Chcete se dozvědět více o správě projektů prostřednictvím e-mailu?
Správa projektů prostřednictvím e-mailu pomáhá projektovým manažerům a týmům pracovat efektivněji, protože jim umožňuje komunikovat a pracovat přímo ze svých e-mailových schránek.
Procházení tun e-mailů za účelem správy projektů však zní jako něco, z čeho by se vám chtělo vytrhat vlasy. 🤯
Kéž by existoval nástroj, který by vás zbavil všech starostí...
Je to pták? Je to letadlo? Ne, je to nástroj pro správu projektů prostřednictvím e-mailu!
Nástroje pro správu projektů prostřednictvím e-mailu promění doručenou poštu ve společný pracovní prostor, čímž ušetříte drahocenný čas a zvýšíte efektivitu týmu.
Ale jaký je pro vás nejlepší nástroj pro správu projektů prostřednictvím e-mailu?
Nebojte se, jsme tu, abychom vám pomohli. 🦸
V tomto článku se budeme zabývat tím, co je to správa projektů prostřednictvím e-mailu, jaký je nejlepší nástroj pro správu projektů v Gmailu a Outlooku a jaké jsou výhody správy projektů prostřednictvím e-mailu.
Pojďme na to.
Co je to správa projektů prostřednictvím e-mailu?
Správa projektů prostřednictvím e-mailu zahrnuje používání e-mailové schránky ke správě projektů. To zahrnuje její použití k vytváření a přiřazování úkolů, správě termínů a komunikaci týkající se konkrétních úkolů.
Ale e-mailové klienty jako Gmail a Outlook nejsou určeny pro správu projektů, že?
Ne, nejsou. Proto máte nástroje pro správu projektů založené na e-mailech!
Díky softwaru pro správu projektů založenému na e-mailech můžete sledovat úkoly, komunikovat s členy týmu a externími zúčastněnými stranami a dokonce přidávat seznamy úkolů, a to vše prostřednictvím e-mailu.
Koneckonců, kam až vás může dostat klasická pošta?
Ačkoli naše oblíbené aplikace Gmail a Outlook nejsou vlastně určeny pro správu projektů, software pro správu projektů prostřednictvím e-mailů pomáhá tuto mezeru překlenout.
Pojďme se podívat, jak na to...
A. Správa projektů v Gmailu
Gmail vám umožňuje přeměnit e-maily na úkoly, ale pouze s pomocí speciálního nástroje pro správu projektů, který je integrován do Google Apps.
Zde je několik dalších možností, jak můžete využít správu projektů v Gmailu :
- Přidejte členy týmu do e-mailového seznamu skupin, aby všichni členové týmu dostávali aktualizace na jednu e-mailovou adresu.
- Používejte sdílené kalendáře pro aktualizace projektů a plánování schůzek
- Ukládejte své dokumenty na bezpečném sdíleném disku
- Automaticky kategorizujte důležité e-maily pomocí prioritní schránky Google.
- Využijte integrovanou funkci sdílení obrazovky v Google Meet.
- Pomocí Google Docs a Google Sheets můžete spolupracovat v reálném čase a chatovat přímo v souborech.
- Pomocí Google Forms můžete vytvářet a sdílet online průzkumy a formuláře.
- Pomocí správy verzí se můžete vrátit k předchozím verzím dokumentů, aniž byste přišli o informace.
- Sledujte úkoly a spolupracujte na nich pomocí Ganttova diagramu v Google Sheets.
- Můžete dokonce propojit Alexa & Google Assistant a namluvit svůj seznam úkolů!
B. Správa projektů v aplikaci Outlook
Díky integrovaným nástrojům pro správu projektů v aplikaci Outlook bude mít váš tým lepší přehled o svých povinnostech. Aplikace Microsoft Outlook vám umožňuje vytvářet úkoly s připomenutími, termíny a seznamy úkolů bez nutnosti používat další software.
S specializovaným nástrojem pro správu projektů v Outlooku však můžete také:
- Přidejte úkoly projektu do sdíleného kalendáře pro sledování úkolů
- Pomocí funkce konsolidace můžete shromažďovat e-maily, kontaktní údaje a schůzky.
- Automaticky seskupujte e-maily podle projektu, ke kterému patří
- Použijte deník pro plánování projektů
- Přiřazujte úkoly členům projektového týmu
- Sledujte fakturovatelný a celkový čas strávený na projektu
- Exportujte data do různých formátů souborů
- Pořádejte projektové schůzky pomocí aplikace Microsoft Teams
Závěrem lze říci, že jako samostatný nástroj pro správu projektů Outlook sotva splňuje požadavky.
Bude to jako péct dort v toustovači. Můžete to zkusit, ale není to nejlepší způsob, že?
