Hầu hết các dự án trên Tài liệu Google không thất bại ngay từ khi khởi động. Chúng thường thất bại vào khoảng tuần thứ ba. Bản tóm tắt vẫn còn nguyên, các ghi chú cuộc họp vẫn đầy đủ, nhưng trạng thái cập nhật trên trang 12 đã không được cập nhật trong mười ngày, và câu trả lời cho câu hỏi “Buổi đánh giá thiết kế đã diễn ra chưa?” lại là “Để tôi kiểm tra tin nhắn trong trò chuyện đã.”
Vấn đề không nằm ở tài liệu. Ai đó đã nhập trạng thái công việc vào một câu, và các câu không tự động cập nhật.
Quy tắc giúp duy trì hiệu quả của một dự án dựa trên tài liệu: Docs chứa những quyết định của nhóm; công cụ theo dõi chứa những hoạt động thực tế của nhóm. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách phân định ranh giới đó ngay trong chính Tài liệu Google, cũng như điểm mà nó không còn hiệu quả nữa.
TL;DR: Sáu bước: chia một tài liệu Google Docs thành các tab (Tóm tắt, Kế hoạch, Quyết định, Ghi chú cuộc họp, Rủi ro), khóa phạm vi đã thống nhất bằng chế độ Phê duyệt hoặc Đề xuất, ghi trạng thái công việc vào khối theo dõi công việc hoặc menu thả xuống, duy trì nhật ký quyết định bốn cột, tạo ghi chú cuộc họp từ sự kiện lịch, và chuyển các ngày sang Lịch Google và Google Trang tính bằng biểu đồ liên kết trực tiếp trong tab Kế hoạch. Các phần sau đây đề cập đến bốn tình huống mà các thiết lập này có thể gặp trục trặc, và khi nào nên chuyển sang sử dụng Google Sheets hoặc một công cụ chuyên dụng.
Tài liệu Google Docs được chia sẻ có phù hợp cho việc quản lý dự án không?
Một tài liệu Google Docs được chia sẻ rất phù hợp cho những phần của dự án mà bạn chỉ cần viết một lần nhưng thường xuyên xem lại. Điều này có thể bao gồm bản tóm tắt, phạm vi công việc, biên bản quyết định và ghi chú cuộc họp. Tuy nhiên, đây không phải là nơi lý tưởng cho những nội dung thay đổi hàng ngày. Trạng thái công việc, người phụ trách và ngày đáo hạn cần được lọc, sắp xếp và tổng hợp, và một đoạn văn bản không thể thực hiện được bất kỳ việc nào trong số đó.
Việc cố gắng kết hợp cả hai sẽ dẫn đến sự thất vọng. Ngay cả Google cũng tránh được cái bẫy này trong hướng dẫn riêng của mình về cách thực hiện dự án trong Không gian Làm việc. Nhóm làm việc trao đổi trong Groups và Chat, các tệp được lưu trữ trong Drive, còn kế hoạch được đưa vào bảng tính với các cột dành cho công việc, người phụ trách, ngày đáo hạn và trạng thái. Docs hầu như không được đề cập đến.
Tuy nhiên, các tài liệu lại rất phù hợp để trình bày lý do. Sau sáu tuần, không ai còn nhớ tại sao ngày ra mắt lại bị dời hay tại sao nhà cung cấp thứ hai lại bị loại bỏ, và bảng công việc không có trường nào dành cho những thông tin đó. Amazon cũng tổ chức các cuộc họp theo cùng nguyên tắc ưu tiên văn bản thay vì slide. Trong bức thư gửi cổ đông năm 2017, Jeff Bezos đã viết:
Tại Amazon, việc cần làm là không sử dụng PowerPoint (hay bất kỳ hình thức trình chiếu nào khác). Thay vào đó, chúng tôi viết các bản ghi nhớ dài sáu trang được cấu trúc theo lối kể chuyện. Chúng tôi lặng lẽ đọc một bản ghi nhớ như vậy vào đầu mỗi cuộc họp, giống như trong một “phòng tự học”.
Tại Amazon, việc cần làm là không sử dụng PowerPoint (hay bất kỳ hình thức trình bày dạng slide nào khác). Thay vào đó, chúng tôi soạn các bản ghi nhớ dài sáu trang có cấu trúc kể chuyện. Chúng tôi lặng lẽ đọc một bản ghi nhớ như vậy vào đầu mỗi cuộc họp, giống như trong một “phòng tự học”.
Bezos đã lập luận rằng việc viết bằng các câu hoàn chỉnh buộc người viết phải suy nghĩ rõ ràng hơn so với việc trình bày bằng slide. Một tài liệu dự án cũng mang lại hiệu quả tương tự, cộng thêm một điều mà ông không đề cập: lập luận đó vẫn còn đó để tham khảo lại khi ai đó đặt câu hỏi về quyết định đó.
Điều này giúp bạn có một tiêu chí kiểm tra cho mọi thông tin trong một dự án dựa trên tài liệu. Nếu thông tin đó thay đổi khi ai đó hoàn thành công việc, nó thuộc về công cụ theo dõi. Nếu thông tin đó chỉ thay đổi khi nhóm thay đổi quyết định, nó thuộc về tài liệu. Tiêu chí này vẫn áp dụng cho dù công cụ theo dõi của bạn là bảng tính, Google Tasks hay một hệ thống theo dõi dự án chuyên dụng.
Cách sử dụng Tài liệu Google để quản lý dự án trong 6 bước
Quản lý dự án trên Tài liệu Google bao gồm sáu bước: tạo một tài liệu và chia thành các tab, viết bản tóm tắt nêu rõ những nội dung nằm ngoài phạm vi dự án, ghi trạng thái vào các trường thay vì bằng câu văn, lưu giữ nhật ký quyết định, tạo biên bản cuộc họp từ Lịch Google, và chuyển các mốc thời gian ra khỏi tài liệu hoàn toàn.
Ghi chú: Tất cả các thao tác dưới đây đều hoạt động trên tài khoản Google miễn phí, trừ khi có bước nào đó ghi rõ khác. Có năm tính năng yêu cầu kế hoạch Google Workspace, và mỗi tính năng này đều được đánh dấu rõ ràng tại vị trí xuất hiện.
Bước 1: Tạo một tài liệu dự án và chia thành các tab
Bắt đầu với một tài liệu duy nhất. Mở một tài liệu Docs mới, sau đó nhấp vào Hiển thị tab và dàn ý ở góc trên bên trái để mở bảng điều khiển bên trái. Nhấp vào Thêm tab cho từng phần bạn cần.
