Làm thế nào để tích hợp các công cụ quản lý dự án với các nền tảng nhắn tin?

Đây là một quan điểm táo bạo: Công việc ngày nay đang gặp vấn đề.

Hơn 60% thời gian của chúng ta bị lãng phí khi chia sẻ, tìm kiếm và cập nhật dữ liệu dự án trên các công cụ không kết nối. Kết quả? Thời gian bị lãng phí và năng suất giảm sút.

Tuy nhiên, bằng cách tích hợp các công cụ quản lý dự án với các nền tảng nhắn tin tức thời, bạn có thể tạo ra một không gian làm việc kết nối, tập trung các cập nhật, công việc và cuộc hội thoại.

Hãy tưởng tượng bạn có thể tra cứu thông tin về dòng thời gian dự án, trạng thái hoặc các rào cản chỉ bằng cách đặt câu hỏi. Đó chính là sự tiện lợi thực sự!

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tìm hiểu cách tích hợp các công cụ quản lý dự án với các nền tảng nhắn tin và trình bày các bước cần thực hiện trong quá trình này.

Tại sao việc tích hợp công cụ quản lý dự án với nền tảng nhắn tin lại quan trọng?

Cuộc trao đổi sau đây trên Reddit giữa một nhà sáng lập startup và một chuyên gia đã chỉ ra những hạn chế của quản lý dự án hiện đại.

Đúng vậy, các công việc trong tin nhắn có thể bị mất. Nhưng câu hỏi quan trọng hơn là làm thế nào để bạn có thể dễ dàng tránh điều đó. Ví dụ, tôi nhận được một tin nhắn iMessage với một việc cần làm. Quy trình làm việc của bạn để chuyển việc đó từ iMessages sang ứng dụng là gì?

Đây là khoảng cách hàng ngày mà các nhà quản lý dự án nhận ra giữa các công cụ giao tiếp và phần mềm quản lý dự án, dẫn đến các hành động quan trọng bị mắc kẹt trong các chủ đề trò chuyện.

Giải pháp cho vấn đề này là tích hợp công cụ quản lý dự án của bạn với các nền tảng nhắn tin, điều này giải quyết ba vấn đề lớn:

✅ Tập trung tất cả giao tiếp trong các kênh chuyên dụng, giúp dễ dàng đang theo dõi tiến độ và duy trì sự đồng bộ.

✅ Giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh bằng cách quản lý cập nhật, tạo kế hoạch dự án, phân công công việc và truy cập tệp mà không cần rời khỏi nền tảng giao tiếp của bạn.

✅ Chuyển tiếp thông báo tự động hóa từ phần mềm quản lý dự án của bạn sang các ứng dụng nhắn tin để cập nhật tiến độ công việc, giảm thiểu các tác vụ lặp lại, các rào cản hoặc thay đổi trong công việc.

✅ Nâng cao sự tham gia của các bên liên quan bằng cách cung cấp cho họ hiển thị về tiến độ dự án và quản lý các cập nhật dự án trực tiếp thông qua các kênh quen thuộc.

✅ Tăng cường sự hợp tác trong môi trường làm việc bằng cách cho phép toàn bộ nhóm truy cập vào các cập nhật và tài liệu chia sẻ tại một nơi duy nhất.

Các nền tảng nhắn tin phổ biến để tích hợp

Cuộc trò chuyện có giá trị hơn nhiều so với những gì chúng ta thường cho nó tín dụng.

Đây là những không gian nơi kế hoạch thay đổi, ưu tiên phát triển và mục tiêu dự án được định nghĩa lại. Khi những cuộc hội thoại này không được ghi lại, nó tạo ra sự thiếu kết nối giữa các nhóm và lãnh đạo.

Đó là lý do tại sao việc tích hợp các nền tảng nhắn tin hiệu quả nhất là quan trọng để đảm bảo sự đồng bộ thời gian thực. Dưới đây là các nền tảng phổ biến nhất mà bạn nên tập trung vào:

Microsoft Teams (Phù hợp nhất cho các quy trình làm việc thống nhất của Microsoft 365)

Đối với các công ty hoạt động trong hệ sinh thái Microsoft, Teams cung cấp mức độ tích hợp sâu nhất. Để tích hợp với các công cụ như dự án cho web hoặc Planner, bạn chỉ cần thêm chúng dưới dạng một tab mới trực tiếp trong kênh nhóm.

