65% các nhóm thừa nhận rằng OKR của họ không liên kết với mục tiêu của công ty. 🤯
Đơn giản mà nói: Hai trong ba nhóm đang đặt ra mục tiêu, đang theo dõi kết quả chính và kiểm tra tiến độ của các mục tiêu tham vọng. Tuy nhiên, những mục tiêu này không có kết nối với giá trị kinh doanh rõ ràng.
Bạn có thể đã bắt đầu quý với các OKR rõ ràng và tinh thần hợp tác.
Tuy nhiên, những lỗ hổng trong việc triển khai OKR bắt đầu xuất hiện khi áp lực thực thi chiếm ưu thế và các mục tiêu bị đẩy lùi về phía sau.
Sổ tay này sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng hệ thống đó – một sổ tay đang theo dõi OKR cho các mục tiêu chung của công ty.
⭐ Mẫu nổi bật
Mẫu OKR và Mục tiêu của ClickUp Company cung cấp cho bạn một không gian làm việc sẵn sàng để triển khai OKR dưới dạng danh sách Mục tiêu và Mục tiêu Chính, với chủ sở hữu, ngày đáo hạn và tiến độ được hiển thị tập trung tại một nơi.
Sử dụng Mục tiêu để theo dõi từng mục tiêu chính như một mục cha và nhúng các kết quả chính (và các bước thực hiện) bên dưới nó. Thêm các Trường Tùy chỉnh ClickUp như Bộ phận, Cấp độ và Điểm nổi bật để duy trì bối cảnh cho công việc, với các cột tiến độ giúp dễ dàng theo dõi tiến độ hoàn thành.
OKR là gì và tại sao chúng quan trọng?
OKR (Mục tiêu và Kết quả then chốt) là một khung làm việc đặt mục tiêu cho phép các nhóm và tổ chức thiết lập các mục tiêu cụ thể, tham vọng và đang theo dõi các kết quả có thể đo lường được. Chúng cũng giúp duy trì sự kết nối giữa các mục tiêu tổ chức và các quyết định hàng ngày trên toàn tổ chức.
Nói cách khác, 'Mục tiêu' trả lời câu hỏi bạn muốn đạt được gì (tính chất truyền cảm hứng và có thời hạn), trong khi 'Kết quả chính' trả lời cách bạn sẽ biết mình đã đạt được nó (các kết quả cụ thể, có thể đo lường được).
📌 Hãy lấy một ví dụ về OKR.
Mục tiêu: Nâng cao trải nghiệm người dùng cho ứng dụng di động của chúng ta trong quý này.
- KR1: Tăng điểm Net Promoter Score (NPS) từ 30 lên 45
- KR2: Giảm tỷ lệ lỗi ứng dụng trung bình từ 2% xuống dưới 0,5%.
- KR3: Tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng trong 30 ngày từ 18% lên 25%
Muốn tìm hiểu thêm về cách viết OKR hiệu quả nhất? Xem video này 👇
⭐ Bonus: Cách sử dụng ClickUp để đặt mục tiêu
Tại sao OKR lại quan trọng?
Có nhiều lý do tại sao việc áp dụng OKR giúp duy trì sự đồng bộ và mang lại kết quả kinh doanh rõ ràng. Bao gồm 👇
- Xác định 'đã xong' từ đầu: Chuyển đổi thành công thành các kết quả cụ thể (số, ngưỡng, cột mốc quan trọng) để quý không thể kết thúc mà không có bằng chứng về những gì đã tạo ra sự thay đổi.
- Buộc phải đưa ra các lựa chọn thực sự: Giới hạn số lượng kết quả mà bạn có thể commit, điều này giúp rõ ràng những công việc nào cần hoãn lại, bỏ qua hoặc không bắt đầu từ đầu.
- Đồng bộ hóa các nhóm thông qua các mối quan hệ phụ thuộc: Giúp đơn giản hóa quá trình đồng bộ hóa mục tiêu bằng cách thể hiện cách công việc của một nhóm ảnh hưởng đến nhóm khác, cho phép phát hiện sớm các rào cản tiềm ẩn và đảm bảo mục tiêu luôn đi đúng hướng.
- Cho phép điều chỉnh kịp thời: Vì 'Kết quả chính' đang được theo dõi hàng tuần, bạn có thể nhận ra ngay từ tuần thứ hai nếu nhóm đang chậm tiến độ và thúc đẩy họ điều chỉnh kế hoạch khi vẫn còn thời gian để khắc phục.
- Tạo ra một bản ghi chép học tập có thể tái sử dụng: Thành công và thất bại trở thành dữ liệu (những gì đã hiệu quả, không hiệu quả hoặc cản trở tiến độ), giúp hành trình OKR tiếp theo trở nên sắc bén hơn và ít tùy tiện hơn.
🎯 Ví dụ thực tế về OKR: Trong giai đoạn 1979–1980, vi xử lý 8086 của Intel phải đối mặt với mối đe dọa cạnh tranh nghiêm trọng từ vi xử lý 68000 của Motorola, mà khách hàng cho là nhanh hơn và dễ lập trình hơn. Intel cần một nỗ lực toàn công ty để cải thiện việc áp dụng sản phẩm mà không phải chờ đợi chu kỳ sản phẩm mới.
Đó chính là lý do khiến họ quyết định cài đặt:
Mục tiêu: Xác lập 8086 là dòng vi xử lý 16-bit có hiệu suất cao nhất.
Kết quả chính:
- Phát triển và công bố năm tiêu chuẩn đánh giá thể hiện hiệu suất vượt trội của dòng sản phẩm 8086 (Ứng dụng).
- Tái cấu trúc toàn bộ dòng sản phẩm 8086 (Marketing)
- Đưa linh kiện 8MHz vào sản xuất (Kỹ thuật, Sản xuất)
- Mẫu bộ xử lý số học không muộn hơn ngày 15 tháng 6 (Kỹ thuật)
Nó hoạt động vì mục tiêu OKR về tăng trưởng không phải là một tham vọng mơ hồ như 'vượt qua Motorola'. Mỗi chỉ số kết quả (KR) đều có hàm cụ thể và, trong ít nhất một trường hợp, có thời hạn cụ thể (ngày 15 tháng 6).
⚡ Thư viện mẫu: Mẫu OKR miễn phí trong Excel, Word và ClickUp
Những thách thức phổ biến khi đang theo dõi OKR
Dưới đây là những thách thức phổ biến trong quản lý OKR mà bạn cần lưu ý:
⚠️ Mục tiêu thiếu tiêu chí đo lường cụ thể
Khi các mục tiêu và KRs dựa trên các từ như ‘cải thiện’, ‘tăng cường’ hoặc ‘tối ưu hóa’, không có cách nào khách quan để xác minh kết quả. Điều này khiến việc đo lường tiến độ trở nên không nhất quán và biến các cuộc đánh giá thành các cuộc thảo luận dựa trên ý kiến cá nhân.
⚠️ Kết quả chính chỉ theo dõi công việc đã hoàn thành
Các nhóm thường xác định các cột mốc đo lường được xung quanh công việc hoàn thành thay vì xung quanh sự thay đổi trong việc áp dụng, doanh thu hoặc tỷ lệ giữ chân khách hàng. Đáng tiếc, điều này chỉ tạo ra hoạt động mà không biết liệu có tác động thực chất hay không.
🧠 Thú vị: Cột mốc thực sự có nguồn gốc từ thời cổ đại! Các con đường La Mã được đánh dấu mỗi dặm bằng các cột đá, và từ "mile" có nguồn gốc từ "mille", nghĩa là 1.000 bước.