Để lồng một tab vào tab khác, hãy kéo tab đó vào tab cha, hoặc mở Tùy chọn tab trên tab cha và chọn Thêm tab con. Các tab có thể lồng nhau tối đa ba cấp, và một tài liệu có thể chứa tối đa 100 tab.
Một bố cục phù hợp với hầu hết các dự án:
- Tóm tắt: Mục tiêu, các ràng buộc, sản phẩm đầu ra và những điều không phải là mục tiêu
- Kế hoạch: Công cụ theo dõi công việc và biểu đồ dòng thời gian được liên kết
- Quyết định: Nhật ký quyết định
- Ghi chú cuộc họp: Mỗi cuộc họp có một tab con, với ghi chú mới nhất ở trên cùng
- Rủi ro: Những điều có thể xảy ra, ai là người theo dõi và những yếu tố nào sẽ kích hoạt hành động
Đổi tên từng tab từ Tùy chọn tab > Đổi tên. Thêm biểu tượng cảm xúc từ Tùy chọn tab > Chọn biểu tượng cảm xúc nếu bạn muốn bảng điều khiển dễ nhận biết ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Mỗi tab đều có liên kết riêng. Nhấp vào Tùy chọn tab > Sao chép liên kết và gửi liên kết đó trực tiếp đến các bên liên quan để họ truy cập vào tab Quyết định.
Mẹo chuyên nghiệp: Đừng tạo tài liệu mới từ Thư viện mẫu. Hãy mở tài liệu dự án của bạn, chọn Tệp > Mới > Từ mẫu, rồi duyệt thư viện ngay trong tài liệu đó. Các mẫu lộ trình dự án và đề xuất kinh doanh của Google sẽ được chèn vào dưới dạng các tab mới trong tài liệu của bạn.
Bước 2: Viết bản tóm tắt sao cho phạm vi dự án vẫn phù hợp với thực tế
Như đã nêu, tab “Brief” bao gồm bốn phần: mục tiêu, các ràng buộc, sản phẩm đầu ra và các yếu tố không phải mục tiêu. Nếu bạn muốn bắt đầu với một cấu trúc đã có sẵn các phần này, các mẫu phạm vi công việc được thiết kế dành riêng cho Tài liệu Google có thể giúp ích.
Ghi tên từng người chịu trách nhiệm dưới dạng thẻ người. Nhập @ kèm theo tên đồng nghiệp và chọn họ từ Danh sách công việc, hoặc nhập @me để chỉ chính bạn. Thẻ này bao gồm email và thẻ hồ sơ của họ, nên người đọc có thể di chuột qua để xem nên liên hệ với ai. Một lưu ý: việc đề cập đến ai đó trong thẻ không đồng nghĩa với việc họ có quyền truy cập vào tài liệu. Bạn vẫn phải chia sẻ tài liệu đó.
Đối với các trường mà người khác cần điền sau này, hãy nhập @ và chọn Placeholder chip, sau đó chọn loại thông tin bạn mong đợi. Placeholder sẽ xuất hiện trong tài liệu dưới dạng một ô trống cho đến khi người có trách nhiệm hoàn thành việc điền vào, điều này hiển thị hơn so với cụm từ ‘TBD’ bị chôn vùi trong một câu.
Lưu ý: Sau khi bản tóm tắt dự án được thống nhất, phần phạm vi dự án không nên bị thay đổi do các chỉnh sửa ngẫu hứng. Đối với các gói Business Standard, Business Plus và Enterprise, hãy mở tệp trong Drive, nhấp chuột phải và chọn Phê duyệt để gửi tệp cho những người đánh giá được chỉ định.
Chọn Khóa tệp, và không ai có thể chỉnh sửa, bình luận hoặc đề xuất cho đến khi tất cả người phê duyệt đều đồng ý. Nếu có bất kỳ chỉnh sửa nào được thực hiện sau đó, tất cả các phê duyệt sẽ bị đặt lại, và mọi người phải phê duyệt lại.
Với tài khoản miễn phí, cách làm tương tự nhất là chuyển tài liệu sang Chế độ đề xuất đối với những người không phải là người quản lý dự án. Bằng cách này, các thay đổi về phạm vi dự án sẽ xuất hiện dưới dạng đề xuất mà bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối.
Bước 3: Nhập trạng thái vào các trường
Bất kỳ thay đổi nào xảy ra trong quá trình hoàn thành công việc đều được ghi vào một cột trong bảng, chứ không bao giờ vào một đoạn văn. Tài liệu Google cung cấp cho bạn hai cách để thực hiện việc này, và cách nào bạn có thể sử dụng phụ thuộc vào loại tài khoản của bạn.
Trên Google Workspace hoặc Workspace Individual: khối theo dõi công việc. Chuyển đến Chèn > Khối xây dựng và chọn Theo dõi công việc, hoặc gõ @ và tìm kiếm. Docs sẽ chèn một bảng với các cột tiêu đề, người được giao, ngày đáo hạn và trạng thái theo thứ tự đã nhập.
Mỗi cột đều tự động áp dụng kiểu dữ liệu riêng. Cột ngày tháng sẽ cảnh báo bạn khi ai đó nhập ‘TBD’ vào đó. Di chuột qua một hàng để chuyển công việc đó sang Google Tasks, hoặc đồng bộ hóa toàn bộ bảng cùng một lúc. Mỗi người được giao công việc sẽ thấy công việc của mình trong Tasks và, nếu có ngày tháng, trên Lịch Google của họ.
Hai điều cần kiểm tra trước khi bạn tin tưởng vào tính năng đồng bộ:
- Tính năng này chỉ dành riêng cho Không gian Làm việc. Tài khoản Gmail cá nhân miễn phí sẽ không hiển thị tính năng này trong menu Building Blocks.
- Quản trị viên của bạn phải kích hoạt dịch vụ Google Tasks. Trên một miền được quản lý, quá trình đồng bộ hóa sẽ không hoạt động cho đến khi dịch vụ này được bật. Các nhóm thường chỉ phát hiện ra điều này muộn màng, khi các công việc chưa xuất hiện trong danh sách công việc của bất kỳ ai.
Trên bất kỳ tài khoản nào, kể cả tài khoản Gmail miễn phí: các ô menu thả xuống. Chèn một bảng đơn giản từ Chèn > Bảng với các cột dành cho công việc, người phụ trách, ngày đáo hạn và trạng thái. Trong cột trạng thái, nhập @dropdown hoặc chọn Chèn > Menu thả xuống.
