كيف يقلل مساعدو البريد الإلكتروني المدعومون بالذكاء الاصطناعي من الحمل الزائد ويح

هل أصبح صندوق الوارد الخاص بك عبارة عن تدفق لا ينتهي من الرسائل والمتابعات والمواضيع ورسائل "فقط للتحقق"؟ نفس المشكلة.

تشير بيانات Microsoft إلى ما يلي:

الآن يمكنك تخصيص هذا الوقت لقيادة الفرق وحل المشكلات أو دفع عجلة الابتكار.

مع تصاعد حجم الاتصالات التي تواجهها المؤسسات، أصبحت الحاجة إلى إدارة ذكية وفعالة للبريد الإلكتروني أمراً بالغ الأهمية. هذا مساعد بريد إلكتروني يعمل بالذكاء الاصطناعي يمكنه إحداث فرق كبير.

أكثر من مجرد روبوت جدولة أو مرشح بريد مزعج، تتطور مساعدات البريد الإلكتروني التي تعمل بالذكاء الاصطناعي بسرعة لتصبح شركاء إنتاجية أقوياء. فهي تساعدك على التفكير بوضوح والتصرف بسرعة والبقاء على اتساق مع أولوياتك، بدلاً من الانغماس في سلاسل الرسائل.

في هذه المقالة، سوف نستكشف كيف يغير مساعدو البريد الإلكتروني المدعومون بالذكاء الاصطناعي قواعد اللعبة، من تقليل الحمل الزائد إلى تحويل صناديق البريد الوارد إلى مساحات عمل ذكية. سوف نلقي نظرة على كيفية عملهم، وأفضل الأدوات المتاحة، وحالات الاستخدام الحقيقية، ونصائح التنفيذ، وكيفية قياس عائد الاستثمار.

ما هو مساعد البريد الإلكتروني الذكي؟

مساعد البريد الإلكتروني الذكي هو أداة رقمية مدعومة بالذكاء الاصطناعي تساعدك على إدارة سير عمل البريد الإلكتروني. يمكن أن يساعدك على أتمتة كل شيء بدءًا من تحديد أولويات الرسائل وحتى تلخيص البريد الإلكتروني وصياغته والرد عليه.

فكر في الأمر على أنه مساعد لا يكل ولا يمل، وفائق الكفاءة، يفهم سياق عملك، ويتعلم تفضيلاتك، ويتكيف مع مرور الوقت.

كيف يختلف عن أدوات البريد الإلكتروني التقليدية

تقدم معظم برامج البريد الإلكتروني التقليدية ميزات تنظيم أساسية: مجلدات وفلاتر وعلامات وربما بعض القوالب أو الردود الجاهزة. لكن هذه الأدوات تتطلب إدخالًا يدويًا ولا تتكيف مع طريقة عملك.

على النقيض من ذلك، تستخدم مساعدات البريد الإلكتروني التي تعمل بالذكاء الاصطناعي معالجة اللغة الطبيعية (NLP) والتعلم الآلي ونماذج اللغة الكبيرة (LLMs) للقيام بأمور مثل:

يتجاوز مساعدو البريد الإلكتروني المدعومون بالذكاء الاصطناعي حدود الأتمتة، حيث يعززون طريقة تفكير المحترفين ومعالجتهم لجميع الرسائل

لماذا يحتاج البريد الإلكتروني إلى ترقية بالذكاء الاصطناعي

كان البريد الإلكتروني مفيدًا لفترة من الوقت. ولكن مكانته في مكان العمل الحديث تخضع حاليًا لتدقيق شديد، حيث يواجه الناس مشكلة توسع العمل، أي انتشار العمل عبر العديد من الأدوات غير المتصلة ببعضها البعض.

ما بدأ كوسيلة اتصال فعالة سرعان ما تحول إلى أحد أكبر العوامل التي تستنزف وقت العاملين في مجال المعرفة. دعونا نحلل ذلك:

حجم المشكلة

هذا غير فعال بالتأكيد. ولكن من منظور التكلفة، فإنه مكلف ويضع ضغطًا كبيرًا على عملياتك ومواردك. على مستوى المؤسسة، تضيع آلاف الساعات كل شهر بسبب البريد الإلكتروني. والأسوأ من ذلك، أن سوء إدارة البريد الإلكتروني يؤدي إلى:

التكلفة المعرفية والعاطفية

تظهر الأبحاث في Frontiers in Psychology (2024) أن الحمل الكبير من رسائل البريد الإلكتروني يرتبط ارتباطًا وثيقًا بالتأثيرات السلبية على الرفاهية. يبلغ الناس عن زيادة الإجهاد (التهيج العاطفي والتعب) وتكرار انقطاع العمل وزيادة الضغط الزمني.

تستمر هذه الآثار حتى عند أخذ عوامل الضغط الأخرى (مثل المواعيد النهائية) في الاعتبار، مما يشير إلى أن حجم البريد الإلكتروني بحد ذاته هو مصدر واضح للضغط.

⭐ قالب مميز

تساعدك أتمتة البريد الإلكتروني باستخدام قالب ClickUp على تبسيط صندوق الوارد الخاص بك من خلال دمج التخطيط والتتبع والأتمتة مباشرة في سير عمل إدارة المشاريع. باستخدام الحالات والحقول وطرق العرض المخصصة، يمكنك تنظيم سير عمل البريد الإلكتروني وتعيين المهام ومراقبة التقدم في الوقت الفعلي. قم بأتمتة مهام البريد الإلكتروني المتكررة، وقم بإعداد مشغلات للاتصال في الوقت المناسب، واستخدم لوحات المعلومات لتتبع الأداء، كل ذلك في مكان واحد.