Điều này biến kênh thành một trung tâm dự án thực sự, nơi lưu trữ tệp (OneDrive/SharePoint), cuộc hội thoại và danh sách công việc chính thức đều hiển thị trên cùng một màn hình. Mục tiêu là sự thống nhất hoàn toàn: bạn không bao giờ phải rời khỏi giao diện nhóm để cập nhật trạng thái công việc hoặc kiểm tra lộ trình.

Các tính năng nổi bật của Microsoft Teams

Giới hạn của Microsoft Teams

Giá cả của Microsoft Teams nhóm

Đánh giá và nhận xét về nhóm Microsoft Teams

Người dùng thực tế đang nói gì về Microsoft Teams?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Với nền tảng này, bạn có thể thực hiện cuộc gọi video và tổ chức cuộc họp cho cả công việc và học tập. Nó cũng cho phép bạn chia sẻ tệp, quản lý công việc và đồng bộ lịch với đồng nghiệp, tất cả trong một ứng dụng duy nhất. Theo ý kiến của tôi, nền tảng này đặc biệt phù hợp cho việc lên lịch các cuộc họp công việc khi đội ngũ cần họp trực tuyến, loại bỏ nhu cầu di chuyển đến văn phòng. Nó đặc biệt hữu ích khi các thành viên tham gia nằm ở các địa điểm khác nhau trên thế giới, vì nó giúp tiết kiệm cả thời gian và chi phí. Microsoft Teams rất dễ sử dụng và có giao diện đẹp mắt.

2. Slack (Phù hợp nhất để chuyển đổi cuộc hội thoại thành công việc)

Slack được ưa chuộng nhờ khả năng tích hợp vì công cụ này được thiết kế để trở thành hệ thống trung tâm điều khiển cho tất cả các ứng dụng riêng lẻ của bạn. Việc tích hợp với các công cụ quản lý dự án như Asana, ClickUp hoặc Jira thường được hoàn thành thông qua App Directory, chỉ mất vài cú nhấp chuột.

Trường hợp sử dụng tốt nhất là chuyển đổi trò chuyện thành hành động: một thành viên trong nhóm có thể sử dụng lệnh tắt hoặc phản ứng emoji để ngay lập tức chuyển một tin nhắn (“Ai đó có thể theo dõi báo giá của khách hàng không?”) thành thẻ công việc, đảm bảo mọi mục được ghi nhận mà không cần rời khỏi chủ đề cuộc hội thoại.

Các tính năng nổi bật của Slack

Giới hạn của Slack

Giá cả của Slack

Đánh giá và nhận xét về Slack

Người dùng thực tế nói gì về Slack?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Slack cung cấp một nền tảng giao tiếp tiên tiến, hiện đại và hợp tác, kết nối các nhóm/đội ngũ có kích thước bất kỳ cần một nền tảng dễ truy cập cho giao tiếp hàng ngày. Khả năng tích hợp dễ dàng là lý do chính khiến chúng tôi chọn Slack, chúng tôi kết nối với Asana để phối hợp hợp tác dự án, đang theo dõi tiến độ hoàn thành công việc và quản lý dòng thời gian dự án. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng cung cấp hướng dẫn chi tiết để triển khai phần mềm trên nhiều thiết bị như máy tính công việc và điện thoại cá nhân, mang lại sự linh hoạt trong việc truy cập từ bất kỳ đâu. Sử dụng Slack hàng ngày mang lại nhiều lợi ích như chia sẻ tin tức và thông tin chính xác, chuyển file bảo mật và giao tiếp nhanh chóng.

3. Zoom Trò Chuyện (Phù hợp nhất để hiển thị trạng thái dự án giữa các cuộc họp)

Mặc dù Zoom nổi tiếng với tính năng video, nhưng tính năng trò chuyện của nó được thiết kế để duy trì sự tương tác sau cuộc họp. Việc tích hợp với các công cụ quản lý dự án đã hoàn thành thông qua Zoom App Marketplace.

Con đường tích hợp đơn giản nhất là sử dụng Zoom Chat làm trung tâm thông báo: bạn kết nối các ứng dụng như Trello hoặc Asana để các cập nhật công việc (ví dụ: “Công việc X đã hoàn thành” hoặc “Hạn chót đã thay đổi”) xuất hiện dưới dạng thông báo thời gian thực ngay trong kênh trò chuyện chuyên dụng cho dự án. Điều này giúp trạng thái dự án luôn hiển thị tại nơi nhóm của bạn đã quen thuộc với việc trò chuyện.

