من كان يظن قبل عقد من الزمن أن البرامج يمكنها قراءة الفواتير المكتوبة بخط اليد واستخراج تفاصيل الموردين ومقارنة أوامر الشراء والموافقة على المدفوعات دون تدخل بشري؟
وها نحن ذا.
توفر فرق الشؤون المالية آلاف الساعات من خلال أتمتة سير العمل الذي كان يستهلك وقت أقسام بأكملها في السابق. وفقًا لمسح أجرته مجلة CFO، أفادت حوالي 36٪ من الشركات الأمريكية بتوفير ما يقرب من 10 ساعات أسبوعيًا من الأتمتة، أو أكثر من 500 ساعة سنويًا.
ما الذي تغير؟ سهولة الوصول إلى الذكاء الاصطناعي وتكامله مع أنظمة الأتمتة التقليدية القائمة على القواعد. أدى هذا التكامل إلى فتح آفاق جديدة تمتد لتشمل جميع وظائف الأعمال.
تحولت الأسئلة من "هل يجب أتمتة العمليات التجارية؟" إلى "كيف يمكن أتمتة العمليات باستخدام الذكاء الاصطناعي حتى نتمكن من تحقيق التميز التشغيلي؟"
إذا كنت تبحث عن أتمتة عملياتك التجارية باستخدام الذكاء الاصطناعي، فقد أنشأنا هذا الدليل من أجلك.
لماذا أتمتة العمليات باستخدام الذكاء الاصطناعي؟
تشير أحدث البيانات إلى أن أكثر من 66٪ من الشركات قد أتمتت عملية تجارية واحدة على الأقل.
على سبيل المثال، شهدت المؤسسات التي تطبق RPA لأتمتة المهام تحسينات في العائد على الاستثمار تتراوح بين 30% و 200% خلال السنة الأولى من التطبيق.
تشمل بعض المزايا الرئيسية التي نلاحظها من الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي ما يلي:
- تقليل الأخطاء: تخلص من الأخطاء المكلفة في معالجة الفواتير وإدخال البيانات وتسجيل العملاء الجدد، والتي تتطلب عادةً ساعات من التصحيح اليدوي.
- عمليات على مدار الساعة: حافظ على تشغيل العمليات الهامة خارج ساعات العمل، من استجابات دعم العملاء إلى معالجة الطلبات وتحديثات المخزون.
- تحسين الموارد: قم بتحويل الموظفين المهرة من المهام الروتينية مثل إدخال البيانات يدويًا إلى الأعمال الاستراتيجية التي تدفع نمو الإيرادات.
- يدعم قابلية التوسع: تعامل مع زيادة أعباء العمل خلال مواسم الذروة أو نمو الأعمال دون زيادة عدد الموظفين أو تكاليف العمل الإضافي.
- جودة موحدة: حافظ على تنفيذ متسق للعمليات عبر الأقسام، وقم بإزالة الاختلافات التي تخلق فجوات في تجربة العملاء.
- اتخاذ قرارات أسرع: قم بتحليل البيانات وإنتاج رؤى في دقائق بدلاً من أيام، مما يتيح الاستجابة بشكل أسرع لتغيرات السوق.
📮 ClickUp Insight: يقول 34٪ من العاملين أن أكبر عائق أمام الأتمتة هو عدم اليقين بشأن الأدوات التي يجب استخدامها. على الرغم من أن الكثيرين يرغبون في العمل بشكل أكثر ذكاءً، إلا أنهم يشعرون بالارتباك بسبب كثرة الخيارات المتاحة ويفتقرون إلى الثقة لاتخاذ الخطوة الأولى. 😓
يزيل ClickUp هذا الارتباك من خلال توفير وكلاء ذكاء اصطناعي بديهيين وسهلين الاستخدام يمكنهم أتمتة عملك ضمن منصة واحدة — دون الحاجة إلى استخدام أدوات متعددة. بفضل ميزات مثل ClickUp Brain، مساعد الذكاء الاصطناعي الخاص بنا، ووكلاء الذكاء الاصطناعي المخصصين، يمكن للفرق أتمتة العمليات وتخطيط المهام وتحديد أولوياتها وتنفيذها دون الحاجة إلى خبرة تقنية متقدمة أو استخدام أدوات كثيرة. شاهده أثناء العمل هنا. 👇🏼
💫 نتائج حقيقية: توفر Lulu Press ساعة واحدة يوميًا لكل موظف باستخدام ClickUp Automations، مما أدى إلى زيادة بنسبة 12٪ في كفاءة العمل الإجمالية.
ما هي العمليات التي يمكنك أتمتتها باستخدام الذكاء الاصطناعي؟
تمتد أتمتة الذكاء الاصطناعي من المهام البسيطة والمتكررة مثل إدخال البيانات والرد على رسائل البريد الإلكتروني إلى الأتمتة الذكية للعمليات المعقدة والمتعددة الطبقات، مثل تحسين سلسلة التوريد والتحليلات التنبؤية.
فيما يلي تفصيل لأكثر العمليات التجارية شيوعًا التي يمكنك أتمتتها عبر الأقسام باستخدام الذكاء الاصطناعي:
عمليات خدمة العملاء والدعم
تتعامل فرق خدمة العملاء مع كميات كبيرة من استفسارات العملاء المتكررة التي تتبع أنماطًا يمكن التنبؤ بها. يمكن لأتمتة المهام باستخدام الذكاء الاصطناعي حل المشكلات الأكثر شيوعًا دون تدخل بشري، مع إحالة المشكلات المعقدة إلى الأفراد المعنيين.
فرص الأتمتة الرئيسية:
- توجيه التذاكر وتعيين الأولويات: قم بتصنيف تذاكر الدعم وتعيينها تلقائيًا بناءً على المحتوى والطبيعة العاجلة
- إعادة تعيين كلمة المرور ومشكلات الحساب: تعامل مع مشكلات الحساب الروتينية من خلال سير العمل الآلي
- تتبع الطلبات وتحديثات الحالة: قدم إجابات في الوقت الفعلي على الاستفسارات دون تدخل من وكيل خدمة العملاء لتحسين رضا العملاء.
