Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh HVAC đều thua lỗ từ các cuộc gọi dịch vụ—không phải vì họ tính phí quá thấp, mà vì hợp đồng của họ không bảo vệ họ.
Các công ty sử dụng mẫu hợp đồng tiêu chuẩn báo cáo giảm 40% số lần chậm thanh toán, trong khi các hợp đồng dịch vụ định kỳ hiện chiếm 55% tổng doanh thu dịch vụ HVAC.
Hướng dẫn này giới thiệu 10 mẫu hợp đồng dịch vụ HVAC và hướng dẫn cách quản lý chúng trong không gian làm việc tập trung của ClickUp, nơi các thỏa thuận của bạn được lưu trữ cùng với các công việc của khách hàng, lời nhắc nhở gia hạn và lịch trình dự án.
Mẫu hợp đồng dịch vụ HVAC tổng quan
| Tên mẫu | Liên kết tải xuống | Phù hợp cho | Tính năng nổi bật | Định dạng trực quan |
| Mẫu Quản lý Hợp đồng của ClickUp™ | Tải mẫu miễn phí | Các doanh nghiệp kinh doanh HVAC cần quản lý nhiều hợp đồng từ đầu đến cuối (từ bản nháp đến gia hạn) | Theo dõi vòng đời hợp đồng (trạng thái tùy chỉnh); ngày đáo hạn gia hạn kèm theo nhắc nhở; tệp đính kèm cho tài liệu đã ký và ghi chú; nhiều chế độ xem. | Mẫu không gian làm việc dựa trên danh sách với nhiều chế độ xem |
| Mẫu hợp đồng thầu phụ của ClickUp™ | Tải mẫu miễn phí | Các công ty HVAC thuê thầu phụ/nhà thầu độc lập | Các deliverables rõ ràng kèm theo dòng thời gian; lịch thanh toán dựa trên cột mốc thời gian; trường xác minh bảo hiểm/giấy phép; điều khoản bảo mật hoặc quyền riêng tư. | Hợp đồng dạng tài liệu (tài liệu hợp đồng có thể điền) |
| Mẫu hợp đồng dịch vụ quản lý dự án của ClickUp™ | Tải mẫu miễn phí | Các dự án lắp đặt HVAC phức tạp hoặc dự án HVAC nhiều giai đoạn | Phạm vi công việc theo từng giai đoạn cùng với các sản phẩm đầu ra; quy trình thay đổi đơn đặt hàng; tiêu chí chấp nhận; quy trình giao tiếp và điểm liên hệ. | Hợp đồng quản lý dự án theo phong cách tài liệu (các phần được cấu trúc rõ ràng) |
| Mẫu Hợp đồng Dịch vụ của ClickUp™ | Tải mẫu miễn phí | Các mối quan hệ dịch vụ HVAC hàng ngày tiêu chuẩn (bảo trì dân dụng, dịch vụ thương mại tiêu chuẩn, sửa chữa chung) | Điều khoản cơ bản linh hoạt, có thể tái sử dụng; dễ dàng điều chỉnh cho dịch vụ liên tục hoặc một lần; soạn thảo cộng tác trong tài liệu kèm lịch sử phiên bản (như đã tham chiếu). | Hợp đồng dịch vụ theo phong cách tài liệu |
| Mẫu hợp đồng công việc của ClickUp™ | Tải mẫu miễn phí | Các công việc một lần có phạm vi rõ ràng (lắp đặt, sửa chữa lớn, gói dịch vụ theo mùa) | Phạm vi công việc rõ ràng; dòng thời gian thực hiện được xác định; tập trung vào việc xác minh hoàn thành công việc; có thể liên kết với một công việc để kỹ thuật viên thực hiện. | Hợp đồng công việc theo phong cách tài liệu |
| Mẫu hợp đồng kinh doanh của ClickUp™ | Tải mẫu miễn phí | Các thỏa thuận kinh doanh rộng hơn ngoài công việc dịch vụ (hợp tác, điều khoản nhà cung cấp, nhu cầu về điều khoản dịch vụ khách hàng) | Ngôn ngữ pháp lý tiêu chuẩn; có thể tùy chỉnh cho các loại hợp đồng khác nhau; là cơ sở tốt để chính thức hóa các mối quan hệ thương mại. | Mẫu hợp đồng theo phong cách tài liệu |
