هل تبحث عن أسرع طريقة لإكمال المشاريع والمهام باستمرار؟
وربما تأمل في القيام بذلك من خلال إنشاء مهام سير عمل مخصصة خصيصًا لفريقك؟
نحن هنا لنخبرك أن ذلك ليس ممكناً فحسب، بل إنه أسهل بكثير مما تتوقعه مع عملية أتمتة سير العمل المناسبة. يعد إنتاج فريقك أمرًا بالغ الأهمية لنجاح المشروع ككل، وتساعدك عمليات سير العمل الآلية على إصلاح أوجه القصور والاختناقات التي تعيقك عادةً.
إليك المهم - أنت بحاجة إلى أتمتة مرنة لسير العمل برنامج يمكنه مساعدتك بسرعة والتكيف مع عملياتك. إذن، ما هي أتمتة سير العمل وكيف يمكنها حل مشاكلك؟
اقرأ دليلنا المتعمق للحصول على أفضل الممارسات لدينا، وشاهد أمثلة مفيدة، وتعلم كيفية إنشاء مسار واضح نحو الكفاءة.
ما هي أتمتة سير العمل؟
تعمل أتمتة سير العمل على تبسيط تنفيذ المهام المتكررة - عادةً من خلال البرامج - من خلال وضع إرشادات محددة لإكمال العمليات اليدوية تلقائيًا. وكثيراً ما يستخدم في إدارة المشاريع لاختصار المهام اليدوية إدخال البيانات وأتمتة المهام لتفويض المهام العمل بشكل أسرع. يمكنك أتمتة المهام أو سير العمل بالكامل من أجل تحسين سير العمل بشكل عام . سواء كنت تقوم بأتمتة شبه آلية أو أتمتة مهام سير العمل بالكامل لتنفيذ مهام محددة أو يدوية، فإن هذه العملية تسرّع من طريقة إنجاز عملك.
قم بإنشاء عمليات أتمتة مخصصة في سير عملك من خلال عملية "عند حدوث ذلك، قم بتنفيذ هذا الإجراء"
من ناحية أخرى برنامج أتمتة المهام يسمح لك بإضافة المعلومات وإدارتها وتصورها. على سبيل المثال، يمكنك تخزين حالة المهمة أو الوقت المستغرق في المهمة وتحديث تلك المعلومات أثناء قيامك بالعمل.
هذه هي الطريقة التي يتتبع بها مديرو المشاريع وقادة الفرق وأصحاب المصلحة الآخرون ما يجري في مشروعك - بما في ذلك عميلك! بالإضافة إلى ذلك، تعمل أتمتة سير العمل على توفير وقتك ومواردك (فكّر في ساعات العمل وتكاليف ميزانيات المشاريع ).
ففي النهاية، ما الفائدة من القيام بالعمل بنفسك بينما يمكن للبرامج القيام به بدلاً من ذلك؟ كل ما عليك فعله هو تحديد مجموعات القواعد والإجراءات التي تعمل على أتمتة سير العمل.
أمثلة على أتمتة سير العمل
تخدم عمليات سير العمل المؤتمتة العديد من الصناعات. وهذه بعض منها أمثلة على الأتمتة لإلهامك
- تكنولوجيا المعلومات: إعادة تعيين كلمة المرور، وإنشاء حسابات مستخدمين جديدة، ونشر البرامج، وإدارة النسخ الاحتياطية، وتثبيت البرامج، وإدارة مكتب خدمة تكنولوجيا المعلومات
- الرعاية الصحية :: إنشاء جدول المناوبات والجدول الزمني تحت الطلب، وقبول المرضى، وخروج المرضى، ونقل سجلات المرضى
- المحاسبة والشؤون المالية: إعداد الفواتير، وكشوف المرتبات، والموافقة على النفقات، وسداد النفقات، والموافقة على الميزانية
- القانونية : إدارة مراجعة العقود والموافقة على العقود
- المصرفية: إنشاء الحساب والموافقة على القرض
- التسويق: البريد الإلكترونيإدارة الحملات التسويقية وجدولة المنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي
- المبيعات: الموافقة على الاقتباسوإدارة خط أنابيب المبيعات وجدولة اجتماعات المبيعاتالموارد البشرية !
3. المزيد من المساءلة
من خلال تعيين المهام تلقائيًا لأعضاء الفريق، تصبح مسؤوليتهم عن جزء من سير العمل واضحة. تسمح لك إدارة سير العمل بتتبع تقدم المهام واتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب لتجنب تفويت المواعيد النهائية.
بالإضافة إلى ذلك، مع لوحات المعلومات و مؤشرات الأداء الرئيسية ، تقوم بتحسين أداء سير عملك باستمرار - مما يؤدي إلى إنشاء أنظمة إدارة مشاريع أكثر كفاءة. وكما لو أن ذلك لم يكن كافيًا، فإن برنامج أتمتة سير العمل يساعدك على تحديد الاختناقات في عملية عملك وإصلاحها.
بشكل عام، فإن المهام المتكررة تجعل الموظفين يشعرون بالإرهاق. وهذا قد يؤدي بهم إلى الإرهاق على المدى الطويل. كما أن هذه المهام تبعد الموظفين عن العمل الهادف والهادف.
