إذا كنت مدير مشروع تدير عدة مشاريع، فقد تشعر بالقلق من عدم اطلاعك الكامل على تقدم كل مشروع.
ستلازمك هذه المخاوف أكثر إذا كنت تدير مشاريع كبيرة أو معقدة حيث يمكن أن يؤدي التخطيط غير السليم إلى ضعف الإنتاجية وتأخير المواعيد النهائية وتجاوز الميزانيات.
ومع ذلك، فإن الحل لهذه التحديات هو إنشاء سير عمل لإدارة المشاريع. يمنحك سير عمل المشروع رؤية أفضل وتحكمًا أكبر في مهام كل مشروع وموارده ونتائجه ومراحله.
يمكن أن يساعدك في تتبع تقدم مشاريعك وتحديد العقبات قبل أن تتفاقم.
في هذا المدونة، سوف نستكشف ماهية سير عمل إدارة المشاريع وأهميته. كما سنبحث في إعداد سير عمل لإدارة مشاريعك، وأدوات إدارة المشاريع التي تساعدك، وبعض أفضل الممارسات.
ما هو سير عمل إدارة المشاريع؟
سير عمل إدارة المشاريع هو تسلسل منطقي من الخطوات التي تحدد كيفية تقدم المشروع من البداية إلى النهاية. ويشمل إرشادات محددة حول تخطيط المشروع وتنفيذه، ويقسم العمليات المعقدة إلى مهام يمكن إدارتها.
تحدد سير عمل إدارة المشاريع بوضوح مسؤوليات كل فرد، وكيفية التعامل مع حالات التصعيد، والأدوات التي يجب استخدامها.
أهمية سير عمل إدارة المشاريع
يحدد سير عمل إدارة المشاريع خارطة طريق واضحة توضح للفرق كيفية تنفيذ المشاريع بنجاح. وتساعد في:
- زيادة الشفافية: تمثل سير عمل المشاريع الخطوات وترابط المهام في تنفيذ المشروع. وهذا يسهل على الجميع عرض المهام والعمليات والجداول الزمنية المرتبطة بالمشروع
- تحسين التواصل: تحدد سير عمل إدارة المشاريع بروتوكولات التواصل. وبالتالي، يعرف أعضاء الفريق أين وكيف يشاركون معلومات المشروع. وهذا يقلل من الالتباس ويسهل على أعضاء فريق المشروع مشاركة التحديثات والتعاون والوصول إلى المعلومات
- تحسين المساءلة: تحدد سير العمل المهام والمسؤوليات الموكلة إلى كل عضو في الفريق. كما تحدد الجداول الزمنية للإنجازات. وهذا يضمن أن كل مهمة لها مسؤول مخصص وأن لا شيء يغيب عن الحساب
الفرق بين إدارة المشاريع وإدارة سير العمل
لنرى كيف تختلف إدارة المشاريع عن إدارة سير العمل.
| الجانب | إدارة المشاريع | إدارة سير العمل |
| التعريف | تشمل إدارة المشاريع الإشراف على جميع الخطوات من بداية المشروع حتى نهايته | تحدد إدارة سير العمل تسلسل الخطوات اللازمة لإكمال مشروع ما بكفاءة |
| المكونات الرئيسية | البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق | حدد المدخلات والعمليات والمخرجات المتوقعة من المشروع |
| الهدف | ضمان تسليم المشاريع في الوقت المحدد مع مراعاة قيود الميزانية ومعايير الجودة وأهداف المشروع | حسّن الإنتاجية، واعمل على تعزيز التعاون، وزد من الكفاءة التشغيلية من خلال تبسيط مختلف العمليات |
ما هي العناصر الأساسية لسير عمل إدارة المشاريع؟
1. الإدخال
هذه هي نقطة البداية لسير عمل إدارة المشاريع، حيث تقوم بإدراج جميع المدخلات اللازمة لإكمال مشروعك. ويشمل ذلك الموارد والمواد والمعلومات اللازمة لتنفيذ المشروع بسلاسة. أثناء تحديد المدخلات، سيتعين عليك تجميع ما يلي:
- خطط المشروع والمتطلبات والأبحاث والمواصفات اللازمة لأداء المهام المختلفة في سير العمل
- الموارد المادية والبشرية والمالية اللازمة لتنفيذ المشروع
- إرشادات وتوجيهات حول كيفية تنفيذ المهام والأنشطة الأساسية
- المتطلبات التي يجب الوفاء بها لتنفيذ المشروع
- التوقعات والمتطلبات المحددة من قبل أصحاب المصلحة
2. العملية
بعد فهم المدخلات، حدد الخطوط العريضة للعملية وخطوات تنفيذ المشروع. يجب تقسيم سير العمل إلى مهام فردية وترتيبها، مما يمنح جميع أصحاب المصلحة فكرة واضحة عن توقعاتهم. حدد المواعيد النهائية لكل مهمة وحدد التبعيات في إنجاز هذه المهام.
