Bạn có bao giờ thắc mắc tại sao một số sự kiện bán hết vé trong vài phút trong khi những sự kiện khác lại gặp khó khăn trong việc bán vé? Bí quyết nằm ở kế hoạch quảng bá tạo ra sự hào hứng và cấp bách từ rất lâu trước khi sự kiện diễn ra. Một sự kiện tuyệt vời xứng đáng có một khán giả tương xứng, nhưng họ sẽ không tìm thấy bạn một cách tình cờ.
Đó là lý do tại sao việc biết cách quảng bá sự kiện lại quan trọng đến vậy. Nó đảm bảo rằng những người tham dự tiềm năng, những người thực sự muốn tham gia, không bỏ lỡ cơ hội.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các cách thức chu đáo để quảng bá sự kiện và làm cho nó trở nên sống động, từ việc chia sẻ thông tin chính xác trực tuyến đến việc tạo ra những chi tiết nhỏ khiến mọi người cảm thấy được chào đón.
⭐ Tính năng mẫu
Mẫu quảng bá sự kiện của ClickUp giúp đơn giản hóa quá trình lập kế hoạch bằng cách tập trung mọi chi tiết vào một trung tâm quản lý dễ dàng. Dù là cài đặt chiến dịch, phối hợp tiếp cận hay đang theo dõi kết quả, mọi thứ đều được quản lý trong một không gian duy nhất.
Tại sao việc quảng bá sự kiện lại quan trọng?
Vào tháng 10 năm 2012, vận động viên nhảy dù người Áo Felix Baumgartner, được tài trợ bởi Red Bull, đã quyết định nhảy từ tầng bình lưu, phá vỡ rào cản âm thanh trong quá trình rơi tự do.
Ban đầu, đó có thể chỉ là một trò biểu diễn thể thao mạo hiểm thông thường. Nhưng cách Red Bull biến nó thành một khoảnh khắc toàn cầu được chia sẻ chính là điều đã làm nên sự huyền thoại. Sự kiện được phát sóng trực tiếp trên YouTube, nơi hàng triệu người bình thường đã theo dõi để chứng kiến lịch sử diễn ra trong thời gian thực.
Và chiến dịch quảng bá cho sự kiện đó? Red Bull đã tạo dựng sự mong đợi trong nhiều tháng bằng cách chia sẻ những hình ảnh hậu trường, cập nhật tin tức và hình ảnh ấn tượng như một phần của chiến dịch quảng cáo sự kiện trên các nền tảng mạng xã hội khác nhau.
Hơn 8 triệu người đã xem livestream cùng lúc, cài đặt kỷ lục vào thời điểm đó. Và Red Bull đã trở thành một thương hiệu mà không ai có thể quên.
Kết quả là sức mạnh của việc quảng bá sự kiện tích cực. ✨
Dưới đây là một số cách khác mà việc quảng bá sự kiện tạo ra sự khác biệt:
✅ Tạo ra những kỷ niệm mà mọi người muốn chia sẻ, biến sự kiện của bạn thành một câu chuyện sống mãi ngoài không gian hoặc màn hình
✅ Giúp bạn tiếp cận đối tượng mục tiêu ở nơi họ đang có mặt, đảm bảo những người có khả năng quan tâm nhất sẽ biết đến sự kiện kịp thời để tham gia
✅ Tăng cường nhận thức về thương hiệu, mục tiêu hoặc ý tưởng của bạn, đưa nó vào cuộc hội thoại tiếp tục ngay cả sau khi sự kiện kết thúc
✅ Khuyến khích những người tham dự tiềm năng trở thành những người tham gia tích cực thông qua nội dung do người dùng tạo ra, tạo ra sự hào hứng lan truyền qua truyền miệng và chia sẻ trên mạng xã hội
✅ Tạo đà cho sự kiện tiếp theo của bạn, vì một sự kiện được quảng bá tốt sẽ khiến mọi người háo hức chờ đợi những gì sẽ diễn ra sau đó
📖 Xem thêm: Phần mềm kế hoạch sự kiện miễn phí tốt nhất
5 Chiến lược quảng bá trước sự kiện để thu hút sự quan tâm
Như bạn có thể đoán được, những tuần trước sự kiện quan trọng không kém gì chính ngày diễn ra sự kiện.