⚠️ Tiến độ được đánh giá quá ít để ảnh hưởng đến quyết định.
Nếu lãnh đạo chỉ kiểm tra định kỳ, các nhóm sẽ mất khả năng theo dõi tiến độ khi vẫn còn thời gian để điều chỉnh hướng đi. Khi các vấn đề trở nên hiển thị, sức chứa của khả năng thực thi đã cạn kiệt.
⚠️ Tiến độ có thể hiển thị, nhưng công việc đóng góp thì không.
Đôi khi, bạn có thể thấy một số thay đổi, nhưng không biết sáng kiến nào đã gây ra sự thay đổi đó. Đây là lúc trở nên khó khăn để quyết định nên tập trung vào điều gì hoặc nên dừng lại điều gì.
⚠️ Kết quả chính không đủ
Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất (và gây hại nhất) khi áp dụng OKR.
Khi một Mục tiêu có quá ít Kết quả Chính, việc theo dõi trở nên hời hợt và dễ gây hiểu lầm. Bạn có thể kỹ thuật "đạt" một Kết quả Chính, nhưng vẫn không đạt được mục đích của Mục tiêu.
📌 Ví dụ: Mục tiêu: Cải thiện trải nghiệm onboarding của khách hàng ❌ KR: Tăng tỷ lệ hoàn thành onboarding lên 80%
Điều này bỏ qua các tín hiệu quan trọng như thời gian để tạo giá trị, chất lượng kích hoạt và tải trọng hỗ trợ. Bạn có thể đạt 80% nhưng vẫn cung cấp trải nghiệm kém.
✅ Mô hình thành công: Mỗi Mục tiêu nên có 3–5 Kết quả Chính bổ sung cho nhau mà:
- Đo lường các khía cạnh khác nhau của thành công
- Cân bằng giữa các chỉ số dẫn dắt và chỉ số chậm trễ
- Hiển thị tiến độ hàng tuần để đảm bảo sự tiến bộ rõ ràng.
Quy tắc chung: Nếu một KR có thể đạt trạng thái "xanh" trong khi Mục tiêu vẫn chưa đạt, điều đó có nghĩa là bạn chưa có đủ Kết quả chính.
⚠️ Các OKR lịch sử không được sử dụng để cải thiện kế hoạch tương lai.
Mặc dù các chu kỳ lịch sử được lưu trữ, chúng thường không được kiểm tra về độ chính xác trong ước tính hoặc trong các mô hình thực hiện. Và sự thiếu sót này thường cản trở khả năng của tổ chức trong việc hoàn thiện phương pháp cài đặt OKR cho tương lai.
Để giải quyết vấn đề này, hãy theo dõi OKR theo một lịch trình cố định hàng tuần thay vì cập nhật ngẫu hứng. Lên lịch một phiên định kỳ 15 phút vào thứ Hai hoặc thứ Sáu để đánh giá tiến độ, cập nhật KR và xác định các rào cản trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
⚡ Kho mẫu: Mẫu khung OKR ClickUp được thiết kế để giải quyết các thách thức như vậy. Nó giúp giữ cho các mục tiêu rõ ràng, tách biệt các kết quả chính khỏi các dự án hỗ trợ chúng và giúp việc đánh giá tiến độ trở nên dễ dàng trên các nhóm.
Bạn có thể nắm bắt tình hình một cách nhanh chóng thông qua các trạng thái đơn giản như ‘Đang tiến triển’, ‘Có rủi ro’ và ‘Chậm tiến độ’, kèm theo tỷ lệ tiến độ cho các cuộc họp định kỳ.
Khung làm việc cho việc theo dõi OKR hiệu quả
Hãy cùng thảo luận về cách theo dõi tiến độ của bạn:
1. Cài đặt mục tiêu rõ ràng (chất lượng)
Trong quá trình đặt mục tiêu OKR, mục tiêu là kết quả định tính mà bạn cam kết đạt được. Đó là tuyên bố "điều gì cần thay đổi vào cuối chu kỳ".
Ví dụ:
- Thay đổi hành vi: Làm cho việc tự phục vụ trở thành mặc định cho các nhu cầu hỗ trợ thông thường.
- Tăng tốc độ: Giảm thời gian chu kỳ để triển khai các cải tiến hướng đến khách hàng.
- Nâng cao chất lượng và độ tin cậy: Đảm bảo các đợt ra mắt sản phẩm diễn ra một cách dự đoán được và có rủi ro thấp.
- Tăng cường việc áp dụng và giữ chân người dùng: Giúp người dùng mới đạt được giá trị đầu tiên nhanh hơn.
- Nâng cao hiệu quả: Giảm thiểu các bước chuyển giao thủ công trong quy trình làm việc.
Việc cần làm là gì? Chúng đang tạo ra một hướng đi rõ ràng mà không quy định giải pháp cụ thể.
Ví dụ, "làm cho các lần ra mắt trở nên dự đoán được và ít rủi ro" có thể có nghĩa là tiêu chí chấp nhận nghiêm ngặt hơn, sự tham gia sớm hơn của bộ phận kiểm thử chất lượng (QA) hoặc ít thay đổi phạm vi vào phút chót hơn.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Sau khi xác định được sự thay đổi mong muốn, tổng hợp các thông tin đầu vào khác nhau thành một đối tượng mà mọi người đều hiểu rõ.
Giới thiệu ClickUp Brain. Đây là cách nó giúp bạn tạo ra các OKR tốt hơn:
- Cung cấp thông tin cơ bản, và nó sẽ đề xuất các tùy chọn mục tiêu trong vài phút, giúp bạn không phải viết lại từ đầu.
- Tổng hợp chủ đề chung trong các ghi chú của bạn và tập trung vào kết quả mục tiêu, điều này giúp giảm thiểu khả năng viết những nội dung mơ hồ hoặc tập trung vào giải pháp.
2. Xác định các kết quả chính có thể đo lường (định lượng)
Một kết quả chính được xây dựng từ ba phần: một chỉ số, một mức cơ sở và một mục tiêu. Mức cơ sở giúp bạn gắn kết với thực tế. Mục tiêu xác định thành công. Chỉ số cho phép bạn đang theo dõi hàng tuần.
Thực tế, các kết quả chính cần được ghi nhận cuối cùng là kết quả, không phải hoạt động.
Lưu ý: Xác định chỉ số đo lường trước khi quý bắt đầu.
📌 Ví dụ: Để phân biệt, hãy giả sử,
- Mục tiêu: Giúp người dùng mới đạt được giá trị đầu tiên nhanh hơn.
- Các tuyên bố hoạt động (không phải kết quả chính): Bạn thiết kế lại các màn hình onboarding, phát hành một hướng dẫn và công bố tài liệu.
Điều đó có nghĩa là các kết quả chính (Key Results) giúp bạn đo lường kết quả liên quan. Trong trường hợp này:
- Tỷ lệ kích hoạt tăng từ 22% lên 30%
- Thời gian để đạt được giá trị đầu tiên giảm từ 2 ngày xuống còn 6 giờ.
- Tỷ lệ hoàn thành quá trình onboarding tăng từ 40% lên 55%.
3. Các cuộc họp kiểm tra định kỳ và đánh giá tiến độ
Sau khi các kết quả chính đã được xác định, câu hỏi tiếp theo là: Tần suất nào tôi cần xem xét chúng đủ kỹ lưỡng để điều chỉnh hướng đi?
Điều đó nói lên, hãy mang theo ba yếu tố sau vào mỗi buổi đánh giá:
- Giá trị hiện tại của từng kết quả chính, bên cạnh mục tiêu.