- الردود على الأسئلة الشائعة والاستفسارات الأساسية: استخدم روبوتات الدردشة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي للحصول على ردود فورية ودقيقة.
- تحليل المشاعر: حدد العملاء المحبطين، واعطِ الأولوية لحالاتهم، وتصرف بسرعة بناءً على ملاحظات العملاء.
يمكن أن تساعد ميزات مثل AI Assign و AI prioritize في ClickUp في حالات الاستخدام التالية:
🧠 هل تعلم؟ وفقًا لتوقعات Gartner، سيحل الذكاء الاصطناعي الوكالي 80% من مشكلات خدمة العملاء الشائعة بشكل مستقل دون تدخل بشري.
المالية والعمليات
تتضمن العمليات المالية كميات كبيرة من البيانات المنظمة والقرارات القائمة على القواعد. تقلل أتمتة الذكاء الاصطناعي من الأخطاء مع تسريع معالجة المعاملات، مثل التحقق من صحة الفواتير وتسوية النفقات ومعالجة المدفوعات، مما يضمن إتمام المعاملات بشكل أسرع وتحسين الامتثال.
فرص الأتمتة الرئيسية:
- معالجة الفواتير: استخراج البيانات من الفواتير ومطابقتها مع أوامر الشراء
- التحقق من صحة تقارير النفقات: تحقق من الإيصالات وفقًا لسياسات الشركة واعتمد المطالبات الروتينية
- الحسابات الدائنة/المدينة: إدارة جداول الدفع وعمليات التحصيل
- الكشف عن الاحتيال: مراقبة المعاملات بحثًا عن الأنماط المشبوهة في الوقت الفعلي
- التقارير المالية: قم بإنشاء تقارير منتظمة استنادًا إلى تحليل البيانات ووثائق الامتثال.
💡 نصيحة احترافية: يمكنك استخدام ClickUp Brain لإنشاء قواعد مخصصة لمعالجة تفاصيل الفواتير.
مهام المبيعات والتسويق
غالبًا ما تنشغل فرق المبيعات والتسويق بجمع البيانات وتقييم العملاء المحتملين والإشراف على الحملات. تعمل الأتمتة — سواء لتقييم العملاء المحتملين أو المتابعة — على تقليل هذه الأعمال الروتينية، مما يؤدي إلى تسريع سير العمل وتقديم حملات أكثر تخصيصًا وفعالية.
فرص الأتمتة الرئيسية:
- تقييم وتصنيف العملاء المحتملين: قم بتصنيف العملاء المحتملين تلقائيًا بناءً على سلوكهم وخصائصهم الديموغرافية.
- حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني: قم بتخصيص المحتوى وتوصيات التسوق بناءً على بيانات العملاء
- جدولة وسائل التواصل الاجتماعي: خطط وانشر المحتوى عبر منصات متعددة
- تقسيم العملاء: قم بتجميع العملاء حسب أنماط السلوك من أجل حملات مستهدفة
👀 هل تعلم؟ يمكن لمستخدمي ClickUp Brain الاختيار من بين عدة نماذج خارجية للذكاء الاصطناعي، بما في ذلك GPT-4 وClaude وGemini، للقيام بمختلف مهام الكتابة والتفكير والترميز مباشرةً من خلال منصة ClickUp.
الموارد البشرية والإدارة
تدير فرق الموارد البشرية سير العمل المتكرر المتعلق بالتوظيف والتأهيل والتدريب وإدارة الموظفين.
فرص الأتمتة الرئيسية:
- فحص السير الذاتية: قم بتصفية المرشحين بناءً على متطلبات الوظيفة والمؤهلات
- جدولة المقابلات: تنسيق التوافر بين المرشحين ومديري التوظيف
- تأهيل الموظفين الجدد: توجيه الموظفين الجدد خلال إجراءات الأوراق والتدريب
- تذكيرات مراجعة الأداء: جدولة ومتابعة إتمام التقييمات الدورية
- التسجيل في المزايا: ساعد الموظفين على استعراض الخيارات وإكمال التسجيل
أفاد ما يقرب من 90٪ من متخصصي تكنولوجيا المعلومات بأنهم شهدوا نموًا في أعمالهم بفضل أتمتة مختلف العمليات. مع متوسط عائد استثمار يبلغ 240٪، تعد أتمتة العمليات التجارية بالفعل أحد أكثر الاستثمارات تأثيرًا على الشركات الحديثة.
كيفية أتمتة العمليات باستخدام الذكاء الاصطناعي
إليك كيفية أتمتة سير عملك باستخدام الذكاء الاصطناعي.
نوضح لك كيف يساعدك ClickUp، أول مساحة عمل متكاملة تعمل بالذكاء الاصطناعي في العالم، في كل خطوة من خطوات العملية.
1. حدد العمليات المناسبة للأتمتة
تذكر أن ليس كل مهمة تحتاج إلى الذكاء الاصطناعي. أفضل المهام التي يمكن أتمتتها هي المهام المتكررة والقائمة على القواعد والمستهلكة للوقت.
ابدأ بالسؤال:
- هل تتبع هذه المهمة مجموعة واضحة من الخطوات؟
- هل يعتمد على بيانات أو مدخلات منظمة؟
- هل يستهلك ساعات دون إضافة قيمة كبيرة من الإبداع البشري؟
فيما يلي بعض الأمثلة على سير العمل الذي يمكن أتمتته:
- معالجة كشوف المرتبات أو إدخال بيانات العملاء: يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل البيانات المنظمة وتقليل الأخطاء البشرية وتقليل الوقت المستغرق في التحديثات اليدوية.
- تأهيل العملاء المحتملين أو توجيههم: يمكن أتمتة المعايير القائمة على القواعد مثل المسمى الوظيفي أو المجال أو سلوك الموقع الإلكتروني من أجل استجابة أسرع.