Đăng ký thường đến muộn, và thuyết phục những người bận rộn commit giống như việc nhổ răng. Và vì phần lớn kinh phí được dành cho chính sự kiện, ngân sách thường rất eo hẹp.
Tuy nhiên, có một số chiến lược để đối mặt trực tiếp với những thách thức đó. Hãy cùng xem cách bạn có thể quảng bá sự kiện của mình trong những tuần và ngày trước ngày diễn ra sự kiện.
1. Tìm hiểu kỹ về đối tượng bạn đang mời
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là cho rằng sự kiện của bạn là "dành cho tất cả mọi người". Điều đó hiếm khi đúng. Xác định rõ đối tượng mục tiêu sẽ giúp tiết kiệm chi phí, làm rõ thông điệp và thực sự khiến mọi người đồng ý tham gia.
Nếu bạn không biết đối tượng mục tiêu của mình là ai, bạn sẽ kết thúc với một tờ rơi nhàm chán hoặc một bài đăng LinkedIn chung chung không hiệu quả. Đó là nỗ lực lãng phí.
Thay vào đó, phân đoạn danh sách công việc của bạn: thành viên cộng đồng địa phương, những người đã tham dự trước đây hoặc một nhóm chuyên biệt như “các nhà quản lý cấp trung trong lĩnh vực y tế”. Hãy nói trực tiếp với họ về chủ đề sự kiện và các chi tiết khác, và chứng kiến sự gia tăng về hiển thị của sự kiện.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Xem lại dữ liệu từ ứng dụng sự kiện hoặc trang sự kiện của bạn. Nhóm nào đăng ký nhanh nhất? Nhóm nào thường xuyên vắng mặt nhất? Việc nắm rõ dữ liệu sẽ giúp bạn mục tiêu đến những người có khả năng tham dự sự kiện sắp tới của bạn cao nhất.
2. Biến lời mời của bạn thành một câu chuyện, không phải một thông báo
Thực tế là: không ai nhớ ngày giờ một cách đơn thuần. “Thứ Sáu, 6 giờ chiều, Phòng B” sẽ không thu hút sự kiện. Mọi người nhớ đến những câu chuyện — những gì họ sẽ học được, những người họ sẽ có cuộc họp, hoặc cảm giác họ sẽ mang theo sau khi rời đi.
Tất nhiên, bạn cần thông báo các thông tin khóa của sự kiện. Nhưng cũng hãy xem xét những thách thức mà đối tượng mục tiêu của bạn đang gặp phải.
Sự kiện của bạn có giúp họ tiết kiệm thời gian không? Có nhà cung cấp cho họ cơ hội tiếp cận những ý kiến mà họ thường không nghe thấy không? Có giúp họ tránh được những sai lầm không? Chiến lược quảng bá sự kiện của bạn nên nhấn mạnh vào vấn đề mà bạn đang giải quyết cho họ.
📌 Ví dụ: Một chuyên gia tư vấn thuế gặp khó khăn trong việc thu hút đăng ký cho các buổi webinar của mình. Tiêu đề ban đầu của cô là “Hội thảo Thuế 2024”. Cô đã viết lại thành “Đừng để mất tiền: 5 sai lầm mà các doanh nghiệp nhỏ thường mắc phải vào mùa thuế”. Ngay lập tức, mọi người bắt đầu chia sẻ email của cô, và số lượng đăng ký tăng lên.