- Một câu tóm tắt về những thay đổi kể từ lần kiểm tra gần nhất.
- Điều chỉnh tiếp theo bạn sẽ thực hiện trước lần đánh giá tiếp theo
Nếu một kết quả chính không có tiến triển trong hai lần kiểm tra, đừng cố gắng làm cho báo cáo trông tốt hơn bằng cách thêm các hoạt động. Thay vào đó, hãy coi đó là một tín hiệu cảnh báo. Có thể bạn đang tập trung vào yếu tố sai, đo lường sai chỉ số, hoặc có vấn đề ở giai đoạn trước đang cản trở tiến độ.
Nhưng nếu có thành viên trong nhóm quên kiểm tra tiến độ đúng hạn thì sao? ClickUp tự động hóa sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Ý chúng tôi là:
- Khi công việc cập nhật KR đến hạn → thêm bình luận nhắc nhở/thông báo cho chủ sở hữu (giữ nhịp độ nhất quán)
- Khi trạng thái thay đổi thành "Có rủi ro" hoặc "Không đạt tiến độ" → tự động thêm một bình luận yêu cầu 3 thông tin (hiện tại so với mục tiêu, điều gì đã thay đổi, điều chỉnh tiếp theo) và @đề cập đến chủ sở hữu và người giám sát của họ.
- Khi một Trường Tùy chỉnh quan trọng thay đổi (ví dụ: mức độ tin cậy giảm, cờ rủi ro được đặt) → thông báo cho các bên liên quan hoặc chuyển cho bộ phận liên quan xem xét.
🧠 Thú vị: Thuật ngữ 'Deadline' ban đầu ám chỉ một 'đường giới hạn' thực sự trong các trại giam thời Nội chiến Mỹ. Đó là ranh giới mà bạn có thể vượt qua với nguy cơ bị bắn, trước khi nó trở thành một giới hạn về thời gian.
4. Cập nhật và hoàn thiện dựa trên hiệu quả thực hiện
Khác với các chỉ số KPI truyền thống thường được cài đặt hàng năm và giữ nguyên, OKR được thiết kế để linh hoạt.
📌 Ví dụ: Dữ liệu cho thấy người dùng đang bỏ cuộc trong quá trình onboarding. Phản hồi ban đầu cho thấy luồng có quá nhiều câu hỏi, nên nhóm cho rằng độ phức tạp là vấn đề. Sau khi điều tra kỹ hơn, họ phát hiện ra một lỗi khiến trải nghiệm onboarding bị đóng sớm đối với một nhóm người dùng nhất định.
Thay vì viết lại toàn bộ luồng onboarding, các OKR được tinh chỉnh:
- Mục tiêu vẫn tập trung vào việc triển khai thành công.
- Các Kết quả Chính (Key Results) được cập nhật để ưu tiên khắc phục lỗi và xác minh tỷ lệ hoàn thành.
- Khi tình hình ổn định trở lại, nhóm sẽ xem xét lại việc giảm thiểu ma sát trong luồng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để thúc đẩy tính minh bạch, yêu cầu mỗi bản cập nhật phải kèm theo một liên kết bằng chứng và một câu giải thích về thay đổi. Điều này giúp tránh các bản cập nhật mơ hồ, nghe có vẻ tự tin nhưng không chứng minh được gì.
Những nội dung cần có trong một quy trình đang theo dõi OKR?
Một khung làm việc là hữu ích, nhưng bạn cần có các yếu tố phù hợp để nó hoạt động hiệu quả. Sổ tay OKR của bạn nên bao gồm:
- Tần suất theo dõi: Bao gồm lịch trình kiểm tra hàng tuần (nội dung được xem xét và thứ tự ưu tiên), lịch trình đánh giá hàng tháng (nội dung cần xem xét lại so với nội dung giữ nguyên), và buổi tổng kết quý (cách tính điểm, định nghĩa "đã hoàn thành" và nơi ghi nhận bài học kinh nghiệm).
- Trách nhiệm và quyền sở hữu: Xác định một người chịu trách nhiệm chính cho mỗi mục tiêu, bao gồm người cập nhật trạng thái, giải quyết các phụ thuộc và duy trì hệ thống theo dõi để tránh OKR bị mắc kẹt trong trách nhiệm chung.
- Định nghĩa chung và quy tắc theo dõi: Tiêu chuẩn hóa cách phân biệt giữa mục tiêu và kết quả chính, định nghĩa "đang trên đà" hoặc "có rủi ro", loại bằng chứng nào được chấp nhận, và cách ghi chép mức độ tin cậy để các cập nhật không trở nên chủ quan.
- Tiêu chuẩn viết OKR: Bao gồm các ví dụ rõ ràng về mục tiêu mạnh mẽ và kết quả chính có thể đo lường được, cùng với hướng dẫn chỉnh sửa chỉ ra các mẫu yếu thường gặp và cách khắc phục chúng.
- Định dạng cập nhật trạng thái: Xác định một cấu trúc cập nhật thống nhất như giá trị hiện tại so với mục tiêu, những thay đổi kể từ lần cập nhật gần nhất, nguyên nhân gây ra thay đổi, các rào cản và hành động tiếp theo có ảnh hưởng trực tiếp đến chỉ số.
- Cột mốc quan trọng và thang điểm: Giải thích cách chia nhỏ các kết quả chính thành các cột mốc có thể đo lường, thang điểm bạn sử dụng, ý nghĩa của các mức điểm khác nhau, và cách diễn giải việc hoàn thành một phần mà không làm tăng cường hiệu suất.
- Kiểm soát thay đổi và tính toàn vẹn: Xác định rõ khi nào được phép điều chỉnh kết quả chính, cách ghi chép các thay đổi và các rào cản ngăn chặn việc thay đổi mục tiêu giữa quý.
- Hoạt động thường xuyên (BAU) so với công việc OKR: Xác định những gì thuộc về công việc BAU so với OKR, thời điểm nào xem xét OKR trong công việc thường xuyên là hợp lệ, và cách tránh sử dụng OKR để đổi tên các hoạt động giao hàng thường xuyên thành kết quả.
👀 Bạn có biết? Một tóm tắt nghiên cứu từ Đại học Dominican cho thấy việc viết ra mục tiêu và thực hiện các buổi kiểm tra trách nhiệm hàng tuần giúp tăng đáng kể tỷ lệ đạt được mục tiêu so với việc không viết ra mục tiêu.
Cách xây dựng một bộ công cụ đang theo dõi OKR
Đã đến lúc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn. Dưới đây là cách xây dựng quy trình theo dõi OKR của riêng bạn (một bước quan trọng khi triển khai OKR cho nhiều nhóm):
1. Cài đặt mục đích và phạm vi
Sổ tay theo dõi OKR đơn giản là bộ quy tắc giúp OKR trở nên đo lường được, có thể đánh giá và so sánh giữa các nhóm.
Trước khi thiết kế các cuộc họp hoặc bảng điều khiển, hãy làm rõ mục tiêu của việc theo dõi trong tổ chức của bạn.
Gồm:
- Mục đích chính của việc theo dõi OKR là hiển thị tiến độ, phát hiện rủi ro sớm và đảm bảo sự đồng bộ trong lãnh đạo.
- Giới hạn về cách OKR sẽ không được sử dụng (ví dụ: đánh giá hiệu suất hoặc tiền thưởng)
- Phạm vi áp dụng OKR trong tổ chức (cho dù ở cấp độ công ty, nhóm hay cá nhân)
- Một khung thời gian nhất quán cho các Mục tiêu để có thể so sánh tiến độ một cách có ý nghĩa giữa các nhóm.
