كيف يستخدم ClickUp أتمتة المهام للتخلص من تحديثات المشاريع اليدوية

آخر ما تريد فعله هو الاعتماد على نفسك أو على أحد أعضاء الفريق للحفاظ على دقة تحديثات المشروع.

لأن التحديثات لا تحدث أثناء سير العمل. بل تحدث لاحقًا — بعد الاجتماعات، وبعد اتخاذ القرارات، وبعد أن يتذكر أحدهم العودة إلى الموضوع.

ماذا لو أخبرناك أننا في ClickUp نعتمد على الأتمتة في هذا الأمر؟

تعمل أتمتة المهام على تحديث الحالات، وتعيين الخطوات التالية، وتشغيل التنبيهات، ودفع العمل إلى الأمام دون الحاجة إلى الأعمال الروتينية اليدوية.

هل تريد معرفة كيف؟ تابع القراءة.

مشكلة التحديثات اليدوية للمشاريع

وفقًا لبحث أجرته ClickUp، يتعين على الموظف المعرفي العادي التواصل مع حوالي 6 أشخاص في المتوسط لإنجاز العمل.

بعبارة أخرى، يتواصلون يوميًا مع هؤلاء الأشخاص الأساسيين لمجرد جمع المعلومات، ومواءمة الأولويات، ومواصلة سير العمل.

إليكم الأسباب التي تجعل التحديثات اليدوية للمشاريع تفشل في إدارة المشاريع في الواقع:

ما هي أتمتة المهام في إدارة المشاريع؟

تتضمن أتمتة المهام في إدارة المشاريع استخدام أدوات برمجية وقواعد ومحفزات، وأحيانًا الذكاء الاصطناعي، لتنفيذ المهام المتكررة أو الروتينية أو التي يمكن التنبؤ بها تلقائيًا. وإلا فإن هذه المهام تتطلب جهدًا يدويًا من مديري المشاريع أو أعضاء الفريق.

كيف تقضي أتمتة ClickUp على العمل اليدوي

يقدم ClickUp أكثر من 100 عملية أتمتة جاهزة لتبسيط سير العمل وإدارة عمليات التسليم وتقليل الجهد اليدوي للفرق. تتكون عمليات أتمتة ClickUp من ثلاثة مكونات قابلة للتخصيص:

إليك إمكانيات أتمتة ClickUp التي تنقذ الموقف كل يوم. 👇

1. التحديث التلقائي لحالات المهام

باستخدام مهام ClickUp، نقوم بتقسيم العمل إلى مهام رئيسية ومهام فرعية وتبعيات واضحة. ثم نضيف أتمتة ClickUp لتغيير الحالات بناءً على مؤشرات التقدم مثل المهام الفرعية المكتملة أو التبعيات التي تم حلها.

أحد المحفزات العديدة المتوفرة هو "تم حل المهام الفرعية". عندما يتم حل جميع المهام الفرعية في مهمة رئيسية، يتم تشغيل عملية أتمتة، بينما يقوم ClickUp بحل المهام الفرعية الموجودة مباشرةً تحت المهمة الرئيسية.

بل وأكثر من ذلك، عندما يتم إزالة الحظر عن مهمة ما، يمكنك المضي بها قدماً تلقائياً دون أن يلاحظ أحد يدوياً تغيير التبعية.

ومن هناك، يمكنك ربط المشغل بإجراء، مثل تغيير الحالة (مع شرط اختياري إذا أردت).

🚀 ميزة ClickUp: يمكن لبرنامج إدارة المهام من ClickUp تحويل تعليق واحد أو محادثة واحدة إلى مهمة قابلة للتنفيذ وقابلة للقياس في ثوانٍ معدودة!

يمكنك إنشاء المهام مباشرةً من تعليقات المهام، وتعليقات البريد الوارد، وحتى تعليقات المستندات. وإذا كنت تستخدم ClickUp AI، فيمكنه إنشاء مهام لك مع سياق مساحة العمل الكامل.

2. التعيين التلقائي أو إعادة تعيين المالكين

الطريقة السريعة لإزالة الالتباس بشأن الملكية هي السماح لسير العمل بتعيين المالك التالي نيابة عنك.

تتضمن أتمتة ClickUp إجراءً يسمى "تغيير المكلفين".