📮 ClickUp Insight: 92% nhân viên dựa vào các phương pháp rời rạc để đang theo dõi các mục, dẫn đến việc bỏ lỡ các quyết định và thực hiện chậm trễ. Từ ghi chú theo dõi đến bảng tính, các chi tiết quan trọng thường bị mất mát trong quá trình thực hiện.
Với tính năng Quản lý Nhiệm vụ của ClickUp, mọi cuộc hội thoại đều có thể được chuyển đổi thành nhiệm vụ có thể thực hiện được — giúp nhóm của bạn làm việc nhanh chóng, tập trung và đồng bộ.
3. Xây dựng các kênh truyền thông một cách có chủ đích
Trang web sự kiện của bạn có thể trông chuyên nghiệp, nhưng đó chỉ là một phần của bức tranh tổng thể. Nếu bạn chỉ dựa vào một kênh duy nhất, bạn có nguy cơ bỏ lỡ phần lớn đối tượng mục tiêu của mình.
Thách thức là mọi người phân tán: một số người hoạt động trên Instagram, một số khác kiểm tra email đều đặn, trong khi LinkedIn có thể là kênh duy nhất để tiếp cận các nhà mua hàng doanh nghiệp.
Khóa không phải là “có mặt ở mọi nơi”, mà là sử dụng mỗi kênh theo cách tốt nhất của nó (việc cần làm)
- Email nhắc nhở và đếm ngược
- Câu chuyện trên Instagram để có cái nhìn hậu trường
- Bài đăng trên LinkedIn để khẳng định vị thế chuyên gia
- Sự kiện Facebook cho việc xác nhận tham dự
4. Kích thích cam kết sớm
Tất cả các nhà tổ chức sự kiện đều biết cảm giác lo lắng khi bảng điều khiển đăng ký trống rỗng ba tuần trước sự kiện. Mọi người thích chờ đến phút chót, nhưng điều đó gây rối loạn cho việc đặt tiệc, đặt phòng khách sạn và niềm tin của nhà tài trợ. Cách giải quyết là thưởng cho những người đăng ký sớm.
Nếu bạn không muốn giảm giá, hãy cung cấp sự độc quyền. Ví dụ, bạn có thể cho phép những người đăng ký sớm được truy cập trước vào các buổi workshop có nhu cầu cao, một cuộc họp VIP, hoặc thậm chí một phần thưởng có thể tải xuống.
Mục tiêu là khiến việc chờ đợi trở nên rủi ro.
📌 Ví dụ: Một huấn luyện viên sức khỏe tổ chức sự kiện miễn phí đã hứa tặng 50 người đăng ký đầu tiên một hướng dẫn thiền định kỹ thuật số. Việc phân phối không tốn chi phí nhưng tạo ra sự cấp bách. Trong vòng một tuần, cô đã có đủ số lượng để tự tin tiếp cận các nhà tài trợ sự kiện.
5. Hãy tận dụng sự tin tưởng từ các đối tác và những người mà mọi người đã theo dõi
Một trong những thách thức lớn nhất trong việc quảng bá là vượt qua rào cản nghi ngờ. Tại sao mọi người nên tin tưởng bạn đủ để dành thời gian của họ?
Đây là nơi các nhà tài trợ, đối tác hoặc người ảnh hưởng có thể hỗ trợ. Uy tín của họ sẽ lan tỏa đến sự kiện của bạn, và khán giả của họ sẽ trở thành của bạn.
Những hợp tác tốt nhất không phải với những tên tuổi lớn nhất mà là với những đối tác phù hợp nhất. Điều quan trọng là sự trùng lặp: đối tượng của họ nên tương đồng với đối tượng tiềm năng của bạn.
5 Chiến lược tiếp thị sự kiện để quảng bá trong suốt sự kiện
Vào cuối thế kỷ 19, Guinness đã mở cửa nhà máy bia của mình tại Dublin và chào đón người dân địa phương vào tham quan. Mọi người có thể chứng kiến quy trình sản xuất bia và thậm chí chia sẻ một ly bia vào cuối buổi tham quan.
