كيفية إنشاء لوحة معلومات المهام التي يثق بها فريقك فعليًّا

كل لوحة معلومات مهام يتم التخلي عنها تنتهي بنفس الطريقة. ليس بسبب تصميم سيئ أو أداة خاطئة، بل من اللحظة التي يتعارض فيها رقم واحد مع ما شاهده الفريق خلال ذلك الأسبوع، فيتوقف الناس عن تصديق ما يظهر على الشاشة.

لهذا السبب، فإن هذا الدليل يختلف تمامًا عن معظم الدروس التعليمية المتعلقة بلوحات المعلومات. فأربع خطوات من أصل ست خطوات تتم قبل أن تبدأ في تصميم التخطيط، لأن لوحة المعلومات هي بمثابة مرآة: فهي لا يمكنها إلا أن تعكس ما تقوله سجلات مهامك بالفعل. إذا كانت السجلات صحيحة، فستكون لوحة معلومات بسيطة مكونة من أربع بطاقات كافية لإدارة يوم الاثنين. أما إذا كانت السجلات خاطئة، فستتحول أجمل شاشة في العالم إلى مصدر خلاف أسبوعي.

فيما يلي: الإعداد، والإنشاء، ومكان إنشائها، والعوامل التي تحافظ على مصداقيتها بعد الأسبوع الأول.

ما هي لوحة معلومات المهام؟

لوحة معلومات المهام هي عرض موحد يُظهر الحالة الحالية لمجموعة من المهام، وعادةً ما يتم تصفية هذه المهام لتقتصر على فريق أو مشروع أو شخص واحد. وهي تجمع بين عدد المهام المفتوحة والمكتملة، وقائمة المهام المتأخرة، وتفصيل المهام حسب المسؤول عنها، وعرضًا للمهام المعطلة.

لا تحتوي لوحة المعلومات على بيانات خاصة بها. فهي تقرأ سجلات مهامك عند فتحها وتعرض ما تحتويه هذه السجلات. السجلات المحدثة تنتج لوحة معلومات دقيقة، أما السجلات القديمة فتنتج لوحة معلومات تبدو موثوقة لكنها خاطئة.

لوحة معلومات المهام مقابل لوحة معلومات المشروع مقابل تقرير الحالة

تجيب هذه العناصر الثلاثة على أسئلة مختلفة للقراء المختلفين. تتابع لوحة معلومات المهام التنفيذ على مستوى المهام. أما لوحة معلومات المشروع فتتابع الإنجاز على مستوى المبادرة. وتقرير الحالة هو ملخص مكتوب مخصص للأشخاص الذين لا يفتحون أيًا منهما.

القاعدة الأساسية: اختر الأداة التي تناسب القارئ. يستخدم الفريق لوحة معلومات المهام، بينما يحتاج مكتب إدارة المشاريع(PMO) إلى لوحة معلومات المشروع، وعادةً ما يعمل المسؤولون التنفيذيون على التقرير.

لماذا يتوقف استخدام معظم لوحات معلومات المهام؟

يتم التخلي عن معظم لوحات معلومات المهام لأن سجلات المهام التي تستند إليها تصبح قديمة، وبمجرد أن يبدو رقم واحد خاطئًا، يتوقف الفريق عن الوثوق بباقي المعلومات المعروضة على الشاشة. وثقت دراسة نُشرت في مجلة «Journal of Medical Quality» حالتين للوحات معلومات في نفس المستشفى، كانتا تحتويان على نفس البيانات ولها نفس الغرض. تم اعتماد إحداهما، بينما لم يتم اعتماد الأخرى.

ولم يكن الفرق متعلقًا بالتصميم على الإطلاق. بل وجدت الدراسة ثلاث آليات اجتماعية أساسية تؤثر على ما إذا كانت لوحة المعلومات ستُعتمد وتُستخدم أم لا:

غالبًا ما تصبح مسألة الثقة سببًا شائعًا للتخلي عن لوحة المعلومات. فما أن يلاحظ أحدهم رقمًا غير متطابق، حتى تتحول كل جلسة تتناول لوحة المعلومات إلى نقاش حول دقة البيانات.