بعد ذلك، قم بتخطيط سير العمل باستخدام مخطط سير العمل، ووضح كيفية ارتباط مهام أتمتة سير العمل ببعضها البعض، وأضف المعالم الرئيسية والنتائج المتوقعة لجميع مراحل المشروع.
3. الناتج
الناتج هو العنصر الأخير في سير العمل. وهو يشمل النتائج المتوقعة في نهاية سير العمل ويعرض النتائج الملموسة وغير الملموسة لكل مهمة ضمن سير العمل.
يمكن أن تشمل مخرجات سير العمل ما يلي:
- المهام والأنشطة المكتملة مثل تقارير الحالة وتقارير الاختبار وتعليقات المستخدمين
- النتائج المطلوبة مثل المستندات والنماذج الأولية والتصميمات والمزيد
- تقارير ونتائج رئيسية ومؤشرات أداء رئيسية للمشروع بأكمله وعمليات سير العمل
نصيحة احترافية 💡: بدلاً من إنشاء سير عمل لإدارة المشاريع من البداية، استخدم قوالب سير عمل إدارة المشاريع المعدة مسبقًا لتخطيط عملياتك التجارية وتصور المكونات الرئيسية للعملية.
أهمية سير عمل إدارة المشاريع في إدارة العمليات التجارية
تساعد سير العمل على إدارة المشاريع بشكل جيد وفي حدود الميزانية، وتؤثر بشكل كبير على إدارة عمليات الأعمال (BPM). BPM هي نشاط على مستوى المؤسسة يهدف إلى تحسين العمليات وسير العمل لتحسين نتائج الأعمال.
إليك الأسباب التي تجعل سير عمل إدارة المشاريع أمرًا ضروريًا في إدارة عمليات الأعمال:
1. إدارة عمليات مبسطة
يوفر سير العمل إطارًا قياسيًا للتعامل مع الأنشطة المختلفة ضمن عملية الأعمال. وهذا يقلل من التناقضات ويبسط تنفيذ العملية.
لنأخذ مثالاً على سير عمل المشروع هنا. يمكن لسير العمل تبسيط عملية دعم العملاء. يمكنك تحديد خطوات مختلفة في معالجة التذاكر، مثل الفرز والتوزيع والبحث والحل والمتابعة والإغلاق. سيوضح سير العمل هذا للموظفين كيفية التعامل مع طلبات الدعم المختلفة وتقليل الأخطاء والالتباس وضمان اتساق خدمة العملاء.
استخدم نموذج ClickUp لتسجيل العملاء الجدد لإنشاء تجربة تسجيل متسقة لعملائك ومساعدتهم على البدء في استخدام منتجاتك/خدماتك بسرعة.
يضمن استخدام هذا النموذج لإنشاء سير العمل حصول العملاء على المعلومات والدعم الذي يحتاجون إليه أثناء عملية التسجيل، مما يقلل من طلبات خدمة العملاء.
2. تحسين الكفاءة التشغيلية
تساعدك سير العمل على تحليل العمليات التجارية المختلفة وتنفيذ الأتمتة للمهام الروتينية والمتكررة دون تدخل بشري، مما يتيح للموظفين التركيز على المهام الأكثر تعقيدًا.