Các tính năng nổi bật của trò chuyện Zoom

Giới hạn của trò chuyện Zoom

Giá dịch vụ Zoom trò chuyện

Đánh giá và nhận xét về trò chuyện Zoom

Người dùng thực tế đang nói gì về Zoom Trò Chuyện?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Trong tổ chức của chúng tôi, chúng tôi đã chọn Zoom Workplace làm trung tâm cho các nỗ lực hợp tác kỹ thuật số. Nền tảng này cho phép chúng tôi chuyển đổi mượt mà giữa các cuộc họp video, không gian làm việc chia sẻ và các công việc quản lý dự án, đồng thời duy trì bối cảnh của các cuộc thảo luận. Nhờ sự tích hợp này, chúng tôi không còn phải đối mặt với tình trạng phân mảnh công cụ từng làm gián đoạn năng suất của chúng tôi.

4. Discord (Phù hợp nhất cho các thông báo trạng thái đơn giản và tức thì trên các nhóm làm việc phân tán)

Discord là một nền tảng không chính thức nhưng mạnh mẽ cho giao tiếp nhanh chóng, và quá trình tích hợp của nó thường dựa vào các công cụ tự động hóa như Zapier hoặc các Webhooks tùy chỉnh.

Vì Discord không có thư viện ứng dụng tích hợp sẵn (App Directory) như Slack, việc tích hợp thường có nghĩa là cài đặt một kênh một chiều: khi một công việc được cập nhật trong công cụ quản lý dự án của bạn (như ProjectManager hoặc Trello), một thông báo đơn giản sẽ tự động được đẩy vào một kênh Discord cụ thể.

Điều này hoàn hảo cho các nhóm làm việc từ xa cần các thông báo trạng thái nhanh chóng và linh hoạt trên nền tảng giao tiếp ưa thích của họ.

Các tính năng nổi bật của Discord

Giới hạn của Discord

Giá cả của Discord

Đánh giá và nhận xét về Discord

Người dùng thực tế nói gì về Discord?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Discord là cánh cửa mở ra vô vàn khả năng. Có hàng nghìn, hàng nghìn máy chủ mà bạn có thể tham gia, với chương trình là trung tâm của tất cả. Tôi đảm bảo với bạn rằng có một máy chủ cho mọi thứ bạn quan tâm. Game, Thể thao, Âm nhạc, đều có máy chủ dành cho những điều đó. Đây thực sự là người kế thừa tinh thần của tin nhắn tức thì! Bạn có thể kết nối tài khoản mạng xã hội của mình. Bạn có thể kết nối email của mình. Discord hỗ trợ những người cần giúp đỡ VÀ nó rất dễ sử dụng. Tất cả điều này hoàn toàn miễn phí! Bạn không cần phải trả bất kỳ khoản phí nào để sử dụng Discord!

5. Google Trò Chuyện (Phù hợp nhất cho việc tạo/lập công việc theo ngữ cảnh trong Google Workspace)

Tích hợp với Google Chat mạnh mẽ nhất khi tận dụng các tính năng tự động hóa có sẵn trong Google Không gian Làm việc hoặc kết nối thông qua các công cụ như Zapier. Mục tiêu là giữ cho các cuộc thảo luận dự án gắn liền với tài liệu và công việc của bạn. Bạn có thể cài đặt “Spaces” (nhóm chat) cho các dự án cụ thể và mời “Bots” để quản lý tích hợp.

Chức năng chính là đồng bộ hóa dữ liệu: một bot có thể tự động cập nhật một công việc trong Asana mỗi khi có lệnh được thực thi trong Chat Space, hoặc đăng thông báo khi một tài liệu quan trọng được thay đổi trong Google Drive, đảm bảo rằng cuộc hội thoại và công việc luôn được kết nối.

Các tính năng nổi bật của trò chuyện Google

Giới hạn của Google trò chuyện

Giá cả của Google trò chuyện

Đánh giá và nhận xét về trò chuyện của Google

Người dùng thực tế đang nói gì về Google Chat?

Một đánh giá của người dùng cho biết :

Tôi thực sự thích cách mọi thứ trong Google Không gian Làm việc được kết nối và dễ sử dụng đến vậy. Việc có Gmail, Drive, Docs, Google Meet và Calendar trên cùng một nền tảng giúp việc hợp tác trở nên trơn tru hơn. Điều tôi thích nhất là nhiều người có thể chỉnh sửa tệp tin cùng lúc và mọi thứ được tự động lưu trữ trên đám mây. Điều này cũng giúp tôi tổ chức công việc hiệu quả hơn khi làm việc với nhóm của mình.