Nó cung cấp cho khách tham quan, những người sau đó trở thành khách hàng, một câu chuyện mà họ có thể mang về nhà và chia sẻ.
Một cách nào đó, đây là một trong những sự kiện đầu tiên do một công ty tổ chức. Tuy nhiên, các tour tham quan nhà máy hiện nay đã trở nên khá phổ biến. Đó là lý do tại sao bạn cần những chiến lược mới mẻ. Hãy cùng tìm hiểu một vài chiến lược:
1. Chia sẻ câu chuyện khi nó diễn ra
Quảng bá sự kiện trên mạng xã hội theo thời gian thực là yếu tố phân biệt giữa các sự kiện biến mất sau một ngày và những sự kiện để lại ấn tượng lâu dài trong ký ức.
Đăng các điểm nhấn ngay khi chúng xảy ra. Chia sẻ những phát biểu nổi bật của diễn giả, phản ứng của khán giả hoặc một đoạn video ngắn về thông báo khóa. Điều này giúp người tham dự cảm thấy được công nhận và cho những người xem trực tuyến thấy rằng họ đang bỏ lỡ điều gì đó ý nghĩa.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Giao nhiệm vụ cho một nhóm nội dung nhỏ tập trung hoàn toàn vào việc cập nhật thông tin theo thời gian thực. Nếu bạn phụ thuộc vào nhóm tổ chức chính, việc quảng bá sẽ luôn bị xếp sau các hoạt động vận hành.
2. Đặt người tham dự làm trung tâm
Người tham dự tin tưởng vào ý kiến của đồng nghiệp hơn là các bài đăng được chỉnh sửa kỹ lưỡng từ ban tổ chức. Hãy giúp người tham dự dễ dàng chia sẻ bằng cách cung cấp cho họ các gợi ý, hình ảnh và lý do để đăng bài.
Một booth chụp ảnh có thương hiệu, một chương trình tặng quà liên kết với chia sẻ trên mạng xã hội, hoặc một lời kêu gọi từ sân khấu có thể làm việc cần làm.
📌 Ví dụ: Một lễ hội nghệ thuật địa phương đã thiết lập các phông nền tranh tường với hashtag sự kiện độc đáo được vẽ trên đó. Khách tham quan xếp hàng để chụp ảnh và đăng lên Instagram. Ban tổ chức không cần phải tích cực quảng bá sự kiện trên mạng xã hội, vì chính những người tham dự đã đảm nhận phần lớn công việc.
3. Khám phá những gì diễn ra phía sau hậu trường
Người tham dự yêu thích sản phẩm hoàn thiện, nhưng những người bên ngoài thường kết nối nhiều hơn với khía cạnh chân thực, con người. Chia sẻ những khoảnh khắc hậu trường giúp xây dựng sự thân mật và tính chân thực.
Hiển thị cảnh diễn giả đang làm nóng, một cuộc trò chuyện nhanh với tình nguyện viên hoặc nhóm chuẩn bị trước khi cửa mở.
Đối với các sự kiện kết hợp, đây cũng là cách giúp người tham gia trực tuyến cảm thấy như họ là một phần của không khí sự kiện thay vì chỉ là người xem từ xa.
📌 Ví dụ: Tại một sự kiện âm nhạc kết hợp trực tuyến và trực tiếp, nhóm đã phát trực tiếp trên Instagram từ hậu trường 10 phút trước khi tiết mục đầu tiên bắt đầu. Người hâm mộ theo dõi từ nhà đã tràn ngập trò chuyện với bình luận, và nhiều người đã mua vé truy cập trực tiếp vào phút chót. Dòng bình luận tự phát đó đã mang lại doanh thu vé cao hơn bất kỳ quảng cáo trả phí nào họ đã chạy trước đó.
4. Tạo các giai đoạn nhỏ cho khán giả của bạn
Sự kiện không chỉ xoay quanh những gì diễn ra trên sân khấu chính. Chính những người tham dự mới là những người kể chuyện mạnh mẽ nhất.