- إدارة صندوق الوارد: يمكن فرز طلبات الدعم المتكررة أو رسائل البريد الإلكتروني من العملاء أو وضع علامات عليها أو الرد عليها باستخدام مطالبات الذكاء الاصطناعي.
فئة أخرى شائعة هي المهام المتكررة المتعلقة بالاستقبال. قد تكون هذه المهام جمع طلبات العملاء وتعليقاتهم، أو مشكلات الخدمة، أو تذاكر الدعم.
باستخدام نماذج ClickUp، يمكنك تسجيل هذه المهام والمعلومات. قم بإقرانها مع الحقول المخصصة أو حقول الذكاء الاصطناعي في ClickUp لوضع علامات على البيانات الواردة وفرزها وتوجيهها تلقائيًا إلى الشخص أو القائمة المناسبة.
على سبيل المثال:
- يمكن أن يتم تلقائيًا وضع علامة "مالية" على نموذج مقدم بشأن مشكلة في الفوترة، ووضع علامة "عاجل" عليه، وتعيينه مباشرة إلى فريق الحسابات لديك.
- قد يؤدي طلب العميل لإجراء تعديلات إبداعية إلى إنشاء مهمة جديدة ذات أولوية مناسبة ومسؤول عنها بناءً على اسم العميل أو رمز المشروع.
📚 اقرأ المزيد: أكثر من 25 مثالاً على الخرائط الذهنية
2. قم بتخطيط سير عملك الحالي
في هذه المرحلة، قد ترغب في إنشاء تمثيل مرئي مفصل للعمليات التجارية التي تخطط لأتمتتها باستخدام الذكاء الاصطناعي. يمكنك القيام بذلك باستخدام أدوات تخطيط العمليات، مثل المخططات الانسيابية أو مخططات سير العمل أو حتى شيء بسيط مثل الملاحظات اللاصقة.
ومع ذلك، بالنسبة لميزات الهيكل والتعاون، نقترح استخدام برامج نمذجة العمليات.
قم بتوثيق كل خطوة في سير عملك الحالي (من البداية إلى النهاية)، بما في ذلك:
- محفزات البدء التي تبدأ العملية، أي تسجيل عميل جديد، استلام فاتورة
- نقاط اتخاذ القرار التي تتطلب اختيارات أو موافقات، مثل مراجعة المدير والتحقق من الميزانية.
- تسلسل المهام الذي يوضح ترتيب الأنشطة
- مدخلات ومخرجات البيانات في كل مرحلة، أي بيانات النماذج والتقارير وتحديثات الحالة
- تسليم المهام بين أعضاء الفريق أو الأقسام
- متطلبات الوقت لكل خطوة، أي فترة الموافقة التي تبلغ 24 ساعة
عند تخطيط العمليات، من الضروري إشراك أعضاء الفريق الذين سيقومون بتنفيذ العملية فعليًا. غالبًا ما تكشف رؤاهم ما تغفل عنه إجراءات التشغيل القياسية (SOP) — الحلول اليدوية، والخطوات التي تم تخطيها، أو التبعيات التي لم يتم توثيقها ولكنها ضرورية لنجاح الأتمتة.
أما بالنسبة لأي رؤى أخرى مفقودة، فيمكن لـ ClickUp Brain مساعدتك. يمكنه بسهولة استخراج الرؤى من محاضر الاجتماعات أو محادثات العملاء أو تعليقات المهام أو ClickUp Docs وتحويل التفاصيل غير المنظمة إلى سير عمل خطوة بخطوة. ثم، للذهاب إلى أبعد من ذلك، يمكنك أيضًا أن تطلب من Brain إنشاء صور لمخططات سير العمل الخاصة بك.
🛠️ مجموعة الأدوات: فكر في استخدام نموذج تخطيط العمليات من ClickUp لتخطيط كل خطوة من المحفز إلى الإجراء. يساعدك هذا النموذج على توضيح عمليات التسليم والتبعيات والقرارات. ستتمكن من تصور الأقسام التي يناسبها الذكاء الاصطناعي والأقسام التي لا يزال فيها دور الإنسان مهمًا.
باستخدام هذا النموذج، يمكنك:
- حدد هيكل سير العمل بصريًا: اكتب نوع خريطة العملية (مثل مخطط المسارات) التي ستستخدمها لتمثيل الأدوار والمسؤوليات وتدفق المهام عبر الأقسام.
- توضيح الأهداف: باستخدام حقل جدول أعمال العملية (على سبيل المثال، عملية الإنتاج)، يمكنك مواءمة الجميع حول ما يحاول سير العمل تحقيقه قبل البدء في التحسين أو الأتمتة.
- جهز المسرح لتحديد فرص الأتمتة: على سبيل المثال، لا تحتاج خطوة معينة إلى مراجعة بشرية. يمكن للذكاء الاصطناعي القيام بذلك.
- قم بتوجيه الفريق من خلال إعداد مهام فرعية مفصلة: يمكنك وضع جداول زمنية وتحديد المسؤوليات وتعيين أعضاء الفريق المعنيين.
3. اختر أدوات أتمتة الذكاء الاصطناعي المناسبة
قبل اختيار الأداة، من الضروري فهم أن العمليات المختلفة تتطلب أساليب مختلفة.
يجب أن يعتمد نوع الذكاء الاصطناعي الذي تستخدمه على المشكلة التي تحلها والبيانات المعنية.