Nejlepší je zvolit nástroj pro správu projektů podporovaný aplikací Outlook, který vám nabídne mnohem více funkcí.
Bonus: Alternativy k e-mailům!
Co hledat v nástroji pro správu projektů prostřednictvím e-mailu?
Existuje mnoho nástrojů pro správu projektů prostřednictvím e-mailu, ale abyste našli ten nejlepší pro svůj tým, zvažte, jaké funkce potřebujete a jaké KPI e-mailového marketingu chcete sledovat.
Mezi základní funkce aplikace pro správu projektů prostřednictvím e-mailu patří:
Pojďme si rychle prohlédnout tyto funkce:
1. Integrace e-mailů
Bez integrace e-mailů nemůžete mít nástroj pro správu projektů prostřednictvím e-mailů, že?
Nástroj, který si vyberete, musí být kompatibilní s oblíbenými platformami, jako je Gmail nebo Outlook.
Dvoustranná integrace také zajišťuje, že aktualizace ve vašem nástroji pro správu projektů se zobrazí ve vašem osobním e-mailovém účtu.
Pomůže vašemu týmu být jako NSYNC (v synchronizaci, chápete?).
2. Plánování a rozvrhování
Správa projektů prostřednictvím e-mailu se týká především plánování projektů. Je tedy samozřejmé, že nástroj, který si vyberete, musí mít funkce pro plánování a rozvrhování.
Díky němu budete moci přidělovat úkoly členům týmu, stanovovat termíny a organizovat úkoly projektu prostřednictvím e-mailů.
Podívejte se na tyto nástroje pro zvýšení produktivity e-mailové komunikace!
3. Týmová spolupráce
Ideální software pro správu projektů prostřednictvím e-mailu by vám měl umožnit přidávat k úkolům komentáře prostřednictvím e-mailu. Cokoli napíšete nebo připojíte k e-mailu, se automaticky přidá jako komentář k danému úkolu.
Navíc vestavěné chatovací místnosti poskytují vašemu týmu personalizovaný prostor pro diskuse týkající se konkrétních úkolů. @zmínky jsou také nezbytnou funkcí každého nástroje pro správu projektů prostřednictvím e-mailu, protože vám pomáhají rychle upozornit konkrétní členy týmu, aby podnikli příslušné kroky.
Nebojte se, o všech těchto novinkách a dalších informacích budete informováni e-mailem!
Pro užitečné tipy pro spolupráci v týmu si přečtěte tento příspěvek !*
4. Vytváření úkolů
Aplikace pro správu projektů prostřednictvím e-mailu vám musí umožnit vytvářet úkoly prostřednictvím e-mailu. Měli byste mít možnost přidávat přílohy, termíny splnění a popisy úkolů najednou.
Ano, je to tak, rozlučte se s odpověďmi typu „Nedostal jsem váš e-mail“ a „Zapomněl jsem na váš e-mail“!
Nejlepší nástroj pro správu projektů prostřednictvím e-mailu: ClickUp
Většina týmů začíná a končí svůj den e-maily, takže není divu, že projektoví manažeři potřebují vynikající řešení pro správu projektů založené na e-mailech.
A proto byste měli používat ClickUp, dokonalý software pro správu projektů prostřednictvím e-mailu pro jakýkoli tým.
ClickUp je přední světový nástroj pro správu projektů.
Od vytváření neomezeného počtu projektů až po sledování produktivity interních nebo vzdálených týmů – ClickUp poskytuje týmům vše, co potřebují ke správě i těch nejsložitějších projektů.
Zde je důvod, proč je ClickUp nejlepší software pro správu projektů prostřednictvím e-mailu.
Představte si ClickUp jako Robina a své e-maily jako Batmana.
Robin, známý také jako ClickUp, zabrání vašim e-mailům, aby se dostaly na temnou stranu:
(hlas Batmana)
„ztracených e-mailů a zmatení týmu .“
A takto to funguje:
1. Odesílejte a přijímejte e-maily přímo z úkolů
Kolik času byste ušetřili, kdybyste mohli okamžitě odesílat nebo odpovídat na e-maily přímo vedle příslušné práce – aniž byste museli přepínat mezi záložkami?
S e-mailem v ClickUp můžete přesně to!
- Odesílejte a přijímejte e-mailové zprávy přímo z úkolů ClickUp.
- Přidávejte přílohy, formuláře, šablony odpovědí a další prvky.
- Uspořádejte si e-mailové konverzace jako komentáře nebo vlákna komentářů.
- Nastavte automatizaci e-mailů pro drip kampaně a newslettery na základě událostí v ClickUp.
Můžete například přiřazovat e-maily členům týmu, spolupracovat na odesílání a odpovídání a spouštět automatizace na základě vlastních polí, událostí zákazníků a dokonce i sledování chyb. Možnosti jsou téměř neomezené!