Đồng thời, hãy xác định rõ ranh giới. Quyết định những gì được coi là công việc OKR (tiến độ liên quan đến mục tiêu hoặc kết quả chính) và những gì nằm ngoài hướng dẫn (các hoạt động thường xuyên trừ khi chúng trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả chính).
Điều này giúp bạn tập trung vào kết quả cuối cùng.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Sử dụng Bảng trắng ClickUp để làm rõ mục đích và ranh giới. Vẽ mục đích dưới dạng một luồng đơn giản như Hiển thị → Rủi ro sớm → Quyết định nhanh chóng, sau đó vẽ ranh giới giữa tiến độ liên quan đến OKR và các hoạt động thường xuyên.
2. Xác định quyền sở hữu
Khi các giới hạn đã rõ ràng, hãy nỗ lực thêm để làm rõ quyền sở hữu. Điều đó có nghĩa là có một mô hình quyền sở hữu thể hiện:
- Chủ sở hữu chương trình: Quản lý tài liệu hướng dẫn, tần suất và tiêu chuẩn.
- Chủ sở hữu mục tiêu: Chịu trách nhiệm về câu chuyện và các sự đánh đổi liên quan đến mục tiêu.
- Chủ sở hữu KR: Chịu trách nhiệm về độ chính xác của chỉ số, chất lượng cập nhật và cột mốc tiếp theo.
- Các trưởng bộ phận/đối tác chức năng: Chịu trách nhiệm về các phụ thuộc và quyết định về nguồn lực trong phạm vi trách nhiệm của mình.
- Người bảo trợ cấp cao (khi cần thiết): Tham gia vào các cuộc gọi ưu tiên và xử lý các vấn đề cần nâng cấp.
Cùng với tiêu chuẩn cập nhật (những gì cần có trong mỗi lần cập nhật KR):
- Giá trị hiện tại so với mục tiêu, với nguồn thông tin chính xác.
- Trạng thái (đang tiến triển / có rủi ro / không đạt tiến độ) kèm theo lý do minh bạch.
- Những thay đổi gì đã xảy ra kể từ lần kiểm tra gần nhất?
- Các rào cản và yêu cầu cụ thể (ai, gì, khi nào)
- Cột mốc đo lường tiếp theo và ngày dự kiến đạt được cột mốc đó
Để mô hình quyền sở hữu trở nên đáng tin cậy, bạn cần thêm một lớp phân biệt: sự khác biệt giữa việc chỉnh sửa trực tiếp và chỉ xem chế độ xem. Quyền truy cập ClickUp làm rõ sự khác biệt đó một cách rõ ràng.
Sử dụng nó để phản ánh mô hình quyền sở hữu của bạn trong không gian làm việc, ví dụ:
- Chủ sở hữu chương trình: Quyền truy cập chỉnh sửa đầy đủ vào tài liệu hướng dẫn, mẫu và cấu trúc OKR để đảm bảo tiêu chuẩn hóa.
- Chủ sở hữu mục tiêu: Quyền chỉnh sửa trang mục tiêu, nội dung mô tả và trường trạng thái, cùng với quyền bình luận cho các bên liên quan.
- Chủ sở hữu KR: Quyền chỉnh sửa các trường chỉ số KR, cập nhật các phần và bằng chứng liên quan, với các quy tắc rõ ràng về những gì có thể chỉnh sửa và những gì chỉ đọc để duy trì tính toàn vẹn của chỉ số.
- Người bảo trợ cấp cao: Chế độ xem mặc định
3. Quyết định cách đo lường tiến độ và đánh giá một cách nhất quán.
Bắt đầu tiêu chuẩn hóa việc đo lường trên các nhóm. Để đạt được điều này, hãy xem xét triển khai một khung đo lường mà các nhóm có thể tuân thủ, chẳng hạn như:
| Cần xác định những gì | Ý nghĩa | Ví dụ |
| Mức cơ sở | Điểm khởi đầu cho KR | Tỷ lệ kích hoạt 12% |
| Mục tiêu | Mục tiêu cuối chu kỳ | Tỷ lệ kích hoạt 20% |
| Tần suất đo lường | Tần suất cập nhật là bao lâu? | Hàng tuần vào thứ Sáu |
| Các cột mốc quan trọng | Các điểm kiểm tra tạm thời thể hiện sự tiến triển. | 14%, 16%, 18%, 20% |
| Yếu tố kích hoạt rủi ro | Khi một KR trở thành 'có nguy cơ' | Miễn phí cho 2 lần cập nhật hoặc không đạt cột mốc quan trọng |
Sau đó, chọn một phương pháp đánh giá và duy trì sự nhất quán trong suốt chu kỳ cho tất cả các nhóm.
| Phương pháp đánh giá | Khi phù hợp | Cách đọc |
| Tỷ lệ so với mục tiêu | Mục tiêu số liệu theo đường thẳng | 50% tiến độ hướng tới mục tiêu |
| 0. 0–1. 0 điểm | Mục tiêu đa dạng giữa các nhóm | 0.7 cho thấy tiến độ có ý nghĩa (đặc biệt với các mục tiêu thách thức, nơi việc đạt được hoàn toàn là hiếm hoi một cách có chủ đích) |
| Delta tuyệt đối | Khi chính sự thay đổi là điều quan trọng | +3 điểm trong tháng này |
Khi mọi người đã sử dụng cùng một định nghĩa, điều tiếp theo bạn cần là một nơi đáng tin cậy để lưu trữ chúng hàng tuần. Đây chính là lúc nhiệm vụ ClickUp phát huy tác dụng.
Tóm lại:
- Tích hợp KR vào chính công việc bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp cho giá trị cơ sở, giá trị hiện tại, mục tiêu, tần suất và nguồn dữ liệu.
- Làm cho rủi ro trở nên rõ ràng ngay lập tức bằng cách ánh xạ trạng thái của hướng dẫn của bạn với Trạng thái Tùy chỉnh ClickUp để xác định giai đoạn mà tín hiệu đang ở.
- Biến "tần suất đo lường" thành thói quen với tính năng Nhiệm vụ Lặp lại của ClickUp (ví dụ: mỗi thứ Sáu), để các cập nhật diễn ra đúng lịch trình mà không cần ai phải theo dõi.
4. Thực hiện chu kỳ theo dõi
Bạn có thể tạo ra một nhịp độ theo dõi phù hợp với quy trình ra quyết định của công ty. Việc cần làm để thực hiện điều đó là:
⏰ Cuộc họp kiểm tra hàng tuần (30–45 phút)
- Bắt đầu với các KR được đánh dấu là có rủi ro hoặc không đạt tiến độ.
- Xem xét các thay đổi trong chỉ số và nguyên nhân gây ra chúng.
- Xác nhận cột mốc quan trọng tiếp theo và kế hoạch để đạt được nó.
- Ghi lại các yêu cầu phụ thuộc và chủ sở hữu
⏰ Kiểm tra hàng tháng (60–90 phút)
- Xem xét xu hướng KR trên các nhóm, không phải cập nhật từng dòng.
- Xem lại các yếu tố phụ thuộc lặp lại.
- Quyết định về nguồn lực và thứ tự ưu tiên khi vẫn còn thời gian để khắc phục.
⏰ Kết thúc quý (60–120 phút)
- Xác nhận điểm số cuối cùng và bằng chứng.
- Ghi chép những gì đã thành công, những gì chưa thành công và những gì cần tiếp tục thực hiện.
- Xác định những gì trở thành công việc vận hành so với những gì vẫn là OKR.