وفقًا لتقرير «حالة إدارة المشاريع» الصادر عن Wellingtone، فإن نصف المؤسسات لا تملك حتى إمكانية الوصول إلى مؤشرات الأداء الرئيسية للمشاريع في الوقت الفعلي. ويقضي 72% من المتخصصين في إدارة المشاريع نصف يوم أو أكثر كل شهر في إعداد تقارير حالة المشاريع يدويًّا.

لذا، قبل أن تبدأ في إنشاء أي شيء، تأكد من ثلاثة أمور:

طريقة سريعة لاختبار سجلاتك الحالية: قم بفرز أي قائمة مهام حسب تاريخ آخر تحديث. أي مهمة لم يتم التعامل معها لمدة أسبوعين إما تحتاج إلى تغيير في حالتها، أو أنها لم تكن مهمة حقيقية من الأساس.

كيفية إنشاء لوحة معلومات المهام في ست خطوات

يتم إنشاء لوحة معلومات المهام في ست خطوات، ولا تتعلق التخطيط إلا الخطوتين الأخيرتين منها. أما الخطوات الأربع الأولى فتتعلق بإعداد سجلات المهام التي تستقي منها لوحة المعلومات المعلومات: القرار الذي تدعمه، والحالة المحددة، والمسؤولية وتواريخ الاستحقاق، وإجراءات التحديث. إذا تخطيت هذه الخطوات، فستنشئ لوحة معلومات تستند إلى بيانات غير كاملة.

الخطوة 1: حدد اسم القرار الذي تدعمه لوحة المعلومات

اكتب القرار المحدد الذي سيتخذه شخص ما من هذه الشاشة، قبل أن تضيف أي بطاقة. عبارة «الاطلاع على أداء الفريق» هي مجرد ملاحظة. أما عبارة «تحديد المهمتين اللتين سيتم تقديم موعد إنجازهما كل يوم اثنين، ومن سيتم إعادة تكليفه بهما» فهي قرار، وتخبرك بالضبط بالبطاقات التي يجب إنشاؤها.

قبل إضافة بطاقة، قارنها بهذا المعيار:

الخطوة 2: الاتفاق على مجموعة من الحالات التي سيستخدمها الفريق بأكمله

يتم حساب كل بطاقة على لوحة المعلومات بناءً على قائمة الحالات الخاصة بك، لذا حددها كفريق واحتفظ بخمس أو ست مراحل. اكتب تعريفًا من سطر واحد لكل مرحلة واحفظه في المكان الذي يخطط فيه الفريق لعمله.

هناك مرحلتان تسببان أكبر قدر من الارتباك عندما لا يتم تحديدهما بوضوح:

قبل أن تحدد الحالات بشكل نهائي، اطلب من الفريق تصنيف 20 مهمة حقيقية باستخدامها. فكلما اختلف شخصان حول تصنيف مهمة ما، فهذا يعني أن تعريف الحالة ليس واضحًا بما يكفي بعد.

الخطوة 3: حدد مسؤولًا واحدًا وموعدًا نهائيًا واحدًا لكل مهمة

قم بتعيين كل مهمة لشخص واحد فقط. فالمهمة التي تُعهد بها إلى ثلاثة أشخاص تظهر بشكل صحيح على لوحة التحكم، لكن لا أحد يتولاها، لأن كل شخص مكلف بها يفترض أن شخصًا آخر يتولى تنفيذها.

كرر الأمر نفسه بالنسبة لمواعيد الاستحقاق. عندما تمتلئ قائمة المهام المتأخرة بمواعيد يعرف الجميع أنها طموحة، يتعلم الفريق تجاهل البطاقات المتأخرة. حدد مواعيد يلتزم بها المسؤول، وانقل المواعيد التي تأخرت بدلاً من تركها باللون الأحمر. إذا كانت قائمة المهام المتأخرة ممتلئة بالفعل بمواعيد لا يصدقها أحد، فابدأ بتحديد أولويات المهام المتنافسة.