احصل على نموذج مجاني

وعد الذكاء الاصطناعي: مزايا مساعدات البريد الإلكتروني التي تعمل بالذكاء الاصطناعي

لن تختفي صندوق الوارد.

لا يزال البريد الإلكتروني العمود الفقري للاتصالات التجارية، ولكن الطريقة التي نديره بها يمكن أن تتطور. لأننا أصبحنا أخيرًا نمتلك تقنية قادرة على القيام بأكثر من مجرد الفرز والترميز. الذكاء الاصطناعي لا يدير البريد الإلكتروني فحسب، بل يغير طريقة تعاملنا معه.

إن قدرته على أتمتة المهام منخفضة القيمة وتركيز الانتباه على المهام عالية القيمة يحول البريد الإلكتروني من عامل يشتت الانتباه إلى محرك للإنتاجية والوضوح.

كيف تعمل مساعدات البريد الإلكتروني المدعومة بالذكاء الاصطناعي

يمكن لمساعدي البريد الإلكتروني المدعومين بالذكاء الاصطناعي أن يحدثوا ثورة في طريقة تعاملك مع صندوق الوارد الخاص بك. يتميز أفضل مساعدي البريد الإلكتروني المدعومين بالذكاء الاصطناعي بمزيج قوي من التعلم الآلي ومعالجة اللغة الطبيعية والتكامل

الميزة هنا هي أن مساعدات البريد الإلكتروني التي تعمل بالذكاء الاصطناعي تفهم وتنظم وتقوم حتى باتخاذ الإجراءات نيابة عنك. وهذا يعني قضاء وقت أقل في فرز رسائل البريد الإلكتروني وتركيز ذهني أكبر. دعنا نلقي نظرة على كيفية عمل هذه المساعدات الذكية:

1. تحليل ذكي لصندوق الوارد

في اللحظة التي تصل فيها رسالة بريد إلكتروني جديدة، يبدأ مساعد الذكاء الاصطناعي في العمل. فهو لا يكتفي بالنظر إلى المرسل أو سطر الموضوع، بل:

وهذا يعني أنك سترى دائمًا ما هو مهم أولاً، دون الحاجة إلى البحث في الكثير من المعلومات غير المهمة.

2. تلخيص المحادثات تلقائيًا

قد تكون سلاسل الرسائل الإلكترونية الطويلة مرهقة، خاصةً عندما تنضم إلى محادثة متأخراً أو تحتاج إلى اللحاق بها بسرعة. يستخدم مساعدو البريد الإلكتروني المدعومون بالذكاء الاصطناعي معالجة اللغة الطبيعية لمسح سلاسل الرسائل بالكامل، واستخراج القرارات الرئيسية، وتسليط الضوء على بنود العمل

بدلاً من قراءة عشرات الردود، تحصل على ملخص موجز يخبرك بالضبط بما حدث وما يحتاج إلى اهتمامك. وهذا أمر مهم بشكل خاص للمهنيين المشغولين الذين يحتاجون إلى البقاء على اطلاع دون إضاعة الوقت.

3. إنشاء مهام سلس وتكامل سير العمل

أحد أقوى جوانب مساعدات البريد الإلكتروني الحديثة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي هو قدرتها على ربط صندوق الوارد الخاص بك بأدوات الإنتاجية الخاصة بك.

على سبيل المثال، مع ClickUp Email Project Management، يمكن لمساعد الذكاء الاصطناعي الخاص بك تحويل البريد الإلكتروني على الفور إلى مهمة، مع تحديد المواعيد النهائية والمسؤولين والتفاصيل ذات الصلة.

إذا أرسل عميل قائمة بالمخرجات أو تحديثًا للمشروع، يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل الرسالة وإنشاء مهام فردية في ClickUp وتعيينها لأعضاء الفريق المناسبين. حان الوقت للتوقف عن النسخ واللصق أو التبديل بين التطبيقات؛ فكل شيء يسير بسلاسة من صندوق الوارد الخاص بك إلى لوحة المشروع.

4. الإجراءات السياقية والاقتراحات الذكية

يمكن لمساعدي البريد الإلكتروني المدعومين بالذكاء الاصطناعي اقتراح الردود وجدولة الاجتماعات وتعيين التذكيرات بناءً على محتوى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. إذا طلب شخص ما عقد اجتماع، يمكن للمساعد اقتراح الأوقات وإضافة الحدث إلى التقويم الخاص بك وحتى صياغة رسالة تأكيد.

بمرور الوقت، يتكيف الذكاء الاصطناعي مع تفضيلاتك، مما يجعل اقتراحاته أكثر دقة وفائدة.

💟 الميزة الإضافية: Brain MAX هو رفيقك على سطح المكتب المدعوم بالذكاء الاصطناعي ومساعد البريد الإلكتروني المثالي - الذي يعرف بالفعل السياق الكامل لعملك. يتصل برسائل البريد الإلكتروني والمهام والمشاريع الخاصة بك، بحيث يتم تخصيص كل رد واقتراح وفقًا لما يحدث في سير عملك. سواء كنت بحاجة إلى صياغة رد سريع أو تلخيص سلسلة طويلة من الرسائل أو تعيين تذكيرات للمتابعة، فإن Brain MAX جاهز دائمًا بتقديم اقتراحات ذكية وذات صلة.