فيما يلي أكثر تقنيات الذكاء الاصطناعي شيوعًا التي ستنفذها باستخدام أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) لأتمتة سير العمل بالكامل:
| التقنية | ماذا يفعل | أين يكون ذلك مفيدًا |
|---|---|---|
| معالجة اللغة الطبيعية (NLP) | تفسير اللغة البشرية وتلخيصها والرد عليها | أتمتة فرز البريد الإلكتروني وتذاكر الدعم وملخصات العقود |
| التعلم الآلي (ML) | يتعلم الأنماط من البيانات التاريخية لاتخاذ التنبؤات أو القرارات | تقييم العملاء المحتملين، وتوقع المخزون، وكشف الاحتيال |
| الرؤية الحاسوبية | استخراج وتفسير المعلومات من الصور أو ملفات PDF أو المستندات الممسوحة ضوئيًا | معالجة الفواتير والتحقق من صحة الهوية وسير عمل الفحص البصري |
| التعلم المعزز | تحسين القرارات بمرور الوقت باستخدام حلقات التغذية الراجعة | تحسين منطق استخراج البيانات وتدفقات التحقق من صحة المدخلات ومهام اتخاذ القرارات المتسلسلة |
| الذكاء الاصطناعي الوكالي | تنفيذ إجراءات متعددة الخطوات بشكل مستقل لتحقيق هدف محدد | توجيه سير العمل وأتمتة المهام وتحسين المهام من البداية إلى النهاية |
الآن، بناءً على متطلبات العملية الخاصة بك (مثل تحسين سير العمل، وتبسيط المبيعات، وتبسيط التسويق)، اختر أداة باستخدام معايير الاختيار الرئيسية التالية:
- قدرات التكامل: ابحث عن الأدوات وواجهات برمجة التطبيقات (API) التي تتكامل بسهولة مع مجموعة البرامج الحالية لديك لتقليل تعقيد التنفيذ.
- القابلية للتوسع والمرونة: اختر منصات قادرة على التعامل مع أحجام المعاملات المتزايدة ويمكنها توسيع نطاق الأتمتة عبر مختلف الأقسام والعمليات.
- سهولة الاستخدام: أعط الأولوية للمنصات سهلة الاستخدام التي تتميز بواجهات السحب والإفلات، وأدوات إنشاء سير العمل المرئية، ومتطلبات الترميز الدنيا.
- هيكل التكلفة: من الناحية المثالية، سترغب في استخدام أداة أتمتة تنمو معك. ضع في اعتبارك أيضًا التسعير لكل مستخدم، وتكاليف الأتمتة على أساس الحجم، وترخيص المؤسسة، ووقت التدريب، وتكاليف التنفيذ.
ومع ذلك، فإن أحد الأسباب الرئيسية لفشل تطبيقات الذكاء الاصطناعي هو أن الأدوات لا تتواصل مع بعضها البعض.
إذا كنت تستخدم ClickUp لإدارة المشاريع، فإن تكاملات ClickUp تسد هذه الفجوة، كما أن الذكاء الاصطناعي في ClickUp لديه سياق لكل من هذه الأدوات. يمكنك توصيل أكثر من 1000 أداة، بما في ذلك Slack وGoogle Drive وHubSpot وGitHub وZoom.
🌟 مكافأة: العمل عبر أدوات ذكاء اصطناعي متعددة سيؤدي إلى إبطاء عمل فرقك. بفضل تطبيق Brain MAX المستقل من ClickUp، يمكنك التخلص من هذه المشكلة. فهو يركز تفاعلات الذكاء الاصطناعي في تطبيق واحد. كما أنه يعرف سياق عملك ويقضي على الجهود الزائدة مثل النسخ واللصق.
4. قم بتخطيط وتصميم سير العمل الآلي
الآن، يمكنك تحويل خريطة العمليات الحالية إلى سير عمل آلي مدعوم بالذكاء الاصطناعي. تربط هذه الخطوة بين فهم ما تفعله الآن وتصميم ما ستتعامل معه أنظمة الذكاء الاصطناعي.
يمكنك البدء بتحديد نقاط اتخاذ القرار التي يمكن أن يحل فيها الذكاء الاصطناعي محل الحكم البشري، أي المهام غير المعقدة.
على سبيل المثال، تتضمن عمليتنا الحالية مراجعة تقارير النفقات التي تقل قيمتها عن 500 دولار يدويًا. يمكنك إنشاء قاعدة للذكاء الاصطناعي للموافقة تلقائيًا على هذه النفقات مع وضع علامة على المبالغ الأعلى لمراجعتها من قبل الإنسان.
| نوع سير العمل | Trigger | الشرط | الإجراء |
|---|---|---|---|
| أعط الأولوية للمهام ذات الأهمية العالية | تم إنشاء مهمة جديدة | حقل مخصص = أولوية عالية | قم بالتعيين تلقائيًا إلى رئيس الفريق → أرسل إشعار الدردشة |
| توجيه المهام بناءً على نوع الطلب | تم إرسال نموذج الدعم | يحتوي النص النموذجي على "إعادة تعيين كلمة المرور" | اضبط حالة المهمة على قيد التقدم → أرسل بريدًا إلكترونيًا تلقائيًا عبر Email ClickApp |
| تصعيد الأعمال المتوقفة | المهمة لا تزال مفتوحة | الحالة = لم يتم حلها بعد 24 ساعة | قم بتصعيد المهمة إلى مدير المشروع → أبلغه على الفور |
في هذه المرحلة، تعمل ClickUp Automations و AI Agents و ClickUp Brain معًا لمساعدتك في تحويل سير العمل اليدوي إلى تسلسلات منطقية داخل مساحة العمل الخاصة بك.
تعمل وكلاء ClickUp AI كشركاء أتمتة ذكيين هنا، مما يزيل التعقيد الذي يتطلبه عادةً إنشاء سير عمل متعدد الخطوات. بدلاً من تجميع المشغلات والشروط والإجراءات يدويًا، يمكنك تشغيل وكيل، وتحديد النتيجة التي تريدها، وترك ClickUp Brain يتولى المنطق وراء الكواليس. يمكن لوكلائك:
- تفسير السياق تلقائيًا: يقرؤون المهام والتعليقات والنماذج والحقول لفهم ما يجب القيام به بعد ذلك.