3. رؤية أفضل لعمليات الأعمال
نظرًا لأن سير العمل يمثل خطوات العملية ومهامها وأنشطتها بشكل مرئي، يمكن لأصحاب المصلحة رؤية التدفق العام للعملية والمراحل المهمة والتبعيات والتفاعلات وعمليات التسليم.
على سبيل المثال، لنأخذ سير عمل المشتريات في شركة تصنيع. سيشمل ذلك تقديم طلبات الشراء والموافقات وتأكيد الموردين والمشتريات. يتيح سير العمل للأطراف المعنية تتبع حالة طلبات الشراء المختلفة بدقة والتأكد من أنها في حدود الميزانية المخصصة.
دور سير عمل إدارة المشاريع في دورة حياة المنتج
ترتبط سير عمل إدارة المشاريع ارتباطًا وثيقًا بدورة حياة المنتج وتساعد في تقديم منتجات وخدمات عالية الجودة.
على سبيل المثال، خلال مرحلة تطوير المنتج، سيركز سير عمل إدارة المشروع على تصميم المنتج وتصنيعه. في مرحلة التقديم، سيحدد سير العمل المهام المتعلقة بإطلاق المنتج، مثل الحملات التسويقية والتوزيع والتعليقات. بمجرد انتقال المنتج إلى مرحلة النمو، سيركز سير العمل على تحسين الربحية والإيرادات.
دليل تفصيلي لإنشاء سير عمل إدارة المشاريع
بناءً على نطاق مشروعك وحجم الفريق والميزانيات المتاحة، هناك العديد من الطرق لإنشاء سير عمل. ولكن إليك دليل بسيط لمساعدتك على التنظيم وإنشاء سير عمل لإدارة المشاريع وتنفيذه:
1. حدد أهداف المشروع
ابدأ بتحديد النتائج العامة المتوقعة من المشروع. اجعلها محددة وقابلة للقياس وواقعية حتى تساعدك في التخطيط واتخاذ القرارات في المستقبل.
فيما يلي بعض الأمثلة على أهداف المشاريع:
- زيادة حصتك في السوق
- زيادة متوسط حجم الصفقات
- حسّن جودة المنتج
- خفض تكاليف الإنتاج
- أطلق منتجًا جديدًا
بمجرد تحديد أهداف مشروعك، عليك التأكد من تقسيمها إلى أهداف أصغر وتوزيعها على أعضاء الفريق.
استخدم أهداف ClickUp لتقسيم الأهداف الكبيرة إلى أهداف أصغر.
ابدأ بإنشاء هدف مشروعك وحدد أهدافًا قابلة للقياس لتحقيقها.
على سبيل المثال، إذا كان هدف فريق المبيعات هو زيادة متوسط حجم الصفقات. فإن الهدف القابل للقياس بالنسبة لموظفي المبيعات سيكون:
- إبرام صفقات تزيد قيمتها عن مبلغ معين (على سبيل المثال، أكثر من 50,000 دولار لكل عميل في السنة)
- تجميع المزيد من المنتجات أو الخدمات في عقود سنوية
مع تقدم موظفي المبيعات، يمكنهم تحديث الأهداف في ClickUp.
أفضل ما في الأمر هو أن برنامج إدارة المشاريع ClickUp يحسب تلقائيًا تقدم مشروعك في الوقت الفعلي.
ينظم نموذج الأهداف الذكية من ClickUp أهدافك في نظام سهل الإدارة يدعم تحديد أهدافك اليومية. يقسم هذا النموذج أهدافك إلى أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً (SMART)، ويصور التقدم المحرز، ويقسم المهام إلى خطوات أصغر وأكثر قابلية للتحقيق.
2. حدد نطاق المشروع وقم بإدراج المهام
بمجرد فهم النتائج المتوقعة للمشروع، فإن الخطوة التالية هي تحديد نطاقه ومخرجاته وموارده ومهامه.
يمكنك بعد ذلك الحصول على مدخلات من أصحاب المصلحة لضمان أن النطاق شامل ومحدد جيدًا.