إذا تم تمكين ClickApp "Multiple Assignees"، يمكن لـ "Change Assignees" إضافة أشخاص. وإذا لم يتم تمكينه، فسيتم استبدال المكلف الحالي.

ما الذي يجعل أتمتة سير العمل هذه مؤثرة؟

كما أنك لست مقيدًا بتعيين شخص معين بشكل ثابت. يتيح لك ClickUp تعيين المكلف الجديد بناءً على خيارات ذكية مثل منشئ المهمة أو متابع المهمة أو مشغل الأتمتة. وبذلك يمكنك توزيع العمل وفقًا لقواعد التشغيل الخاصة بك، حتى في حالة تغير الفريق.

3. الضبط التلقائي لمواعيد الاستحقاق والأولويات

قم بتعيين المواعيد النهائية وفقًا للوقت الذي يحدث فيه الحدث في ClickUp Automations.

على سبيل المثال، يمكنك تعيين تاريخ استحقاق تلقائيًا بعد عدد معين من الأيام من وصول المهمة إلى حالة محددة، أو تعيينه في تاريخ التشغيل (أو في وقت محدد)، أو اختيار تاريخ محدد، أو مسح تاريخ الاستحقاق عندما لا يكون ساريًا بعد الآن.

وهذا مفيد عندما يعتمد الموعد النهائي المناسب على المرحلة. على سبيل المثال، عندما ينتقل شيء ما إلى مرحلة المراجعة أو عندما يتم قبول طلب ما.

بالنسبة للأولويات، يمكنك استخدام ميزة أتمتة إدارة المشاريع بنفس الطريقة. بمجرد دخول المهمة إلى مرحلة يجب التعامل معها على أنها حساسة للوقت، يقوم ClickUp تلقائيًا برفع أولويتها بحيث تبرز في طرق العرض ولوحات المعلومات.

4. إنشاء المهام المتكررة أو المتابعات تلقائيًا

ما يجعل أداة إدارة المشاريع في ClickUp لا تقدر بثمن هو أنها تتيح لك تحويل أي مهمة إلى مهمة متكررة. بعد ذلك، قم بتعيين الجدول الزمني وحدد كيفية سير المهمة في المرة التالية.

والأفضل من ذلك، يمكنك اختيار ما إذا كانت المهمة ستتكرر وفقًا لجدول زمني محدد أو بناءً على إتمامها، وهو ما يغطي معظم سير عمل المتابعة.

وهذا مفيد بشكل خاص عندما تدير عدة مشاريع وتحتاج إلى أن يظل العمل المتكرر متسقًا دون الاعتماد على الذاكرة أو الإعداد اليدوي.

يمكنك أيضًا التحكم في حجم المهام التي يتم ترحيلها إلى الدورة التالية باستخدام أتمتة المهام في ClickUp.

يمكنك إما الاحتفاظ بنفس المهمة مع سجلها أو إنشاء نسخة مكررة جديدة في كل مرة. يمكنك حتى اختيار الحقول التي تريد تضمينها في الحالات المستقبلية، مثل المكلفين وقوائم المراجعة والمرفقات والتبعيات والمزيد.

إذا كانت مهمتك المتكررة تتضمن مهام فرعية، يمكنك حتى إعادة تعيين تواريخ المهام الفرعية عند إنشاء حالات جديدة.

لمتابعة المهام المتكررة، ما عليك سوى الانتقال إلى قسم "نظرة عامة على المهام المتكررة". الأمر بهذه السهولة!

5. إخطار أصحاب المصلحة تلقائيًا بالتغييرات

ماذا يحدث بعد إنجاز المهمة؟

في معظم الفرق، لا يزال يتعين على شخص ما إخطار الأشخاص المعنيين، أو مشاركة السياق، أو تأكيد الخطوات التالية.

يقوم محرك الأتمتة في ClickUp بمعالجة ذلك تلقائيًا. عندما تتغير حالة المهمة أو مالكها أو أولويتها أو تاريخ استحقاقها، يقوم ClickUp بإخطار الأطراف المعنية على الفور.

كل ما عليك فعله هو اختيار التغيير المحدد الذي يجب أن يؤدي إلى تحديث واختيار طريقة التسليم (البريد الإلكتروني، Slack، التعليق، webhook).