- العمل بشكل مستقل: تحديث الحالات، وتعيين المالكين، وإنشاء الردود، وتوجيه المهام، أو تصعيد المشكلات — دون الحاجة إلى تكوين كل خطوة
- التكيف مع العمل الفعلي: يتم تعديلها بناءً على المحتوى والطابع العاجل والأنماط، بحيث يستمر سير العمل حتى عند تغير المدخلات.
- تقليل وقت الإعداد: لا حاجة لسلسلة طويلة من القواعد؛ استفد من ClickUp Brain لتحديد التسلسل الصحيح للإجراءات
باختصار، تمنحك وكلاء الذكاء الاصطناعي قوة الأتمتة المتقدمة دون عناء إنشاء أتمتة معقدة بنفسك، مما يجعل مساحة عملك أكثر ذكاءً وسرعة وسهولة في الصيانة.
صمم سير عملك الآلي للمهام المتكررة باستخدام هذه المكونات الأساسية:
المحفزات والشروط: حدد ما الذي يبدأ الأتمتة والقواعد التي يجب الوفاء بها
تدفق البيانات ومعالجتها: تتيح لك الحقول المخصصة + الأتمتة في ClickUp التحقق من صحة البيانات ووضع علامات عليها وتوجيهها إلى الفريق أو القائمة المناسبة.
منطق القرار والتوجيه: استخدم تسلسلات "إذا حدث هذا، فسيحدث ذلك" لتكرار منطق عملك وأتمتة القرارات الشائعة.
معالجة الاستثناءات: يمكن للأتمتة إضافة تعليقات أو إعادة تخصيص المهام أو إخطار الأشخاص عندما يحدث عطل أو يلزم إجراء مراجعة.
فيما يلي مثال على سير عمل أتمتة الذكاء الاصطناعي، الذي يستفيد من الوكلاء:
📚 اقرأ المزيد: دليلك لإدارة سير العمل
5. قم بتدريب أو تكوين نظام الذكاء الاصطناعي الخاص بك
تأتي معظم أدوات الأتمتة الحديثة مزودة بنماذج ذكاء اصطناعي مدربة مسبقًا يمكنك تهيئتها، بدلاً من الاضطرار إلى تدريبها من الصفر. في مثل هذه الحالات، يمكنك توصيل أنظمتك الحالية (مثل CRM) بأدوات الذكاء الاصطناعي، وإعداد منطق الأعمال، والبدء في اختبار الأتمتة.
ومع ذلك، بالنسبة لنماذج الذكاء الاصطناعي المخصصة التي تتطلب تدريبًا، ستحتاج إلى تدريب النماذج باستخدام بيانات محددة. تتضمن العملية ما يلي:
- إعداد البيانات: قم بتنظيف وتنظيم البيانات التاريخية التي تمثل أنماط عملياتك
- اختيار الميزات: حدد نقاط البيانات الأكثر صلة باتخاذ القرارات
- تدريب النموذج: استخدم خوارزميات التعلم الآلي للتعلم من أنماطك التاريخية
- اختبار التحقق: تحقق من أداء النموذج بدقة على البيانات التي لم يسبق له رؤيتها من قبل.
في ClickUp، تعمل مهام ClickUp كطبقة تنفيذ لأتمتة الذكاء الاصطناعي. مزيج ClickUp Brain + ClickUp Tasks:
- إنشاء المهام تلقائيًا من مشغلات الذكاء الاصطناعي (على سبيل المثال، دخول عميل محتمل إلى نظام إدارة علاقات العملاء → إنشاء مهمة مع حقول مملوءة مسبقًا)
- قم بتحديث أو تصنيف المهام بناءً على مخرجات الذكاء الاصطناعي (على سبيل المثال، أضف علامة "عاجل" إذا كان الشعور = سلبي)
- قم بتعيين المهام تلقائيًا بناءً على قواعد التوجيه أو قدرة الفريق
- تتبع أداء الأتمتة عن طريق إضافة حقول مخصصة أو حالات مثل "مقترح من الذكاء الاصطناعي" أو "مراجعة يدوية" أو "تمت إحالته".
⚡ أرشيف القوالب: قوالب مجانية لسير العمل في ClickUp و Excel
6. قم بنشر ومراقبة وتحسين سير عملك
انشر أتمتة الذكاء الاصطناعي تدريجياً لتقليل الاضطرابات إلى الحد الأدنى والسماح بإجراء تعديلات في الوقت الفعلي.
من الأفضل أن تبدأ بنشر تجريبي، يشمل مجموعة صغيرة من المستخدمين أو نطاق محدود من العمليات. راقب أداءه عن كثب وتأكد من أن أتمتة الذكاء الاصطناعي تعمل كما ينبغي. في حالة ظهور مشكلات (وستكون هناك بالتأكيد اضطرابات)، قم بإجراء تعديلات سريعة بناءً على ما تلاحظه.
مع معالجة نظام الذكاء الاصطناعي لمزيد من البيانات، أعد تدريب أو صقل قواعدك لتعكس أنماط السلوك المحدثة أو التغييرات في الأعمال. بمرور الوقت، تساعد هذه التعديلات الدقيقة على تحسين الدقة وتقليل الاعتماد على التدخل اليدوي.
لمراقبة كل هذا دون الغرق في جداول البيانات أو التبديل بين الأدوات، استخدم لوحات معلومات ClickUp.
تمنحك لوحات معلومات ClickUp عرضًا مركزيًا في الوقت الفعلي لما يلي:
- حجم المهام واتجاهات الحالة عبر سير العمل المؤتمت
- العقبات والمهام المتأخرة التي تشير إلى انهيار العمليات
- الإجراءات الموسومة بالذكاء الاصطناعي مثل "تعيين تلقائي" أو "تصعيد" أو "ثقة منخفضة"
- وزع عبء العمل على الفريق، حتى تعرف ما إذا كانت منطق التوجيه يحتاج إلى تعديل
بمجرد استقرار سير عملك، استخدم نفس لوحة التحكم لتتبع عائد الاستثمار في الأتمتة وتحسين عملياتك.