Docs cung cấp hai mẫu cài đặt sẵn: Trạng thái dự án (Chưa bắt đầu, Bị chặn, Đang tiến hành, Hoàn thành) và Trạng thái đánh giá (Chưa bắt đầu, Đang tiến hành, Đang xem xét, Đã được phê duyệt). Nhấp vào menu thả xuống “Mới” để tạo mẫu của riêng bạn với các tùy chọn và màu sắc tùy chỉnh.
Hãy điền vào cột “Chủ sở hữu” bằng các biểu tượng người và cột “Ngày đáo hạn” bằng các biểu tượng ngày (gõ @today, @tomorrow hoặc @ kèm theo ngày). Bạn sẽ mất tính năng đồng bộ với Google Tasks, nhưng bù lại, bạn sẽ có trường “Trạng thái” thực sự, giúp tránh được lỗi gõ sai.
Để thay đổi các tùy chọn trong menu thả xuống mà bạn đã chèn sẵn, hãy nhấp vào ô và chọn Thêm / Chỉnh sửa tùy chọn. Tài liệu sẽ hỏi bạn có muốn áp dụng thay đổi chỉ cho ô đó hay cho tất cả các ô được tạo từ cùng một menu thả xuống hay không. Chọn Áp dụng cho tất cả để đảm bảo tính nhất quán của cột.
Mẹo chuyên nghiệp: Menu "Building blocks" (Các khối xây dựng) không chỉ chứa công cụ theo dõi công việc. Lộ trình sản phẩm, Trình theo dõi đánh giá, Tài sản dự án và Trình theo dõi nội dung ra mắt là các bảng được tạo sẵn với các menu thả xuống về trạng thái đã được tích hợp sẵn. Danh sách liên hệ cung cấp cho bạn danh sách các bên liên quan với các cột tên, vai trò và email. Mở Chèn > Building blocks > Xem thêm để xem trước chúng trong thanh bên trước khi chèn.
Bước 4: Lập nhật nhật ký quyết định để lý do ra quyết định không bị lãng quên
Tạo một tab riêng cho các quyết định với bốn cột: các vấn đề chưa giải quyết, các cuộc họp, người chịu trách nhiệm và ngày tháng. Bắt đầu bằng Chèn > Các khối xây dựng > Nhật ký quyết định, sau đó điều chỉnh các cột cho phù hợp. Điền người chịu trách nhiệm bằng biểu tượng người và ngày tháng bằng biểu tượng ngày tháng. Điều này giúp cả hai trường này đều có thể lọc được sau này.
Tab này tồn tại do một điểm đặc thù trong cách Docs xử lý các bình luận. Hầu hết các quyết định trong dự án đều được thảo luận trong các chủ đề bình luận, và một khi ai đó nhấp vào Giải quyết, chủ đề bình luận đó sẽ bị loại khỏi nội dung tài liệu. Quyết định đó vẫn tồn tại trong lịch sử bình luận, nhưng những người đọc tài liệu đó một tháng sau sẽ không thể tìm thấy nó.
Lịch sử phiên bản lại gặp vấn đề ngược lại: nó chỉ hiển thị chính xác những gì đã thay đổi mà không giải thích lý do tại sao. Nhật ký quyết định được cập nhật thủ công, và đây là nơi duy nhất bạn có thể tìm thấy bối cảnh liên quan.
Ghi lại quyết định ngay khi nó được đưa ra, chứ không phải vào cuối tuần. Viết nó thành một dòng:
- Câu hỏi: Thực ra chúng ta đang quyết định điều gì? (“Phát hành giai đoạn một mà không có SSO?”)
- Quyết định: Lời khuyên, được tóm gọn trong một câu mà người mới bắt đầu có thể hiểu ngay cả khi không có bối cảnh
- Chủ sở hữu: Người có thể được hỏi lý do tại sao, như một con chip
- Ngày: Khi vấn đề đã được giải quyết, như một con chip
Trên kế hoạch Không gian Làm việc hoặc Google AI, hãy nhấp vào Ask Gemini ở góc trên bên phải và nhập câu hỏi. Thanh bên sẽ quét toàn bộ tài liệu, bao gồm mọi tab, và trả lời từ tab Decisions chỉ trong vài giây. Nó cũng hiển thị tóm tắt của tài liệu khi thanh bên mở ra. Bạn thậm chí có thể đánh dấu bất kỳ phần nào và yêu cầu tóm tắt chỉ riêng phần đó.
Trong Drive, biểu tượng Catch me up sẽ xuất hiện bên cạnh các tài liệu có chỉnh sửa hoặc bình luận mới kể từ lần truy cập cuối cùng của bạn, và khi nhấp vào biểu tượng này, bạn sẽ thấy tóm tắt những thay đổi. Tính năng Gemini trong Docs không có sẵn trên các tài khoản cá nhân miễn phí, vì vậy trên Gmail, nhật ký vẫn là giải pháp; chỉ là bạn phải tự tìm kiếm trong nhật ký đó mà thôi.
Bước 5: Tạo ghi chú cuộc họp từ sự kiện trên lịch
Đừng bắt đầu ghi chú cuộc họp trên một trang trống. Trong tab Ghi chú cuộc họp, nhập @meeting hoặc chọn Chèn > Các khối xây dựng > Ghi chú cuộc họp, sau đó chọn sự kiện. Nhập next để lấy cuộc họp tiếp theo trong lịch của bạn, hoặc tìm kiếm theo tên sự kiện.
Docs tự động thêm ngày, tiêu đề sự kiện, danh sách người tham dự dưới dạng biểu tượng người, và các tệp đính kèm trong thư mời. Sau đó, nó cung cấp cho bạn một phần ghi chú và danh sách các mục danh sách kiểm tra ở phía dưới.
Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, một thông báo sẽ hiển thị tùy chọn Chia sẻ & đính kèm, giúp chia sẻ tài liệu với những người tham dự và liên kết tài liệu đó với sự kiện trên lịch. Nếu bạn không phải là người tổ chức, bạn chỉ có tùy chọn Chia sẻ; tài liệu sẽ không được thêm vào tệp đính kèm của sự kiện.
Gán nhiệm vụ trong danh sách kiểm tra — gõ @ và tên người đó để gắn thẻ họ. Trên tài khoản công việc hoặc trường học, di chuột đến bên trái một mục trong danh sách kiểm tra và nhấp vào Thêm vào Nhiệm vụ để chỉ định người được giao và ngày hạn. Mục đó sẽ xuất hiện trong Google Tasks của họ và, nếu có ngày hạn, sẽ hiển thị trên Lịch Google của họ. Trên tài khoản miễn phí, việc gắn thẻ chỉ là một biểu tượng nhỏ mà không kèm theo thông báo, vì vậy hãy nói to việc phân công trước khi cuộc họp kết thúc.