5. Xây dựng nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy
Để ngăn các nhóm suy đoán, hãy chỉ định một địa điểm duy nhất cho OKR và áp dụng các quy định rõ ràng.
Tóm lại, một nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy nên bao gồm:
- Định nghĩa mục tiêu và KR, chủ sở hữu, mức cơ sở và mục tiêu.
- Lịch sử cập nhật (ghi chú hàng tuần và bản tóm tắt chỉ số)
- Nhật ký phụ thuộc và nhật ký quyết định
- Liên kết đến các nguồn dữ liệu và bảng điều khiển
Sau mỗi quý, chỉ cập nhật những vấn đề gây cản trở, bao gồm định nghĩa KR không rõ ràng, cách đánh giá điểm số lộn xộn hoặc thiếu hụt công cụ.
Sử dụng Trí tuệ Nhân tạo (AI) để tối ưu hóa quy trình theo dõi OKR
61% nhân viên cho biết AI giúp công việc của họ bớt nhàm chán và mang tính chiến lược hơn, chính vì vậy việc sử dụng AI để tối ưu hóa việc theo dõi OKR là hoàn toàn xứng đáng. Điều chúng tôi muốn nói là:
| Trường hợp sử dụng AI | Yếu tố tối ưu hóa | Cần đo lường những gì |
| Tự động tạo bản cập nhật OKR hàng tuần từ hoạt động công việc. | Giảm bớt việc ghi chép trạng thái thủ công | Thời gian để cập nhật; % cập nhật được nộp đúng hạn |
| Tổng hợp tiến độ từ các công việc/tài liệu/phiếu yêu cầu. | Giảm thiểu việc tìm kiếm và sao chép-dán. | Cập nhật có liên kết bằng chứng (% kèm liên kết nguồn); cần chỉnh sửa của người đánh giá. |
| Đánh dấu rủi ro (sự chậm trễ, rào cản, công việc bị đình trệ) | Can thiệp sớm | Thời gian phát hiện rủi ro (ngày); Số lượng rủi ro được phát hiện trước khi đánh giá |
| Dự báo xu hướng của KR | Kế hoạch và quyết định tốt hơn | Độ chính xác của dự báo (điểm dự kiến so với điểm thực tế cuối cùng) |
| Tạo danh sách công việc cho tuần tới | Thực hiện nhanh chóng | Tỷ lệ hoàn thành hành động; thời gian từ quyết định đến tạo/lập công việc |
| Tiêu chuẩn hóa báo cáo giữa các nhóm. | Giảm thiểu sự không nhất quán | % nhóm sử dụng cùng một định dạng cập nhật; ít câu hỏi làm rõ hơn trong các buổi đánh giá. |
📮 ClickUp Insight: 47% các nhóm không đo lường tác động của AI, và chỉ 10% đang theo dõi kết quả bằng các chỉ số thực tế.
Trong nhiều trường hợp, các nhà lãnh đạo thường không thể thấy được nơi các công cụ AI mang lại giá trị, nếu có.
ClickUp Brain thay đổi điều đó bằng cách tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) vào một không gian làm việc thống nhất, nơi mọi hành động, cập nhật và kết quả đều được kết nối. Và tác động hiển thị: hơn 150.000 doanh nghiệp, bao gồm Booking.com, T-Mobile, Logitech, IBM và Fortinet, sử dụng ClickUp Brain để đạt được kết quả đo lường được.
Các nhóm báo cáo tiết kiệm chi phí lên đến 88%, tiết kiệm 1,1 ngày mỗi tuần và hoàn thành công việc nhanh gấp 3 lần, vì Brain thay thế hàng chục công cụ rời rạc bằng một trí tuệ nhân tạo (AI) hoạt động xuyên suốt toàn bộ quy trình công việc của họ.
Công cụ theo dõi OKR để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn
Dưới đây là một số công cụ có thể tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc OKR của bạn 👇
1. ClickUp (Phù hợp nhất cho việc quản lý và theo dõi OKR trong một không gian làm việc tích hợp được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo)
Yêu cầu ai đó hướng dẫn bạn qua buổi kiểm tra OKR gần nhất và lắng nghe cùng một câu hỏi mỗi lần: Vậy… trạng thái thực tế là gì?
Khoảng cách đó chính là vấn đề cốt lõi khi đang theo dõi OKR.
Kết quả chính được tập trung tại một nơi. Tệp đính kèm liên quan đến chúng được quản lý tại một nơi khác.
Suốt thời gian qua, các cuộc hội thoại liên quan đến OKR đều diễn ra trong một công cụ trò chuyện riêng biệt. Điều này chính là sự phân tán công cụ đang dần làm suy yếu OKR của bạn.
ClickUp đóng vai trò là một không gian làm việc AI tích hợp để giải quyết vấn đề này một cách triệt để.
Hãy cùng tìm hiểu tại sao ClickUp là phần mềm OKR tối ưu 👇
Cung cấp cho mỗi OKR một bản phân tích chi tiết có thể thực hiện được với nhiệm vụ ClickUp.
Nhiệm vụ ClickUp biến các mục tiêu OKR cấp cao thành công việc cụ thể và có thể theo dõi. Tạo các nhiệm vụ chuyên dụng để đại diện cho mục tiêu hoặc kết quả chính, giao chủ sở hữu, thêm trạng thái tùy chỉnh, ưu tiên, ngày đáo hạn, phụ thuộc và nhiều tính năng khác.
Đi sâu hơn và phân chia các KR phức tạp thành các công việc con (ví dụ: ‘Thực hiện khảo sát khách hàng ’ hoặc ‘Cập nhật mô hình định giá’) và sử dụng Trường Tùy chỉnh để ghi lại các chi tiết cụ thể của OKR như quý, bộ phận, mức độ tin cậy hoặc chỉ số mục tiêu.
Sử dụng phần bình luận trong các công việc để thảo luận liên tục, @đề cập để thông báo cho đồng nghiệp và tệp đính kèm để kết nối các tệp liên quan — giữ tất cả thông tin trong một nơi duy nhất.
Sử dụng các bảng điều khiển tích hợp sẵn để theo dõi mục tiêu đã được định nghĩa trước hoặc tùy chỉnh.
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp cái nhìn trực quan, theo thời gian thực về OKR ở mọi cấp độ — từ cá nhân, nhóm đến toàn công ty.
Thêm các tiện ích có sẵn hoặc tùy chỉnh theo ý muốn:
- Thẻ Danh sách Công việc cho phép bạn lọc, cập nhật và xem chi tiết các công việc trực tiếp từ Bảng điều khiển.
- Thẻ danh mục cung cấp chế độ xem tổng quan về các thư mục hoặc danh sách OKR.
- Biểu đồ (thanh, tròn, đường) theo dõi tiến độ theo bộ phận, người được giao hoặc danh mục.
- Thẻ Tính Toán theo dõi tiến độ của các Mục tiêu/Kết quả Chính.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Sau khi cài đặt các chế độ xem trên Bảng điều khiển, các thẻ AI của ClickUp giúp bạn phân tích sâu hơn về dữ liệu đằng sau các số.
Bạn có:
- AI Brain: Chạy một lệnh AI tùy chỉnh (rất hữu ích cho các câu hỏi liên quan đến OKR như ‘Danh sách các KR không đạt mục tiêu và lý do tại sao’)
- AI StandUp: Tóm tắt hoạt động gần đây của bạn trong một khoảng thời gian đã được lựa chọn.
- Buổi họp nhanh của đội AI: Tóm tắt hoạt động gần đây của các cá nhân hoặc nhóm trong một khoảng thời gian cụ thể.
