الدليل الشامل لإدارة مشاريع الفعاليات

"آه، لماذا لا توجد أطباق نباتية؟" "الفرقة تشتكي من الميكروفون والإضاءة." "هناك ضيف يقول أنه بالتأكيد قد أجاب على الدعوة! " "هناك ضيف يقول أنه بالتأكيد أجاب على الدعوة لكنني لم أجده في القائمة!" _

تخيل أن تضطر إلى التعامل مع كل هذه المشاكل أثناء إدارة فعالية كاملة!

هذا هو بالضبط ما يتعين على مديري مشاريع الفعاليات، لذلك ليس من المستغرب أن يحتاجوا إلى القليل من المساعدة في إدارة كل ذلك.

في هذه المقالة، سنغطي كل ما تحتاج إلى معرفته حول إدارة مشاريع الفعاليات، وسنسلط الضوء على ثماني نصائح يمكن لمنظمي الفعاليات أن يستعينوا بها من مديري المشاريع، إلى جانب أفضل تطبيق للفعاليات لمساعدتك على القيام بكل ذلك .

_لنبدأ هذه الحفلة! 🥳 🥳

ما هي إدارة مشروع الحدث؟

تتمحور إدارة مشاريع الفعاليات حول التخطيط والتنظيم و الحفاظ على نجاح الحدث .

يمكن أن تكون هذه الفعاليات فعاليات السجادة الحمراء والحفلات والمؤتمرات والمعارض التجارية وأي شيء آخر يمكنك الاحتفال به.

على الرغم من أن المناسبات تبدو دائماً ممتعة وسهلة، إلا أنها تتطلب الكثير من العمل للوصول إلى هذه المرحلة.

تتطلب عملية التخطيط للمناسبات وضع الميزانية والجدولة والحجوزات وتنسيق النقل، والأهم من ذلك الطعام الجيد!

ففي النهاية، أنت لا تريد أن يشعر ضيوفك بهذا الشعور:

ما هي المكونات الرئيسية لتخطيط أحداث إدارة المشاريع؟

تاريخ الفعالية وعدد الضيوف هما أهم عاملين في التخطيط للفعالية. حتى لو كنت تخطط لفعالية أصغر، فإن وجود عدد تقديري للضيوف يمكن أن يساعدك في التخطيط لمتعهدي تقديم الطعام وخطط الإخلاء وغير ذلك.

فيما يلي بعض العناصر المهمة الأخرى التي يجب تضمينها في خطة الفعالية الخاصة بك:

• الفعالية: اختر نوعاً محدداً من الفعاليات وموضوعاً محدداً
• المكان: اختر موقعاً مناسباً للفعالية والضيوف والموضوع
• الميزانية: تقدير جميع نفقات الفعالية وإنشاءميزانية للمشروع
  • الرعاة: يمكن أن تكون الفعاليات الخاصة مكلفة، وجذبالرعاةوالاجتماعات
• التسويق: هنا، ستحتاج إلى جذب الناس إلى الفعالية. يمكنك القيام بذلك عبر التسويق عبر البريد الإلكتروني أو حملات وسائل التواصل الاجتماعي أو الإعلانات المطبوعة
• الترفيه: اختر فرقة موسيقية أو متحدثًا رئيسيًا أو راقصين أو أي نوع من العروض لإمتاع الضيوف
• الإنتاج: إذا كانت الفعالية سيتم بثها على الهواء مباشرة، فستحتاج إلى تنظيم التسجيلات السمعية والبصرية والبث
• المعدات: تأكد من أن الواي فاي والميكروفونات والإضاءة وأجهزة العرض والشاشات والكابلات تعمل بشكل صحيح
• الحاضرون: توفير معلومات الفعالية مثل عمليات الدفع وتفاصيل الاتصال والاتجاهات لكل الحاضرين. يجب عليك أيضًا إعطاء تصاريح دخول لمنع المتطفلين على الحفل من التسلل إلى الداخل

ما هي أوجه التشابه بين إدارة المشاريع وإدارة الأحداث؟

فيما يلي ثلاثة أوجه تشابه بين إدارة الفعاليات وإدارة المشاريع:

1. كلاهما يستخدم المعالم الرئيسية لتتبع التقدم المحرز

يستخدم كل من مديري الفعاليات ومديري المشاريع معالم المشروع لضمان تسليم كل شيء في الوقت المحدد.