Lưu ý: Mối liên kết giữa ghi chú và sự kiện là một chiều. Nếu bạn thêm một khách mời vào danh sách người tham dự trong tài liệu, họ sẽ không được mời tham gia cuộc họp. Nếu bạn thay đổi thời gian cuộc họp trong Lịch, tài liệu vẫn giữ nguyên thời gian cũ. Hãy coi danh sách người tham dự như một bản ghi chép về những người đã được mời tại thời điểm bạn chèn khối thông tin đó, và thêm một dòng ghi chú cho những người thực sự có mặt.
Bước 6: Chuyển lịch trình sang nơi mà tài liệu không thể lưu trữ được
Tài liệu Google không có đối tượng lịch trình. Không có trường ngày tháng để sắp xếp theo, và không có mối phụ thuộc giữa hai hàng. Việc một công việc bị trễ không cho bạn biết gì về ba công việc phía sau nó. Các ngày tháng cần một nơi lưu trữ có thể hiểu được chúng, và tài liệu trở thành nơi bạn xem chúng trong chế độ xem.
Có ba điều cần lưu ý khi sử dụng tài liệu này:
- Các cột mốc quan trọng được ghi vào lịch dự án chung. Trong Lịch Google, nhấp vào Thêm lịch khác > Tạo lịch mới, đặt tên theo tên dự án và chia sẻ với nhóm. Trên tài khoản công việc hoặc trường học, bạn có thể tạo sự kiện mà không cần rời khỏi tài liệu: Chèn > Thành phần sẵn có > Bản nháp sự kiện lịch, điền tiêu đề, khách mời và thời gian, sau đó nhấp vào Gửi bản nháp sự kiện đến Lịch
- Kế hoạch theo trình tự được ghi vào Google Trang tính. Các công việc được hiển thị dưới dạng các hàng, kèm theo người phụ trách, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và menu thả xuống để chọn trạng thái. Định dạng có điều kiện sẽ chuyển trạng thái thành màu sắc, giúp bảng tính trông giống như một bảng theo dõi.
- Các cuộc hội thoại diễn ra trong một không gian Google Chat. Tạo một không gian dành riêng cho dự án, chia sẻ thư mục Drive từ bên trong không gian đó và duy trì các trao đổi nhanh chóng tại đó. Phần bình luận trong tài liệu chỉ dành cho tài liệu đó; mọi nội dung khác sẽ bị lạc hướng nếu được đặt trong các chủ đề bình luận.
Dòng thời gian vẫn hiển thị trong tab Kế hoạch. Tạo biểu đồ Gantt trong Sheets, sau đó trong tài liệu, hãy chọn Chèn > Biểu đồ > Từ Sheets. Chọn bảng tính, chọn biểu đồ và đảm bảo ô Liên kết với bảng tính vẫn được đánh dấu trước khi nhấp vào Nhập.
Biểu đồ xuất hiện trong tài liệu dưới dạng đối tượng được liên kết trực tiếp. Khi ngày tháng thay đổi trong bảng tính, hãy nhấp vào Cập nhật ở góc trên bên phải của biểu đồ. Hoặc truy cập Công cụ > Đối tượng được liên kết > Cập nhật tất cả để làm mới tất cả các biểu đồ và bảng được liên kết cùng một lúc.
Cách này cũng áp dụng cho bảng danh sách công việc được liên kết, với một giới hạn: các bảng có hơn 400 ô sẽ được dán dưới dạng không liên kết. Hãy giữ chế độ xem nhúng ở giai đoạn hiện tại. Nếu bạn muốn giữ một dòng thời gian vẽ tay bên trong tài liệu, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tạo dòng thời gian trong Tài liệu Google riêng biệt, bao gồm cả những điểm cần cân nhắc.
Mẹo chuyên nghiệp: Đặt biểu đồ được liên kết ngay dưới phần theo dõi công việc trong tab Kế hoạch, để trạng thái và dòng thời gian hiển thị trên cùng một màn hình. Bất kỳ ai mở tab này đều có thể thấy dự án đang ở đâu và dự kiến sẽ ở đâu, mà không cần mở bảng tính.
Google có công cụ quản lý dự án không?
Không, Google không bán bất kỳ sản phẩm nào được thiết kế dành riêng cho quản lý dự án, và lần duy nhất họ thử làm điều đó, kết quả đã bị ngừng cung cấp. Bảng, một dự án thử nghiệm thuộc Area 120 giúp theo dõi công việc theo hàng thông qua các tính năng tự động hóa và biểu mẫu, đã ra mắt vào năm 2020 và bị ngừng hoạt động sau đó 5 năm.
Các tính năng này vẫn được duy trì trong AppSheet, công cụ xây dựng ứng dụng không cần viết mã của Google; đây là công cụ gần nhất mà Không gian Làm việc hiện có với một cơ sở dữ liệu công việc. AppSheet Core được tích hợp sẵn trong nhiều phiên bản Không gian Làm việc, nhưng đây là một nền tảng để xây dựng ứng dụng.
Không gian Làm việc bao gồm Google Tasks, một danh sách việc cần làm cá nhân đồng bộ với Lịch Google và Gmail, đồng thời nhận các công việc từ khối theo dõi công việc trong Tài liệu Google. Tasks lưu trữ thông tin người phụ trách và ngày thực hiện, Google Trang tính lưu trữ kế hoạch, Tài liệu Google lưu trữ lý do, và Google tránh việc kết hợp các thông tin này lại với nhau.
Sự nhầm lẫn thường xuất phát từ Chứng chỉ Quản lý Dự án của Google. Đây là một chương trình được tổ chức trên Coursera, với khoảng 240 giờ học. Sau khi hoàn thành khóa học, học viên sẽ biết cách soạn thảo bản tuyên ngôn dự án và tổ chức buổi đánh giá lại. Tuy nhiên, họ không được cung cấp một ứng dụng của Google để thực hiện các việc cần làm.
Để có cấu trúc chặt chẽ hơn mà không cần rời khỏi hệ sinh thái, Google Workspace Marketplace liệt kê các tiện ích bổ sung cho phép hiển thị bảng công việc, biểu đồ Gantt và theo dõi mối quan hệ phụ thuộc trực tiếp trên các tệp trong Drive. Hầu hết các công cụ quản lý dự án phổ biến cũng kết nối trực tiếp với Workspace: đăng nhập bằng tài khoản Google, đính kèm tệp từ Drive, đồng bộ hóa hạn chót với Lịch Google.