على سبيل المثال، يمكنك إرسال إشعار تلقائي إلى أصحاب المصلحة عندما:

لإعدادها، انتقل إلى القائمة/المجلد/المساحة ذات الصلة وافتح "الأتمتة"، ثم:

لضمان بقاء أصحاب المصلحة على اطلاع على سير العمل، أضفهم كمتابعين للمهمة. سيتلقون تحديثات مرتبطة بنشاط تلك المهمة وسياقها.

كيف تستفيد الفرق من أتمتة المهام في ClickUp

يقول أحد المراجعين على G2:

يتميز ClickUp بتنوعه الشديد ويتيح لي إنشاء حلول لأي حالة أو عملية عمل تقريبًا. كما أن عمليات الأتمتة ووكلاء الذكاء الاصطناعي قوية للغاية. يمكنني إعداد إجراءات تلقائية عبر المنطق أو عبر مطالبات الذكاء الاصطناعي لتنفيذ أي إجراء تقريبًا في ClickUp يمكنني تخيله.

باختصار، هذا يعني:

✅ تقضي الفرق وقتًا أقل في صيانة النظام: بدلاً من مطالبة الأفراد بتذكر المهام الروتينية، تحول الفرق هذه الصيانة إلى قواعد. عندما تتغير حالة المهمة، يمكن لـ ClickUp تحديث المكلفين والتواريخ والأولوية والمتابعين والتعليقات والمزيد كإجراءات

✅ تصبح عمليات التسليم أكثر وضوحًا: المشكلة الشائعة ليست أن العمل متوقف، بل أن لا أحد مكلف بوضوح بالخطوة التالية. تعمل الأتمتة على حل هذه المشكلة من خلال إعادة تخصيص المهمة عندما تدخل مرحلة المراجعة أو الموافقة، بحيث تظهر المهمة للمالك المناسب في اللحظة المناسبة

✅ تصبح المواعيد النهائية ودرجة الاستعجال متسقة: يمكن للفرق توحيد معايير تحديد موعد التسليم المعقول في كل مرحلة. على سبيل المثال، بمجرد انتقال المهمة إلى حالة "قيد التنفيذ" أو "تحتاج إلى موافقة"، يمكن لأداة الأتمتة تعيين موعد تسليم وتعديل الأولوية بحيث تظهر المهمة بشكل صحيح في طرق العرض ولوحات المعلومات

✅ يمكن تشغيل سير العمل المعقد بشكل مستقل باستخدام وكلاء الذكاء الاصطناعي: بينما تتبع الأتمتة قواعد محددة مسبقًا، يمكن لوكلاء ClickUp الفائقين تفسير السياق والتصرف بشكل ديناميكي. على سبيل المثال، يمكن للوكيل مراقبة المهام عبر مساحة ما، وتحديد العوائق المذكورة في التعليقات، وتلخيص المشكلة، وإخطار عضو الفريق المناسب بالسياق ذي الصلة

✨ إذا كنت ترغب في رؤية ذلك عمليًا، يشرح هذا الفيديو كيف يعمل "Super Agents" على تعزيز نظام المحتوى لدينا.

أمثلة واقعية على الأتمتة في العمل

لنلقِ نظرةً إذن على كيفية استخدام فرقنا (والعديد من الفرق الأخرى حول العالم) لأتمتة ClickUp:

1. فرق التسويق

يقوم الكتّاب والمحررون والمصممون ومالكو القنوات جميعًا بتنفيذ المهام نفسها، مما يجعل تغييرات الحالة أحد أسهل الأماكن لتراكم العمل اليدوي.

وبالتالي، من بين العديد من المهام، إليكم لمحة سريعة عن الاستخدامات التي نستخدم فيها أتمتة ClickUp في مجال التسويق:

2. فرق المنتجات

يتضمن العمل على المنتج العديد من الأطراف المعنية — إدارة المشاريع، والتصميم، والهندسة، وضمان الجودة، وأحيانًا الدعم أو الأمن.

