مدير المشروع دائمًا ما يكون مدير المشروع متعدد المهام، فهو دائمًا ما يكون متعدد المهام - غارقًا في قوائم المهام التي يبلغ طولها أميالاً طويلة، وغارقًا في الملاحظات اللاصقة وجداول البيانات. هل هذا هو واقعك أيضاً كمدير مشروع؟ هل تريد أن تكون أكثر تنظيماً وإنتاجية؟

يمكن للأتمتة أن تساعدك في ذلك!

لقد شهدت الأتمتة بالفعل نجاحًا كبيرًا في عالم التسويق. A استطلاع الذي أجراه مجلس الأعمال الصغيرة وريادة الأعمال أن 75% من عينة الشركات الصغيرة التي شملها الاستطلاع تستخدم الأتمتة لأغراض التسويق. وهم أكثر حكمة وثراءً بسبب ذلك.

في كل عام، يتم ضخ تريليونات الدولارات في المشاريع. ومع ذلك, فقط 35% منخفضة بشكل صادم تعتبر ناجحة! تخيل الموارد المهدرة والإمكانات غير المحققة التي لم تتحقق في تلك المشاريع الفاشلة. يمكن لأتمتة إدارة المشاريع أن تكون مفتاح النجاح وتحويل نسبة 35% إلى رقم أعلى بكثير.

يمكن أن تساعدك حلول أتمتة المشاريع على إعداد نظام يُنشئ التقارير ويرسلها في الوقت المناسب، ويُنشئ اجتماعات متكررة، ويرسل رسائل تذكير، ويؤدي مهام متكررة أخرى نيابةً عنك. وهذا يحرر مديري المشاريع وأعضاء الفريق للتركيز على المزيد من العمل الاستراتيجي.

تابع القراءة بينما نستكشف كيف يمكن لأتمتة سير العمل أن يحدث تحولاً في إدارة المشاريع، مما يجعل الفرق أكثر سعادة وكفاءة.

فهم أتمتة إدارة المشاريع

الأتمتة تستبدل المهام اليدوية ببرامج حاسوبية قادرة على تحديد وتكرار المهام الروتينية دون تدخل بشري. أتمتة إدارة المشاريع يطبق هذا المفهوم على أدوات إدارة المشاريع، مما يسمح لها بالتعامل مع المهام الروتينية تلقائيًا.

العلاقة بتطوير البرمجيات الرشيقة وعملية تطوير البرمجيات

يجب أن تضمن إدارة المشروع لعملية تطوير البرمجيات تكاملًا سلسًا للمنهجية الرشيقة وتسليمًا عالي الجودة وأسرع. ينطوي تطوير البرمجيات الرشيقة بشكل أساسي على شحن المنتج على مراحل بناءً على التغذية الراجعة والتكرار. وهذا يخلق دورات متكررة من خطوات التطوير. يمكن لمديري المشاريع تحديد هذه المهام المتكررة بسهولة وإدخال الأتمتة للتعامل معها.

تتضمن عملية تطوير البرمجيات الرشيقة النموذجية خطوات إدارة المشروع مثل البدء والتخطيط والاستكشاف والتكيف والإغلاق. في كل خطوة من هذه الخطوات، يجب على مديري المشروع تحديد فرص الأتمتة، مثل تتبع الجداول الزمنية، وتحديث التقدم اليومي من التقارير المقدمة من الفريق، ومراقبة حل المشكلات، وجدولة اجتماعات المراجعة.

يمكن لأدوات الأتمتة تبسيط المهام المتكررة التي تعيق فرق العمل الرشيقة. فكّر في أنها تتعامل مع مهام مثل التحديث التلقائي لتقارير التقدم المحرز بعد تنفيذ التعليمات البرمجية، وتعيين المهام بناءً على معايير وتبعيات محددة مسبقًا، وإرسال تذكيرات للاجتماعات اليومية القادمة، وإنشاء ملاحظات الاجتماعات.

يؤدي ذلك إلى تحرير الطاقة الذهنية للفريق للتركيز على حل المشكلات الإبداعية التي تدفع المشروع إلى الأمام.

أتمتة إدارة المشاريع والذكاء الاصطناعي أدوات إدارة المشاريع بالذكاء الاصطناعي يمكنها تحليل كميات هائلة من بيانات المشروع وتقليل التدخل اليدوي وتحديد الأنماط وإدارة المخاطر وتحسين التواصل. وهذا يسمح بالتخفيف الاستباقي من المخاطر وتصحيح المسار، وتحسين الدقة، وإبقاء المهام على المسار الصحيح، ومزامنة الفريق، والمشروع في حدود الميزانية.

مع توقع تخفيض التكلفة بنسبة 30% للأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي ، فإن هذا هو الوقت الذهبي للشركات للاستثمار في أدوات إدارة المشاريع المؤتمتة بالذكاء الاصطناعي.

يمكن استخدام التحليلات التنبؤية لاتخاذ قرارات قائمة على البيانات وخالية من التحيز. يمكن أن تكون أدوات الذكاء الاصطناعي ذات قيمة للمساعدة في تتبع الامتثال في تطوير البرمجيات. من خلال تحليل البيانات وتحديد المشكلات المحتملة، يساعد الذكاء الاصطناعي فرق التطوير على البقاء على اطلاع ومعالجة مخاوف الامتثال بشكل استباقي.

