كيفية إتقان المراحل الخمس لإدارة المشاريع

بصفتك مدير مشروع، فأنت تعلم كم من الوقت والجهد والعرق الذي يتطلبه الأمر لإدارة مشروع ما من الفكرة إلى الإنجاز. لا حرج في اتباع نهج بديهي لإدارة المشاريع عندما يكون لديك عدد قليل من المشاريع البسيطة.

ولكن إذا كنت تتعامل مع مشاريع معقدة متعددة، فستستفيد حقًا من اتباع نهج منظم يحدد مرحلة المشروع s. 🤹

إن معهد إدارة المشاريع (PMI) عملية إدارة المشروع المكونة من خمس خطوات لمنح مديري المشاريع أساسًا جاهزًا لإدارة المشروع بشكل أفضل. إذا كنت تعاني من زحف النطاق أو إعادة العمل أو الفوضى العامة للمشروع، فإن اتباع المراحل الخمس لإدارة المشروع سيبقي فريقك على المسار الصحيح.

سنشرح في هذا الدليل ما هي المراحل الخمس ولماذا هي مفيدة للغاية. سنشارك أيضًا نصائح وموارد عملية لمساعدتك على إتقان كل مرحلة من مراحل دورة حياة إدارة المشروع.

ما هي المراحل الخمس لإدارة المشاريع؟

ابتكر معهد إدارة المشاريع نهج الخطوات الخمس لإعطاء مديري المشاريع عملية منهجية لنقل المشاريع من الألف إلى الياء. هذه هي المراحل الخمس لدورة حياة إدارة المشروع:

1. مرحلة البدء

وهي مرحلة بدء المشروع والحصول على موافقة أصحاب المصلحة من خلال تحديد الغرض من المشروع وتحديد الأهداف.

سجّل العناصر الرئيسية وأصحاب المصلحة في مشروعك باستخدام قالب ميثاق مشروع ClickUp عادة ما تتوج مرحلة البدء بميثاق المشروع، وهو عبارة عن وثيقة تحدد نطاق المشروع وأهدافه وإدارة المخاطر, المنجزات وأصحاب المصلحة. الغرض هنا هو بناء فهم مشترك للمشروع حتى يكون الجميع على نفس الصفحة.

2. مرحلة التخطيط

تصبح أكثر تفصيلاً في خطة المشروع مرحلة التخطيط. هذا هو المكان الذي تقوم فيه بإنشاء خطط مفصلة لتنفيذ المشروع ومراقبته والتحكم فيه. وهي واحدة من أهم مراحل إدارة المشروع الأساسية لضمان أن يكون لديك إطار عمل من البداية إلى النهاية.

عزز الإنتاجية من خلال تبسيط المهام واستخدام طرق عرض ClickUp القابلة للتكيف لتنظيم جميع أنواع العمل ومراقبتها

ستجتمع مع فريقك لتحديد الأطر الزمنية والموارد وميزانية المشروع. إنه أيضًا وقت مناسب لاتخاذ قرار بشأن أداة إدارة المشروع لمساعدتك في تخطيط وإدارة مهامك ومحادثاتك ومستنداتك وقوالبك والمزيد.

3. مرحلة التنفيذ

أثناء التنفيذ، ينشغل فريق مشروعك في إنجاز العمل، وتبدأ أنت في إدارة كل شيء.

ولكن هذه ليست فرصة للاسترخاء على أمجادك - فـ مدير مشروع جيد يتحقق بانتظام من فريقهم للتأكد من أنهم على المسار الصحيح ل الجداول الزمنية للمشروع وتلبية معايير الجودة. وكلما كنت تدير المشروع عن كثب خلال مرحلة التنفيذ، كلما قلت الحاجة إلى التغيير خلال المرحلة التالية.

4. مرحلة المراقبة والتحكم

ليس كل مشروع له تاريخ بداية ونهاية واضح. في المرحلة الرابعة، تقوم في المرحلة الرابعة بتتبع تقدم المشروع ومقارنته بالمقاييس الموجودة في خطتك الأصلية.