إليك كيفية استخدام فريق المنتج لأتمتة ClickUp:

3. فرق المبيعات

تعتمد فرق المبيعات على عمليات التسليم السريعة. عندما يصل عميل محتمل، يتم تقييمه، ويتم تحديد موعد لعرض توضيحي، وتُرسل المتابعات، ويجب أن تظل الملاحظات مرتبطة بالفرصة. تساعد عمليات الأتمتة في الحفاظ على اتساق هذه العملية بين مندوبي المبيعات والمناطق.

يستخدم فريق المبيعات لدينا أتمتة ClickUp في سير العمل اليومي، بما في ذلك:

4. فرق العمليات

يختلف شكل العمل التشغيلي عن التسويق أو المنتجات أو المبيعات. فهو يتسم بكميات كبيرة، ويخضع لسياسات صارمة، ومليء بالطلبات التي تبدو متشابهة ظاهريًا. لكنها تنطوي على التوجيه والتوقيت والموافقات. في سير عملنا التشغيلي، تعمل الأتمتة كحواجز حماية تحافظ على نظافة المدخلات واتساق التنفيذ.

بعض الطرق التي نستخدم بها أتمتة ClickUp في العمليات:

إنشاء سير عمل آلي في ClickUp (خطوة بخطوة)

إذن، كيف يمكنك إنشاء عمليات أتمتة سير العمل باستخدام الذكاء الاصطناعي في ClickUp؟

الخطوة 1: حدد مسار سير العمل الذي تريد أتمتته

قبل أن تبدأ في تعديل الإعدادات، حدد ثلاثة أمور:

الخطوة 2: اختر موقع الأتمتة

والسؤال هنا هو: "هل نريد أن تنطبق هذه الأتمتة على مسار عمل واحد، أم على العديد من مسارات العمل التي تشترك في نفس الهيكل؟"

تحدد هذه الإجابة ما إذا كنت ستنشئها على مستوى القائمة أم على مستوى أعلى. ما نعنيه هو 👇

طريقة سريعة نتخذ بها القرار:

الخطوة 3: فتح الأتمتة

الآن ننتقل فعليًا إلى أداة إنشاء الأتمتة في برنامج إدارة المشاريع هذا. يمكنك القيام بذلك من المكان الذي تُدار فيه سير العمل: قائمة أو مجلد أو مساحة (أيًا كان اختيارك في الخطوة 2).

بعبارة أخرى:

الخطوة 4: اختر الطريقة التي تريد بها إنشاء المشروع

الآن بعد أن أصبحت في قسم "الأتمتة"، يوفر لك ClickUp عادةً طريقتين للبدء. وهذا يعني أنه يمكنك إضافة عمليات الأتمتة الخاصة بك من البداية أو التصفح من قائمة محددة مسبقًا.

ولكن كيف تعرف أيهما تختار؟ حسنًا، هذا يعتمد إلى حد كبير على ما تريد أتمتته (ومدى تعقيد العملية). لذا دعونا نلقي نظرة على الحلول البديلة المتاحة لك:

الخيار أ: ابدأ من أتمتة مقترحة (الأسرع)

سيعرض ClickUp اقتراحات بناءً على الأنماط الشائعة (مثل تغييرات الحالة أو تحديثات المكلفين). اختر أحدها إذا كان قريبًا مما تحتاج إليه، ثم قم بتعديل التفاصيل.

الخيار ب: إنشاء أتمتة مخصصة (الأكثر دقة)

هنا يمكنك الاختيار يدويًا:

هذا هو الخيار الأمثل عندما يكون لسير عملك قواعد محددة (حقول مخصصة، مسارات متعددة، استثناءات)

👉 هناك خيار ثالث، لكن دعونا ننتظر حتى نتعرف عليه أكثر!

الخطوة 5: تعيين المشغل

تبدأ عمليات أتمتة ClickUp دائمًا بمحفز (اللبنة الأساسية التي تؤدي إلى نتيجة)، ويمكنك تطبيق المحفزات على المهام أو المهام الفرعية أو كليهما.

إليك كيفية إعداد ذلك:

المحفزات الشائعة التي نستخدمها (وما فائدتها):

الخطوة 6: قم بتكوين وإضافة الشروط ذات الصلة (إن أمكن)

في أتمتة ClickUp، الشروط هي ببساطة معايير يجب أن تتحقق حتى تستمر الأتمتة. إذا حدث المشغل ولكن لم تتحقق الشروط، فلن يتم تنفيذ أي شيء 🤷.