مزايا وعيوب أدوات أتمتة إدارة المشاريع

ما هي فوائد أتمتة إدارة المشاريع؟ قد يجد مديرو المشاريع أنفسهم غارقين في التفاصيل، ويغفلون عن الأنشطة التي تحرك المقاييس بالفعل. يمكن أن تساعد الأتمتة في إعادة تنظيم التركيز على ما يهم عبر:

• تعزيز الكفاءة والإنتاجية: تعمل الأتمتة على التخلص من المهام المتكررة مثل جدولة الاجتماعات وإنشاء التقارير وإرسال تحديثات الحالة. ومن ثم يمكن لمديري المشروع وأعضاء الفريق التركيز على الأنشطة ذات القيمة الأعلى مثل التخطيط الاستراتيجي وحل المشكلات والتعاون
• تحسين الدقة والاتساق: الخطأ البشري جزء طبيعي من أي عملية يدوية. من ناحية أخرى، تتبع الأنظمة المؤتمتة باستمرار القواعد وسير العمل المحددة مسبقًا، مما يقلل من الأخطاء ويضمن بقاء بيانات المشروع دقيقة وموثوقة
• زيادة الوضوح والشفافية: توفر لوحات المعلومات في الوقت الفعلي وأدوات إعداد التقارير الآلية صورة واضحة عن تقدم المشروع وتخصيص الموارد والمخاطر المحتملة. وتعزز هذه الشفافية التواصل والتعاون بشكل أفضل داخل فرق المشروع
• انخفاض التكاليف: يمكن أن تقلل الأتمتة بشكل كبير من التكاليف الإدارية المرتبطة بإدارة المشروع. ويمكن أن تؤدي أيضًا إلى إنجاز المشروع بشكل أسرع، مما يوفر التكاليف الإجمالية للمشروع
• تحسين إدارة المخاطر: يمكن لأدوات إدارة المشاريع المدعومة بالذكاء الاصطناعي تحليل البيانات التاريخية لتحديد المخاطر المحتملة في وقت مبكر من دورة حياة المشروع. يتيح ذلك لمديري المشاريع اتخاذ خطوات استباقية للتخفيف من هذه المخاطر

يمكن أن تكون أتمتة إدارة المشروع موفرة للوقت، ولكن قد تكون هناك بعض الجوانب السلبية التي يجب مراعاتها أيضًا.

• الاستثمار مقدماً: تنفيذ إدارة المشروعأدوات الأتمتة قد يتطلب استثمارًا أوليًا كبيرًا في البرمجيات والتدريب. قد يكون هذا عائقًا أمام المؤسسات الصغيرة ذات الميزانيات المحدودة
• القدرة المحدودة على التكيف في المشاريع المعقدة: قد لا تكون المشاريع شديدة التعقيد أو الديناميكية ذات التغييرات المتكررة مناسبة تمامًا لأتمتة عمليات الأعمال الصارمة. قد تتطلب هذه المشاريع نهجاً أكثر مرونة يسمح بإجراء تعديلات حسب الحاجة
• مخاوف أمنية: كما هو الحال مع أي تقنية، يعتبر الأمن من الاعتبارات الحاسمة. تحتاج المنظمات إلى التأكد من أن أدوات أتمتة إدارة المشاريع لديها ميزات أمان قوية لحماية بيانات المشروع الحساسة
• الاعتماد المفرط على الأتمتة: في حين أن الأتمتة ذات قيمة، إلا أنها لا ينبغي أن تحل محل الحكم البشري بالكامل. لا يزال مديرو المشاريع بحاجة إلى مهارات التفكير النقدي لاتخاذ القرارات الاستراتيجية وإدارة التحديات غير المتوقعة وتحفيز فرقهم

لماذا ومتى يتم استخدام أتمتة إدارة المشاريع؟

أدمغتنا مهيأة للإبداع وحل المشكلات المعقدة، وليس للقيام بمهام متكررة كل يوم. تعمل الأتمتة على تحرير النطاق الترددي الذهني للفرق للتركيز على العمل الحقيقي للمشروع: العصف الذهني للحلول، والتعاون على الأفكار، ومعالجة التحديات الفريدة.

يجب أن تفكر في إحضار مساعد آلي لإدارة المشاريع على المسرح إذا كنت تبحث عن:

• المهام الإدارية المتكررة: تتكون المهام مثل الجدولة وإعداد التقارير وإدخال البيانات من خطوات بسيطة يمكن أتمتتها بسهولة. على سبيل المثال، يستخدم فريق التسويق أداة أتمتة لإرسال إشعارات المهام اليومية إلى أعضاء الفريق لتذكيرهم بالمواعيد النهائية والمهام الموكلة إليهم
• تدفقات عمل مبسطة: يمكن أن يكون تحديث حالات المهام يدويًا على لوحة كانبان بعد كل خطوة أمرًا مرهقًا. تضمن الأتمتة سير العمل بسلاسة من خلال نقل المهام تلقائيًا بين المراحل بناءً على معايير محددة مسبقًا. لنفترض، على سبيل المثال، أن فريق تطوير البرمجيات يستخدم أداة أتمتة إدارة المشروع التي تنقل المهمة تلقائيًا على لوحة كانبان من "قيد التقدم" إلى "مراجعة التعليمات البرمجية" بمجرد اكتمال الكود واجتياز اختبارات الوحدة
• التوحيد القياسي والاتساق: بالنسبة للعمليات المحددة جيداً، تضمن الأتمتة أن يتبع الجميع نفس الخطوات، مما يقلل من الأخطاء ويحسن الجودة. خذ على سبيل المثال، فريق تطوير البرمجيات الذي يعمل على تطبيق جوال جاهز لبدء اختبار وحدة التعليمات البرمجية. قد يكتب بعض المطورين اختبارات أكثر تفصيلاً من غيرهم. يقوم فريق التطوير بتنفيذ أداة إدارة مشروع مؤتمتة لاستخدام قوالب محددة مسبقًا لاختبار الوحدة، مما يضمن نفس المستوى من التفاصيل
• اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات: تساعد الأتمتة على جمع البيانات في الوقت الفعلي وإنشاء تقارير لتحديد الاتجاهات واتخاذ خيارات مستنيرة. يستخدم مدير المشروع أداة الأتمتة لإنشاء تقارير تركز على البيانات أو تقارير التقدم المحرز والمقاييس الرئيسية مثل الميزانية المنفقة والمهام المنجزة لتحديد الاختناقات

ومع ذلك، من الأفضل تجنب الأتمتة في حالات معينة.