- Tóm tắt điều hành AI: Tạo một bản tóm tắt điều hành cập nhật, thể hiện trạng thái và hiệu quả hoạt động của bộ phận, nhóm hoặc dự án của bạn.
Cập nhật dự án AI: Tạo bản tóm tắt tổng quan về trạng thái và tiến độ dự án.
Super Agents là đồng nghiệp AI của bạn
ClickUp Super Agents là các trợ lý AI tự động, có khả năng tương tác như con người, được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của bạn. Họ nắm rõ mọi thông tin về các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện và mục tiêu của bạn (bất kỳ điều gì bạn cần).
Bạn có thể @đề cập đến họ như cách bạn đề cập đến bất kỳ đồng nghiệp nào, giao công việc hoặc kích hoạt các công việc tự động để nhắc nhở họ thực hiện hành động một cách độc lập. Hơn nữa, họ luôn học hỏi và cải thiện nhờ khả năng ghi nhớ vô hạn của mình.
Đối với việc theo dõi OKR, hãy tạo các Super Agents của riêng bạn để theo dõi tiến độ, thông báo cho bạn về các rủi ro (ví dụ: Kết quả Chính bị đình trệ), giải quyết các vấn đề hoặc thậm chí đề xuất điều chỉnh dựa trên dữ liệu.
Xây dựng Super Agent đầu tiên của bạn với ClickUp:
ClickUp Brain để cập nhật tiến độ tự động và phân tích dữ liệu.
ClickUp Brain là trợ lý AI thông minh của bạn, được tích hợp sẵn trong không gian làm việc (và hơn thế nữa). Nó quét các công việc, tài liệu, bình luận và bảng điều khiển để cung cấp các bản cập nhật tiến độ tự động mỗi khi bạn cần.
Hỏi các câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên như, ‘Tiến độ OKR quý 1 của chúng ta như thế nào?’ để nhận tóm tắt ngay lập tức, hoặc để nó tạo báo cáo trạng thái, nhấn mạnh xu hướng và đề xuất các bước tiếp theo.
Các tính năng nổi bật của ClickUp
- Đồng bộ hóa OKR và theo dõi tiến độ: Đặt Mục tiêu (Objectives) và ánh xạ từng Kết quả Khả thi (KR) thành mục tiêu có thể đo lường thông qua nhiệm vụ ClickUp. Khi các công việc liên kết (hoặc mục tiêu số) thay đổi, tiến độ sẽ được cập nhật tự động, giúp bạn theo dõi tiến độ hoàn thành theo thời gian thực và cách công việc của nhóm đóng góp vào kết quả của công ty.
- Giữ chiến lược và cập nhật trong một nơi: Sử dụng ClickUp Docs để lưu trữ bối cảnh cho OKR của bạn—sứ mệnh, ưu tiên quý, định nghĩa KR, lịch trình và các cuộc họp kiểm tra hàng tuần. Kết nối các công việc trực tiếp trong tài liệu, gắn thẻ các bên liên quan và sử dụng ClickUp Brain để tạo nội dung sắc bén hơn khi cần thiết.
- Đảm bảo trách nhiệm trong các cuộc thảo luận: Sử dụng tính năng ClickUp Assigned Comments để ghi lại các rào cản hoặc quyết định và giao quyền sở hữu cho đúng người, bất kể họ ở đâu.
Giới hạn của ClickUp
- Số lượng tính năng phong phú có thể gây choáng ngợp cho người dùng mới.
Giá cả của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (10.800+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (hơn 4.000 đánh giá)
Một người đánh giá trên G2 cho biết,
Chỉ cần một cú nhấp chuột đơn giản. Ngoài ra, các tính năng tự động hóa, cảnh báo và giao tiếp với nhóm của tôi là biểu tượng của sự đơn giản và tiện lợi, vì vậy chúng tôi đang xem xét việc hủy bỏ ứng dụng giao tiếp khác! Toàn bộ công ty sử dụng ClickUp suốt cả ngày, mỗi ngày, vì vậy việc có các tính năng này và sự dễ sử dụng là điều quan trọng hàng đầu. Tôi đã phải liên hệ với bộ phận Hỗ trợ cho một vấn đề mà tôi không thể tự giải quyết, và họ đã phản hồi nhanh chóng, lịch sự và am hiểu, đồng thời khắc phục lỗi của người dùng một cách nhanh chóng. Việc triển khai rất đơn giản, và tùy chỉnh cũng dễ dàng. Ngoài ra, có rất nhiều hướng dẫn sẵn có để hỗ trợ.
Chỉ cần một cú nhấp chuột đơn giản. Ngoài ra, các tính năng tự động hóa, cảnh báo và giao tiếp với nhóm của tôi là biểu tượng của sự đơn giản và tiện lợi, vì vậy chúng tôi đang xem xét việc hủy bỏ ứng dụng giao tiếp khác! Toàn bộ công ty sử dụng ClickUp suốt cả ngày, mỗi ngày, vì vậy việc có các tính năng này và sự dễ sử dụng là điều quan trọng hàng đầu. Tôi đã phải liên hệ với bộ phận Hỗ trợ cho một vấn đề mà tôi không thể tự giải quyết, và họ đã phản hồi nhanh chóng, lịch sự và am hiểu, đồng thời khắc phục lỗi của người dùng một cách nhanh chóng. Việc triển khai rất đơn giản và tùy chỉnh cũng dễ dàng. Ngoài ra, có rất nhiều hướng dẫn sẵn có để hỗ trợ.
⭐ Bonus: Dưới đây là một số phần mềm OKR mà bạn có thể tham khảo.
2. WorkBoard (Phù hợp nhất cho việc triển khai OKR trong doanh nghiệp với bảng điểm sẵn sàng cho lãnh đạo)
WorkBoard là nền tảng thực thi OKR và chiến lược giúp lãnh đạo theo dõi tiến độ, phát hiện rủi ro sớm và đảm bảo công việc gắn liền với kết quả. Nền tảng này có hai tính năng rất hữu ích.
Đầu tiên, chế độ xem Heatmap View hoạt động như một công cụ kiểm tra sức khỏe toàn tổ chức. Các nhà lãnh đạo có thể xem xét những gì đang tiến triển tốt so với những gì có nguy cơ và đào sâu vào các yếu tố ảnh hưởng đến từng trạng thái. Thứ hai, các tích hợp của WorkBoard có thể tự động hóa quá trình cập nhật KR từ các hệ thống mà đội ngũ đã sử dụng (như Azure DevOps hoặc Jira). Nó có thể hiển thị OKR và cập nhật đánh giá kinh doanh trực tiếp trong Microsoft Teams để các cuộc họp kiểm tra diễn ra nhanh chóng hơn.
Các tính năng nổi bật của WorkBoard
- Chế độ xem bản đồ nhiệt (Heatmap View) cho cuộc kiểm tra sức khỏe OKR toàn tổ chức, giúp lãnh đạo nhanh chóng phát hiện các khu vực có rủi ro, sau đó nhấp trực tiếp vào các rủi ro và rào cản cơ bản để thực hiện hành động.
- Biz Reviews tự động tạo các trang đánh giá thời gian thực, kèm theo biểu đồ xu hướng động cho OKR và KPI, giúp các cuộc hội thoại MBR/QBR luôn dựa trên hiệu suất thực tế.
- OKR Canvas với tính năng huấn luyện tích hợp giúp các nhóm viết mục tiêu và kết quả chính mạnh mẽ hơn một cách nhất quán, thông qua một cấu trúc hướng dẫn.