أفضل نصيحة هي استخدام ClickUp Docs لتحديد النطاق والأهداف والتذكيرات والمهام والنتائج المتوقعة والموارد والمزيد. يساعد محرر المستندات التعاوني الموجود في برنامج إدارة المشاريع مديري المشاريع على توحيد عملية تنفيذ المشروع.
إليك الأسباب التي تجعل مديري المشاريع يحبون ClickUp Docs:
- حوّل النص من Clickup Docs إلى مهام قابلة للتنفيذ
- قم بتفويض التعليقات إلى أعضاء الفريق عن طريق وضع علامات عليهم أو الإشارة إليهم
- يمكن للجميع عرض المستند أو تحريره دون تداخل، وتظهر التغييرات في الوقت الفعلي
3. أنشئ خارطة طريق للمشروع
بعد ذلك، قم بإنشاء خارطة طريق عن طريق رسم هذه الأهداف والمعالم على الجدول الزمني للمشروع حتى يتمكن الجميع من فهم الاتجاه العام.
يمكنك تمثيل خارطة الطريق بصريًا باستخدام عرض مخطط جانت في ClickUp ضمن أداة إدارة المشاريع.
تتيح لك تقنية إدارة المشاريع هذه عرض تقدم مشروعك والمهام والتبعيات على جدول زمني ديناميكي. يمكنك تتبع المواعيد النهائية وتحديد أي عقبات قد تؤخر مشروعك.
4. قم بتعيين المهام وتفويضها وفقًا لتوافر الموارد
حدد الأدوار المختلفة اللازمة لمشروعك وخصص الموارد لكل مهمة، مثل التصميم والبحث والتطوير والموافقة. عندما تحدد من سيقوم بماذا، قم بتعيين المهام لأعضاء الفريق المحددين.
تعرض "عرض حجم العمل" في ClickUp توزيع العمل على كل عضو في الفريق لتحديد الموارد وتخصيصها وفقًا لذلك لإنجاز المشروع بنجاح.
5. قم بإنشاء تمثيل مرئي لسير العمل
يساعد إنشاء تمثيل مرئي لسير عمل مشروعك جميع أعضاء الفريق على فهم خارطة الطريق وفهم كيفية تأثير أدوارهم على المهام الأخرى داخل المشروع.
استخدم ClickUp بطريقتين لتمثيل سير العمل لديك: ClickUp Mindmap و ClickUp Whiteboard.
تساعدك خريطة العقل من ClickUp على إنشاء تمثيل تفصيلي لسير العمل الخاص بك من خلال تمكينك من إنشاء مهمة ثم إضافة المهام والتبعيات ذات الصلة بطريقة متفرعة في عرض واحد. يمكنك تحرير المهام أو حذفها من خريطة العقل ومشاركتها مع أعضاء فريقك.
يمكنك أيضًا استخدام ClickUp Whiteboard لتقديم سير العمل إلى فريقك. اربط أفكارك بالمهام والملفات والمعلومات الهامة الأخرى لإضافة سياق.
| نصيحة احترافية 💡: يحتوي ClickUp على العديد من قوالب السبورة البيضاء لتبسيط حتى أكثر سير العمل تعقيدًا. |
6. حدد المجالات التي تحتاج إلى تحسين من خلال إنشاء مخططات انسيابية
يركز مخطط سير العمل في إدارة المشاريع على تخطيط عمليات المشروع، بما في ذلك المهام الفرعية ونقاط اتخاذ القرار. وهو يساعدك على فهم الترتيب المنطقي للخطوات وتحديد المجالات التي قد تحدث فيها حالات عدم الكفاءة أو التأخير.
عندما تظهر مشكلة، يمكنك بسهولة تتبع الخطوات في مخطط انسيابي لتحديد مصدر المشكلة وإيجاد الحلول باستخدام قوالب سير عمل إدارة المشاريع المعدة مسبقًا من ClickUp.
يستخدم مديرو المشاريع نموذج مخطط سير العمل من ClickUp لإنشاء خريطة عملية يسهل مراقبتها وتوثيق جميع خطوات العملية فيها، فضلاً عن حل المشكلات في مرحلة مبكرة.
7. اختبر وانطلق
قبل تنفيذ المشروع، اختبر سير العمل لتحديد أي ثغرات أو أوجه قصور. أشرك أصحاب المصلحة وزملاء الفريق الذين يعملون معك في المشروع لتحديد الثغرات المحتملة.
استخدم مدخلاتهم لتحسين سير العمل الخاص بك وتشغيله.
تحسين سير عمل إدارة المشاريع
يجب عليك مراجعة سير عمل إدارة المشاريع بانتظام للتأكد من أنه يعمل بشكل مثالي.
طريقة ممتازة للقيام بذلك هي تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والمقاييس الخاصة بسير عمل إدارة المشاريع. على سبيل المثال، إذا قمت بتصميم سير عمل لتحسين خدمة العملاء، فإن تتبع المقاييس مثل حل المشكلة عند أول اتصال، ومؤشر رضا العملاء (CSAT)، وحجم التذاكر، ومعدل الحلول يمكن أن يمنحك رؤى حول فعاليته.
يتيح نموذج KPI من ClickUp للمديرين والفرق تتبع مقاييس النجاح وتصورها ومواءمة الجميع حول الأهداف. يحصل أصحاب المصلحة على رؤية واضحة للأداء في جميع أنحاء المؤسسة، بينما يمكن للمديرين تحليل البيانات ومجالات التحسين.
أفضل الممارسات لإنشاء سير عمل فعال لإدارة المشاريع
فيما يلي بعض أفضل الممارسات لإنشاء سير عمل فعال وكفء لإدارة المشاريع.
1. ضع بروتوكولات اتصال واضحة
تعد بروتوكولات الاتصال الواضحة ضرورية لإدارة سير العمل بفعالية. فهي تحدد مدى تكرار تقديم الفريق للتحديثات، ومن يجب إخطاره عند ظهور مشكلة، ومسارات التصعيد التي يجب اتباعها.
يجب عليك أيضًا تحديد قنوات أو وسائل الاتصال المفضلة.
على سبيل المثال، ستكون رسائل البريد الإلكتروني مخصصة للاتصالات الرسمية المتعلقة بتحديثات المشروع، والاتصالات مع أصحاب المصلحة، وتقارير التقدم الأسبوعية، والإعلانات الرسمية.
من ناحية أخرى، تعد الرسائل الفورية وسيلة ممتازة للتعاون السريع. يتيح لك ClickUp Chat التواصل مع زملائك في الفريق ومشاركة التحديثات في الوقت الفعلي. ما عليك سوى الإشارة إلى أحد أعضاء الفريق في محادثة الدردشة، وسيتم إخطاره على الفور.
2. حافظ على الشفافية والمساءلة
كن شفافًا بشأن جميع المعلومات والتقدم المحرز والتحديات والمتطلبات في المشروع لتعزيز الثقة بين أعضاء الفريق وضمان أن الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بالأولويات والتوقعات. هذا يساعد في اتخاذ القرارات وهو ضروري لسير عمل إدارة المشاريع بسلاسة.
3. حدد مواعيد منتظمة للتحقق والتحديثات
تواصل مع زملائك في المشروع بانتظام لضمان سير عمل فعال لإدارة المشروع. يمكن أن تساعدك عمليات التحقق المنتظمة على تحديد الأماكن التي يواجه فيها أعضاء الفريق صعوبات أو تحديات واتخاذ الخطوات اللازمة لحل أي مشكلات.
4. تقارير وإحصاءات تلقائية مع لوحات معلومات ClickUp
أتمتة مهام إدارة المشاريع مثل إعداد التقارير والرؤى باستخدام لوحات معلومات ClickUp.
تساعد لوحات معلومات ClickUp مديري المشاريع على تصور تقدم المشروع والمواعيد النهائية والمهام والمكلفين من مركز تحكم واحد. احصل على تقارير مفصلة عن تقدم مشروعك وحدد أي عقبات في سير عملك.