🧠 حقيقة ممتعة: يستخدم Spotify خوارزميات الذكاء الاصطناعي، ولا سيما التعلم الآلي، لتخصيص تجربة المستخدم وزيادة التفاعل. وقد أدى هذا التخصيص إلى زيادة كبيرة في تفاعل المستخدمين، حيث تمثل قوائم التشغيل المخصصة أكثر من 30٪ من وقت الاستماع.
نظرة عامة على أدوات الذكاء الاصطناعي لأتمتة العمليات
الآن أنت تعرف ماذا تريد أتمتته وكيف.
الخطوة التالية هي اختيار أداة الذكاء الاصطناعي المناسبة للمهمة. سواء كنت تقوم بأتمتة المهام الروتينية أو التعامل مع تدفقات البيانات المعقدة أو نشر مساعدات الذكاء الاصطناعي عبر أنظمتك، فلا يوجد حل واحد يناسب الجميع.
فيما يلي، قمنا بتقسيم قائمة مختارة من أدوات الذكاء الاصطناعي - مجمعة حسب الفئة - لمساعدتك في العثور على أفضل ما يناسب احتياجاتك في أتمتة العمليات.
| ClickUp | أتمتة سير العمل والمهام / مساعد الذكاء الاصطناعي | ClickUp Brain (الذكاء الاصطناعي السياقي)، تلخيص المهام بالذكاء الاصطناعي، الكتابة بالذكاء الاصطناعي، أتمتة ClickUp، روبوتات الدردشة بالذكاء الاصطناعي | إدارة المشاريع، سير عمل المهام، إنشاء ملخصات المشاريع، إنشاء المهام من الملاحظات، وإدارة العمل المركزية |
| Zapier | أتمتة سير العمل والمهام | أداة إنشاء الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، تكاملات GPT، واجهات Zapier، روبوتات الدردشة بالذكاء الاصطناعي، تحويل البيانات البسيط | سير العمل بين التطبيقات، مشغلات شرطية بسيطة ومتقدمة، دمج الذكاء الاصطناعي في العمليات التجارية الشائعة عبر أكثر من 6000 تطبيق |
| Make (Integromat) | أتمتة سير العمل والمهام | دعم OpenAI، أداة إنشاء التدفق المرئي، منطق متقدم، معالجة الأخطاء التفصيلية، موصلات API | سير عمل معقد متعدد الخطوات يتطلب تخصيصًا عميقًا وتوجيه البيانات بين العديد من التطبيقات، وبناء السيناريوهات |
| n8n | أتمتة سير العمل والمهام | عقد الذكاء الاصطناعي المخصصة (على سبيل المثال، لـ LLM و RAG)، خيار الاستضافة الذاتية، التحكم على مستوى الكود، عقد المجتمع | تحكم على مستوى المطور في عمليات الأتمتة، والاستضافة الذاتية لخصوصية البيانات، ودمج نماذج الذكاء الاصطناعي المخصصة/مفتوحة المصدر، والوظائف المخصصة. |
| Aisera | مساعد الذكاء الاصطناعي (المؤسسات) | الذكاء الاصطناعي التخاطبي، وكلاء الذكاء الاصطناعي للخدمة الذاتية، فهم اللغة الطبيعية (NLU)، الذكاء الاصطناعي التوليدي للحلول | أتمتة حلول تكنولوجيا المعلومات ودعم العملاء (ITSMChatbot، مركز الاتصال)، وكلاء الذكاء الاصطناعي على مستوى المؤسسة للخدمات الداخلية |
| Moveworks | مساعد الذكاء الاصطناعي (المؤسسات) | مساعد مؤسسي قائم على معالجة اللغة الطبيعية، الذكاء الاصطناعي التوليدي، التنسيق المدعوم بـ LLM عبر المعرفة والأنظمة الداخلية | أتمتة الطلبات الداخلية للموظفين (تكنولوجيا المعلومات، الموارد البشرية، الشؤون المالية) عبر منصات التعاون مثل Slack و Teams، مما يقلل من حجم التذاكر |
| Humata | الذكاء الاصطناعي للمستندات | أسئلة وأجوبة المستندات، استخراج الملخصات، إنشاء الاقتباسات، التعرف الضوئي على الحروف للمستندات الممسوحة ضوئيًا، الإنشاء التلقائي للتقارير | استخراج الرؤى والمهام من ملفات PDF والمستندات (الأوراق البحثية والمستندات القانونية والتقارير) والبحث عن المعرفة الداخلية من المستندات |
| مركز UiPath AI | أتمتة المستندات والبيانات / RPA | OCR، تدريب نموذج ML، الرؤية الحاسوبية، التكامل مع روبوتات RPA (Studio/Orchestrator) لأتمتة شاملة | معالجة الفواتير، أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) الخلفية، وتدريب نماذج التعلم الآلي المخصصة لمهام استخراج البيانات المحددة. |
| Rossum | أتمتة المستندات والبيانات | الذكاء الاصطناعي المُدرّب مسبقًا على المستندات (Rossum Aurora)، التقاط البيانات المعرفية، قراءة النماذج، شاشة التحقق، تدريب النماذج المخصصة | معالجة الفواتير/أوامر الشراء واللوجستيات والتقاط البيانات من أنواع مختلفة من المستندات المعقدة بدقة وسرعة عالية |
| Microsoft Power Automate + AI Builder | أتمتة المستندات والبيانات | معالجة النماذج، تحليل المشاعر، نماذج الذكاء الاصطناعي المعدة مسبقًا والمخصصة، تدفقات DPA/RPA، تكامل GPT | أتمتة داخل نظام Microsoft (SharePoint و Teams و Dynamics 365)، وإنشاء تدفقات ذكاء اصطناعي مخصصة دون الحاجة إلى معرفة عميقة بالبرمجة. |
| Kognitos | منصة تكامل الذكاء الاصطناعي | برمجة اللغة الطبيعية (أتمتة قائمة على اللغة الإنجليزية)، محرك عصبي رمزي، IDP متقدم، ميزات الامتثال | صف وأتمت منطق الأعمال بلغة إنجليزية بسيطة لسير العمل المعقد مثل التسوية المالية ومعالجة الحسابات الدائنة، والامتثال عالي المستوى |
