Bạn đã đồng ý viết thư giới thiệu, điều đó có nghĩa là bạn thực sự tin rằng người này xứng đáng nhận được những điều tốt đẹp. Vấn đề là làm thế nào để chuyển đổi những gì bạn biết về công việc của họ thành một bức thư có sức nặng.
ChatGPT có thể giúp đẩy nhanh quá trình mà không làm cho thư của bạn trở nên chung chung.
Bạn cung cấp các thành tích cụ thể và quan sát, và trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ giúp bạn biến chúng thành những đoạn văn thuyết phục mà các nhà tuyển dụng và hội đồng tuyển sinh sẽ xem xét nghiêm túc.
Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách viết thư giới thiệu với ChatGPT.
Để đảm bảo bạn khám phá tất cả các tùy chọn có thể, chúng ta cũng sẽ tìm hiểu cách ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, có thể hỗ trợ. 🤩
Tại sao nên sử dụng AI cho thư giới thiệu?
Các công cụ AI như ChatGPT cung cấp một cách thức thực tiễn để tạo ra những lá thư giới thiệu có cấu trúc chặt chẽ, giúp nhấn mạnh hiệu quả những điểm mạnh của ứng viên.
Hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao bạn nên sử dụng các công cụ này:
- Tiết kiệm thời gian quý báu: Tạo ra bản nháp ban đầu chất lượng trong vài phút, giúp bạn không phải ngồi nhìn vào trang giấy trống trong nhiều giờ.
- Cung cấp hướng dẫn cấu trúc: Tổ chức ý tưởng của bạn thành định dạng thư chuẩn với phần mở đầu, thân thư và kết luận phù hợp.
- Sử dụng ngôn ngữ có sức ảnh hưởng: Giúp diễn đạt thành tích và phẩm chất một cách thuyết phục mà bạn có thể không nghĩ đến ngay lập tức.
- Loại bỏ tình trạng bí ý tưởng: Cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu mà bạn có thể tinh chỉnh và cá nhân hóa bằng những câu chuyện cụ thể.
Điều quan trọng là sử dụng AI như một trợ lý soạn thảo, không phải là người thay thế bạn. Bạn vẫn cần thêm những chi tiết chân thực và quan sát cá nhân mà chỉ bạn mới biết.
📮 ClickUp Insight: 37% số người tham gia khảo sát của chúng tôi sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) cho việc tạo nội dung, bao gồm viết, chỉnh sửa và email. Tuy nhiên, quá trình này thường đòi hỏi phải chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau, chẳng hạn như công cụ tạo nội dung và không gian làm việc của bạn.
Với ClickUp, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ viết lách được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) trên toàn bộ Không gian Làm việc ClickUp, bao gồm email, bình luận, trò chuyện, tài liệu (Docs) và nhiều hơn nữa – tất cả đều duy trì ngữ cảnh từ toàn bộ Không gian Làm việc của bạn.
Cách viết thư giới thiệu với ChatGPT (Bước bằng bước)
Viết thư giới thiệu có thể cảm thấy như một công việc nữa được nhồi nhét vào một ngày đã quá bận rộn.
Nếu sử dụng ChatGPT đúng cách, bạn sẽ có được bản nháp không lỗi, vẫn mang tính cá nhân, đáng tin cậy và phù hợp với giọng điệu của bạn. Hãy cùng tìm hiểu cách viết thư giới thiệu với ChatGPT. ⚓
Bước #1: Thu thập thông tin về ứng viên
Trước khi nhập các gợi ý vào ChatGPT, hãy thu thập các chi tiết định hình giọng điệu và hướng đi của thư. Bước này quyết định chất lượng của kết quả vì mô hình viết dựa trên ngữ cảnh mà bạn cung cấp.
Dưới đây là những gì bạn cần chuẩn bị:
- Thông tin về ứng viên: Tên đầy đủ, vai trò hiện tại và vai trò mà họ đang ứng tuyển.
- Mối quan hệ của bạn: Thời gian bạn đã quen biết họ và trong vai trò nào (quản lý, giảng viên, trưởng nhóm)
- Đặc điểm nổi bật: Điểm mạnh, phong cách công việc và các đặc điểm chuyên môn hoặc học thuật mà bạn muốn nhấn mạnh.
- Thành tựu: Số liệu, kết quả hoặc ví dụ thể hiện tác động thực tế của họ.
- Phong cách viết: Bạn muốn thư có phong cách trang trọng, thân thiện, súc tích hay thuyết phục?