Integrace e-mailů s ClickUp vám pomůže:
- Ušetřete čas (už žádné přepínání mezi záložkami)
- Udržujte komunikaci přehlednou
- Udržujte přehlednost e-mailové korespondence
ClickUp v současné době podporuje Outlook, IMAP, Office 365 a Gmail. Všechny e-maily odeslané z ClickUp budou vypadat, jako by byly odeslány přímo z vašeho e-mailu – žádné podivné adresy pro přeposílání!
2. Vytvářejte úkoly z e-mailů
Funkce správy projektů prostřednictvím e-mailů v ClickUp vám umožňují vytvářet úkoly zasíláním nebo přeposíláním e-mailů do seznamů v ClickUp.
Úkol bude vytvořen s podrobnostmi, jako jsou:
- Název úkolu bude přidán jako předmět vaší e-mailové zprávy.
- Tělo e-mailu bude přidáno jako popis úkolu.
- Přiřazujte úkoly pomocí značek jako
, v předmětu zprávy. Přidejte tolik příjemců nebo značek, kolik chcete!, - Přílohy v e-mailu (včetně obrázků) budou automaticky zahrnuty jako přílohy úkolů.
- Do předmětu e-mailu vložte značku
, abyste přidali úkol termín .
3. Komentáře a přílohy souborů
Chcete přidat další informace nebo přílohu k existující úloze?
Pošlete nebo přepošlete e-mail na daný úkol a komentář se zobrazí v rámci úkolu spolu s přílohou.
Pokud vás zajímají obrázky a design, ClickUp zachycuje HTML e-mail v celém jeho rozsahu, takže váš obsah bude vypadat jako nový.
Grafici, nebojte se, jsme tu pro vás!
4. Odpovídejte na oznámení
Software pro správu projektů prostřednictvím e-mailů ClickUp vám umožňuje odpovídat na oznámení týkající se úkolů ClickUp.
Stačí odpovědět na oznámení e-mailem s e-mailovou adresou spojenou s vaším účtem ClickUp a odpověď bude přidána jako komentář spolu s případnými přílohami.
Není to pohodlné? 😉
5. Automatizace přeposílání e-mailů
Pokud jste pan Populární a dostáváte spoustu e-mailů, můžete spravovat více projektů vytvořením pravidla automatického přesměrování e-mailů.
Tato funkce automaticky vytváří úkoly, když do vaší doručené pošty přijde nový e-mail.
Koneckonců, Batman má na práci lepší věci než se zabývat nespočtem e-mailů, že?
6. Integrace Gmailu a Outlooku
Pamatujte, že bez integrace s Gmailem a Outlookem je aplikace pro správu projektů prostřednictvím e-mailu prostě k ničemu.
Trochu jako Batman a Robin, kteří bez svých gadgetů (a samozřejmě ikonických kostýmů) nemohou bojovat se zločinci.
Proto ClickUp nabízí výkonné integrace s Gmailem a Outlookem, díky nimž je správa projektů prostřednictvím e-mailů hračkou.
Můžete:
- Vytvářejte úkoly pohodlně ze svého účtu Gmail nebo Outlook.
- Okamžitě přeměňte e-maily na úkoly
- Připojte e-maily k úkolům
- Automatické nahrávání příloh e-mailů do úkolu
7. Přidávejte úkoly na cestách
ClickUp vám umožňuje snadno ukládat úkoly a adresy do vašeho adresáře. Takto můžete během přestávky na kávu jediným kliknutím přidat úkoly a komentáře z e-mailů do svého seznamu úkolů. 🍵
8. Výkonné rozšíření pro Chrome
Chcete mít svou e-mailovou schránku pod kontrolou?
Využijte výkonné rozšíření ClickUp pro prohlížeč Chrome!
Díky tomuto rozšíření můžete z e-mailů vytvářet úkoly a dokonce k úkolům připojovat celé e-maily.
Snadno prohlížejte, vracejte se zpět nebo stahujte své e-maily!
Pro efektivní správu projektů a úkolů vám rozšíření ClickUp pro Chrome také umožňuje:
- Sledujte, jak dlouho úkoly trvají
- Zachycujte, upravujte a připojujte snímky obrazovky
- Vystřihněte webové stránky a přidejte je do úkolů nebo dokumentů ClickUp.
Ale to není vše, co pro vás ClickUp připravil!
Kromě skvělého bezplatného tarifu nabízí tento software pro správu projektů prostřednictvím e-mailu také několik dalších funkcí, jako například:
- Více než 50 automatizací úkolů: automatizujte opakující se úkoly a zefektivněte svůj pracovní postup.