• العمليات غير المستقرة أو المتطورة: إذا كانت عمليات سير العمل في إدارة مشروعك تتغير باستمرار أو لم يتم تحديدها بشكل جيد بعد، فإن أتمتتها قد تكون وصفة للإحباط. قد تتطلب أدوات الأتمتة نفسها تعديلات متكررة، مما يلغي ميزة توفير الوقت
• المهام الإبداعية أو الاستراتيجية: عندما يتعلق الأمر باتخاذ قرارات استراتيجية سريعة، أو حل التحديات غير المتوقعة، أو تطبيق التفكير التصميمي، لا يمكن الاستغناء عن الإبداع والحكم البشري
• المشاريع ذات الميزانية المحدودة: قد يؤدي تنفيذ أداة الأتمتة والاشتراك فيها إلى إضافة تكاليف إلى ميزانية محدودة بالفعل. إذا كانت ميزانيتك محدودة، فقد يكون من العملي أكثر أن تترك الذكاء الاصطناعي خارج الحلقة
• إطار زمني قصير: يستغرق إعداد الأتمتة لمشروع ما وقتاً طويلاً. قد يفوق ذلك الفوائد إذا كان المشروع يحتاج إلى إكماله في جدول زمني ضيق

أمثلة على أفكار أتمتة إدارة المشاريع

يمكن أن تكون أتمتة إدارة المشاريع هي التغيير الذي تبحث عنه لتسهيل العمليات، ولدينا بعض الأفكار والحياة الواقعية أمثلة على الأتمتة لتوضيح كيف يمكن أن يساعدك.

إدارة المهام الذكية الأتمتة في إدارة المهام يتضمن إجراءات مثل تحويل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى مهام، وتفويض المهام الروتينية، و إعداد مشغلات محددة لتحديد الأشخاص الذين لديهم عبء عمل أقل وتحسين إعادة توزيع المهام.

دراسة حالة

تفتخر شركة Trinetix بقائمة عملاء مثيرة للإعجاب، بما في ذلك شركة كوكا كولا وماكدونالدز وبروكتر آند غامبل. وتوفر الشركة حلول تصميم وتطوير كاملة الدورة، ولكن أعمالهم المزدهرة تمثل تحديًا يتمثل في التنفيذ السلس للمشروع.

لقد بحثوا عن أنسب أداة لإدارة المهام وتتبع الوقت واستعانوا بـ ClickUp .

إليك ما قالته كاترينا سيباكوفا، مديرة المحافظ الاستثمارية في ترينتيكس عن تجربتهم مع ClickUp:

أي مهمة تنتقل من "قيد التنفيذ" إلى "مراجعة" تؤدي إلى إرسال إشعار إلى قائد التصميم الذي يحتاج إلى مراجعة المهمة بعد أن يكون المصمم قد أكملها. بعد ذلك، يتم تعيين المهمة تلقائيًا إلى محلل الأعمال في المشروع.

كاترينا سيباكوفا، مديرة المحفظة في Trinetix

وبمجرد إنشاء الأتمتة، ساعدت العملية الجديدة على تحسين سير العمل في Trinetix، مما خفف من إرهاق الموظفين في التواصل، وقلل من فرصة سقوط العمل في الشقوق.

تبسيط عمليات التسليم بين أعضاء الفريق أتمتة العمليات التجارية يعمل كآلة مجهزة جيدًا، يسهل عملية تسليم المهام بين أعضاء الفريق. يمكن أن تؤدي الأتمتة إلى تعيين المهام بناءً على قواعد محددة مسبقًا. على سبيل المثال، بمجرد أن ينتهي المصمم من وضع نموذج بالحجم الطبيعي، تقوم الأتمتة بتعيين المهمة إلى مطور لترميزها، مما يلغي حاجة المصمم إلى تذكر الخطوة التالية أو تعيينها يدويًا.

دراسة حالة

خذ حالة شوبمونكي منصة سحابية متكاملة لإدارة ورش إصلاح السيارات تتيح لأصحاب الورش تبسيط سير العمل وفهم أعمالهم بشكل أفضل.

وبينما تقدمت الأعمال وشهدت العديد من التعيينات الجديدة، بدأ فريق التسويق يواجه مشاكل حادة في التواصل والتعاون أثناء نقل المسؤوليات. وقد استعانوا بمنصة ClickUp للمساعدة في الأتمتة وتمكنوا من تقليل الأخطاء أثناء عمليات التسليم.

_ إن التخلص من عنصر الخطأ البشري والاعتماد على الأتمتة لإبلاغنا بالخطوات التالية جعل فريقنا واثقًا من عدم تفويتهم لمراحل المشروع المهمة

راشيل جيلستراب، مديرة مشروع التسويق في Shomonkey

لقد ساعدت الاستفادة من الأتمتة في التعامل مع الأعمال المزدحمة في شومونكي على تجنب سوء التواصل في المشروع والمهام المنسية، مما أدى إلى عملية إدارة أكثر سلاسة للمشروع.

التحديثات والإشعارات التلقائية

يخلصك برنامج إدارة المشروع من متاعب تذكر المواعيد النهائية والمعالم الرئيسية. تخيل أن تحصل على تنبيهات مع اقتراب المواعيد النهائية أو حتى عند إضافة معلومات أو تحديثها في جدول بيانات المشروع - كل ذلك دون الحاجة إلى التحقق باستمرار.

برامج إدارة المشاريع ليست فقط للفرق الداخلية. يمكنك أيضًا الاستفادة منه في إنشاء تذكيرات لعملائك أو عملائك فيما يتعلق بالمدفوعات القادمة أو تجديد التوكيلات/العقود.