بالإضافة إلى ذلك، بفضل ميزات مثل تحويل الصوت إلى نص، والبحث المؤسسي، والتكامل مع تطبيقاتك المفضلة، يساعدك Brain MAX على إدارة صندوق الوارد الخاص بك، وأتمتة الأعمال الروتينية، والحفاظ على تنظيمك - كل ذلك من خلال تطبيق سطح مكتب واحد قوي.

مساعد البريد الإلكتروني الذكي مقابل المساعدين البشريين

يتفوق المساعدون البشريون في قراءة ما بين السطور، والتقاط الإشارات الدقيقة، والتكيف مع المواقف المعقدة والدقيقة. بالنسبة للمديرين التنفيذيين أو المهنيين رفيعي المستوى الذين يتعاملون مع مسائل سرية أو حساسة، فإن حكم المساعد البشري وتقديره لا يقدران بثمن.

ومع ذلك، حتى المساعد البشري الأكثر مهارة له حدوده.

لا يمكنهم معالجة سوى عدد محدود من رسائل البريد الإلكتروني في اليوم، كما أن توفرهم مقيد بساعات العمل. مع تزايد حجم البريد الإلكتروني، يصبح من الصعب على أي شخص مواكبة هذا الإيقاع المتسارع.

تتفوق مساعدات البريد الإلكتروني التي تعمل بالذكاء الاصطناعي في المهام المتكررة والكبيرة الحجم، مثل الفرز وتحديد الأولويات ووضع العلامات وحتى صياغة الردود الروتينية، مما يحرر الإنسان من هذه المهام ليتمكن من التركيز على العمل الذي يهم حقًا.

حيث يتألق المساعدون البشريون

✅ الفروق الدقيقة والتعاطف: التقاط الإشارات الدقيقة والنبرة والسياق غير المعلن الذي قد يفوته الذكاء الاصطناعي✅ الحكم والتقدير: التعامل مع الأمور السرية والمفاوضات الحساسة والقرارات ذات المخاطر العالية✅ اللمسة الشخصية: صياغة رسائل البريد الإلكتروني التي تعكس صوتك الأصلي وديناميكيات علاقاتك✅ التوقع: إدارة التقويمات وإعداد المواد وتقديم الدعم الاستباقي بما يتجاوز صندوق البريد الوارد

حيث يضيف مساعدو الذكاء الاصطناعي قوة

💫 الحجم الزائد: لا يستطيع البشر معالجة سوى كمية محدودة من البيانات؛ بينما يتكيف الذكاء الاصطناعي على الفور مع آلاف رسائل البريد الإلكتروني💫 يعمل دائمًا: بلا حدود — يعمل الذكاء الاصطناعي على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع للحفاظ على تنظيم صندوق الوارد الخاص بك💫 أتمتة سريعة: قم بفرز الرسائل وترتيبها حسب الأولوية وتلخيص سلاسل المحادثات وصياغة الردود الروتينية في ثوانٍ💫 التعلم بمرور الوقت: يتكيف مع أنماطك، ويضع علامة على المرسلين العاجلة، ويستخرج المهام، ويتزامن مع مجموعتك التقنية

أفضل أدوات مساعد البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي

مساعدو الذكاء الاصطناعي ليسوا جميعًا متشابهين.

يركز بعضها على أتمتة المهام ذات الحجم الكبير مثل الفرز والتلخيص، بينما يتكامل البعض الآخر بشكل عميق مع سير عملك - من خلال المزامنة مع التقويمات أو منصات إدارة المشاريع أو أنظمة CRM.

يعتمد اختيار أداة إدارة البريد الإلكتروني المناسبة على ما إذا كانت أولويتك هي السرعة أو الدقة أو التعاون أو الأمان. لقد سلطنا الضوء على مساعدات البريد الإلكتروني الرائدة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي وما يميز كل منها، حتى تتمكن من معرفة ليس فقط ما تفعله، ولكن أيضًا كيف تتناسب مع طريقة عملك.

ClickUp AI (الأفضل لتجربة مساحة عمل موحدة)

لقد تطرقنا بإيجاز إلى مشكلة الأدوات غير المتصلة وكيف أن البريد الإلكتروني غالبًا ما يضيف عنصرًا آخر إلى هذا المزيج. باعتباره أول مساحة عمل ذكية متكاملة في العالم، يسعى ClickUp إلى حل هذه المشكلة من خلال جمع جميع أدواتك وسير عملك في منصة واحدة.

يبدأ ذلك مع ClickUp Email Project Management، الذي يتيح لك ربط رسائل البريد الإلكتروني بمهام محددة في مكان العمل. وبذلك، يتم مزامنة ردود البريد الإلكتروني والسياق مع مساحة العمل الخاصة بك، مما يحل المشكلة الأولى المتمثلة في عدم ترابط الأدوات. يمكنك ببساطة تشغيل كل ذلك من مساحة العمل الخاصة بك على ClickUp.

الآن، يتدخل ClickUp Brain، مساعد الذكاء الاصطناعي من ClickUp، ليخفف عنك عبء العمل المضني. يمكنه:

تأخذ وكالات الرد الآلي هذه الخطوة إلى أبعد من ذلك من خلال أتمتة المهام المتكررة ونقل السياق. يمكن تهيئتها للتحقق من الطلبات الجديدة بحثًا عن المعلومات الناقصة وحتى فرز رسائل البريد الإلكتروني.