| Mẫu hợp đồng vệ sinh của ClickUp™ | Tải mẫu miễn phí | Kế hoạch bảo trì phòng ngừa định kỳ cho hệ thống HVAC (dựa trên hợp đồng dịch vụ định kỳ) | Lịch trình dịch vụ định kỳ; phạm vi công việc dựa trên danh sách kiểm tra; các bước đảm bảo chất lượng; quy trình giao tiếp với khách hàng. | Mẫu hợp đồng dịch vụ định kỳ theo phong cách tài liệu (lịch trình định kỳ kết hợp cấu trúc danh sách kiểm tra) |
| Mẫu hợp đồng đấu thầu của ClickUp™ | Tải mẫu miễn phí | Phản hồi RFP và đề xuất cạnh tranh cho các dự án HVAC thương mại quy mô lớn | Chi tiết về giá cả/phân tích chi phí; dòng thời gian đề xuất kèm theo các cột mốc quan trọng; chi tiết về thiết bị/vật liệu; các điều khoản sẽ chuyển thành thỏa thuận có hiệu lực pháp lý khi được chấp nhận. | Mẫu hợp đồng đấu thầu/đề xuất theo phong cách tài liệu |
| Mẫu Hợp đồng Nhà cung cấp của ClickUp™ | Tải mẫu miễn phí | Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp/nhà phân phối (nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà cung cấp linh kiện, nhà cung cấp dịch vụ chuyên biệt) | Điều khoản mua hàng cùng với kỳ vọng; quy định về giao hàng và bảo hành; chính thức hóa thỏa thuận với nhà cung cấp; hỗ trợ khả năng hiển thị chuỗi cung ứng song song với hoạt động kinh doanh. | Hợp đồng nhà cung cấp theo phong cách tài liệu |
| Mẫu Sổ tay Nhân viên cho Công ty HVAC của ClickUp™ | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm HVAC cần các chính sách và quy trình nội bộ (kỹ thuật viên và nhân viên văn phòng) | Chính sách an toàn và quản lý thiết bị; tiêu chuẩn tương tác với khách hàng; chính sách sử dụng phương tiện/dụng cụ; yêu cầu về giấy phép và chứng chỉ. | Sổ tay nhân viên theo phong cách tài liệu (tài liệu chính sách nội bộ) |
Hợp đồng dịch vụ HVAC là gì?
Bạn là chuyên gia trong việc sửa chữa lò sưởi nhưng lại cảm thấy như một người mới hoàn toàn khi phải lập hồ sơ giấy tờ? Bạn không phải là người duy nhất. Nhiều chuyên gia HVAC gặp khó khăn khi tạo hợp đồng chuyên nghiệp, băn khoăn không biết nên sử dụng hợp đồng dịch vụ, thỏa thuận bảo trì hay một loại tài liệu khác. Sự nhầm lẫn này thường dẫn đến việc sử dụng các tài liệu không nhất quán cho các khách hàng khác nhau, điều này có thể gây ra nhiều rắc rối sau này.
Hợp đồng dịch vụ HVAC là một thỏa thuận pháp lý ràng buộc, trong đó nêu rõ các công việc bạn sẽ thực hiện cho khách hàng. Hợp đồng này chi tiết phạm vi dịch vụ, giá cả, lịch trình và trách nhiệm của cả bạn và khách hàng.
Hãy xem nó như bản thiết kế cho mối quan hệ với khách hàng của bạn. Nó bảo vệ bạn bằng cách đảm bảo bạn được thanh toán và giới hạn trách nhiệm pháp lý của bạn. Nó cũng đảm bảo cho khách hàng rằng họ sẽ nhận được công việc mà họ đã trả tiền.
Các hợp đồng này là thiết yếu cho tất cả các bên liên quan trong ngành, từ kỹ thuật viên dân dụng, quản lý cơ sở thương mại đến chủ doanh nghiệp HVAC. Mặc dù chi tiết có thể thay đổi, hầu hết các thỏa thuận đều thuộc một số loại chính. Hiểu rõ sự khác biệt là bước đầu tiên để chọn đúng mẫu hợp đồng phù hợp cho công việc.
- Hợp đồng bảo trì dân dụng: Đây là các hợp đồng bảo trì định kỳ, theo lịch trình cho hệ thống HVAC của chủ nhà.
- Hợp đồng dịch vụ thương mại: Các hợp đồng này áp dụng cho việc bảo trì định kỳ cho các hệ thống lớn trong các tòa nhà văn phòng, cửa hàng bán lẻ hoặc cơ sở công nghiệp.