Tài liệu Google so với Google Trang tính so với một công cụ chuyên dụng
Tài liệu Google bao quát mọi khía cạnh của dự án ngoại trừ trạng thái công việc. Google Trang tính sẽ tiếp tục từ điểm mà Tài liệu Google dừng lại, vì bạn có thể lọc và tính tổng số người phụ trách cũng như ngày tháng trong các ô. Một công cụ chuyên dụng chỉ trở nên cần thiết khi có ai đó đặt ra một câu hỏi liên quan đến nhiều dự án khác nhau.
| Cách tiếp cận | Phù hợp nhất cho | Những trường hợp nó không còn hiệu quả | Bỏ qua nếu |
|---|---|---|---|
| Tài liệu Google | Tóm tắt, biên bản quyết định, ghi chú cuộc họp, bất kỳ nội dung nào được trình bày dưới dạng câu văn | Thông tin trạng thái được hiển thị dưới dạng các ô và bảng; bạn chỉ có thể xem một tài liệu tại một thời điểm, và không có tính năng nào sắp xếp hoặc tổng hợp dữ liệu giữa các tài liệu. | Bạn cần sắp xếp hoặc lọc bất kỳ nội dung nào |
| Google Trang tính | Danh sách công việc kèm người chịu trách nhiệm và thời hạn, chế độ xem Gantt đơn giản, đang theo dõi ngân sách | Các mối phụ thuộc là các công thức mà bạn phải cập nhật thủ công, vì vậy chỉ cần thay đổi một ngày là bạn phải chỉnh sửa mọi hàng phía sau nó | Không ai trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm về các công thức |
| Công cụ chuyên dụng cho quản lý dự án | Quản lý nhiều dự án cùng lúc, các mối quan hệ phụ thuộc, phân bổ khối lượng công việc cho các thành viên, tổng hợp dữ liệu tự động hóa | Cần phải cài đặt trạng thái, trường dữ liệu và phân cấp trước khi công cụ này trở nên hữu ích | Bạn đang thực hiện một dự án ngắn hạn với dưới một chục công việc |
Nâng cấp lên một cấp độ không có nghĩa là phải bắt đầu lại từ đầu. Tài liệu vẫn giữ nguyên vị trí của nó, vì các bản tóm tắt và nhật ký quyết định sẽ không được cải thiện khi bạn di chuyển chúng. Thứ được chuyển sang là bảng theo dõi. Từ Docs sang Sheets, hãy chọn bảng công việc, dán nó vào một trang tính mới và thêm lại menu thả xuống trong cột trạng thái. Các ô thông tin về người và ngày tháng sẽ được dán dưới dạng văn bản thuần túy, vì vậy bạn sẽ phải làm lại hai cột đó bằng tay.
Từ Sheets sang một công cụ chuyên dụng, hãy xuất bảng tính dưới dạng CSV và nhập vào công cụ đó. Hầu hết các công cụ sẽ tự động ánh xạ các cột về công việc, người chịu trách nhiệm, ngày đáo hạn và trạng thái, còn các trường còn lại sẽ xuất hiện dưới dạng Trường Tùy chỉnh. Liên kết công cụ theo dõi mới từ tab “Kế hoạch” để tài liệu vẫn giữ vai trò là “cửa ngõ” chính, và đặt tên cho một phiên bản trong tài liệu. Bằng cách này, bất kỳ ai xem bảng trạng thái cũ đều biết rằng thông tin trong đó đã được cố định.
Những điểm yếu của Dự án Tài liệu Google
Các dự án trên Tài liệu Google thường gặp vấn đề ở hai khía cạnh. Thứ nhất là thói quen sử dụng: cài đặt chia sẻ, tệp trùng lặp, chủ đề bình luận và quyền sở hữu — tất cả đều có thể khắc phục ngay trong tài liệu. Thứ hai là chính định dạng của nó, vốn không thể giải quyết các câu hỏi liên quan đến hai dự án hoặc một bảng theo dõi mà năm người cùng chỉnh sửa. Hãy khắc phục vấn đề thuộc loại thứ nhất. Còn đối với vấn đề thứ hai, hãy coi đó là tín hiệu để chuyển bảng theo dõi sang công cụ khác.
Những vấn đề bạn có thể khắc phục
Mọi người đều được cấp quyền Trình chỉnh sửa. Bản mô tả phạm vi dự án hiện nay có nội dung khác so với lúc khởi động dự án, và không ai nhớ là đã thay đổi nó. Một bên liên quan đã chỉnh sửa một câu, và bản mô tả dần thay đổi qua từng chỉnh sửa nhỏ không gây hại. Chia sẻ thư mục với toàn bộ nhóm với quyền Trình chỉnh sửa là cách làm mặc định, và chính điều này đã khiến tình huống này xảy ra.
Giải pháp: Cấp quyền Trình chỉnh sửa cho người quản trị và những người cập nhật bảng theo dõi. Tất cả những người còn lại sẽ có trạng thái Bình luận viên. Họ vẫn có thể đặt câu hỏi và đề xuất thay đổi; nhưng không thể vô tình sửa đổi phạm vi dự án. Trong cài đặt chia sẻ, hãy bỏ chọn Trình chỉnh sửa có thể thay đổi quyền truy cập và chia sẻ, để quyền truy cập vẫn giữ nguyên như bạn đã thiết lập. Trên gói Business Standard trở lên, nhấp chuột phải vào bất kỳ đoạn văn bản nào và chọn Hiển thị trình chỉnh sửa để xem ai là người đã viết đoạn đó.
Có nhiều bản sao thay vì một nguồn duy nhất. Có hai tệp có tên là “Kế hoạch dự án” và “Kế hoạch dự án v2 Cuối cùng”, cả hai đều được chỉnh sửa trong tháng này. Ai đó đã sao chép tài liệu để giữ lại phiên bản ban đầu, hoặc chia sẻ tệp thay vì chia sẻ thư mục, nên một thành viên tham gia muộn đã nhận được bản sao qua email thay vì liên kết. Giờ đây, có hai phiên bản đang được sử dụng, và mỗi người đọc đều nghĩ rằng đó là phiên bản hiện tại.
Giải pháp: Sử dụng các phiên bản được đặt tên thay vì các bản sao. Mở Tệp > Lịch sử phiên bản > Đặt tên cho phiên bản hiện tại và đặt tên là ‘Kickoff, đã được phê duyệt’. Một tài liệu có thể chứa tối đa 40 phiên bản được đặt tên, và chuyển đổi Chỉ hiển thị các phiên bản được đặt tên sẽ ẩn tất cả các phiên bản còn lại. Lịch sử phiên bản sẽ hiển thị như một bản ghi thay đổi. Di chuyển bất kỳ nội dung nào đã bị thay thế vào thư mục con ‘Lưu trữ’ và ngăn không cho nó xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.