6. RingCentral (Phù hợp nhất để kết nối cuộc gọi của khách hàng với các công việc nội bộ)

Điểm mạnh của RingCentral là thống nhất tất cả các kênh giao tiếp nội bộ và ngoại bộ (điện thoại, video và trò chuyện). Mục tiêu tích hợp của nó là đảm bảo rằng các cuộc trò chuyện với khách hàng hoặc đối tác tiềm năng qua điện thoại hoặc tin nhắn SMS không bao giờ bị tách rời khỏi hệ thống quản lý công việc nội bộ.

Bạn có thể kết nối RingCentral với các công cụ quản lý dự án và CRM như Jira hoặc ClickUp để các hành động được ghi lại tự động: ví dụ, một tin nhắn thoại liên quan đến dự án có thể kích hoạt một công việc mới trong Jira, hoặc một ghi chú được ghi lại trong cuộc gọi với khách hàng có thể được ghi lại dưới dạng bình luận trên một công việc trong ClickUp. Điều này giúp kết nối giữa các cuộc trò chuyện bên ngoài và các tác vụ nội bộ.

Các tính năng nổi bật của RingCentral

Giới hạn của RingCentral

Giá cả của RingCentral

Đánh giá và nhận xét về RingCentral

Người dùng thực tế nói gì về RingCentral?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Công cụ quản lý công việc giúp tôi theo dõi quy trình làm việc giữa các bộ phận và nhóm một cách hiệu quả. Các tính năng cuộc họp chính xác là những gì chúng tôi cần để duy trì động lực trong hoạt động kinh doanh. Tôi thực sự thích tính năng trò chuyện, và các GIF mang lại một chút vui nhộn, thoải mái. Việc có thể truy cập vào phạm vi rộng tùy chọn điện thoại và IVR giúp chúng tôi tiếp tục phát triển mà không bao giờ bỏ lỡ cuộc gọi nào. Hỗ trợ khách hàng chỉ cách một cuộc gọi hoặc một phiếu yêu cầu. Luôn thân thiện và chu đáo.

Đối với chúng tôi, việc có được tầm nhìn toàn diện về dự án theo cách phù hợp với mọi phong cách và sở thích học tập là điều vô cùng quan trọng. ClickUp cũng cho phép tích hợp với Slack và Gmail, giúp công việc của chúng tôi được tổ chức một cách trơn tru giữa các nền tảng.

Cách tích hợp các công cụ quản lý dự án với các nền tảng nhắn tin

Bạn có thể kết nối các cuộc hội thoại với các công việc và duy trì hợp tác thời gian thực cho toàn bộ nhóm của mình chỉ với vài bước thông minh. Dưới đây là cách tích hợp công cụ quản lý công việc với nền tảng nhắn tin mà không cần thay đổi hoàn toàn hệ thống công nghệ.

Bước 1: Chọn công cụ quản lý dự án phù hợp

Trước khi xem xét việc tích hợp, bước đầu tiên là chọn một công cụ quản lý dự án hiệu quả giúp cài đặt cho nhóm của bạn đạt được thành công lâu dài trong các dự án. Quyết định này sẽ ảnh hưởng đến khả năng hợp tác và thích ứng của nhóm khi ưu tiên thay đổi.

Theo báo cáo "Pulse of the Profession" của Viện Quản lý Dự án (PMI), các nhóm hoạt động hiệu quả luôn nhấn mạnh ba yếu tố: thực hành quản lý dự án mạnh mẽ, sự ủng hộ từ lãnh đạo cấp cao và kế hoạch tài nguyên linh hoạt 🏆.

Điều đó trông như thế nào trong thực tế?

Tất cả bắt đầu từ việc chọn một công cụ cho phép đạt được mức độ trưởng thành đó. Một phần mềm quản lý dự án tốt nên cung cấp:

✅ Giao tiếp thời gian thực và thông báo khi dòng thời gian dự án thay đổi hoặc một công việc được hoàn thành.

✅ Khả năng giao công việc, để lại bình luận và gắn thẻ thành viên nhóm trực tiếp trong các công việc.

✅ Tích hợp gốc với các công cụ mà đội ngũ của bạn đã sử dụng, như Microsoft Teams, Slack và Google Chat.

