هل سبق لك أن وظفت شخصًا يتطابق تمامًا مع الوصف الوظيفي، لتفاجأ لاحقًا بعدم قدرته على النجاح في هذا المنصب؟
كجزء من عملية التوظيف، تقوم كل مؤسسة بكتابة وصف وظيفي، والذي يتضمن عادةً مجموعة من المهارات والخبرات التي يجب أن يتمتع بها المرشح. ومع ذلك، لكي ينجح الموظفون في أداء دور معين، فإنهم يحتاجون إلى ما هو أكثر من ذلك. فهم يحتاجون إلى مجموعة أكثر شمولية من «الكفاءات».
يساعد إنشاء إطار الكفاءات واستخدامه المؤسسات على تقييم الموظفين وإشراكهم ودعمهم لتحقيق النجاح. في هذه المدونة، نستكشف ماهية هذا الإطار، وأسباب استخدامه، وكيفية إنشاء إطار خاص بمؤسستك.
ما هو إطار الكفاءات؟
إطار الكفاءات هو مجموعة من المعارف والمهارات والمواقف والصفات والسلوكيات التي يجب أن يتمتع بها الموظف حتى يتفوق في أداء مهامه الوظيفية.
كيف يعمل إطار الكفاءات؟
لنفترض أنك تبحث عن مطور لغة Python. عادةً ما تبحث عن شخص حاصل على شهادة أو لديه خبرة في البرمجة بلغة Python. أما عند استخدام إطار الكفاءات، فستبحث عن شخص يتمتع بالصفات التالية:
- معرفة لغة Python في سياق لغات البرمجة، وفلسفة تصميمها، وميزاتها، ودلالاتها
- مهارات استخدام لغة Python في برمجة التطبيقات وخوارزميات التعلم الآلي وما إلى ذلك.
- الموقف تجاه برمجة Python والمجموعات التقنية الأخرى المستخدمة في الشركة
- السمات المتعلقة بالمشاركة المجتمعية والمساهمات في المشاريع مفتوحة المصدر، وما إلى ذلك.
- المهارات السلوكية في حل المشكلات، والتعاون، والعمل عن بُعد، والشفافية، وما إلى ذلك.
متى يجب عليك استخدام إطار الكفاءات؟
تتمثل الحالة الأولى التي تستخدم فيها المؤسسة إطار الكفاءات في عملية التوظيف. قبل اختيار مرشح معين لشغل منصب ما، يضمن إطار الكفاءات أنه المرشح المناسب.
ومع ذلك، فهو أداة رائعة طوال مسيرة الموظف المهنية. ويمكن استخدامه في تقييمات الأداء، وأثناء الترقيات، وتصميم برامج التدريب والتطوير، وإدارة التغيير. كما أنه مفيد في تخطيط التعاقب الوظيفي.
ما الذي تنطوي عليه أطر الكفاءات؟
لا توجد مجموعة محددة من المكونات التي تشكل إطار الكفاءات. فقد تختلف الكفاءات المطلوبة باختلاف المؤسسة أو الفريق أو الدور الوظيفي أو المسمى الوظيفي أو المسؤوليات، وما إلى ذلك.
ومع ذلك، يتضمن إطار الكفاءات النموذجي المكونات التالية.
🏆 القيم الأساسية: تتوقع المؤسسات اليوم أن تتوافق مبادئ ومعتقدات الموظف مع مبادئ ومعتقدات الشركة في جوانب محددة.
على سبيل المثال، إذا كانت قيمك الأساسية هي التنوع والنزاهة، فمن المتوقع أن يتمتع الموظفون المحتملون بمعايير أخلاقية عالية كجزء من كفاءاتهم.
🏆 الكفاءات الأساسية: تحتاج جميع الوظائف إلى هذه الكفاءات، والتي تشمل عادةً المهارات التنظيمية، والمهارات الشخصية، وحل المشكلات، والتركيز على العملاء، وما إلى ذلك.
على سبيل المثال، إذا كنت تعمل في مؤسسة خدمية، مثل صالة رياضية أو منتجع صحي، فمن المتوقع أن يتمتع الجميع بمهارات خدمة العملاء. أما إذا كنت تعمل في مؤسسة مبيعات في المقام الأول، مثل شركة تابعة أو وكالة لبيع السيارات، فستكون مهارات التفاوض من الكفاءات الأساسية. فيما يلي بعض الأمثلة الأخرى على الكفاءات الأساسية التي قد تنطبق عليك.