- Hợp đồng lắp đặt: Các hợp đồng này quy định các điều khoản cho việc lắp đặt hệ thống HVAC mới.
- Hợp đồng sửa chữa: Đây thường là các hợp đồng cho các cuộc gọi dịch vụ một lần để khắc phục một vấn đề cụ thể.
📚 Xem thêm: Cách bắt đầu kinh doanh dịch vụ HVAC và cơ khí
Lợi ích của Mẫu hợp đồng dịch vụ HVAC
Bạn có đang lãng phí thời gian quý báu để tìm kiếm một hợp đồng cũ, sao chép nó và sau đó thay đổi thủ công tên khách hàng và chi tiết dịch vụ? Phương pháp sao chép-dán-cầu nguyện này không chỉ kém hiệu quả mà còn tiềm ẩn rủi ro. Một điều khoản bị quên về tỷ lệ làm thêm giờ hoặc một chi tiết bị bỏ sót trong phạm vi công việc có thể dẫn đến tranh chấp, hóa đơn chưa thanh toán và danh tiếng bị tổn hại.
Việc tạo từng hợp đồng HVAC thủ công có thể dẫn đến sự không nhất quán, khiến kinh doanh của bạn đối mặt với rủi ro pháp lý không cần thiết—các tranh chấp xây dựng tại Bắc Mỹ hiện có mức trung bình $42,8 triệu, với lỗi hợp đồng là nguyên nhân hàng đầu.
Một mẫu đơn giản có thể giải quyết những vấn đề này. Không chỉ về tốc độ, mà còn về tính nhất quán và bảo vệ kinh doanh của bạn.
- Đảm bảo tính nhất quán trong tất cả các thỏa thuận với khách hàng: Không còn lo lắng về việc thiếu các điều khoản. Mẫu hợp đồng đảm bảo rằng mọi hợp đồng đều bao gồm các điều khoản thiết yếu giống nhau, từ chính sách hủy bỏ đến giới hạn trách nhiệm, mỗi lần đều như vậy.
- Thời gian xử lý nhanh hơn cho khách hàng mới: Chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng ký hợp đồng trong vài phút, không phải vài giờ. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu đã được phê duyệt trước và gửi để nhận chữ ký ngay cả khi vẫn đang làm việc tại hiện trường.
- Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Các mẫu hợp đồng tốt sẽ bảo vệ bạn. Chúng bao gồm ngôn ngữ tiêu chuẩn về bảo hành, giải quyết tranh chấp và giới hạn trách nhiệm để bảo vệ kinh doanh của bạn.
- Mong đợi của khách hàng rõ ràng hơn: Phạm vi công việc chi tiết giúp tránh những cuộc hội thoại khó chịu kiểu “Tôi nghĩ điều đó đã bao gồm”. Dịch vụ được định nghĩa rõ ràng không để lại chỗ cho sự hiểu lầm.
- Quản lý hợp đồng dễ dàng hơn: Khi tất cả các thỏa thuận của bạn tuân theo một cấu trúc thống nhất, việc quản lý chúng trở nên đơn giản. Đang theo dõi gia hạn, xem xét điều khoản và cập nhật giá cả không còn là một mớ hỗn độn.
Mẫu chỉ là một phần của vấn đề. Nếu các mẫu của bạn chỉ là các tệp tin rải rác trên các máy tính khác nhau, bạn vẫn có nguy cơ sử dụng phiên bản sai. Kết hợp các mẫu với một không gian làm việc tập trung tạo ra một nguồn thông tin duy nhất, chấm dứt tình trạng lộn xộn của các tài liệu rải rác và ngày gia hạn bị bỏ lỡ.
Sự phân tán công việc —thông tin lộn xộn gây ra nhiều công việc hơn—chính là điều mà không gian làm việc tích hợp của ClickUp loại bỏ.