✅ Tự động hóa giúp giảm bớt nhu cầu theo dõi thủ công và kiểm tra trạng thái.

Làm thế nào để thực hiện điều này với ClickUp? ClickUp được thiết kế với tính linh hoạt này. Tích hợp ClickUp-Slack cho phép bạn tạo công việc trực tiếp từ một tin nhắn, tự động gửi cập nhật trạng thái công việc đến các kênh Slack và liên kết cuộc hội thoại với công việc cụ thể đang được thảo luận.

Đối với người dùng Microsoft, việc tích hợp ClickUp vào Microsoft Teams cho phép bạn chế độ xem chi tiết công việc, đăng cập nhật và thậm chí hiển thị danh sách các công việc được giao mà không cần rời khỏi cuộc trò chuyện. Với tích hợp Google Chat của ClickUp, các nhóm sẽ nhận được thông báo dự án trực tiếp trong không gian làm việc của mình, đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ cập nhật dự án nào.

Bước 2: Cài đặt tích hợp

Sự đơn giản của các tích hợp gốc, chẳng hạn như kết nối công cụ quản lý dự án với nền tảng nhắn tin, là một trong những tính năng hấp dẫn nhất của chúng. Quy trình thiết lập cơ bản tuân theo một số bước chung, bất kể công cụ bạn đang kết nối là gì:

Hãy xem các bước chi tiết với một ví dụ: Ví dụ, nếu bạn muốn tích hợp ClickUp với Slack:

Đồng bộ hóa hoạt động của bạn giữa các nền tảng

Sau khi tích hợp, bạn có thể nhập /clickup new trong bất kỳ kênh Slack nào để chọn loại hoạt động nào cần đồng bộ: khi một công việc được tạo, khi một bình luận được thêm vào, hoặc khi một công việc quá hạn. Bạn quyết định điều gì quan trọng. Điều đó có nghĩa là ít thông tin không cần thiết, tập trung hơn và một nhóm luôn cập nhật thông tin.

Đặt các kích hoạt thông minh để tự động hóa cập nhật.

Lợi ích thực sự sẽ thể hiện khi bạn cấu hình các kích hoạt.

Bạn không cần phải đẩy mọi cập nhật vào trò chuyện. Thay vào đó, bạn có thể chọn các tác nhân kích hoạt cụ thể, chẳng hạn như:

Các tác nhân kích hoạt này giúp nhóm của bạn luôn cập nhật thông tin mà không làm tràn ngập trò chuyện với những thông tin không cần thiết. Đối tượng/kỳ/phiên bản, trong các đợt ra mắt sản phẩm, chỉ các vấn đề cấp bách hoặc công việc quá hạn mới kích hoạt cảnh báo trong kênh #launch chuyên dụng.

Bản đồ kênh cho các loại dự án để có thêm quyền kiểm soát

Để tránh quá tải thông báo, bạn có thể tạo bản đồ các kênh Slack với các không gian dự án cụ thể hoặc loại công việc.

Một công ty có thể chuyển tất cả phản hồi sáng tạo vào kênh #design-review chuyên dụng, trong khi các cập nhật quan trọng cho khách hàng được chuyển riêng tư đến #client-x. Như vậy, mỗi nhóm chỉ nhìn thấy những gì liên quan đến họ.

Tính năng này cho phép bạn quản lý các dự án phức tạp, phối hợp giữa các bộ phận và duy trì giao tiếp dự án một cách có cấu trúc và dễ tìm kiếm.

Bước 3: Tùy chỉnh thông báo và quy trình làm việc

Quá nhiều thông báo có thể làm chậm tiến độ của nhóm. Khi nền tảng nhắn tin của bạn trở thành một dòng thông báo liên tục, mọi người sẽ ngừng chú ý.

Tự động hóa các quy trình giao tiếp để có hiển thị thời gian thực.

Quản lý dự án hiệu quả đòi hỏi nhóm phải có hiển thị thời gian thực mà không bị phân tâm bởi những thông báo liên tục. Bạn cần cấu hình tích hợp để xử lý các cập nhật định kỳ một cách tự động.

Ví dụ, khi quản lý kế hoạch sprint hàng tuần, nguyên tắc tốt nhất là đảm bảo các nhà phát triển có chế độ xem rõ ràng về sự thay đổi trạng thái mà không cần chuyển đổi tab. Với ClickUp, bạn có thể dễ dàng cấu hình nền tảng để đăng trạng thái công việc trực tiếp vào kênh Slack hoặc Teams chia sẻ, đảm bảo các nhà phát triển nhận được chế độ hiển thị thời gian thực tự động.

