وفقًا لاستطلاعنا حول فعالية الاجتماعات، يجد 12٪ من المشاركين أن الاجتماعات مزدحمة، ويقول 17٪ أنها تستغرق وقتًا طويلاً، و10٪ يعتقدون أنها غير ضرورية في الغالب.
وهل يمكنك لومهم عندما تستمر ما يقرب من 50٪ من الاجتماعات لمدة ساعة أو أكثر؟
ولكن هل يجب أن تكون طويلة إلى هذا الحد؟ ألا يمكننا استبدال هذه الاجتماعات الطويلة وغير المثمرة في كثير من الأحيان بـ "اجتماعات" سريعة ومركزة تسمى "SyncUps"؟
الإجابة المختصرة: نعم، يمكننا ذلك.
الإجابة الطويلة، أم كيفية القيام بذلك؟ هذا هو موضوع هذه المدونة!
فيما يلي، نوضح لك كيفية استبدال عمليات تسجيل الحضور الجماعي على Zoom بـ ClickUp SyncUp.
مشكلة الاجتماعات الجماعية التقليدية
قبل أن نتحدث عن استبدال اجتماعات جميع الموظفين، دعونا نفهم لماذا لم تعد اجتماعات Zoom توفر تنسيقًا متسقًا بين أعضاء الفريق.
مشاكل الجدولة وتضارب المناطق الزمنية
وفقًا لاستطلاع Microsoft Work Trend، زادت الاجتماعات المجدولة بعد الساعة 8 مساءً بنسبة 16٪ على أساس سنوي بين الموظفين الذين يعملون في مناطق زمنية مختلفة حول العالم.
بينما أصبح التعاون في مكان العمل أسهل من أي وقت مضى، أصبحت إدارة اجتماعات Zoom عبر المناطق الزمنية أكثر صعوبة بشكل كبير. هناك دائمًا شخص ما في فريقك يضحي بساعات عمله لحضور اجتماعات جميع الموظفين.
المشاركة السلبية
ما يقرب من 67٪ من الموظفين يتشتت انتباههم أثناء الاجتماعات الافتراضية. فهم إما يتفقدون رسائل البريد الإلكتروني على هواتفهم، أو يرسلون رسائل نصية، أو يحلمون، أو يتصفحون الإنترنت، أو يؤدون الأعمال المنزلية.
بعيدًا عن التفاعل، تنتهي معظم اجتماعات جميع الموظفين بالسيطرة عليها من قبل الأصوات الأعلى. تتحدث مجموعة صغيرة، ويستجيب عدد قليل، ويبقى الباقون صامتين.
رؤية محدودة بعد الاجتماع
ما هي أوجه التشابه بين الاجتماعات الأقل إنتاجية؟
- لا حاجة لملاحظات متابعة أو ملخصات أو بنود عمل يتم مشاركتها بعد الاجتماع
- تفقد الاجتماعات حضور المشاركين المهمين، ونتيجة لذلك تتعطل القرارات.
- لا يتم توفير جدول أعمال أو مواد للقراءة المسبقة مسبقًا
وفقًا لـ Calendly، فهي متسقة في كل من الاجتماعات الداخلية والخارجية.
بمعنى آخر، بعد اجتماع Zoom، يتعين على شخص ما إدخال بنود العمل يدويًا وتعيين المسؤوليات وتحديد المواعيد النهائية وإضافة السياق إلى أداة إدارة المشاريع.
يؤدي النسخ واللصق وتبديل السياق إلى ما نسميه " تشتت العمل"، حيث تنتشر الأفكار والمهام والمتابعات عبر مجموعة متنوعة من الأدوات، مما يكلف الفرق أكثر من أربع ساعات لكل موظف في الأسبوع!
📮 ClickUp Insight: تشير نتائج استطلاعنا حول فعالية الاجتماعات إلى أن 42% من الفرق تستخدم مقاطع مسجلة (21%) أو أدوات إدارة المشاريع (21%) للعمل غير المتزامن.
لكن هذه الأدوات قد تتطلب في كثير من الأحيان أدوات إضافية واشتراكات منفصلة وتسجيلات دخول ومنحنيات تعلم.
باعتباره التطبيق الشامل للعمل، يجعل ClickUp التواصل غير المتزامن أسهل. يمكنك الوصول إلى مقاطع الفيديو والرسائل الصوتية وسير عمل المشاريع والمستندات التعاونية ومدونة ملاحظات مدمجة تعمل بالذكاء الاصطناعي — كل ذلك في مساحة عمل واحدة.
لماذا تدير اشتراكات متعددة ومعلومات متفرقة عندما يمكن لحل واحد تبسيط سير عملك بالكامل؟
💫 نتائج حقيقية: أبلغت الفرق التي تستخدم ميزات إدارة الاجتماعات في ClickUp عن انخفاض هائل بنسبة 50٪ في المحادثات والاجتماعات غير الضرورية!
فرص التنسيق الضائعة
لا يمكن للجميع الحضور مباشرة. وحتى عندما يحضرون، لا يشعر الجميع بالراحة في التحدث.
يتم مشاركة التحديثات المهمة مرة واحدة، في لحظة محددة زمنياً. أي شخص يفوت الاجتماع يعتمد على ملخصات غير مباشرة أو تسجيلات غير كاملة. تظهر الأسئلة لاحقاً في الدردشات الخاصة أو المواضيع الجانبية أو المكالمات المتابعة.
تحديثات أحادية الاتجاه
تعمل معظم الاجتماعات عن بُعد لجميع الموظفين كبث مباشر. تشارك الإدارة النتائج الفصلية أو إعلانات المنتجات أو تغييرات السياسة بينما يستمع الجميع.
هذا الشكل يجبر الأشخاص على التوقف عن العمل المكثف لاستهلاك المعلومات التي كان من الممكن مراجعتها بشكل غير متزامن. يمكن أن تنقل مجموعة الشرائح أو التحديث المسجل أو الملخص المكتوب القصير نفس الرسالة دون مقاطعة اليوم.
هذا الوقت الضائع لا يشمل تكلفة تبديل السياق. تظهر الأبحاث أن استعادة التركيز على مهمة ما بعد الانقطاع عن العمل المكثف قد يستغرق ما يصل إلى 23 دقيقة.
👀 هل تعلم؟ إن اجتماعات Zoom التي تبدو غير ضارة تسبب خمسة أنواع مختلفة من إرهاق الاجتماعات: عام، بصري، اجتماعي، تحفيزي، وعاطفي. مقياس إرهاق Zoom (مقياس ZEF)، الذي طوره باحثو جامعة ستانفورد، يقيس هذه الظاهرة علميًا.
إذن، ما هو الحل لمشكلة إجهاد Zoom؟
فيما يلي، نوضح لك كيفية استضافة تسجيل دخول جميع الموظفين بشكل غير متزامن.
ما هو ClickUp SyncUp ولماذا يعمل مع جميع الموظفين
ClickUp SyncUp هو أداة اجتماعات وتعاون مدعومة بالذكاء الاصطناعي تتيح لك بدء مكالمات صوتية ومرئية فورية مع فريقك داخل مساحة عمل ClickUp.
ابدأ مكالمات فردية وجماعية مع فريقك لحل الاستفسارات والعقبات بسرعة.
تعد SyncUps جزءًا من ClickUp Chat ومتاحة في جميع الخطط، بما في ذلك الخطة المجانية. يمكنك بدء SyncUp من أي رسالة مباشرة أو قناة في ClickUp Chat. كما يمكنك تسجيل المناقشة وتدوينها باستخدام ClickUp AI Notetaker.
يظل كل تسجيل مرتبطًا بالدردشة أو مهمة ClickUp أو المشروع ذي الصلة. حوّل المناقشات إلى نتائج قابلة للتتبع حتى لا تضيع أو تنسى.
إليك كيف يساعد ذلك في توضيح التواصل في اجتماعات جميع الموظفين:
سياق متكامل
أفضل ما يميز SyncUps هو تكامله مع عملك الفعلي. يمكنك بدء SyncUp داخل قناة دردشة محددة أو رسالة مباشرة والحفاظ على محادثاتك ثابتة.
يمكنك أيضًا مشاركة الملفات والوثائق المرجعية في مكالمة SyncUp وإرفاق مهام محددة ذات صلة بالمناقشة.
📌 مثال: يقوم فريق تكنولوجيا المعلومات بتنفيذ متطلبات جديدة للمصادقة الثنائية. خلال مكالمة SyncUp لجميع الموظفين، يشرحون عملية الإعداد من خلال مشاركة شاشتهم واستعراض المشكلات الشائعة التي قد يواجهها الموظفون.
بعد المكالمة، يتم إضافة رابط تسجيل SyncUp إلى مهمة أمن تكنولوجيا المعلومات ويتم تضمينه مباشرةً في مستند ClickUp Doc الذي يعمل كدليل رسمي للتطبيق. يتضمن المستند إرشادات خطوة بخطوة ولقطات شاشة وأسئلة وأجوبة، وكلها محفوظة في مكان واحد.
مع وصول التحديثات، يتم مراجعة المستند بدلاً من بدء محادثات جديدة. يعرف الموظفون بالضبط أين يذهبون للحصول على أحدث الإرشادات. يتجنب فريق تكنولوجيا المعلومات تكرار الأسئلة أو اجتماعات المتابعة. والنتيجة هي مصدر وحيد وموثوق للحقائق يظل متصلاً بالعمل وراء عملية الطرح.
حتى أعضاء الفريق الذين لم يشاركوا في المكالمة يمكنهم مشاهدة التسجيل واستعراض المستند الذي أشارت إليه القيادة بالضبط.
📮 ClickUp Insight: يرسل العاملون في مجال المعرفة ما معدله 25 رسالة يوميًا، بحثًا عن المعلومات والسياق. وهذا يشير إلى إهدار قدر كبير من الوقت في التمرير والبحث وفك رموز المحادثات المجزأة عبر البريد الإلكتروني والدردشات. 😱
لو كان لديك منصة ذكية تربط بين إدارة المهام والمشاريع والدردشة والبريد الإلكتروني (بالإضافة إلى الذكاء الاصطناعي!) في مكان واحد. ولكن لديك بالفعل: جرب ClickUp!
ملخصات ونصوص مدعومة بالذكاء الاصطناعي
أفضل ما في SyncUps هو أن الجميع يمكنهم رؤية نفس SyncUp دون الحاجة إلى الاتصال بالإنترنت في نفس الوقت.
يمكنهم الاطلاع على التسجيل أو النص أو الملخص للحصول على السياق.
يمكن الوصول إلى كل شيء، بما في ذلك التحديثات والتقدم والعوائق، داخل مهام ClickUp ووثائق ClickUp ودردشة ClickUp.
⭐ مكافأة: باستخدام ClickUp Enterprise AI Search، يمكنك استرداد المعلومات من ملاحظاتك داخل مساحة عمل ClickUp في ثوانٍ معدودة، وذلك أيضًا باستخدام مطالبات اللغة الطبيعية.
على سبيل المثال، إذا كنت خارج المكتب لمدة أسبوع، يمكنك ببساطة أن تطلب من المساعد الذكي أن يزودك بتفاصيل الاجتماعات ومهام العمل من SyncUp الأسبوع الماضي.
عناصر العمل الأصلية المرتبطة بالمهام
تختفي المساءلة بمجرد انتهاء مكالمتك على تطبيق Zoom. ولكن مع ClickUp SyncUps، يمكن ربط المناقشات بسرعة بمهام قابلة للتتبع، حيث أن كل شيء موجود داخل نفس مساحة العمل.
على سبيل المثال، إذا تضمن ملخص الاجتماع بندًا للعمل، يمكنك أن تطلب من ClickUp Brain، المساعد الذكي الأصلي لـ ClickUp، إنشاء المهمة ذات الصلة باستخدام سياق مساحة العمل.
👀 هل تعلم؟ يمكن أن تتسبب اجتماعات الفيديو المتتالية في إجهاد متراكم في دماغك. وفقًا لمختبر علم الأعصاب التابع لشركة Microsoft الذي يستخدم تقنية EEG، فإن استراحة لمدة 10 دقائق فقط بين الاجتماعات تعيد مستويات الإجهاد إلى مستواها الأساسي. تسلب الاجتماعات الجماعية التقليدية فريقك فترات الاستراحة العقلية المهمة هذه.
إنشاء تحديثات فيديو غير متزامنة باستخدام ClickUp SyncUps
لا تتطلب كل تحديثات أن يحضر جميع موظفي الشركة الاجتماع.
📌 مثال: بدلاً من جدولة اجتماع متكرر لمراجعة التصميم، يسجل رئيس قسم التصميم مقطع فيديو قصيرًا على SyncUp مباشرةً داخل قناة دردشة فريق التصميم.
ماذا يحدث:
- يسجل المصمم مقطع فيديو مدته 4 دقائق لـ SyncUp يشرح فيه شاشات Figma المحدثة.
- يشرحون ما الذي تغير ولماذا تغير وأين يلزم تقديم الملاحظات
- يتم نشر SyncUp في قناة الدردشة الجماعية المرتبطة بمهمة التصميم ذات الصلة.
كيف يستجيب الفريق:
- يشاهد مديرو المشاريع والمهندسون الفيديو بشكل غير متزامن
- تأتي التعليقات في شكل تعليقات مترابطة مرتبطة بالفيديو
- يتم تحويل التعليقات المحددة إلى مهام متابعة مثل "تحديث الحالة الفارغة" أو "استكشاف لون CTA بديل".
- لن تفقد أي سياق لأن الفيديو والتعليقات والمهام متوفرة معًا.
لماذا ينجح هذا مع فرق التصميم:
- لا يتعين على المصممين تكرار نفس الإرشادات عدة مرات
- لم تعد المناطق الزمنية عائقًا أمام التعاون
- يتم توثيق القرارات وأسس التصميم تلقائيًا.
يمكن لأي شخص في المؤسسة فتح التسجيل لعرض النص أو إنشاء ملخص. يمكنهم حتى طرح الأسئلة مباشرة في سلسلة الدردشة.
مشاركة دائمة
ماذا يفعل الموظفون عندما تكون لديهم مخاوف أثناء مشاهدة تسجيلات SyncUps؟
يمكنهم ترك تعليق مزود بختم زمني على الفيديو وتعيينه إلى الشخص الذي يمكنه حل هذا الاستفسار على وجه التحديد. تظل هذه التعليقات مرئية في Clips Activity لكي يرجع إليها الجميع.
ومع ذلك، تظل جميع SyncUps المسجلة في Clips Hub كـ ClickUp Clips.
إليك كيف تساعد Clips في دفع التواصل غير المتزامن إلى الأمام:
👀 هل تعلم؟ 66٪ من الاجتماعات تصبح غير منتجة في اللحظة التي يتوقف فيها الموظفون عن مشاركة الأفكار. ولا يتطلب الأمر الكثير — ما عليك سوى رفض اقتراح أحدهم مرة واحدة خلال اجتماع عام، وسوف يظل صامتًا في الاجتماعات الخمسة التالية. هذا الإحباط الوحيد يخلق تأثيرًا متتاليًا، مما يجعل جميع اجتماعاتك غير منتجة.
📚 اقرأ المزيد: أنشطة تعزيز معنويات الموظفين وزيادة تفاعلهم
كيفية استضافة تسجيلات الدخول غير المتزامنة لجميع الموظفين باستخدام ClickUp SyncUp
إليك كيفية استخدام ClickUp SyncUp لمشاركة التحديثات على مستوى الشركة، دون إلزام الجميع بحضور اجتماع شامل.
الخطوة 1: ضع إرشادات واضحة للتواصل بين جميع الموظفين
لإنجاح التواصل غير المتزامن، ضع إرشادات واضحة للتواصل.
أنشئ مستند ClickUp منظمًا يحدد إرشادات اتصال واضحة. وضح ما يلي:
- ما نوع الاجتماعات الإلزامية التي تتطلب حضورًا مباشرًا، وما نوع الاجتماعات الاختيارية (يمكن مشاهدة التسجيل لاحقًا)؟
- كم من الوقت مسبقًا يجب جدولة SyncUps لجميع الموظفين للفرق العالمية؟
- هل يجب على الموظفين الانضمام إلى المكالمات الحية خارج ساعات عملهم، أم أن مشاهدة التسجيل مقبولة؟
- كيف يجب على أعضاء الفريق الإقرار بأنهم قد شاهدوا الرسالة أو التحديث
- ما مدى سرعة الرد على التعليقات على تسجيلات SyncUp لجميع الموظفين؟
- مكان تخزين جميع محتويات جميع الموظفين، وكيفية البحث عن التحديثات السابقة
- إطار زمني للرد على الرسائل (الأولوية العالية في غضون 4 ساعات، التحديثات القياسية في غضون 24 ساعة)
بمجرد توثيق ذلك، حدد استراتيجيات الاتصال (المقاطع، SyncUp، رسائل الدردشة) التي تناسب السيناريوهات المختلفة. إليك إطار عمل:
| نوع التحديث | التنسيق | كيف يكون ذلك فعالاً؟ |
| النتائج الفصلية، المحاور الاستراتيجية | المقاطع والوثائق | امنح الأشخاص الوقت الكافي لتحليل الأرقام والتفكير في الآثار المترتبة قبل طرح الأسئلة. |
| عروض توضيحية للمنتج، شرح مفصل للميزات | مقاطع مع مشاركة الشاشة | يمكن للفرق إيقاف العمل مؤقتًا وإعادة تشغيل الخطوات المعقدة والرجوع إلى سير العمل الدقيق عند التنفيذ. |
| إعادة هيكلة التنظيمية، تغييرات في القيادة | Live SyncUp (قصير) + متابعة Clip | تتناول الأسئلة والأجوبة في الوقت الفعلي المخاوف على الفور، ويوفر Clip مرجعًا دائمًا لأولئك الذين فاتتهم. |
| الإنجازات الأسبوعية والمعالم البارزة | رسالة دردشة أو SyncUp مباشر | اعتمادًا على هيكل فريقك وما يفضله أعضاؤه، تعمل التحديثات السريعة غير المتزامنة مع الفرق الموزعة، بينما تناسب الاحتفالات المباشرة المجموعات المتماسكة. |
| تغييرات عاجلة في السياسة | تزامن اختياري لجميع الموظفين مع التسجيلات | تحتاج القرارات الحساسة من حيث الوقت إلى توضيح فوري وتنسيق عبر المؤسسة |
⚡ أرشيف القوالب: قوالب مجانية لخطة اتصالات المشروع: Excel و Word و ClickUp
الخطوة 2: شارك جدول الأعمال قبل الاجتماع
شارك جدول أعمال واضح للاجتماع مع أعضاء فريقك قبل 48-72 ساعة على الأقل عبر البريد الإلكتروني وقنوات الدردشة.
يجب أن تتضمن أجندتك ما يلي:
- ما الذي سيتم مناقشته في الاجتماع العام ولماذا يتم عقده الآن
- أرفق مستندات ClickUp أو التقارير التي يجب على أعضاء الفريق مراجعتها قبل الاجتماع
- تقسيم الوقت لكل جزء، حتى يعرف الجميع متى تكون مساهماتهم مطلوبة
- الأسئلة المرسلة مسبقًا التي يرغب الموظفون في الحصول على إجابات لها — مفيدة بشكل خاص للأشخاص الذين لا يمكنهم الحضور في الوقت الفعلي ولكنهم يرغبون في معالجة مخاوفهم في التسجيل
- القرارات الرئيسية التي يجب اتخاذها ومن المسؤول عن اتخاذها
- النتائج المتوقعة من الاجتماع
⭐ مكافأة: لا تضيع أفكارك الرائعة في الملاحظات اللاصقة والتسجيلات الصوتية. أملي جدول أعمال اجتماعك باستخدام ClickUp Talk to Text واحصل على نسخة مكتوبة ومنسقة على الفور في ClickUp Doc.
الخطوة 3: قم بتشغيل SyncUp وتسجيله
ابدأ SyncUp مباشرة من:
- قناة
- رسالة خاصة
- المشاهدات في موقع مرتبط بقناة دردشة
للتسجيل في الجلسة، اضغط على أيقونة التسجيل.
يمكنك إضافة مشاركين من خلال مشاركة رابط SyncUp أو دعوتهم.
✏️ ملاحظة: إذا كنت تستضيف اجتماعًا لجميع الموظفين يضم أكثر من 200 شخص، فقد ترغب في استخدام تكامل ClickUp Zoom لجدولة اجتماع Zoom بدلاً من ذلك.
ما عليك سوى كتابة /Zoom في قناة ClickUp Chat، وسيتم إنشاء رابط اجتماع يتكامل مع مساحة العمل الخاصة بك.
⚡ أرشيف القوالب: قوالب مجانية لإدارة المشاريع لجميع أنواع المشاريع
الخطوة 4: لخص النتائج باستخدام ClickUp Brain
بعد تسجيل SyncUp، افتحه في Clips Hub وانقر على Summarize لجعل ClickUp Brain أو BrainGPT يقوم بإنشاء ملخص موجز للمناقشة.
استخدم ClickUp Brain من أجل:
- لخص الإعلانات والقرارات والتحديثات الرئيسية من SyncUp
- استخرج بنود العمل وحوّلها إلى مهام مع تحديد المالكين وتواريخ الاستحقاق.
- قم بتمييز المخاطر أو التبعيات أو المتابعات المذكورة أثناء المكالمة
- قم بإنشاء ملخص قصير بعنوان "ما تحتاج إلى معرفته" للأشخاص الذين لم يتمكنوا من الحضور.
💡 نصيحة احترافية: استخدم Super Agents، زملاء الفريق المدعومين بالذكاء الاصطناعي من ClickUp، لتوفير الوقت وزيادة الإنتاجية والتكيف مع مساحة العمل الخاصة بك بذكاء وتفاعلات شبيهة بالبشر.
يتفوق Super Agents في إدارة سير عمل الاجتماعات مثل هذه:
- الموجزات الإبداعية: صياغة موجزات إبداعية باستخدام سياق مهمة أو دردشة، بما في ذلك التحسينات القابلة للتنفيذ لتوحيد المدخلات وتسريع الموافقات.
- ملخص الميزات: تحويل طلبات الميزات إلى ملخصات منظمة، مما يتيح لفرق Agile مواءمة النطاق وتقدير الوقت بكفاءة وتقليل إعادة العمل.
- رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة: تحويل ملاحظات اجتماعات AI Notetaker إلى رسائل بريد إلكتروني موجزة وجاهزة للمتابعة مع العملاء، مع تسجيل القرارات والمسؤولين ومواعيد الاستحقاق لاتخاذ خطوات واضحة في المستقبل.
تحقق من المزيد من وكلاء الاجتماعات المماثلين لفريقك:
مزايا نقل جميع الموظفين إلى ClickUp SyncUp
إليك الأسباب التي تجعل ClickUp SyncUps أفضل بديل لـ Zoom:
- بدون الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات: ادمج العمل والتواصل في أداة واحدة، مما يتيح لك بدء اجتماعات سياقية بالكامل دون الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات. في الأوقات التي تغرق فيها الفرق في توسع الذكاء الاصطناعي، يعد هذا توفيرًا كبيرًا للوقت.
- المساءلة المدمجة: اطلب من Brain إنشاء المهام وتوزيعها بناءً على مناقشات SyncUp، بحيث تحصل كل محادثة على نتيجة قابلة للتنفيذ. حوّل اجتماعات جميع الموظفين إلى مناقشات مثمرة وغير متكررة.
- مساحة عمل AI متقاربة: قم بربط الأدوات والملفات وسير العمل في منصة موحدة باستخدام ClickUp. جميع معارف شركتك موجودة في مكان واحد، مفهرسة وسهلة البحث
- الكفاءة من حيث التكلفة: يمكن الوصول إلى SyncUps من الأجهزة المحمولة وهي متاحة حتى في الخطط المجانية، مما يسمح لأصغر الفرق بعقد اجتماعات افتراضية دون تكلفة إضافية.
- أتمتة سير العمل: تخلص من التكرار اليدوي وانتهاء الاجتماعات غير المتسقة
- نهج عدم التزامن أولاً: تسريع الاتصال غير المتزامن باستخدام مقاطع الصوت/الفيديو، والنصوص التلقائية، والملخصات التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي، والتعليقات الموسومة بختم زمني للأسئلة أو الملاحظات.
⚡ أرشيف القوالب: قوالب المخطط التنظيمي في PPT وWord وClickUp
👀 هل تعلم؟ إيماءة الرأس أمام الكاميرا ليست علامة على الموافقة، بل غالبًا ما تكون علامة على التوافق. تظهر الأبحاث أن الأفراد يتوافقون مع آراء الأغلبية خلال الاجتماعات المهنية عبر الإنترنت عندما تكون كاميراتهم قيد التشغيل. ويبدو أن إجهاد Zoom يتفاقم بشكل كبير عندما يُجبر الموظفون على إبقاء كاميراتهم قيد التشغيل.
حالات استخدام واقعية لـ Async All-Hands
التواصل غير المتزامن عملي، وقد طبقت الشركات الرائدة في جميع أنحاء العالم نُهجًا غير متزامنة لتقديم تحديثات على مستوى الشركة:
GitLab
تشتهر GitLab بـ نموذج الاتصال الذي يعتمد على الدليل أولاً والاتصال غير المتزامن بشكل افتراضي ، مع إرشادات واضحة حول كيفية مشاركة واستخدام المعلومات على مستوى الشركة. تشمل المبادئ الأساسية ما يلي:
- التوثيق قبل المناقشةيتم تدوين تحديثات الشركة وقراراتها وعملياتها في دليل GitLab حتى يتمكن الجميع من الوصول إلى نفس المصدر الموثوق به بشكل غير متزامن.
- اتصال غير متزامن عبر الاجتماعات المباشرةتم تصميم التحديثات بحيث يمكن استخدامها عبر المناطق الزمنية المختلفة، مما يقلل من الاعتماد على الاجتماعات في الوقت الفعلي حيثما أمكن ذلك.
- تحديثات مسجلة ومكتوبة لرؤية واسعة غالبًا ما يتم تسجيل الاجتماعات أو الإعلانات المهمة و/أو تلخيصها كتابةً حتى يتمكن أعضاء الفريق من متابعة جدولهم الزمني الخاص.
- توقعات واضحة للاجتماعات يتطلب كل اجتماع جدول أعمال مشترك مسبقًا ("لا جدول أعمال، لا حضور")، وغالبًا ما يستخدم مستندًا مباشرًا حتى يتمكن الأشخاص من المساهمة بشكل غير متزامن أو تخطي الاجتماع تمامًا إذا لم يكن ضروريًا.
- الأدوات تدعم الشفافية، وليس العزلةعادةً ما يتم تتبع تحديثات العمل والتخطيط ومناقشات القدرات في مشكلات أو صفحات أو مشاريع موثقة بدلاً من المحادثات الخاصة أو جداول البيانات غير الموثقة.
Zapier
Zapier هي شركة موزعة تعمل عن بُعد بالكامل وتتمتع بثقافة طويلة الأمد من التواصل غير المتزامن المصمم لدعم الفرق عبر المناطق الزمنية المختلفة. تشمل ممارسات التواصل لديهم ما يلي:
- التركيز على التعاون غير المتزامن قبل جدولة الاجتماعات المباشرة، بحيث يتم الانتهاء من المناقشات والأعمال التحضيرية مسبقًا.
- استخدم أدوات مثل Async (منصتهم الداخلية على غرار المدونة) و Slack لمشاركة التحديثات والسياق ومعلومات الشركة التي يمكن للفرق قراءتها والرد عليها في الوقت الذي يناسبهم.
- شجع على الإعداد غير المتزامن (بما في ذلك تسجيلات الشاشة أو الإرشادات المسجلة) للمساعدة في تقليل الاجتماعات المباشرة غير الضرورية؛ تُستخدم الجلسات المباشرة عندما تضيف التفاعلات في الوقت الفعلي قيمة تتجاوز ما يوفره الإعداد غير المتزامن.
- العمل كقوة عاملة موزعة بالكامل عن بُعد، مما يؤثر بشكل جوهري على كيفية إجراء الاتصالات وتقديم التحديثات على مستوى الشركة
📚 اقرأ المزيد: أفضل برامج OKR للفرق
أفضل الممارسات للتسجيلات غير المتزامنة على مستوى الشركة
تحرر الاتصالات غير المتزامنة فريقك من الحاجة إلى البقاء متصلاً بالإنترنت طوال الوقت.
ومع ذلك، قمنا بتحويل أفضل الممارسات إلى قائمة مرجعية — راجعها عندما تشارك التحديثات على مستوى الشركة بشكل غير متزامن:
🤝 حدد توقعات واضحة
- حدد الاجتماعات التي تتطلب حضورًا مباشرًا وتلك التي يمكن مشاهدتها لاحقًا.
- حدد أطر زمنية للاستجابة (على سبيل المثال، التحديثات العاجلة في غضون 4 ساعات، والتحديثات القياسية في غضون 24 ساعة)
- وضح كيف يجب على الموظفين الإقرار بالتحديثات (التعليق، رد الفعل، إتمام المهمة)
🧠 تجميع التحديثات على مستوى الشركة
- استخدم قناة ClickUp Chat مخصصة على مستوى الشركة
- قم بتخزين جداول الأعمال والتسجيلات والمقاطع والملخصات والمتابعات في مكان واحد
- تجنب تشتيت التحديثات عبر البريد الإلكتروني و Slack و DMs
📆 توحيد التحديثات المتكررة
- أنشئ قوالب ClickUp Doc للاجتماعات الفصلية والشهرية لجميع الموظفين
- استخدم أقسام ثابتة للمقاييس والأولويات والمخاطر والأسئلة والأجوبة.
- قلل وقت التحضير وساعد الموظفين على معرفة ما يمكن توقعه في كل مرة.
💬 طابق التنسيق مع الرسالة
- مقاطع فيديو لعروض المنتجات والإرشادات التفصيلية
- مواضيع الدردشة للحصول على مكاسب سريعة والإعلانات
- SyncUps للتحديثات الاستراتيجية أو المناقشات الحساسة
✅ أتمتة المتابعة
- أنشئ تذكيرات لمشاهدة التسجيلات أو الرد على سلاسل المحادثات
- أرشفة المهام التي تم حلها تلقائيًا
اجعل اجتماعات جميع الموظفين شاملة حقًا باستخدام ClickUp SyncUps
الاجتماعات التقليدية لجميع الموظفين تستبعد بعض الأشخاص بطبيعتها. فمن لا يستطيع الحضور في الموعد المحدد يفقد الفرصة.
مع العمل عن بُعد والفرق الموزعة جغرافيًا، أصبحت الاتصالات غير المتزامنة مهمة بنفس القدر.
تزدهر الشركات عندما توازن بين المحادثات المتزامنة وسير العمل غير المتزامن، بما يتناسب مع كل موقف.
يتيح لك ClickUp SyncUps الحصول على أفضل ما في العالمين. هل أنت مستعد لاستبدال اجتماعات Zoom الجماعية بـ SyncUps؟ قم بالتسجيل في ClickUp مجانًا للبدء.