📮ClickUp Insight: Trung bình, một chuyên gia dành hơn 30 phút mỗi ngày để tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc—đó là hơn 120 giờ mỗi năm bị lãng phí khi phải lục lọi email, các chủ đề trên Slack và các tệp tin rải rác. Một trợ lý AI thông minh được tích hợp vào không gian Làm việc ClickUp của bạn có thể thay đổi điều đó. Giới thiệu ClickUp Brain. Nó cung cấp thông tin và câu trả lời tức thì bằng cách hiển thị các tài liệu, cuộc hội thoại và chi tiết công việc phù hợp trong vài giây — giúp bạn ngừng tìm kiếm và bắt đầu công việc.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm như QubicaAMF đã tiết kiệm được hơn 5 giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp—tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người—bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
📮ClickUp Insight: Trung bình, một chuyên gia dành hơn 30 phút mỗi ngày để tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc—đó là hơn 120 giờ mỗi năm bị lãng phí khi phải lục lọi email, các chủ đề trên Slack và các tệp tin rải rác. Một trợ lý AI thông minh được tích hợp vào không gian làm việc của bạn có thể thay đổi điều đó. Giới thiệu ClickUp Brain. Nó cung cấp thông tin và câu trả lời tức thì bằng cách hiển thị các tài liệu, cuộc hội thoại và chi tiết công việc phù hợp trong vài giây — giúp bạn ngừng tìm kiếm và bắt đầu công việc.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm như QubicaAMF đã tiết kiệm được hơn 5 giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp—tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người—bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
Những nội dung cần bao gồm trong hợp đồng dịch vụ HVAC
Bạn đã tìm thấy một mẫu trông ổn, nhưng làm sao để biết nó có đầy đủ những gì bạn cần? Nhìn vào một tài liệu chung chung có thể giống như cố gắng chẩn đoán một máy điều hòa không khí mà không có đồng hồ đo—bạn biết có thể thiếu thứ gì đó, nhưng không chắc chắn là gì.
Việc bỏ qua một phần quan trọng không chỉ là sơ suất; nó có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng, như việc cần làm thêm công việc miễn phí vì các điều khoản loại trừ không rõ ràng hoặc việc cần đòi thanh toán vì các điều khoản không rõ ràng.
Một hợp đồng dịch vụ HVAC mạnh mẽ cần có một số thành phần thiết yếu. Sử dụng danh sách kiểm tra này để đảm bảo mọi thỏa thuận bạn gửi đi đều hoàn thành và bảo vệ kinh doanh của bạn. ✅
- Các bên liên quan: Tên đầy đủ và thông tin liên hệ của cả công ty HVAC của bạn và khách hàng.
- Phạm vi dịch vụ: Mô tả chi tiết chính xác công việc bạn sẽ thực hiện. Điều này bao gồm thiết bị cụ thể được bảo trì, số lần bảo trì định kỳ và các công việc như thay thế bộ lọc hoặc vệ sinh dàn lạnh.
- Lịch trình dịch vụ: Tần suất các lần bảo trì, thời gian phản hồi được đảm bảo cho các cuộc gọi khẩn cấp và các khung thời gian dịch vụ theo mùa.
- Giá cả và điều khoản thanh toán: Tổng chi phí, lịch thanh toán rõ ràng, các phương thức thanh toán bạn chấp nhận và các khoản phạt cho việc thanh toán trễ.
- Thời lượng hợp đồng: Ngày bắt đầu và ngày kết thúc chính thức của thỏa thuận, các điều khoản gia hạn tự động và thời gian thông báo cần thiết để hủy hợp đồng.
- Bảo hành và cam kết: Một tuyên bố rõ ràng về những gì công ty của bạn cam kết về chất lượng công việc và thời gian bảo hành.
- Loại trừ và giới hạn: Danh sách công việc hoặc linh kiện mà hợp đồng không bao gồm và các điều kiện có thể làm vô hiệu hóa thỏa thuận.
- Trách nhiệm và bồi thường: Ngôn ngữ xác định ai sẽ chịu trách nhiệm nếu có sự cố xảy ra và nêu rõ yêu cầu bảo hiểm của bạn.
- Điều khoản chấm dứt hợp đồng: Các điều kiện cụ thể mà theo đó bất kỳ bên nào có thể chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, cùng với các khoản phí liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng.
- Chữ ký và ngày tháng: Chữ ký cuối cùng của cả hai bên để hợp đồng có hiệu lực pháp lý.
Đối với các thỏa thuận dịch vụ HVAC thương mại, bạn thường cần bổ sung thêm chi tiết như tài liệu tuân thủ, danh sách đầy đủ thiết bị được bảo hiểm và các thỏa thuận mức dịch vụ (SLAs) cụ thể với thời gian phản hồi được đảm bảo.