يمكن للوكلاء أيضًا تعيين المهام لأعضاء الفريق المناسبين وتحديد أولويات العمل بناءً على مدى إلحاحه أو تأثيره، حتى لا يفوتهم أي شيء مهم. وأخيرًا، يمكنهم التدخل للإجابة عن الأسئلة الروتينية نيابة عنك في ClickUp Chat!

باختصار، يجمع ClickUp بريدك الإلكتروني وجميع أعمالك في مكان واحد، مما يخلق مساحة عمل موحدة حقًا. بدلاً من التبديل بين علامات التبويب أو فقدان التركيز بالانتقال من صندوق الوارد إلى أدوات أخرى، يمكنك إدارة رسائل البريد الإلكتروني والمهام والمستندات والمشاريع جنبًا إلى جنب.

هذا التكامل السلس يعني أنه يمكنك الحفاظ على تركيزك والتعاون بسهولة وإنجاز المزيد من المهام دون الحاجة إلى مغادرة ClickUp.

Superhuman (الأفضل لفرق المبيعات التي تعتمد على البريد الإلكتروني في سير عملها)

تم تصميم Superhuman للمحترفين الذين يرغبون في تصفح صندوق الوارد الخاص بهم بسرعة البرق. تستخدم المنصة الذكاء الاصطناعي لفرز رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا، مع إبراز الرسائل العاجلة والسماح لك بأرشفة أو تأجيل الرسائل الأقل أهمية بضغطة زر واحدة.

تتميز واجهته بالبساطة وعدم تشتيت الانتباه، مما يساعدك على التركيز على ما هو أهم. يتعلم الذكاء الاصطناعي في Superhuman من عاداتك، لذا كلما زاد استخدامك له، زادت قدرته على التنبؤ بالرسائل الإلكترونية التي تستحق اهتمامك.

بالإضافة إلى السرعة، يوفر Superhuman ميزات مثل البحث الفوري وتتبع حالة القراءة وتذكيرات المتابعة. يمكن للذكاء الاصطناعي اقتراح الردود واكتشاف عدم ردك على رسالة مهمة وحتى جدولة رسائل البريد الإلكتروني لإرسالها لاحقًا.

بالنسبة للمهنيين المشغولين، تعني هذه الميزات تقليل الفرص الضائعة وتقليل الوقت الذي يقضونه في البحث في سلاسل الرسائل القديمة. يتكامل Superhuman أيضًا مع أدوات التقويم والإنتاجية الشائعة، مما يسهل إدارة الاجتماعات والمهام مباشرة من صندوق الوارد الخاص بك.

تستخدم المنصة تشفيرًا قويًا ولا تبيع بياناتك أبدًا. على الرغم من أنها خدمة متميزة مقابل رسوم شهرية، يجد العديد من المستخدمين أن الاستثمار يستحق العناء لما يوفره من وقت وما يمنحه من راحة البال الناتجة عن معرفة أن لا شيء مهم سيفوتك.

Gmail Smart Compose (الأفضل للمبتدئين الذين يبدأون في استخدام مساعدات البريد الإلكتروني التي تعمل بالذكاء الاصطناعي)

Gmail Smart Compose هو مساعد الكتابة المدعوم بالذكاء الاصطناعي من Google والمدمج مباشرة في Gmail.

أثناء الكتابة، يقترح Smart Compose جمل كاملة، مما يساعدك على كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع وبأخطاء أقل. يعتمد الذكاء الاصطناعي على مليارات النقاط من البيانات للتنبؤ بما قد تقوله بعد ذلك، ويقدم اقتراحات ذات صلة بالسياق تتناسب مع أسلوبك في الكتابة. بمرور الوقت، يتكيف Smart Compose مع تفضيلاتك، مما يجعل توصياته أكثر دقة.

بالنسبة للمهنيين الذين يرسلون عشرات الرسائل الإلكترونية يوميًا، يمكن أن يكون Smart Compose عاملًا مغيرًا لقواعد اللعبة. فهو يقلل من العبء الذهني للكتابة المتكررة، ويساعدك على تجنب الأخطاء المطبعية، ويضمن أن تكون رسائلك واضحة وموجزة.

تتعرف الأداة أيضًا على العبارات والتحية الشائعة، بحيث يمكنك إنجاز المراسلات الروتينية بسهولة دون التضحية بالجودة. إذا كنت ترد على طلبات متشابهة أو تجدول اجتماعات، يمكن أن يوفر لك Smart Compose دقائق من الوقت في كل رسالة.

هذه الميزة مجانية لجميع مستخدمي Gmail، مما يجعلها نقطة دخول سهلة لأي شخص مهتم بمساعدة البريد الإلكتروني المدعومة بالذكاء الاصطناعي. بالنسبة للمؤسسات التي تستخدم Google Workspace، يمكن للمسؤولين تمكين أو تعطيل Smart Compose، مما يضمن الامتثال لسياسات الشركة.

Missive (الأفضل للفرق التي تستخدم صناديق بريد مشتركة)

Missive هو مركز اتصال تعاوني للفرق. تجمع المنصة بين البريد الإلكتروني والدردشة وإدارة المهام في واجهة واحدة، مما يتيح لك ولزملائك العمل معًا على الرسائل في الوقت الفعلي. تساعدك ميزات الذكاء الاصطناعي في Missive على تنظيم صندوق الوارد الخاص بك، وتحديد أولويات المحادثات المهمة، وأتمتة الردود الروتينية.

