vor der Automatisierung beginnt. Nehmen wir an, das Team weiß, dass Genehmigungsvorgänge langsam ablaufen oder dass zu viel Arbeit zwischen den Abteilungen verloren geht. Niemand hat den aktuellen Flow gut genug abgebildet, um sich darauf zu einigen, was geändert werden sollte.

Bizagi Modeler bietet dafür eine formale Arbeitsumgebung. Business-Analysten bilden den Prozess in BPMN 2.0 ab, fügen Notizen hinzu, validieren das Diagramm und geben das Modell an die ausführenden Mitarbeiter frei. Die Notation beschreibt Rollen, Übergaben, Entscheidungen, Ereignisse und Teilprozesse. Dadurch werden die unübersichtlichen Teile sichtbar, die ein einfaches Flussdiagramm verbergen kann.

Die Simulation geht noch einen Schritt über das Modell hinaus. Bizagi führt Szenarien anhand von Prozessmodellen durch, um zu zeigen, wie sich Änderungen bei Volumen, Zeitplanung und Personalausstattung auf die Ergebnisse auswirken, bevor ein Team den Live-Prozess neu gestaltet. Wenn das Unternehmen später die Automatisierung des, was es abgebildet hat, durchführen möchte, bietet die umfassendere Plattform von Bizagi Erweiterungen in Form von Prozess-Apps und Business-Orchestrierung.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer beschrieb:

Bizagi hilft dabei, die Lücke zwischen Unternehmensführung und IT-Entwicklung zu schließen. Durch die Verwendung des Standards BPMN 2.0 können auch nicht-technische Analysten komplexe Workflows visuell abbilden, während technische Teams diese Modelle mit minimalem Code in funktionsfähige Anwendungen umsetzen können. Eine der größten Stärken ist der Bizagi Modeler, eine kostenlose Desktop-Anwendung, mit der Teams Workflows entwerfen, dokumentieren und veröffentlichen können – mit integrierter Fehlerprüfung, um sicherzustellen, dass die Diagramme den BPMN 2.0-Standards entsprechen.

Wo es an seine Grenzen stößt: Bizagi Modeler bewältigt Prozessgestaltung, Dokumentation und Simulation gut, doch um dieses Modell in die Produktion zu überführen, sind die umfassendere Bizagi-Plattform und eine aufwendigere Implementierung erforderlich.

7. Microsoft Power Automate (Am besten geeignet für die Automatisierung von Prozessen in Microsoft 365)

Wenn der Großteil Ihrer Prozesse bereits in Microsoft-Anwendungen abläuft, ist Power Automate die naheliegende Wahl. Ein typischer Flow könnte mit der Übermittlung eines Microsoft Forms-Formulars beginnen, das in SharePoint gespeichert wird, dann über eine Outlook-Benachrichtigung und eine Genehmigung in Teams laufen, bevor das Ergebnis schließlich in Excel oder Dynamics landet. Power Automate verbindet diese Schritte miteinander, und die Abteilung muss ihre derzeitigen Tools nicht verlassen.

Cloud-Flows übernehmen diese App-zu-App-Arbeiten. Ein Auslöser startet den Flow, Bedingungen legen fest, was als Nächstes geschieht, und Konnektoren leiten Daten zwischen den Diensten weiter. Das ist praktisch für die kleinen, aber regelmäßig anfallenden Arbeiten, die im Zusammenhang mit Microsoft 365 entstehen: Dokumentengenehmigungen, Benachrichtigungen, Mitarbeiteranfragen, Datenaktualisierungen und geplante Arbeiten von Administratoren.

Desktop-Flows erweitern dieselbe Plattform um RPA. Sie übernehmen die Automatisierung von Arbeitsabläufen über einen Windows-Bildschirm, wenn einer älteren App die benötigte API oder der benötigte Konnektor fehlt. Unternehmen, die stark auf Microsoft-Produkte setzen, erhalten einen einheitlichen Ansatz für Cloud-Flows und einen Teil der darunter liegenden Legacy-Desktop-Aufgaben.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer sagte:

Was mir am besten gefällt, ist, dass ich damit sich wiederholende Aufgaben automatisieren kann, ohne viel Code schreiben zu müssen. Es gibt zahlreiche vorgefertigte Konnektoren, sodass sich Workflows zwischen Microsoft-Anwendungen und anderen Diensten ganz einfach erstellen lassen. Automatisierungen wie das Versenden von Benachrichtigungen, das Aktualisieren von Dateien, das Verschieben von Daten oder die Auslöser für Aktionen können viel manuellen Aufwand ersparen. Ich schätze auch, wie gut es sich in das Microsoft-Ökosystem einfügt. Da ich bereits Tools wie Outlook, Teams, SharePoint, Excel und andere Microsoft-Dienste nutze, fühlt sich das Erstellen von Workflows zwischen diesen ganz natürlich an. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich, und sobald man ein paar Flows erstellt hat, geht das Erstellen neuer Flows viel schneller von der Hand.

