هل تعلم أكثر من فقدان 10,000 حاوية شحن كل عام في جميع أنحاء العالم إذا لم تقم بتعبئة بوليصة الشحن بشكل صحيح، فقد تواجه صعوبة في الحصول على مطالبات عن خسارتك.

تُعد بوليصة الشحن (BoL) مستندًا مهمًا عند شحن المخزون المادي، سواء كان مواد خام أو منتجات تامة الصنع. إنها اتفاقية قانونية بين الناقل والمرسل إليه (المرسل إليه) واستلام موثق للمخزون المشحون.

تساعدك بوليصة الشحن أيضًا على تحديد المسؤول عن الخسائر أو التأخير أو الأضرار المحتملة بوضوح. ولكن ليست كل سندات الشحن متشابهة. اعتمادًا على ما تقوم بتصديره وكيفية تصديره، ستحتاج إلى أنواع مختلفة من سندات الشحن.

وهذا يعني الكثير من الأعمال الورقية وفرصة كبيرة لارتكاب الأخطاء. وهنا يأتي دور نماذج سندات الشحن.

وسواء كنت تفضل العمل مع المستندات في Microsoft Word أو Excel أو PDF أو جداول بيانات Google، فقد قمنا بتغطيتك بأفضل قوالب بوليصة الشحن بتنسيقات مختلفة.

ما الذي يجعل قالب بوليصة الشحن جيدًا؟

سند الشحن (BoL) هو عقد واضح وشامل بين الشاحن والناقل والمرسل إليه. يجب أن يتضمن جميع التفاصيل الأساسية المطلوبة لشحنة سلسة ولجوء قانوني محتمل.

إنه مستند قانوني مهم في صناعة الشحن والخدمات اللوجستية، وهناك العديد من التنسيقات التي يمكن للمرء استخدامها. تضمن وثائق الشحن المعدة مسبقاً تقديم كل جزء من المعلومات بأفضل شكل ممكن.

يجب أن يحتوي قالب بوليصة الشحن الجيد على أقسام محددة بوضوح، مثل:

• تفاصيل الشاحن: الاسم والعنوان ومعلومات الاتصال، إلخ.
• معلومات المرسل إليه: الاسم والعنوان ومعلومات الاتصال، إلخ.
• وصف البضاعة: الكمية، الوزن، الأبعاد، القيمة، إلخ.
• تعليمات الشحن: طريقة النقل، تاريخ التسليم، المتطلبات الخاصة، إلخ.

يجب أن يتوافق نموذج بوليصة الشحن الجيد أيضًا مع المتطلبات القانونية، مثل تحديد:

• حدود المسؤولية: الحد الأقصى للمبلغ الذي يتحمل الناقل مسؤوليته في حالة الفقد أو التلف
• أحكام التعويض: الشروط التي يوافق بموجبها الشاحن أو المرسل إليه على تعويض الناقل عن أي مطالبات أو أضرار
• بنود القانون الساري: الاختصاص القضائي والقوانين التي تنطبق على اتفاقية النقل

يجب أن يكون تصميم النموذج مرناً، مما يسمح بالتخصيص لاستيعاب احتياجات الشحن المختلفة. يجب أن يضمن القالب الاتساق عبر شحنات متعددة ويساعدك على منع الأخطاء والتناقضات من خلال استخدام القوائم المنسدلة المحددة مسبقًا وميزات الملء التلقائي والتحقق من صحة البيانات وما إلى ذلك.

يجب عليك البحث عن قالب بوليصة شحن يمكن الوصول إليه عبر منصات مختلفة ومتوافق مع تنسيقات الملفات الشائعة، مثل PDF وExcel، لتمكين سهولة مشاركة وتوزيع نماذج الشحن.

لقد قمنا بتجميع قائمة بسبعة نماذج لسندات الشحن يمكن أن تساعدك في تبسيط عملية الشحن الخاصة بك.