بالنسبة للفرق التي تتعامل مع صناديق البريد المشتركة، مثل تذاكر الدعم أو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمبيعات، يعمل Missive على تبسيط التعاون ويضمن عدم إغفال أي شيء.

إحدى الميزات البارزة هي القدرة على تعيين رسائل البريد الإلكتروني كمهام، وتفويض الردود، ومناقشة الرسائل داخليًا قبل الرد. يمكن للذكاء الاصطناعي اقتراح الردود، والإبلاغ عن المشكلات العاجلة، وحتى اكتشاف الحالات التي تتطلب تصعيد المحادثة. تتكامل المنصة أيضًا مع أدوات شائعة مثل Slack و Trello و Asana، بحيث يمكنك ربط سير عمل البريد الإلكتروني الخاص بك ببقية مجموعتك التقنية.

يتوفر Missive على الويب وأجهزة الكمبيوتر المكتبية والأجهزة المحمولة، مما يضمن لك البقاء على اتصال أينما كنت. على الرغم من أن إتقان جميع ميزاته يتطلب بعض الوقت، إلا أن الفرق التي تستثمر الوقت في ذلك تجد غالبًا أن Missive يغير طريقة تعاملها مع البريد الإلكتروني والاتصالات الداخلية.

SaneBox (الأفضل كإضافة لمجموعة بريدك الإلكتروني)

SaneBox هي أداة إدارة بريد إلكتروني مدعومة بالذكاء الاصطناعي تتصل بصندوق الوارد الحالي الخاص بك وتبدأ في فرز الرسائل تلقائيًا. تحلل خوارزمياتها عاداتك في استخدام البريد الإلكتروني، ومن ترد عليهم، والرسائل التي تفتحها، وما تتجاهله، لتصفية العناصر المشتتة للانتباه وإبراز ما هو مهم.

يتم نقل رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة إلى مجلد منفصل، بحيث يمكنك مراجعتها وفقًا لجدولك الزمني الخاص.

يقدم SaneBox مجموعة من الميزات المصممة لمساعدتك على استعادة السيطرة على صندوق الوارد الخاص بك، مثل:

يصبح الذكاء الاصطناعي أكثر ذكاءً بمرور الوقت، ويتكيف مع أولوياتك وتفضيلاتك المتغيرة. للمهنيين الذين يشعرون بالارتباك بسبب البريد الإلكتروني، يوفر SaneBox طريقة بسيطة وفعالة لتقليل التشويش والتركيز على ما يهم.

الخصوصية هي أولوية قصوى بالنسبة لـ SaneBox. لا تخزن الأداة محتوى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أبدًا، بل تخزن العناوين فقط، مما يضمن الحفاظ على أمان معلوماتك الحساسة. SaneBox هي خدمة اشتراك، ولكن العديد من المستخدمين يجدون أن التكلفة مبررة بسبب الساعات التي يتم توفيرها كل أسبوع وتقليل الضغط المرتبط بالبريد الإلكتروني.

Outlook Copilot (الأفضل لمستخدمي Microsoft 365)

Outlook Copilot هو مساعد الذكاء الاصطناعي من Microsoft لبرنامج Outlook، وهو مصمم لمساعدتك في إدارة صندوق الوارد الخاص بك وجدولك الزمني ومهامك بكفاءة أكبر.

يستخدم Copilot معالجة اللغة الطبيعية المتقدمة لتلخيص سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة واقتراح الردود وحتى صياغة رسائل جديدة بناءً على أسلوب اتصالاتك السابقة. يمكنه تحديد العناصر التي تتطلب اتخاذ إجراء، وتعيين تذكيرات، والتكامل مع التقويم الخاص بك لمساعدتك على البقاء على اطلاع على الاجتماعات والمواعيد النهائية.

تتمثل إحدى نقاط قوة Copilot في تكامله العميق مع نظام Microsoft 365 البيئي.

يمكنك تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام في Microsoft To Do، وجدولة الاجتماعات في تقويم Outlook، والوصول إلى المستندات ذات الصلة من OneDrive، كل ذلك دون مغادرة صندوق الوارد الخاص بك. يتعلم مساعد الذكاء الاصطناعي أيضًا من سلوكك، حيث يعطي الأولوية للرسائل الواردة من جهات الاتصال الرئيسية ويعرض المعلومات الأكثر صلة بعملك.

تستخدم Microsoft تشفيرًا على مستوى المؤسسات وتلتزم بمعايير خصوصية صارمة، مما يجعل Copilot مناسبًا للمؤسسات ذات المتطلبات الأمنية العالية.

اختيار الأداة المناسبة

العثور على مساعد البريد الإلكتروني الذكي المناسب يعني مطابقة سير عملك الفريد والتحديات التي تواجهك مع الميزات التي ستحدث فرقًا كبيرًا بالنسبة لك.

مع توفر العديد من الخيارات، من المفيد تقسيم قرارك إلى بعض الاعتبارات الرئيسية. ابدأ بسؤال نفسك عما تحتاجه أكثر من مساعد الذكاء الاصطناعي:

بعد ذلك، قم بتقييم توافق كل أداة وأمنها:

أخيرًا، فكر في تجربة بعض الخيارات. يقدم العديد من مساعدات البريد الإلكتروني التي تعمل بالذكاء الاصطناعي تجارب مجانية أو عروض توضيحية. استغل هذا الوقت لترى مدى ملاءمة الأداة لروتينك اليومي وما إذا كانت تقلل بالفعل من عبء العمل لديك.