قسّم الأهداف والمهام والنقاط الرشيقة وحالات المشروع في لوحة معلومات ClickUp 3.0 القابلة للتخصيص بدرجة كبيرة

إذا كان المشروع خارج المسار الصحيح، فهذه هي الفرصة الآن لتصحيح المسار حتى تتمكن من تحقيق أهدافك.

5. مرحلة الإغلاق

بمجرد أن يكمل فريقك جميع المهام، تقوم بإغلاق المشروع رسميًا في برنامج إدارة المشاريع . ولكن لا تدع المشروع يموت - حدد موعدًا لاجتماع ما بعد الوفاة للتحدث عن كيفية سير المشروع واستخلاص الدروس المستفادة للمشاريع المستقبلية.

إن مراحل دورة حياة المشروع هذه مفيدة لأنها تمنحك هيكلية لبناء مشروع قوي.

كما أنها مرنة بما يكفي لدعم أي مشروع أو عمل أو فريق عمل تقريبًا، بحيث يمكنك إضافة ذوقك الخاص وجعل منهجية إدارة المشروع هذه خاصة بك. ✨

فوائد اتباع مراحل المشروع

المشاريع التي لا تستند إلى أساس متين تكون أكثر عرضة لخطر الأداء الضعيف. فبدلاً من التعامل مع المشاريع بموقف عدم التدخل، تبنَّ نهجًا مرحليًا لترى فروقًا قابلة للقياس في أداء مشروعك.

في الواقع، إن اتباع مراحل دورة حياة المشروع هذه يأتي مع الكثير من المزايا. 🤩

الوضوح والتوجيه

تقسيم المشروع إلى مراحل واضحة يجعله أقل ترهيبًا وأكثر سهولة. يضمن لك ذلك تحديد كل جانب من جوانب المشروع قبل البدء في أي عمل، مما يمنح فريقك خارطة طريق واضحة لاتباعها حتى لا تغفل أي تفاصيل مهمة.

مشاركة أصحاب المصلحة

سينصرف الناس إذا اعتقدوا أن المشروع لا ينطبق عليهم أو إذا كان معقدًا للغاية. تسمح لك مراحل دورة حياة المشروع بشرح أهمية المشروع قبل أن يقوم فريقك بأي عمل. لن يضمن ذلك المشاركة، ولكن عملية إدارة المشروع هذه تزيد من احتمالية أن سيفهم الناس أدوارهم وسبب أهمية عملهم. 🧑🏽‍💼

استخدم ClickUp Whiteboards لتعيين المهام، ووضع علامات على المُعيَّنين وأي شيء مطلوب لبدء تعاونك التالي

إن معالجة المشروع على مراحل واضحة يقلل أيضاً من الإفراط في التفكير والكمال. إذا كان فريقك يعاني من إعادة العمل في المراحل السابقة أو زحف النطاق، فإن النهج التدريجي مثالي لحمل أصحاب المصلحة على اتخاذ قرار والالتزام به.

كفاءة الموارد

لديك موارد محدودة لهذا المشروع، لذا حقق أقصى استفادة منها. تستخلص مراحل إدارة المشروع المزيد من القيمة من مواردك الحالية، سواء كانت ميزانيتك أو أدواتك أو الأشخاص.

يوفر ClickUp 3.0 عرضًا مبسطًا لرؤية عبء عمل فريقك بأكمله أو عبء عمل فرد ما للحفاظ على سير العمل

ويشجع على التخطيط الاستباقي، مما يجعل من الممكن القيام بعمل أفضل في وقت أقل بالموارد التي لديك بالفعل. ⚒️

إدارة المخاطر

تقوم بتحديد المخاطر المحتملة للمشروع أثناء بدء المشروع مرحلة بدء المشروع. وهذا يمنح فريقك - بما في ذلك الأشخاص الجيدين في الشؤون القانونية والموارد البشرية - فرصة لمعالجة المسؤوليات المحتملة قبل حدوثها.

