في الساعة 10 صباحًا بالضبط، يتوقف جميع أعضاء فريقك عن العمل للانضمام إلى مكالمة Zoom. يتم اتخاذ القرارات وإدراج بنود العمل. بعد عشرين دقيقة، تقوم بنسخ الملاحظات يدويًا إلى لوحات المهام وأداة إدارة المشاريع حتى لا يفوتك أي شيء.
هذه هي اجتماعات Zoom اليومية المناسبة لك.
بينما يعمل Zoom بشكل جيد للمناقشات الحية، في الاجتماعات اليومية، هناك فجوة بين الحديث عن العمل وتتبعه حيث يتم التنفيذ.
من ناحية أخرى، تعمل ClickUp SyncUps بشكل أقرب إلى العمل.
ابدأ SyncUp من ClickUp Chat، وسجل المناقشة، وواصل المتابعة المرتبطة بالمالكين والمواعيد النهائية والمهام، دون الحاجة إلى إعادة بناء السياق في أداة أخرى.
هذا التغيير مهم الآن أكثر من أي وقت مضى، حيث تعمل الفرق الحديثة عبر مناطق زمنية مختلفة، وتحمي ساعات العمل المكثفة، وتحتاج إلى المساءلة للعيش داخل نظام التنفيذ الخاص بها.
ولا، لا تحتاج إلى اجتماع يومي متكرر آخر لهذا الغرض.
فيما يلي، نوضح لك كيفية استبدال الاجتماعات اليومية على Zoom بـ ClickUp SyncUp.
لماذا تفقد اجتماعات Zoom اليومية أهميتها
إليك سبب فقدان اجتماعات Zoom اليومية التي تستغرق 15 دقيقة لميزتها التنافسية:
الانفصال عن العمل الفعلي
تجعلك الاجتماعات اليومية تبتعد عن العمل لتتحدث عن العمل. يقضي فريقك اليوم في أدوات إدارة المشاريع ولوحات المهام حيث يحدث التقدم بالفعل. ثم يتوقفون لشرح ما هو مرئي بالفعل في تلك الأنظمة شفهياً.
لا تتم مزامنة التحديثات التي يتم مشاركتها في اجتماعات Zoom مع حالات المهام الخاصة بك. لا ترتبط العوائق المذكورة بتبعيات المهام الفعلية والموعد النهائي. في جوهر الأمر، تحصل على نظام تحديث موازٍ يتطلب عملاً يدويًا للحفاظ عليه.
📚 اقرأ المزيد: Zoom مقابل ClickUp SyncUps، أيهما الأنسب لفريقك؟
📮ClickUp Insight: يعتقد 27% من المشاركين في استطلاعنا أن التحديثات الأسبوعية يمكن استبدالها ببدائل غير متزامنة، بينما يقول 25% منهم نفس الشيء عن الاجتماعات اليومية. إذا أدى هذا التغيير إلى إجبار الفرق على استخدام المزيد من الأدوات، فقد يؤدي ذلك إلى تشتت المعلومات وزيادة النفقات العامة.
يحدث ClickUp ثورة في العمل الجماعي من خلال تجميع المناقشات في سلاسل التعليقات، وتمكين التسجيل السريع للتحديثات من خلال ClickUp Clips، والمزيد — كل ذلك في منصة واحدة.
💫 نتائج حقيقية: تمكنت فرق مثل Trinetrix من تقليل الاجتماعات غير الضرورية بنسبة 50% باستخدام ClickUp!
عدم وجود مسؤولية
الالتزامات الشفوية التي يتم التعهد بها خلال الاجتماعات اليومية ليست الطريقة الأكثر فعالية لتوثيق المعلومات الهامة والقرارات الرئيسية، أو لإلزام الأشخاص بها. من الصعب تذكر الأسئلة والمهام التي يتم طرحها خلال الاجتماعات اليومية بشكل متسق.
👀 هل تعلم؟ وفقًا لمؤشر اتجاهات العمل من Microsoft، تعد الاجتماعات غير الفعالة العامل الأول الذي يعطل الإنتاجية. كما وجد أن 57٪ من الأشخاص يجدون صعوبة في اللحاق بالركب إذا انضموا متأخرين، و55٪ يقولون إن الخطوات التالية غير واضحة، و56٪ يقولون إنه من الصعب تلخيص ما يحدث.