كيفية تنفيذ مساعد البريد الإلكتروني الذكي

لا يجب أن يكون البدء في استخدام مساعد البريد الإلكتروني الذكي أمرًا معقدًا. اتبع هذه الخطوات لتسهيل عملية الانتقال والحصول على نتائج سريعة:

الخطوة 1: حدد نقاط الضعف لديك

انظر جيدًا إلى صندوق الوارد الخاص بك. هل تغرق في الرسائل غير المقروءة؟ هل تفوتك متابعات مهمة؟ هل تقضي وقتًا طويلاً في الردود المتكررة؟ اكتب أهم ما يزعجك في البريد الإلكتروني؛ فهذا سيساعدك في اختيار الأداة المناسبة وإعدادها.

الخطوة 2: اختر المساعد المناسب

الآن بعد أن عرفت ما تحتاج إليه، اختر مساعد بريد إلكتروني يعمل بالذكاء الاصطناعي يتناسب مع سير عملك. تأكد من أنه يتكامل مع مزود البريد الإلكتروني الخاص بك (مثل Gmail أو Outlook) وأي أدوات أخرى تستخدمها، مثل تطبيقات إدارة المشاريع. لا تخف من تجربة بعض الخيارات، فالعديد منها يقدم تجارب مجانية.

الخطوة 3: الاتصال والتكامل

قم بإعداد مساعدك الجديد عن طريق ربط حساب البريد الإلكتروني والتقويم وأي تطبيقات أخرى ذات صلة. كلما زادت اتصال أدواتك، زادت قوة مساعد الذكاء الاصطناعي الخاص بك.

على سبيل المثال، إليك كيفية قيام ClickUp Brain بتوحيد العمل كشريك ذكاء اصطناعي سياقي. 👇🏼

الخطوة 4: قم بتدريب مساعدك

اقضِ بعض الوقت في تدريب مساعدك. حدد جهات الاتصال المهمة، وقم بتمييز الموضوعات الرئيسية، وراجع اقتراحاته الأولية. كلما زادت تعليقاتك، زادت ذكاء وفائدة الذكاء الاصطناعي الخاص بك.

الخطوة 5: أتمتة وتجربة

ابدأ في استخدام ميزات مثل التلخيص التلقائي والردود الذكية وإنشاء المهام. دع مساعدك يتولى الأعمال الروتينية، ولكن راقب أفعاله. اضبط الإعدادات حسب الحاجة لتتناسب مع تفضيلاتك.

الخطوة 6: المشاركة والتوسع

إذا كنت تعمل مع فريق، فاشرح لهم كيفية استخدام المساعد وشاركهم أفضل النصائح. شجع الجميع على تقديم ملاحظاتهم حتى يتعلم الذكاء الاصطناعي من المجموعة بأكملها.

الخطوة 7: تتبع إنجازاتك

قم بقياس تقدمك. هل توفر الوقت؟ هل تستجيب بشكل أسرع؟ هل تشعر بضغط أقل؟ استخدم هذه النتائج لضبط إعداداتك والحصول على قيمة أكبر من مساعد الذكاء الاصطناعي الخاص بك.

حالات استخدام مساعدات البريد الإلكتروني التي تعمل بالذكاء الاصطناعي

مساعدو البريد الإلكتروني المدعومون بالذكاء الاصطناعي مريحون بالتأكيد. سواء كنت تدير حساب Gmail أو Microsoft Outlook أو Apple Mail أو Proton Mail، يمكن أن تساعدك أداة الذكاء الاصطناعي المناسبة على تقليل فوضى البريد الوارد وتبسيط إدارة البريد الإلكتروني وتقديم قيمة تجارية قابلة للقياس.

من التعامل مع المهام المتكررة إلى دعم تعاون الفريق، إليك كيف يمكن لمساعدي البريد الإلكتروني المدعومين بالذكاء الاصطناعي تغيير طريقة عملك:

🙌🏾 اكتشاف ما يحدث فرقًا: بدلاً من التمرير عبر عشرات الرسائل ذات الأولوية المنخفضة، يقوم مساعد البريد الإلكتروني المدعوم بالذكاء الاصطناعي تلقائيًا بتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني المهمة، مثل موافقة العميل على العقد أو طلب شريك عاجل. باستخدام المجلدات الذكية والبحث المدعوم بالذكاء الاصطناعي، يمكنك التصرف بشكل أسرع بشأن الفرص المدرة للدخل وتجنب التأخيرات الناتجة عن الرسائل المخبأة

🙌🏾 تسريع التواصل مع العملاء: عندما تصل استفسارات العملاء أو الطلبات التفصيلية إلى صندوق الوارد الخاص بك، يقوم مساعد البريد الذكي بتلخيص النقاط الرئيسية، وصياغة الرد باستخدام المساعدة في الكتابة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، وحتى إنشاء مهمة متابعة في نظام إدارة المشاريع أو المهام الخاص بك. وهذا يقلل من وقت الاستجابة، ويعزز الثقة، ويساعد فرق دعم العملاء على تقديم خدمة متسقة