Thu thập ý kiến của họ bằng cách tổ chức các phiên hỏi đáp nhanh, ghi lại các lời chứng thực ngắn gọn hoặc việc cần làm các cuộc phỏng vấn theo phong cách "thảm đỏ" cho mạng xã hội. Điều này biến người tham dự thành những người ủng hộ và ngay lập tức tăng cường nguồn cung nội dung của bạn.
5. Giữ cho khán giả trực tuyến luôn hoạt động
Sự kiện kết hợp (hybrid) không còn là điều hiếm gặp. Nếu không có kế hoạch tương tác cho người tham dự trực tuyến, bạn có nguy cơ mất đi một phần lớn chia sẻ khán giả của mình.
Phát trực tiếp các phiên khóa, tạo các cuộc thăm dò tương tác, tổ chức các cuộc thi trên mạng xã hội và chia sẻ tài nguyên trong trò chuyện theo thời gian thực. Khi người tham gia từ xa cảm thấy được tương tác, họ sẽ ở lại lâu hơn và có khả năng đăng ký tham gia các sự kiện tương lai cao hơn.
5 Cách để Tăng Cường Quảng Bá Sau Sự Kiện
Điều tốt nhất bạn có thể làm sau sự kiện là đảm bảo có một quy trình mạnh mẽ để ghi chú và theo dõi các mục cần thực hiện ngay khi cuộc hội thoại diễn ra, đồng thời hỗ trợ các nhân viên bán hàng trong việc gửi các thông điệp theo dõi cá nhân hóa một cách nhanh chóng.
Điều tốt nhất bạn có thể làm sau sự kiện là đảm bảo có một quy trình mạnh mẽ để ghi chú và theo dõi các nhiệm vụ hành động ngay khi cuộc hội thoại diễn ra, đồng thời hỗ trợ các nhân viên bán hàng trong việc gửi các thông điệp theo dõi cá nhân hóa một cách nhanh chóng.
Đó là lời khuyên hữu ích từ người dùng Reddit này. Tuy nhiên, đó chỉ là bước đầu tiên.
giai đoạn sau sự kiện cơ bản là kéo dài tuổi thọ của sự kiện. *
Đây là cơ hội để bạn củng cố kết nối với người tham dự và biến động lực đã xây dựng thành yếu tố tạo ra tác động lâu dài. Vì vậy, đây là cách để đảm bảo sự kiện của bạn không kết thúc khi cánh cửa đã đóng lại.
1. Hành động ngay khi ký ức còn mới mẻ
Mỗi ngày bạn trì hoãn việc theo dõi, mức độ tương tác sẽ giảm sút đáng kể. Người tham dự trở nên bận rộn, hộp thư đến vẫn đầy ắp, và các chi tiết nhanh chóng bị lãng quên.
Gửi tin nhắn cảm ơn trong vòng 24 giờ, nhấn mạnh những khoảnh khắc khóa và chia sẻ các tài nguyên hữu ích. Điều này giúp duy trì sự hứng khởi. Nếu bạn chờ một tuần, sự hứng khởi sẽ mất đi.
📖 Xem thêm: Phần mềm Quản lý Sự kiện CRM Tốt Nhất
2. Xây dựng trung tâm sau sự kiện
Trang web sự kiện của bạn nên phát triển thành một trung tâm tổng kết.
Đây là nơi người tham dự có thể xem lại các phiên, những người không tham dự có thể cập nhật những gì họ đã bỏ lỡ, và những người quan tâm đến sự kiện tiếp theo của bạn có thể thấy được giá trị của sự kiện.
Điền vào đó các bản ghi âm, slide trình bày, bộ sưu tập ảnh, số liệu thống kê và những trích dẫn nổi bật. Biến nó thành một điểm đến đáng chia sẻ.