Các bình luận được chỉ định được sử dụng làm danh sách công việc. Người quản lý cuộn bảng bình luận để xác định những công việc nào vẫn chưa hoàn thành. Việc chỉ định một bình luận sẽ gửi email cho người đó và giống như việc giao công việc. Tài liệu sẽ chứa đầy hàng chục bình luận như vậy. Sau đó, công việc được hoàn thành, chủ đề bình luận được giải quyết, và bản ghi cũng biến mất theo. Xóa câu mà bình luận đó được gắn vào, và bình luận đó cũng sẽ biến mất theo, dù đã hoàn thành hay chưa. Đến tháng thứ hai, không ai có thể nói được những mục nào đã được hoàn thành và những mục nào đã biến mất.
Giải pháp: Các công việc được đưa vào bảng theo dõi, nơi mỗi hàng vẫn hiển thị sau khi hoàn thành và trạng thái là một trường thông tin. Trên tài khoản công việc hoặc trường học, hãy nhập @task để tạo một công việc đồng bộ với Google Tasks và vẫn giữ nguyên vị trí ngay cả khi văn bản xung quanh thay đổi. Nếu bạn nhận được một tài liệu chứa đầy các bình luận đã được phân công, bộ đếm công việc cần theo dõi ở góc trên bên phải sẽ liệt kê các công việc còn mở. Bạn có thể di chuyển chúng trước khi chúng được giải quyết và biến mất.
Không ai là chủ sở hữu của tài liệu này. Kế hoạch này chính xác trong ba tuần, sau đó dấu Lần chỉnh sửa cuối cùng bị đóng băng. Mọi người đều cho rằng có người khác đang cập nhật nó, nên tài liệu này đã biến thành bản ghi lại những gì nhóm tin tưởng tại thời điểm khởi động dự án. Dù vậy, người đọc vẫn tiếp tục mở tài liệu này và đưa ra quyết định dựa trên thông tin đã lỗi thời.
Giải pháp: Chỉ định một người phụ trách trong tab "Brief" (Tóm tắt), dưới dạng thẻ "People" (Người). Cấp cho người đó một khung thời gian định kỳ 20 phút trong lịch để cập nhật công cụ theo dõi, ghi lại các quyết định trong tuần và lưu trữ những nội dung không còn hiệu lực. Di chuột qua mục “Lần chỉnh sửa cuối cùng” trước bất kỳ cuộc họp nào đề cập đến tài liệu này; nếu thời gian chỉnh sửa cũ hơn chu kỳ rà soát, tài liệu đó không còn cập nhật và không nên được coi là như vậy. Nếu vấn đề thực sự là các bên liên quan muốn có bản tóm tắt hàng tuần, một báo cáo trạng thái dự án riêng biệt sẽ là tài liệu phù hợp hơn so với một tài liệu dài dòng.
Những điều bạn không thể khắc phục
Tất cả những điều trên chỉ là thói quen. Phần tiếp theo sẽ trình bày về định dạng.
Tài liệu Google hoạt động tốt cho một dự án duy nhất. Vấn đề bắt đầu nảy sinh khi bạn thêm dự án thứ hai. Không thể kết hợp hai tài liệu dự án thành một chế độ xem; một tài liệu không biết đến sự tồn tại của tài liệu kia. Vì vậy, khi ai đó hỏi liệu có ai còn chỗ trống để thực hiện các công việc ra mắt vào tuần tới hay không, câu trả lời sẽ nằm rải rác trong hai bảng công việc không liên quan đến nhau, và cách duy nhất để biết được là mở cả hai bảng ra và kiểm tra. Các mối quan hệ phụ thuộc hoàn toàn không được đưa vào tài liệu. Bước 6 đã chuyển chúng sang Sheets, và bảng so sánh ở trên trình bày những gì sẽ xảy ra ở đó.
Hạn chế khác nằm ở con người. Không ai bị hết dung lượng lưu trữ: một Tài liệu Google có thể chứa tới 1,02 triệu ký tự, còn một bảng tính Google Trang tính có thể chứa 10 triệu ô. Điều thực sự cạn kiệt chính là sự phối hợp. Khi có năm người trở lên chỉnh sửa bảng theo dõi giữa các lần đánh giá, các hàng sẽ bị ghi đè, các thẻ trạng thái bị đảo ngược bởi ai đó đang làm việc dựa trên hình dung cũ, và bảng tính sẽ không còn phản ánh thực tế cho đến khi có người thiết lập lại.
Hầu hết các nhóm đều đang tụt hậu. Báo cáo Mới nhất về Tình hình Quản lý Dự án của Wellingtone cho thấy chỉ 36% tổ chức luôn hoặc hầu hết hoàn thành dự án đúng hạn. Cách thiết lập “mỗi dự án một tài liệu” không phải là nguyên nhân gây ra tình trạng này, nhưng nó đảm bảo rằng bạn sẽ là người cuối cùng biết được điều đó.
Đó là ranh giới. Nếu bạn điều chỉnh thói quen, một Tài liệu Google có thể quản lý một dự án một cách hiệu quả. Nhưng nếu bạn tuân theo định dạng chuẩn, bạn sẽ cần một nơi mà bản tóm tắt dự án và bảng theo dõi có thể tương thích với nhau.
Cách chúng tôi xử lý các dự án dựa trên tài liệu trong ClickUp
ClickUp là một nền tảng quản lý dự án nơi tài liệu và danh sách công việc chia sẻ một hệ thống, do đó bản tóm tắt và trạng thái công việc không bị tách ra thành các tệp riêng biệt.
Hướng dẫn này minh họa cách thức hoạt động khi bản tóm tắt, các công việc và dòng thời gian được lưu trữ trong cùng một không gian làm việc ngay từ đầu.