🏆 الكفاءات الوظيفية: وهي المهارات المطلوبة لشغل وظيفة معينة. وقد تشمل المهارات الفنية، وإتقان استخدام البرامج، والخبرة في مجال البحث، وما إلى ذلك. ولا يحتاج الجميع إلى هذه الكفاءة.
على سبيل المثال، إذا كنت توظف مطورًا، فيجب أن يتمتع بالكفاءات الوظيفية في البرمجة باستخدام لغة برمجة محددة.
🏆 الكفاءات القيادية: هي الكفاءات التي يجب أن يتمتع بها المديرون والقادة، مثل إدارة المشاريع، والإشراف، وحل النزاعات، والتعامل مع الأزمات، وما إلى ذلك. وبطريقة ما، تُعد الكفاءات القيادية كفاءات وظيفية للمديرين.
تتوقع المؤسسة من كل موظف أن يتوافق مع القيم الأساسية والكفاءات الأساسية. واعتمادًا على الدور الوظيفي، قد يحتاج البعض إلى الكفاءات الوظيفية فقط، بينما قد يحتاج آخرون إلى كل من الكفاءات الوظيفية والقيادية.
الطريق المباشر لضمان تقييم موظفيك بناءً على جميع هذه الكفاءات هو وجود إطار عمل شامل. وإليك كيفية تطويره.
خطوات وضع إطار الكفاءات
قبل أن تبدأ، تذكر أن إطار الكفاءات هو وثيقة شاملة. فهو يغطي العمل والأفراد وثقافة المؤسسة. ولذلك، فإن إنشاء إطار الكفاءات يتطلب نهجًا شاملاً ومنصة تعاونية مثل ClickUp للموارد البشرية. وإليك كيفية البدء.
1. حدد أهدافك
يمكن استخدام إطار الكفاءات لعدد من الأغراض. قبل البدء في بناء الإطار، حدد سبب حاجتك إليه. اسأل نفسك:
- فيما ستستخدمه؟
- ما الذي تريد تحقيقه من خلاله؟
- كيف سيؤدي ذلك إلى تحسين الأداء؟
- كيف سيفيد ذلك الموظف والمؤسسة؟
ستساعدك الإجابات على هذه الأسئلة في تحديد أهدافك بشكل أكثر دقة. ومع ذلك، فمن الطبيعي تمامًا أن يكون هناك أكثر من إجابة واحدة لكل سؤال من هذه الأسئلة، وعليك عندئذٍ تحديد أولويات أهمها.
قم بتبسيط تلك المناقشات باستخدام مساحة عمل افتراضية تعاونية مثل ClickUp Whiteboards. اجعل جميع الأطراف المعنية، بما في ذلك رؤساء الأقسام وقادة المواهب وقسم الموارد البشرية وقسم الشؤون المالية، على وفاق تام بشأن الكفاءات الخاصة بشركتك.
وبمجرد الانتهاء من ذلك، استخدم أداة مثل ClickUp Goals لجعل أهدافك وخططك مرئية لجميع الأطراف المعنية. اربط أهداف إطار الكفاءات الخاص بك بأهداف مؤسستك. ثم قم بتفويض كل رئيس قسم لتحديد أهدافه الخاصة.
2. جمع المعلومات
لإنشاء إطار الكفاءات، تحتاج إلى معلومات حول المكونات الأربعة التالية: القيم الأساسية، والكفاءات الأساسية، والكفاءات الوظيفية، وكفاءات القيادة. اجمع المعلومات حول هذه الأبعاد من موظفيك الحاليين.
اسأل فرقك
استخدم نماذج ClickUp لإجراء استطلاعات على مستوى المؤسسة. اسأل أعضاء الفريق عن الكفاءات المطلوبة لأداء المهام المطلوبة. اسأل المديرين عن الكفاءات التي يتوقعونها من أعضاء فرقهم. اسأل القيادة العليا عن القيم التي تهم المؤسسة.
تصفح البيانات المتوفرة لديك
ادرس المعلومات المستمدة من برنامج تقييم مشاركة الموظفين ونماذج تقييم الأداء وغيرها لتحديد الثغرات. راجع التعليقات التي قدمها المديرون لفرقهم ولاحظ الاتجاهات السائدة.
كما يمكنك إجراء تحليل للعمليات لفهم كيفية سير الأمور.
دراسة السوق
قارن مؤسستك بالمهارات المطلوبة في السوق. إذا كنت تعمل على تطوير منتج ثوري أو مبتكر، فتأكد من تحديد المهارات التي قد تحتاجها خلال السنوات القليلة المقبلة.
