Tại sao các nhóm nhỏ vượt qua giới hạn của Notion: 7 rào cản khi mở rộng quy mô

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không rời bỏ Notion vì nó có vấn đề.

Họ thường rời khỏi nền tảng này vì đã vượt qua giới hạn của một công cụ được thiết kế cho cá nhân, không phải cho nhóm mở rộng, dẫn đến mất 96 phút năng suất mỗi ngày do chuyển đổi ứng dụng và quy trình làm việc bị phân mảnh.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn qua 7 giới hạn cấu trúc xuất hiện khi doanh nghiệp phát triển, và các dấu hiệu cho thấy bạn đã đạt đến giới hạn của Notion.

Chúng tôi cũng sẽ đề cập đến cách kiến trúc không gian làm việc tích hợp của ClickUp giải quyết những khoảng trống quan trọng nhất: quản lý dự án tích hợp, hợp tác thời gian thực quy mô lớn, theo dõi thời gian tích hợp và trí tuệ nhân tạo (AI) vận hành thực sự cải thiện quy trình làm việc của bạn.

7 Giới hạn của Notion xuất hiện khi doanh nghiệp nhỏ kinh doanh quy mô lớn

Những yếu tố khiến Notion trở nên hấp dẫn đối với cá nhân và các nhóm nhỏ, như tính linh hoạt không giới hạn và sự phụ thuộc vào cơ sở dữ liệu quan hệ liên kết, lại trở thành rào cản đáng kể khi kinh doanh của bạn phát triển.

Đây là những cấu trúc cơ bản không hoàn toàn hỗ trợ quản lý quy trình làm việc phức tạp và có cấu trúc mà các nhóm mở rộng quy mô phụ thuộc vào.

Giới hạn 1: Không có tính năng quản lý dự án tích hợp (quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, biểu đồ Gantt)

Bạn đang quản lý việc ra mắt sản phẩm với nhiều luồng công việc, trong đó thiết kế phải hoàn thành trước khi phát triển có thể bắt đầu, và phát triển phải hoàn thành trước khi QA có thể kiểm thử.

Mặc dù Notion đã giới thiệu các chuyển đổi phụ thuộc cơ bản, nhưng chúng thiếu logic cần thiết cho các dự án phức tạp—chẳng hạn như thời gian dẫn/trễ hoặc khả năng hiển thị đường dẫn quan trọng thực sự.

Để đối phó, các nhóm xây dựng các giải pháp phức tạp bằng cách sử dụng quan hệ cơ sở dữ liệu và trường tổng hợp để mô phỏng logic phụ thuộc. Hệ thống này không chỉ tốn thời gian để xây dựng mà còn vô cùng dễ vỡ; một mục nhập sai có thể làm hỏng toàn bộ chuỗi, và nó yêu cầu bảo trì thủ công liên tục. Không có nền tảng quản lý dự án thực sự, dòng thời gian của bạn sẽ trở thành một tòa nhà bằng thẻ bài.

Hậu quả thực sự là dòng thời gian dự án trở thành phỏng đoán thuần túy. Một sự chậm trễ duy nhất có thể lan rộng khắp toàn bộ dự án mà không có cảnh báo, vì không có biểu đồ Gantt để tự động hiển thị tác động dây chuyền.

Giới hạn 2: Hợp tác yếu (không hỗ trợ thời gian thực cho hơn 10 người dùng)

Nhóm của bạn mở một tài liệu Notion chung để họp về kế hoạch, nhưng trải nghiệm ngay lập tức gặp trục trặc. Con trỏ chuột bị lag, các chỉnh sửa từ nhiều người dùng chồng chéo lên nhau, và đối với một số người, trang thậm chí không thể tải được.

Điều này xảy ra vì khả năng hợp tác thời gian thực và độ trễ đồng bộ hóa của Notion gặp khó khăn khi phải xử lý lượng người dùng đồng thời lớn, đặc biệt là trên các trang có nhiều khối và cơ sở dữ liệu.

Sự cản trở kỹ thuật này buộc phải thay đổi hành vi. Các nhóm bắt đầu tránh hợp tác trực tiếp hoàn toàn, thay vào đó làm việc trong các nhóm riêng lẻ và hợp nhất các thay đổi sau này. Điều này hoàn toàn làm mất đi mục đích của không gian làm việc hợp tác và gây ra rủi ro về vấn đề kiểm soát phiên bản.

Cuối cùng, hợp tác trở nên phi đồng bộ theo mặc định, không phải do lựa chọn. Điều này làm chậm quá trình ra quyết định, gây nhầm lẫn về phiên bản nào của tài liệu là "phiên bản chính thức", và biến một buổi brainstorming nhanh chóng thành một quá trình gây bực bội và rời rạc.

🌼 Tại sao các doanh nghiệp nhỏ lại yêu thích ClickUp!

Doanh nghiệp nhỏ thường hoạt động dựa trên một "Franken-stack" — một hệ thống chắp vá gồm hơn 20 công cụ không liên kết cho các công việc, tài liệu, trò chuyện, theo dõi thời gian và mục tiêu. Mặc dù mỗi ứng dụng có thể giải quyết một vấn đề cụ thể, nhưng khi kết hợp lại, chúng tạo ra một " Toggle Tax " — một gánh nặng khiến lên đến 20% năng suất hàng tuần của nhóm bị hao hụt do việc chuyển đổi ngữ cảnh và các silo dữ liệu.

Đây là nơi các doanh nghiệp nhỏ tìm thấy lợi thế cạnh tranh của mình với ClickUp: đây là một không gian làm việc tích hợp được thiết kế để thay thế chức năng của cả một hệ sinh thái phần mềm. Bằng cách kết hợp quản lý dự án, tài liệu hợp tác, trò chuyện thời gian thực và theo dõi thời gian tích hợp vào một giao diện duy nhất, ClickUp loại bỏ sự phiền phức khi phải tìm kiếm thông tin qua các tab khác nhau.

Thay vì quản lý một hệ thống công nghệ phức tạp, nhóm của bạn sẽ có một nguồn thông tin thống nhất, nơi lý do của một tài liệu, người tham gia của một cuộc trò chuyện về chủ đề và thời gian của một công việc luôn được liên kết chặt chẽ với nhau.

Giới hạn 3: Hiệu suất cơ sở dữ liệu khi mở rộng quy mô

Cơ sở dữ liệu dự án chính của bạn từng hoạt động mượt mà, tải trong nháy mắt. Giờ đây, với vài trăm mục nhập thêm, nó mất vài giây để tải, và các thao tác đơn giản như lọc hoặc sắp xếp trở nên chậm chạp. Đây là vấn đề phổ biến mà các nhóm đang phát triển gặp phải trên Notion.

Cơ sở dữ liệu của nền tảng, được xây dựng trên trình chỉnh sửa dựa trên khối, không được tối ưu hóa cho các tập dữ liệu lớn.

Khi cơ sở dữ liệu của bạn phát triển, việc sử dụng quá mức các mối quan hệ (Relations) và tổng hợp (Rollups) tạo ra một "chi phí tính toán", khiến các chế độ xem bị giật lag và bộ lọc chậm chạp dưới áp lực của dữ liệu liên kết. Công cụ bắt đầu cảm thấy chậm chạp và không phản hồi.

Giải pháp phổ biến nhất là chia cơ sở dữ liệu lớn thành các cơ sở dữ liệu nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Tuy nhiên, điều này làm suy yếu chính lý do bạn chọn Notion ngay từ đầu: để có một nguồn thông tin duy nhất.

Giới hạn 4: Không có tính năng theo dõi thời gian hoặc quản lý tài nguyên

Bạn điều hành một doanh nghiệp dịch vụ nơi mỗi phút đều có thể tính phí, hoặc quản lý các dự án mà ngân sách được liên kết trực tiếp với số giờ công việc. Việc nắm rõ thời gian của nhóm được sử dụng vào đâu là phần cốt lõi của quản lý tài nguyên và thiết yếu cho lợi nhuận. Tuy nhiên, Notion không có tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn.

Điều này buộc các nhóm phải hoặc tích hợp một công cụ của bên thứ ba, thêm một gói đăng ký và tạo ra sự phức tạp về công cụ, hoặc ghi chép thời gian làm việc một cách thủ công trong cơ sở dữ liệu Notion.

Ghi chép thủ công nổi tiếng là không đáng tin cậy—người dùng thường quên, ước tính sai, và một sự chậm trễ một tuần có thể làm mất 20% thời gian tính phí, khiến dữ liệu trở nên vô dụng cho việc lập hóa đơn chính xác hoặc tính toán chi phí dự án.

Không có các công cụ theo dõi khối lượng công việc hoặc kế hoạch năng lực, bạn không thể hiển thị ai đang quá tải và ai còn dư thừa nguồn lực. Bạn không thể đưa ra quyết định phân bổ tài nguyên một cách có căn cứ cho đến khi ai đó đã kiệt sức hoặc một hạn chót quan trọng bị bỏ lỡ. Bạn buộc phải đưa ra các quyết định về nhân sự và dự án dựa trên trực giác thay vì dữ liệu thực tế.

📮 ClickUp Insight: Chỉ 15% quản lý kiểm tra khối lượng công việc trước khi giao công việc mới.

24% còn lại phân công công việc dựa hoàn toàn vào thời hạn dự án. Kết quả? Các nhóm cuối cùng bị quá tải, không được tận dụng hết khả năng hoặc kiệt sức. Không có khả năng hiển thị khối lượng công việc thời gian thực, việc cân bằng chúng không chỉ khó khăn—mà gần như bất khả thi.

Các tính năng tự động hóa được hỗ trợ bởi AI của ClickUp như AI Assign và AI Prioritize giúp bạn phân công công việc một cách tự tin, ghép các công việc với thành viên nhóm dựa trên sức chứa, thời gian rảnh và kỹ năng thực tế. Thử nghiệm các thẻ AI của chúng tôi để có cái nhìn tổng quan tức thì, có ngữ cảnh về khối lượng công việc, hạn chót và ưu tiên.

💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên nhờ sử dụng tự động hóa ClickUp — dẫn đến tăng 12% hiệu suất công việc.

Giới hạn 5: Khả năng tự động hóa hạn chế

Mỗi khi một công việc được chuyển sang trạng thái “Đã xong”, một loạt các hành động cần được thực hiện. Một thành viên trong nhóm của bạn phải thông báo thủ công cho người tiếp theo trong quy trình làm việc, cập nhật trường trạng thái trong cơ sở dữ liệu khác và lưu trữ công việc.

Điều này lặp đi lặp lại cho mỗi công việc. Loại công việc thủ công lặp đi lặp lại này là nguyên nhân chính gây giảm năng suất cho các nhóm đang mở rộng quy mô.

Mặc dù Notion có một số tính năng tự động hóa cơ bản, nhưng chúng chỉ giới hạn ở các công việc và hành động đơn giản, thiếu logic điều kiện cần thiết cho các quy trình làm việc thực tế, chẳng hạn như “Nếu ưu tiên của công việc được cài đặt là ‘Khẩn cấp’ VÀ trạng thái thay đổi thành ‘Đang tiến độ’, thì thông báo cho quản lý dự án.”

Để khắc phục điều này, các nhóm thường chuyển sang sử dụng các công cụ của bên thứ ba như Zapier hoặc Make. Điều này tạo ra một lớp phức tạp mới, một gói đăng ký khác cần quản lý và một điểm tiềm ẩn gây gián đoạn trong quy trình làm việc của bạn. Kết quả là công việc thủ công tốn thời gian sẽ tăng lên cùng với kích thước nhóm, làm suy giảm những lợi ích về hiệu quả mà bạn mong đợi đạt được.

Giới hạn 6: Không có tính năng trò chuyện/giao tiếp tích hợp sẵn

Một câu hỏi nhanh về dự án nảy sinh. Bạn sẽ để lại bình luận trong Notion, gửi tin nhắn trong Slack hay bắt đầu một chủ đề email? Giờ hãy tưởng tượng mỗi thành viên trong nhóm của bạn phải đưa ra quyết định tương tự hàng chục lần mỗi ngày. Đây chính là cách mà tình trạng "mất mát ngữ cảnh" bắt đầu – khi các nhóm lãng phí hàng giờ tìm kiếm thông tin trên các ứng dụng không kết nối, truy tìm tệp tin và lặp lại cập nhật trên nhiều nền tảng.

Notion rất tuyệt vời cho việc quản lý tài liệu, nhưng những cuộc hội thoại quan trọng về tài liệu đó lại diễn ra ở nơi khác. Sự thiếu kết nối này dẫn đến công việc bị phân mảnh và thông tin quan trọng bị phân tán trên nhiều nền tảng. "Thuế chuyển đổi" — năng lượng tinh thần và thời gian bị mất khi chuyển đổi giữa công việc và công cụ trò chuyện — tích lũy đáng kể trong ngày, với nhân viên văn phòng mất 32 ngày làm việc mỗi năm chỉ để chuyển đổi giữa các ứng dụng văn phòng.

Hậu quả lớn nhất là các quyết định quan trọng bị chôn vùi trong các chuỗi trò chuyện tạm thời không bao giờ được liên kết trở lại với công việc mà chúng tham chiếu. Khi bạn nhìn lại một dự án sau sáu tháng, bạn thấy điều gì đã được hoàn thành, nhưng bạn không biết tại sao nó được hoàn thành theo cách đó.

Giới hạn 7: Các tính năng AI bị khóa sau các kế hoạch cao cấp

Các tính năng AI của Notion, như tóm tắt và hỗ trợ viết, nghe có vẻ tuyệt vời trên giấy. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp nhỏ vẫn không thể tiếp cận vì chúng không được bao gồm trong các kế hoạch tiêu chuẩn. Để sử dụng Notion AI, bạn cần mua tiện ích bổ sung theo từng người dùng, từng tháng, một chi phí sẽ tăng nhanh chóng khi nhóm của bạn phát triển.

Mô hình định giá này tạo ra một điểm cản trở đáng kể cho các doanh nghiệp kinh doanh đang mở rộng quy mô. Bạn buộc phải lựa chọn giữa việc trả phí cao cho các tính năng AI hoặc từ bỏ chúng, dẫn đến việc bỏ lỡ những lợi ích về hiệu quả tiềm năng.

Ngay cả khi bạn trả phí cho tiện ích bổ sung, các tính năng chủ yếu tập trung vào việc tạo nội dung và tóm tắt.

Chúng không hoàn toàn mở rộng đến trí tuệ quy trình làm việc, chẳng hạn như thực thi quy trình đa bước tự động hóa hoặc tìm kiếm sâu rộng trên các công cụ bên thứ ba kết nối. Điều này để lại một khoảng trống quan trọng cho các nhóm đang tìm kiếm AI để làm nhiều hơn là chỉ viết bản nháp đầu tiên.

Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp kinh doanh nhỏ của bạn đã vượt qua giới hạn của Notion

Không phải mọi khó khăn đều nghĩa là bạn cần chuyển sang công cụ khác; một số thách thức trong quá trình phát triển là bình thường. Nhưng một số dấu hiệu cho thấy bạn đã đạt đến giới hạn của Notion, không chỉ là một giai đoạn khó khăn tạm thời. Dưới đây là cách phân biệt sự khác biệt. 👀

Những yếu tố cần xem xét khi tìm kiếm một giải pháp thay thế cho Notion

Việc chuyển đổi công cụ là một quyết định lớn, tốn thời gian, tiền bạc và sự kiên nhẫn của nhóm. Trước khi bắt đầu đánh giá các lựa chọn thay thế, điều quan trọng là phải xác định rõ nhu cầu thực sự của kinh doanh ở giai đoạn phát triển hiện tại. Dưới đây là những yếu tố cần ưu tiên trong quá trình tìm kiếm. 🛠️

Cách ClickUp Giải Quyết Các Giới Hạn Mà Doanh Nghiệp Nhỏ Gặp Phải Khi Sử Dụng Notion

Là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, ClickUp được thiết kế dựa trên một giả định khác: công việc sẽ trở nên phức tạp hơn khi nhóm phát triển, chứ không chỉ đơn thuần là tăng số lượng tài liệu.

Trong khi Notion tối ưu hóa tính linh hoạt ở cấp độ khối, ClickUp được xây dựng trên một hệ thống làm việc có cấu trúc hỗ trợ các mối quan hệ phụ thuộc, hợp tác thời gian thực, tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI) ở quy mô lớn. Kết quả là một hệ thống có khả năng xử lý sự phức tạp thay vì bị áp đảo bởi nó.

Dưới đây là cách sự khác biệt đó thể hiện trong thực tế.

ClickUp One-Up 1: Quản lý dự án tích hợp (phụ thuộc, Gantt, đường dẫn quan trọng)

Trong ClickUp, quy trình quản lý dự án của bạn được thể hiện rõ ràng, không phải ngụ ý.

ClickUp Nhiệm vụ hỗ trợ quan hệ phụ thuộc gốc (hoàn thành để bắt đầu, bắt đầu để bắt đầu, v.v.), và những mối quan hệ này tự động cung cấp dữ liệu cho biểu đồ Gantt và chế độ xem dòng thời gian. Khi một công việc bị trễ, các công việc sau đó sẽ được cập nhật ngay lập tức, giúp tác động được nhìn thấy trước khi trở thành khủng hoảng.

Không cần phải mô phỏng logic bằng các mối quan hệ hoặc tổng hợp. Các phụ thuộc là các đối tượng cấp cao trong hệ thống.

Hậu quả thực sự là tính dự đoán. Bạn có thể nhìn thấy đường dẫn quan trọng của dự án, hiểu rõ những công việc nào thực sự quan trọng cho việc hoàn thành, và mô phỏng "nếu công việc này trễ hai ngày thì sao" mà không cần phỏng đoán. Dòng thời gian không còn là một bài tập tư duy mà trở thành một nguồn thông tin chung, đáng tin cậy.

ClickUp One-Up 2: Hợp tác thời gian thực hoạt động hiệu quả ngay cả khi quy mô mở rộng

Nhóm của bạn có thể tham gia vào một tài liệu ClickUp Doc hoặc nhiệm vụ ClickUp trong một phiên lập kế hoạch trực tiếp, và mọi người có thể làm việc cùng lúc mà không làm giảm chất lượng trải nghiệm.

Đó là vì ClickUp tách biệt hợp tác khỏi lưu trữ. Tài liệu, công việc và bình luận được tối ưu hóa cho việc chỉnh sửa đồng thời, ngay cả khi có hàng chục người dùng hoạt động cùng lúc.

Hiệu ứng hành vi của Notion hoàn toàn trái ngược. Các nhóm tập trung vào hợp tác trực tiếp thay vì tránh né. Quyết định được đưa ra ngay lập tức, không qua các chủ đề bình luận chậm trễ hay các bản chỉnh sửa ngoại tuyến được hợp nhất sau đó.

Hợp tác trở nên đồng bộ theo lựa chọn, không phải bất đắc dĩ. Các phiên lập kế hoạch diễn ra nhanh chóng, sự hiểu biết chung được cải thiện và sự nhầm lẫn về phiên bản biến mất vì mọi người thực sự tham gia vào công việc tại cùng một nơi.

ClickUp One-Up 3: Hiệu suất không bị suy giảm khi dữ liệu tăng trưởng

Danh sách công việc của bạn tăng từ hàng chục mục lên hàng nghìn. Trong ClickUp, các chế độ xem vẫn tải nhanh, bộ lọc phản hồi tức thì và việc sắp xếp không bị gián đoạn.

Đó là vì hệ thống quản lý công việc của ClickUp được thiết kế cho các tập dữ liệu lớn. Công việc, Trường Tùy chỉnh và mối quan hệ được lưu trữ trên một nền tảng hậu trường được tối ưu hóa hiệu suất thay vì trong mô hình tài liệu dựa trên khối.

Bạn không cần phải chia nhỏ dữ liệu thành nhiều cơ sở dữ liệu để duy trì tính khả dụng. Một danh sách công việc hoặc thư mục duy nhất có thể mở rộng mà không bị chậm chạp.

Kết quả là sự liên tục. Nguồn thông tin duy nhất của bạn vẫn được duy trì. Bạn không phải đánh đổi tốc độ lấy sự phân mảnh, và bạn không mất đi khả năng hiển thị xuyên suốt các dự án chỉ để giữ cho công cụ hoạt động mượt mà.

ClickUp One-Up 4: Theo dõi thời gian và quản lý tài nguyên tích hợp sẵn

Khi bạn quản lý một nhóm dịch vụ hoặc điều phối việc giao hàng, thời gian làm việc, sức chứa và khối lượng công việc của bạn là yếu tố quan trọng.

ClickUp bao gồm theo dõi thời gian tích hợp sẵn , các chế độ xem Khối lượng công việc và kế hoạch năng lực trực tiếp trên các công việc. Thời gian có thể được theo dõi trực tiếp hoặc ghi lại sau, liên kết với công việc cụ thể, khách hàng hoặc các danh mục tính phí.

Các chế độ xem khối lượng công việc sau đó tổng hợp dữ liệu để hiển thị ai đang bị quá tải, ai có sức chứa và nơi nào đang hình thành điểm nghẽn.

Điều này thay thế việc đưa ra quyết định dựa trên直觉 bằng dữ liệu thực tế. Bạn có thể nhận ra vấn đề đang hình thành và điều chỉnh trước khi nó trở thành vấn đề. Các quyết định về lợi nhuận, nhân sự và giao hàng trở nên có thể đo lường được thay vì phản ứng sau khi sự việc đã xảy ra.

ClickUp One-Up 5: Tự động hóa với logic điều kiện thực tế

Mỗi khi một công việc được tiến hành, ClickUp có thể đồng bộ hệ thống theo đó.

Tự động hóa hỗ trợ lógica đa điều kiện, không chỉ các kích hoạt đơn giản. Bạn có thể định nghĩa các quy tắc như:

“Nếu ưu tiên là Cấp bách VÀ trạng thái thay đổi thành Đang có tiến độ, thông báo cho người phụ trách dự án và đẩy nhanh ngày đáo hạn.”

Các tính năng tự động hóa này được tích hợp sẵn trong nền tảng. Bạn không cần phải ghép nối các quy trình làm việc với các công cụ bên thứ ba chỉ để thể hiện các logic kinh doanh cơ bản.

Kết quả là công việc thủ công không thể mở rộng theo kích thước nhóm. Các quy trình hoạt động một cách nhất quán, ngay cả khi khối lượng công việc tăng lên. Hiệu quả được nhân lên thay vì suy giảm.

ClickUp One-Up 6: Tích hợp giao tiếp trực tiếp với công việc

Trong ClickUp, các cuộc hội thoại diễn ra trong công việc.

Bình luận, đề cập và trò chuyện trong ClickUp được liên kết với các công việc, tài liệu và dự án. Khi một câu hỏi được đặt ra, nó được đặt trong bối cảnh cụ thể. Khi một quyết định được đưa ra, nó được gắn liền với công việc mà nó ảnh hưởng.

Không có sự mơ hồ về nơi cuộc hội thoại thuộc về, và không cần phải tìm kiếm qua Slack, email và tài liệu để tái hiện lý do tại sao điều gì đó xảy ra. Ngoài ra, công cụ ghi chú AI tích hợp sẵn đảm bảo rằng tất cả các cuộc thảo luận trong cuộc họp đều được ghi lại với các bước theo dõi rõ ràng.

Tác động lâu dài là trí nhớ tổ chức. Sau sáu tháng, bạn không chỉ thấy những gì đã được hoàn thành. Bạn còn thấy cuộc thảo luận, quyết định và lý do đằng sau nó, tất cả đều được lưu trữ tại một nơi duy nhất.

ClickUp One-Up 7: Trí tuệ nhân tạo (AI) hoạt động trên quy trình làm việc, không chỉ trên văn bản.

Trí tuệ nhân tạo của ClickUp, ClickUp Brain, được tích hợp trực tiếp vào công việc.

Khả năng AI của ClickUp rộng hơn, sâu hơn và được liên kết trực tiếp với bối cảnh thực thi:

Trí tuệ nhân tạo đa mô hình nhận thức ngữ cảnh

ClickUp cho phép bạn lựa chọn từ nhiều mô hình AI (ví dụ: OpenAI, Claude, Gemini) trong cùng một giao diện, giúp bạn có thể điều chỉnh phong cách và khả năng của mô hình phù hợp với công việc. Bạn không bị buộc phải phụ thuộc vào một công cụ tạo sinh duy nhất; bạn có thể thử nghiệm, so sánh và chọn mô hình tốt nhất cho các nhu cầu như tóm tắt, suy luận, khám phá dữ liệu hoặc hiểu ngôn ngữ tự nhiên.

Trí tuệ nhân tạo (AI) của Notion được tích hợp với một mô hình duy nhất có giới hạn trong việc tùy chỉnh, khiến các nhóm gặp khó khăn trong việc mở rộng các công việc AI cho các loại vấn đề khác nhau.

Tìm kiếm doanh nghiệp trên các hệ thống công việc và kết nối

ClickUp’s Enterprise Search chỉ mục toàn bộ không gian làm việc của bạn — công việc, tài liệu, Trường Tùy chỉnh, bình luận, tệp đính kèm và tích hợp — và cũng có thể truy cập vào các hệ thống bên thứ ba kết nối. Điều này có nghĩa là bạn sẽ nhận được các câu trả lời tức thì, tuân thủ quyền truy cập trên toàn bộ khối lượng công việc của bạn.

Ngược lại, tính năng tìm kiếm của Notion chủ yếu tập trung vào tài liệu và không thể mở rộng để xử lý dữ liệu công việc có mối quan hệ với cùng tốc độ hoặc độ chính xác. Khi quy mô mở rộng, điều này có thể dẫn đến việc phải tìm kiếm bối cảnh thay vì truy xuất nó.

Tăng cường tìm kiếm web

Khi bạn cần thông tin chuyên môn mới nhất về các thay đổi quy định, cập nhật chính sách, xu hướng giá cả, ClickUp có thể kết hợp bối cảnh không gian làm việc nội bộ với kết quả tìm kiếm trực tuyến từ các nguồn đáng tin cậy và trình bày các câu trả lời tổng hợp kèm theo trích dẫn.

Trí tuệ nhân tạo (AI) của Notion chủ yếu hoạt động trên văn bản trong không gian làm việc nội bộ và không tích hợp sẵn kiến thức bên ngoài cập nhật theo cách tương tự.

Các trợ lý AI hoạt động trên công việc

Các Super Agents của ClickUp là :

Các Super Agents có thể theo dõi các mẫu (ví dụ: công việc quá hạn, phê duyệt bị đình trệ), phản ứng với các sự kiện, thực thi các chuỗi quy tắc và đa bước, và thậm chí tóm tắt kết quả để con người xem xét.

Ví dụ, bạn có thể triển khai các đại lý để:

Đây không phải là các trợ lý hoàn thành văn bản đơn giản. Chúng là các thành viên tích cực trong quy trình làm việc, thúc đẩy công việc tiến triển dựa trên bối cảnh kinh doanh thực tế.

Sự khác biệt cấu trúc quan trọng

Notion yêu cầu các nhóm đang phát triển phải xây dựng hệ thống dựa trên tính linh hoạt. ClickUp cung cấp hệ thống sẵn có. Khi độ phức tạp tăng lên, ClickUp giải quyết điều đó thông qua cấu trúc, tự động hóa và hiển thị, thay vì yêu cầu các nhóm phải bù đắp bằng nỗ lực thủ công và các giải pháp tạm thời.

Tôi có thể di chuyển không gian làm việc Notion của nhóm sang ClickUp không?

Đúng vậy, bạn có thể—hãy tận hưởng quá trình chuyển đổi mượt mà với các công cụ mà ClickUp cung cấp.

Nhập dữ liệu trực tiếp từ Notion bằng công cụ ClickUp Import Tool. Công cụ này sẽ chuyển đổi các trang, cơ sở dữ liệu và cấu trúc cơ bản của chúng.

Trong khi nội dung văn bản và các mục nhập cơ sở dữ liệu có thể chuyển đổi tốt, một số định dạng phức tạp hoặc liên kết quan hệ có thể yêu cầu điều chỉnh thủ công sau khi nhập. Tốt nhất là nên lên kế hoạch cho một khoảng thời gian dọn dẹp ngắn.

Nhiều nhóm thấy hữu ích khi sử dụng cả hai công cụ song song trong một thời gian ngắn.

Bạn có thể di chuyển các dự án đang hoạt động trước tiên, trong khi vẫn giữ nội dung cũ được lưu trữ trong Notion. ClickUp cũng cung cấp các hướng dẫn di chuyển chi tiết, mẫu và tài nguyên hỗ trợ để giúp nhóm của bạn chuyển đổi một cách suôn sẻ.

Vượt qua khung vẽ trống để đến với Không gian Làm việc thực sự

Những giới hạn của Notion không phải là nhược điểm; đó là những sự đánh đổi hợp lý cho việc tổ chức cá nhân và các nhóm rất nhỏ. Tuy nhiên, khi kinh doanh của bạn phát triển, nhu cầu về cấu trúc, tốc độ và một nguồn thông tin duy nhất trở nên không thể thương lượng.

Sự linh hoạt từng mang lại cảm giác tự do nay lại gây ra ma sát, sự phân tán công việc – sự phân mảnh công việc trên các công cụ không kết nối và không tương tác với nhau – và hỗn loạn hoạt động.

Nhận ra rằng bạn đã vượt qua giới hạn của công cụ hiện tại là bước quan trọng đầu tiên. Không gian làm việc mà bạn chọn tiếp theo sẽ định hình cách nhóm của bạn hợp tác và cách bạn tiếp cận việc mở rộng nhóm trong nhiều năm tới. Đầu tư vào một nền tảng được thiết kế cho sự phát triển - thay vì một nền tảng yêu cầu nhiều giải pháp tạm thời - sẽ mang lại lợi ích về sự rõ ràng, hiệu quả và tinh thần nhóm.

Nếu bạn sẵn sàng tìm hiểu cách một không gian làm việc tích hợp xử lý các thách thức phát sinh khi mở rộng quy mô, hãy bắt đầu miễn phí với ClickUp ngay hôm nay.