إليك كيفية تكوينها:

الخطوة 7: أضف إجراءً واحدًا أو أكثر

الإجراءات هي الجزء الذي يمثل "ثم قم بهذا" في عملية الأتمتة. بمجرد تشغيل المشغل (وتطابق الشروط التي أضفتها، إن وجدت)، فإن الإجراءات هي ما ينفذه ClickUp.

في أداة إنشاء الأتمتة:

الخطوة 8: قم بتسميتها ونشرها والتحقق من صحتها

لقد أوشكت على الانتهاء! الآن، تأكد فقط من أن الأتمتة نشطة وتؤدي الغرض المقصود منها.

باختصار 👇

ميزات أتمتة متقدمة تتجاوز الأساسيات

هل تعتقد أن ClickUp يقتصر على عمليات الأتمتة الأساسية؟ لا! فهو يدعم ميزات أتمتة متقدمة ومعقدة ستجعل حياتك أسهل قليلاً كل يوم.

إليك لمحة سريعة:

1. عمليات أتمتة متعددة الخطوات تشبه العمل البشري

تعد أتمتة ClickUp رائعة للنتائج الروتينية التي تتحقق بنقرة واحدة. فهي تغطي أساسيات إدارة المهام وتساعدنا على أتمتة المهام المتكررة التي كانت ستبقى لولا ذلك في التعليقات والتذكيرات والمتابعات.

ولكن عندما يتطلب سير العمل اتخاذ قرارات وخطوات متعددة — مثل فحص السياق، وصياغة النتائج، وتحديث عدة أماكن، وتسليم المهمة إلى شخص — هنا يأتي دور " وكلاء ClickUp الخارقين".

Super Agents هم زملاء فريق مدعومون بالذكاء الاصطناعي يمكنهم تشغيل سير عمل متعدد الخطوات بأمان مع سياق كامل لمساحة العمل، ويكونون في الأساس زملاء عمل مستقلين للبشر.

إليك كيفية استخدامها:

كما أنها تتمتع بمرونة تامة! يمكنك تشغيلها في الرسائل المباشرة، أو الإشارة إليها بـ @ في المهام/المستندات/الدردشة، أو تعيين مهام لها مباشرةً، أو تشغيلها وفقًا لجدول زمني أو عبر الأتمتة.

استخدم المشغلات اليدوية عندما تحتاج إلى تحكم مباشر، مثل @الإشارة إلى أحد الموظفين في مهمة أو قناة، أو إرسال رسالة خاصة إليه للحصول على مساعدة فردية، أو تعيينه لمهمة ما حتى يتولى المسؤولية ويبدأ العمل

يمكنهم استخراج المحتوى الكامل للمهام ووثائق Docs، واسترجاع رسائل الدردشة، والبحث في مساحة العمل (والتطبيقات المرتبطة بها)، واستخدام Memory (الأحدث + التفضيلات + الذكاء) للتحسين بمرور الوقت.

لمعرفة المزيد حول كيفية تشغيل الوكلاء في ClickUp، شاهد هذا الفيديو 👇

2. مشغلات الأتمتة عبر المساحات

تكون أتمتة "عبر المساحات" مفيدة للغاية عندما تتعامل مع عملية تسليم سلسة. قد يبدأ الطلب في مساحة فريق ما، ولكن بمجرد وصوله إلى حالة معينة، يجب أن ينتقل تلقائيًا إلى سير عمل الفريق التالي (انسَ إعادة الفرز 😮‍💨).

ولتحقيق ذلك، نعتمد على إجراءات الأتمتة مثل نقل إلى القائمة (لتوجيه المهمة إلى قائمة الفريق الوجهة) أو إضافة إلى القائمة عندما نرغب في أن تظل المهمة نفسها مرئية لكلا الفريقين من خلال المهام في قوائم متعددة.

يتمثل خيار التصميم في ما إذا كان يجب على الفريق المستلم أن يرى المهمة فقط أم أن ينفذها بالكامل. إذا كان الفريق يتتبع المهمة فقط، فعادةً ما يكفي إضافتها إلى قائمته. ومع ذلك، إذا كان الفريق مسؤولاً عن التنفيذ والإبلاغ عن التقدم المحرز، فإننا ننقل المهمة إلى سير عمل قائمة الوجهة.