Những điều đặc biệt hiệu quả đối với các dự án dựa trên tài liệu:
- Viết bản tóm tắt, nhúng trình theo dõi, cập nhật cả hai trong một trang duy nhất. ClickUp Docs sử dụng các trang lồng nhau giống như cách Tài liệu Google sử dụng các tab: một trang cho bản tóm tắt, một trang cho các quyết định, một trang cho mỗi cuộc họp. Điểm khác biệt nằm ở lệnh /task. Nhập lệnh này vào bất kỳ trang ClickUp Docs nào để nhúng danh sách Công việc, Bảng hoặc Chế độ xem Bảng trực tiếp vào tài liệu. Khi ai đó đánh dấu một công việc là “Đang xem xét” từ danh sách công việc của họ, tài liệu sẽ phản ánh thay đổi ngay lập tức
- Chuyển văn bản thành công việc có thể theo dõi mà không cần rời khỏi trang. Đánh dấu bất kỳ câu nào trong ClickUp Tài liệu và chuyển đổi nó thành một công việc có người được giao, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên. Công việc này sẽ được liên kết trở lại với văn bản gốc và tồn tại trong hệ thống công việc, bất kể câu đó sau này có thay đổi như thế nào. Các mục cần thực hiện trong cuộc họp sẽ tự động trở thành công việc ngay khi được đề cập, và vẫn hiển thị ngay cả khi trang cuộc họp bị cuộn ra khỏi tầm nhìn.
- Chỉ cần vẽ mối quan hệ phụ thuộc một lần và để các ngày tự động điều chỉnh lại. Mở chế độ xem Biểu đồ Gantt trên danh sách dự án, di chuột qua thanh công việc và kéo đường nối đến công việc đang chờ nó. Khi bật tiện ích ClickApp “Reschedule Dependencies”, việc đẩy ngày đáo hạn của công việc đầu tiên lùi lại ba ngày sẽ làm tất cả các công việc phía sau cũng lùi lại ba ngày. Bật tùy chọn “Skip Non-Working Days”, và sự điều chỉnh sẽ bỏ qua các ngày cuối tuần và ngày lễ. Bật tùy chọn “Đường dẫn quan trọng”, và chuỗi tác vụ quyết định ngày hoàn thành sẽ chuyển sang màu đỏ. Tính năng này thay thế các công thức trong Google Sheets và biểu đồ liên kết.
- Kiểm tra xem ai sẽ bị quá tải trong tuần tới. Thêm Chế độ xem Khối lượng công việc ở cấp Không gian hoặc Thư mục để có thể xem Danh sách công việc của mọi dự án cùng một lúc. Mỗi người được một hàng, mỗi ngày hoặc mỗi tuần là một ô, và ô đó sẽ hiển thị màu đỏ, vàng hoặc xanh lá tùy theo sức chứa của họ. Đo lường dựa trên số lượng công việc, ước lượng thời gian hoặc điểm sprint. Sức chứa tuân theo lịch làm việc của Không gian Làm việc, do đó, những người làm việc 4 ngày một tuần hoặc đã đăng ký nghỉ phép sẽ có sức chứa giảm xuống. Kéo một công việc từ hàng này sang hàng khác để cân bằng lại
- Lấy bản tóm tắt hàng tuần được viết dựa trên những gì đã thực sự xảy ra. Mở ClickUp Brain, chọn “Viết bản cập nhật dự án”, sau đó chọn Danh sách công việc và khoảng thời gian. Brain sẽ đọc các hoạt động công việc, bình luận và thay đổi trạng thái trong cửa sổ đó, sau đó soạn thảo bản tóm tắt, mà bạn có thể dán vào trang trạng thái hoặc cuộc trò chuyện với các bên liên quan. Để giải phóng hoàn toàn người quản lý khỏi công việc này, hãy tạo một “Status Reporter” từ danh mục “Super Agents”, thiết lập kích hoạt theo lịch trình và chỉ định nó theo dõi Danh sách công việc và tài liệu dự án. Công cụ này sẽ tự động thêm một trang trạng thái có ngày tháng mỗi tuần, dù ai đó có nhớ hay không.
- Giữ nguyên các tài liệu Google hiện có của bạn ở vị trí cũ. Kết nối Google Drive thông qua Enterprise Search, và Brain sẽ trả lời các câu hỏi từ các tệp trên Drive của bạn cùng với các nhiệm vụ ClickUp. Nhờ đó, các bản tóm tắt và nhật ký quyết định đã có sẵn trong Tài liệu Google suốt hai năm qua không cần phải di chuyển. Trong một tài liệu ClickUp, nhập /em gdoc hoặc /em gsheet để nhúng trực tiếp một tài liệu Google Doc hoặc bảng tính Google Trang tính ngay tại chỗ. Phần mở rộng Brain MAX cho Chrome thực hiện cùng một tìm kiếm từ thanh bên trong khi bạn vẫn đang đọc tab Tài liệu Google
Pharmacy Mentor từng quản lý việc giao hàng cho khách hàng thông qua Tài liệu Google, Google Workspace và Trello, phải xoay xở với các thư mục rải rác, các cuộc họp trùng lặp và một hệ thống CRM không theo kịp. Sau khi hợp nhất vào ClickUp, nhóm đã tăng gấp đôi năng suất, giảm bớt nhu cầu tổ chức cuộc họp và chứng kiến tỷ lệ phản hồi biểu mẫu của khách hàng tăng từ 20% lên 80% vì các quy trình tiếp nhận và theo dõi cuối cùng đã được tích hợp trực tiếp vào công việc.
Trưởng bộ phận Quan hệ Khách hàng tại Pharmacy Mentor đã mô tả cách họ sử dụng ClickUp để quản lý dự án:
Chúng tôi trao đổi thông tin bên trong ClickUp, và mọi người tham gia dự án đều được thêm vào với vai trò Người theo dõi ngay từ ngày đầu tiên. Chúng tôi cũng có Thẻ Khách hàng Chính, và nếu ai đó thực hiện công việc cho khách hàng ngoài phạm vi thẻ này, họ sẽ ghi chú lại và tạo liên kết ngược cho hoạt động đó để các chuyên viên phụ trách khách hàng có thể theo dõi toàn bộ diễn biến.
Chúng tôi giao tiếp thông qua ClickUp, và mọi người tham gia dự án đều được thêm vào với vai trò Người theo dõi ngay từ ngày đầu tiên. Chúng tôi cũng có Thẻ Khách hàng Chính, và nếu ai đó thực hiện công việc cho khách hàng ngoài phạm vi thẻ này, họ sẽ ghi chú lại và tạo liên kết ngược cho hoạt động đó để các chuyên viên phụ trách khách hàng có thể theo dõi toàn bộ diễn biến.
Những giới hạn thực tế: ClickUp đòi hỏi bạn phải thực hiện nhiều bước thiết lập hơn so với một tài liệu trống. Một nhóm làm việc chuyển từ Tài liệu Google sang sẽ phải xác định các trạng thái, Trường Tùy chỉnh và hệ thống phân cấp của các không gian và danh sách công việc trước khi Không gian Làm việc trở nên hữu ích. Đối với một dự án đơn lẻ mà sự thống nhất quan trọng hơn trình tự thực hiện, một Tài liệu Google được chia sẻ kèm theo khối theo dõi nhiệm vụ và lịch liên kết sẽ xử lý công việc này rất tốt.
Đối tượng phù hợp: ClickUp phù hợp nhất khi bạn đang điều hành nhiều dự án cùng lúc, cần các mối quan hệ phụ thuộc tự động điều chỉnh lịch trình, hoặc muốn có một chế độ xem tổng quan về ai đang phụ trách công việc nào trong mọi sáng kiến đang hoạt động.
Bạn nên chọn thiết lập nào?
Tài liệu Google là một công cụ phù hợp để điều hành một dự án với nhóm nhỏ, trong đó phần khó khăn nằm ở việc thống nhất mục tiêu hơn là sắp xếp thứ tự công việc. Hãy sử dụng các tab và khối theo dõi công việc, ghi chép nhật ký quyết định, và nhập các mốc thời gian vào Lịch Google. Một mẫu mẫu bản cam kết dự án sẽ giúp bạn hoàn thiện phần mở đầu.
Nếu bạn cứ phải băn khoăn hàng tuần về khối lượng công việc và thời hạn, thì bạn đã vượt quá khả năng của tài liệu này rồi. Một bảng tính hoặc một công cụ chuyên dụng sẽ phù hợp với bạn hơn. Một cách để quyết định: hãy xem liệu thứ bạn kiểm tra thường xuyên nhất là một đoạn văn hay một trường dữ liệu.
Nếu bạn muốn xem các tài liệu, công việc và dòng thời gian hoạt động như thế nào khi được tập trung tại một nơi, hãy bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí.
Các câu hỏi thường gặp về việc sử dụng Tài liệu Google trong quản lý dự án (FAQ)
Google Workspace có đủ cho một nhóm đang phát triển không?
Google Workspace đáp ứng tốt các nhu cầu về tài liệu, lưu trữ, lịch và trò chuyện, và nhiều nhóm đã vận hành các dự án trên nền tảng này trong nhiều năm. Tuy nhiên, nó bắt đầu bộc lộ hạn chế khi bạn cần hiển thị nhiều dự án cùng lúc, lập lịch trình tính đến các mối quan hệ phụ thuộc hoặc xem ai đang quá tải công việc. Lúc đó, hầu hết các nhóm vẫn giữ Workspace để quản lý nội dung và bổ sung thêm một công cụ quản lý dự án song song. Hướng dẫn về dự án của chính Google đã phân chia công việc theo cách này: Tài liệu Google cho tài liệu, Google Trang tính cho kế hoạch, Lịch Google cho các mốc thời gian.
Tài khoản Google cá nhân miễn phí bao gồm Tài liệu Google, Trang tính Google, Lịch Google, Công việc và Chat, đáp ứng nhu cầu thiết lập cơ bản về quản lý tài liệu. Gói Business Starter có giá 7 USD/người dùng/tháng khi đăng ký theo năm (8,40 USD nếu thanh toán linh hoạt) và bổ sung các tính năng như ổ đĩa chia sẻ và quyền kiểm soát của quản trị viên. Tính năng theo dõi công việc yêu cầu bất kỳ gói Không gian Làm việc nào; trong khi tính năng Phê duyệt với khóa tệp và Hiển thị trình chỉnh sửa yêu cầu gói Business Standard với giá 14 USD/người dùng/tháng.
Không thể hoạt động độc lập. Một ô ngày tháng trong Tài liệu Google chỉ có chức năng hiển thị; không có bất kỳ hành động nào được kích hoạt khi ngày đó trôi qua. Nhắc nhở chỉ xuất hiện khi một công việc được chuyển ra khỏi tài liệu: khối theo dõi công việc hoặc mục danh sách kiểm tra được chỉ định sẽ đồng bộ với Google Tasks, từ đó hiển thị ngày tháng trong Lịch Google và ứng dụng Tasks. Cả hai đều yêu cầu tài khoản Google Workspace. Trên Gmail miễn phí, ngày tháng trong tài liệu là bản ghi duy nhất.
Bạn có thể sử dụng Tài liệu Google như một bảng Kanban không?
Chỉ giống về hình thức. Một bảng ba cột có nhãn “Việc cần làm”, “Tiến độ” và “Đã xong” với một menu thả xuống cho mỗi hàng sẽ cung cấp cho bạn bố cục tương tự, nhưng các thẻ không thể kéo thả giữa các cột và không có tính năng nào đếm số lượng trong mỗi cột. Google Trang tính gần đạt được điều này hơn nhờ các bộ lọc và định dạng có điều kiện. Để có một bảng mà mọi người thực sự có thể di chuyển các thẻ trên đó, một công cụ chuyên dụng như ClickUp hoặc Trello sẽ phù hợp hơn.
Không. Chứng chỉ Chuyên gia Quản lý Dự án của Google (Google Project Management Professional Certificate) được cung cấp thông qua Coursera với mức phí đăng ký khoảng 49 USD/tháng, kèm theo hỗ trợ tài chính và bản dùng thử miễn phí 7 ngày. Đây là chứng chỉ đào tạo, không phải chứng chỉ PMP® do Viện Quản lý Dự án (PMI) cấp, và Google không bán bất kỳ sản phẩm quản lý dự án nào đi kèm với chứng chỉ này.
Có bao nhiêu người có thể chỉnh sửa một tài liệu Google cùng lúc?
Tối đa 100 người có thể làm việc trên cùng một Tài liệu Google cùng lúc. Nếu vượt quá con số này, chỉ chủ sở hữu và một số trình chỉnh sửa nhất định mới giữ được quyền chỉnh sửa. Giới hạn thực tế đối với một công cụ theo dõi dự án thấp hơn nhiều. Khi có năm người trở lên thay đổi cùng một bảng trong quá trình đánh giá, các hàng sẽ bị ghi đè, các biểu tượng trạng thái sẽ bị đảo ngược, và ai đó sẽ phải thiết lập lại bảng bằng tay.
Notion là lựa chọn tốt hơn nếu bạn muốn tích hợp cơ sở dữ liệu và bảng công việc ngay bên cạnh ghi chú của mình. Docs lại là lựa chọn phù hợp nếu nhóm của bạn đã sử dụng Không gian Làm việc và nhiệm vụ chính là viết chung trong thời gian thực. Docs không có cơ sở dữ liệu tích hợp sẵn hay các tính năng phụ thuộc, do đó Notion phù hợp hơn cho việc theo dõi có cấu trúc, trong khi Docs lại hiệu quả cho việc viết chung mượt mà trong hệ sinh thái của Google.