الخطوة 4: حدد إجراءات التحديث قبل تصميم المخطط

حدد متى يتم تحديث الحالات ومن يقوم بذلك. هناك نمطان شائعان:

اختر لوحة واحدة واربطها بشيء يقوم به الفريق بالفعل. على سبيل المثال، إذا كان فريقك يعقد اجتماعًا قصيرًا يوم الاثنين، فاستغل الدقائق الخمس الأولى لتستعرض اللوحة وتحديث الحالات معًا. بهذه الطريقة، يتم التحديث خلال اجتماع يحضره الأفراد بالفعل.

الخطوة 5: أنشئ لوحة المعلومات الأولى الخاصة بك

ابدأ بأربع بطاقات. تجيب كل واحدة منها على سؤال محدد يطرحه فريقك مرارًا وتكرارًا:

استخدم هذه البطاقات الأربع لمدة أسبوعين قبل إضافة أي شيء آخر. إذا كنت تضطر إلى مغادرة لوحة التحكم مرارًا للبحث عن نفس الشيء (مثل المهام المستحقة هذا الأسبوع)، فهذه هي بطاقتك الخامسة.

عند ترتيب البطاقات، ضع المهام المتأخرة والمحجوبة في الجزء العلوي الأيسر. فهذا هو المكان الذي ينظر إليه الجميع أولاً، وتلك البطاقات تحتاج إلى استجابة سريعة. ضع مخططات الاتجاهات (مثل معدلات الإنجاز بمرور الوقت) في الجزء السفلي من الصفحة، لأنها تُستخدم في التخطيط الأسبوعي.

الخطوة 6: اختبرها على أساس أسبوع تعرف تفاصيله بالفعل

اختر أسبوعًا حديثًا تتذكر ما حدث فيه: ما هي المهام التي تأخرت، ومن كان مثقلًا بالأعباء، وما الذي تعطل.

افتح لوحة المعلومات الخاصة بذلك الأسبوع وقارن ما تعرضه بما تعرف أنه حدث فعليًّا. إذا كان فريقك قد مر بأسبوع صعب تخللته حالات تأخير في المواعيد النهائية، لكن لوحة المعلومات تظهر أن كل شيء يسير على ما يرام، فهذا يعني أن هناك خطأً ما في الإعداد. ومن الأفضل اكتشاف ذلك الآن بدلاً من اكتشافه بعد أن يتخذ شخص ما قرارًا بناءً عليها.

هناك أمران يجب الانتباه إليهما على وجه التحديد:

قم بإجراء هذا الاستعراض مع أحد زملائك في الفريق الذي كان حاضرًا في ذلك الأسبوع. فكل منكما سيتذكر أمورًا مختلفة، وبالتعاون بينكما، ستكتشفان الثغرات التي أغفلتها لوحة المعلومات والتي لم يكن أي منكما ليلاحظها بمفرده.

ما الذي يحافظ على فائدة لوحة المعلومات بعد الأسبوع الأول؟

تساعد الخطوات من 1 إلى 6 في إنشاء لوحة معلومات. وتضمن هذه العادات أن تظل البيانات التي تستند إليها جديرة بالقراءة حتى بعد مرور شهر من الآن.

أين يجب إنشاء لوحة معلومات المهام؟

هناك ثلاث طرق تناسب معظم الفرق: جدول بيانات، أو أداة مخصصة لتحليل البيانات (BI)، أو منصة إدارة العمل التي توجد المهام فيها بالفعل. وإليك كيفية الاختيار بينها.

جداول البيانات

لوحة معلومات جدول البيانات هي عبارة عن جدول محوري مضافًا إليه مخططان أو ثلاثة مخططات بيانية فوق قائمة المهام. أدخل مهامك في شكل صفوف، وقم بتصنيف كل مهمة حسب الحالة والمسؤول وتاريخ الاستحقاق، ثم استخدم الصيغ لحسابها وفرزها حسب تلك الحقول.