تحسين عملية اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات

يتجه مديرو المشاريع بشكل متزايد إلى برنامج أتمتة سير العمل لفتح رؤى جديدة.

تولد المشاريع ثروة من البيانات - أوقات إنجاز المهام، وأنماط تخصيص الموارد، وسجلات الاتصالات، وغير ذلك. تعمل أدوات الأتمتة كعاملين في التنقيب عن البيانات، حيث تجمع هذه المعلومات وتخزنها تلقائيًا. يمكن أن توفر لوحات المعلومات المؤتمتة رؤى في الوقت الفعلي حول تقدم المشروع واستخدام الموارد والاختناقات المحتملة. يتيح ذلك لمديري المشاريع اتخاذ قرارات مستنيرة أثناء التنقل وتصحيح المسار حسب الحاجة وزيادة كفاءة المشروع إلى أقصى حد.

دراسة حالة

تشايا فيشمان، من شركة خدمات تصميم وتصميم المواقع الإلكترونية مجموعة براند رايت للتسويق clickUp للنجاح الذي حققوه في توسع شركتهم.

ClickUp غيّر قواعد اللعبة، حيث سمح لنا بمراقبة البيانات واتخاذ قرارات مستنيرة بطريقة لم نتمكن من ذلك من قبل.

تشايا فيشمان، شركة خدمات تصميم وتصميم المواقع الإلكترونية Brand Right Marketing Group

وقد ساعدهم هذا الوضوح الجديد في تحديد المجالات المربحة، وتحسين التوظيف، وتكييف إعداد ClickUp باستمرار مع نمو أعمالهم.

سلاسة التعيين وإلغاء التعيين

يعد تأهيل العميل وإلغاء تأهيله من المراحل الحاسمة في دورة حياة أي مشروع. إذا تمت بشكل سيئ، يمكن أن تترك انطباعًا سلبيًا دائمًا وتضر بالعلاقات المستقبلية. ومع ذلك، يمكن لأتمتة إدارة المشروع أن تكون بمثابة اليد الخفية التي توجه كلتا العمليتين بسلاسة لتحسين تجارب العملاء وتحقيق نتائج أفضل للمشروع.

يمكن أتمتة استمارات واستبيانات الاستلام، مما يسمح للعملاء بتقديم المعلومات الحيوية بالسرعة التي تناسبهم. يقلل التجميع الآلي للبيانات من الأخطاء ويضمن الحصول على جميع التفاصيل الضرورية مقدمًا.

يمكن تشغيل تسلسلات البريد الإلكتروني المصممة مسبقاً تلقائياً عند تسجيل العميل. يمكن أن تتضمن هذه التسلسلات تحيات مخصصة، ومقدمات لأعضاء الفريق الرئيسيين، ونظرة عامة على الجدول الزمني للمشروع - كل ذلك يتم تسليمه دون جهد يدوي.

دراسة حالة سيمكس وهي شركة مواد بناء ضخمة، لديها احتياجات تسويقية في جميع أنحاء العالم، قررت إنشاء فريق مركزي للمشاريع الإبداعية. ولكن سرعان ما قوبل ذلك بتحديات.

كان الناس يراسلون بعضهم البعض بشكل فردي، ولم يكن هناك نظام واضح لطلب المشاريع. أدرك أوسكار، مدير عمليات التسويق، أن هذا لن ينجح. كان بحاجة إلى طريقة لتبسيط كيفية تقديم المشاريع.

أدخل ClickUp. ساعدت هذه المنصة في توحيد العملية. الآن، بدلاً من رسائل البريد الإلكتروني المتطايرة، هناك نماذج! تؤدي هذه النماذج إلى إنشاء مشاريع جديدة، وتعيينها تلقائيًا إلى الفريق المناسب، واستخدام قالب مخصص للحفاظ على تنظيم كل شيء. لا مزيد من فوضى استلام المشاريع!

التوظيف وتعريف أعضاء الفريق الجدد

يمكن لأدوات إدارة المشاريع أن تغير قواعد اللعبة في التوظيف والتأهيل. يمكنك أتمتة خطوات التوظيف مثل تتبع مقدمي الطلبات وجدولة المقابلات، ومهام التأهيل مثل قوائم مراجعة التأهيل ومشاركة المستندات ومواد التدريب. ستوفر الوقت مع ضمان انتقال أكثر سلاسة للموظفين الجدد.

دراسة حالة الصباغ هي شركة برمجيات تساعد الشركات على التخطيط للمستقبل. كانت الشركة تنمو بسرعة فائقة، حيث تضاعف فريقها ثلاث مرات في ستة أشهر فقط! كان هذا أمرًا رائعًا، ولكنه كان يعني أيضًا أن تأهيل كل هؤلاء الموظفين الجدد أصبح كابوسًا.

كانوا يستخدمون مجموعة من الأدوات المختلفة للتواصل وتتبع المهام، مثل رسائل البريد الإلكتروني، ورسائل Slack، وحتى قوائم المهام. وقد جعل هذا الأمر من الصعب على الموظفين الجدد أن يكونوا على دراية بالسرعة المطلوبة وأن يبقى الجميع على نفس الصفحة.

هذا ما كان يأمله أليكسيس فالنتين، الرئيس العالمي لتطوير الأعمال في شركة Pigment، في أداة إدارة المشاريع:

_ أردنا أن نتأكد من أن جميع الفرق المختلفة تشترك في منصة مشتركة حيث يمكننا العمل معًا ولا يسقط أي شيء من خلال الشقوق. أردنا أن نحافظ على كفاءة عالية في عملياتنا اليومية مع توسعنا في بيئة عالمية بعيدة أولاً

ألكسيس فالنتين، الرئيس العالمي لتطوير الأعمال في شركة بيغمينت

وهنا جاء دور ClickUp لإنقاذ الموقف! أصبح برنامج إدارة المشاريع هذا المحور المركزي لشركة Pigment. وقد ساعدهم ClickUp على تبسيط عملية الإعداد بميزات مثل القوالب والأتمتة. والآن، يحصل الموظفون الجدد على جميع المعلومات والأدوات التي يحتاجون إليها على الفور، ويمكن لشركة Pigment التركيز على أفضل ما يقومون به: بناء البرمجيات.