قم بإنشاء هذا الإطار باستخدام قائمة شاملة تضم جميع الكفاءات التي تحتاجها.
3. إنشاء الإطار
تنظيم الكفاءات: قم بتصنيف القائمة إلى قيم أساسية، وكفاءات أساسية، ووظيفية، وكفاءات قيادية. وفيما يلي بعض الأمثلة على كيفية القيام بذلك.
| **القيم الأساسية** | **الكفاءات الأساسية** | **الكفاءات الوظيفية** | **الكفاءات القيادية** |
|---|---|---|---|
| التنوع والشمول، التعاطف، التعاطف، النزاهة والصدق، المسؤولية الشخصية | التواصل، والتعاون، والعمل عن بُعد، وحل المشكلات، والمهارات التحليلية، والاستدلال المنطقي | البرمجة، واختبار البرمجيات، وDevOps، والأمن السيبراني، والتحرير وفقًا لدليل أسلوب APA، والامتثال | التفكير الشامل، حل المشكلات، حل النزاعات، الذكاء العاطفي، مهارات التفاوض، الوعي الذاتي |
تحديد الكفاءات: قد تعتقد أن مهارات مثل التواصل والتعاون وما إلى ذلك أمور بديهية. لكنها في كثير من الأحيان ليست كذلك. ومن المفيد تحديد هذه الكفاءات بوضوح مع الإشارة إلى الإجراءات الرئيسية المرتبطة بها. على سبيل المثال، إذا كان العمل عن بُعد إحدى الكفاءات، فيمكنك تعريفه على النحو التالي:
- القدرة على العمل بشكل مستقل خارج المكتب
- مهارات إدارة الوقت
- القدرة على التواصل بفعالية من خلال أدوات التعاون النصية
- القدرة على استخدام الأدوات الرقمية الخاصة بعقد المؤتمرات عبر الفيديو ومشاركة الشاشة وتسجيل الشاشة والتعاون الافتراضي، وما إلى ذلك.
- الذكاء العاطفي لاستشعار حالات عدم الارتياح أو سوء الفهم وحلها بشكل استباقي
- الاستعداد لتكرار/إعادة شرح المفاهيم لضمان فهمها
ومن المفيد أيضًا تقديم أمثلة أثناء القيام بذلك. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول: «عندما تشعر أن أحد زملائك يواجه صعوبة في فهم أمر ما، ستتطوع بشكل استباقي لمساعدته».
تذكر أن الكفاءات عادةً ما تكون مهارات ومواقف وسلوكيات يصعب قياسها مثل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) المعتادة. ومع ذلك، فلا بأس بذلك. فكر في استخدام المقاييس النوعية لتحديدها وتطويرها.
ربط الكفاءات: بمجرد تحديد الفئات، قم بربطها بكل وظيفة. من المرجح أن تكون القيم الأساسية والكفاءات الأساسية مطلوبة من كل موظف. خذ الوقت الكافي لربط الكفاءات الوظيفية والقيادية بالوظائف المحددة التي تنطبق عليها. كما يجب تحديد كيفية مساهمة هذه الكفاءات في التقدم الوظيفي.
يُعد نموذج "رسم خريطة المهارات" من ClickUp طريقة بسيطة وشاملة في الوقت نفسه للقيام بذلك. هذا النموذج القابل للتخصيص بالكامل والمناسب للمبتدئين مثالي لتسجيل وتنظيم ورسم خريطة لكفاءات فريقك.
⚡️أرشيف القوالب: إليك نماذج أخرى لمصفوفات المهارات يمكنك الاختيار من بينها.
4. تنفيذ الإطار والتواصل بين الفرق
التعريف: قم بتعريف جميع الموظفين بهذا الإطار. اجعل قادة الفرق والمديرين والقيادة العليا على دراية بالإطار الجديد، وادعهم لتجربته في عمليات التوظيف والتدريب والتطوير المهني.
التوثيق: انشر إطار الكفاءات وشاركه مع جميع الأطراف المعنية في المؤسسة. يساعدك ClickUp Docs على إنشاء سجل جذاب بصريًا لإطار الكفاءات الخاص بك ومشاركته مع منح مستوى الوصول المناسب.
التنفيذ: قم بدمجه في جميع العمليات التي حددتها على أنها ذات صلة أثناء تحديد الأهداف.