3. التكامل مع الأدوات الخارجية

عندما نرغب في أن يظل ClickUp متزامنًا مع الأدوات التي تستخدمها الفرق يوميًا، ننتقل ببساطة إلى تكامل أتمتة ClickUp. فهي تتيح لنا تشغيل مهام مؤتمتة من البداية إلى النهاية، مثل تحديث مهمة ClickUp عند دمج طلب سحب GitHub أو إرسال بريد إلكتروني عند إلغاء حظر مهمة.

ولأي شيء أكثر تخصيصًا، نستخدم webhooks. يدعم ClickUp إجراء " Call webhook " داخل الأتمتة للسماح لحدث المهمة بالوصول إلى أي نقطة نهاية خارجية.

يمكنك إنشاء webhook، وتعيين عنوان URL، وإدراج حقول ديناميكية في عنوان URL، وإضافة رؤوس (مع تعيين "Content-Type" افتراضيًا على "application/json"). والأكثر من ذلك، يمكن إعادة استخدام webhooks عبر مساحة العمل الخاصة بك!

4. الأتمتة المعززة بالذكاء الاصطناعي

تذكر، هل ذكرنا "الخيار ج"؟ ها هو!

إذا كنت تعاني من ضيق الوقت (أو نقص الطاقة 😴)، فما عليك سوى كتابة ما تريده بلغة إنجليزية بسيطة، مثل "عندما يتغير الحالة إلى قيد المراجعة، قم بتعيينها إلى المحرر وأضف تعليقًا"، وستساعدك أداة ClickUp AI Automation Builder، وهي جزء من ClickUp Brain، في الوصول إلى أتمتة فعالة بشكل أسرع.

من الناحية العملية، يندرج هذا ضمن نفس طبقة الذكاء الاصطناعي التي تستخدمها بالفعل في ClickUp. يتوفر Brain في جميع أنحاء ClickUp، ويمكنه العمل مع سياق مساحة العمل، بما في ذلك الحقول المخصصة و@mentions.

والأكثر إقناعًا، أن ClickUp يدعم أيضًا المنطق المدعوم بالذكاء الاصطناعي داخل نتائج الأتمتة. على سبيل المثال، يمكنك اللجوء إلى "AI Assign" و"AI Prioritize" كجزء من إجراءات الأتمتة الإضافية.

لماذا يُعد ClickUp مركز الأتمتة المثالي

الأمر رسمي! 🏆 ClickUp هو مركز الأتمتة المثالي الذي قد تحتاجه على الإطلاق.

باختصار:

ودّع التحديثات اليدوية للمشاريع مع ClickUp

إذا كانت تحديثات المهام تعتمد على ذاكرة شخص ما، فهذا يعني أن النظام معطل بالفعل. لا ينبغي أن يقتصر تقدم المهام على رسائل منفصلة أو إدخال البيانات يدويًا الذي لا يحدث إلا عندما يتوفر الوقت لدى شخص ما.

يُحل ClickUp هذه المشكلة بجعل العمل نفسه هو التحديث.

توفر مهام ClickUp لكل مشروع مصدرًا واحدًا موثوقًا للمعلومات المتعلقة بالمالكين ومواعيد الاستحقاق والتبعيات والمهام الحرجة.

ثم تتولى أتمتة ClickUp المهام الروتينية المتكررة — مثل تحديث الحالات، وتعيين المسؤول التالي، وتشغيل عمليات تسليم المهام.

وعندما تحتاج إلى سياق بسرعة البرق، يقوم ClickUp Brain باستخراج ملخصات فورية وإجابات والخطوات التالية من العمل الجاري.

وللمضي قدماً أكثر، يقوم ClickUp Super Agents بتحديد المخاطر، وتذكير المسؤولين، وتصعيد العوائق وفقاً لقواعدك.

الهدف ليس "المزيد من الأتمتة". بل إنها تتمتع بقدرات أتمتة أفضل تحافظ على التركيز، وتبقي تقدم المهام في الوقت الفعلي، وتضمن ألا يتعطل أي شيء مهم في انتظار التحديث. اشترك في ClickUp اليوم ودع مشاريعك تسير من تلقاء نفسها. ✅