كما توضح هذه الأمثلة ودراسات الحالة هذه، هناك العديد من الاحتمالات لأتمتة مختلف الأجزاء المتحركة في إدارة المشاريع. هل تتساءل من أين تبدأ؟ دعنا نساعدك.

تنفيذ الأتمتة في إدارة المشاريع: دليل خطوة بخطوة

إن التوفيق بين المشاريع المتعددة بسهولة، والتواصل الواضح والدقيق، والتعاون المثمر، والحفاظ على التوازن بين العمل والحياة، وخلق بيئة عمل إبداعية ومثمرة، ليست سوى بعض الفوائد العديدة التي يمكنك استكشافها من خلال أتمتة إدارة المشاريع.

فيما يلي دليل لاستخدام ClickUp، وهي أداة مفضلة لأتمتة إدارة المشاريع في مختلف الصناعات وحالات الاستخدام، لفتح سير عمل عالي الأداء للمديرين.

1. إعداد المشروع

يمكن أن تؤدي أتمتة مرحلة بدء المشروع إلى تهيئة المشروع للنجاح منذ البداية. كمدير مشروع، ستكون مهمتك الأولى هي تحديد المهام التي يمكن أتمتتها. إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ عندما يتعلق الأمر بإعداد المشاريع بسرعة وكفاءة في مرحلة بدء المشروع، فما عليك سوى استخدام الذكاء الاصطناعي الآلي.

في ClickUp، قم بذلك عن طريق إقران ClickUp Brain مع أتمتة النقر .

أنشئ أتمتة مخصصة باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي في ClickUp Brain. ما عليك سوى إدخال مطالبة وتخصيص الإعدادات لأتمتة أي مهمة أو حملة بريد إلكتروني أو حقل مخصص أو علامة أو مكلفين أو أهداف

ما عليك سوى وصف ما تريد أتمتته، وستقوم أدوات الذكاء الاصطناعي بترجمته إلى أتمتة قوية.

إليك كيفية عمل الذكاء الاصطناعي مع الأتمتة على ClickUp:

يمكنك وصف حدث أو مشغّل في ClickUp باستخدام مطالبة بلغة طبيعية عبر ClickUp Brain. عندما يتم استيفاء الشروط الموصوفة في المشغّل، يقوم ClickUp تلقائيًا باتخاذ إجراء آلي محدد مسبقًا.

تعيين أتمتة مخصصة لمجموعة متنوعة من المهام بنقرة أو اثنتين

في مرحلة إعداد المشروع، إليك بعض الأفكار للأتمتة:

• الترحيب بالجميع: عند انضمام عضو جديد إلى مشروع (مشغّل)، أرسل تلقائيًا رسالة ترحيبية بالبريد الإلكتروني تتضمن تفاصيل المشروع ومقدمات الفريق (إجراء)
• منح حق الوصول الفوري: عند الانضمام إلى مشروع ما (المشغّل)، قم تلقائيًا بمنح الأعضاء الجدد حق الوصول إلى قاعدة المعرفة ذات الصلة (إجراء)
• تنظيم المهام: عند إنشاء مشروع جديد (المشغّل)، قم تلقائيًا بإنشاء قائمة مرجعية بالمهام الأساسية للتهيئة (إجراء) وتعيينها لأعضاء فريق محددين (إجراء)
• أتمتة الاجتماعات: عند بدء مشروع جديد (المشغّل)، قم تلقائيًا بجدولة اجتماع بدء المشروع مع أعضاء الفريق الرئيسيين ونقطة اتصال العميل (إجراء)
• احصل على ملاحظات فورية: بعد فترة محددة في المشروع (الزناد)، أرسل استبيانًا تلقائيًا للملاحظات إلى أعضاء الفريق الجدد (إجراء) لجمع رؤى قيمة (إجراء)

2. تخطيط المشروع

تخطيط المشروع هو أساس نجاح المشروع. وهو يتضمن تحديد أهداف المشروع، وتحديد المهام، وتعيين الموارد، ووضع جدول زمني واقعي. ومع ذلك، يمكن أن يكون التخطيط التقليدي مستهلكًا للوقت وعرضة للأخطاء. هنا حيث قوالب أتمتة ClickUp يمكن أن تساعدك في جهود تخطيط مشروعك.

أتمتة أعمالك المشغولة؛ اختر من مكتبة قوالب الأتمتة لتبسيط تخطيط المشروع دون البدء من الصفر

إليك كيفية استخدام أكثر من 100 قالب أتمتة من ClickUp لتخطيط مشروعك من البداية إلى النهاية:

• قوالب المهام الآلية: أنشئ قوالب للمهام المتكررة وأضفها بسهولة إلى المشاريع الجديدة. على سبيل المثال، قم بإنشاء قالب مهام "اجتماع بدء المشروع" المُنشأ مسبقًا والذي يضيف تلقائيًا كتلًا لعناصر جدول الأعمال ذات الصلة والمراجعات وتعيين المهام
• التعيين التلقائي بناءً على المهارات: ربط الملفات الشخصية لأعضاء الفريق بمهاراتهم وخبراتهم. يمكن للأتمتة بعد ذلك تعيين المهام تلقائيًا بناءً على معايير محددة مسبقًا. على سبيل المثال، يمكن تعيين جميع مهام التصميم تلقائيًا إلى أعضاء الفريق الذين لديهم "تصميم جرافيك" مدرج في مهاراتهم
• إعداد المواعيد النهائية الذكية: أتمتة المواعيد النهائية تلقائيًا بناءً على تبعيات المهام. قم بتعيين أتمتة لجدولة الموعد النهائي للمهمة التابعة بناءً على تاريخ الانتهاء من المهمة الأولى
• التتبع الآلي للتقدم المحرز: قم بإنشاء لوحات معلومات آلية لتتبع تقدم المشروع في الوقت الفعلي. تُعد لوحات المعلومات هذه مصدرًا واحدًا لتحديثات تقدم المشروع للفريق بأكمله، مما يبقي الجميع على اطلاع ويضمن بقاء المشاريع على المسار الصحيح
• برنامج جدولة الاجتماعات على الطيار الآلي: مزامنة تقويم ClickUp مع أي أداة جدولة أخرى مثل Calendly أو تقويم Apple أو تقويم Google. إنشاء تسلسل أتمتة يضيف رابط تقويم تلقائيًا إلى أوصاف المهام، مما يسمح لأعضاء الفريق بحجز الوقت بسهولة لجلسات العصف الذهني أو لمشاركة تحديثات حالة المشروع

3. تنفيذ المشروع

مرحلة تنفيذ المشروع هي المرحلة التي تنبض فيها خططك بالحياة. إنها المرحلة المليئة بالإجراءات حيث يتم فيها تعيين مهام المشروع والوفاء بالمواعيد النهائية وإنتاج المخرجات. تركز هذه المرحلة على إكمال المشروع في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، ووفقًا لمعايير الجودة المحددة.

يمكن لمدير المشروع الرئيسي إنشاء أتمتة مخصصة عن طريق إضافة إجراء لإنشاء مهمة في قائمة منفصلة لمديري المشاريع لتخطيط المشروع المقبول وبدء تشغيله

فيما يلي كيف يمكن لصيغة الإجراء-الشرط-المشغل لأتمتة ClickUp أن تبسط مرحلة التنفيذ بشكل كبير:

1. تقدم المهمة

المشغّل: يتم وضع علامة "مكتمل" على المهمة في قائمة "قيد التنفيذ".

الإجراء: نقل المهمة تلقائيًا إلى قائمة "مكتمل" وتشغيل إشعار إلى صاحب المصلحة

2. إدارة التبعيات

المشغل: يتم وضع علامة "مكتمل" على المهمة التابعة

الإجراء: تعيين المهمة التالية تلقائيًا في سير العمل وتعيين تاريخ استحقاق.

3. التقارير المرحلية التلقائية

التشغيل: يوميًا في وقت محدد

الإجراء: إنشاء تقرير يلخص إنجاز المهام وتخصيص الموارد والعوائق المحتملة. (يمكن تحقيق ذلك باستخدام مستندات ClickUp أو التكامل مع أدوات إعداد التقارير)

4. تذكيرات الاختبار التلقائي

المشغّل: وصول المهمة المعينة للاختبار إلى عدد محدد من الأيام قبل الموعد النهائي

الإجراء: إرسال إشعار إلى المختبر وفريق التطوير لتذكيرهم بالاختبارات القادمة

5. التخصيص الديناميكي للموارد

المشغل: وصول سعة الموارد إلى عتبة محددة مسبقًا

الإجراء: إرسال تنبيه إلى مدير المشروع يقترح إجراء تعديلات على الموارد أو إعادة تخصيص المهام

4. مراقبة المشروع والتحكم فيه

تُعد مرحلة مراقبة المشروع والتحكم فيه أمراً بالغ الأهمية لضمان بقاء مشروعك على المسار الصحيح. هنا، تقوم بتتبع التقدم المحرز بنشاط، وتحديد الانحرافات عن الخطة، واتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الحاجة. تعمل هذه المرحلة جنبًا إلى جنب مع مرحلة التنفيذ، حيث يتم تقييم سلامة المشروع باستمرار.

قم بسحب أي مهمة وإفلاتها في العمود التالي لتحديث حالتها تلقائيًا باستخدام طريقة عرض لوحة تشبه لوحة كانبان في ClickUp

والآن، دعنا نستكشف كيف تساعدك ميزات ClickUp الأوتوماتيكية مثل الحالات المخصصة والمهام المتكررة ولوحات المعلومات في هذه المرحلة الحيوية للمراقبة والتحكم.

• إنشاءالحالات المخصصة لتمثيل مراحل مختلفة من التقدم تتجاوز المراحل الأساسية "قيد التنفيذ" و"قيد التنفيذ" و"تم" على سبيل المثال، "في انتظار المراجعة"، "قيد الاختبار"، "يحتاج إلى مراجعة
• تحديث الحالة تلقائيًا بناءً على مشغلات محددة. على سبيل المثال، تنتقل المهمة التي تحمل علامة "مكتمل" في قائمة التطوير تلقائيًا إلى "في انتظار المراجعة" في قائمة ضمان الجودة
• Sإعدادالمهام المتكررة في ClickUp لأنشطة المراقبة الروتينية مثل تحديثات الحالة أو تقييمات المخاطر أو مراجعات الميزانية. وهذا يضمن مراقبة متسقة طوال فترة المشروع
• إنشاءلوحات معلومات مخصصة عرض مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ذات الصلة بمشروعك. أمثلة: معدلات إنجاز المهام، وتخصيص الموارد، وتباين الميزانية
• استخدم أدوات النقر فوق عناصر واجهة المستخدم في لوحات المعلومات الخاصة بك. هذه توفر تحديثات في الوقت الفعلي حول التقدم والمخاطر والتواصل داخل المشروع

يُفضل الأتمتة خاصةً بالنسبة للفرق الرشيقة لأن المنهجيات الرشيقة تزدهر بالمرونة والتكرار السريع. يمكن أن تتحول المهام اليدوية إلى اختناقات، مما يؤدي إلى إبطاء العملية بأكملها.