Muốn nhận nhắc nhở chuẩn bị cho cuộc họp standup vào mỗi sáng Monday? Một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ nên có thể xử lý điều đó. Trong ClickUp, bạn chỉ cần thêm một quy trình tự động hóa để tạo danh sách kiểm tra, chỉ định người chịu trách nhiệm và gửi tin nhắn đến #sprint-planning trước khi cuộc họp standup bắt đầu.

Các tích hợp này không chỉ dừng lại ở việc cập nhật thông tin—chúng còn mang tính tương tác. Các công cụ tốt nhất cho phép bạn điều phối công việc trực tiếp từ cuộc hội thoại. Trong Slack hoặc Teams, bạn có thể sử dụng các lệnh đơn giản như /clickup new để tạo công việc, chỉ định người phụ trách hoặc đặt ngày đáo hạn—tất cả đều trong cửa sổ trò chuyện.

Chuyển đổi phản hồi thành công việc có cấu trúc

Đối với các nhóm sáng tạo hoặc các agency, phản hồi từ khách hàng thường được phân tán trên các trò chuyện, email và cuộc gọi. Thách thức chung là biến các cuộc trò chuyện tự phát thành các công việc có cấu trúc và được ưu tiên. Đối tượng/kỳ/phiên bản, nhiều nhóm sử dụng Discord để phát triển ý tưởng sản phẩm dựa trên cộng đồng.

Giải pháp là ghi lại cuộc hội thoại và chuyển đổi chúng thành công việc có cấu trúc.

Bằng cách kết nối các bot tùy chỉnh với ClickUp, bạn có thể chuyển đổi các tin nhắn Discord được lựa chọn thành các công việc có cấu trúc, mỗi công việc đều có ngày đáo hạn, bối cảnh và ưu tiên. Điều này giúp nhóm của bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất.

Ghép nối công việc và trò chuyện trong một không gian thống nhất

Mục tiêu cuối cùng của việc tích hợp là loại bỏ việc chuyển đổi ngữ cảnh—không còn phải chuyển đổi giữa ứng dụng trò chuyện và ứng dụng công việc của bạn.

Bạn có thể kết hợp các công việc liên quan đến dự án, cập nhật của nhóm và giao tiếp trên một nền tảng duy nhất với ClickUp Chat .

Với ClickUp Chat, bạn có thể quản lý các nhiệm vụ liên quan đến công việc và giao tiếp trong một giao diện được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Thay vì phải chuyển đổi giữa chat và công việc, bạn có thể tập trung mọi thứ vào một nơi duy nhất, giúp trải nghiệm ClickUp vs Slack trở nên ít phải đánh đổi hơn và giống như một sự nâng cấp.

Điểm nổi bật của ClickUp Trò Chuyện? Bạn có thể chuyển bất kỳ tin nhắn nào thành công việc chỉ với một cú nhấp chuột.

Hãy tưởng tượng: nhóm sản phẩm của bạn phát hiện ra một lỗi nghiêm trọng trong quá trình trò chuyện. Với ClickUp Chat, bạn có thể ngay lập tức chuyển tin nhắn đó thành công việc sửa lỗi và đẩy các bản cập nhật tự động trực tiếp đến kênh QA của Teams.

Điều này giúp các tester luôn cập nhật thông tin mà không cần phải sao chép và dán các bản cập nhật giữa các công cụ. Đây là một thay đổi nhỏ giúp loại bỏ công việc lặp đi lặp lại và giữ cho mọi người đồng bộ, tất cả trong một không gian làm việc.

Ngoài ra, bạn có thể liên kết các chủ đề với các công việc, gắn thẻ thành viên nhóm và thậm chí để ClickUp Brain đề xuất các bước tiếp theo, tóm tắt cuộc hội thoại và tự động tạo các mục hành động.

Bạn cũng có thể tổ chức các trò chuyện theo nhóm hoặc không gian, giữ các cuộc thảo luận và tài liệu liên quan trong một nơi. Nếu ai đó đề cập đến một tệp tin hoặc hạn chót bị bỏ lỡ trong cuộc trò chuyện, bạn có thể ngay lập tức kéo công việc liên quan vào và cập nhật trạng thái của nó.