🙌🏾 تحويل الفوضى إلى إجراءات واضحة العناصر: غالبًا ما تخفي سلاسل الرسائل الإلكترونية الطويلة الخطوات التالية. يستخرج مساعدو البريد الإلكتروني المدعومون بالذكاء الاصطناعي عناصر الإجراءات والمواعيد النهائية وتفاصيل الاجتماعات، ثم يقومون بمزامنتها مع تقويم Google أو أداة إدارة المهام الخاصة بك. النتيجة: مسؤولية واضحة دون الحاجة إلى بذل جهد يدوي للبحث في سلسلة الرسائل الإلكترونية بأكملها

🙌🏾 تقليل العمل اليدوي والأخطاء البشرية: إن نسخ التفاصيل من رسائل البريد الإلكتروني الواردة ولصقها في المهام أو دعوات التقويم يهدر الوقت ويؤدي إلى احتمال حدوث أخطاء. بفضل الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، تتم هذه المهام على الفور وبشكل دقيق. توفر الفرق الوقت مع الحفاظ على خصوصية البيانات وأمنها

🙌🏾 الحفاظ على تماسك الفرق ومسؤوليتها: أصبحت إدارة صندوق الوارد المشترك سلسة بفضل ميزات إدارة البريد الإلكتروني التعاونية. يمكن لمساعد الذكاء الاصطناعي الخاص بك تفويض المهام مباشرة من رسائل البريد الإلكتروني وتعيين المالكين وتعيين التذكيرات؛ مما يساعد فرق التسويق وفرق دعم العملاء والمديرين على الحفاظ على الرؤية دون الحاجة إلى الإدارة التفصيلية

🙌🏾 الحفاظ على صندوق بريد نظيف ومركّز: تصبح إدارة صندوق البريد أقل صعوبة عندما يقوم الذكاء الاصطناعي بتصفية الرسائل الإخبارية والعروض الترويجية وجميع الرسائل غير المرغوب فيها. بفضل ميزات مثل المجلدات الذكية والتصنيف التلقائي، ستعرف دائمًا الرسائل التي تتطلب اهتمامًا، مما يجعل رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة أقل إزعاجًا

🙌🏾 تقديم ردود متسقة واحترافية: يساعدك كاتب البريد الإلكتروني المدعوم بالذكاء الاصطناعي في صياغة ردود مصقولة تتناسب مع أسلوبك الفريد في الكتابة. سواء كنت تستخدم خطة مجانية أو خطة أعمال مع ميزات متقدمة، لا تزال معظم أدوات الذكاء الاصطناعي قادرة على إنشاء مسودات تحافظ على احترافية التواصل

⚡️ ميزة Talk-to-Text في ClickUp Brain MAX هي ميزة ثورية تمامًا في صياغة رسائل البريد الإلكتروني.

🙌🏾 التوسع عبر منصات متعددة: سواء كنت تستخدم Google Workspace أو Microsoft Outlook أو تدير حسابًا شخصيًا، تعمل المساعدات الذكية عبر منصات متعددة وتتكامل مع تطبيقات الويب

مع حالات الاستخدام هذه، يصبح مساعد البريد الإلكتروني الذكي الخاص بك أصلًا استراتيجيًا، حيث يساعدك على اغتنام الفرص، والتخلص من الأعمال الروتينية، وتحقيق نتائج تدفع عملك إلى الأمام.

قياس عائد الاستثمار لمساعدات البريد الإلكتروني التي تعمل بالذكاء الاصطناعي

إن استخدام مساعد البريد الإلكتروني الذكي هو استثمار.

ومثل أي استثمار آخر، فأنت تريد أن ترى عوائد واضحة. ويأتي التأثير هنا من استعادة وقتك وتحسين أداء فريقك وتحقيق نتائج أعمال أفضل.

نصائح لتتبع عائد الاستثمار:

انتبه إلى هذه النتائج، وسترى بالضبط كيف يعمل مساعد البريد الإلكتروني الذكي على تغيير سير عملك، وستحصل على البيانات التي تثبت قيمته.

التحديات والاعتبارات وأفضل الممارسات لاستخدام مساعدات البريد الإلكتروني التي تعمل بالذكاء الاصطناعي

على الرغم من أن مساعدات البريد الإلكتروني التي تعمل بالذكاء الاصطناعي يمكنها تغيير سير عملك، فإن استخدامها بنجاح يتطلب منك التغلب على التحديات والمخاطر الواقعية، والتي يعتبر الكثير منها من أهم أولويات المؤسسات في جميع أنحاء العالم.

❗️عوائق التبني

لست وحدك إذا كنت مترددًا في إدخال الذكاء الاصطناعي إلى صندوق بريدك الإلكتروني. وفقًا لاستطلاع أجرته EY مؤخرًا، ذكر 62٪ من المؤسسات الحكومية أن مخاوف خصوصية البيانات وأمنها هي العقبات الرئيسية التي تحول دون اعتماد حلول الذكاء الاصطناعي. وأشار 51٪ آخرون إلى عدم وجود استراتيجية واضحة للتحول الرقمي، بينما يعاني 45٪ من عدم كفاية البنية التحتية للبيانات. لا تقتصر هذه العوائق على الحكومة، بل هي شائعة في جميع القطاعات.

❗️مخاطر الخصوصية والأمان

يمكن أن تسبب أدوات الذكاء الاصطناعي مخاطر جديدة، خاصةً إذا استخدم الموظفون حلول "الذكاء الاصطناعي الخفي" غير المعتمدة. وقد يؤدي ذلك إلى تسرب البيانات والإفراط في مشاركة المعلومات الحساسة. لحماية مؤسستك، من الضروري وضع سياسات واضحة لاستخدام الذكاء الاصطناعي، وفرض ضوابط وصول قائمة على الأدوار، وأتمتة عمليات الاحتفاظ بالبيانات.