7 قوالب بوليصة الشحن

سواء كنت تدير شركة باستخدام برنامج التجارة الإلكترونية أو العمل في صناعة الشحن، فإن مستند الشحن أمر حيوي.

فيما يلي سبعة نماذج شائعة للاختيار من بينها:

1. قالب نموذج بوليصة الشحن من TForceFreight

عبر TForceFreight إذا كنت تبحث عن بوليصة شحن مباشرة، فإن قالب نموذج بوليصة الشحن من TForceFreight هو الخيار الأفضل.

نموذج بوليصة الشحن هذا منظم كأمر شحن مفصل وغير قابل للتفاوض للشحنات المحلية. وهو مثالي عندما يكون الشاحن والمرسل إليه نفس الكيان أو عندما تكون فاتورة الشحنة مدفوعة مسبقاً.

يمكنك أيضًا استخدام هذا القالب للشحنات التي لا تحتوي على معاملات نقدية، مثل التبرعات أو الهدايا أو التبرعات.

يمنحك مساحة واسعة لتوضيح شروط وأحكام الشحنة، بما في ذلك طريقة الشحن المتفق عليها وشروط التسليم والتعليمات الخاصة.

يمكن أن يساعدك على تبسيط عملية الشحن وضمان الامتثال للوائح الشحن المحلية ومعايير الصناعة.

2. قالب بوليصة الشحن من CanadaCustoms

عبر الجمارك الكندية إن نموذج بوليصة الشحن المستقيمة من CanadaCustoms هو مستند موثوق لشحن البضائع داخل كندا.

يثبت هذا النموذج اتفاقًا غير قابل للتفاوض وملزمًا قانونًا بين الشاحن والناقل، مما يحميك من سوء الفهم المحتمل أو التصعيد أو الإخلال بالواجب.

على عكس النموذج السابق، فإن نموذج BoL هذا قصير وسهل الاستخدام. يقلل شكله الموحد من فرص حدوث أخطاء.

يتضمن هذا القالب جميع التفاصيل الأساسية للشحنة، مثل هوية وعنوان الشاحن والمرسل إليه والناقل، إلى جانب الكمية والوزن والوصف ونوع التغليف المستخدم للشحنة.

ومثل جميع بوالص الشحن الجيدة، فإنه يتضمن أيضًا رقم بوليصة الشحن الفريد أو رقم تعريف الشحنة لتسهيل التتبع والرجوع إليها.

3. نموذج بوليصة الشحن بصيغة PDF من PDFFiller

عبر حشو PDFFiller إن نموذج بوليصة الشحن بصيغة PDF من PDFFiller يمكن أن يكون مستندك المفضل لتتبع بضائع الشحن الخاصة بك. يساعدك هذا النموذج على تسجيل التفاصيل المهمة حول شحنتك للرجوع إليها في المستقبل. هناك أقسام مختلفة لملئها، بما في ذلك معلومات طلب العميل، ومعلومات الناقل، وقائمة التحقق من تحميل المقطورة وعدّ الشحن، ووصف السلعة، والمزيد.

الجزء الأفضل؟ إنه مصمم لإدارة شحنات متعددة في مستند واحد.

ونتيجةً لذلك، فهي تبسّط عملية حفظ السجلات، مما يجعلها أداة لا غنى عنها لمحترفي الخدمات اللوجستية.

بفضل تنسيق PDF الخاص به، يمكنك بسهولة حفظ نسخ من المعلومات لسجلاتك الشخصية وإرسالها إلى أي شخص يحتاج إليها.

4. قالب نموذج بوليصة الشحن إكسل من قالب WPSTemplate (متوافق مع جداول بيانات جوجل)

عبر قالب WPSTemplate إن قالب نموذج بوليصة الشحن من إكسل بواسطة قالب WPSTemplate يتيح لك إنشاء مستندات شحن احترافية ومتوافقة باستخدام واجهة Microsoft Excel المألوفة. يمكن أيضًا استخدام هذا القالب مع جداول بيانات جوجل.