تأتي قوالب تتبع المهام في Excel و Google Sheets مزودة بصيغ ومخططات جاهزة. ما عليك سوى لصق مهامك فيها، وستحصل على لوحة معلومات جاهزة للاستخدام في غضون ساعة.

ما الذي يثبت فعاليته:

القيود:

أدوات ذكاء الأعمال المخصصة

تستخرج أدوات ذكاء الأعمال مثل Power BI وTableau وLooker البيانات من أنظمة متعددة وتدمجها في تقرير واحد. فهي تتصل بأداة المهام الخاصة بك، ونظامك المالي، ونظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، وتحليلات المنتجات، ثم تتيح لك إنشاء لوحات معلومات تستمد البيانات من كل هذه المصادر في آن واحد.

على سبيل المثال، يمكنك عرض نسبة إنجاز المهام حسب الفريق جنبًا إلى جنب مع الإيرادات التي حققتها مشاريع كل فريق. أو مقارنة مدة دورة الهندسة بحجم تذاكر دعم العملاء. وتعد أدوات ذكاء الأعمال (BI) مثالية لتلك العروض الشاملة التي تغطي عدة أنظمة.

ما الذي يثبت فعاليته:

القيود:

منصات إدارة العمل

تحتوي معظم منصات إدارة العمل (Asana وJira وmonday.com وSmartsheet وغيرها) على لوحات معلومات مدمجة تستمد بياناتها مباشرةً من المهام التي يعمل عليها فريقك يوميًا. وبالنسبة لمعظم الفرق التي تعتمد على الإدارة المرئية للمشاريع في عملها اليومي، فإن هذه اللوحات هي الوجهة النهائية التي يلجأون إليها.

ما الذي يُعد فعالاً:

القيود:

3 أمثلة على لوحات معلومات المهام حسب الدور الوظيفي

تعمل لوحات معلومات المهام بشكل مختلف حسب من يقرأها. لدينا هنا ثلاثة أمثلة: قائد الفريق الذي يدير أعمال الأسبوع، والموظف الفردي الذي يدير قائمة مهامه الخاصة، ومدير البرنامج الذي ينسق بين الفرق.

1. لوحة المعلومات الأسبوعية لقائد الفريق

يدير أحد قادة التسويق ست حملات يشارك فيها خمسة أشخاص. كل يوم اثنين قبل اجتماع «الستاند أب»، يفتح شاشة واحدة للإجابة على سؤالين: من يحتاج إلى المساعدة لتذليل العقبات، وهل هناك أي عمل يجب تحويله إلى شخص آخر؟

تعمل لوحة معلومات التسويق الخاصة بهم من خلال أربع بطاقات:

2. النظرة اليومية للمساهم الفردي

يحتاج المهندس الكبير الذي يعمل في خضم تخطيط السبرينت إلى معرفة ثلاثة أمور عند بدء يومه: ما الذي يجب أن أعمل عليه، وما هي العقبات التي تواجهني، وهل أضيفت أي مهام جديدة إلى قائمة مهامي منذ الأمس؟ وتقتصر لوحة معلومات هذا المهندس بالكامل على مهامه الخاصة.

تتطلب أربع بطاقات:

3. عرض البرنامج متعدد الوظائف

يقوم مدير العمليات بتنسيق عملية إطلاق منتج تشمل أقسام التسويق والدعم والهندسة. ولا تعرض لوحة أي فريق بمفرده الصورة الكاملة لعملية الإطلاق، لأن كل فريق يتتبع عمله الخاص فقط. وتراقب لوحة المعلومات المخصصة هذه الفجوات بين الفرق، وتحديدًا نقاط التسليم التي ينتقل فيها العمل من مجموعة إلى أخرى.

لتتبع المهام، استخدم خمس بطاقات:

كيف نبني لوحات معلومات المهام في ClickUp

ClickUp هي منصة لإدارة العمل تجمع المهام والمستندات والأهداف والدردشة في مساحة عمل واحدة. تستمد لوحات معلومات ClickUp بياناتها مباشرةً من بيانات المهام هذه، لذا لن تحتاج إلى تصدير أو مزامنة أي شيء. كل بطاقة على لوحة المعلومات تستمد معلوماتها من نفس السجلات التي يقوم فريقك بتحديثها يوميًا.