يقلل ClickUp SyncUps من هذه الفجوة عندما تسجل المكالمة وتقوم بإنشاء نسخة مكتوبة وملخص من Clips Hub.
📚 اقرأ المزيد: أفضل أدوات الذكاء الاصطناعي للاجتماعات ومساعدي الاجتماعات
إذا كنت تقيّم وكلاء الذكاء الاصطناعي للاجتماعات، شاهد هذا الفيديو لاتخاذ قرار مستنير:
تكاليف تبديل السياق
يعمل دماغك بجهد أكبر أثناء مكالمات الفيديو. ما قد يبدو لك اجتماعًا وديًا وغير رسميًا قد يكون مرهقًا عقليًا لبعض أعضاء الفريق. بالنسبة لهؤلاء الأعضاء، تصبح الاجتماعات اليومية عائقًا بحد ذاتها.
إلى جانب ذلك، تخلق الاجتماعات اليومية عبئًا معرفيًا، مما يجعل من الصعب استئناف العمل المكثف. قد يستغرق الأمر ما بين 45 دقيقة إلى بضع ساعات لتوجيه طاقاتك الإنتاجية بعد المكالمة.
👀 هل تعلم؟ متلازمة التعافي من الاجتماعات هي الوقت والطاقة العقلية التي يحتاجها دماغك للتعافي بعد الاجتماعات قبل أن يتمكن من العودة إلى العمل المنتج. تشير تغطية أبحاث الاجتماعات إلى أن العودة إلى المهام يمكن أن تستغرق ما يصل إلى 45 دقيقة في بعض الحالات.
يتبع جدولًا زمنيًا صارمًا
إذا كان فريقك موزعًا جغرافيًا، فإن مكالمة بداية اليوم لبعض أعضاء الفريق هي وقت الانتهاء بالنسبة للآخرين.
هل من المنطقي الإجابة على سؤال "ماذا سأفعل اليوم؟" عندما تكون على وشك إنهاء العمل؟
إذا كان فريقك يعمل عبر مناطق زمنية مختلفة أو جداول زمنية متداخلة، فإن نمط التحديث غير المتزامن عادة ما يكون أكثر واقعية من المكالمات المباشرة الثابتة.
إجبار الجميع على المشاركة في مكالمة هاتفية مع تجاهل إيقاع إنتاجيتهم الطبيعي يخلق إحساسًا زائفًا بالتوافق، ناهيك عن إرهاق Zoom.
👀 هل تعلم؟ إن اجتماعات Zoom التي تبدو غير ضارة تسبب خمسة أنواع مختلفة من إجهاد الاجتماعات: عام، بصري، اجتماعي، تحفيزي، وعاطفي. مقياس إجهاد Zoom (ZEF Scale)، الذي طوره باحثو جامعة ستانفورد، يقيس هذه الظاهرة بطريقة علمية.
اجتماعات يومية طويلة وغير فعالة
تم تصميم الاجتماعات اليومية لتستغرق 15 دقيقة. ومع ذلك، عندما يطرح أحد أعضاء الفريق عقبة أو مشكلة (وهو ما يحدث كل يوم تقريبًا)، يمكن أن يتحول الاجتماع اليومي السريع إلى جلسة لحل المشكلات تستغرق 45 دقيقة.
يتعين على فريقك بأكمله حضور محادثات لا تتطلب سوى 2-3 أشخاص. هذه الدقائق الإضافية من الاجتماعات اليومية تتراكم لتشكل ساعات من الوقت الضائع على مدار أسابيع.
📮 ClickUp Insight: وجدت ClickUp أن 47٪ من الاجتماعات تستمر لمدة ساعة أو أكثر. ولكن هل كل هذا الوقت ضروري حقًا؟ سبب شكوكنا؟ فقط 12٪ من المشاركين في الاستطلاع صنفوا اجتماعاتهم على أنها فعالة للغاية.