وبفضل تصميمه سهل الاستخدام، يمكنك بسهولة إدخال وتعديل تفاصيل الشحنة الأساسية مثل معلومات الشاحن والمرسل إليه ووصف البضائع، إلخ.

سيساعدك القالب على تنسيق بوليصة الشحن تلقائيًا، مما يوفر لك الوقت. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تعديل القالب وتحديثه حسب الحاجة، مما يجعله مناسبًا لحالات الشحن المختلفة.

يتبع هذا القالب معايير الصناعة لبوليصة الشحن، مما يضمن الامتثال والشرعية في معاملات الشحن الخاصة بك. إنه مناسب لتوثيق جميع معاملات الشحن - محلياً أو دولياً.

يمكنك تكييفه بسرعة لأنه يحتوي على تنسيق عام لا يلبي احتياجات صناعات محددة. هذا هو خيارك المثالي إذا كنت تدير شركة تتطلب قالب بوليصة شحن مرن لسيناريوهات التسوق المختلفة.

احفظه على البرامج اللوجستية لتخصيصه بسرعة لتلبية متطلبات الشحن المختلفة.

5. قالب بوليصة الشحن PDF من فلويكس

عبر فلويكس في بعض الأحيان، تحتاج في بعض الأحيان إلى نموذج بوليصة شحن متقدم مع ضوابط وصول فائقة لضمان أمان شحنتك. إذا كنت تشحن بضائع أو سلعًا عالية القيمة لمستلم يرغب في الحفاظ على خصوصية تفاصيله، فإن قالب بوليصة الشحن PDF من Fluix هو القالب المناسب لك.

يمكن للمستخدمين المصرح لهم فقط تعديل حقول الشحن والدفع في بوليصة الشحن، مما يضمن الأمان والدقة. يساعد ذلك الشاحنين على تخصيص وثائق الشحن بسهولة.

يمكنك استخدام هذا النموذج كفاتورة مباشرة غير قابلة للتفاوض لأي وسيلة نقل.

التصميم النظيف للقالب يجعله جذابًا بصريًا وبديهيًا. إنه أكثر مرونة وقابلية للتخصيص من قوالب PDF العادية.

يمكنك أيضًا تعبئته كنموذج ويب داخل منصة Fluix، وهي طريقة مريحة وسريعة لتوسيع نطاق عمليات الشحن الخاصة بك. على الرغم من أنه قد لا يحتوي على حقول متقدمة لسيناريوهات الفوترة المعقدة، إلا أنه الخيار الأمثل للشركات الصغيرة والمتوسطة وأصحاب الأعمال الحرة الذين يحتاجون إلى قالب بوليصة شحن متعدد الاستخدامات ويمكن التحكم في الوصول إليه.

6. قالب بوليصة الشحن البحري من حلول الشحن

عبر حلول الشحن تم تصميم نموذج بوليصة الشحن هذا خصيصاً للشحن البحري.

إن نموذج بوليصة الشحن البحري من حلول الشحن هو وثيقة شاملة وموثوقة تغطي جميع الجوانب الضرورية لشحنتك البحرية.

يُستخدم هذا النموذج كدليل على عقد قانوني للشحن ووثيقة ملكية للشحنة. ويذكر تفاصيل الأطراف المشاركة في الشحنة، ووصف البضائع، وتعليمات التوجيه.

كما يسهّل نموذج بوليصة الشحن هذا نقل الملكية والدفع والتخليص الجمركي للبضائع المشحونة حتى يمكن تسليمها بأمان.

وعلى الرغم من عدم ملاءمته لوسائل النقل الأخرى، إلا أنه مثالي للشركات التي تشارك بانتظام في الشحنات البحرية الدولية.

7. قالب بوليصة الشحن من IncoDocs

عبر IncoDocs هل تريد نموذج بوليصة شحن سهل الاستخدام وفعال؟ جرّب قالب بوليصة الشحن من IncoDocs . يساعدك هذا القالب على توثيق جميع التفاصيل المهمة لمعاملات الشحن الخاصة بك بسهولة.