حقق أقصى استفادة من سير عملك باستخدام اللوحات البيضاء باستخدام قالب المخطط الانسيابي في ClickUp
لكن أتمتة سير العمل تحارب بفعالية تأثير العمل المتكرر على الصحة النفسية وتجربة الموظف من خلال معرفة ما سيأتي بعد ذلك ومن المسؤول عن المهمة التي بين يديك. قم ببناء مخططات انسيابية في Whiteboards لتوفير مسار واضح لعملية إدارة سير العمل لديك.
وبالتالي، سيبقى موظفوك في شركتك لفترة أطول عندما تعتمد على أدوات أتمتة سير العمل المرئية.
4. خدمة العملاء الفعالة
تقطع أتمتة الردود على استفسارات العملاء شوطًا طويلاً نحو خدمة عملاء لا تشوبها شائبة. وأتمتة سير العمل ممتازة لتقديم خدمة عملاء سريعة وشخصية. ونتيجة لذلك، سيشعر عملاؤك بالسعادة وسيختبرون علامتك التجارية بكل سرور.
احصل على معلومات مهمة من عملائك من خلال نموذج دعم العملاء المدمج نموذج لتتبع التعليقات هل تتطلع إلى تحسين عمليات دعم شركتك من خلال أتمتة سير العمل؟ إن قالب دعم العملاء ClickUp يسمح لك بإعداد نظام من مستويين يتضمن فريق دعم في الخط الأمامي وفريق متخصص للتعامل مع حالات التصعيد.
ويضمن هذا النهج التعامل مع طلبات الدعم بكفاءة وفعالية، وأن تحظى المشكلات الأكثر تعقيداً بالاهتمام الذي تتطلبه. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن نموذجنا عرض نموذج يمكن تخصيصه لالتقاط جميع المعلومات التي يحتاجها فريقك.
وهذا يتيح لك تقديم دعم من الدرجة الأولى لعملائك.
5. انخفاض التكاليف والنفقات غير المتوقعة
يعد توفير التكاليف أحد الآثار الجانبية لإدارة سير العمل بكفاءة. عندما تزيد الإنتاجية عن طريق تقليل المهام اليدوية، فإنك تقدم منتجات ذات جودة أعلى.
كما أن تدفقات العمل المحسّنة تقلل أيضًا من التكاليف بالنسبة للمؤسسات من خلال خفض معدلات دوران الموظفين وكما ذكرنا للتو، توفير خدمة عملاء على أعلى مستوى. ونحن نعلم أن عملية سير عملك معقدة.
لهذا السبب يعد اعتماد أفضل برامج أتمتة سير العمل أمرًا ضروريًا للحد من أخطاء الميزانية أيضًا!
احصل على نظرة عامة عالية المستوى لميزانية مشروعك أثناء إدارة المهام والحالات في هذا القالب سهل الاستخدام
قم بالإشراف على تقدم مشروعك ومراقبته بكفاءة من خلال قالب إدارة المشاريع المدرجة في الميزانية من ClickUp. يمكّنك قالب إدارة المشاريع سهل الاستخدام هذا من تتبع الجدول الزمني للمشروع .
يمكنك أيضًا الاطلاع على حالة أنشطته المختلفة، مما يتيح لك متابعة ميزانيتك.
ابدأ أتمتة مهام سير العمل باستخدام ClickUp!
بصرف النظر عن التكاملات و لوحات المعلومات و التذكيرات و الإشعارات التي تلبي احتياجاتك، يجب أن تبحث عن ميزات أخرى في برنامج أتمتة سير العمل. على سبيل المثال، مكتبة من قوالب سير العمل أمر لا بد منه.
ولكن من المهم أيضًا أن تسمح لك برامج أتمتة سير العمل بإنشاء قوالبك الخاصة. التعليمات البرمجية المنخفضة ميزة مهمة أخرى.
يمكنك أتمتة سير العمل من خلال تطوير البرامج بنفسك. لكن ذلك سيكون مضيعة للوقت عندما تقدم أدوات مثل ClickUp واجهة مرئية وبديهية لموظفي الأعمال لإنشاء وصيانة تدفقات العمل الآلية.
وعلاوة على ذلك، توفر برمجيات أتمتة سير العمل أدوات تعاون. وهي تمكّن فرق العمل من المشاركة في إنشاء مهام سير العمل وتحسينها بشكل مشترك.
أدوات مثل انقر فوق تسمح بالتقاط البيانات وتوحيدها من خلال نماذج قابلة للتخصيص. فهي تعمل على توحيد وتوحيد عملية طلب المعلومات من المستخدمين أو العملاء والوصول إليها والاحتفاظ بها.
النماذج القابلة للتخصيص فعالة جدًا في منع تكرار إدخال البيانات. كما أنها تسمح أيضًا بتحويل البيانات التي تم التقاطها إلى مهام مخصصة للأشخاص المناسبين للمتابعة.
هل ترغب في معرفة المزيد عن أتمتة ClickUp؟ ابدأ مع مساحة عمل مجانية لمعرفة كيف يمكنك إنشاء كفاءات أفضل في فريقك!