10 Mẫu hợp đồng dịch vụ HVAC miễn phí
Vậy, bạn biết mình cần các mẫu hợp đồng, nhưng làm thế nào để tìm được những mẫu đáng tin cậy? Tải xuống một tài liệu Word ngẫu nhiên là một canh bạc—nó có thể đã lỗi thời, thiếu ngôn ngữ pháp lý quan trọng hoặc đơn giản là không phù hợp với kinh doanh của bạn.
Các mẫu này không chỉ là tài liệu; chúng là điểm khởi đầu trong không gian làm việc tích hợp của ClickUp. Điều này có nghĩa là các hợp đồng HVAC của bạn sẽ được lưu trữ cùng với các công việc của khách hàng, lịch trình dự án và hạn chót gia hạn, đảm bảo mọi thứ đều được quản lý chặt chẽ và không bị bỏ sót.
1. Mẫu Quản lý Hợp đồng của ClickUp™
Bạn đã chán ngán việc hợp đồng bị lạc trong chuỗi email hoặc bị lãng quên trong một thư mục? Mẫu Quản lý Hợp đồng của ClickUp™ giúp tổ chức toàn bộ vòng đời hợp đồng của bạn tại một nơi duy nhất. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp HVAC cần ngừng việc theo đuổi giấy tờ và bắt đầu quản lý các thỏa thuận khách hàng một cách hiệu quả. Bạn có thể theo dõi toàn bộ hành trình của mỗi hợp đồng từ bản nháp đến gia hạn tại một nơi duy nhất.
Sử dụng mẫu này để đưa trật tự vào tình trạng hỗn loạn của hợp đồng. Nó giúp bạn:
- Theo dõi trạng thái của từng hợp đồng với các trạng thái tùy chỉnh như “Bản nháp”, “Đang chờ chữ ký”, “Hoạt động” và “Hết hạn”.
- Không bao giờ bỏ lỡ ngày đáo hạn nữa bằng cách sử dụng Theo dõi Ngày Đáo Hạn và Nhắc Nhở Tự Động.
- Giữ các hợp đồng đã ký, tài liệu liên lạc và ghi chú dịch vụ cùng với các tệp đính kèm tài liệu.
- Nhận cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh của bạn với các chế độ xem (Views) sắp xếp hợp đồng theo khách hàng, trạng thái hoặc ngày hết hạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Soạn thảo ngôn ngữ hợp đồng mới hoặc tóm tắt các điều khoản chính từ các thỏa thuận hiện có nhanh hơn với ClickUp Brain, giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra thủ công.
2. Mẫu hợp đồng thầu phụ của ClickUp™
Khi bạn cần thuê thêm nhân lực cho một dự án lớn, điều cuối cùng bạn muốn là một thỏa thuận miệng dẫn đến nhầm lẫn. Mẫu Hợp đồng Nhà thầu của ClickUp™ dành cho các công ty HVAC thuê nhà thầu độc lập hoặc nhà thầu phụ và cần đảm bảo mọi người đều hiểu rõ. Mẫu này chính thức hóa mối quan hệ và bảo vệ kinh doanh của bạn bằng cách xác định rõ ràng các kỳ vọng ngay từ đầu.
Mẫu này đảm bảo công việc thầu phụ của bạn diễn ra suôn sẻ bằng cách giúp bạn:
- Xác định rõ các đầu ra và dòng thời gian để không có sự mơ hồ về việc cần làm và thời gian hoàn thành.
- Thiết lập lịch thanh toán liên kết với các cột mốc quan trọng của dự án, đảm bảo bạn chỉ thanh toán cho công việc đã hoàn thành.
- Bao gồm các trường thông tin về bảo hiểm và xác minh giấy phép để bảo vệ kinh doanh của bạn.
- Bảo mật danh sách khách hàng và thông tin giá cả với các điều khoản bảo mật tích hợp sẵn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo sự rõ ràng tuyệt đối cho nhóm của bạn bằng cách liên kết các tài liệu pháp lý trực tiếp với các công việc mà chúng áp dụng khi bạn lưu trữ các thỏa thuận với nhà thầu trong cùng không gian làm việc với các công việc của dự án.