Giới hạn của WorkBoard
- Bảng điểm và OKR Canvas đôi khi có thể gặp lỗi, và trải nghiệm điều hướng cần được cải thiện, đặc biệt khi bạn cố gắng tổng hợp hoặc phân tích chi tiết qua các cấp độ.
- Các quyền kiểm soát của quản trị viên có thể cảm thấy hơi giới hạn, với một số nhóm mong muốn có quyền truy cập chi tiết hơn, cấu hình và kiểm soát hàng ngày khi là quản trị viên WorkBoard.
Giá cả của WorkBoard
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về WorkBoard
- G2: 4.7/5 (100+ đánh giá)
- Capterra: Không đủ đánh giá
Một người đánh giá trên G2 cho biết,
Workboard giúp duy trì sự tổ chức và tập trung vào những điều thực sự quan trọng. Nó cung cấp cái nhìn rõ ràng về mục tiêu, ưu tiên và tiến độ, từ đó chúng ta có thể thấy cách công việc của mình kết nối với mục tiêu lớn của công ty.
Workboard giúp duy trì sự tổ chức và tập trung vào những điều thực sự quan trọng. Nó cung cấp cái nhìn rõ ràng về mục tiêu, ưu tiên và tiến độ, từ đó chúng ta có thể thấy cách công việc của mình kết nối với mục tiêu lớn của công ty.
3. Mooncamp (Phù hợp nhất cho các cuộc họp kiểm tra OKR có cấu trúc)
Mooncamp tập trung hóa quy trình kế hoạch, thực thi và đánh giá OKR của bạn. Bạn không cần nhiều bảng tính OKR riêng lẻ hay các tài liệu chiến lược bị phân mảnh.
Sử dụng Mooncamp để lên lịch nhắc nhở kiểm tra tiến độ qua email, Slack hoặc Microsoft Teams. Xem xét tiến độ trên các bảng điều khiển có thể lọc để hiển thị các mục tiêu chưa được cập nhật, không đồng bộ hoặc có nguy cơ.
Nếu bạn muốn số liệu luôn gần với nguồn dữ liệu chính xác, Mooncamp cũng có thể tự động cập nhật mục tiêu từ các tích hợp, như lấy dữ liệu từ một ô cụ thể trong Google Trang tính hoặc đồng bộ tiến độ từ các công việc liên kết với Asana.
Các tính năng nổi bật của Mooncamp
- Sử dụng chế độ xem Cây Mục tiêu như một bảng vẽ, hiển thị mọi mục tiêu được đồng bộ hóa dưới dạng thẻ có thể kéo và thả để sắp xếp lại các trụ cột, lĩnh vực tập trung, mục tiêu và sáng kiến trong một phân cấp duy nhất.
- Sử dụng Custom Properties để chuẩn hóa cách ghi nhận mục tiêu và cuộc họp đánh giá trong tổ chức của bạn (các trường dữ liệu phù hợp với ngôn ngữ/quy trình nội bộ), sau đó sử dụng các thuộc tính này làm bộ lọc trong các chế độ xem và bảng điều khiển.
- Cập nhật OKR từ Slack bằng bot Mooncamp, bao gồm xem mục tiêu của bạn và ghi lại tiến độ thông qua lệnh /mooncamp goals.
Giới hạn của Mooncamp
- Các chế độ xem có tính năng nhận biết chu kỳ, nghĩa là các mục tiêu có thể tự động biến mất khỏi chế độ xem nếu bộ lọc chu kỳ không như mong đợi—vì vậy bạn cần theo dõi cài đặt chu kỳ để tránh nhầm lẫn rằng có điều gì đó bị thiếu.
- Một số ý kiến cho rằng mô-đun kiểm tra tiến độ cần phát triển thành một luồng hoàn chỉnh theo phong cách CFR (bao gồm phản ánh sâu hơn, phản hồi và các gợi ý theo dõi, không chỉ cập nhật tiến độ).
Giá cả của Mooncamp
- Cần thiết: €6/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm)
- Chuyên nghiệp: €10/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm)
- Doanh nghiệp: Tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Mooncamp
- G2: 4. 8/5 (250+ đánh giá)
- Capterra: 5/5 (20+ đánh giá)
Một người đánh giá trên G2 cho biết,
Nó giúp bạn xác định rõ mục tiêu cần đạt được, quy trình thực hiện để hoàn thành công việc đó, cũng như tần suất sử dụng.
Nó giúp bạn xác định rõ mục tiêu cần đạt được, quy trình thực hiện để hoàn thành công việc đó, cũng như tần suất sử dụng.
Những sai lầm phổ biến khi đang theo dõi OKR
❌ Cài đặt quá nhiều mục tiêu mỗi quý: Các nhóm đang theo dõi 8-10 mục tiêu thường phân tán sự tập trung quá mỏng, không đạt được tiến độ đáng kể nào trong khi chỉ báo cáo những cập nhật bề ngoài về mọi thứ.
✅ Sửa: Giới hạn tối đa 3-5 mục tiêu cho mỗi nhóm trong mỗi quý. Mỗi mục tiêu nên đại diện cho một ưu tiên chiến lược quan trọng. Nếu mọi thứ đều cảm thấy quan trọng, hãy xếp hạng ưu tiên các sáng kiến và hoãn các ưu tiên thấp hơn sang các quý sau.
❌ Xem kết quả chính như công việc: Viết kết quả chính như ‘Ra mắt trang web mới’ hoặc ‘Tuyển dụng kỹ sư’ chỉ theo dõi hoạt động thay vì tác động kinh doanh mà bạn đang cố gắng đạt được.
✅ Sửa: Định hình mỗi kết quả chính (Key Result) thành một kết quả có thể đo lường được. Thay vì viết “Ra mắt trang web mới”, hãy viết “Tăng lưu lượng truy cập tự nhiên từ 10.000 lên 25.000 lượt truy cập hàng tháng”.
❌ Áp dụng OKR theo cách quá cứng nhắc từ trên xuống: Khi lãnh đạo áp đặt OKR cho từng nhóm mà không có sự tham gia của họ, bạn sẽ nhận được sự tuân thủ thay vì cam kết và bỏ lỡ những thông tin quan trọng từ phía dưới.
✅ Cải thiện: Hãy hợp tác! Ban lãnh đạo đặt ra 3-5 mục tiêu công ty, sau đó các nhóm đề xuất OKR của riêng mình để hỗ trợ những mục tiêu đó dựa trên kiến thức thực tế của họ. Kiểm tra và đàm phán sự đồng bộ thay vì áp đặt chi tiết cụ thể.
❌ Sai lầm trong việc truyền đạt mục tiêu OKR đầy tham vọng: Khi các nhóm cài đặt các mục tiêu đầy tham vọng mà không giải thích rõ ràng rằng việc đạt được 70% được coi là thành công (không phải thất bại), điều này có thể gây ra sự nhầm lẫn, mất động lực hoặc kỳ vọng không phù hợp giữa các nhóm phụ thuộc.
✅ Cải thiện: Thông báo rõ ràng trong quá trình lập kế hoạch rằng đây là những mục tiêu thách thức, đòi hỏi nỗ lực cao và rủi ro lớn. Xác định ngưỡng thành công từ đầu (ví dụ: điểm trung bình 0,6–0,7 = hiệu suất mạnh) để nhóm tin tưởng vào mục tiêu mà không lo lắng về việc bị trừng phạt vì đạt được một phần.
❌ Lẫn lộn giữa mục tiêu và tuyên bố sứ mệnh: Các mục tiêu được viết dưới dạng “Làm hài lòng khách hàng mỗi ngày” nghe có vẻ truyền cảm hứng, nhưng không cung cấp bất kỳ hướng dẫn nào về việc cần làm trong quý này.