إنشاء لوحة المعلومات

افتح قسم لوحات المعلومات من الشريط الجانبي الأيسر. انقر على + لوحة معلومات جديدة، وقم بتسميتها بما يتناسب مع القرار الذي تدعمه (من الخطوة 1)، واختر ما إذا كنت تريد البدء من لوحة معلومات فارغة أو من قالب.

يتضمن ClickUp قوالب جاهزة للإعدادات الشائعة مثل تتبع السبرينت ونظرة عامة على المشاريع. توفر لك القوالب تخطيطًا أوليًا يمكنك تخصيصه؛ بينما تتيح لك لوحات المعلومات الفارغة إنشاء لوحة من الصفر.

لإضافة بطاقة، انقر على + إضافة بطاقة، واختر نوع البطاقة، ثم حدد المساحة أو المجلد أو القائمة التي يعمل فيها فريقك.

تصفية لوحة المعلومات بأكملها دفعة واحدة

بشكل افتراضي، تستمد كل بطاقة في لوحة معلومات ClickUp البيانات من أي «مساحة» أو «مجلد» أو «قائمة» قمت بتحديدها عند إعدادها. ولكن يمكنك أيضًا تطبيق مرشح واحد على مستوى لوحة المعلومات، وستتكيف كل بطاقة قائمة على مخطط بياني في الصفحة لتتوافق مع هذا المرشح.

على سبيل المثال، لنفترض أن لوحة المعلومات الخاصة بك تعرض بيانات من «مساحة التسويق» بأكملها. أنت على وشك الدخول في جلسة مراجعة السبرينت وتريد فقط رؤية المهام الخاصة بالسبرينت الحالي. بدلاً من تعديل عوامل التصفية لكل بطاقة على حدة، قم بتطبيق عامل تصفية نطاق زمني على مستوى لوحة المعلومات. سيُظهر كل مخطط بياني على الصفحة الآن بيانات ذلك السبرينت فقط. قم بإزالة عامل التصفية للعودة إلى الصورة الكاملة.

يمكن أن تحتوي البطاقات الفردية على عوامل تصفية خاصة بها بالإضافة إلى عوامل التصفية الموجودة على مستوى لوحة المعلومات. لذا، يمكنك إنشاء لوحة معلومات مفلترة لتظهر مساحة فريق واحد فقط، مع بطاقة واحدة تُطبق عليها تصفية إضافية لتظهر المهام المحجوبة فقط. وهذا يعني أن لوحة معلومات واحدة يمكن أن تعمل كنظرة عامة أسبوعية وكتفصيل مركّز في آن واحد، دون الحاجة إلى إنشاء وصيانة لوحتي معلومات منفصلتين.

ما الذي يمكنك فعله أيضًا باستخدام لوحات معلومات ClickUp؟

القيود:

لوحة معلومات ستظل فعالة حتى الشهر المقبل أيضًا

لوحات المعلومات الفعالة تبدو بسيطة وتحتوي على أربع أو خمس بطاقات. وهي فعالة لأن الفريق اتفق على السؤال الذي تجيب عليه الشاشة، وتأكد أحدهم من مراجعتها بانتظام.

عادةً ما تكون اللوحات التي يتم التخلي عنها هي تلك التي بدأت بحجم أكبر. فهي تنتهي بحمل عدد مفرط من البطاقات والرسوم البيانية والمقاييس. وفي غضون شهر، يبدو نصف الأرقام غير دقيق لأن تحديثات المهام تأخرت. وبعد شهرين، يتوقف الفريق عن فتحها ويعود إلى اجتماعات متابعة سير العمل.

إذا كان فريقك يعمل بالفعل على ClickUp، فإن لوحة التحكم تستمد بياناتها من نفس المهام التي يقوم الموظفون بتحديثها يوميًا، دون الحاجة إلى صيانة مصدر بيانات منفصل. ابدأ باستخدام ClickUp مجانًا.