ما هي المعالم الرئيسية؟

المعالم الرئيسية هي في الأساس نقاط مرجعية تُظهر لك متى انتهيت من الأحداث أو المهام المهمة. في إدارة المشاريع، يمكن أن يكون هذا هو الانتهاء من خطة المشروع .

نظرًا لأن الأحداث تحتوي على الكثير من الأجزاء المتحركة، فإن المعالم الرئيسية تساعد مديري الأحداث على ضمان سير كل شيء وفقًا للخطة.

فيما يلي بعض الخطوات التخطيطية للفعالية معالم إدارة المشروع :

• اختيار المكان
• إرسال الدعوات
• افتتاح الفعالية
• تقييم ما بعد العرض

2. كلاهما يستخدم قوائم المهام للحفاظ على التنظيم

قوائم المهام هي قوائم مهام بسيطة تحتوي عادةً على أهداف قصيرة المدى. وبمجرد إكمال هذه الأهداف، فإنك تقترب خطوة من تحقيق أهدافك الرئيسية.

يستخدم مديرو المشاريع ومنظمو الفعاليات قوائم المهام للتأكد من عدم ترك أي مهمة دون إنجاز. تخيّل أن تنسى تنظيم أي موسيقى، تاركاً ضيوفك يشعرون بذلك:

إليك مثال على قائمة مهام التخطيط للحدث:

• مقابلة العميل
• تفقد بعض الأماكن
• تحديد الميزانية
• تحديد مواعيد الفعالية
• إنشاء الموقع الإلكتروني للفعالية
• تنظيم الفنانين
• تنظيم الرعاة
• إنشاء قائمة مراجعة في الموقع
• استبيان ما بعد الفعالية

3. كلاهما يتطلبان تعاوناً مشتركاً بين الفرق

تعتمد إدارة المشروع على تضافر جهود فريق المشروع والفريق المالي وفريق التسويق وفريق الإنتاج والكثير من الفرق الأخرى لتسليم المشروع في الوقت المحدد.

وبالمثل، لإنشاء حدث ناجح، تحتاج إلى:

• الفريق المالي لوضع ميزانيات دقيقة
• فريق إدارة علاقات العملاء لتحديد ما يريده الضيوف
• فريق المبيعات لإدارة المدفوعات والتذاكر
• فريقفريق التسويق للترويج للفعالية

أنت بحاجة إلى تكاتف الجميع إذا كنت لا تريد أن تُسجل فعاليتك في التاريخ (أو في المحيط) كواحدة من أسوأ الفعاليات على الإطلاق!

ماذا يفعل مدير مشروع الحدث؟

يتعين على مديري مشاريع الفعاليات إدارة الفعالية بدءاً من التصور الأولي وحتى إتمام الفعالية بنجاح.

يعتبر منظم الحدث في الأساس بطلاً خارقاً لأنه يتعين عليه التعامل مع الأمور الخارجة عن إرادته، مثل سوء الأحوال الجوية المفاجئة، وتأخر الرحلات الجوية، وانقطاع التيار الكهربائي.

بالإضافة إلى واجبات البطل الخارق، إليك بعض المسؤوليات الأخرى التي تقع على عاتق مدير الفعالية:

• تحديد المعالم الرئيسية للمشروع والجداول الزمنية والمواعيد النهائية
• تنظيم فعالية تفي بمعايير الشركةالأهداف والغايات
  • اختيار مكان الحفل والديكورات ومتعهدي تقديم الطعام والترفيه 🎸
• التفاوض على العقود مع البائعين والعملاء
• الحفاظ على ميزانيات الفعاليات
• حل أي مشاكل تحدث مع العملاء أثناء الفعالية. على سبيل المثال، تذمر الضيوف من محتوى الكوميدي

8 نصائح يمكن لمنظمي الفعاليات استعارتها من مديري المشاريع

منظم الفعاليات لديه واجبات مماثلة لمدير المشروع. والفرق الوحيد هو أن مدير الفعالية يجب أن يتحلى بمزيد من الصبر لأن عليه أن يحافظ على إطعام الناس وتدفئتهم وإسعادهم وترفيههم!