- Dashboard: vytvořte si vlastní projektový dashboard s přizpůsobenými funkcemi, jako jsou grafy Velocity, Burnup, Burndown a Cumulative Flow, a sdílejte jej s celým týmem.
- Myšlenkové mapy: snadno vizualizujte úkoly a plánujte projekty a nápady
- Vlastní pole: vytvořte vlastní pole pro tvorbu obsahu, nábor, prodej a další účely.
- Šablony: použijte hotovou šablonu, abyste se dostali vpřed v jakémkoli konkrétním projektu.
- Více zobrazení: vyberte si, jak chcete projekty zobrazit, pomocí zobrazení jako časová osa, pracovní zátěž, kanbanová tabule a další.
- Přizpůsobené stavy úkolů: vytvořte stav projektu podle svých potřeb
- Priority úkolů: vytvořte priority úkolů na základě naléhavosti
- Závislosti úkolů: pomozte svému týmu dokončit úkoly ve správném pořadí
- Vlastní přístupová práva: sdílejte svůj pracovní prostor ClickUp se zainteresovanými stranami, aniž byste ohrozili soukromí.
Je to jako být dítětem v cukrárně – je tu tolik skvělých funkcí, které můžete vyzkoušet!
Jaké jsou výhody správy projektů prostřednictvím e-mailu?
Kromě toho, že pomáhá týmům komunikovat a pracovat v centralizovaném prostoru, má software pro správu projektů prostřednictvím e-mailů i další výhody:
1. Centralizované informační centrum
Nástroje pro správu projektů prostřednictvím e-mailu poskytují týmům prostor, kde mohou snadno přistupovat k informacím o projektech a ukládat je. Členové týmu, úkoly projektu a pokrok... vše uloženo na jednom centrálním místě.
Víte, co to znamená?
Už nemusíte přepínat mezi miliony záložek, abyste našli to, co potřebujete! 😍
2. Minimální náročnost na učení
Nástroje pro správu projektů založené na e-mailech se snadno ovládají, protože v podstatě přidávají další vrstvu nad vaši původní e-mailovou schránku.
Členové týmu se mohou rychle přizpůsobit a integrace tohoto nástroje do vašeho běžného pracovního postupu nezabere mnoho času.
Chcete se naučit, jak lépe spravovat pracovní postupy? Přečtěte si náš podrobný průvodce zde .
3. Zefektivňuje komunikaci
Díky softwaru pro správu projektů prostřednictvím e-mailů budou mít všichni členové týmu a projektoví manažeři k dispozici efektivní způsob vzájemné komunikace.
Většina nástrojů pro správu projektů navíc disponuje chatovacími místnostmi, které týmům poskytují personalizovanější prostor pro efektivní komunikaci.
Členové týmu se v tomto prostředí pravděpodobněji zapojí a budou reagovat, a kdo by neměl rád staré dobré emotikony, které pomáhají vyjádřit vaše myšlenky? 😁
4. Efektivní delegování úkolů
Dostanete úkol, dostanete úkol, všichni dostanou úkol!
Díky vytváření a přiřazování úkolů prostřednictvím e-mailu bude v týmu méně zmatků, protože úkoly každého člena budou dokonalé rozvrženy.
Není třeba posílat e-maily členům týmu a kopírovat polovinu společnosti, abyste je informovali o novinkách ohledně úkolu.
Stačí otevřít aplikaci pro správu projektů a podívat se na průběh projektu!
5. Šetří čas
Díky softwaru pro správu projektů prostřednictvím e-mailů už nemusíte probouzet svého vnitřního Dr. Evila a vymýšlet způsoby, jak zničit tu dlouhou e-mailovou konverzaci!
Jak?
Nástroje pro správu projektů vám pomohou ušetřit čas tím, že se zbavíte dlouhých e-mailových řetězců, papírování a třídění dokumentů.
Všechny dokumenty související s firmou a projekty jsou uloženy na jednom místě, takže váš projektový tým už nebude muset trávit hodiny administrativními úkoly. Hurá! 🥳
Závěr
I když můžete zůstat u své staré dobré doručené pošty, ta vám neposkytuje centralizované úložiště dat ani možnost sledovat úkoly, pokrok a termíny.
S správným nástrojem pro správu projektů prostřednictvím e-mailu však budete moci dělat toto a ještě mnohem více.
Pokud hledáte dokonalý nástroj pro správu projektů prostřednictvím e-mailu, který posune správu vašich úkolů na vyšší úroveň, pak nehledejte nic jiného než ClickUp.
Díky funkcím od integrace e-mailů po automatické vytváření úkolů pomáhá ClickUp týmům snadno spravovat i ty nejnáročnější projekty.
Získejte ClickUp zdarma ještě dnes a využijte sílu správy projektů prostřednictvím e-mailu!