| Pipedream | منصة تكامل الذكاء الاصطناعي | دعم GPT، مرونة على مستوى الكود (Node. js، Python، Go)، تنفيذ بدون خادم، مراقبة API | أتمتة المطورين عبر واجهات برمجة التطبيقات (API) وبرامج SaaS، وربط الكود المخصص بالإجراءات المعدة مسبقًا ونماذج الذكاء الاصطناعي لمعالجة البيانات المعقدة. |
| Parabola | منصة تكامل الذكاء الاصطناعي | أداة إنشاء التدفق بالسحب والإفلات، والمنطق + الذكاء الاصطناعي يتحول إلى أداة إنشاء بدون كود، وجدولة البيانات، والمراقبة | عمليات التجارة الإلكترونية و SaaS، أتمتة تنظيف البيانات وإثرائها ومزامنتها عبر أدوات التسويق والمبيعات، وخطوط أنابيب مستودعات البيانات |
| LangChain | منصة تكامل الذكاء الاصطناعي (إطار عمل) | وكلاء LLM، والذاكرة، و RAG (الاسترجاع المعزز بالتوليد)، والسلاسل للتفكير المعقد، واستخدام الأدوات | بناء ونشر وكلاء الذكاء الاصطناعي المخصصين وخطوط الأتمتة التي تستخدم مصادر البيانات الخارجية للاستجابات المراعية للسياق واتخاذ القرارات |
أفضل الممارسات للأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي
يعتمد النجاح في أتمتة الذكاء الاصطناعي إلى حد كبير على استراتيجيات التنفيذ التي تتبعها الشركة. ومن بين الممارسات الأساسية التي تميز مشاريع الأتمتة الناجحة عن المحاولات الفاشلة ما يلي:
- ابدأ بخطوات صغيرة وتوسع تدريجياً: بدلاً من أتمتة العمليات على نطاق المؤسسة، جرب الأتمتة على عملية واحدة قبل توسيعها لتشمل جميع الأقسام.
- أعط الأولوية لجودة البيانات: قم بتوحيد مدخلات البيانات للعمليات التي اخترتها عن طريق استيعاب بيانات نظيفة ومنظمة ومصنفة للحصول على نتائج أفضل للذكاء الاصطناعي.
- ضع مقاييس أداء واضحة: قم بإعداد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مثل وقت المعالجة ومعدلات الأخطاء وتوفير التكاليف لقياس تأثير الأتمتة على نتائج الأعمال.
- التصميم من أجل تجربة المستخدم: تأكد من أن واجهة (أداة الأتمتة) سهلة الاستخدام وأن المستخدمين يحصلون على الدعم الكافي للتكيف مع سير العمل الآلي، وقم ببناء عمليات واضحة.
- خطط للمراقبة المستمرة: قم بإعداد مراجعات منتظمة لتقييم الأداء وتحديث قواعد الأتمتة بناءً على أنماط البيانات الجديدة.
- إنشاء خيارات احتياطية: إنشاء إجراءات تجاوز يدوية وسير عمل بديل عندما تواجه أنظمة الذكاء الاصطناعي أخطاء أو سيناريوهات غير متوقعة.
الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها
وفقًا لشركة McKinsey، يفشل ما يقرب من 70٪ من مشاريع التحول الرقمي في تحقيق النتائج المرجوة. السبب؟ أحد الأخطاء الشائعة التي تميل الشركات إلى ارتكابها:
فيما يلي جدول واضح مع أمثلة حية وعملية مضافة لكل عقبة:
| المخاطر | ماذا يعني ذلك | أمثلة |
|---|---|---|
| أتمتة العمليات المعطلة | إن إضافة الذكاء الاصطناعي إلى سير عمل غير فعال أو سيئ التصميم يضخم الأخطاء بدلاً من إصلاحها. | تقوم إحدى الشركات بأتمتة عمليات الموافقة على النفقات دون إصلاح قواعد التصنيف الفوضوية، مما يؤدي إلى الموافقة تلقائيًا على مئات النفقات المصنفة بشكل خاطئ. |
| تجاهل تدريب المستخدمين | تقاوم الفرق الأتمتة أو تتجاهلها إذا لم تفهم كيفية استخدامها بفعالية. | يستمر موظفو الدعم في العودة إلى جداول البيانات اليدوية لأن لا أحد شرح لهم كيفية عمل توجيه التذاكر الآلي. |
| الاندفاع نحو النشر على نطاق واسع | إن تطبيق الأتمتة في كل مكان في وقت واحد يزيد من احتمال حدوث اضطراب واسع النطاق. | يتم تشغيل أتمتة CRM بالكامل بين عشية وضحاها، وفي صباح اليوم التالي يتم تخصيص 1200 عميل محتمل للأشخاص الخطأ لأن القاعدة لم يتم اختبارها. |
| إهمال أمن البيانات والامتثال | يؤدي عدم مواءمة الأتمتة مع بروتوكولات الخصوصية والأمان إلى مخاطر قانونية ومالية. | تبدأ أداة الذكاء الاصطناعي في سحب بيانات العملاء من مجلدات غير آمنة، مما يؤدي إلى انتهاك الامتثال أثناء عملية التدقيق. |
| توقع نتائج فورية | تحتاج أنظمة الذكاء الاصطناعي إلى وقت لتعلم الأنماط وتحسين التنبؤات والتأقلم مع سير العمل. | تتوقع القيادة دقة فورية من نموذج التنبؤ بالذكاء الاصطناعي وتتخلى عنه بعد أسبوع واحد من النتائج غير المثالية. |
مستقبل أتمتة العمليات المدعومة بالذكاء الاصطناعي
لقد تحولت أتمتة العمليات من مجرد إنجاز المهام البسيطة إلى إدارة ذكية للعمليات تتكيف وتتعلم باستمرار. من المتوقع أن يرتفع حجم سوق وكلاء الذكاء الاصطناعي العالمي من 5.40 مليار دولار إلى حوالي 50.31 مليار دولار، وهو ما يمثل معدل نمو سنوي مذهل يبلغ 44.8٪.
