كيف يستخدم ClickUp النماذج لتوحيد الطلبات الداخلية؟

في كل مرة تعتقد أنك تتحكم في الأمر، تظهر متطلبات جديدة.

ماذا لو كان بإمكانك جمع كل هذه البيانات في مكان واحد، وترتيبها بسهولة؟

ادخل إلى ClickUp Forms — المصمم للقضاء على التناقضات في جمع البيانات (إدخال البيانات).

بفضل الحقول المخصصة بالذكاء الاصطناعي وسير العمل الآلي والتحديثات في الوقت الفعلي، يمكنك الانتقال من جمع الطلبات المقدمة وتنظيم البيانات إلى تحسينها.

في هذا الدليل، سوف نستعرض كيفية استخدام ClickUp Forms لتوحيد الطلبات الداخلية.

المشكلة: فوضى الطلبات الداخلية غير المنظمة

إذا قمت بتحديد كيفية انتقال الطلبات عبر مؤسستك اليوم، فستلاحظ عادةً ظهور نفس المشاكل المتكررة. فيما يلي بعض المشاكل الشائعة التي سمعنا عنها: 👇

⭐ نموذج مميز

يوفر لك نموذج نموذج طلب ClickUp نظامًا مبسطًا لتلقي الطلبات بحيث تصل كل طلباتك بالتفاصيل الصحيحة وفي الوقت المناسب والمكان المناسب.

احصل على نموذج مجاني

يأتي هذا النموذج مع:

• الحقول الضرورية مثل معلومات مقدم الطلب ونوع الطلب والطابع العاجل والتفاصيل الداعمة والمرفقات
• قم بتوحيد المعلومات المهمة في جميع الطلبات (مثل الأولوية والقسم والفئة ودور مقدم الطلب والنظام المعني) للحفاظ على تنظيم التقارير.
• قم بتعيين المالكين تلقائيًا، وتحديد الأولويات، وإضافة المهام الفرعية، أو توجيه الطلبات عبر الأتمتة بناءً على النوع أو القسم.

ما هي نماذج ClickUp؟

ClickUp Forms هو أداة إنشاء النماذج المدمجة في ClickUp التي تتيح لك جمع المعلومات (من زملائك في الفريق أو أشخاص خارجيين) وتحويل كل طلب تلقائيًا إلى مهام ClickUp.

باختصار، يقوم شخص ما بملء نموذج ➜ يقوم ClickUp بإنشاء مهمة تحتوي على جميع إجاباته.

لذلك، عندما تقوم بإنشاء نماذج باستخدام ClickUp، فإنك تقوم في الأساس بتصميم الشكل الذي يجب أن تبدو عليه المهمة الجديدة:

إذا كنت تريد لمحة سريعة عن كيفية إنشاء عملية الاستقبال الخاصة بك باستخدام النماذج في ClickUp، فلدينا مقطع فيديو لك:

كيف يستخدم ClickUp النماذج داخليًا (+ أمثلة)

في ClickUp، أول مساحة عمل متكاملة تعمل بالذكاء الاصطناعي في العالم، نستخدم النماذج يوميًا.

تُظهر الطريقة التي تعتمد بها فرقنا على هذه النماذج مدى قوة نظام الطلبات المنظم. فيما يلي نظرة أفضل على كيفية استخدام الأقسام المختلفة داخل ClickUp لنماذج Forms:

1. طلبات التسويق

يتعامل قسم التسويق مع الأفكار والمواعيد النهائية والآراء طوال اليوم (تحدث عن إدارة المشاريع على نطاق واسع). لهذا السبب يقومون بإنشاء نماذج قابلة للتخصيص لأنواع العمل التي يرونها كل أسبوع، مثل الإطلاقات والحملات والمحتوى ودعم التصميم.

يمكن لأعضاء الفريق بعد ذلك إنشاء حقول نماذج مفصلة وشاملة. بمعنى آخر، يختار قسم التسويق بعناية الأسئلة التي توفر له بيانات نماذج كافية لفهم الطلب وتقدير الجهد المطلوب وتخصيصه إلى جانب كل المهام الأخرى المطلوبة منه.

على سبيل المثال، يرسل نموذج طلب التسويق النموذجي المهام إلى قائمة "طلبات التسويق" ويطلب ما يلي:

عندما تصل ردود النماذج:

2. طلبات الدعم الفني والوصول إلى تكنولوجيا المعلومات

تغرق فرق تكنولوجيا المعلومات دائمًا في طلبات غامضة مثل "تعطل الكمبيوتر المحمول" أو "عدم عمل لوحة التحكم".

تساعد ClickUp Forms في جمع التفاصيل التشخيصية الصحيحة مسبقًا حتى يتمكنوا من الفرز بسرعة (دون الحاجة إلى تبادل الرسائل بشكل لا نهائي). تبدأ كل حادثة أو طلب وصول أو طلب أجهزة بتسجيل منظم يمكن تصفيته وإعداد تقارير عنه.

على سبيل المثال، قد يتضمن "نموذج طلب الدعم أو الوصول إلى تكنولوجيا المعلومات" ما يلي:

عندما يتحول هذا النموذج إلى مهمة:

3. طلبات الموارد البشرية

تتولى فرق الموارد البشرية لديك جميع أنواع الأعمال الحساسة والمتعددة الوظائف التي قد تضيع إذا تم تخزينها في البريد الإلكتروني.

ولكن مع Forms، يمكنك استيعاب كل شيء بدءًا من التعيينات الجديدة إلى الانتقالات الداخلية إلى أسئلة الإجازات، كل ذلك مع تشغيل المهام الخاصة بقسم تكنولوجيا المعلومات والمالية والمديرين خلف الكواليس.

على سبيل المثال، قد يتضمن "نموذج طلب عمليات الموظفين" أقسامًا لما يلي:

عندما يتم تقديم طلب:

4. العمليات والطلبات المشتركة بين الفرق

تدعم فرق العمليات جميع الفرق الأخرى، مما يعني أن استقبالها للطلبات معرض للتشتت في نهاية المطاف.

تساعد النماذج في تحويل مجموعة واسعة من الطلبات المخصصة إلى طلبات محددة جيدًا يمكن تحديد أولوياتها ونطاقها وتسليمها إلى المالك المناسب.

عادةً ما يشمل نموذج الطلبات التشغيلية أو الطلبات المشتركة بين الفرق ما يلي:

عندما تصل هذه الطلبات من خلال نموذج:

💡 نصيحة احترافية: تدعم نماذج ClickUp المنطق الشرطي، مما يعني أن الأسئلة تظهر أو تختفي بناءً على الإجابات السابقة. وهذا يمنع الأشخاص من رؤية الحقول غير ذات الصلة ويقلل من الطلبات غير المكتملة أو ذات الجودة المنخفضة.

على سبيل المثال:

• إذا حدد مقدم الطلب "عاجل" ضمن الأولوية → إظهار حقل تاريخ الاستحقاق
• إذا اختاروا "طلب الوصول" → اكشف عن حقل يسأل "أي نظام؟"

لإعداده:

1. أضف سؤالًا بنوع مدعوم (قائمة منسدلة، مربع اختيار، حالة، إلخ).
2. قم بتشغيل المنطق في الجزء السفلي الأيمن من السؤال
3. قم بتوسيع القواعد وحدد: IF [شرط] → THEN [إجراء = إظهار حقل (حقول)]

👉 المنطق الشرطي فعال بشكل خاص في نماذج الاستلام المشتركة التي تخدم أنواع متعددة من الطلبات عبر الفرق.

كيفية إنشاء نموذج طلب داخلي في ClickUp

إليك كيفية إعداد نموذج طلب داخلي في ClickUp 👇

1. قم بإعداد عملية الطلب

قبل أن تفتح ClickUp، كن على دراية تامة بما يجب أن يحققه نموذج الطلب الداخلي الخاص بك.

حدد الغرض من النموذج. اسأل نفسك:

• ما أنواع الطلبات المحددة التي يجب أن تقبلها هذه النماذج، وأيها يجب توجيهها إلى مكان آخر؟ (يمنع الفوضى)
• ما هي المعلومات التي نحتاجها لبدء العمل على الفور؟ (الأسماء، الأقسام، معرفات الأجهزة، الأصول، روابط المشاريع، والمزيد)
• هل يجب أن تؤدي أنواع الطلبات المختلفة إلى أسئلة متابعة أو مسارات توجيه مختلفة؟ (إشارة إلى أنك ستحتاج إلى منطق شرطي أو قوائم متعددة)
• هل هناك أي حقول معرضة لعدم اتساق البيانات والتي يجب توحيدها باستخدام القوائم المنسدلة أو الحقول المطلوبة؟ (فكر في الأولوية وأسماء الأقسام وفئات الطلبات)
• من سيقوم بملء هذا النموذج، وما هي المصطلحات أو التعليمات التي يحتاجونها حتى يتمكنوا من ملء النموذج بشكل صحيح؟ (مهم بشكل خاص إذا كانت عدة فرق تستخدم نفس النموذج)

يمكن أن تكون لوحات ClickUp البيضاء وخرائط ClickUp الذهنية مفيدة في تخطيط كل جانب من جوانب هذه العمليات والخطوات.

بعد ذلك، ما هي المعلومات الدقيقة التي تحتاج إلى أن يقدمها كل مقدم طلب؟

تخطي هذه الخطوة، وستضطر إلى تعديل النموذج عدة مرات لاحقًا.

2. أضف عرض نموذج في ClickUp

حان الوقت لبدء إنشاء النموذج!

انتقل إلى المساحة أو المجلد أو القائمة حيث تريد أن تظهر الطلبات الواردة. هذا أمر مهم لأن كل نموذج مرتبط بموقع معين. كل طلب يصبح مهمة في ذلك المكان بالضبط.

بمجرد دخولك إلى هذا الموقع، يمكنك إضافة النموذج:

3. إنشاء حقول النموذج

في النموذج، حدد المعلومات التي سيقوم الأشخاص بملئها وكيفية سير النموذج.

ابدأ بإعطائها عنوانًا ووصفًا موجزًا. من هناك، ما عليك سوى سحب الحقول التي تحتاجها. يوفر لك ClickUp مجموعة متنوعة من الخيارات (إدخال النص، والقوائم المنسدلة، والتواريخ، والمرفقات، ومربعات الاختيار، والمزيد) حتى تتمكن من عكس ما يتطلبه سير عملك بالضبط.

فيما يلي بعض المجالات التي يجب التركيز عليها 👇

علاوة على ذلك، يمكنك أيضًا إضافة المزيد من الأسئلة لتخصيص النموذج كما تريد.

4. تكوين إعدادات الإرسال وأتمتة سير العمل

الخطوة التالية هي التأكد من وصول كل طلب إلى المكان الصحيح (وبالطبع، أن يعمل بالطريقة التي يحتاجها فريقك).

ابدأ بفتح لوحة الإعدادات على الجانب الأيمن من عرض النموذج الخاص بك و: ⬇️

هل تريد الحصول على إلهام لإنشاء المزيد من العمليات المؤتمتة؟ اطلع على حالات استخدام أتمتة سير العمل بالذكاء الاصطناعي.

5. صمم نموذجك وخصصه بعلامتك التجارية

يستحق نموذجك بعض التحسينات قبل إرساله إلى أفراد فريقك أو قسمك. في علامة التبويب "التصميم"، قم بتعديل الشكل والمظهر بحيث يبدو النموذج وكأنه مساحة خاصة بفريقك.

يمكنك:

... والمزيد.

6. شارك النموذج داخليًا

وهذا هو الجزء الأفضل (والأبسط)! ما عليك سوى مشاركة نموذج ClickUp مع فريقك في:

هذا كل شيء! لقد قمت للتو بتوحيد جميع طلباتك الداخلية.

⭐ خطوة إضافية: استخدم ClickUp AI للتحليل

لكن تسجيل الطلبات ليس سوى نصف المهمة. ما يحدث بعد ذلك هو عادةً ما يؤدي إلى فشل المهمة. بمجرد بدء وصول المهام، تعود معظم الفرق إلى الفوضى التي تبطئ عمل الجميع. أنت تعرف كيف تسير الأمور:

هذا هو العمل الكلاسيكي وتوسع السياق. ولكن تحية لـ ClickUp Brain، الذكاء الاصطناعي المخصص للعمل والذي يهدف إلى القضاء على الفوضى التي تمر بها كل يوم.

إليك كيف يجعل نظام الطلبات الخاص بك سلسًا بشكل سحري:

⭐ خطوة إضافية: تحليل الطلبات المقدمة عبر لوحات المعلومات

تتيح لك لوحات المعلومات تصور البيانات الواردة، مما يتيح لك اتخاذ قرارات أسرع وتحديد الأنماط دون الحاجة إلى إعداد تقارير يدوية.

بفضل هذه الميزة الإضافية، تعرض لوحات معلومات ClickUp أهم المقاييس والاتجاهات في الوقت الفعلي.

إليك كيف يساعدك ذلك في تحسين الطلبات الداخلية:

مزايا توحيد الطلبات باستخدام ClickUp Forms

إليك الأسباب التي تجعل توحيد الطلبات من خلال ClickUp Forms له تأثير ملحوظ:

قم بتوحيد كل الطلبات الداخلية باستخدام ClickUp

إذا كان الموظفون لا يزالون يقدمون الطلبات في محادثات عشوائية عبر الدردشة أو رسائل بريد إلكتروني جزئية أو محادثات في الممرات، فإن المشكلة لا تكمن في فريقك. المشكلة هي أنه لا توجد طريقة واحدة موثوقة لطلب المساعدة.

تقوم ClickUp Forms بإصلاح ذلك من خلال توفير بوابة أمامية بسيطة للجميع لتقديم الطلبات.

تتبع كل طلبات نفس الهيكل، وتطرح الأسئلة الصحيحة، وتصل إلى القائمة الصحيحة كمهمة يمكن لفريقك تنفيذها بالفعل. تضمن الحقول المخصصة والأسئلة الشرطية والأتمتة حصول أقسام تكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية والتصميم والعمليات على التفاصيل التي يحتاجونها.

اشترك في ClickUp اليوم وحوّل طلباتك الداخلية إلى نظام يمكن لفريقك بأكمله الوثوق به. ✅

الأسئلة الشائعة

نعم. يمكنك بسهولة إرسال إشعارات تلقائية إلى Slack أو البريد الإلكتروني كلما ورد نموذج جديد. وهذا مفيد بشكل خاص لأعضاء الفريق المحددين الذين يحتاجون إلى الاستجابة بسرعة للطلبات الداخلية. ستشارك العديد من الفرق نماذج ClickUp في Slack، ثم تستخدم ClickUp Automations لدفع الطلبات الجديدة مباشرة إلى القنوات المناسبة.

يحمي ClickUp جميع عمليات إرسال النماذج بأمان وتشفير وضوابط أذونات على مستوى المؤسسات. أنت تقرر من يمكنه جمع البيانات، ومن يمكنه عرض الطلبات، وأين يتم إنشاء المهام. الوصول يعتمد على الدور، ويمكن قفل المعلومات الحساسة على الفرق متعددة الوظائف أو الأفراد حسب الحاجة. والأفضل من ذلك، أن مساحات العمل والقوائم وطرق العرض التي تخزن بيانات النماذج ترث نفس معايير الأمان المستخدمة عبر المنصة بأكملها. بالإضافة إلى ذلك، عند تنشيط إعدادات النماذج المصادق عليها بالحساب، لا يمكن عرض النماذج وإرسالها إلا للأشخاص الذين انضموا إلى مساحة العمل الخاصة بك.

بالتأكيد. تقوم العديد من الشركات بإنشاء نماذج قابلة للتخصيص تخدم فرقًا متعددة باستخدام الحقول المخصصة والمنطق الشرطي في ClickUp. على سبيل المثال، يمكن أن تتلقى أقسام التسويق وتكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية الطلبات من نموذج موحد واحد، وستقوم قواعد ClickUp بتوجيه كل طلب إلى القائمة الصحيحة أو المهام القابلة للتنفيذ لذلك الفريق. وهذا مثالي لمكاتب الخدمة المشتركة أو توظيف الموظفين الجدد.

تسهل واجهة السحب والإفلات في ClickUp إضافة حقول مخصصة مثل الأولوية أو نوع الطلب أو القسم. بمجرد إنشاء هذه الحقول، يمكنك استخدام الأتمتة لتصنيف المهام الجديدة أو تحديد أولوياتها فور وصولها. على سبيل المثال، يمكن تخصيص الطلبات "العاجلة" تلقائيًا إلى أحد كبار المسؤولين، بينما يمكن وضع مشكلات تكنولوجيا المعلومات في قائمة انتظار مخصصة.

نعم. يمكن لـ ClickUp Brain، المعروف أيضًا باسم ClickUp AI، تلخيص الطلبات الطويلة أو غير الواضحة، وإبراز التفاصيل المفقودة، والمساعدة في توجيه العمل إلى المالك المناسب. نظرًا لفهمه للسياق، يمكنه تحويل الطلبات الأولية إلى مهام قابلة للتنفيذ على الفور.