❗️الدقة والثقة

لا تزال الثقة في الذكاء الاصطناعي قيد التطوير. تشير تقارير McKinsey إلى أن 50% من الموظفين قلقون بشأن عدم دقة النتائج التي يولدها الذكاء الاصطناعي، و43% قلقون بشأن الخصوصية الشخصية. بناء الثقة يعني ضمان أن يكون مساعد الذكاء الاصطناعي الخاص بك موثوقًا وشفافًا وسهل التدقيق.

❗️إدارة التغيير

إن نشر الذكاء الاصطناعي ليس مجرد مشروع تقني؛ إنه مشروع بشري. يوصي الخبراء بالعمل عن كثب مع الشركاء والموردين لمعالجة الفجوات في المهارات والتحديات الأمنية، وإعداد فريقك لسير العمل الجديد، ودمج إدارة المخاطر في كل مرحلة من مراحل نشر الذكاء الاصطناعي.

من صندوق الوارد الفارغ إلى صندوق الوارد الذكي

ليس عليك أن تتقبل فوضى صندوق الوارد كأحد تكاليف ممارسة الأعمال. مع مساعد البريد الإلكتروني الذكي المناسب، يتحول صندوق الوارد الخاص بك من معاناة يومية إلى مركز قيادة مبسط لأهم أعمالك.

بدلاً من قضاء ساعات في الفرز والرد والمتابعة، يمكنك الاعتماد على ClickUp AI لإبراز ما يهم، وأتمتة الردود الروتينية، وتحويل رسائل البريد الإلكتروني المهمة إلى مهام بنقرة واحدة فقط. تظهر الأبحاث أن الأدوات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي توفر بالفعل ساعات من العمل للمهنيين كل أسبوع وت ساعد الفرق على تحقيق أهدافهم الأكثر أهمية. مع ClickUp، يمكنك الوصول إلى سير عملك بالكامل، مما يقلل من التوتر ويوفر لك الوقت للقيام بالأعمال ذات التأثير الكبير.

مستقبل الإنتاجية لا يتعلق بمحاولة الوصول إلى صندوق بريد فارغ، بل يتعلق بتحقيق ذكاء صندوق البريد. باختيار ClickUp AI، فإنك تزود نفسك بشريك يساعدك على البقاء منظمًا وسريع الاستجابة ومتقدمًا على منافسيك.

الأسئلة المتكررة

يقوم مساعد الذكاء الاصطناعي بتحليل سمعة المرسل والكلمات المفتاحية ومؤشرات الاستعجال وسلوكك السابق لتمييز الرسائل ذات الأولوية العالية. بمرور الوقت، يتعلم المساعد أي جهات الاتصال والمواضيع الأكثر أهمية بالنسبة لك، بحيث تظهر رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية دائمًا في المقدمة.

تستخدم برامج المساعدة الذكية البارزة في مجال البريد الإلكتروني، بما في ذلك ClickUp AI، تشفيرًا قويًا وتتبع معايير خصوصية صارمة. ومع ذلك، يجب على مؤسستك وضع سياسات استخدام واضحة ومراجعة ميزات الأمان لكل أداة لضمان حماية البيانات الحساسة.

يمكن للذكاء الاصطناعي صياغة ردود دقيقة للبريد الإلكتروني الروتيني أو البسيط، ولكن من الحكمة مراجعة الردود قبل إرسالها، خاصةً بالنسبة للمواضيع الحساسة أو المعقدة. أفضل النتائج تأتي من الجمع بين سرعة الذكاء الاصطناعي وحكمك.

نعم. توفر معظم مساعدات البريد الإلكتروني التي تعمل بالذكاء الاصطناعي، بما في ذلك ClickUp AI، تكاملاً سلسًا مع Gmail وOutlook ومنصات البريد الإلكتروني الرئيسية الأخرى. وهذا يضمن لك استخدام ميزات الذكاء الاصطناعي دون تغيير سير عملك الحالي.

تحقق الصناعات التي تتعامل مع حجم كبير من البريد الإلكتروني، مثل الاستشارات والقانون والمبيعات والتكنولوجيا وإدارة المشاريع، أكبر المكاسب. ومع ذلك، يمكن لأي محترف يقضي وقتًا طويلاً في التعامل مع البريد الإلكتروني الاستفادة من المساعدة المدعومة بالذكاء الاصطناعي.

يمكن للذكاء الاصطناعي التعامل مع المهام المتكررة والكبيرة الحجم ومساعدتك على البقاء منظمًا، ولكنه لا يحل محل التعاطف أو الحكم أو مهارات بناء العلاقات التي يتمتع بها المساعد البشري. أفضل نهج هو السماح للذكاء الاصطناعي بالتعامل مع المهام الروتينية، حتى تتمكن أنت وفريقك من التركيز على ما يتطلب لمسة بشرية.

تتطلب معظم مساعدات البريد الإلكتروني التي تعمل بالذكاء الاصطناعي اتصالاً بالإنترنت لمعالجة البريد الإلكتروني وتحليله. قد تتوفر بعض الميزات، مثل الصياغة، في وضع عدم الاتصال بالإنترنت اعتمادًا على الأداة، ولكن الوظائف الكاملة تعتمد عادةً على