لتجنب نفاد صبرك، إليك ثماني نصائح يمكنك استعارتها من مديري المشاريع:

النصيحة 1: ضع خطة للمشروع

أولاً، ستحتاج إلى وضع مفهوم للحدث.

ويشمل ذلك تحديد نوع الفعالية التي ستستضيفها، وأهداف الفعالية، والقيود الزمنية المحددة، وتوزيع مفصل للمهام وأعضاء الفريق المشاركين.

A. الأهداف

يمكنك تحديد هدف ملموس مثل جذب 500 ضيف لحضور الفعالية، أو يمكنك تحديد أهداف غير ملموسة مثل خلق الوعي بالاستدامة البيئية. #أنقذواالكوكب_ 🌳

أياً كان اختيارك، ستحتاج إلى استخدام أداة مثل ClickUp، لقياس مدى تقدمك نحو تلك الأهداف.

انتظر... ما هي أداة ClickUp؟

ClickUp هو واحد من أكثر تطبيقات الأعلى تصنيفًا برامج إدارة الإنتاجية والفعاليات تستخدمه الفرق عالية الإنتاجية في الشركات الصغيرة والكبيرة.

مع ميزات مثل المستندات التي تتيح لك إنشاء برامج أحداث جميلة للمساعدة التذكيرات التي تتأكد من أنك لن تنسى أبدًا التقاط الكعكة، ClickUp هو أكثر ما يملأ الحدث أداة إدارة المشاريع هناك

والآن، لنعد إلى كيفية مساعدة ClickUp في تعيين أهداف الحدث. الأهداف في ClickUp عبارة عن أهداف عالية المستوى يمكن تقسيمها إلى أهداف أصغر الأهداف. في كل مرة تكمل فيها الهدف، تقترب أكثر من تحقيق هدفك.

سيقوم ClickUp أيضًا بعرض تقدمك في تحقيق هدفك بالنسب المئوية، حتى تعرف بالضبط أين وصلت.

هل أنت مهتم بتحديد أهداف الفريق؟ إليك المزيد على_ كيفية استخدام ClickUp لتحديد أهداف فريقك. B. القيود

عند التخطيط لحدث ما، لا بد أن تواجه بعض القيود.

قد تكون هذه القيود هي قيود الميزانية، أو صغر حجم المكان، أو الموعد النهائي الصعب، أو محدودية أعضاء الفريق.

من المهم تحديد هذه القيود حتى تتمكن من تنظيم الفعالية مع وضع هذه القيود في الاعتبار.

سيستخدم منظم الفعاليات الرائع القيود كفرصة للإبداع! على سبيل المثال، إذا كانت لديك مساحة محدودة في المكان، يمكنك فتح الأبواب الجانبية لإنشاء منطقة خيام إضافية. 🎪

يمكن أن يساعدك ClickUp في إدارة هذه القيود باستخدام مخططات إدارة المشروع , قوالب تخطيط الفعاليات والمناظرعرض مخطط جانت البياني ? المستندات في ClickUp هي المكان المثالي لك لإنشاء أي مستند رقمي يمكن مشاركته مع أعضاء الفريق و أصحاب المصلحة الداخليين .

في بعض الأحيان لا يكون الاجتماع وجهاً لوجه ضرورياً. هذا هو السبب في أن ClickUp لديه تكامل التكبير/التصغير يتيح لك الانتقال بسرعة إلى مكالمات Zoom دون الحاجة إلى مغادرة ClickUp!

ولكن، إذا كنت تفضل اجتماعات المدرسة القديمة، فما عليك سوى تعيين المهام المتكررة لاجتماعاتك الأسبوعية، حتى لا تنساها أبدًا:

النصيحة 4: تتبع التقدم دائمًا

يدرك محترفو الفعاليات أهمية تتبع التقدم المحرز نحو مهام المشروع والمواعيد النهائية.