📖 Xem thêm: Cách tạo danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện
3. Phân đoạn đối tượng tiếp cận
Không phải tất cả người tham dự đều giống nhau. Người ở lại đến bài phát biểu kết thúc hoàn toàn khác với người đăng ký nhưng chưa bao giờ đăng nhập.
Phân đoạn đối tượng mục tiêu và điều chỉnh chiến lược tiếp cận cho phù hợp. Gửi cho những người không tham dự một ghi chú "Rất tiếc vì đã bỏ lỡ bạn" kèm theo những điểm nổi bật. Cung cấp cho những người tham dự tích cực các cơ hội bước tiếp như demo hoặc đăng ký sớm cho các sự kiện tương lai.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nhúng các nút chia sẻ xã hội để người tham dự có thể chia sẻ những điểm nổi bật lên mạng xã hội của họ chỉ với một cú nhấp chuột.
4. Tái sử dụng nội dung của bạn
Bạn đã hoàn thành phần khó khăn nhất: tạo ra các phiên, hình ảnh và cuộc hội thoại tuyệt vời. Giờ đây, hãy tận dụng nội dung đó cho công việc.
Chuyển đổi video bài phát biểu chính thành bài viết blog, các phiên thảo luận thành podcast và các điểm nhấn của sự kiện thành carousel trên LinkedIn. Việc tái sử dụng nội dung giúp chiến dịch tiếp thị sự kiện của bạn kéo dài xa hơn nhiều so với một ngày duy nhất.
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng một công ty thiết kế đã cắt ghép các đoạn video 30 giây từ hội nghị của họ và đăng tải hàng tuần trên Instagram. Chiến dịch tiếp thị giọt nước này đã duy trì sự quan tâm trong gần ba tháng và thu hút thêm người đăng ký vào danh sách email của họ.
5. Giữ cho cuộc hội thoại tiếp tục
Sự kiện của bạn là cơ hội để xây dựng cộng đồng. Quảng bá sau sự kiện sẽ hiệu quả nhất khi bạn tạo ra không gian để mọi người tiếp tục kết nối.
Tạo nhóm LinkedIn hoặc Slack, chia sẻ tài nguyên bổ sung hoặc tổ chức một buổi hỏi đáp nhanh với các diễn giả. Khi người tham dự cảm thấy mình là một phần của cuộc hội thoại liên tục, họ sẽ có khả năng tham gia các sự kiện tương lai của bạn cao hơn nhiều.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hỏi người tham dự xem họ muốn thấy điều gì tiếp theo. Đây là cách vừa tăng tương tác vừa thu thập nghiên cứu thị trường miễn phí.
Cách ClickUp Hỗ Trợ Quy Trình Quảng Bá Sự Kiện
Đến nay, bạn hẳn đã nhận ra rằng tổ chức một sự kiện đòi hỏi sự phối hợp của hàng trăm yếu tố nhỏ. Để không bỏ sót bất kỳ việc cần làm nào, bạn cần một nền tảng có thể tích hợp tất cả các yếu tố đó lại với nhau.
Đó chính là lúc ClickUp, ứng dụng công việc hàng ngày, bước vào cuộc.
Giữ mọi chi tiết đang theo dõi với Quản lý Nhiệm vụ ClickUp
Hãy tưởng tượng: bạn đang có kế hoạch tổ chức một hội nghị kết hợp với các buổi workshop, diễn giả chính và một phiên giao lưu mạng lưới lớn. Trong ClickUp, bạn có thể cài đặt một thư mục chuyên dụng cho sự kiện và chia nhỏ nó thành các danh sách công việc như “Mạng xã hội,” “Tiếp cận truyền thông,” và “Quản lý diễn giả. ”
Bạn tạo các công việc như “Thiết kế băng rôn teaser Instagram”, “Gửi gói tài liệu briefing cho bài phát biểu chính”, hoặc “Đăng thông báo bán vé”, sử dụng nhiệm vụ ClickUp.