يمكن أن يكشف تتبع المقاييس مثل العناصر التي تم إنشاؤها ومعدلات المتابعة والنتائج ما إذا كانت الاجتماعات الطويلة تحقق قيمة حقيقية.
أدوات إدارة الاجتماعات في ClickUp يمكنها مساعدتك في ذلك! استخدم ClickUp AI لتلخيص الاجتماعات المسجلة وتحويل هذه الملاحظات إلى مستندات. شارك المستند مع الآخرين أو اربطه بمهام قابلة للتتبع — كل ذلك في مساحة عمل موحدة واحدة. اكتشف الاجتماعات التي تحقق نتائج فعلية وتلك التي تستنزف وقت فريقك فقط!
انخفاض معدلات المشاركة
تم تصميم الاجتماعات اليومية لتنسيق العمل وتحسين التعاون. ومع ذلك، يعترف 55٪ من الموظفين بأنهم يتفقدون رسائل البريد الإلكتروني أثناء الاجتماع اليومي. ولا يمكن لومهم على ذلك.
تفقد الاجتماعات اليومية فعاليتها عندما تبدأ نفس العوائق والمشاكل في الظهور كل يوم دون حل واضح. توضح هذه الرسوم البيانية من Zippia أن الاجتماعات نادرًا ما تكون منتجة بنسبة 100٪ (أو حتى نصف ذلك).
هل هذا يعني أنه يجب عليك التوقف عن الاجتماعات اليومية تمامًا؟ ليس بالضبط. ولكن هناك طرق لجعلها أكثر إنتاجية.
كيف ذلك؟ سنوضح لك ذلك أدناه.
ما هو ClickUp SyncUp وكيف يعمل مع الفرق؟
ClickUp SyncUp هي أداة اجتماعات وتعاون مدعومة بالذكاء الاصطناعي تتيح لك بدء مكالمات صوتية ومرئية فورية داخل مساحة عمل ClickUp الخاصة بك.
يمكنك بدء SyncUp من قناة دردشة ClickUp أو رسالة مباشرة، بما في ذلك عبر الأمر /SyncUp.
🚀 ميزة ClickUp: باستخدام Talk-to-Text، يمكن لأعضاء الفريق التحدث عن التقدم المحرز أو العوائق أو الخطوات التالية. يقوم ClickUp BrainGPT بتحويل الكلام إلى نص قابل للاستخدام في سير عملك، مما يقلل من صعوبة كتابة التحديثات.
تدعي ClickUp BrainGPT أنها تعمل بشكل أسرع من الكتابة وتوفر الوقت أسبوعيًا. إذا كنت تستخدم هذه الأرقام، فاحرص على استخدام عبارة "في المتوسط" واربطها بصفحة منتج ClickUp.
تدعي ClickUp BrainGPT أنها تعمل بشكل أسرع من الكتابة وتوفر الوقت أسبوعيًا. إذا كنت تستخدم هذه الأرقام، فاحرص على استخدام عبارة "في المتوسط" واربطها بصفحة منتج ClickUp.
كيف يحل ClickUp SyncUp محل الاجتماعات اليومية
بالنسبة للفرق التي تبحث عن ملاذ من اجتماعات Zoom اليومية والاجتماعات اليومية، يقدم SyncUp حلاً وسطًا مثاليًا.
إليك سبب كونه أفضل بديل لـ Zoom للاجتماعات والمؤتمرات المرئية 👇
1. نصوص وملخصات مكتوبة بواسطة الذكاء الاصطناعي تقدم ملخصًا للاجتماع
على عكس الاجتماعات اليومية على Zoom، تحتفظ SyncUps المسجلة بكل ملاحظة وفيديو وقرار رئيسي متاحًا لفترة طويلة بعد انتهاء المكالمة. كل شيء يبقى في نفس مساحة العمل التي توجد فيها مشاريعك.
يمكنك الوصول إلى النصوص والموجزات الخاصة بـ SyncUps المسجلة من Clips Hub.
ثم، لديك ClickUp Brain، الذي يمكن أن يعمل أيضًا كموجز للنصوص باستخدام الذكاء الاصطناعي ويقدم لك إجابات في سياق مساحة العمل.