Wo es an seine Grenzen stößt: Power Automate lässt sich immer schwerer verwalten, je mehr die Flows über zahlreiche Bereiche, Premium-Konnektoren, Wiederholungsversuche und RPA-Schritte erstrecken. Auch die Lizenzierung wird komplexer, sobald man über die grundlegende, benutzerbasierte Automatisierung hinausgeht.

8. Process Street (Am besten geeignet für wiederkehrende SOPs und Checklisten mit manueller Überprüfung)

Jeder kennt den Prozess; nur halten sich nicht immer alle daran. Das ist das BPM-Problem, das Process Street löst. Einfach ausgedrückt handelt es sich um eine menschenzentrierte Workflow- und SOP-Plattform für wiederholbare Prozesse, bei denen die Beteiligten jedes Mal dieselbe Vorgehensweise befolgen müssen. Die Einarbeitung neuer Clients, die Abmeldung von Mitarbeitern, Überprüfungen der Sicherheit, Inspektionen und die Bereitstellung von Laptops können alle scheitern, wenn ein Schritt übersprungen wird oder niemand weiß, wer für die nächste Aufgabe zuständig ist.

Process Street verwandelt die SOP selbst in einen Workflow. Das Verfahren existiert nicht mehr nur in einem Dokument, das von den Mitarbeitern befolgt werden kann – oder auch nicht. Das Team nutzt eine eigene Instanz mit integrierten Aufgaben, Anweisungen, Zuweisungen, Fälligkeitsdaten, Formularfeldern, Genehmigungen und bedingten Abzweigungen.

Das funktioniert besonders gut bei Abläufen mit hohem manuellem Aufwand. Eine Checkliste für Neukunden kann sich je nach den Antworten des Kunden ändern, vor der Eröffnung eines Kontos die Genehmigung eines Managers erfordern, Aufgaben verschiedenen Rollen zuweisen und festhalten, was jede Person fertiggestellt hat. Das Ergebnis lässt sich weitaus einfacher prüfen als eine statische Checkliste, die per E-Mail weitergeleitet wird.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Ein G2-Benutzer erwähnte:

Process Street ist gut durchdacht und einfach zu bedienen. Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse in einer Standardarbeitsanweisung (SOP) standardisieren und anschließend als wiederkehrende Workflows ausführen möchten, ist dies die Software, die ich empfehlen würde. Wir haben Process Street viele Jahre lang für Aufgaben wie die Einarbeitung neuer Kunden sowie das Onboarding und Offboarding von Benutzern bei unseren betreuten Clients genutzt. Sie können Formularfelder einrichten, bedingte Logik hinzufügen und Genehmigungen an wichtigen Schritten festlegen – die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt! Es gibt Integrationen über Zapier und native Webhooks, und wir haben damals mit der Integration von Process Street in unser PSA-System experimentiert.

Wo es an seine Grenzen stößt: Bei Process Street stehen Personen im Mittelpunkt, die wiederholbare Abläufe ausführen. Es verfügt zwar über APIs, Webhooks und Integrationen, wurde jedoch nicht als zentrale Koordinationsschicht für Dutzende von Backend-Diensten konzipiert. Die Einrichtung komplexer Workflows kann zudem zeitaufwendig sein, wenn diese viele Bereiche und Regeln enthalten.

Wie wählt man das richtige BPM-Tool aus?

Welches BPM-Tool das richtige ist, hängt davon ab, wer für den Prozess verantwortlich ist, wo die Arbeit stattfindet und wie technisch anspruchsvoll der Prozess sein muss. Für Genehmigungsabläufe, die vom Geschäft verwaltet werden, eignen sich Kissflow, Pipefy, ClickUp oder Process Street; für technisch orientierte, systemlastige Prozesse sind Camunda oder Appian die richtige Wahl. Beginnen Sie mit dem Prozess, den Sie optimieren möchten.

Die Produkte lassen sich zudem anhand eines nützlichen Kriteriums unterscheiden: Kissflow, Pipefy, ClickUp und Process Street eignen sich besser, wenn der Großteil des Prozesses von Menschen gesteuert wird. Camunda und Appian sind die bessere Wahl, wenn die technische und datenbezogene Komplexität zunimmt. Bizagi spielt seine Stärken vor der Ausführung aus, während Power Automate eine Mittelposition zwischen Workflows und App-zu-App-Automatisierung einnimmt.