التصميم متعدد الاستخدامات والتصميم النظيف يجعله مناسبًا لمختلف شحنات الشحن. يتضمن القالب معلومات الشاحن والمرسل إليه وإخطار الطرف المرسل إليه إذا كان المرسل إليه غير متاح.

سواءً كنت شركة صغيرة أو كبيرة، يمكنك الاستفادة من استخدام بوليصة الشحن من IncoDocs لتبسيط عملية الشحن الخاصة بك.

أدوات لوجستية أخرى: كليك أب

لو كان قالب واحد فقط كافياً لتبسيط جميع عملياتك اللوجستية! نحن ندرك أنه ليس كذلك.

يحتاج عملك إلى منصة إدارة لوجستية يمكنها القيام بكل شيء.

تعرّف على ClickUp. ClickUp هو في المقام الأول منصة لإدارة المشاريع والتعاون التي يمكن استخدامها لإدارة المهام وسير العمل والتعاون فيما يتعلق بإنشاء ومعالجة سندات الشحن وغيرها من الوثائق الخاصة بسير العمل اللوجستي.

بعبارة أخرى، يمكنها أن تجعل كل يوم تنفيذ المشروع أسهل من خلال التخلص من الأعمال الشاقة لشركات الخدمات اللوجستية.

1. قدرات إدارة المشاريع في ClickUp

قم بتبسيط عملية الفوترة من خلال أداة إدارة المشاريع من ClickUp

بصفتك محترفاً في مجال الشحن، عليك أن تتعاون وتتواصل مع الأشخاص حول العالم. إدارة المشاريع في ClickUp أداة توفر لك ولفريقك وعملائك منصة مركزية لإدارة جميع محادثاتك واتصالاتك ومهامك وسير العمل وعمليات التسليم والمزيد.

إن دمج جميع معلومات الشحنات وتفاصيل العملاء والمستندات في مكان واحد يُلغي الحاجة إلى جداول البيانات ورسائل البريد الإلكتروني المبعثرة، مما يحسِّن الرؤية لجميع أصحاب المصلحة.

علاوةً على ذلك، يمكنك مراقبة تقدم الشحنة في الوقت الفعلي باستخدام لوحات معلومات ClickUp . يمكن تخصيصها لعرض المقاييس الرئيسية مثل الجداول الزمنية للتسليم والتأخيرات المحتملة وتخصيص الموارد.

يساعدك هذا على تعيين وتحقيق مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة المشاريع (KPIs) لمؤسستك.

أخيرًا، باستخدام أتمتة النقر سيساعدك على أتمتة المهام المتكررة مثل إرسال تحديثات الشحنات إلى العملاء أو إنشاء التقارير، مما يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء البشرية.

2. مجموعة ClickUp CRM الخاصة بـ ClickUp

استخدم مجموعة إدارة علاقات العملاء من ClickUp لإدارة البيانات والمهام والاتصالات لتبسيط سير العمل اللوجستي لديك

يمكنك تبسيط عمليات أعمال الشحن الخاصة بك - اتصالات العملاء وسير عمل الفواتير - من خلال إدارة علاقات العملاء في ClickUp جناح

يضمن لك ClickUp CRM أن تكون معلومات العميل في متناول يدك، بما في ذلك تفاصيل الاتصال وسجل الشحنات وأي تفاعلات سابقة. وهذا يمنح فريق المبيعات لديك رؤية كاملة لكل عميل ويتيح لهم تخصيص نهجهم في محادثات العملاء.

يمكن لمندوبي المبيعات إرسال رسائل بريد إلكتروني وجدولة المكالمات وتتبع التفاعلات مباشرةً داخل ClickUp، مما يضمن المتابعة في الوقت المناسب وتعزيز العلاقات مع العملاء.

أخيرًا، يمكنك الوصول إلى ميزات قابلة للتخصيص، مثل التسلسل الهرمي للمجلدات والقوائم لتنظيم معلومات العميل بشكل أفضل، والفلاتر والعلامات لتحديد موقع معلومات فوترة محددة، والتقارير المتقدمة لتحديد مجالات التحسين وتحسين استراتيجية عملك.