مع منصة ClickUp لإدارة مشاريع البرمجيات ، يمكنك تمكين فرق تكنولوجيا المعلومات لديك من دمج الأتمتة مع أدوات مثل لوحات كانبان، ومخططات سبرينتس، ولوحات سكروم، ولوحات سكروم، واللوحة البيضاء، وحتى مخططات جانت، كل ذلك في مكان واحد.

5. إغلاق المشروع

يمكن أن يكون إغلاق المشروع صعبًا مثل بقية المراحل. تمثل مرحلة إغلاق المشروع الخاتمة الرسمية لمساعي مشروعك. إنها مثل الفصل الأخير من المسرحية، حيث يتم ربط النهايات السائبة، ويتم تعلم الدروس، ويتم إعداد المسرح للمشاريع المستقبلية.

باستخدام الأتمتة، يساعدك ClickUp على إغلاق المشاريع في الوقت المحدد. فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية أتمتة الخطوات في هذه المرحلة:

• أتمتة إشعار النواتج القابلة للتسليم: عند الانتهاء من مهمة هامة تم تعيينها كناتج قابل للتسليم، أرسل إشعارًا إلى صاحب المصلحة مع رابط تنزيل أو تعليمات الوصول. يمكن أن يتضمن ذلك مطالبات من أدوات تتبع الوقت التي يمكن أن تتحقق من مقدار الوقت الذي قضاه أعضاء الفريق
• أتمتة مراجعة المشروع: عندما يصل المشروع إلى حالة "مكتمل"، قم بتشغيل مهمة أو قائمة مراجعة لاجتماع مراجعة المشروع
• أتمتة أرشفة عمل المشروع: قم بإعداد أتمتة لنقل وثائق المشروع إلى مجلد "المشاريع المؤرشفة" المخصص عند إغلاق المشروع. وهذا يضمن التخزين المنظم وسهولة الاسترجاع
• أتمتة تذكيرات الفواتير: جدولة إشعار تلقائي لتذكير العميل بالفواتير المعلقة، مع إرفاق روابط لكل ما يمكن تسليمه

نصيحة: هل تعمل بجد؟ احتفل بجدية أكبر و احتفل بنجاحات الفريق . قم بأتمتة رسائل التذكير عبر البريد الإلكتروني للاجتماع مع الفريق بمجرد اكتمال المشروع!

مستقبل أتمتة إدارة المشاريع

تعمل أتمتة إدارة المشاريع على تغيير طريقة عملنا بسرعة. إن البقاء في الطليعة من شأنه أن يمكّن مديري مشاريعك من مواكبة المستقبل. دراسة أجرتها مؤسسة جارتنر أنه سيتم التخلص من 80% من مهام إدارة المشاريع الحالية بحلول عام 2030 مع تولي الذكاء الاصطناعي زمام الأمور.

وفيما يلي بعض الاتجاهات التي يجب أن نتطلع إليها، خاصة وأن بعض الشركات أصبحت من أوائل الشركات التي تتبنى هذا التوجه:

الإدارة الآلية للمخزون

تشير الإدارة الآلية للمخزون إلى استخدام البرمجيات والتكنولوجيا لتبسيط وأتمتة المهام المختلفة التي تنطوي عليها إدارة مستويات المخزون. وهي في الأساس تستبدل العمليات اليدوية بالأنظمة الرقمية، بهدف زيادة الدقة والكفاءة وتوفير التكاليف.

وفقًا لبيان صحفي صادر عن شبكة إنسايت للبيع بالتجزئة تقرير GlobalData عن الروبوتات: تنشط شركات مثل مجموعة شاندونغ للصناعات الثقيلة وNEC وWalmart في تقديم براءات اختراع في مجال إدارة المخزون الآلي، مما يدل على تركيزها على الابتكار. يتبنى تجار التجزئة في جميع أنحاء العالم الإدارة الآلية للمخزون لعدة أسباب. وتشمل هذه الأسباب توفير الوقت، والوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي، وتحسين الكفاءة التشغيلية، والقدرة على إدارة المستودعات بفعالية عن بُعد.

تخصيص الموارد في الوقت الفعلي باستخدام الذكاء الاصطناعي

يشير التخصيص الآني للموارد باستخدام الذكاء الاصطناعي إلى استخدام الذكاء الاصطناعي لتعيين المهام والمشاريع تلقائيًا لأعضاء الفريق الأنسب بناءً على التوافر الحالي والخبرة.

على سبيل المثال, واجهة عمل Adobe Experience Cloud من Adobe Experience Cloud ميزات تسمح لأعضاء الفريق بإنشاء ملفات شخصية تبرز مهاراتهم وخبراتهم. يمكن تحليل هذه المجموعة القيمة من البيانات باستخدام الذكاء الاصطناعي للتعيينات القائمة على الخبرة والتوافر، مما يقلل من الوقت الذي يقضيه المديرون البشريون في تصفح ملفات تعريف متعددة لاختيار أفضل شخص للوظيفة.

الجدولة التنبؤية باستخدام التعلم الآلي

تستفيد الجدولة التنبؤية مع التعلم الآلي من خوارزميات التعلم الآلي للتنبؤ بعبء العمل المستقبلي والاحتياجات من الموارد، مما يسمح بالتخطيط الاستباقي للمشروع وتحسين دقة الجدولة. يمكن أن يؤثر ذلك على العديد من الصناعات، بما في ذلك الرعاية الصحية ومراقبة حركة المرور والمطاعم.

على سبيل المثال, استطلاع أجراه موقع Restaurant365 أن ما يقرب من 41% من المطاعم تخطط للاستثمار في التنبؤ بالمبيعات وجدولة المبيعات بالذكاء الاصطناعي، و33% قد تطبق التسويق للضيوف بالذكاء الاصطناعي، و31% ترغب في استخدام الذكاء الاصطناعي في المخزون والمشتريات.