Cài đặt các trợ lý AI để xử lý các quy trình lặp lại.

Muốn tự động hóa tất cả các quy trình trên một cách hiệu quả hơn? Các công cụ quản lý dự án tiên tiến nhất hiện nay sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để đẩy nhanh tiến độ công việc mà không cần sự can thiệp của con người.

Các trợ lý AI trong ClickUp được thiết kế đặc biệt để xử lý điều này và nhiều tác vụ khác:

Những thách thức phổ biến và cách vượt qua chúng

Việc tích hợp các công cụ quản lý dự án với các nền tảng nhắn tin kinh doanh như Slack hoặc Microsoft Teams cũng có thể gặp một số nhược điểm. Những vấn đề này có thể làm chậm tiến độ của nhóm nếu không được giải quyết kịp thời.

Dưới đây là cách nhận biết các vấn đề.

Quá tải thông tin

Khi mỗi bình luận về công việc, thay đổi trạng thái hoặc hoàn thành dự án kích hoạt một thông báo trong kênh trò chuyện chính, thành viên trung bình của nhóm sẽ nhận được hàng trăm thông báo không liên quan mỗi ngày. Điều này dẫn đến mệt mỏi do thông báo, khiến các cảnh báo khóa về công việc bị khối hoặc hạn chót bị bỏ lỡ hoàn toàn bị bỏ qua.

Mất bối cảnh

Nếu quyết định về thay đổi thiết kế được đưa ra trong tin nhắn trực tiếp và các tệp được chia sẻ qua email riêng biệt, quản lý dự án sẽ mất 15-20 phút thời gian làm việc hiệu quả để tái tạo lại chủ đề cuộc hội thoại. Điều này tạo ra các "hộp đen thông tin" và làm chậm đáng kể quá trình onboarding cho các thành viên mới, những người không thể dễ dàng tìm thấy bối cảnh lịch sử.

✅ Giải pháp: Tích hợp các chủ đề tin nhắn trực tiếp với các công việc dự án liên quan, sử dụng phần mềm quản lý công việc như ClickUp để liên kết các cuộc thảo luận với công việc, tệp tin và tài liệu.

Đối tượng/kỳ/phiên bản, Brain MAX là trợ lý desktop được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) giúp bạn dễ dàng quản lý và tương tác với các tích hợp giữa công cụ quản lý dự án và nền tảng nhắn tin của bạn.

Sử dụng Talk-to-Text để nhanh chóng ghi lại hướng dẫn, yêu cầu cập nhật dự án hoặc soạn thảo tin nhắn, và Brain MAX sẽ cung cấp các đề xuất dựa trên ngữ cảnh, tóm tắt các cập nhật và giúp bạn tự động hóa các thông báo hoặc theo dõi định kỳ.

Với tích hợp sâu và hỗ trợ nhiều mô hình AI, Brain MAX tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn, giữ cho nhóm luôn đồng bộ và đảm bảo rằng giao tiếp và dự án đang theo dõi luôn đồng bộ - tất cả từ một ứng dụng máy tính thống nhất.

Giảm sự tập trung

Các nghiên cứu cho thấy một thông báo duy nhất có thể làm gián đoạn sự tập trung lên đến 23 phút. Khi công việc kỹ thuật quan trọng hoặc sáng tạo liên tục bị gián đoạn bởi các thông báo trò chuyện không cần thiết, khả năng của nhóm trong việc sản xuất công việc chất lượng cao trong các khối thời gian tập trung bị ảnh hưởng nghiêm trọng, dẫn đến lỗi và chậm trễ.

Độ phức tạp của việc tích hợp

Sử dụng mã tùy chỉnh hoặc các quy trình phức tạp của Zapier để kết nối các khoảng trống giao tiếp sẽ tạo ra “sự mong manh trong tích hợp”. Khi một nền tảng cập nhật API của mình, kết nối tùy chỉnh sẽ bị gián đoạn, đòi hỏi thời gian của nhà phát triển để sửa chữa và khiến nhóm làm việc không đồng bộ trong nhiều giờ hoặc ngày. Điều này biến tích hợp từ một công cụ tiết kiệm thời gian thành một rủi ro.

Vấn đề bảo mật

Nếu quyền truy cập không được kiểm soát chặt chẽ, việc đồng bộ một công việc với kênh trò chuyện công khai có thể khiến tên khách hàng bí mật, số liệu ngân sách nội bộ hoặc dữ liệu độc quyền bị lộ ra cho người dùng không được ủy quyền. Đây là một rủi ro tuân thủ nghiêm trọng, đặc biệt đối với các ngành nghề chịu sự điều chỉnh của các quy định như HIPAA hoặc GDPR.