يمكن لأعضاء الفريق الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع الحصول على ملخص سريع دون الحاجة إلى مشاهدة التسجيل بالكامل.
⭐ مكافأة: باستخدام ClickUp Enterprise Search، يمكنك استرداد المعلومات في غضون ثوانٍ باستخدام مطالبات اللغة الطبيعية.
على سبيل المثال، إذا كنت خارج المكتب لمدة أسبوع، يمكنك ببساطة أن تطلب من المساعد الذكي أن يزودك بتفاصيل الاجتماعات والمهام المطلوبة من SyncUp الأسبوع الماضي.
📚 اقرأ المزيد: كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في مكالمات الفيديو
2. المساءلة والشفافية المدمجتان
يمكنك تشغيل SyncUp من أي رسالة مباشرة أو قناة في ClickUp Chat، مما يتيح لك الاحتفاظ بالاجتماعات والمناقشات والمشاريع والمهام في مكان واحد.
يتمتع كل من يتابع هذا القناة بسياق كامل. لا تضيع الوقت في البحث عن المعلومات عبر أدوات مختلفة.
في الدردشة، يمكنك:
- نظم المناقشات حسب الموضوع أو المشروع باستخدام المحادثات المترابطة واجعل التعليقات ومهام المتابعة سهلة التتبع.
- قم بتمييز أعضاء الفريق بعلامة @mention في كل مهمة جديدة لإعلامهم
- تحدث بشكل خاص باستخدام Direct Message (للمحادثات الفردية) أو أنشئ قنوات مخصصة لمناقشات المشروع.
عندما يتعلق الأمر بالتحديثات غير المتزامنة، يمكنك تسجيل مقطع ClickUp Clip. هذا مفيد لتقديم الأفكار ومشاركة التعليقات والتحقق غير المتزامن.
يمكن لأي شخص التعليق على الفيديو وإضافة ملاحظات مزودة بختم زمني ومواصلة المحادثة بشكل غير متزامن. يمكنك حتى مشاركة المقطع في Docs أو Chat أو Comments.
يمكن لزملائك مشاهدة التعليقات في الوقت الذي يناسبهم.
شاهد هذا الفيديو لتتعرف على كيفية إضافة تعليق مزود بختم زمني إلى تسجيلات SyncUp:
كما ترى، يحل SyncUps مشكلة أساسية في اجتماعات Zoom اليومية: من السهل نسيان التحديثات الشفوية ويصعب ربطها بالعمل القابل للتتبع. يحافظ SyncUps على المحادثة قريبة من المهام والمتابعة.
⚡ أرشيف القوالب: قوالب مجانية لتدوين الملاحظات من أجل تنظيم أفضل
3. مرونة للفرق الهجينة والعالمية
تفترض الاجتماعات اليومية أن الجميع يمكنهم الحضور في نفس الوقت. ومع ذلك، لا ينجح هذا الأمر مع الفرق الهجينة والعالمية المنتشرة عبر مناطق زمنية وجداول عمل مختلفة.
ClickUp SyncUp يزيل هذا القيد. يمكن لبعض أعضاء الفريق الانضمام مباشرةً عندما يكون ذلك مناسبًا. يمكن للآخرين المساهمة بشكل غير متزامن من خلال التحديثات المسجلة أو الملاحظات الصوتية أو المقاطع.
لا يزال الجميع يشارك دون الحاجة إلى التواجد على الإنترنت في نفس الوقت بالضبط. `
كما يمكن لأعضاء الفريق الاطلاع على التسجيلات أو النصوص أو الملخصات للحصول على السياق.
تظل التحديثات والقرارات والعوائق متاحة داخل المهام والمستندات والدردشة — جاهزة عندما يبدأ كل زميل في الفريق يومه.
خطوات الانتقال من اجتماعات Zoom اليومية إلى ClickUp SyncUp
بالنسبة للمبتدئين، يجب أن تستخدم ClickUp للاستفادة من مزايا ClickUp SyncUp.
ClickUp، أول مساحة عمل متكاملة تعمل بالذكاء الاصطناعي في العالم، تجمع كل أعمالك وتطبيقاتك وبياناتك وسير عملك.