📌 Ví dụ: Tôi đã làm việc với Carrie trong 2 năm sau khi cô ấy thay đổi nghề nghiệp. Cô ấy đã cải thiện chương trình đào tạo nhân viên mới của chúng tôi, giảm thời gian đào tạo xuống 22%. Cô ấy có kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo và giải quyết vấn đề.
Bước #2: Soạn thảo các lời nhắc hiệu quả
Đây là nơi bạn chuyển đổi các thông tin đã thu thập thành một yêu cầu rõ ràng và có cấu trúc. Càng cụ thể hướng dẫn của bạn, thư do ChatGPT tạo ra sẽ càng chính xác và hữu ích.
Yêu cầu của bạn nên bao gồm:
- Mô tả ngắn gọn về mối quan hệ của bạn với ứng viên.
- Mục đích của thư giới thiệu là gì?
- Một số thành tích hoặc phẩm chất nổi bật
- Bất kỳ tình huống hoặc câu chuyện nào bạn muốn tham khảo
- Tông giọng và độ dài mà bạn ưa thích
📌 Ví dụ: Viết một lá thư giới thiệu một trang cho Carrie Adams, cựu chuyên viên phân tích dự án của tôi, người đang ứng tuyển vào chương trình thạc sĩ phân tích dữ liệu. Tôi đã quản lý cô ấy trong ba năm. Nêu bật khả năng giải quyết vấn đề, kỹ năng công nghệ xuất sắc và sự chủ động của cô ấy trong việc xây dựng bảng điều khiển báo cáo hàng tuần, giúp giảm 40% công việc thủ công. Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp và ấm áp.
Bước #3: Kiểm tra và cá nhân hóa để đảm bảo tính chân thực
ChatGPT cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản, nhưng việc cá nhân hóa sẽ làm cho nó trở nên đáng tin cậy. Dưới đây là một số mẹo để chỉnh sửa nội dung AI sao cho phù hợp với phong cách của bạn:
- Thay thế bất kỳ cụm từ nào bạn không bao giờ sử dụng (ví dụ: "đặc biệt xuất sắc").
- Thêm một hoặc hai câu của riêng bạn.
- Viết lại dòng kết thúc sao cho phù hợp với giọng điệu của bạn.
- Đảm bảo rằng câu chuyện được kể cảm thấy chân thực và được đặt đúng đoạn văn.
- Loại bỏ những câu văn quá trang trọng và có phần kịch tính.
Bước #4: Định dạng và hoàn thiện
Sau khi nội dung đã được hoàn thiện, bước cuối cùng là thêm một chút cá nhân hóa. Định dạng thư một cách chuyên nghiệp và dễ đọc, để người đọc ngay lập tức hiểu được mối quan hệ của bạn với ứng viên.
Hoàn thiện thư giới thiệu do AI tạo ra bằng cách:
- Ghi rõ tên, chức vụ và thông tin liên hệ của bạn.
- Giữ các đoạn văn ngắn gọn và dễ đọc.
- Đảm bảo ngày tháng, tên và sự kiện chính xác.
- Sử dụng bố cục nhất quán với khoảng cách hợp lý
- Kết thúc bằng một câu kết luận rõ ràng và tự tin.
Sử dụng bản xem xét cuối cùng này để phát hiện các sai sót về sự thật hoặc vấn đề về giọng điệu trước khi gửi.
🧠 Thú vị: Trong thời cổ đại La Mã, thư giới thiệu được gọi là litterae commendaticiae. Cicero, Pliny và các nhà văn hàng đầu khác đã sử dụng biểu mẫu này để giới thiệu những người trẻ tuổi cho các nhà bảo trợ tiềm năng. Điều thú vị là trong những lá thư cổ đại đó, tác giả thường tập trung vào việc ca ngợi bản thân hơn là người được giới thiệu.
Ví dụ về lời nhắc cho thư giới thiệu bằng ChatGPT
Để có được kết quả đúng đắn, điều quan trọng là phải tạo ra một lời nhắc rõ ràng và chi tiết.
Càng cung cấp nhiều thông tin cụ thể cho mô hình ngôn ngữ lớn, thư giới thiệu của bạn sẽ càng cá nhân hóa và hiệu quả hơn. Hãy thử các lệnh ChatGPT sau:
Thư giới thiệu chuyên nghiệp cơ bản
Viết thư giới thiệu cho [Tên], người đã làm việc ở vị trí [Chức vụ] tại [Công ty] từ [Thời gian]. Nêu bật kỹ năng của họ trong [Các lĩnh vực cụ thể như quản lý dự án, giao tiếp, chuyên môn kỹ thuật], thành tích nổi bật bao gồm [Kết quả đo lường được], và các đặc điểm tính cách như [Đáng tin cậy, sáng tạo, lãnh đạo]. Thư này dành cho [Đơn xin việc/thăng chức] trong [Ngành nghề].
Thư giới thiệu học thuật cho trường cao học
Viết thư giới thiệu cho học sinh của tôi [Tên] đang ứng tuyển vào [Chương trình cụ thể] tại [Trường đại học]. Họ đã xuất sắc trong [Tên môn học], thể hiện kỹ năng [Phân tích/nghiên cứu/viết] mạnh mẽ và hoàn thành [Luận văn/dự án nghiên cứu/học tập độc lập]. Bao gồm điểm GPA [Số], vai trò lãnh đạo trong [Các tổ chức sinh viên], các bài báo hoặc bài thuyết trình, và tiềm năng thành công trong [Lĩnh vực học tập].
🔍 Bạn có biết? Tại Đức, có một hệ thống rất chính thức và được quy định chặt chẽ cho thư giới thiệu việc làm (gọi là Arbeitszeugnis). Ngay cả những đánh giá tiêu cực cũng được diễn đạt bằng ngôn ngữ ngoại giao cẩn thận (hoặc euphemistic).
Thư giới thiệu học bổng
Viết thư giới thiệu cho [Tên] ứng tuyển học bổng [Tên học bổng]. Nêu bật thành tích học tập xuất sắc (GPA: [Số], thứ hạng lớp: [Vị trí]), nhu cầu tài chính, hoạt động cộng đồng bao gồm [Hoạt động cụ thể], vai trò lãnh đạo trong [Tổ chức], và cách học bổng này sẽ giúp họ đạt được [Mục tiêu].
⚙️ Bonus: Nắm vững cách viết lời giới thiệu trên LinkedIn để thể hiện tác động, nhấn mạnh điểm mạnh một cách rõ ràng và viết lời khen ngợi nổi bật.
Thư giới thiệu cho vị trí nghiên cứu
Viết thư giới thiệu cho [Tên] ứng tuyển vào vị trí nghiên cứu/học bổng. Chi tiết về kinh nghiệm nghiên cứu của họ trong [Lĩnh vực cụ thể], các phương pháp nghiên cứu họ đã thành thạo, các công trình đã công bố (Danh sách tiêu đề), bài thuyết trình tại hội nghị, kinh nghiệm viết đề xuất tài trợ, kỹ năng hợp tác, và những đóng góp sáng tạo cho [Lĩnh vực].
🧠 Thú vị: Năm 1534, nhà nhân văn Juan Luis Vives đã xuất bản ‘De conscribendis epistolis’ ( ‘Về việc viết thư ’), trong đó hướng dẫn cách viết các loại thư khác nhau — bao gồm đơn xin, lời chúc mừng, lời an ủi, v.v.
Lời khuyên về thay đổi nghề nghiệp
Viết thư hỗ trợ việc chuyển đổi của [Tên] từ [Lĩnh vực hiện tại] sang [Lĩnh vực mới]. Nêu bật các kỹ năng có thể chuyển đổi như [Ví dụ], các khóa học hoặc chứng chỉ liên quan trong [Lĩnh vực mới], niềm đam mê được thể hiện qua [Công việc tình nguyện/dự án], và các phẩm chất giúp họ thích nghi, chẳng hạn như [Khả năng học hỏi nhanh, sự kiên cường].
Giới hạn khi sử dụng ChatGPT để viết thư giới thiệu
Điều quan trọng là phải hiểu những việc ChatGPT không thể làm khi tạo thư giới thiệu, để bạn có thể tìm cách khắc phục.
Những giới hạn chính cần lưu ý:
- Sản xuất thư chung chung: Nếu không có thông tin chi tiết, AI sẽ tạo ra ngôn ngữ theo công thức, nghe giống như mọi thư giới thiệu khác, điều này làm giảm tác động.
- Không có quyền truy cập vào dữ liệu hiệu suất thực tế: ChatGPT không thể truy xuất điểm số thực tế, kết quả dự án, số liệu bán hàng hoặc thành tích đã được xác minh; bạn phải cung cấp tất cả thông tin, và bất kỳ lỗi nào trong đầu vào của bạn sẽ được phản ánh trong đầu ra.
- Thiếu tính chân thực cảm xúc: Trí tuệ nhân tạo (AI) gặp khó khăn trong việc nắm bắt sự nhiệt tình chân thành, đánh giá tính cách tinh tế và kết nối cá nhân mà các nhà đánh giá tìm kiếm trong những lời giới thiệu mạnh mẽ.
- Cần chỉnh sửa đáng kể: Bạn sẽ cần dành thời gian để bổ sung chi tiết cụ thể, điều chỉnh giọng điệu và đảm bảo thư thực sự phản ánh mối quan hệ của bạn với ứng viên.
🧠 Thú vị: Trong thời Trung Cổ, có một môn học chính thức gọi là ars dictaminis (tiếng Latin có nghĩa là ‘nghệ thuật viết thư ’) dạy mọi người cách viết các loại thư chính thức, bao gồm thư giới thiệu, thư giới thiệu bản thân và các biểu mẫu thư từ khác. Những quy tắc này liên quan đến cấu trúc, cách diễn đạt và giọng điệu đạo đức, được rút ra từ truyền thống tu từ học.
Cách ClickUp Giúp Bạn Viết Thư Giới Thiệu Tốt Hơn
ChatGPT chắc chắn có thể giúp bạn viết thư giới thiệu.
Tuy nhiên, bạn sẽ cần sao chép và dán mô tả công việc, danh sách công việc, chi tiết dự án và tải lên các ghi chú về hiệu suất trước khi bắt đầu. Đó là một lượng công việc khá lớn, thật mệt mỏi.
ClickUp có điểm khác biệt. Là giải pháp thay thế ChatGPT tốt nhất cho các tác vụ văn phòng, ClickUp đã nắm rõ không gian làm việc của bạn. Cuối cùng, đây là ứng dụng toàn diện cho công việc, kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện - tất cả đều được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Dưới đây là cái nhìn chi tiết về cách ClickUp giúp bạn viết thư giới thiệu tốt hơn. ✍️
Bắt đầu soạn thảo mà không cần nhìn chằm chằm vào trang giấy trống
Khi bắt đầu viết thư, bạn cần đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thành tích, chỉ số, kết quả dự án và đặc điểm tính cách nào. Bạn cần tập hợp tất cả thông tin này vào một nơi để tạo nên một câu chuyện mạnh mẽ.
ClickUp Docs cung cấp cho bạn một không gian soạn thảo tự nhiên và linh hoạt. Nó hỗ trợ định dạng văn bản phong phú và chỉnh sửa trực tuyến cộng tác, hoàn hảo cho trường hợp ứng viên muốn chia sẻ ý kiến của họ trước khi bạn gửi thư giới thiệu.
Giả sử bạn đang viết thư giới thiệu cho Jordan Mitchell, người đã dẫn dắt một chiến dịch giữ chân khách hàng. Bạn tạo một tài liệu, thêm một phần có tiêu đề ‘Các thành tựu chính’, in đậm tỷ lệ tăng giữ chân khách hàng 12% của anh ấy và chèn một ví dụ nổi bật. Nó thậm chí còn cho phép bạn thêm một bảng nhỏ theo dõi tên dự án, chỉ số và các liên kết hỗ trợ.
ClickUp Brain được tích hợp trực tiếp trong tài liệu này. Nó hoạt động như một đối tác viết lách của bạn, đọc tất cả thông tin kết nối với công việc của Jordan, bao gồm các công việc, bình luận, tệp đính kèm và ghi chú dự án trước đó. Bằng cách lấy thông tin từ ngữ cảnh, nó soạn thảo mọi thứ anh ấy cần mà không cần thiết kế lệnh bổ sung.
Bạn có thể đánh dấu các điểm chính như “Thiết kế lại bảng điều khiển giữ chân khách hàng”, “Giảm thời gian báo cáo thủ công”, và “Xác định các phân khúc khách hàng rời bỏ trong quý 2”, sau đó yêu cầu ClickUp Brain chuyển chúng thành một đoạn văn bản gọn gàng. Một cú nhấp chuột sẽ chèn trực tiếp vào tài liệu. Một cú nhấp chuột khác sẽ chỉnh sửa lại để đảm bảo tính nhất quán về giọng điệu.
📌 Ví dụ về yêu cầu: Chuyển các điểm liệt kê này thành một đoạn văn giới thiệu gồm năm câu, tập trung vào những thành tựu có thể đo lường được và duy trì giọng điệu thân thiện với quá trình tuyển sinh.
Giữ mọi yêu cầu viết thư giới thiệu được tổ chức gọn gàng để không bỏ sót bất kỳ điều gì
Trong mùa cao điểm tuyển sinh, các yêu cầu thư giới thiệu xuất hiện trong email, tin nhắn, lời nhắc nhở qua tin nhắn văn bản từ sinh viên, các biểu mẫu được gửi ngẫu nhiên và các cuộc hội thoại ngắn gọn trong hành lang.
Để tối ưu hóa các yêu cầu này, bạn có thể tạo một biểu mẫu ClickUp. Như vậy, sinh viên có thể nộp tất cả thông tin cần thiết trong một nơi duy nhất. Tính năng tự động hóa của ClickUp sau đó sẽ xử lý các công việc hành chính.
Giả sử Emily gửi yêu cầu thư giới thiệu MBA của cô ấy qua biểu mẫu ClickUp của bạn.
Ngay khi bài nộp/gửi của cô ấy được gửi, một quy trình tự động hóa:
- Tạo một công việc có tên ‘Emily LOR – Wharton MBA’
- Thêm ngày đáo hạn 15 tháng 1 của cô ấy làm ngày đáo hạn cho công việc.
- Gắn thẻ 'MBA' và 'Tập trung vào Lãnh đạo'
- Hoàn thành danh sách kiểm tra bao gồm soạn thảo, xem xét nội bộ và kiểm tra cuối cùng.
- Giao nhiệm vụ cho người đánh giá khi bản nháp chuyển sang trạng thái ‘Cần đánh giá’.
- Gửi cho bạn lời nhắc nhở ClickUp 48 giờ trước hạn chót.
Hoặc bạn có thể thêm Trợ lý AI soạn email vào quy trình làm việc của mình tại thời điểm này, trợ lý này sẽ tự động tạo ra bản nháp đầu tiên cho bạn!
Sử dụng nhiều mô hình AI mà không cần chuyển đổi công cụ
Đôi khi bạn muốn tận dụng các điểm mạnh khác nhau của AI cho các phần khác nhau trong thư của mình.
ChatGPT cho giọng điệu chuyên nghiệp, Claude cho cấu trúc bài viết dài, và Gemini cho việc phân tích dữ liệu kỹ thuật. Thông thường, bạn sẽ phải chuyển đổi giữa các công cụ cho đến khi trình duyệt của bạn trở thành một mớ hỗn độn, còn được gọi là " AI Sprawl".
Nhưng với ClickUp Brain, bạn không cần phải làm điều đó nữa.
Ví dụ, Ava vừa hoàn thành dự án tốt nghiệp về học máy. Thư mục Drive của cô ấy chứa sổ tay Jupyter và báo cáo cuối cùng. Thư mục SharePoint của cô ấy chứa ghi chú cuộc họp nhóm. Brain gom cả hai vào một chuỗi trò chuyện.
Bạn có thể chọn Claude để phân tích báo cáo dài, chuyển sang Gemini để phân tích chi tiết về độ chính xác của mô hình, sau đó chuyển sang ChatGPT để hoàn thiện đoạn văn cuối cùng về giọng điệu.
Nói ra ý tưởng của bạn
ClickUp Brain MAX tích hợp tất cả các tính năng này vào một ứng dụng máy tính độc lập và tối ưu hóa năng suất làm việc bằng giọng nói.
Bởi vì một số suy nghĩ rõ ràng nhất của bạn sẽ xuất hiện khi bạn kể lại câu chuyện một cách rõ ràng. Bạn nghĩ về thời điểm Marcus Hill xử lý một sự cố máy chủ trực tiếp vào lúc 2 giờ sáng, hướng dẫn một kỹ sư cấp dưới qua quy trình gỡ lỗi từng bước một, và giữ cho toàn bộ nhóm bình tĩnh trong khi hệ thống phục hồi.
Viết toàn bộ giải thích sẽ làm chậm tiến độ của bạn, làm mất đi cảm xúc trong cách trình bày và biến một ký ức sống động thành những câu văn khô khan không thể truyền tải được điều gì đã khiến phản hồi của Marcus trở nên ấn tượng.
Chức năng "Talk to Text" trong ClickUp Brain MAX giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép bạn nói tự nhiên và chuyển đổi giọng nói thành văn bản ngay lập tức.
Nhấn phím tắt và bắt đầu trò chuyện như khi bạn giải thích câu chuyện của Marcus cho đồng nghiệp qua tách cà phê. Bản ghi chép xuất hiện ngay lập tức và được sao chép vào khay nhớ tạm. Bạn có thể dán nó vào tài liệu của mình, đánh dấu ý chính và yêu cầu ClickUp Brain MAX định hình nó thành một đoạn văn phù hợp với kỳ vọng của viên chức tuyển sinh.
Một người đánh giá trên G2 chia sẻ:
ClickUp Brain MAX đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của tôi. Cách nó kết hợp nhiều mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) trên một nền tảng giúp phản hồi nhanh hơn và đáng tin cậy hơn, và tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản trên toàn nền tảng là một công cụ tiết kiệm thời gian đáng kể. Tôi cũng rất đánh giá cao tính bảo mật cấp doanh nghiệp, mang lại sự an tâm khi xử lý thông tin nhạy cảm. Điều nổi bật nhất là cách nó giúp tôi loại bỏ những thông tin không cần thiết và suy nghĩ rõ ràng hơn — dù là tóm tắt cuộc họp, soạn thảo nội dung hay brainstorming ý tưởng mới. Nó giống như có một trợ lý AI tất cả trong một, thích ứng với mọi nhu cầu của tôi.
ClickUp Brain MAX đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của tôi. Cách nó kết hợp nhiều mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) trên một nền tảng giúp phản hồi nhanh hơn và đáng tin cậy hơn, và tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản trên toàn nền tảng là một công cụ tiết kiệm thời gian đáng kể. Tôi cũng rất đánh giá cao tính bảo mật cấp doanh nghiệp, mang lại sự an tâm khi xử lý thông tin nhạy cảm. Điều nổi bật nhất là cách nó giúp tôi loại bỏ những thông tin không cần thiết và suy nghĩ rõ ràng hơn — dù là tóm tắt cuộc họp, soạn thảo nội dung hay brainstorming ý tưởng mới. Nó giống như có một trợ lý AI tất cả trong một, thích ứng với mọi nhu cầu của tôi.
🔍 Bạn có biết? Một trong những lá thư quan trọng còn tồn tại lâu đời nhất là De litteris colendis, được viết bởi (hoặc thay mặt) Hoàng đế Charlemagne gửi cho Tu sĩ Baugulf, vào khoảng thế kỷ 8-9. Lá thư này kêu gọi việc giáo dục cho giới tu sĩ vì nhiều người trong số họ không biết chữ, cho thấy cách thư từ được sử dụng để định hình chính sách và cải cách.
Cấu trúc cho thư giới thiệu
Một thư giới thiệu được tổ chức tốt tuân theo một cấu trúc có thể dự đoán được, giúp người đọc dễ dàng đánh giá ứng viên một cách nhanh chóng.
Thông thường, điều này trông như sau:
- Đoạn mở đầu: Nêu rõ mối quan hệ của bạn với ứng viên, thời gian bạn đã biết họ và trong vai trò nào. Bạn cũng nên bao gồm một lời khen ngợi ngay lập tức để thể hiện mức độ nhiệt tình của mình.
- Các đoạn văn chính (2-3): Mỗi đoạn văn nên tập trung vào một điểm mạnh hoặc kỹ năng cụ thể. Sử dụng ví dụ cụ thể với kết quả đo lường được khi có thể. Đề cập đến các kỹ năng liên quan đến vị trí mà họ đang ứng tuyển (khả năng học thuật cho trường cao học, kỹ năng lãnh đạo cho vai trò quản lý, kỹ năng chuyên môn cho các vị trí chuyên môn).
- Đánh giá tính cách: Dành không gian để đề cập đến các phẩm chất cá nhân như tính trung thực, tinh thần làm việc, kỹ năng hợp tác hoặc sự kiên cường. Những kỹ năng mềm này thường giúp phân biệt các ứng viên có trình độ tương đương.
- So sánh: Nếu phù hợp, hãy chỉ ra vị trí của người này so với những người khác mà bạn đã làm việc cùng (‘top 5% sinh viên mà tôi đã giảng dạy’ hoặc ‘một trong những nhà quản lý dự án xuất sắc nhất trong nhóm của tôi’)
- Đoạn kết: Tăng cường lời giới thiệu của bạn bằng một tuyên bố hỗ trợ rõ ràng và đề nghị cung cấp thêm thông tin bằng cách thêm thông tin liên hệ của bạn.
- Chữ ký chuyên nghiệp: Bao gồm tiêu đề, cơ quan/công ty, số điện thoại và địa chỉ email để xác lập uy tín.
🔍 Bạn có biết? Ở một số nơi (đặc biệt là tại Hoa Kỳ), luật về hồ sơ công khai cho phép mọi người truy cập vào các thư giới thiệu đã được nộp cho việc tuyển dụng, thăng chức hoặc nhập học học thuật.
Mẫu thư giới thiệu cho các tình huống phổ biến
Sử dụng mẫu thư giới thiệu phù hợp với tình huống cụ thể của bạn sẽ giúp quá trình viết trở nên thuận lợi hơn và đảm bảo bạn bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết.
Dưới đây là các mẫu đã được kiểm chứng cho các tình huống phổ biến nhất. 📝
1. Mẫu thư giới thiệu chương trình đại học đơn giản và hiệu quả của Canva
Mẫu này bao gồm tiêu đề tổ chức của bạn ở phần đầu, tiếp theo là ngày tháng và thông tin người nhận. Phần nội dung được chia thành ba phần rõ ràng.
Đầu tiên, phần mở đầu cần xác định mối quan hệ của bạn với học sinh và chương trình mà họ đang ứng tuyển, tiếp theo là hai đến ba đoạn văn nhấn mạnh điểm mạnh học thuật và phẩm chất cá nhân của họ, kèm theo các ví dụ cụ thể. Phần kết thúc cần củng cố sự ủng hộ của bạn đồng thời đề nghị cung cấp thêm thông tin nếu cần.
🧠 Thú vị: Cicero, nhà hùng biện nổi tiếng của La Mã, đã viết thư giới thiệu các khách hàng trẻ cho bạn bè của mình. Tuy nhiên, ông thường nhấn mạnh rằng việc liên kết với ông (Cicero) sẽ mang lại lợi ích cho ông, chứ không chỉ cho người mà ông đang giới thiệu.
2. Mẫu thư giới thiệu cho việc thăng chức do AIHR cung cấp
Định dạng thư giới thiệu nội bộ bắt đầu bằng tên, tiêu đề và thông tin công ty của bạn, tiếp theo là địa chỉ trực tiếp đến người ra quyết định. Đoạn đầu tiên nêu rõ tên nhân viên, vị trí hiện tại và vị trí thăng chức mà bạn đề xuất cho họ, cùng với mối quan hệ công việc của bạn.
Điểm mạnh của mẫu này là tập trung vào tiềm năng lãnh đạo và sự sẵn sàng cho trách nhiệm cao hơn. Đoạn kết thúc cung cấp một lời khuyên mạnh mẽ và bao gồm thông tin liên hệ của bạn để trả lời các câu hỏi tiếp theo, duy trì giọng điệu ấm áp nhưng chuyên nghiệp suốt toàn bộ nội dung.
3. Mẫu thư giới thiệu cho học bổng của Template. net
Mẫu thư giới thiệu học bổng này có phần thương hiệu chuyên nghiệp ở đầu, tiếp theo là tiêu đề và ngày tháng rõ ràng. Phần mở đầu thu hút sự chú ý ngay lập tức, hướng đến ban giám khảo học bổng với ngôn ngữ mạnh mẽ và nhiệt tình về lý do tại sao học sinh này xứng đáng được xem xét.
Sau đó, nó sẽ đi qua hồ sơ học tập của họ một cách mượt mà, nhấn mạnh các thành tích cụ thể và điểm số chứng minh khả năng trí tuệ. Mẫu này là lựa chọn tốt vì nó cân bằng giữa sự chuyên nghiệp và sự ủng hộ chân thành, giúp bạn đưa ra lập luận cảm xúc bên cạnh lập luận dựa trên sự thật.
🔍 Bạn có biết? Hiệp hội Lịch sử Hoa Kỳ (AHA) khuyến nghị các ủy ban tuyển dụng không yêu cầu thư giới thiệu cho đến sau vòng sàng lọc ban đầu. Điều này nhằm giảm bớt gánh nặng cho người viết thư và tiết kiệm thời gian và chi phí cho ứng viên.
4. Thư giới thiệu cho đơn xin visa theo mẫu của Template. net
Mẫu thư giới thiệu cho đơn xin visa này đi thẳng vào vấn đề: bạn đang giới thiệu người này cho visa của họ và giải thích mối quan hệ của bạn với họ. Từ đó, nó đi qua các bằng cấp học vấn và kinh nghiệm chuyên môn của họ, với các ví dụ cụ thể về công việc của họ và thành tích có thể đo lường được để chứng minh năng lực của họ.
Điểm quan trọng ở đây là làm rõ tại sao chuyên môn của họ lại quan trọng và giá trị mà họ mang lại. Thư kết thúc bằng một lời khen ngợi tự tin và đề nghị trả lời các câu hỏi tiếp theo.
Mẹo và Thực hành Tốt nhất cho Thư Giới thiệu Mạnh mẽ
Ngoài việc sử dụng AI như một công cụ soạn thảo, thư giới thiệu hiệu quả đòi hỏi các chiến lược giúp ứng viên nổi bật.
Dưới đây là các kỹ thuật đã được chứng minh để nâng cao chất lượng thư giới thiệu của bạn. 👇
- Sử dụng phương pháp STAR cho ví dụ: Cấu trúc các câu chuyện cá nhân của bạn bằng cách sử dụng ‘Tình huống, Công việc, Hành động và Kết quả’ để cung cấp bằng chứng cụ thể về khả năng của ứng viên.
- Thực hiện bài kiểm tra cụ thể: Viết lại câu của bạn nếu nó có thể mô tả 50 sinh viên khác đang ứng tuyển và thay thế bằng các chi tiết cụ thể (số liệu, dự án, trích dẫn thực tế).
- Bao gồm câu chuyện 'thất bại dẫn đến thành công': Thêm các ví dụ ngắn gọn về cách ứng viên đối phó với khó khăn để thể hiện tính cách của họ một cách rõ ràng hơn.
- Bắt đầu bằng điểm mạnh nhất của bạn: Mở đầu bằng quan sát thuyết phục nhất của bạn hoặc điểm nổi bật của ứng viên để ngay lập tức thu hút sự chú ý.
- Sử dụng các tiêu chuẩn so sánh: So sánh với các cựu sinh viên thành công, nhà nghiên cứu đã công bố hoặc chuyên gia trong trường để cung cấp cho người đánh giá một tiêu chuẩn tham chiếu có ý nghĩa.
🔍 Bạn có biết? Nghệ thuật viết thư (được gọi là epistolography) là một thể loại tu từ học phát triển cao trong thời kỳ La Mã và Byzantine sau này.
Các vấn đề về đạo đức, bảo mật và chính sách
Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để soạn thảo thư giới thiệu đi kèm với những trách nhiệm riêng.
Nghiên cứu từ Foundry10 cho thấy 31% giáo viên đã sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) tạo sinh khi viết thư giới thiệu, chủ yếu để brainstorm các điểm chính, cải thiện độ rõ ràng và điều chỉnh giọng điệu. Điều này cho thấy AI đã trở thành một phần của quá trình viết thư giới thiệu trong thực tiễn hàng ngày.
Tuy nhiên, việc áp dụng này làm gia tăng rủi ro về bảo mật và quản lý dữ liệu. Nghiên cứu của Stanford cho thấy nhiều nhà cung cấp AI lưu trữ văn bản do người dùng gửi, ghi lại dữ liệu từ cuộc hội thoại và có thể sử dụng các đầu vào này để đào tạo các mô hình tương lai. Điều này khiến thông tin của sinh viên, như điểm trung bình (GPA), giải thưởng và câu chuyện cá nhân, trở nên dễ bị tổn thương nếu giáo viên dán trực tiếp vào hệ thống AI.
Có nhu cầu rõ ràng về các quy định tổ chức cụ thể về dữ liệu nào có thể được tải lên và các công cụ nào đáp ứng tiêu chuẩn tuân thủ.
Sự thiên vị vẫn là một vấn đề song song. Báo cáo của PMC ghi chú rằng AI có thể giảm thiểu sự biến động chủ quan trong thư giới thiệu bằng cách tiêu chuẩn hóa ngôn ngữ, nhưng sự thiên vị trong dữ liệu đào tạo vẫn có thể củng cố sự bất bình đẳng nếu các nhà giáo dục dựa vào ngôn ngữ mẫu mà không kiểm tra lại.
Cách tiếp cận có trách nhiệm nhất là kết hợp việc soạn thảo có sự hỗ trợ của AI với việc chỉnh sửa của con người để đảm bảo ngữ cảnh, sự tinh tế và công bằng, đảm bảo thư giới thiệu vẫn chính xác, cá nhân hóa và an toàn về mặt đạo đức.
Đây là lời khuyên: Hãy sử dụng ClickUp!
Viết một thư giới thiệu mạnh mẽ bắt đầu từ việc làm rõ các ví dụ, cấu trúc và mục đích.
ChatGPT giúp bạn vượt qua trang giấy trống, nhưng bạn vẫn phải tự mình thực hiện công việc thực sự: lựa chọn các câu chuyện, bổ sung bối cảnh và tạo ra một lời khen ngợi chân thành mang đậm chất con người.
ClickUp mở rộng quy trình này. Tại đây, bạn làm việc trong một không gian làm việc đã chứa sẵn thông tin cần thiết. Bạn soạn thảo trong Tài liệu, tinh chỉnh với ClickUp Brain, Brain MAX và Talk to Text, và duy trì mọi yêu cầu được tổ chức gọn gàng với tự động hóa mà không mất thời gian.
Đừng chờ đợi thông báo chính thức. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! ✅