Thiếu trách nhiệm đối với tài khoản

Khi một quản lý sản phẩm đồng ý với một mục trong một chủ đề trò chuyện, nhưng mục đó không được chuyển đổi ngay lập tức thành một công việc có người được giao, khả năng công việc đó bao giờ được hoàn thành có thể giảm đáng kể. Điều này dẫn đến việc không hoàn thành các deliverable, chu kỳ đổ lỗi và thời gian lãng phí trong các cuộc họp theo dõi để xác định ai là người chịu trách nhiệm.

Dữ liệu không nhất quán

Nếu một quản lý dự án cập nhật trạng thái của một tác vụ trong ClickUp, nhưng thông báo hiển thị trong Slack bị trễ hoặc không đầy đủ, các thành viên trong nhóm sẽ bắt đầu hành động dựa trên thông tin cũ. Kết quả là các nhà phát triển làm việc trên một tác vụ đã hoàn thành hoặc các quản lý báo cáo dự án bị trễ khi trạng thái thực tế đã được khắc phục, gây ra hỗn loạn nội bộ và phân bổ tài nguyên không hiệu quả.

Giữ kết nối cho nhóm của bạn theo cách của ClickUp

Các công cụ không kết nối sẽ làm chậm tiến độ của nhóm. Khi các ứng dụng nhắn tin và công cụ quản lý dự án của bạn không tương tác với nhau, nhiều vấn đề có thể phát sinh.

Bằng cách tích hợp các nền tảng nhắn tin như Slack, Teams hoặc Discord với quy trình quản lý dự án của bạn, bạn sẽ cung cấp cho nhóm của mình sự rõ ràng, tốc độ và sự đồng bộ cần thiết để làm việc hiệu quả hơn.

ClickUp được thiết kế để giúp quá trình tích hợp này trở nên dễ dàng. Với hơn 1.000 tích hợp, bao gồm hỗ trợ gốc cho tất cả các ứng dụng nhắn tin chính, ClickUp cho phép bạn quản lý dự án, giao tiếp với nhóm và tự động hóa quy trình làm việc.

Cho dù là tạo công việc từ trò chuyện, đồng bộ cập nhật dự án hay sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tóm tắt và phân công các nhiệm vụ, ClickUp giúp bạn chuyển từ tình trạng lộn xộn sang tổ chức gọn gàng.

Sẵn sàng kết hợp công việc và giao tiếp của bạn? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Các công cụ tốt nhất cho tích hợp Slack là những công cụ cung cấp cập nhật thời gian thực, quản lý công việc trực quan và các tính năng tương tác trực tiếp trong trò chuyện. ClickUp là một lựa chọn nổi bật vì nó cho phép bạn tạo và quản lý công việc mà không cần rời khỏi Slack. Nó giúp giảm thiểu việc chuyển đổi tab và giữ cho nhóm của bạn đồng bộ trong một không gian làm việc duy nhất.

Với ClickUp, bạn có thể biến bất kỳ tin nhắn nào thành công việc bằng cách nhập lệnh /clickup new trong Slack. Điều này cho phép bạn gán chủ sở hữu, đặt hạn chót và thêm chi tiết mà không cần rời khỏi trò chuyện. Bạn cũng có thể thực hiện điều tương tự trong ClickUp Chat chỉ với một cú nhấp chuột.

Đúng vậy, ClickUp cho phép bạn kết nối nhiều kênh Slack hoặc không gian nhắn tin với các dự án và loại công việc khác nhau. Bạn có thể bản đồ các kênh cụ thể cho công việc của khách hàng, cập nhật nội bộ hoặc các nhóm làm việc đa chức năng. Phương pháp này đảm bảo thông tin đúng được gửi đến đúng người vào đúng thời điểm.

Nền tảng tốt nhất là nền tảng kết hợp giao tiếp, tác vụ, tài liệu và mục tiêu trong một nơi duy nhất. ClickUp kết hợp mọi thứ từ kế hoạch dự án đến nhắn tin thời gian thực để các nhóm luôn kết nối và năng suất. Nó cũng hỗ trợ tích hợp với Slack, Teams và Discord để phù hợp với cách làm việc của nhóm bạn.