وفقًا لـ الطاقة البحرية ، تم التعاقد مع شركة Global Spatial Technology Solutions (GSTS) للحلول التكنولوجية المكانية العالمية (GSTS) من قبل برنامج القيادة التكنولوجية الأساسية للمحيطات في كندا لتطوير وتنفيذ أول نظام تنبؤي وتعاوني بالكامل وديناميكي لإدارة جدول مواعيد الرسو في العالم.

من خلال المساهمة ببيانات في الوقت الحقيقي من أسطولنا الكندي، نهدف إلى المساعدة في تعزيز الجهود الرامية إلى الاستفادة من الذكاء الاصطناعي لدعم إزالة الكربون في البحيرات العظمى وطريق سانت لورانس البحري من خلال تحسين التوجيه في الوقت المناسب والرحلات في الوقت المناسب

جولي جاسكون، الرئيس التنفيذي، هيئة ميناء مونتريال

من خلال البقاء على اطلاع على هذه الاتجاهات واستكشاف إمكانات الأتمتة ضمن أدوات إدارة مشروعك، يمكنك وضع فريقك في موقعٍ مناسب لزيادة الكفاءة وتحسين نتائج المشروع وتحقيق ميزة تنافسية في مستقبل العمل.

## المخاطر واستراتيجيات التخفيف من المخاطر في أتمتة إدارة المشاريع

تقدم الأتمتة العديد من الفوائد لإدارة المشاريع، ولكنها لا تخلو من بعض المخاطر. فيما يلي تفصيل لبعض التحديات والاستراتيجيات الشائعة للتخفيف من حدتها:

• الاعتماد المفرط على الأتمتة: يمكن أن يؤدي الاعتماد المفرط على الأتمتة إلى إهمال العنصر البشري في إدارة المشروع. فالتفكير النقدي والإبداع والتواصل مع أصحاب المصلحة أمور ضرورية دائماً لتحقيق النجاح.

استراتيجية التخفيف: الحفاظ على التوازن. استخدم الأتمتة للمهام المتكررة، ولكن قم بتمكين مديري المشاريع من التركيز على اتخاذ القرارات الاستراتيجية وقيادة الفريق والعلاقات مع العملاء.

• الافتقار إلى المرونة: يمكن أن تصبح الأتمتة جامدة إذا لم يتم تصميمها بعناية. قد لا تكون قادرة على التعامل مع التغييرات غير المتوقعة أو الظروف غير المتوقعة

استراتيجية التخفيف: ميزات مرونة مدمجة. تصميم سير العمل مع نقاط اتخاذ القرار، مما يسمح بالتدخل البشري عند الحاجة. استخدام أدوات أتمتة قابلة للتخصيص للتكيف مع ديناميكيات المشروع المتغيرة.

• مشاكل جودة البيانات: تعتمد فعالية الأتمتة بشكل كبير على دقة البيانات. يمكن أن تؤدي جودة البيانات الرديئة إلى مخرجات أتمتة معيبة ورؤى غير دقيقة للمشروع

استراتيجية التخفيف: تنفيذ عمليات فحص جودة البيانات وتنقيتها. تشجيع أعضاء الفريق على إدخال معلومات دقيقة ومحدثة في النظام.

• إزاحة الوظيفة: من المحتمل أن تؤدي الأتمتة إلى أتمتة المهام التي يقوم بها أعضاء الفريق حاليًا، مما يؤدي إلى فقدان الوظائف

استراتيجية التخفيف من حدة المشكلة: التركيز على إعادة تأهيل المهارات ورفع مستوى المهارات. استثمر في برامج التدريب لتزويد أعضاء الفريق بالمهارات اللازمة للازدهار في بيئة مؤتمتة. كل عملية أتمتة تتطلب في نهاية المطاف مدخلات بشرية.

• المخاطر الأمنية: قد تؤدي أتمتة سير العمل إلى ظهور ثغرات أمنية جديدة، مثل الوصول غير المصرح به أو اختراق البيانات

استراتيجية التخفيف: تنفيذ تدابير أمنية قوية. اختر أدوات الأتمتة مع ميزات أمان قوية وقم بإجراء عمليات تدقيق منتظمة للنظام لتحديد ومعالجة نقاط الضعف المحتملة.

من خلال الإقرار بهذه المخاطر وتنفيذ استراتيجيات التخفيف المناسبة، يمكنك ضمان الانتقال السلس نحو بيئة إدارة المشاريع المؤتمتة.

أتمتة إدارة المشاريع باستخدام ClickUp

تعمل الأتمتة على تشكيل كيفية إدارة المشاريع اليوم. ومع ذلك، فإن اختيار أداة شاملة لإدارة المشاريع، مثل ClickUp، أمر بالغ الأهمية لجني جميع فوائد الأتمتة.

يُمكِّنك ClickUp، باعتباره برنامجًا لإدارة المشاريع يتمتع بقدرات أتمتة قوية، من تبسيط سير العمل وتحقيق نتائج استثنائية. بدءًا من تعيينات المهام التلقائية وتحديثات الحالة إلى الإشعارات المخصصة وإنشاء التقارير، مما يتيح لك التركيز على عملك الأساسي - توجيه فريقك نحو النجاح.

تذكّر أن برنامج إدارة المشاريع هو مجرد جزء واحد من اللغز. فالعنصر البشري لا يمكن الاستغناء عنه. تبنَّ الأتمتة كأداة لتمكين فريقك وليس استبدال خبراتهم. عندما تقترن الأتمتة بالتواصل القوي والقيادة الواضحة والتركيز على التحسين المستمر، يمكن للأتمتة أن تطلق العنان للإمكانات الحقيقية لمشاريعك. اشترك في ClickUp اليوم!