3. Mẫu hợp đồng dịch vụ quản lý dự án của ClickUp™
Một hợp đồng dịch vụ đơn giản không đủ cho các dự án lắp đặt thương mại phức tạp hoặc nâng cấp hệ thống toàn tòa nhà. Khi dự án bao gồm nhiều giai đoạn, nhiều nhóm và dòng thời gian dài, bạn cần một hợp đồng có thể quản lý độ phức tạp đó. Mẫu Hợp đồng Dịch vụ Quản lý Dự án HVAC của ClickUp™ được thiết kế cho các dự án HVAC quy mô lớn, vượt ra ngoài các điều khoản cơ bản để bao gồm quản lý dự án chi tiết.
Mẫu này hoàn hảo cho các dự án lớn vì nó bao gồm:
- Phân tích chi tiết công việc theo từng giai đoạn kèm theo dòng thời gian thực hiện và các sản phẩm đầu ra tương ứng.
- Quy trình thay đổi chính thức để xử lý các điều chỉnh phạm vi mà không làm gián đoạn dự án.
- Tiêu chí chấp nhận rõ ràng xác định "hoàn thành" trông như thế nào cho từng cột mốc.
- Các quy trình giao tiếp chỉ định một điểm liên hệ duy nhất để tránh nhầm lẫn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hiển thị tiến độ dự án trên chế độ xem Gantt hoặc chế độ xem dòng thời gian ngay bên cạnh các điều khoản hợp đồng điều chỉnh nó.
4. Mẫu Hợp đồng Dịch vụ của ClickUp™
Đôi khi bạn chỉ cần một thỏa thuận đơn giản, đa năng cho mối quan hệ dịch vụ tiêu chuẩn. Mẫu Thỏa thuận Dịch vụ của ClickUp™ là lựa chọn hàng đầu cho hầu hết các công việc HVAC hàng ngày, bao gồm tất cả các yếu tố cốt lõi mà không có sự phức tạp thêm của một hợp đồng dự án lớn.
Mẫu này là điểm khởi đầu linh hoạt cho các thỏa thuận phổ biến nhất của bạn:
- Nó dễ dàng tùy chỉnh cho các kế hoạch bảo trì dân dụng liên tục.
- Nó hoạt động hoàn hảo cho các hợp đồng dịch vụ thương mại tiêu chuẩn.
- Nó có thể được điều chỉnh nhanh chóng cho các dịch vụ sửa chữa chung và các cuộc gọi dịch vụ một lần.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với ClickUp Tài liệu, bạn có thể hợp tác với nhóm của mình trên các bản nháp, theo dõi mọi thay đổi thông qua Lịch sử phiên bản và thu thập ý kiến của các bên liên quan trước khi hoàn thiện.
5. Mẫu hợp đồng công việc của ClickUp™
Đối với các công việc một lần như lắp đặt điều hòa không khí hoặc sửa chữa lò sưởi lớn, bạn cần một hợp đồng tập trung và súc tích. Mẫu Hợp đồng Dịch vụ này của ClickUp™ phù hợp với các cam kết dịch vụ cụ thể và rõ ràng. Nó loại bỏ những chi tiết không cần thiết và nhấn mạnh những điều quan trọng nhất: công việc bạn sẽ thực hiện, thời gian hoàn thành và cách xác minh việc hoàn thành công việc.
Mẫu này lý tưởng cho:
- Dự án lắp đặt đơn lẻ có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng
- Các công việc sửa chữa lớn có phạm vi công việc cụ thể
- Các hợp đồng dịch vụ theo mùa, như gói dịch vụ chuẩn bị cho mùa đông
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cho phép kỹ thuật viên truy cập ngay lập tức vào phạm vi công việc chính xác và hướng dẫn đặc biệt trên thiết bị di động của họ bằng cách liên kết hợp đồng công việc này với một nhiệm vụ ClickUp, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng cách ngay từ lần đầu tiên.
6. Mẫu hợp đồng kinh doanh của ClickUp™
Với tư cách là chủ doanh nghiệp HVAC, bạn không chỉ phải quản lý các thỏa thuận dịch vụ. Bạn có thể cần thỏa thuận hợp tác, điều khoản nhà cung cấp hoặc điều khoản dịch vụ cho khách hàng. Mẫu hợp đồng kinh doanh này của ClickUp™ cung cấp một điểm khởi đầu cơ bản cho phạm vi rộng của các loại hợp đồng kinh doanh, cung cấp ngôn ngữ pháp lý tiêu chuẩn mà bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của mình.
Mẫu này là nền tảng vững chắc để chính thức hóa thỏa thuận với:
- Các công ty quản lý bất động sản thuê bạn để quản lý toàn bộ danh mục đầu tư của họ.
- Các công ty quản lý cơ sở vật chất thuê ngoài dịch vụ HVAC
- Khách hàng bất động sản thương mại có yêu cầu dịch vụ đặc thù
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Không biết cách điều chỉnh ngôn ngữ chung? Hãy yêu cầu ClickUp Brain tùy chỉnh mẫu hợp đồng cho tình huống HVAC cụ thể của bạn để nhận ngay các điều khoản và điều kiện phù hợp với ngành.
7. Mẫu hợp đồng vệ sinh của ClickUp™
Hợp đồng vệ sinh và hợp đồng bảo trì phòng ngừa HVAC có nhiều điểm tương đồng. Cả hai đều liên quan đến các lần kiểm tra định kỳ, danh sách công việc cần hoàn thành và mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Mẫu hợp đồng vệ sinh của ClickUp™ có cấu trúc hoàn hảo cho các doanh nghiệp HVAC muốn chính thức hóa kế hoạch bảo trì của mình.
Bạn có thể tùy chỉnh mẫu này cho chương trình bảo trì HVAC của mình bằng cách sử dụng các tính năng sau:
- Lịch trình dịch vụ định kỳ để xác định các lần thăm khám hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý.
- Phạm vi công việc dựa trên danh sách kiểm tra để chi tiết từng bước của quá trình bảo dưỡng.
- Các quy trình kiểm soát chất lượng để xác nhận công việc đã được hoàn thành theo tiêu chuẩn.
- Các quy trình giao tiếp với khách hàng để giữ khách hàng luôn được thông tin.
Tập trung vào các dịch vụ định kỳ, mẫu hợp đồng này là một lựa chọn hiệu quả và dễ dàng tùy chỉnh để xây dựng hợp đồng bảo trì phòng ngừa HVAC của bạn.
8. Mẫu hợp đồng đấu thầu của ClickUp™
Trả lời yêu cầu đề xuất (RFP) hoặc nộp đề xuất cạnh tranh cho một dự án thương mại lớn là một cuộc chơi có rủi ro cao. Mẫu hợp đồng đấu thầu của ClickUp™ giúp bạn tạo ấn tượng tốt nhất bằng cách cấu trúc đề xuất và điều khoản hợp đồng cùng nhau. Nó được thiết kế để quá trình chuyển đổi từ việc trúng thầu đến ký kết hợp đồng diễn ra một cách trơn tru nhất có thể.
Mẫu này đảm bảo các đề xuất của bạn chuyên nghiệp và đầy đủ với các phần dành cho:
- Phân tích chi phí chi tiết và cấu trúc giá cả rõ ràng
- Dòng thời gian dự án đề xuất với các cột mốc quan trọng
- Chi tiết về thiết bị và vật liệu trong kế hoạch sử dụng
- Các điều kiện và điều khoản sẽ có hiệu lực pháp lý sau khi đề xuất được chấp nhận.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Theo dõi trạng thái của từng đề xuất, cài đặt các công việc theo dõi và chuyển đổi ngay lập tức một đề xuất được chấp nhận thành dự án hoạt động bằng cách theo dõi các đề xuất của bạn trong ClickUp.
9. Mẫu Hợp đồng Nhà cung cấp của ClickUp™
Mối quan hệ của bạn với nhà cung cấp cũng quan trọng không kém mối quan hệ với khách hàng. Mẫu Hợp đồng Nhà cung cấp của ClickUp™ được thiết kế để quản lý các thỏa thuận với nhà sản xuất thiết bị, nhà phân phối linh kiện và các nhà cung cấp khác. Nó giúp bạn chính thức hóa các điều khoản mua hàng, kỳ vọng giao hàng và điều khoản bảo hành, đảm bảo bạn không bao giờ phải loay hoay tìm kiếm linh kiện hoặc tranh cãi về sản phẩm hư hỏng.
Sử dụng mẫu này để chính thức hóa mối quan hệ của bạn với:
- Nhà sản xuất và nhà phân phối thiết bị HVAC
- Nhà cung cấp đáng tin cậy của bạn cho linh kiện và vật tư
- Nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, như các đơn vị vệ sinh ống dẫn hoặc chuyên gia xử lý chất làm lạnh
Tạo cái nhìn toàn diện 360 độ về chuỗi cung ứng của bạn bằng cách lưu trữ các thỏa thuận với nhà cung cấp trong cùng không gian làm việc với kế hoạch quản lý hàng tồn kho và quản lý dự án.
10. Mẫu Sổ tay Nhân viên của ClickUp™
Hiệu suất làm việc của nhóm là nền tảng cho uy tín của công ty. Mặc dù không phải là hợp đồng trực tiếp với khách hàng, sổ tay nhân viên là tài liệu nội bộ quan trọng thiết lập các chính sách và quy trình đảm bảo dịch vụ chất lượng cao và nhất quán. Đây là công cụ thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp HVAC nào có kỹ thuật viên và nhân viên văn phòng.
Mẫu Sổ tay Nhân viên cho Công ty HVAC của ClickUp™ giúp bạn ghi chép các chính sách quan trọng cho nhóm của mình, bao gồm:
- Các quy trình an toàn và quy trình xử lý thiết bị đúng cách
- Tiêu chuẩn tương tác với khách hàng và chuyên nghiệp tại hiện trường
- Quy định về việc sử dụng phương tiện và dụng cụ
- Yêu cầu về giấy phép và chứng nhận liên tục
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo một tài liệu động dễ cập nhật bằng cách xây dựng sổ tay của bạn trong ClickUp Docs. Bạn có thể theo dõi ai đã xác nhận các chính sách mới và đảm bảo mọi thành viên trong nhóm luôn có quyền truy cập vào các quy trình mới nhất.
Để giúp bạn cấu trúc và lập kế hoạch cho các dự án HVAC phức tạp này một cách hiệu quả hơn, hãy xem qua bản tóm tắt nhanh về các mẫu lập kế hoạch dự án của ClickUp và cách chúng có thể tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn từ giai đoạn xác định phạm vi ban đầu đến khi hoàn thành cuối cùng.
Tối ưu hóa hợp đồng HVAC của bạn với ClickUp
Mẫu hợp đồng dịch vụ HVAC là công cụ mạnh mẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi và bảo vệ kinh doanh của bạn. Tuy nhiên, chỉ sử dụng mẫu hợp đồng thôi là chưa đủ.
Chìa khóa thực sự để đạt được thành công quy mô là từ bỏ các tài liệu phân tán và theo dõi thủ công. Bằng cách xây dựng quy trình hợp đồng trong một hệ thống tập trung, bạn kết nối các thỏa thuận của mình với các công việc, lịch trình và nhóm - tạo ra một nguồn thông tin duy nhất, loại bỏ sự phân tán công việc và giúp bạn tập trung vào những gì bạn làm tốt nhất.
Sẵn sàng đưa các hợp đồng HVAC, dự án và giao tiếp của nhóm vào một không gian làm việc duy nhất? Bắt đầu miễn phí với ClickUp và xem cách quản lý hợp đồng tập trung đơn giản hóa hoạt động của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng dịch vụ thường có phạm vi rộng hơn và có thể bao gồm sửa chữa, cuộc gọi khẩn cấp và hỗ trợ chung. Trong khi đó, hợp đồng bảo trì được thiết kế riêng cho các lần kiểm tra bảo trì định kỳ, phòng ngừa như bảo dưỡng theo mùa.
Sử dụng hệ thống tập trung với Bảng điều khiển ClickUp để có chế độ xem tổng quan về tất cả các hợp đồng, với các nhắc nhở tự động hóa cho các ngày gia hạn sắp tới và các công việc theo dõi được giao cho người phù hợp.
Đúng vậy, hoàn toàn đúng. Hợp đồng thầu phụ tập trung vào việc thực hiện công việc và trách nhiệm pháp lý, trong khi hợp đồng nhà cung cấp liên quan đến việc mua sắm hàng hóa. Sử dụng các mẫu hợp đồng riêng biệt đảm bảo mỗi mối quan hệ được điều chỉnh bởi các điều khoản phù hợp.
Mẫu hợp đồng là bước đầu tiên tuyệt vời để tiêu chuẩn hóa việc bao gồm các điều khoản tuân thủ và chứng nhận bảo hiểm. Khi quản lý các mẫu này trong không gian làm việc tập trung, bạn tạo ra một hồ sơ có thể tìm kiếm và kiểm toán, giúp việc kiểm tra tuân thủ quy định và yêu cầu tài liệu từ khách hàng trở nên đơn giản hơn.