- إذا كنت ترغب في استخدام إطار الكفاءات في عملية التوظيف، فقم بدمجه في برنامج إدارة المواهب الخاص بك وصمم برامج فرز مناسبة
- إذا كنت تستخدمه في تقييماتك السنوية، فقم بدمجه في برنامج تقييم الأداء
- إذا كنت تنوي استخدامه في التطوير الوظيفي المستمر، فقم بدمج البيانات المتعلقة بالكفاءات في أدوات إدارة الأداء الخاصة بك
استخدم نموذج تقرير الأداء من ClickUp لتصور أداء كل موظف/فريق في مختلف الكفاءات التي حددتها.
⚡️أرشيف القوالب: حقق تقدمًا في تطوير كفاءاتك باستخدام قوالب خطط تحسين الأداء هذه.
المراجعة والتعديل: على الرغم من أنه ليس من المفيد تغيير إطار الكفاءات باستمرار، إلا أنه من المهم مراجعته بشكل دوري. على سبيل المثال، إذا كانت إحدى الكفاءات الوظيفية لفريق التسويق لديك هي تحسين محركات البحث (SEO)، فإنها تحتاج إلى تحديث كبير في ظل الاستخدام المتزايد للذكاء الاصطناعي.
في مثل هذه اللحظات الحاسمة، من الضروري إجراء مراجعة شاملة لإطار الكفاءات الخاص بك.
⚡️أرشيف القوالب: صمم مراجعة إطار العمل الخاص بك بفعالية باستخدام قوالب تحسين العمليات هذه.
وإذا كنت تقرأ هذا وتفكر: «لدينا بالفعل توصيفات وظيفية وتقييمات وما إلى ذلك، فلماذا نحتاج إلى إطار عمل آخر؟»، فإليك الإجابة.
فوائد إطار الكفاءات
يعزز إطار الكفاءات الجيد بشكل كبير قدرة المؤسسة على توظيف الموظفين وتدريبهم وتطويرهم وإشراكهم، وذلك لأنه:
يحسّن عملية التوظيف: يضمن إطار الكفاءات اختيار المرشحين المناسبين فقط للوظائف الشاغرة. كما يقلل من احتمالية ارتكاب أخطاء في التوظيف ويمنع حدوث مشكلات تتعلق بالمهارات. بالإضافة إلى ذلك، يقلل من تكاليف التدريب والتأهيل بعد تعيين المرشح.
يحدد توقعات واضحة: يحدد بوضوح توقعات الأداء للمرشحين والموظفين والمديرين. ويهيئهم للنجاح، ويشجعهم على تركيز جهودهم على بناء الكفاءات المهمة.
يضمن الشفافية: تضمن أطر الكفاءات أن يكون جميع أصحاب المصلحة على وفاق. يعرف المرشحون ما الذي يتم تقييمهم عليه. ويعرف الموظفون المجالات التي يتفوقون فيها والمهارات التي ينقصهم إتقانها. وهذا يزيل القلق غير الضروري بشأن الأداء.
تحسين الأداء: مع توفر وضوح أكبر بشأن ما هو مطلوب لإنجاز المهمة، من المرجح أن يتحسن الأداء الفردي. وعندما تتبنى المنظمة بأكملها قيمًا وكفاءات مشتركة، يكون التأثير التراكمي هائلاً.
يتيح استدامة الأعمال: يضمن إطار الكفاءات الجيد أن تكون المؤسسة قوية في الحاضر ومرنة لمواجهة المستقبل. كما يتيح لقادة الأعمال بناء المهارات والقدرات التي تدعم الميزة التنافسية في المستقبل. وييسر إدارة المواهب على المدى الطويل.
عزز إطار الكفاءات الخاص بك باستخدام ClickUp
قد يكون التوظيف عملية مرهقة. فقد يؤدي التوظيف الخاطئ إلى خسائر كبيرة في تكاليف إنهاء الخدمة وإعادة التوظيف والتأهيل والتدريب وما إلى ذلك. والأسوأ من ذلك هو أنك قد لا تدرك حتى أنك اتخذت قرار توظيف غير فعال إلا بعد فوات الأوان.
على سبيل المثال، ربما تكون قد وظفت شخصًا بارعًا في برمجة لغة Python، لكنه يفتقر إلى مهارات العمل الجماعي أو الخبرة في المجال اللازمة لتطوير منتجك. وبحلول الوقت الذي تكتشف فيه هذه الثغرات، ربما تكون قد تكبدت تكاليف فعلية وتكاليف فرص ضائعة.
يمكن لإطار الكفاءات المدروس أن يساعد في تجنب مثل هذه الاحتمالات واتخاذ قرارات مستنيرة. قم بالعصف الذهني والتخطيط وإنشاء وتنفيذ وتحسين إطار الكفاءات الخاص بك باستخدام ClickUp.