إليك كيفية الانتقال من اجتماعات Zoom إلى ClickUp SyncUp.
1. قم بمراجعة الممارسات الحالية للاجتماعات اليومية ونقاط الضعف
قم باستطلاع رأي فريقك وتقييم اجتماعاتك اليومية وفقًا للمعايير التالية:
| جانب التدقيق | ما يجب فحصه |
|---|---|
| الوقت | متوسط مدة الاجتماعات اليومية، ووقت التحضير لجمع التحديثات، وما إذا كان الوقت المخصص مناسبًا لجميع المناطق الزمنية |
| المشاركة | اتجاهات الحضور، من يشارك ومن يبقى سلبياً، وما إذا كان تعدد المهام أمراً شائعاً |
| نتائج قابلة للتنفيذ | العوائق المتكررة، ومعدل متابعة بنود العمل، وما إذا كانت الالتزامات تصبح مهام |
| جودة المناقشة | سواء بقيت الصيغة في "الحالة" أو تحولت إلى حل المشكلات التي لا تحتاج سوى إلى مجموعة فرعية من الأشخاص |
| تبديل السياق | سواء بقيت الصيغة في "الحالة" أو تحولت إلى حل المشكلات التي لا تحتاج سوى إلى مجموعة فرعية من الأشخاص |
بحلول نهاية هذا التدقيق، يجب أن تكون لديك إجابات محددة لهذه المعلمات الأربعة:
- هل الاجتماعات اليومية ضرورية، أم أن فريقك سيستفيد من اجتماعات موضوعية عدة مرات في الأسبوع؟
- هل تقدم الاجتماعات المتزامنة قيمة لا توفرها الاجتماعات غير المتزامنة؟
- ما هي الجوانب المحددة — حل المشكلات، وتذليل العقبات، ومواءمة التقدم، واتخاذ القرارات — التي تتطلب بالفعل محادثة في الوقت الفعلي؟
- هل تساعد الاجتماعات اليومية في التنسيق، أم أنها أصبحت طقسًا يتبعه فريقك دون تساؤل؟
📚 اقرأ المزيد: أفضل تطبيقات المراسلة الشاملة للاتصالات التجارية
2. حدد بروتوكول الاجتماعات اليومية الجديد
بمجرد أن تفهم ما يجب أن يحدث في الاجتماع اليومي، حدد بروتوكولًا يدعم ذلك.
تحتفظ بعض الفرق بالهيكل التقليدي للاجتماعات اليومية ولكنها تنقلها إلى وضع غير متزامن.
يتبنى آخرون أسلوبًا هجينًا للتواصل في مكان العمل: تحديثات غير متزامنة بشكل افتراضي، وجلسات SyncUp مباشرة فقط عند الحاجة إلى مناقشة أو اتخاذ قرارات.
هنا يأتي دور ClickUp Chat و SyncUp. يصبح الدردشة مساحة للتعاون المستمر والمتابعة، بينما يتولى SyncUps مهام تسجيل الدخول المنظم والتسجيلات والملخصات وإجراءات العمل، دون إجبار الجميع على حضور اجتماع Zoom يومي.
⭐ مكافأة: ضع قواعد اتصال للاجتماعات اليومية للفريق. يمكن أن تكون بسيطة مثل 👇
استخدم التحديثات غير المتزامنة في الحالات التالية:
- مشاركة التقدم أو الحالة
- الإبلاغ عن العوائق غير العاجلة
- تقديم تحديثات روتينية
استخدم SyncUps في الحالات التالية:
- يجب حل المشكلة العاجلة على الفور
- يتطلب اتخاذ القرار مناقشة في الوقت الفعلي
- يحتاج العديد من أصحاب المصلحة إلى التنسيق
استخدم Clips في الحالات التالية:
- السياق مهم، لكن التوقيت ليس كذلك
- تحتاج إلى شرح شيء ما بصريًا أو لفظيًا
- الحضور المباشر غير ممكن
استخدم SyncUps ذات الموضوعات المحددة من أجل:
- جلسات مركزة على حل المشكلات
- التخطيط الأسبوعي
- الاستعراضات
📚 اقرأ المزيد: أفضل منصات الدردشة للتواصل غير المتزامن
3. قم بإعداد أول SyncUp لك
يمكنك بدء SyncUp مباشرة من:
- قناة
- رسالة خاصة
- أي مكان يتم فيه تمكين ClickUp Chat
للتسجيل، اضغط على أيقونة التسجيل.