في المستقبل، ستشهد هذه العقد بعض التغييرات المتوقعة في مجال أتمتة العمليات:
- تحسين العمليات التنبؤية: ستساعد قدرة الذكاء الاصطناعي على جمع البيانات وتحليلها في تحسين الاستدامة عبر سلاسل التوريد. ستحلل أنظمة الذكاء الاصطناعي الأنماط التاريخية للتنبؤ بالاختناقات وتعديل سير العمل تلقائيًا بناءً على الظروف في الوقت الفعلي.
- التشغيل الآلي الفائق على نطاق المؤسسة: ستساعد القدرة على محاكاة واختبار أنظمة العمليات بأكملها قبل التنفيذ الشركات على أتمتة سير عمل الذكاء الاصطناعي الذي يمتد عبر عدة أقسام وأنظمة.
- ستصبح وكالات الذكاء الاصطناعي المستقلة هي السائدة: ستتولى هذه الوكالات معالجة العمليات متعددة الخطوات دون تدخل بشري، واتخاذ القرارات بناءً على قواعد العمل والتكيف مع الظروف المتغيرة في الوقت الفعلي.
أتمتة العمليات التجارية المعقدة باستخدام ClickUp
أتمتة العمليات هي رهان أساسي للحفاظ على التنافسية والأهمية.
مع تزايد توقعات العملاء وتسارع متطلبات السوق، أصبحت العمليات اليدوية عبئًا تشغيليًا يبطئ النمو ويزيد التكاليف.
يوفر ClickUp، بمساحة العمل المتكاملة للذكاء الاصطناعي، كل ما تحتاجه لأتمتة العمليات. من معالجة البيانات الذكية في Brain إلى إدارة المهام الشاملة والأتمتة القائمة على القواعد، ClickUp هو الأداة التي تحتاجها للعمل بشكل أفضل وأسرع.
سجل مجانًا الآن واستمتع بتجربة الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي التي تنمو مع نمو أعمالك.
الأسئلة المتداولة
نعم، يمكنك استخدام الذكاء الاصطناعي لأتمتة مجموعة متنوعة من المهام عبر وظائف الأعمال المختلفة. تتيح لك المنصات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي مثل ClickUp إعداد عمليات أتمتة للعمليات المتكررة مثل إدخال البيانات وتعيين المهام وإنشاء المحتوى وإعداد التقارير. من خلال الاستفادة من قوالب الأتمتة ومساعدي الذكاء الاصطناعي، يمكنك إنشاء قواعد تؤدي إلى تشغيل الإجراءات تلقائيًا، مما يساعد على تقليل الجهد اليدوي ويوفر لك الوقت للقيام بأعمال أكثر استراتيجية.
يعمل الذكاء الاصطناعي على أتمتة العمليات باستخدام تقنيات مثل التعلم الآلي ومعالجة اللغة الطبيعية والرؤية الحاسوبية. تتيح هذه التقنيات لأنظمة الذكاء الاصطناعي تحليل مجموعات البيانات الكبيرة وفهم اللغة البشرية وتوليدها وتفسير المعلومات المرئية. على سبيل المثال، يمكن للذكاء الاصطناعي توجيه تذاكر الدعم تلقائيًا أو إنشاء ملخصات أو تحليل الاتجاهات في بياناتك. في منصات مثل ClickUp، يعمل الذكاء الاصطناعي جنبًا إلى جنب مع الأتمتة لتبسيط سير العمل وتعيين المهام بناءً على السياق وتوفير رؤى في الوقت الفعلي، مما يجعل العمليات التجارية أكثر كفاءة ودقة.
لأتمتة سير العمل باستخدام الذكاء الاصطناعي، ابدأ بتحديد المهام المتكررة أو التي تستغرق وقتًا طويلاً ضمن عملياتك. اختر منصة مدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل ClickUp، التي توفر مجموعة من قوالب الأتمتة وميزات الذكاء الاصطناعي. قم بإعداد قواعد الأتمتة التي تتناسب مع احتياجات سير عملك، مثل تعيين المهام عند استيفاء شروط معينة أو إنشاء تذكيرات للمواعيد النهائية القادمة. يمكنك أيضًا دمج مساعدات الذكاء الاصطناعي مثل ClickUp Brain للمساعدة في إنشاء المحتوى وتلخيصه وتقديم إجابات فورية. راقب الأتمتة وحسّنها بانتظام لضمان استمرارها في تلبية متطلبات عملك المتطورة.
يتضمن تنفيذ الذكاء الاصطناعي في الأتمتة عدة خطوات أساسية. ابدأ بتقييم وتحديد أولويات العمليات الأكثر ملاءمة للأتمتة، مع التركيز على تلك التي تتكرر وتكون عرضة للأخطاء. اختر أدوات الذكاء الاصطناعي التي تتوافق مع أهدافك — على سبيل المثال، يوفر ClickUp ميزات مدمجة للذكاء الاصطناعي والأتمتة سهلة الدمج. قم بتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي الخاصة بك باستخدام بيانات عالية الجودة إذا لزم الأمر، وتأكد من التكامل السلس مع سير العمل الحالي لديك. راقب أداء عمليات الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي وقم بإجراء التعديلات اللازمة. تشمل أفضل الممارسات البدء بمشاريع تجريبية، وإشراك أصحاب المصلحة، وتوفير التدريب لضمان التبني السلس وتعظيم فوائد الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي.