Khi công việc dường như bận rộn nhưng kết quả lại chậm chạp, bạn thường đang đối mặt với các điểm nghẽn trong quy trình làm việc mà dễ bị bỏ qua.
Một bước phê duyệt kéo dài, chủ dự án quá tải hoặc quá trình bàn giao lộn xộn có thể gây ra các vấn đề lan rộng khắp toàn bộ dòng thời gian của dự án.
Việc chuyển đổi giữa các công cụ làm trầm trọng thêm vấn đề hiển thị. Deloitte ghi chú rằng một nghiên cứu ước tính rằng nhân viên trung bình dành khoảng 9% thời gian trong năm (gần 200 giờ) chỉ để chuyển đổi giữa các ứng dụng làm việc.
Đó chính là lúc công nghệ AI phát hiện điểm nghẽn phát huy tác dụng. Thay vì dựa vào việc kiểm tra trạng thái hàng tuần, công nghệ AI phát hiện điểm nghẽn có thể phân tích nhật ký sự kiện và dữ liệu vận hành để phát hiện các mẫu điểm nghẽn lặp lại.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu những yếu tố làm cho việc xác định điểm nghẽn bằng AI trở nên hiệu quả và cách sử dụng nó để khắc phục các điểm nghẽn trong quy trình làm việc trước khi chúng dẫn đến sự chậm trễ của dự án.
Nhận diện điểm nghẽn là gì?
Xác định điểm nghẽn là quá trình xác định điểm trong quy trình làm việc nơi nhu cầu vượt quá sức chứa, gây ra tình trạng công việc bị chậm lại và ùn ứ sau bước đó.
Khi nút thắt cổ chai hình thành, mọi hoạt động phía sau sẽ di chuyển với tốc độ của nút thắt cổ chai, ngay cả khi phần còn lại của nhóm đang bận rộn. Trong hoạt động thực tế, việc phát hiện nút thắt cổ chai chủ yếu tập trung vào việc xác định các điểm gián đoạn trong luồng, chẳng hạn như:
- Hàng đợi phê duyệt ngày càng dài do tiêu chí quyết định không rõ ràng.
- Một vai trò chuyên gia trở thành con đường duy nhất để hoàn thành.
- Việc chuyển giao giữa các công cụ hoặc nhóm liên tục bị gián đoạn.
Để liên tục xác định các điểm nghẽn, bạn cần các chỉ số hiệu suất chính mô tả luồng công việc thay vì chỉ tập trung vào nỗ lực. Thời gian chu kỳ, thời gian chờ, năng suất và công việc đang thực hiện giúp bạn so sánh các chỉ số hiệu suất theo từng tuần.
Đó chính là lý do khiến việc ra quyết định phân bổ tài nguyên trở nên dễ dàng hơn, vì bạn có thể thấy rõ nơi việc sử dụng tài nguyên thực sự gây ra các hạn chế.
AI Bottleneck Identification là gì?
Xác định điểm nghẽn bằng AI là cách bạn sử dụng phân tích được hỗ trợ bởi AI để phát hiện các điểm nghẽn trong cách công việc thực sự di chuyển qua nhóm của bạn.
Thay vì tổ chức một buổi đào tạo mỗi quý và hy vọng mọi người nhớ những gì đã được nói, bạn hãy để các hệ thống AI phân tích các tín hiệu mà quy trình làm việc của bạn đã tạo ra và làm nổi bật:
- Nơi công việc bị tắc nghẽn do chờ đợi
- Nơi các hàng đợi tích tụ
- Nơi những trễ nhỏ lặp đi lặp lại dẫn đến trễ dự án
Hầu hết các nhóm đã có sẵn dữ liệu đầu vào mà AI cần. Bạn có dữ liệu dự án lịch sử trong các công cụ quản lý dự án và dữ liệu vận hành trong nhật ký sự kiện và hệ thống trên các hệ thống CNTT. Với công nghệ khai thác quy trình, bạn có thể tái tạo quy trình làm việc thực tế từ các nhật ký đó và xác định nơi các bước chuyển giao, phê duyệt hoặc phụ thuộc gây ra các điểm nghẽn trong quy trình.
🤔 Bạn có biết: Gartner định nghĩa khai thác quy trình (process mining) là kỹ thuật phát hiện, theo dõi và cải thiện các quy trình thực tế bằng cách trích xuất kiến thức từ nhật ký sự kiện của hệ thống thông tin. Đó là lý do tại sao nó rất hữu ích trong việc phát hiện điểm nghẽn trong các quy trình phức tạp.
Từ đó, học máy và phân tích dự đoán giúp bạn chuyển từ "điều gì đã xảy ra" sang "điều gì có thể xảy ra tiếp theo". Và khi các điểm nghẽn liên quan đến ngữ cảnh phức tạp trong các bình luận và ghi chú yêu cầu, xử lý ngôn ngữ tự nhiên có thể giúp trích xuất cấu trúc từ văn bản đó để bạn có thể kết nối "tại sao" với "nơi nào".
Tại sao các điểm nghẽn xảy ra (Nguyên nhân phổ biến)
Hầu hết các điểm nghẽn xảy ra khi nhu cầu vượt quá sức chứa ở một bước cụ thể, khiến các bước sau đó bắt đầu bị ùn tắc. Bạn thường cảm nhận điều này qua việc dự án bị chậm trễ, nhưng nguyên nhân gốc rễ thường nằm ở giai đoạn sớm hơn trong luồng, nơi những hạn chế nhỏ dần tích tụ và gây ra các chậm trễ lớn hơn ở giai đoạn sau.
Mục tiêu của việc xác định điểm nghẽn là phát hiện các hạn chế sớm, sau đó khắc phục hệ thống thay vì chỉ xử lý các triệu chứng.
Nguyên nhân #1: Các hàng đợi phê duyệt và quyết định di chuyển chậm hơn so với công việc.
Quy trình phê duyệt trở thành nút thắt cổ chai điển hình khi có quá nhiều mục cần được phê duyệt bởi quá ít người, đặc biệt khi tiêu chí phê duyệt không rõ ràng hoặc liên tục thay đổi.
Công việc trông có vẻ "đã xong", nhưng nó bị kẹt lại và chờ đợi. Điều này khiến việc phát hiện điểm nghẽn trở nên khó khăn hơn vì sự chậm trễ không thể nhìn thấy cho đến khi ai đó hỏi tại sao không có gì được giao.
✅ Bạn có thể xác định các điểm nghẽn ở đây bằng cách theo dõi:
- Thời gian chu kỳ đang tăng đột biến, đặc biệt là ở các giai đoạn kiểm tra.
- Tỷ lệ phản hồi cao sau khi chỉnh sửa sau "kiểm tra cuối cùng"
- Người phê duyệt cùng một người luôn xuất hiện là người có thời gian chờ lâu nhất.
🤔 Bạn có biết: Định luật Little (L = λW) chính thức chứng minh rằng khi số lượng trung bình các mục trong một hệ thống ổn định tăng lên, thời gian trung bình trong hệ thống cũng tăng theo. Trên thực tế, lượng công việc đang thực hiện nhiều hơn gần như luôn đồng nghĩa với thời gian chu kỳ dài hơn, đó là lý do tại sao sự tích tụ hàng đợi là một trong những tín hiệu tắc nghẽn rõ ràng nhất.
Nguyên nhân #2: Quá tải tài nguyên và sự không phù hợp về kỹ năng
Nút thắt cổ chai thường hình thành khi một cá nhân, vai trò hoặc công cụ chuyên dụng trở thành con đường duy nhất để hoàn thành công việc. Bạn sẽ thấy tỷ lệ sử dụng tài nguyên cao và việc điều chỉnh liên tục giữa các dự án, ngay cả khi các nguồn lực khác vẫn còn sẵn sàng.
Đây là nơi phân bổ tài nguyên trở nên quan trọng, vì hạn chế hiếm khi là "quá nhiều công việc". Thường xuyên hơn, đó là "công việc mà chỉ một người có thể làm", cộng với khoảng cách kỹ năng khiến việc chuyển giao trở nên kém hiệu quả.
✅ Tìm kiếm các dấu hiệu như:
- Các công việc đang chờ đợi cùng một chủ sở hữu lặp đi lặp lại
- Công việc bị chuyển qua lại giữa các nhân viên do quyền sở hữu không rõ ràng.
- Sự chậm trễ kéo dài liên quan đến các loại công việc cụ thể, chứ không phải tổng khối lượng công việc.
Trung tâm Teams trong ClickUp 4.0 được thiết kế để giải quyết chính xác vấn đề này. Nó cho phép bạn xem sức chứa và ưu tiên của nhóm trong một chế độ xem thống nhất, cùng với nguồn cấp dữ liệu trực tiếp về ai đang làm gì!
Nguyên nhân #3: Sự phân mảnh của công cụ và dữ liệu bị cô lập trong các silo.
Khi các bản cập nhật, tệp tin, phê duyệt và cuộc hội thoại được phân tán trên các công cụ không kết nối, bạn sẽ mất khả năng hiển thị quy trình làm việc.
Khi nhiều người xem xét các phiên bản khác nhau, việc chuyển giao công việc trở nên khó theo dõi. Điều này thường dẫn đến khoảng trống trong giao tiếp và trì hoãn trong quá trình ra quyết định, khiến việc xác định các điểm nghẽn trước khi chúng ảnh hưởng đến việc giao hàng trở nên khó khăn.
Nó cũng lãng phí thời gian vốn nên dành để giải quyết các điểm nghẽn. Thay vì sử dụng dữ liệu hiệu suất để phát hiện các điểm nghẽn, các nhóm phải dành hàng giờ để theo dõi trạng thái và tái thiết lập bối cảnh.
Nguyên nhân #4: Chuỗi phụ thuộc và quá nhiều công việc có tiến độ chậm
Các phụ thuộc tạo ra một nút thắt cổ chai tự nhiên khi một công việc bị trì hoãn chặn nhiều công việc phía sau. Tình trạng này trở nên tồi tệ hơn khi các nhóm tiếp tục bắt đầu các công việc mới thay vì hoàn thành những gì đã được triển khai.
Khi WIP (Work-in-Progress) tăng lên, các công việc sẽ mất nhiều thời gian hơn để chờ đợi trong hệ thống, ngay cả khi nhân viên vẫn bận rộn. Trên thực tế, điều này thể hiện qua:
- Sự chậm trễ ở giai đoạn sau liên tục lặp lại trong cùng một giai đoạn của quy trình làm việc.
- Công việc đang tích tụ do cùng một yếu tố phụ thuộc.
- Dòng thời gian thực hiện dự án bị rút ngắn gần thời hạn do công việc bắt đầu quá sớm và kết thúc quá muộn.
Nguyên nhân #5: Vấn đề chất lượng và vòng lặp làm lại
Việc làm lại là một nút thắt cổ chai ẩn vì nó chiếm dụng sức chứa từ tiến độ công việc. Một sản phẩm hoàn thành không đạt tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng, phải trả lại để sửa chữa, sau đó lại cạnh tranh với các yêu cầu mới về cùng một nguồn thời gian và sự chú ý giới hạn.
Theo thời gian, vòng lặp này tạo ra các điểm nghẽn lặp lại, nơi mọi người cảm thấy bận rộn nhưng năng suất vẫn dậm chân tại chỗ. Bạn cũng sẽ thấy nhiều lần chuyển giao công việc và chậm trễ ở giai đoạn sau vì công việc cứ quay vòng thay vì tiến triển.
Lợi ích của việc sử dụng AI để xác định điểm nghẽn
Công nghệ AI giúp xác định điểm nghẽn cho phép bạn ngừng dựa vào直觉 và bắt đầu thực hiện công việc dựa trên các tín hiệu mà quy trình làm việc của bạn đã tạo ra. Điều đó có nghĩa là thu thập dữ liệu hiệu suất từ các công cụ quản lý dự án của bạn và kết hợp nó với nhật ký sự kiện và các nguồn dữ liệu khác.
Bạn có thể chạy phân tích quy trình và phân tích dự đoán để xem điều gì thực sự đang xảy ra trên toàn bộ quy trình.
✅ Đây là những gì nó cải thiện trong thực tế:
- Tầm nhìn toàn diện về luồng công việc thực sự diễn ra: AI giúp bạn vẽ ra bản đồ con đường thực tế mà công việc đi qua, bao gồm các vòng lặp, trạng thái chờ, công việc làm lại và các đường vòng không được hiển thị trong các bản cập nhật trạng thái.
- Theo dõi liên tục thay vì kiểm tra một lần: Bạn có thể phát hiện các điểm nghẽn ngay khi thời gian chu kỳ bắt đầu thay đổi, chứ không phải sau khi các trì hoãn dự án xuất hiện.
- Quyết định phân bổ tài nguyên tốt hơn: Hệ thống AI có thể kết nối các sự chậm trễ với việc sử dụng tài nguyên, do đó việc phân bổ lại tài nguyên dựa trên các chỉ số hiệu suất chính, chứ không phải các yêu cầu khẩn cấp nhất.
- Phát hiện sớm các điểm nghẽn tiềm ẩn: Phân tích dự đoán có thể sử dụng dữ liệu lịch sử và dữ liệu dự án lịch sử để phát hiện các mẫu rủi ro trước khi chúng ảnh hưởng đến đường dẫn quan trọng.
- Thông tin chi tiết về nguyên nhân gốc rễ: Xử lý ngôn ngữ tự nhiên có thể phát hiện các chủ đề trong các phiếu yêu cầu, bình luận và ghi chú bàn giao, giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân gây ra sự chậm trễ, chứ không chỉ vị trí xảy ra.
📮ClickUp Insight: 30% nhân viên cho rằng tự động hóa có thể giúp họ tiết kiệm 1–2 giờ mỗi tuần, trong khi 19% ước tính nó có thể giải phóng 3–5 giờ cho công việc tập trung sâu.
Ngay cả những tiết kiệm thời gian nhỏ cũng tích lũy: chỉ hai giờ tiết kiệm mỗi tuần tương đương với hơn 100 giờ mỗi năm—thời gian có thể dành cho sáng tạo, tư duy chiến lược hoặc phát triển cá nhân. 💯
Với ClickUp Super Agents và ClickUp Brain, bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc, tạo bản cập nhật dự án và chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành các bước hành động cụ thể—tất cả trong cùng một nền tảng. Không cần công cụ hoặc tích hợp bổ sung—ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để tự động hóa và tối ưu hóa ngày làm việc của bạn trong một nơi duy nhất.