يمكنك إضافة مشاركين عن طريق مشاركة رابط SyncUp أو دعوتهم.
4. درب أعضاء الفريق على استخدام ClickUp SyncUp
تأكد من أن فريقك يعرف كيفية استخدام SyncUps:
- كيفية بدء SyncUp والانضمام إليه: اكتب/SyncUp في أي قناة أو رسالة مباشرة، أو انقر على أيقونة المكالمة
- كيفية تسجيل SyncUp: قم بتمكين التسجيل في بداية المكالمة للحصول على نسخة نصية تلقائية وملخص بالذكاء الاصطناعي بعد ذلك.
- كيفية ربط المهام بـ SyncUp: انقر على أيقونة علامة الحذف في رسالة SyncUp واختر "إضافة علاقة" لربط العمل ذي الصلة. استخدم الحالات المخصصة والحقول المخصصة لتتبع التقدم
- كيفية مشاركة الشاشة على SyncUp: استخدم مشاركة الشاشة أثناء المكالمة لمراجعة المستندات أو حل المشكلات معًا
- كيفية الوصول إلى التسجيلات وإضافة التعليقات: يتم تخزين التسجيلات في Clips Hub. افتح أي تسجيل لعرض النص، أو إنشاء ملخصات بالذكاء الاصطناعي، أو ترك تعليقات مزودة بختم زمني.
تأكد من أن فريقك قد أعد الإشعارات بشكل صحيح حتى لا يفوتهم أي مكالمات عندما تكون هناك حاجة للتنسيق.
📚 اقرأ المزيد: أفضل برامج مشاركة الشاشة للاجتماعات عن بُعد
💡 نصيحة احترافية: استخدم Super Agents، زملاء الفريق المدعومين بالذكاء الاصطناعي من ClickUp. لقد تم تصميمهم لتوفير الوقت وزيادة الإنتاجية والتكيف مع مساحة العمل الخاصة بك بذكاء وتفاعلات شبيهة بالبشر.
يتفوق Super Agents في سير العمل مثل هذه:
- الموجزات الإبداعية: صياغة موجزات إبداعية باستخدام سياق مهمة أو دردشة، بما في ذلك التحسينات القابلة للتنفيذ لتوحيد المدخلات وتسريع الموافقات.
- ملخص الميزات: تحويل طلبات الميزات إلى موجزات منظمة، مما يتيح للفرق المرنة مواءمة النطاق وتقدير الوقت بكفاءة وتقليل إعادة العمل.
- رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة: تحويل ملاحظات اجتماعات AI Notetaker إلى رسائل بريد إلكتروني موجزة وجاهزة للعملاء للمتابعة، مع تسجيل القرارات والمسؤولين ومواعيد الاستحقاق لاتخاذ خطوات واضحة في المستقبل.
التبديل بين مكالمات Zoom و ClickUp SyncUps
قد لا تكون مستعدًا للتخلي عن Zoom تمامًا. إذا كان فريقك لا يزال يعتمد على Zoom لإجراء المكالمات الخارجية أو عقد ندوات الويب الكبيرة، فإن تكامل ClickUp Zoom يمكن أن يساعد في تقليل التبديل بين السياقات.
يمكنك أيضًا تسجيل مكالمات Zoom الصوتية والمرئية. ومع ذلك، تحتاج إلى حساب Zoom Professional مدفوع للحصول على النصوص المنشورة على ClickUp بعد كل مكالمة.
بالنسبة للاجتماعات الداخلية، غالبًا ما تكون SyncUps أكثر عملية. سجل SyncUp الخاص بك، وادخل إلى النص في Clips Hub، واستخدم ClickUp AI لتلخيص الاجتماع.