تقل احتمالية تعرض المشاريع المرحلية للعقبات التي يمكن تفاديها، مما يساعدك على تجنب المشاكل المستقبلية والاستمتاع بمشاريع أكثر سلاسة. 🧘

تحسين مخرجات العمل

يمنحك تقسيم المشروع إلى مراحل نقاط تحقق منتظمة لتقييم عمل الفريق. يمكنك اكتشاف أي تناقضات بين مخرجات المشروع وخطة مشروعك، مما يمنح فريقك الوقت لإصلاح المشكلات في وقت مبكر.

معنويات ومساءلة أفضل

تمنح مراحل دورة حياة المشروع الواضحة كل فرد في فريقك عناصر عمل واضحة. ليس عليهم أن يتساءلوا عما يتعين عليهم القيام به أو ما إذا كانوا ناجحين أم لا - فكل شيء موضح في خطة المشروع.

عند إكمال المراحل الرئيسية، سيشعر فريق المشروع بشعور أكبر بالإنجاز، مما يعزز الروح المعنوية. 🙌

التواصل الفعال

يتطلب النهج المرحلي وضع خطة تواصل تحدد كيفية تفاعلك مع أصحاب المصلحة وأعضاء فريق المشروع. فهو يبقي الجميع على اطلاع دائم للحد من الارتباك وسوء الفهم.

أداء أفضل بمرور الوقت

يؤدي مشروع واحد ناجح إلى مشاريع أكثر نجاحًا في المستقبل. حتى لو لم يسير هذا المشروع كما توقعت أنت أو مدير المشروع، فإن النهج المرحلي يتطلب منك التفكير فيما سار بشكل جيد وما الذي ستغيره في المرة القادمة.

باستخدام هذه الخطة، يمكنك تجنب تكرار نفس الأخطاء وتصميم مشاريع أفضل في المستقبل. 🎉

5 مراحل لإدارة المشروع عبر دورة حياة المشروع

هل أنت مستعد لتطبيق المراحل في مشاريعك الخاصة؟ اطلع على قالب مشروع ClickUp المرحلي لتقسيم مشروعك بسرعة إلى مراحل يمكن إدارتها.

هذا القالب بداية رائعة، ولكن معرفة كيفية تنفيذه سيساعدك في الحصول على قيمة أكبر من كل مرحلة من مراحل المشروع في دورة حياة المشروع. اتبع هذه النصائح لتبسيط المشاريع من البدء إلى الإغلاق.

1. بدء المشروع

لقد قررت بدء المشروع. عظيم! خلال مرحلة بدء المشروع، ستقوم بما يلي:

• تحديد حالة العمل للمشروع
• إجراء دراسة جدوى للتأكد من أن المشروع قابل للتطبيق
• إعداد قائمة بفريق المشروع وأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق الذين يجب إبلاغهم

تحديد موعد اجتماع استهلالي لبدء الأمور. يجب أن يضم هذا الاجتماع جميع أعضاء الفريق في فريق المشروع، بالإضافة إلى أصحاب المصلحة المعنيين مثل رئيسك أو الرئيس التنفيذي.

خلال هذا الاجتماع، ستقوم بإنشاء ميثاق المشروع الذي يحدد رؤية واتجاه مشروعك. لا داعي لقضاء ساعات في التخطيط لهذا الاجتماع أيضاً.

قم بتنظيم مشروعك، وحدد مقاييس النجاح، وحدد المشاكل المحتملة باستخدام قالب ميثاق المشروع المنظم للغاية من ClickUp

نموذج قالب ميثاق مشروع ClickUp يحتوي على كل ما تحتاجه للبدء. حدّد أهداف المشروع وفوّض المهام ووضّح التواصل في هذا المستند قبل أن تخطط للمشروع بشكل جدي - سيوفر عليك الكثير من العمل في المستقبل. ⏲️

نصائح سريعة:

• قم بإجراء تحليل لأصحاب المصلحة للتفاعل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين في وقت مبكر في فريق مشروعك
• اختر أهدافاً واضحة وقابلة للتحقيقأهداف المشروع التي تتماشى مع أهدافك التنظيمية
• لديك فكرة غامضة عن الجدول الزمني للمشروع وميزانيته لتبسيط المرحلة التالية