💫 Kết quả thực tế: RevPartners đã giảm 50% chi phí SaaS bằng cách hợp nhất ba công cụ vào ClickUp — có được một nền tảng thống nhất với nhiều tính năng hơn, hợp tác chặt chẽ hơn và một nguồn thông tin duy nhất dễ quản lý và mở rộng.
Cách AI phát hiện các điểm nghẽn
Công nghệ AI phát hiện điểm nghẽn hoạt động hiệu quả vì các công việc của bạn đã để lại dấu vết.
So với các công cụ truyền thống, hệ thống AI có thể phân tích chuỗi dữ liệu từ các cập nhật công việc, phê duyệt, phụ thuộc và hoạt động hệ thống, sau đó chuyển đổi chúng thành tín hiệu giúp bạn phát hiện điểm nghẽn nhanh hơn và tối ưu hóa hiệu quả hơn.
✅ Dưới đây là một số cách mà AI có thể phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình làm việc của bạn:
Tái tạo quy trình làm việc thực tế bằng công nghệ khai thác quy trình (Process Mining)
Phân tích quy trình sử dụng nhật ký sự kiện và nhật ký hệ thống để vẽ lại luồng công việc thực sự diễn ra, bao gồm các vòng lặp và đường dẫn làm lại. Điều này giúp dễ dàng nhận diện các điểm nghẽn trong quy trình, ngay cả khi chúng trông có vẻ ổn trong cuộc họp.
Ví dụ, nếu bạn đang sử dụng ClickUp Bản đồ Tư duy để lập bản đồ luồng quy trình, hãy bắt đầu bằng cách vẽ luồng quy trình trong chế độ Blank mode: đặt nút gốc là kết quả mong muốn (ví dụ: “Đăng bài viết blog”), sau đó thêm các nút con cho từng giai đoạn chính và các nút anh em cho các bước thực hiện chi tiết trong từng giai đoạn.
Khi bạn brainstorming, bản đồ có thể nhanh chóng trở nên rối mắt, đặc biệt sau khi di chuyển các nhánh; một thao tác dọn dẹp hữu ích là tùy chọn Re-Layout trong menu Tùy chỉnh, giúp tự động sắp xếp lại các nút để trình tự trở nên rõ ràng và quy trình trông "có trật tự" ngay từ cái nhìn đầu tiên. Đây là cách đơn giản để giữ cho bản đồ quy trình dễ theo dõi trước khi chuyển các nút thành công việc hoặc chia sẻ bản đồ với đồng nghiệp.
Đo lường nơi thời gian bị tích tụ bằng cách sử dụng các chỉ số hiệu suất.
Khi luồng đã được hiển thị, AI so sánh các chỉ số hiệu suất như thời gian chu kỳ, thời gian chờ, năng suất và công việc đang thực hiện để xác định giai đoạn gây ra hạn chế. Đây là lúc các chỉ số hiệu suất chính trở nên hữu ích: chúng cho thấy thời gian được sử dụng ở đâu, không chỉ những gì mọi người đã làm.
Phát hiện các bất thường và nút thắt cổ chai đang hình thành thông qua giám sát thời gian thực.
Với giám sát thời gian thực, AI theo dõi các thay đổi trong dữ liệu hiệu suất, như các giai đoạn kiểm tra đột ngột kéo dài hoặc các hàng đợi tiếp tục tăng lên. Điều này giúp bạn phát hiện các nút thắt cổ chai đang hình thành sớm, trước khi chúng kích hoạt các trì hoãn ở giai đoạn sau.
Dự đoán các điểm nghẽn trong tương lai bằng phân tích dự đoán.
Sử dụng dữ liệu dự án lịch sử, phân tích dự đoán giúp bạn dự đoán nơi chậm trễ có khả năng xảy ra tiếp theo. Điều này càng quan trọng hơn khi bạn quản lý nhiều dự án và cần tối ưu hóa chủ động.
Sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên để giải thích nguyên nhân gây ra sự chậm trễ.
Không phải mọi điểm nghẽn đều hiển thị rõ ràng trong dấu thời gian. Xử lý ngôn ngữ tự nhiên giúp AI phân tích các phiếu yêu cầu và ghi chú yêu cầu, giúp bạn kết nối các trì hoãn với nguyên nhân như yêu cầu không rõ ràng, khoảng cách giao tiếp, các tác nhân kích hoạt phải làm lại nhiều lần hoặc thiếu dữ liệu đầu vào.
📖 Xem thêm: Mẫu sơ đồ quy trình cho ClickUp, Excel và Word
Ví dụ thực tế về việc sử dụng AI để xác định điểm nghẽn
Khi bạn bắt đầu sử dụng công nghệ phát hiện điểm nghẽn dựa trên AI, các mẫu vấn đề sẽ nhanh chóng lộ ra vì quy trình làm việc của bạn để lại dữ liệu hiệu suất đáng tin cậy trong các công cụ quản lý dự án.
Thay vì phỏng đoán nơi công việc bị chậm lại, bạn có thể xác định các điểm nghẽn bằng cách phân tích thời gian chờ thực tế và các mẫu điểm nghẽn lặp lại trên các dòng thời gian của dự án.
Ví dụ 1: Quy trình phê duyệt marketing mất quá nhiều thời gian
Bạn thực hiện nhiều hoạt động trong lĩnh vực marketing, nhưng các đợt ra mắt vẫn bị trì hoãn do quy trình phê duyệt diễn ra chậm chạp. Bản tóm tắt đã sẵn sàng để xem xét, phản hồi đến muộn và dòng thời gian bị rút ngắn vào phút chót. Đây chính là lý do tại sao việc xác định điểm nghẽn quan trọng, vì một hàng đợi quyết định có thể tạo ra các hạn chế kích hoạt sự chậm trễ trên toàn bộ quy trình.
Với công nghệ AI phát hiện điểm nghẽn, bạn có thể sử dụng phân tích quy trình và dữ liệu dự án lịch sử để xác định chính xác nơi thời gian chờ tích tụ, sau đó ngăn chặn nó lặp lại. Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện công việc đó:
- So sánh thời gian chu kỳ theo giai đoạn để xác định chính xác bước kiểm tra nào gây tích tụ thời gian.
- Sử dụng nhật ký sự kiện để xác định các mẫu điểm nghẽn lặp lại, chẳng hạn như quá trình xem xét pháp lý làm chậm các chiến dịch trả phí hơn so với nội dung organic.
- Sử dụng giám sát thời gian thực để cảnh báo bạn khi một công việc bị kẹt ở trạng thái "Review" vượt quá ngưỡng đã cài đặt.
- Sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên trên các bình luận để phát hiện các nguyên nhân lặp lại, như thiếu bằng chứng hỗ trợ cho các yêu cầu hoặc tiêu chí chấp nhận không rõ ràng.
Ví dụ 2: Việc theo dõi bán hàng bị trì hoãn
Các hoạt động theo dõi bán hàng bị gián đoạn khi các công việc bị lạc giữa các cuộc họp và cập nhật CRM. Mọi thứ trông có vẻ không bị tắc nghẽn, nhưng các giao dịch bị đình trệ vì khách hàng tiềm năng phải chờ quá lâu cho lần tiếp xúc tiếp theo.