Wenn zwei tools immer noch gleich gut erscheinen, schauen Sie sich das Ende des Prozesses an. Was passiert nach der Genehmigung, nach einer Ausnahme oder nach einem Systemausfall? An dieser Übergabe zeigt sich oft, welche Plattform zum Workflow passt.

Warum die meisten BPM-Projekte nach der Diagrammphase ins Stocken geraten

Ein BPM-Projekt kann auf dem Papier solide aussehen und in der Praxis dennoch scheitern. Teams können zwar jeden Übergang abbilden, sich auf den idealen Ablauf einigen und dokumentieren, wer für welchen Schritt verantwortlich ist – nur um dann festzustellen, dass die eigentliche Arbeit weiterhin über E-Mails, Tabellenkalkulationen und informelle Unterhaltungen abgewickelt wird.

Das ist wichtig, denn eine Prozesskarte hat nur begrenzten Wert, wenn das Team nach der Einführung keine einheitliche Methode hat, den Prozess auszuführen, zu überprüfen und zu verbessern. Mit der Zeit entwickeln die Mitarbeiter Umgehungslösungen, Genehmigungsabläufe verschieben sich, und der dokumentierte Flow entspricht nicht mehr dem, was tatsächlich geschieht.

KI und Automatisierung können diese Abweichungen zwar sichtbarer machen, beheben aber nicht den zugrunde liegenden Prozess. Wenn die Eigentümerschaft unklar ist, Regeln fehlen oder die Übergaben lückenhaft sind, übertragen sich diese Probleme direkt auf den automatisierten Workflow.

Entscheiden Sie sich dann für die Lösung, die genau zu Ihrer aktuellen Lücke passt. Wenn der Prozess noch unklar ist, beginnen Sie mit der Modellierung. Wenn Mitarbeiter einen vereinbarten Workflow immer wieder umgehen, konzentrieren Sie sich auf die Ausführung und Genehmigungen. Und wenn der Prozess beim Übergang zwischen verschiedenen Systemen ins Stocken gerät, benötigen Sie eine stärkere Orchestrierung.

Bevor Sie sich für ein Produkt entscheiden, sollten Sie sich einige Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen ansehen und einen Ihrer eigenen Prozesse von der Aufnahme bis zum Abschluss abbilden. Schauen Sie sich an, wo es zu Verzögerungen kommt, wer die einzelnen Entscheidungen trifft, welche Daten weitergegeben werden und was passiert, wenn ein Schritt fehlschlägt. Diese Details sagen mehr über das für Sie passende BPM-Tool aus als eine lange Checkliste mit Features.

Ihr BPM-Tool sollte den Prozess am Laufen halten

Ein BPM-Tool hat sich bewährt, wenn der Prozess weiterläuft, nachdem jemand eine Anfrage gestellt, einen Schritt genehmigt oder die Arbeit an das nächste Team weitergeleitet hat.

Hier können Sie ClickUp näher kennenlernen. Formulare erfassen die Eingaben, Automatisierungen leiten die Arbeit durch die richtigen Phasen, Dashboards zeigen an, wo es bei Anfragen zu Verzögerungen kommt, und ClickUp Brain kann Fragen im gesamten Live-Arbeitsbereich beantworten. Super-Agenten können zudem definierte Teile des Prozesses übernehmen, während die daraus resultierenden Aufgaben, Dokumente, Eigentümer und Fristen weiterhin mit demselben Workflow verbunden bleiben.

Wenn Ihre Geschäftsprozesse also bereits in Projekte und zugewiesene Aufgaben umgewandelt werden, probieren Sie ClickUp kostenlos aus und bündeln Sie den Workflow und die daraus entstehende Arbeit an einem Ort.

Häufig gestellte Fragen zu BPM-Tools

Was ist der Unterschied zwischen BPM und BPMN?

BPM ist der übergreifende Bereich, der sich mit der Gestaltung, Ausführung, Messung und Verbesserung von Geschäftsprozessen befasst. BPMN (Business Process Model and Notation) ist eine standardisierte visuelle Sprache zur Beschreibung dieser Prozesse. BPMN 2.0 verwendet einheitliche Symbole für Ereignisse, Aufgaben, Gateways, Pools und Lanes, wodurch geschäftliche und technische Teams dasselbe Prozessmodell verstehen können. Einige BPM-Plattformen, wie beispielsweise Camunda und Bizagi, arbeiten direkt mit BPMN. Andere, darunter Kissflow und Pipefy, ermöglichen es Teams, Geschäftsprozesse ohne Verwendung der formalen BPMN-Notation auszuführen.

Was ist ein BPMS?