سيساعد تتبع التقدم المحرز فريق الحدث الخاص بك على تحديد مقدار العمل المتبقي وما إذا كان سيتم الوفاء بالمواعيد النهائية. بالإضافة إلى ذلك، سيساعدك ذلك على إبقاء عملائك على علم بأي تأخير.

يجعل ClickUp تتبع التقدم المحرز أمراً في غاية السهولة.

مع الحالات المخصصة ، يمكنك إضافة مراحل مختلفة إلى مشروع الحدث الخاص بك، مثل "الخدمات اللوجستية" و"الدعوات" و"يوم الحدث" بهذه الطريقة، يمكنك إنشاء سير عمل الحدث الذي يناسبك.

هل تريد أن تراقب عن كثب كيف تتقدم فعاليتك الراقية فعالية الشركات_؟ لوحات المعلومات تعطيك نظرة عامة عالية المستوى على الحدث الخاص بك. هنا, يمكنك مراقبة تقدم المشروع وأداء الموظفين والاختناقات في سير عملك.

يمكنك أيضًا إضافة أدوات سبرينت مثل مخططات الاحتراق , المخططات البيانية , مخططات التدفق التراكمي ، و مخططات السرعة إلى لوحة معلوماتك للتأكد من إقامة أفضل حدث أسود:

النصيحة 5: إظهار القيادة والثقة

سيساعدك إظهار مهارات القيادة والثقة الممتازة في الحفاظ على تحفيز فريقك.

وهذا مهم بشكل خاص لإدارة المخاطر.

ـ ماذا نعني؟

دائماً ما يكون هناك الكثير من الأحداث، وأحياناً قد تسوء الأمور. على سبيل المثال، قد ينشب حريق، أو قد يندلع شجار.

مهما كانت الكارثة التي قد تحدث، لا يمكنك أن تجعل ضيوفك وفريقك يركضون مثل الدجاج مقطوع الرأس.

الحيلة هي أن تبقى هادئًا ومتزنًا حتى يتمكن فريقك من أن يحذو حذوك.

_لست متأكدًا من كيفية التعامل مع صخب إدارة المشاريع؟ إليك ما يلي 3 نصائح لإدارة المشاريع للمدراء المشغولين ._

النصيحة 6: كن مرنًا

أن تكون مديرًا مرنًا للفعاليات يعني أنك ستكون قادرًا على التعامل مع أي تأخيرات أو اختناقات أو تحديات أخرى.

وكونك عضواً مرناً في الفريق يعني أنك ستستمع إلى آراء الآخرين للحصول على أفضل النتائج. وهذا أمر مهم للغاية بالنسبة لإدارة الفعاليات، حيث يمكن أن يتغير أي شيء في اللحظة الأخيرة، ولن يكون لديك خيار سوى التكيف.

ولكن مع وجود أداة مرنة لإدارة المشاريع، مثل ClickUp، يمكنك التعامل مع أي شيء يأتي في طريقك.

يحتوي ClickUp على الكثير من طرق عرض مرنة لكل قسم في مؤسستك

• عرض القائمة: عرض مهامك في قائمة متطورة وتصفية الأعمدة وفرزها وتجميعها بسهولة
• عرض اللوحة: هل لديك فريق إدارة أحداث رشيق؟ استخدم طريقة العرض هذه لنقل المهام من خلالسير العمل الرشيق
  • عرض الصندوق: انظر ما يعمل عليه الجميع، وما تم إنجازه، ومن لديه مساحة للمزيد من العمل في جدول أعماله
• عرض عبء العمل: قم بإدارة قدرة فريقك على العمل للتأكد من عدم استنفاد أي شخص
• عرض الجدول الزمني: احصل على عرض مرئي لجدولك الزمني لحدث قادم

السحب والإفلات إلى جدولة المهام في عرض الجدول الزمني في ClickUp.