3. ClickUp Docs

استخدم ClickUp Docs لإنشاء العقود ومستندات الفواتير مستندات ClickUp Docs يمكن أن تتحول إلى مستودعات معرفية شاملة لشركة الشحن الخاصة بك، وتخزين المستندات الأساسية مثل

• سياسات الشحن: تحديد شروط وأحكام وقيود الشحن الخاصة بشركتك بوضوح
• إجراءات التشغيل القياسية (SOPs): توثيق العمليات خطوة بخطوة للتعامل مع أنواع الشحنات المختلفة وإجراءات التعبئة والتغليف وبروتوكولات السلامة
• العقود والاتفاقيات: قم بتخزين العقود الموقعة مع العملاء والبائعين وشركات النقل لسهولة الرجوع إليها

قم بإنشاء قوالب باستخدام ClickUp Docs لإدارة مخزون المستودعات وتتبع مستويات المخزون وإنشاء تقارير لتحسين التخزين ومنع نفاد المخزون للعمليات اللوجستية. يمكنك إضافة عناصر واجهة مستخدم لتحديث سير العمل وتعيين المهام داخل مستنداتك والمزيد.

4. أداة تتبع الوقت في ClickUp

استخدم تتبع الوقت في ClickUp لمعرفة مقدار الوقت المستغرق في معالجة كل شحنة بالضبط، مما يسمح بتقدير التكلفة وتخصيص الموارد بشكل أفضل

إذا كانت شركتك تحاسب بالساعة، يمكنك استخدام تتبع الوقت في ClickUp لضمان تحصيل المدفوعات وإعداد الفواتير بدقة. وهذا مفيد جدًا أيضًا لمديري المشاريع الذين يعملون مع المقاولين: إدارة مختلف مراحل المشروع وتحقيق أهداف إدارة المشروع بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في معرفة مقدار الوقت المستغرق في معالجة كل شحنة، مما يسمح بتقدير التكلفة وتخصيص الموارد بشكل أفضل.

قم بتحليل بيانات الوقت لتحديد الأماكن التي تتأخر فيها الشحنات (على سبيل المثال، التخليص الجمركي، ومعالجة الأوراق). يساعد ذلك على تبسيط العمليات وتحسين الكفاءة الكلية.

أخيرًا، مع طرق عرض سير العمل القابلة للتخصيص و هيكل تقسيم العمل ، يمكنك تتبع الوقت الذي يقضيه أعضاء الفريق الفردي في المهام المتعلقة بالشحن لتحديد مجالات التحسين أو التعرف على أصحاب الأداء العالي.

## اختيار أفضل بوليصة شحن لمتطلبات الشحن الخاصة بك

مستندات الشحن هي أكثر من مجرد قطع من الورق في صناعة الشحن والخدمات اللوجستية - إنها مستندات قانونية أساسية تشرف على حركة البضائع وتحميها في جميع أنحاء العالم.

توفر قوالب بوليصة الشحن، المتوفرة بتنسيقات متعددة مثل Excel وPDF والمنصات القائمة على الويب، للشركات الأدوات التي تحتاجها لتخفيف المخاطر وتبسيط الشحن.

وبغض النظر عن نموذج بوليصة الشحن الذي تختاره، تقدم ClickUp مجموعة متنوعة من الأدوات والميزات التي يمكنها تبسيط عمليات الشحن والفوترة.

يمكنك إدارة المهام، وتتبع الشحنات في الوقت الفعلي، وتجربة عملية شحن أكثر سلاسة وكفاءة. بالإضافة إلى ذلك، يتكامل ClickUp بسلاسة مع عمليات الفوترة الخاصة بك. أنشئ فواتير دقيقة بناءً على بيانات تتبع الوقت التفصيلية لكل شحنة. ماذا تنتظر؟ اشترك في ClickUp اليوم!