انقل الملخص إلى مستند بنقرة واحدة، ثم حوّل نص المستند إلى مهام حتى لا تفوتك أي إجراءات.
🧠 حقيقة ممتعة: سجلت موسوعة غينيس للأرقام القياسية العالمية أكبر اجتماع Zoom على الإطلاق في يوليو 2024، حيث انضم أكثر من 20,000 مشارك إلى مكالمة واحدة لحضور حدث عبر الإنترنت.
📚 اقرأ المزيد: كيفية تدوين الملاحظات تلقائيًا في اجتماعات Zoom؟
مزايا استخدام ClickUp SyncUp بدلاً من Zoom
هل تحتاج إلى ملخص سريع عن الأسباب التي تجعل SyncUps أفضل من اجتماعات Zoom للاجتماعات اليومية؟ 👇
- المساءلة المدمجة مع إنشاء المهام: استخدم ClickUp Brain أو تطبيق BrainGPT لتحويل نقاط المناقشة إلى مهام محددة مع مواعيد نهائية، وتحويل كل التزام إلى عنصر عمل قابل للتتبع.
- يقلل من تكاليف تبديل السياق: قم بإجراء المكالمات مباشرة من مساحة العمل التي توجد بها مهامك ومشاريعك، مما يقلل من استنزاف الإنتاجية الناتج عن التنقل بين Zoom وأداة إدارة المشاريع الخاصة بك.
- سجل اجتماعات قابل للبحث مرتبط بالعمل: يتم حفظ التسجيلات في Clips Hub للوصول السريع إليها، مع نصوص وملخصات للرجوع إليها بسرعة.
- بدون تكاليف إضافية للجدولة: يتيح لك SyncUps التنسيق الفوري بشأن المشكلات التي تحتاج إلى حل سريع دون الحاجة إلى تبديل الأدوات أو جدولة اجتماع
- تتبع الأداء: يمنحك تتبع المهام في ClickUp نظرة مباشرة على تقدم الفريق في الوفاء بالتزاماته.
📚 اقرأ المزيد: كيفية تحسين التعاون في مكان العمل
مثال: فريق التسويق يستخدم ClickUp SyncUp بدلاً من Zoom
لنرى كيف يعمل ذلك في الواقع، دعونا نلقي نظرة على مثال حقيقي.
يقوم فريق التسويق بتنفيذ حملة عيد الميلاد سريعة الحركة ويستبدل الاجتماعات اليومية على Zoom بـ ClickUp SyncUp.
شارك تحديثات الحملة دون إبطاء التنفيذ
خلال حملة عيد الميلاد، يتسارع وتيرة العمل. تتحرك تقويمات المحتوى والإعلانات الإبداعية والصفحات المقصودة وتدفقات البريد الإلكتروني في وقت واحد.
بدلاً من جمع الجميع في اجتماع يومي عبر Zoom، يشارك كل عضو في الفريق التحديثات في مستند أو مهمة مخصصة. عندما تكون هناك حاجة إلى المزامنة، يمكن للفريق الانتقال إلى SyncUp دون مغادرة ClickUp ومراجعة التحديثات في الوقت الفعلي.
يتم نشر مراجعات التصميم والموافقات على النسخ مباشرةً مقابل المهام ذات الصلة.
شاهد ملخصًا تلقائيًا لتقدم الحملة والعوائق
مع وصول التحديثات، يستخدم الفريق ClickUp Brain لتجميعها في رؤى واضحة على مستوى الحملة.
لا يتعين على مدير التسويق تصفح الرسائل أو حضور المكالمات لفهم ما يحدث. يمكنه الاطلاع على ملخصات مثل "تم الانتهاء من تقويم محتوى تحسين محركات البحث" أو "إعلانات عيد الميلاد قيد المراجعة" أو "نسخة البريد الإلكتروني في انتظار الموافقة النهائية".
راجع الحملة بأكملها في مكان واحد
يقوم مدير التسويق بمراجعة تقدم الحملة في مكان واحد — ClickUp.