Công nghệ phát hiện điểm nghẽn dựa trên AI giúp kết nối thời gian thực hiện hoạt động, quyền sở hữu và quá trình chuyển giao, giúp bạn phát hiện điểm nghẽn sớm hơn. Đây là những việc cần làm sau đó:
- Đánh dấu các khách hàng tiềm năng có khoảng cách thời gian dài giữa các lần tương tác bằng cách sử dụng dữ liệu hiệu suất từ các nguồn dữ liệu khác nhau.
- Xác định các mẫu nút thắt cổ chai lặp lại theo giai đoạn, chủ sở hữu, khu vực hoặc loại giao dịch.
- Sử dụng phân tích dự đoán để phát hiện các điểm nghẽn tiềm ẩn, như việc theo dõi sau các buổi demo thường xuyên bị trì hoãn.
- Giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại bằng tự động hóa để nhân viên bán hàng dành ít thời gian hơn cho việc nhắc nhở và nhiều thời gian hơn cho các cuộc hội thoại có ý định cao.
Ví dụ 3: Sprint kỹ thuật bị chậm trễ do một nhà phát triển quá tải.
Kế hoạch sprint trông ổn, nhưng một nhà phát triển chịu trách nhiệm về một mô-đun quan trọng hoặc hàng đợi kiểm tra mã. Các công việc tích tụ phía sau sự phụ thuộc đó, và mục tiêu sprint bắt đầu bị trễ, mặc dù phần còn lại của nhóm vẫn bận rộn.
Đây là phương pháp xác định điểm nghẽn truyền thống vì một yếu tố hạn chế có thể gây ra sự chậm trễ trong dự án xuyên suốt các chu kỳ phát triển. Đây chính là việc cần làm để áp dụng phân tích AI để xác định chính xác các yếu tố hạn chế và khắc phục chúng:
- Đánh giá thời gian chu kỳ và thời gian xem xét giữa các chủ sở hữu để phát hiện mô hình quá tải tài nguyên.
- Theo dõi việc sử dụng tài nguyên và độ dài hàng đợi ở giai đoạn kiểm duyệt để xác định nơi công việc đang bị ùn tắc.
- Sử dụng phân tích phụ thuộc để xác định các công việc bị chặn gây ra nhiều trì hoãn ở các giai đoạn sau nhất.
- Hỗ trợ tái phân bổ tài nguyên bằng cách chuyển tải công việc đánh giá, làm việc theo cặp trên mô-đun hoặc thay đổi thứ tự để giảm thời gian chờ đợi.
Dưới đây là một mẫu quy trình làm việc của AI Super Agent của ClickUp trong việc phân loại công việc bằng cách chủ động loại bỏ các điểm nghẽn:
Ví dụ 4: Thời gian phản hồi của bộ phận hỗ trợ khách hàng bị chậm trễ
Thời gian phản hồi hỗ trợ có thể bị chậm trễ khi lượng yêu cầu tăng đột biến hoặc khi các trường hợp khẩn cấp tích tụ cho một chuyên gia cụ thể. Bạn có thể đáp ứng các thỏa thuận mức dịch vụ (SLAs) chung trong một số tuần, nhưng khách hàng vẫn cảm thấy sự chậm trễ vì hàng đợi chậm nhất sẽ quyết định chất lượng trải nghiệm tổng thể.
Công nghệ AI phát hiện điểm nghẽn giúp bạn xác định các điểm nghẽn nơi thời gian bị tích tụ và khắc phục các vấn đề về đường dẫn và sức chứa. Dưới đây là cách bạn có thể kích hoạt tính năng này:
- Sử dụng nhật ký sự kiện vé để xác định nơi hàng đợi tăng lên, chẳng hạn như phân loại, phân công hoặc nâng cấp.
- Áp dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên để phân loại các vấn đề và phát hiện các mẫu nút thắt cổ chai lặp lại, như các phiếu thanh toán đang chờ xử lý lâu nhất.
- Sử dụng giám sát thời gian thực để phát hiện các điểm nghẽn mới phát sinh trong các đợt tăng đột biến về khối lượng.
- Cải thiện phân bổ tài nguyên bằng cách cân bằng lại hàng đợi và tự động hóa các công việc định kỳ như gắn thẻ và định tuyến.
📖 Xem thêm: Cách tạo quy trình làm việc AI tự động
Công cụ cho việc xác định điểm nghẽn bằng AI
Bạn có thể tổ chức các buổi làm việc về xác định điểm nghẽn nhưng vẫn có thể bỏ sót những yếu tố gây chậm trễ công việc, đặc biệt khi các công việc, phê duyệt và chuyển giao công việc được thực hiện trên nhiều hệ thống khác nhau.
Các công cụ AI phù hợp giúp việc phát hiện điểm nghẽn trở nên nhất quán hơn bằng cách tận dụng các nguồn dữ liệu hiện có của bạn, sau đó chuyển đổi các chỉ số hiệu suất thành các hành động cụ thể.
Dưới đây là một số công cụ mà các nhóm sử dụng để xác định điểm nghẽn AI, bắt đầu với ClickUp Brain.
1. ClickUp Brain (Phù hợp nhất để biến các tín hiệu công việc hàng ngày thành các giải pháp khắc phục điểm nghẽn nhanh chóng)
Khi tiến độ giao hàng chậm lại, bạn thường không nhận ra ngay lập tức nguyên nhân thực sự gây ra sự chậm trễ. Bạn chỉ thấy dòng thời gian của dự án bị chậm trễ và các nhà lãnh đạo yêu cầu cập nhật thông tin mà không ai có thời gian để tổng hợp.
ClickUp Brain giúp bạn chuyển từ "Điều gì đang bị tắc nghẽn?" sang "Chúng ta nên sửa gì tiếp theo?" bằng cách sử dụng bối cảnh Không gian Làm việc ClickUp của bạn và hiệu quả của AI ClickUp.
Thay vì phải lục lọi qua các chủ đề thảo luận và thông báo trạng thái, bạn có thể tạo ra các bản tóm tắt và cập nhật dựa trên thông tin đã được ghi lại trong các công việc, người chịu trách nhiệm, ngày đáo hạn, thay đổi trạng thái và cuộc hội thoại. Điều này giúp việc xác định điểm nghẽn gần gũi hơn với công việc và làm cho việc giải quyết chúng trở nên dễ dàng và kịp thời hơn.
Các tính năng nổi bật của ClickUp Brain
- Tạo các bản tóm tắt trạng thái và cuộc họp hàng ngày bằng AI từ công việc đang thực hiện để các rào cản và rủi ro dễ dàng được phát hiện.
- Trả lời các câu hỏi về công việc, dự án và tài liệu để bạn có thể xác định các điểm nghẽn mà không cần phải lục lọi qua các bản cập nhật.
- Tóm tắt ghi chú cuộc họp và chuyển đổi kết quả thành các hành động tiếp theo để việc phát hiện điểm nghẽn không phụ thuộc vào trí nhớ.
- Tạo các tác nhân AI để hỗ trợ các công việc thường xuyên như phân loại, nhắc nhở và thu thập cập nhật cho việc giám sát liên tục.
- Soạn thảo và hoàn thiện các bản cập nhật trong Không gian Làm việc bằng các lệnh ngôn ngữ tự nhiên để công việc tiếp tục diễn ra suôn sẻ.
Giới hạn của ClickUp Brain
- Tùy thuộc vào quyền truy cập vào Không gian Làm việc và nơi công việc được ghi chép, do đó các lỗ hổng trong nguồn dữ liệu có thể giới hạn phân tích.
Giá cả của ClickUp Brain
Đánh giá và nhận xét về ClickUp Brain
- G2: 4.7/5 (11.040+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.530+ đánh giá)
Những đánh giá của người dùng về ClickUp Brain:
Một người dùng Reddit đã nói:
“Tích hợp tất cả các cập nhật công việc (tôi sử dụng Brain để gửi bình luận công việc và bài đăng kênh như các cập nhật về công việc) từ tất cả các nguồn này. Cung cấp cho tôi một phân tích chi tiết về cách tôi đã dành thời gian trong tuần và những công việc tôi đã thực hiện.”
“Tích hợp tất cả các cập nhật công việc (tôi sử dụng Brain để gửi bình luận công việc và bài đăng kênh như các cập nhật về công việc) từ tất cả các nguồn này. Cung cấp cho tôi một phân tích chi tiết về cách tôi đã dành thời gian trong tuần và những công việc tôi đã thực hiện.”
2. Celonis (Phù hợp nhất cho việc khai thác quy trình trong các quy trình làm việc của doanh nghiệp)
Khi công việc phải đi qua hàng chục hệ thống, bạn không thể khắc phục sự chậm trễ bằng cách yêu cầu "cập nhật tốt hơn". Bạn cần có chế độ xem tổng quan về cách quy trình thực sự diễn ra qua các công cụ và quá trình chuyển giao.
Celonis giúp bạn thực hiện việc cần làm đó bằng cách xây dựng một "bản sao kỹ thuật số" động của hoạt động kinh doanh của bạn thông qua Hệ thống Đồ thị Trí tuệ Quy trình (Process Intelligence Graph), kết hợp dữ liệu từ các hệ thống và ứng dụng của bạn với bối cảnh kinh doanh, chẳng hạn như quy tắc, chỉ số KPI và tiêu chuẩn so sánh.
Khi quy trình làm việc đã được hiển thị, Celonis mang lại giá trị sâu sắc qua hai cách hữu ích. Thứ nhất, nó có thể bổ sung dữ liệu vận hành bằng các chú thích dựa trên AI, như phân loại email hoặc phiếu dịch vụ, giúp bạn liên kết các đầu vào không cấu trúc với các bước quy trình cụ thể. Thứ hai, nó hỗ trợ các luồng "thực hiện hành động" thông qua các khả năng tự động hóa như Triggers và Action Flows, cho phép bạn phát hiện điều kiện và kích hoạt các bước tiếp theo trên các hệ thống kết nối.
Các tính năng nổi bật của Celonis
- Phục hồi các đường dẫn quy trình thực tế từ nhật ký sự kiện để các điểm nghẽn quy trình hiển thị rõ ràng.
- So sánh các biến thể giữa các nhóm, khu vực hoặc kênh để xác định các mẫu nút thắt cổ chai lặp lại.
- Theo dõi dữ liệu hiệu suất để phát hiện các điểm nghẽn tiềm ẩn sớm hơn.
- Sử dụng một chế độ xem duy nhất để hỗ trợ các sáng kiến cải tiến liên tục trên nhiều dự án.
Giới hạn của Celonis
- Quá trình thiết lập và nhập dữ liệu có thể mất thời gian, đặc biệt khi các nguồn dữ liệu được phân tán trên nhiều hệ thống.
- Có thể cảm thấy phức tạp đối với các nhóm mới làm quen với phân tích quy trình hoặc phân tích dữ liệu.
- Các thông tin chi tiết chỉ hoàn thành như nhật ký hệ thống và nhật ký sự kiện của bạn.
Giá cả của Celonis
- Miễn phí dùng thử
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Celonis
- G2: 4.5/5 (320+ đánh giá)
- Capterra: Không đủ đánh giá
Những đánh giá của người dùng về Celonis
Một người đánh giá trên G2 đã nói:
“Celonis cung cấp một phạm vi rộng của tính năng mạnh mẽ, với khả năng Gen-AI đặc biệt ấn tượng. Các công cụ như Copilot, Insight Explorer và Annotation Builder cho phép người dùng định nghĩa các lệnh và tự động tạo ra các thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu quy trình.”
“Celonis cung cấp một phạm vi tính năng mạnh mẽ, với khả năng Gen-AI đặc biệt ấn tượng. Các công cụ như Copilot, Insight Explorer và Annotation Builder cho phép người dùng định nghĩa các lệnh và tự động tạo ra các thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu quy trình.”
3. UiPath Process Mining (Phù hợp nhất để kết nối phát hiện điểm nghẽn với tự động hóa)
Khi các điểm nghẽn ẩn náu trong hệ thống ERP (Quản lý Nguồn lực Doanh nghiệp), công cụ quản lý vé và bảng tính, bạn không thể “nhìn bằng mắt thường” để xác định nguyên nhân gây chậm trễ cho toàn bộ quy trình.
UiPath Process Mining sử dụng dấu vết kỹ thuật số trong hệ thống và ứng dụng của bạn để tự động phát hiện các quy trình end-to-end và chỉ ra nơi tự động hóa sẽ mang lại giá trị cao nhất. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn việc xác định điểm nghẽn được tích hợp trực tiếp vào kế hoạch tự động hóa, để các nỗ lực tối ưu hóa không dừng lại ở việc phân tích.
Đối với quản trị, nó hỗ trợ ẩn danh và kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, cùng với nhiều tùy chọn triển khai.
Các tính năng nổi bật của UiPath Process Mining
- Tái tạo quy trình từ đầu đến cuối từ nhật ký sự kiện để các điểm nghẽn xuất hiện trong luồng thực tế.
- Sử dụng mô hình hóa quy trình và nhận diện mẫu dựa trên AI để phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình và cơ hội cải thiện.
- Khám phá các bảng điều khiển linh hoạt giúp việc xem xét các chỉ số hiệu suất và chỉ số quan trọng trở nên dễ dàng hơn với các bên liên quan.
- Kết nối thông tin với quá trình phát hiện tự động hóa để bạn có thể ưu tiên các ứng viên tự động hóa phù hợp.
Giới hạn của UiPath Process Mining
- Việc tích hợp và chuẩn bị dữ liệu có thể gặp khó khăn nếu nhật ký hệ thống không nhất quán.
- Quản lý thay đổi trở nên thực sự khi các nhóm cảm thấy bị "theo dõi", ngay cả khi mục tiêu là cải thiện.
- Một số thiết lập yêu cầu công việc cẩn thận về kiểm soát truy cập và bảo mật dữ liệu.
Giá dịch vụ UiPath Process Mining
- Cơ bản: $25/tháng cho mỗi người dùng
- Tiêu chuẩn: Giá cả tùy chỉnh
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về UiPath Process Mining
- G2: 4.5/5 (75+ đánh giá)
- Capterra: Không đủ đánh giá
Những đánh giá của người dùng về UiPath Process Mining
Một người đánh giá trên G2 đã nói:
“Một trong những lợi ích của UiPath Process Mining là nó cho phép các tổ chức trực quan hóa quy trình của mình theo cách trực quan, giúp các nhóm dễ dàng xác định các điểm nghẽn và sự kém hiệu quả.”
“Một trong những lợi ích của UiPath Process Mining là nó cho phép các tổ chức trực quan hóa quy trình của mình theo cách trực quan, giúp các nhóm dễ dàng xác định các điểm nghẽn và sự kém hiệu quả.”
4. SAP Signavio (Phù hợp nhất cho phân tích quy trình trong các hoạt động sử dụng SAP nặng)
Trong môi trường SAP (Hệ thống, Ứng dụng và Sản phẩm trong Xử lý Dữ liệu) phức tạp, các điểm nghẽn thường xuất phát từ những vấn đề nhỏ tích tụ: chu kỳ phê duyệt kéo dài hoặc các bước tuân thủ gây ra thời gian chờ đợi.
SAP Signavio Process Intelligence giúp bạn xác định các vấn đề trong quy trình ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể, chẳng hạn như điểm nghẽn, trường hợp ngoại lệ và vi phạm tuân thủ. Nó cũng hỗ trợ chuyển từ phân tích sang hành động thông qua các tính năng quy trình làm việc và tích hợp với các nền tảng tự động hóa.
Đối với các nhóm cần hơn một báo cáo đơn lẻ, Signavio cũng hỗ trợ các công việc chuyển đổi quy trình rộng hơn bằng cách tích hợp với SAP Signavio Process Transformation Suite, bao gồm các thông tin thời gian thực về mô hình quy trình và mô phỏng.
Các tính năng nổi bật của SAP Signavio
- Sử dụng phân tích quy trình để phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình từ nhật ký sự kiện và nhật ký hệ thống.
- So sánh các biến thể quy trình làm việc để xác định các mẫu nút thắt cổ chai lặp lại.
- Theo dõi các chỉ số hiệu suất qua các bước để phát hiện các điểm tắc nghẽn và trì hoãn ở giai đoạn sau.
- Sử dụng bảng điều khiển để theo dõi liên tục và giám sát thường xuyên.
Giới hạn của SAP Signavio
- Chuẩn bị dữ liệu có thể rất quan trọng vì các quy trình và chỉ số KPI cần được định nghĩa rõ ràng.
- Việc triển khai có thể gặp nhiều khó khăn trong các quy trình phức tạp với nhiều tùy chỉnh.
- Giá cả thường được báo giá theo từng trường hợp cụ thể, điều này có thể làm chậm quá trình lập kế hoạch cho các nhóm đang thực hiện một khoản đầu tư lớn.
Giá cả của SAP Signavio
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về SAP Signavio
- G2: 4.4/5 (45+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (25+ đánh giá)
Những đánh giá của người dùng về SAP Signavio
Một người dùng Reddit đã nói:
“Signavio chủ yếu được sử dụng cho việc lập bản đồ quy trình (hiện tại hoặc mục tiêu) và mục đích tài liệu hóa. Điều này giúp các tổ chức hiểu rõ các quy trình của chính mình.”
“Signavio chủ yếu được sử dụng cho việc lập bản đồ quy trình (hiện tại hoặc mục tiêu) và mục đích tài liệu. Điều này giúp các tổ chức hiểu rõ quy trình của chính mình.”
📖 Xem thêm: Cách tối ưu hóa quản lý dự án với tự động hóa
Cách triển khai công nghệ AI phát hiện điểm nghẽn trong nhóm của bạn
Khi công việc được phân tán qua quá nhiều công cụ quản lý dự án, hộp thư đến, bảng tính và chuỗi chủ đề trò chuyện, việc xác định điểm nghẽn trở nên phức tạp hơn cần thiết. Thay vì sử dụng dữ liệu hiệu suất để xác định điểm nghẽn, các nhóm phải dành thời gian tìm kiếm bối cảnh và ghép nối các cập nhật. Đó chính là sự phân tán công việc.
Sự phát triển không kiểm soát của AI tạo ra một lớp phức tạp mới. Các nhóm khác nhau bắt đầu sử dụng các công cụ AI khác nhau trên các nguồn dữ liệu khác nhau, dẫn đến thông tin không đồng nhất và các hành động không được thực hiện nhất quán.
ClickUp giúp bạn giảm thiểu sự phân mảnh bằng cách lưu trữ các công việc, tài liệu và dữ liệu quy trình làm việc trong một không gian làm việc AI tích hợp duy nhất, với các tính năng AI được tích hợp sẵn. Điều này cung cấp cho bạn một chuỗi dữ liệu vận hành rõ ràng, chính xác và có thể lặp lại, là yếu tố quan trọng giúp phát hiện điểm nghẽn dựa trên AI trở nên chính xác và đáng tin cậy.
Dưới đây là luồng nhanh chóng về cách ClickUp có thể giúp bạn triển khai hiệu quả việc xác định điểm nghẽn AI:
1. Bản đồ quy trình làm việc của bạn
Nếu bạn muốn phát hiện điểm nghẽn một cách đáng tin cậy, hãy bắt đầu bằng cách đưa quy trình làm việc ra khỏi đầu óc con người và lên bản đồ. Bạn đang tìm kiếm toàn bộ lộ trình công việc từ yêu cầu đến giao hàng, bao gồm các bước phê duyệt, chuyển giao, phụ thuộc và nơi công việc bị tắc nghẽn do chờ đợi.
ClickUp Bảng trắng giúp quy trình trên trở nên thực tiễn bằng cách liên kết bản đồ với quá trình thực thi thực tế. Bạn có thể thêm công việc và tài liệu trực tiếp lên Bảng trắng, chỉnh sửa chúng mà không cần rời khỏi giao diện, thậm chí chuyển đổi hình dạng hoặc hộp văn bản thành công việc để "quy trình" trở thành công việc thực tế mà nhóm của bạn có thể thực hiện.
Dưới đây là một quy trình đơn giản có thể áp dụng cho bạn:
- Bắt đầu từ các giai đoạn chính, không phải mọi trường hợp đặc biệt.
- Ghi chú mọi điểm phê duyệt và quyết định, đặc biệt là những điểm liên quan đến các nhóm khác nhau.
- Xác định các phụ thuộc gây ra sự chậm trễ ở các giai đoạn sau.
- Thêm một hoặc hai "vòng lặp thất bại" nơi việc làm lại thường xuyên xảy ra.
📽️ Xem video: Nếu các vấn đề như chuyển giao công việc không suôn sẻ, thiếu xác nhận và các công việc lặp đi lặp lại đang làm chậm tiến độ công việc, hãy xem video sau. Video này hướng dẫn các bước thực tế để lập bản đồ và thiết kế lại quy trình làm việc bằng AI, chỉ ra cách nhận diện các điểm tắc nghẽn và giải thích nơi AI có thể tiết kiệm thời gian và ngăn ngừa tình trạng quá tải:
2. Tập trung dữ liệu trên một nền tảng duy nhất
Sau khi đã lập bản đồ quy trình làm việc, vấn đề tiếp theo là vị trí lưu trữ các thông tin. Nếu cập nhật được thực hiện qua trò chuyện, phê duyệt qua email và tệp tin lưu trữ trên drive, bạn không thể thực hiện phân tích toàn diện. Bạn cũng không thể duy trì giám sát liên tục vì các nguồn dữ liệu bị phân mảnh.
Đây là nơi ClickUp Docs và Docs Hub phát huy tác dụng. Docs Hub cung cấp cho bạn một nền tảng trung tâm để tổ chức, tìm kiếm và tạo tài liệu (Docs) và wiki, giúp dễ dàng lưu trữ các quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs), quy tắc phê duyệt, ghi chú cuộc họp và lịch sử quyết định ngay bên cạnh công việc mà chúng quản lý.
Nếu bạn cần một "nguồn thông tin chính xác" cho các quy trình làm việc lặp lại, hãy chuyển đổi tài liệu thành wiki. ClickUp cho phép bạn tạo và quản lý wiki trong Docs Hub, và AI của ClickUp ưu tiên hiển thị chúng khi trả lời câu hỏi, giúp nhóm của bạn nhận được câu trả lời nhất quán khi quy trình mở rộng.
Một lợi ích thực tiễn nữa: bạn có thể tạo công việc trực tiếp từ văn bản trong tài liệu Doc hoặc wiki, giúp giảm thiểu khoảng cách giao tiếp khi chuyển giao công việc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các Trường Tùy chỉnh trong nhiệm vụ ClickUp mang lại hiệu quả cao nhất trong việc xác định điểm nghẽn vì chúng tiêu chuẩn hóa dữ liệu cần thiết để nhận diện các mẫu lặp lại giữa các công việc. Bạn có thể thêm các trường như “Loại phê duyệt”, “Người nhận bàn giao”, “Nguồn yêu cầu” và “Mục tiêu SLA”, sau đó lọc và nhóm công việc để xác định nơi chậm trễ lặp lại và hàng đợi nào đang làm chậm dòng thời gian của dự án.
3. Sử dụng AI để phân tích thời lượng công việc và mối quan hệ phụ thuộc
Khi công việc và bối cảnh được tập trung tại một nơi, việc xác định điểm nghẽn trở nên có thể đo lường được. Giải pháp là kết hợp hai yếu tố: tín hiệu thời gian chính xác từ quy trình làm việc của bạn và AI có thể tóm tắt những gì đang diễn ra trên các công việc, chủ sở hữu và mối quan hệ phụ thuộc, mà không cần bạn phải tạo báo cáo hàng tuần.
Bắt đầu bằng cách thu thập các tín hiệu thời gian đáng tin cậy trong ClickUp, sau đó sử dụng Bảng điều khiển ClickUp và Thẻ AI ClickUp để biến dữ liệu đó thành công cụ phát hiện điểm nghẽn mà bạn có thể xem xét trong vài phút.
Các thẻ AI hữu ích nhất cho việc xác định điểm nghẽn AI là:
- Tóm tắt AI: Tạo ra một bản tóm tắt cập nhật về tình trạng và trạng thái của một Danh sách, Thư mục hoặc Không gian, hoàn hảo cho việc đánh giá điểm nghẽn hàng tuần, nơi bạn muốn tập trung vào rủi ro, điểm nghẽn và các bước tiếp theo trong một nơi duy nhất.
- Cập nhật dự án AI: Tạo tổng quan tổng quan về trạng thái và tiến độ dự án, giúp bạn nhanh chóng xác định những gì bị tắc nghẽn, những gì đang chậm trễ và những gì cần quyết định trước khi sự chậm trễ của dự án lan rộng.
- AI StandUp và AI Team StandUp: Tổng hợp hoạt động trong một khoảng thời gian đã lựa chọn (của bạn hoặc các cá nhân/nhóm cụ thể), giúp bạn phát hiện các điểm nghẽn liên quan đến việc sử dụng tài nguyên, chủ sở hữu quá tải hoặc các quá trình chuyển giao bị trì hoãn.
- Thẻ AI Brain: Cho phép bạn chạy một lời nhắc tùy chỉnh, giúp bạn đặt các câu hỏi cụ thể về điểm nghẽn như “Những công việc nào mất nhiều thời gian nhất trong giai đoạn Kiểm tra trong tuần này?” hoặc “Những phụ thuộc nào gây ra nhiều trì hoãn ở giai đoạn sau nhất?” và nhận được câu trả lời có cấu trúc mà bạn có thể hành động dựa trên đó.
Bắt đầu với ClickUp Total time in Status. Nó hiển thị thời gian một công việc đã ở trong một trạng thái cụ thể và giúp bạn nhanh chóng tìm ra các công việc bị ẩn dưới các bình luận cũ. Bạn có thể xem dữ liệu này trong chế độ xem dạng danh sách, bên trong các công việc và trên bảng điều khiển, điều này rất hữu ích khi bạn đang xem xét các điểm nghẽn trong quy trình làm việc trên nhiều dự án.
Dưới đây là hai cách sử dụng nó để phát hiện điểm nghẽn:
- Xác định các giai đoạn có thời gian chu kỳ tăng đột biến, như Kiểm tra, Pháp lý, Kiểm thử chất lượng (QA) hoặc Chờ phản hồi từ khách hàng.
- Xác định các mẫu điểm nghẽn lặp lại bằng cách lọc theo loại công việc, chủ sở hữu hoặc nguồn yêu cầu.
Khi đã có dữ liệu thời gian ở từng giai đoạn, bảng điều khiển ClickUp giúp bạn sử dụng dữ liệu này cho nhiều dự án khác nhau. Bảng điều khiển ClickUp cũng hỗ trợ báo cáo dựa trên thẻ và kiểm soát cập nhật, giúp bạn duy trì các chỉ số hiệu suất luôn được cập nhật và xem xét chúng một cách nhất quán, mà không cần phải xây dựng lại báo cáo từ đầu.
4. Cài đặt cảnh báo thời gian thực cho các trường hợp chậm trễ
Bạn có thể phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình làm việc sau khi sự việc đã xảy ra và vẫn mất cả tuần vì không ai nhận ra sự chậm trễ cho đến khi hạn chót bị lỡ. Đây chính là lúc việc theo dõi liên tục trở nên quan trọng.
ClickUp Tự động hóa giúp bạn làm điều đó bằng cách cho phép bạn kích hoạt các hành động khi các sự kiện quan trọng trong quy trình làm việc xảy ra, chẳng hạn như khi trạng thái, ngày đáo hạn hoặc bình luận thay đổi, hoặc khi ngày bắt đầu đến. Điều này giúp bạn theo dõi thời gian thực mà không biến các nhà quản lý thành các công cụ thông báo thủ công.
Sử dụng ClickUp tự động hóa để giải quyết các tình huống "trì hoãn im lặng" phổ biến:
- Khi một công việc chuyển sang giai đoạn Kiểm duyệt, hãy chỉ định người phê duyệt và cài đặt ngày đáo hạn.
- Khi một công việc ở cùng trạng thái quá lâu, hãy thêm bình luận yêu cầu cập nhật và thông báo cho chủ sở hữu.
- Khi người được giao nhiệm vụ thiếu, tự động giao nhiệm vụ dựa trên Trường Tùy chỉnh của người dùng hoặc người tạo công việc.
- Khi ngày đáo hạn thay đổi, thông báo cho người theo dõi và chuyển công việc vào nhóm trạng thái "Có nguy cơ".
Bạn cũng có thể kết hợp các điều kiện, để các cảnh báo chỉ được kích hoạt khi chúng thực sự quan trọng, chẳng hạn như áp dụng tự động hóa cho các công việc có người được giao cụ thể hoặc các tiêu chí khác.
5. Chỉ định người chịu trách nhiệm và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại
Hầu hết các điểm nghẽn trong quy trình làm việc vẫn tồn tại vì quyền sở hữu không rõ ràng. Một công việc di chuyển qua các giai đoạn, nhưng không ai chịu trách nhiệm cho bước tiếp theo, nên nó bị kẹt lại và chờ đợi cho đến khi ai đó phát hiện ra.
ClickUp Super Agents giúp bạn tự động hóa quá trình theo dõi, không phụ thuộc vào việc ai đó phải nhớ theo dõi. Bạn có thể cài đặt các công việc để tự động gán chủ sở hữu khi trạng thái công việc thay đổi, nhắc nhở người phù hợp về các chi tiết còn thiếu và tạo tóm tắt nhanh để quá trình chuyển giao không mất đi bối cảnh.
Họ cũng có thể đảm nhận các công việc định kỳ như phân loại và nhắc nhở, giúp tập trung nguồn lực vào công việc thực tế và giảm thiểu các mô hình tắc nghẽn lặp lại trong dòng thời gian thực hiện dự án.
Xây dựng trung tâm điều khiển phá vỡ điểm nghẽn với ClickUp Brain MAX
Khi bạn đã phân công chủ sở hữu và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, rủi ro tiếp theo rất đơn giản: sự chậm trễ vẫn xảy ra, nhưng nguyên nhân "tại sao" lại bị chôn vùi trong các bình luận, ghi chú cuộc họp và quyết định phân tán. ClickUp Brain MAX giúp bạn biến chuỗi thông tin lộn xộn đó thành các tín hiệu rõ ràng, giúp bạn duy trì việc xác định điểm nghẽn một cách chặt chẽ khi quy mô công việc mở rộng.
- Ghi lại thông tin nhanh chóng với Talk to Text: Ghi lại các rào cản, rủi ro và ghi chú bàn giao ngay khi chúng xảy ra bằng Talk to Text. Điều này giúp nhóm của bạn có dữ liệu vận hành sạch sẽ hơn cho việc theo dõi liên tục, đặc biệt khi bạn đang triển khai nhiều dự án cùng lúc.
- Hỏi những câu hỏi giúp phát hiện mô hình, không chỉ trạng thái: Truy vấn công cụ với các câu hỏi như “Những phê duyệt nào gây ra nhiều trì hoãn dự án nhất?” hoặc “Nơi nào các công việc bị kẹt và chờ đợi lâu nhất?” Điều này giúp bạn nhận diện các mô hình nút thắt cổ chai lặp lại dựa trên thông tin đã được ghi lại trong không gian làm việc của bạn.
- Tìm kiếm dấu vết nguyên nhân gốc rễ với Enterprise Search: Sử dụng Enterprise Search để tìm kiếm qua các công việc, tài liệu và bình luận cho các thuật ngữ như “đang chờ phê duyệt pháp lý”, “cần xem xét” hoặc “chuyển giao”, giúp bạn xác định các khoảng trống trong giao tiếp và phát hiện các điểm nghẽn ẩn.
- Chọn mô hình phù hợp cho từng công việc: Sử dụng các mô hình khác nhau cho các công việc khác nhau, như tóm tắt nhanh cho việc thực hiện hàng ngày, phân tích sâu hơn cho việc đánh giá điểm nghẽn, hoặc báo cáo có cấu trúc hơn cho các cập nhật dành cho lãnh đạo.
Các phương pháp tốt nhất để ngăn chặn các điểm nghẽn trong tương lai
Khắc phục một điểm nghẽn một lần là hữu ích. Ngăn chặn nó tái diễn chính là lúc bạn bắt đầu thấy hoạt động trơn tru hơn và sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn trên nhiều dự án.
Dưới đây là một số thực hành tốt nhất có thể giúp bạn duy trì chế độ cải tiến liên tục mà không biến tuần làm việc của bạn thành chuỗi sự cố cần giải quyết liên tục.
✅️ Theo dõi một số chỉ số hiệu suất chính hàng tuần: Chọn một số chỉ số chính phản ánh quy trình, như thời gian chu kỳ theo giai đoạn, thời gian chờ, năng suất và công việc đang thực hiện. Khi bạn xem xét các chỉ số hiệu suất này hàng tuần, bạn có thể phát hiện các điểm nghẽn quy trình sớm thay vì phải chờ đến khi có sự cố xảy ra mới phải khắc phục.
✅️ Tích hợp giám sát liên tục vào quy trình làm việc: Đừng phụ thuộc vào việc ai đó phát hiện ra vấn đề chờ đợi. Sử dụng các tính năng kích hoạt giám sát thời gian thực như “thời gian ở trạng thái quá lâu” hoặc “phụ thuộc bị chặn quá X giờ”, để phát hiện các điểm nghẽn khi chúng còn nhỏ, chứ không phải sau khi chúng gây ra sự chậm trễ ở các giai đoạn sau.
✅️ Bảo vệ điểm nghẽn bằng cách phân bổ tài nguyên thông minh hơn: Nếu một vai trò hoặc hàng đợi liên tục làm chậm công việc, hãy xem nó như một tài sản được chia sẻ trong nhóm, không phải là điều phụ. Lập kế hoạch sức chứa xung quanh điểm nghẽn đó, sau đó làm cho việc tái phân bổ tài nguyên trở thành điều bình thường khi nhu cầu tăng cao, để tránh lặp lại các mô hình điểm nghẽn lặp đi lặp lại.
✅️ Sử dụng dữ liệu lịch sử để ngăn chặn các điểm nghẽn lặp lại: Xem lại dữ liệu dự án lịch sử để xác định các điểm nghẽn lặp lại, như việc phê duyệt vào cuối tháng hoặc kiểm tra mã nguồn vào cuối sprint. Khi bạn xác định được các mẫu điểm nghẽn lặp lại từ dữ liệu lịch sử, bạn có thể lập kế hoạch tối ưu hóa chủ động thay vì phản ứng mỗi lần.
✅️ Giảm ma sát trong quá trình chuyển giao bằng cách xác định rõ quyền sở hữu và đầu vào sạch sẽ: Hầu hết các điểm nghẽn trở nên tồi tệ hơn khi không ai có quyền sở hữu cho bước tiếp theo, hoặc công việc bắt đầu mà thiếu bối cảnh. Xác định người có quyền sở hữu tại mỗi điểm chuyển giao và giữ dữ liệu vận hành gần với công việc để cả hệ thống AI và chuyên môn con người đều có thể hoạt động nhanh hơn khi quyết định quan trọng.
Xác định và giải quyết các điểm nghẽn AI của bạn với ClickUp
Việc xác định điểm nghẽn trở nên dễ dàng hơn khi bạn ngừng coi sự chậm trễ như một bí ẩn và bắt đầu coi chúng như một mô hình. Khi bạn vẽ bản đồ cách công việc diễn ra, đang theo dõi một số chỉ số hiệu suất chính và duy trì giám sát liên tục, bạn có thể phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình làm việc sớm. Như vậy, bạn cũng có thể khắc phục chúng trước khi chúng trở thành nguyên nhân gây chậm trễ dự án.
Công nghệ AI phát hiện điểm nghẽn cải thiện quy trình bằng cách sử dụng dữ liệu hiệu suất và dữ liệu lịch sử để phát hiện các mẫu điểm nghẽn lặp lại có thể bị bỏ qua trong quá trình kiểm tra hàng tuần.
Với ClickUp, bạn cuối cùng có thể kết nối thông tin với hành động tại cùng một nơi, dù đó là việc phân công lại chủ sở hữu hay tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại khiến mọi người chậm trễ.
Hãy thử ngay hôm nay và xem AI có thể cải thiện việc phát hiện điểm nghẽn và tối ưu hóa quy trình làm việc như thế nào.