2. تخطيط المشروع

قد يبدو تخطيط المشروع مشابهًا لمرحلة البدء، لكنهما ليسا متشابهين. في مرحلة البدء، تقوم في مرحلة البدء بتبرير المشروع وجمع فريق من الخبراء. في مرحلة تخطيط المشروع، تقوم بإنشاء خطة المشروع، والتي تتضمن:

• تحديد الجدول الزمني للمشروع
• تحديد أولويات المخرجات
• تحديد نطاق المشروع
• تحديدالأهداف الذكية
  • إنشاء هيكل تفصيلي للعمل، والذي يقسم المهام إلى مكونات أصغر وأكثر قابلية للإدارة

يمكن أن يكون هذا الجزء من عملية إدارة المشروع مربكاً بعض الشيء، لذلك من الأفضل توصيل كل شيء ببرنامج إدارة المشروع مثل ClickUp. قم بتجميع أفكارك الكبيرة في ClickUp Whiteboard وتحويلها إلى المشاريع والمهام بنقرة واحدة

قم بتنفيذ خططك عن طريق تحويل ملاحظاتك اللاصقة مباشرةً إلى مهام باستخدام قالب خطة العمل في ClickUp Whiteboards

تصور خرائط طريق مشروعك في عرض اللوحة (كانبان) أو عرض مخطط جانت البياني لرؤية خطة المشروع على مستوى عالٍ وتعديل كل شيء وفقًا لذلك.

بصفتك مديراً للمشروع، فأنت تبني المشروع بأكمله على هذه الخطة (بدون ضغط!)، لذا خذ وقتك في صياغة خطة مشروع مدروسة تجعل التنفيذ سهلاً. 💃

نصائح سريعة:

• حدد معالم واضحة مع تواريخ ونتائج قابلة للقياس الكمي
• خصص أعضاء الفريق والأدوات والميزانية لكل مهمة
• وضع خطة اتصال لمشاركة من يحتاج إلى معرفة ماذا ومتى وكيف سيحصلون على تلك المعلومات

3. تنفيذ المشروع

مع وجود خطة المشروع في متناول اليد، يحتاج مدير المشروع إلى الانشغال بإنشاء المخرجات في مرحلة التنفيذ . إذا كان لديك أكثر من اثنين من أصحاب المصلحة (ومن المحتمل أن يكون لديك)، فمن الأفضل مراقبة جميع الأعمال في برنامج إدارة المشروع الخاص بك.

احصل على عرض شامل لحالات المشروع والمهام المتبقية في فريقك أو قسمك باستخدام لوحات المعلومات في ClickUp 3.0

تتبع تقدم فريقك في الوقت الفعلي لوحات معلومات ClickUp . أنشئ لوحات معلومات لكل مشروع أو اعرض جميع مشاريعك على مستوى عالٍ. قالب منجزات مشروع ClickUp هو أيضًا موفر كبير للوقت. احصل على هذا القالب، وأضف مهام مشروعك، وراقب جميع الحالات تلقائيًا من نفس المكان في بضع دقائق فقط.

والأفضل من ذلك كله أن برنامج دورة حياة إدارة المشروع هذا سينبهك أنت أو مدير المشروع المخصص إذا خرجت أي مهام أو مشاريع عن المسار الصحيح. وهذا يسمح بالتدخل المبكر، وهو ما يصنع الفرق بين الفشل والنجاح. 🏅

نصائح سريعة:

• تعزيز بيئة يتعاون فيها أعضاء الفريق مع بعضهم البعض ويتبادلون أفكارهم بحرية
• حدد مواعيد منتظمة للتحقق من تحديثات الحالة
• تحقق مرة أخرى من التسليمات للتأكد من جودتها لمنع إجراء مراجعات كبيرة لاحقًا

4. مراقبة المشروع والتحكم فيه

بمجرد بدء التنفيذ الأولي، يحين وقت مراقبة تقدم المشروع. في هذه المرحلة، ستقوم بما يلي مراقبة ضوابط المشروع مثل

• التكلفة
• المخاطر
• الوقت
• النطاق
• الموارد
• الجودة

إنشاء لوحات معلومات مفصّلة لمؤشرات الأداء الرئيسية في ClickUp لتحليل عملك وتصوره وتحديد أولوياته

قم بإعداد لوحة معلومات ClickUp القابلة للتخصيص لسحب بيانات المشروع في الوقت الفعلي في صورة مرئية واحدة أنيقة. سترى جميع المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) في مكان واحد وتتخذ القرارات في وقت قياسي.