5. قم بتنفيذ برنامج إدارة سير العمل
يمكن لبرامج إدارة سير العمل تبسيط مشاريعك من خلال إنشاء تدفقات مخصصة وأتمتة المهام.
على سبيل المثال، تساعدك ميزات إدارة سير العمل القوية في ClickUp على إدارة المهام وتصميم سير عمل مخصص وتجميع تقارير مفصلة. تعمل أتمتة ClickUp على أتمتة سير العمل مثل تعيين تاريخ استحقاق جديد عند حدوث تغيير في الحالة. يمكنك حتى استخدام أتمتة التكامل إذا كانت الأتمتة مرتبطة بتطبيقات أخرى لتبادل البيانات.
أنشئ سير عمل فعال لإدارة المشاريع باستخدام ClickUp
يعد إنشاء سير عمل لإدارة المشاريع طريقة مضمونة لتقليل الفوضى حتى في أكثر المشاريع تعقيدًا. سواء كنت تدير سير عمل لمشاريع متعددة أو مشروع واحد، فأنت بحاجة إلى الأدوات المناسبة لتتبع كل شيء والتأكد من عدم إغفال أي شيء، سواء كان الناتج أو المخرجات أو الجداول الزمنية أو الميزانية.
لحسن الحظ، يوفر ClickUp جميع الميزات والقوالب التي تحتاجها لزيادة فرص نجاح مشروعك. ClickUp لإدارة المشاريع هو مركز التحكم المركزي للتعاون وإدارة المهام وإدارة الموارد وتتبع الأداء. يقلل من العمل اليدوي في إعداد سير عمل إدارة المشاريع ويساعدك على تخصيص سير العمل وفقًا لاحتياجاتك وأولوياتك.
سجل مجانًا على ClickUp لإنشاء سير عمل إدارة المشاريع بسرعة.
الأسئلة المتداولة (FAQs)
1. ما هو سير عمل إدارة المشاريع؟
سير عمل إدارة المشاريع هو تسلسل منظم ومنطقي للمهام والعمليات والأنشطة التي ينطوي عليها تنفيذ المشروع. تحدد عملية سير عمل إدارة المشاريع نطاق المشروع وأهدافه وغاياته وتحتوي على معلومات عن الأدوات والميزانيات والموظفين اللازمين لإنجاز المشروع.
بينما يستخدم أصحاب المصلحة سير عمل إدارة المشاريع للحصول على نظرة عامة على تقدم المشروع ونتائجه، يستخدمه مديرو المشاريع لتحديد العقبات أو المخاطر واتخاذ تدابير استباقية لتصحيحها.
2. ما هي الخطوات الخمس لسير العمل؟
الخطوات الخمس لسير عمل إدارة المشاريع هي:
- حدد نطاق المشروع: حدد الأهداف والموارد اللازمة لإنجاز المشروع. يتيح نطاق المشروع للأطراف المعنية فهم ما يتضمنه المشروع وموعد الانتهاء المتوقع منه
- قسّم المهام: بمجرد فهمك لما يهدف المشروع إلى تحقيقه، قسّمه إلى عدة مهام عالية المستوى. سيعطيك ذلك فكرة عن كيفية تقدم المشروع في كل مرحلة
- إنشاء جداول زمنية: حدد موعدًا نهائيًا واقعيًا لكل مهمة
- تفويض المهام: قم بتوزيع المهام على أعضاء الفريق بناءً على قدراتهم وعبء العمل
- اختبر وحسّن: اختبر سير العمل للتأكد من أنه يعمل كما هو مخطط له، واحصل على ملاحظات أصحاب المصلحة، وحدد مجالات التحسين. ثم قم بنشر سير العمل ومراقبته لإجراء تحسينات وتغييرات مستمرة
3. لماذا يعد سير العمل أمرًا بالغ الأهمية لإدارة المشاريع؟
تعمل سير العمل على تحسين كفاءة إدارة المشاريع من خلال إنشاء عملية منظمة لإنجاز المهام والأنشطة، وتخصيص الموارد بكفاءة، وتقليل الأخطاء، وتقليل أوجه القصور.