✅ Sửa: Thay vì ‘Làm hài lòng khách hàng’, hãy viết ‘Xác định sự phù hợp giữa sản phẩm và thị trường với khách hàng doanh nghiệp’. Bởi vì các mục tiêu tốt cần trả lời các câu hỏi như: ‘Chúng ta đang cố gắng đạt được trạng thái cụ thể nào vào cuối quý?’
Cách đo lường thành công của OKR
Theo Báo cáo So sánh OKR dựa trên dữ liệu từ hơn 200 nhà điều hành startup, các nhóm thực hiện các buổi kiểm tra hàng tuần đã hoàn thành nhiều hơn 43% OKR so với các nhóm không thực hiện, điều này nhắc nhở rằng thành công của OKR không chỉ là kết quả mà còn là nhịp độ hoạt động đằng sau nó.
Vậy làm thế nào để đo lường hiệu suất của nhóm?
Hãy nhìn xa hơn kết quả cuối cùng và đặt ra hai câu hỏi: Các kết quả chính có tác động đến kết quả kinh doanh mà bạn quan tâm không? Hệ thống của bạn có làm cho tiến độ trở nên hiển thị đủ sớm để điều chỉnh (tần suất, trách nhiệm và ra quyết định) không?
Bạn nên đo lường:
- Đạt được kết quả chính: Tỷ lệ phần trăm đạt được cho từng KR, cùng với điểm số tổng thể (ví dụ: trung bình từ 0.0 đến 1.0).
- Sự thay đổi kết quả: So sánh sự thay đổi so với mức cơ sở trên chỉ số kinh doanh cốt lõi mà mục tiêu nhằm tác động đến.
- Tỷ lệ đạt cột mốc quan trọng: Tỷ lệ phần trăm các cột mốc trong kế hoạch được hoàn thành đúng hạn (theo từng KR)
- Độ mới của cập nhật: Số ngày trung bình kể từ lần cập nhật KR gần nhất (và % KR đã lỗi thời)
- Phạm vi quyền sở hữu: % các OKR có một chủ sở hữu trực tiếp duy nhất.
- Tỷ lệ đồng bộ: % các mục tiêu OKR của nhóm được liên kết với mục tiêu cấp cao của công ty.
- Tỷ lệ bao phủ giữa sáng kiến và KR: Tỷ lệ phần trăm các sáng kiến đang hoạt động được liên kết với ít nhất một KR (và ngược lại).
- Thời gian giải quyết rào cản: Thời gian trung bình từ khi rào cản được phát hiện đến khi được giải quyết.
- Học tập + hành động: Số lần điều chỉnh kế hoạch trong chu kỳ (thay đổi phạm vi, điều chỉnh lại mục tiêu) và nguyên nhân kích hoạt các điều chỉnh đó.
Tối ưu hóa việc theo dõi OKR một cách liền mạch với ClickUp
Các hệ thống OKR thực sự hiệu quả đều chia sẻ một đặc điểm chung: sự rõ ràng. Mọi người đều biết điều gì quan trọng, cách công việc của họ kết nối với nó và tình hình hiện tại mà không cần phải kiểm tra liên tục.
ClickUp hỗ trợ sự rõ ràng này bằng cách tích hợp OKR vào công việc hàng ngày. Các Kết quả Chính không tồn tại trong một tài liệu riêng biệt. Chúng được liên kết trực tiếp với các công việc mà các nhóm đang thực hiện, với quyền sở hữu và tiến độ được hiển thị rõ ràng khi công việc tiến triển.
Khi quá trình thực thi diễn ra, tiến độ không cần phải được tổng hợp thủ công. Lãnh đạo có thể theo dõi tiến độ mục tiêu theo thời gian thực, các nhóm có thể phát hiện sự chệch hướng sớm, và các cập nhật diễn ra tự nhiên khi công việc thay đổi. Trí tuệ nhân tạo (AI) sau đó giúp lấp đầy khoảng trống, hiển thị tóm tắt, nhấn mạnh rủi ro và duy trì sự đồng bộ mà không cần dựa vào các nhắc nhở hoặc cuộc họp trạng thái.
Kết quả là một quy trình OKR luôn có kết nối với quá trình thực thi, chứ không phải là một quy trình phải được duy trì song song với nó.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ theo dõi OKR thực sự kết nối với cách công việc được thực hiện, hãy thử ClickUp miễn phí.
Câu hỏi thường gặp
Khi viết OKR, hãy bắt đầu bằng cách chuyển mỗi KR thành một điểm kiểm tra có thể được đánh giá khách quan hàng tuần: một chỉ số rõ ràng, nguồn thông tin chính xác và cột mốc đo lường tiếp theo. Sau đó, bổ sung các cập nhật bao gồm giá trị hiện tại so với mục tiêu, những thay đổi đã xảy ra và những điều chỉnh sẽ thực hiện tiếp theo. Khi quy trình này được duy trì nhất quán, bạn có thể kết nối công việc hàng ngày với mục tiêu tổ chức.
Một dòng thời gian đánh giá điển hình có thể là:Hàng tuần (15–30 phút): Cập nhật số liệu, xác định các rào cản, xác nhận cột mốc tiếp theoHàng tháng (45–60 phút): Đánh giá xu hướng, rủi ro phụ thuộc và các lựa chọn về nguồn lựcCuối quý: Đánh giá dựa trên bằng chứng và ghi nhận bài học kinh nghiệmNếu chu kỳ công việc của bạn chậm hơn, lịch trình hai tuần một lần cũng được—nhưng đừng để tần suất đánh giá làm gián đoạn vòng phản hồi giúp mục tiêu của nhóm luôn thực tế và có thể điều chỉnh.
Đang theo dõi hoạt động thay vì kết quả: Nhiều công việc hoàn thành nhưng không có sự thay đổi về chỉ sốMục tiêu kết quả (KR) mơ hồ: Không rõ ràng về cơ sở, mục tiêu hoặc định nghĩa thành côngCập nhật không nhất quán: Các định dạng khác nhau giữa các nhómKhông có quy trình nâng cấp: Các rào cản được ghi nhận nhưng không được giải quyếtQuá nhiều OKR: Sự chú ý bị phân tán và không có tiến triểnBỏ qua lý do: Mục tiêu trở thành các ô đánh dấu nội bộ không phản ánh tác động đến người dùng như sự hài lòng của khách hàng
Các công cụ OKR chuyên dụng thường định nghĩa OKR, đánh giá chúng và thực hiện đánh giá. ClickUp mở rộng hơn vì nó là một Không gian Làm việc Trí tuệ Nhân tạo Tích hợp (Converged AI Workspace) được thiết kế để loại bỏ sự phân tán ứng dụng. Các công việc chia nhỏ KR thành các mục tiêu nhỏ hơn, dễ quản lý. Tự động hóa để duy trì tần suất cập nhật. Bảng điều khiển để theo dõi tiến độ từ cấp độ nhóm đến cấp độ công ty. Yếu tố kết nối mọi thứ là lớp AI bối cảnh. ClickUp Brain giúp tạo tóm tắt và trích xuất thông tin từ công việc đang diễn ra trong không gian làm việc của bạn. ClickUp Super Agents hoạt động như đồng nghiệp AI giống con người, bạn có thể @đề cập hoặc giao việc cho họ (rất hữu ích để theo dõi tiến độ KR, phát hiện rủi ro sớm và soạn thảo bản cập nhật hàng tuần).