توجد جميع التحديثات والقرارات والعوائق داخل ClickUp. إذا كان هناك شيء يحتاج إلى اهتمام، يمكن للمدير الانتقال مباشرة إلى المهمة أو بدء SyncUp مع الأطراف المعنية فقط.
يواصل باقي أعضاء الفريق العمل دون اجتماعات غير ضرورية.
يمكنك اللحاق بالركب على الفور إذا فاتك يوم خلال أسبوع الإطلاق المزدحم.
إذا كان مدير التسويق الخاص بك غائبًا ليوم واحد أو مشغولًا باجتماعات متتالية، فلن يتخلف عن العمل.
اطلب من ClickUp Brain عرض أي تحديثات فاتتهم. في غضون ثوانٍ ، سيحصلون على ملخص موجز لما تم شحنه ، وما تم حظره ، وما يحتاج إلى قرار. كل هذا دون مشاهدة التسجيلات أو ملاحقة الأشخاص للحصول على التحديثات.
أعد التفكير في الاجتماعات اليومية باستخدام ClickUp SyncUp
يجب أن يسهل التواصل التنسيق بدلاً من إحداث اضطراب.
إذا كان فريقك لا يزال يناقش نفس العائق كل يوم أو يردد التحديثات كأنها واجب روتيني، فهذا دليل على أن اجتماعاتك اليومية بحاجة إلى تغيير.
مع ClickUp SyncUp، تحصل على أداة اتصال تعمل مباشرة داخل مساحة عملك. لا تحتاج إلى تبديل الأدوات أو إنشاء سياق أو القلق بشأن ترجمة الالتزامات الشفوية إلى مهام قابلة للتتبع. تجعل مساحة العمل المتصلة بالكامل من ClickUp التنسيق والتنفيذ عملية مستمرة.
هل تريد استبدال اجتماعات Zoom اليومية بـ SyncUps؟ جرب ClickUp SyncUps على الفور.
الأسئلة المتداولة
تم تصميم SyncUp مباشرةً داخل مساحة عمل ClickUp، حيث توجد مهامك ووثائقك ومشاريعك بالفعل. هنا، يمكنك إجراء المكالمات دون الحاجة إلى تبديل الأدوات أو إعادة إنشاء السياق. من ناحية أخرى، يوفر Loom تسجيل فيديو أحادي الاتجاه منفصل عن عملك الفعلي. تعد سلاسل المحادثات في Slack جزءًا من خدمات الاتصال الأوسع نطاقًا التي يقدمها Slack.
تتوفر ميزة SyncUp في جميع الخطط بمجرد تمكين ClickUp Chat. قد تختلف التوافر والحدود حسب الخطة بمرور الوقت.
تتيح الاجتماعات غير المتزامنة لأعضاء الفريق في مناطق زمنية مختلفة المساهمة دون إجبار الجميع على اتباع نفس الجدول الزمني. يمكن للأشخاص مشاركة التحديثات خلال ساعات عملهم الإنتاجية دون مقاطعة عملهم المكثف، وهناك سجل مكتوب لكل ما تمت مناقشته خلال المكالمة.
يمكن لـ ClickUp AI إنشاء نصوص وملخصات للمحادثات المسجلة من Clips Hub، ثم مساعدتك في اتخاذ القرارات الرئيسية واتخاذ الإجراءات اللازمة دون مشاهدة التسجيل بالكامل.
يعمل SyncUp مباشرة داخل مساحة عمل ClickUp الخاصة بك. يمكنك إجراء مكالمات من أي قناة أو رسالة مباشرة وربط المهام والوثائق ذات الصلة بحيث تتم المناقشات جنبًا إلى جنب مع العمل الفعلي. يتصل كل SyncUp تلقائيًا بالمهام القابلة للتنفيذ، مما يحول الالتزامات الشفوية إلى مهام قابلة للتتبع.
في العديد من الفرق، نعم. يمكن أن تقلل SyncUps والتحديثات غير المتزامنة من الحاجة إلى الاجتماعات المتكررة، خاصةً عندما تكون التحديثات والقرارات مرتبطة بالمهام ومرئية في مكان واحد. استخدم SyncUps المباشرة عندما تكون هناك حاجة إلى مناقشة في الوقت الفعلي.