Ein BPMS (Business Process Management System) ist eine Software, die verschiedene Phasen des BPM-Lebenszyklus auf einer einzigen Plattform unterstützt. Dazu können Prozessmodellierung, Workflow-Ausführung, Geschäftsregeln, Formulare, Überwachung und Prozessanalysen gehören. Der Begriff überschneidet sich stark mit dem Begriff „BPM-Software“. In der Praxis bezieht sich BPMS oft auf umfassendere Plattformen, die sowohl Prozesse entwerfen als auch ausführen können, während enger gefasste BPM-Tools sich hauptsächlich auf Modellierung, Workflow-Automatisierung oder Orchestrierung konzentrieren.

Ist Microsoft Power Automate ein BPM-Tool?

Microsoft Power Automate ist in erster Linie eine Plattform für Workflow-Automatisierung und RPA, kann jedoch viele BPM-Anwendungsfälle abdecken. Teams können damit Genehmigungen weiterleiten, Daten zwischen Anwendungen übertragen, wiederholende Aufgaben automatisieren, Arbeitswarteschlangen verwalten und Prozesse mittels Process Mining analysieren. Es bietet nicht dieselbe BPMN-basierte Prozessmodellierung und -ausführung wie Camunda oder Bizagi. Daher eignet es sich besser, wenn die Hauptaufgabe darin besteht, Arbeitsabläufe in Microsoft 365 und verbundenen Systemen zu automatisieren, anstatt einen formalen BPMN-Prozess auszuführen.

Was sind die besten Open-Source-BPM-Tools?

Flowable, jBPM, Bonita, Operaton und Activiti gehören zu den bekannteren Open-Source-Optionen für Teams, die auf BPMN oder Prozess-Engines aufbauen möchten. Die richtige Wahl hängt davon ab, ob Sie eine Plattform für den gesamten Prozess, eine einbettbare Engine oder in erster Linie BPMN-Tools benötigen. Seien Sie bei Camunda in diesem Vergleich vorsichtig. Die aktuelle Version Camunda 8 ist nicht einfach eine kostenlose Open-Source-BPM-Plattform für den Produktiveinsatz. Camunda erlaubt die kostenlose „Self-Managed“-Nutzung für Entwicklungszwecke und nicht produktive Arbeiten, während für den produktiven Einsatz eine Enterprise-Lizenz erforderlich ist.

Was ist der Unterschied zwischen BPM und Workflow-Automatisierung?

Die Workflow-Automatisierung übernimmt eine definierte Abfolge von Aufgaben, wie beispielsweise die Weiterleitung eines Spesenantrags zur Genehmigung oder die Aktualisierung eines CRM-Systems nach dem Absenden eines Formulars. BPM deckt den gesamten Lebenszyklus ab: das Ermitteln des Prozesses, dessen Modellierung, Optimierung, Ausführung, die Messung der Ergebnisse und dessen Anpassung im Laufe der Zeit. Das bedeutet, dass die Workflow-Automatisierung ein Teil von BPM sein kann. Wenn der Prozess bereits klar definiert ist und Sie hauptsächlich manuelle Übergaben vermeiden möchten, kann die Workflow-Automatisierung ausreichend sein. Wenn der Prozess selbst neu gestaltet, gesteuert, gemessen oder durchgängig koordiniert werden muss, bietet BPM einen umfassenderen Anwendungsbereich.

Ist Jira ein BPM-Tool?

Jira ist ein Issue-Tracker mit konfigurierbaren Workflows, kein dediziertes BPM-Tool. Teams führen zwar Geschäftsprozesse damit durch, da Jira-Workflows benutzerdefinierte Status, Übergänge und Automatisierungsregeln unterstützen. Es fehlen jedoch BPMN 2.0-Modellierung, Prozesssimulation und Konformitätsprüfung. Jira eignet sich gut für Prozesse im technischen Bereich, ist jedoch weniger geeignet für Genehmigungsabläufe im Finanz- oder Personalwesen.

Was ist der Unterschied zwischen BPM und RPA?

BPM verwaltet einen Geschäftsprozess von Anfang bis Ende, während die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) einzelne, sich wiederholende Aufgaben innerhalb dieses Prozesses automatisiert. Die beiden Technologien werden oft gemeinsam eingesetzt. Beispielsweise könnte eine BPM-Software einen Rechnungsprozess vom Eingang über die Genehmigung bis hin zur Zahlung steuern. Ein RPA-Bot könnte einen Schritt übernehmen, indem er Rechnungsdaten in eine ältere Anwendung kopiert, die über keine API verfügt. Aus diesem Grund kombiniert Microsoft Power Automate Workflow-Automatisierung mit Desktop-RPA.