الأسئلة الشائعة حول لوحات معلومات المهام

لوحة كانبان هي سطح عمل: حيث تقوم بنقل بطاقات المهام عبر الأعمدة لتحديث حالتها. أما لوحة معلومات المهام فهي ملخص للقراءة فقط مبني على أساس ذلك العمل. فأنت تتفاعل داخل اللوحة، وتقرأ لوحة المعلومات. تعرض اللوحة كل بطاقة في مشروع واحد؛ بينما تجمع لوحة المعلومات البيانات من مختلف المشاريع لإبراز الحالات الاستثنائية مثل الأعمال المتأخرة أو المعطلة. تستخدم معظم الفرق كليهما: اللوحة لمتابعة سير العمل اليومي، ولوحة المعلومات للمراجعة الأسبوعية.

أداة تتبع المهام هي النظام الذي تستخدمه لتسجيل المهام وتحديثها. أما لوحة معلومات المهام فهي عرض موجز مبني على تلك السجلات. فأنت تعمل داخل أداة التتبع وتقرأ لوحة المعلومات. تحتوي أداة التتبع على كل الحقول والتعليقات الخاصة بكل مهمة، بينما تعرض لوحة المعلومات فقط الإحصائيات الإجمالية والاستثناءات التي يحتاجها القارئ، مثل عدد المهام المتأخرة وعدم التوازن في عبء العمل.

نعم. تتوفر قوالب مجانية لبرامج ClickUp وExcel وGoogle Sheets، كما تتضمن معظم منصات إدارة العمل لوحات تحكم أولية ضمن باقاتها المجانية. توفر القوالب وقتًا في تصميم التخطيط، لكنها مع ذلك تعرض كل ما يسجله فريقك، لذا فإن الالتزام بمبدأ «مالك واحد، وحالة واحدة، وموعد استحقاق واحد» أهم من القالب الذي تختاره.

يمكن للذكاء الاصطناعي (AI) تجميع تخطيط لوحة المعلومات وتلخيص البيانات، لكنه لا يستطيع تصحيح السجلات الأساسية. يقدم ClickUp Brain إجابات على الأسئلة باستخدام لغة بسيطة استنادًا إلى بيانات مساحة العمل الحية. وهذا يغطي الاستفسارات التي تُطرح لمرة واحدة والتي كانت ستصبح، لولا ذلك، بطاقات إضافية دائمة. والحد هو نفسه الذي ينطبق على أي لوحة معلومات: إذا كانت الحالات والمسؤولون قديمة، فإن العرض الذي يولده الذكاء الاصطناعي يكون خاطئًا بشكل مؤكد.

تجمع لوحة معلومات الإدارة عدة لوحات معلومات المهام في عرض موجز واحد مخصص للمدير الذي لا يفتح قوائم المهام الأساسية أبدًا. فهي تعرض مؤشرات مثل معدل الإنجاز، واستهلاك الميزانية، ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) على مستوى الفريق أو وحدة الأعمال، والتي يتم استخلاصها عادةً من عدة أنظمة بدلاً من أداة مهام واحدة. تعرض لوحة معلومات المهام عناصر العمل؛ بينما تُظهر لوحة معلومات الإدارة ما إذا كانت الوظيفة تسير على المسار الصحيح.

في غضون خمس ثوانٍ من فتح لوحة المعلومات، يجب أن يستوعب المشاهد رؤية رئيسية واحدة على الأقل دون الحاجة إلى التمرير أو طرح الأسئلة. تُعرّف مجموعة نيلسن نورمان لوحات المعلومات بأنها عروض سريعة يمكن للمستخدمين الاستجابة لها بأقل قدر من المعالجة المعرفية. بالنسبة للوحة معلومات المهام، يعني ذلك وضع المهام المتأخرة والمحجوبة في الجزء العلوي الأيسر، حيث تقع العين أولاً، ووضع مخططات الاتجاهات في الجزء السفلي من الصفحة.