لكن أداء المشروع هو مجرد جزء واحد من اللغز. 🧩

أنت أيضًا تدير البشر، وهذا يتطلب مراقبة عبء العمل في فريقك. برنامج ClickUp لمراقبة الموظفين عرضًا فوريًا لعبء العمل في فريقك حتى تتمكن من تقسيم العمل وفقًا لذلك. إذا كنت تدير الكثير من الأشخاص، تحقق من عرض النشاط للاطلاع على النشاط المجمع حسب الموظف أو النشاط أو القسم.

نصائح سريعة:

• قارن مؤشرات الأداء الرئيسية الحالية بالأهداف المحددة في خطة مشروعك
• لا تخف من تعديل خطة مشروعك بناءً على الأداء والتغييرات الخارجية
• قم بإنشاء حلقة تغذية راجعة حيث تقوم بجمع الملاحظات وتحليلها والتصرف بناءً عليها لتقديم منتج أفضل

5. إغلاق المشروع

يجب أن تنتهي كل الأشياء الجيدة إلى نهايتها، لذا فقد حان الوقت لمدير المشروع لإنهاء النهايات العالقة في إغلاق المشروع المرحلة. من المؤكد أن إغلاق المشاريع في برنامج إدارة المشروع الخاص بك أمر لا بد منه، ولكن قم بجدولة تشريح ما بعد الوفاة مع فريقك قبل القيام بذلك.

تبحث اجتماعات ما بعد الوفاة ما الذي سار بشكل صحيح وما الذي كان يمكن أن يكون أفضل. إذا فشلت أو لم يسير شيء ما بالطريقة التي خططت لها، فقم بتدوين ذلك للمشروع التالي. أما إذا نجح المشروع، فقم بتفصيل سبب نجاحه في ملاحظات ما بعد الوفاة حتى تتمكن من تكراره في المشاريع المستقبلية.

افتح عرض اللوحة لتصور المهام باستخدام قالب ما بعد الوفاة لمشروع ClickUp قالب ClickUp Post-Mortem Template يمنحك مستند ما بعد الوفاة الجاهز لاكتشاف اتجاهات المشروع. اجمع بيانات مشروعك في المستند وراجعها مع فريقك وشاركها مع الجميع بعد ذلك. تأكد من مراجعة مستندات ما بعد الوفاة السابقة قبل مشروعك التالي لإنشاء عمل أقوى في المستقبل. 💪

نصائح سريعة:

• قم بتنظيم جميع مستندات ما بعد الوفاة في مساحة مشتركة حيثأصحاب المصلحة في المشروع يمكن الوصول إليها - تسريع العملية باستخدامقوالب ما بعد الوفاة
  • حرر جميع الموارد، بما في ذلك مدير المشروع وأعضاء الفريق والبرامج، من المشروع حتى يتمكنوا من العمل في مشاريع أخرى
• تقدير فريقك على عملهم الشاق

قم ببناء سير عمل أفضل للمشروع في ClickUp

تعمل مراحل المشروع على تبسيط يوم عملك، وتحسين جودة عمل فريقك، وتؤدي إلى أداء أفضل بشكل عام. 🏆

يعد برنامج إدارة المشاريع أمرًا ضروريًا لإدارة المشاريع على مراحل. لا يقتصر دور برنامج ClickUp على جمع كل مشاريعك ومهامك ولوحات المعلومات والمحادثات والوثائق تحت سقف واحد فحسب، بل يدعم أيضًا نهجًا أكثر تنظيمًا لإدارة المشاريع.

شاهد الميزات الموفرة للعقل بنفسك: أنشئ مساحة عمل ClickUp المجانية الخاصة بك الآن.