النصيحة 7: تقديم منتج نهائي رائع

هل تتذكر عندما ذكرنا أن مدير مشروع الفعالية يجب أن يراقب الفعاليات منذ بدايتها وحتى اكتمالها؟

نعم، حسنًا، على مديري المشاريع أن يفعلوا الشيء نفسه. ربما هذه حيلة تعلمها مديرو المشاريع من منظمي الفعاليات. 😉

لا يهم إذا اندلع حريق صغير في المطبخ أو إذا كان يجب استبدال أحد منسقي الأغاني في اللحظة الأخيرة. الشيء الوحيد المهم هو نجاح الحدث وجودته.

نتيجة الحدث هي ما سيأخذه ضيوفك معهم لأسابيع وشهور بعد الحدث.

من الطرق الرائعة لضمان نجاح فعالياتك المستقبلية هي جمع التعليقات من ضيوفك وموظفيك. عرض نموذج ClickUp يتيح لك إنشاء نماذج مخصصة جميلة. يمكن مشاركة هذه النماذج عبر رابط أو تضمينها في الصفحات. يتم تحويل استجابات النموذج تلقائيًا إلى مهام ويمكن نقلها عبر سير عمل عندما تكون جاهزًا.

النصيحة 8: استخلاص المعلومات

لا يتم استخلاص المعلومات إلا بعد انتهاء الفعالية.

يعود جميع الفنانين إلى مسقط رأسهم، وتنتشر صور الفعالية على وسائل التواصل الاجتماعي، ويتم تجهيز الطلبات.

والآن، ستحتاج إلى تحديد موعد لاجتماع مع فريق المشروع والعملاء لمناقشة ما جرى بشكل جيد وما يمكن تحسينه.

لجعل هذه العملية أسهل، يجب أن تطلب من موظفيك تدوين أي مشاكل يواجهونها خلال عملية التخطيط للحدث.
بالحديث عن تدوين الملاحظات مفكرة ClickUp هي مساحة مجانية على الإنترنت لفريق الحدث الخاص بك لتدوين الأفكار والمشكلات في الوقت الفعلي. يمكنك حتى تحويل ملاحظاتك إلى مهام لجلسة استخلاص المعلومات

كنت تعتقد أن هذه هي نهاية هذا الحدث؟ حسناً، استعدوا لما بعد الحفلة لأننا لم ننتهي بعد

إليك المزيد من الطرق التي يمكن أن يساعدك بها ClickUp في إدارة فعالياتك:

• القوالب: استخدامقالب إدارة الأحداث,قالب تخطيط الحفلات، و قالب تخطيط الحفلات لتقديم فعاليات متسقة
• التدقيق والتعليقات التوضيحية :: التعاون في الإعلانات الخاصة بالحدث والعمل مع العملاء لتسريع الموافقات على العقود
• الخرائط الذهنية : العصف الذهني لموضوعات الفعاليات الجميلة ورسم خريطة لسير عمل الفعالية
• أولويات المهام: قم بتسمية المهام كأولوية عاجلة أو عالية أو عادية أو منخفضة حتى يكمل فريق الحدث الخاص بك المهام بالترتيب الصحيح
• إرسال بريد إلكتروني ClickApp: البقاء على اتصال مع أصحاب المصلحة الذين يفضلون البريد الإلكتروني عن طريق إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني مباشرة من مهام ClickUp

الحدث الأخير 🎭

على الرغم من أن الأحداث ممتعة للغاية، إلا أن جعل كل شيء يسير بسلاسة هو حدث مختلف تمامًا!

لحسن الحظ، الحدث أدوات إدارة المشاريع يمكن أن تساعدك في إدارة كل شيء دون تحويل الحدث إلى سيرك.

ولكن، إذا كنت تريد أن تنجح فعالياتك، فأنت بحاجة إلى استخدام برنامج شامل لتخطيط الفعاليات مثل ClickUp.

يحتوي ClickUp على ميزات مثل تبعيات المهمة دقيقة تقديرات الوقت وقوية تطبيقات الجوال التي ستساعدك على إطلاق فعاليات ناجحة وجيدة التنظيم. جرّب ClickUp مجاناً اليوم لتجربة أداة يمكن أن تساعدك في تنظيم حدث العمر!

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/07/image3-6.gif لقد كان حدثًا رائعًا /img/img/