Mỗi công việc sẽ di chuyển qua các trạng thái tùy chỉnh của ClickUp như "việc cần làm", "tiến độ", "Needs Review" và "Scheduled", giúp quản lý dự án sự kiện trở nên dễ dàng theo dõi.
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng một công ty tổ chức sự kiện đang quản lý một lễ hội ẩm thực toàn thành phố. Họ có thể tổ chức các công việc cần làm theo kênh — một danh sách công việc cho bài đăng trên mạng xã hội, một danh sách công việc cho hoạt động tiếp cận truyền thông và một danh sách công việc cho việc phối hợp với nhà cung cấp. Bằng cách này, họ sẽ tránh được những sai lầm như đăng cùng một hình ảnh Instagram hai lần trong khi hoàn toàn quên lịch trình gửi email quảng cáo.
🌟 Mẹo bonus: Đang phải xử lý quá nhiều việc cùng lúc? Hãy sử dụng ClickUp Brain MAX để làm việc rảnh tay! Sử dụng tính năng Talk to Văn bản để hỏi, đọc và lệnh công việc bằng giọng nói — rảnh tay, mọi lúc mọi nơi.
Tập trung tài nguyên của bạn với ClickUp Tài liệu
Mỗi sự kiện đều đi kèm với một lượng lớn tài liệu: tiểu sử diễn giả, logo nhà tài trợ, thông cáo báo chí và bản nháp nội dung truyền thông xã hội. Thay vì để chúng bị lạc trong các chủ đề email vô tận, bạn có thể lưu trữ tất cả trong ClickUp Tài liệu.
Bạn có thể tạo một tài liệu chứa khung thông điệp của sự kiện để mọi tweet, poster hoặc bài đăng trên LinkedIn đều nhất quán. Một tài liệu khác có thể chứa các câu hỏi thường gặp (FAQ) và mẫu tài liệu tiếp cận cho nhóm của bạn, được liên kết trực tiếp với các công việc liên quan.
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng một tổ chức phi lợi nhuận đang tổ chức một buổi gala từ thiện. Họ có thể sử dụng tài liệu để lưu trữ thông tin nhà tài trợ, hướng dẫn thương hiệu và hướng dẫn cho tình nguyện viên tại một nơi duy nhất. Nhờ vậy, tình nguyện viên sẽ không phải liên tục hỏi, “Bạn có thể gửi lại file PDF đó không?” và ban tổ chức có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc quảng bá.
Tiết kiệm thời gian với tự động hóa
Thời hạn trong tiếp thị sự kiện diễn ra rất nhanh. Thay vì phải nhắc nhở đồng nghiệp thủ công, hãy để các tính năng tự động hóa của ClickUp xử lý việc chuyển giao công việc cho bạn.
Bạn có thể cài đặt các quy tắc như: “Khi thiết kế hoàn thành một hình ảnh truyền thông xã hội, chuyển công việc sang trạng thái ‘Sẵn sàng để xem xét’ và thông báo cho người phụ trách marketing.” Hoặc, “Khi một công việc được gắn thẻ ‘chiến dịch email’, tự động giao nó cho người viết nội dung.”
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Quảng bá sự kiện không bao giờ ngừng lại, và ClickUp Brain luôn đồng hành. Bạn cần soạn email nhắc nhở cho những người đăng ký muộn, caption LinkedIn để thông báo về diễn giả mới, hay thư cảm ơn cho người tham dự? Chỉ cần yêu cầu, và ClickUp Brain sẽ tạo ra các tùy chọn chuyên nghiệp, phù hợp với thương hiệu của bạn trong vài giây.
Các nhóm tổ chức sự kiện sử dụng ClickUp Brain cũng có thể tóm tắt các cuộc họp kế hoạch, trích xuất các mục cần thực hiện từ tài liệu của bạn và thậm chí trả lời các câu hỏi nhanh như “Hạn chót cho các sản phẩm của nhà tài trợ là khi nào?” hoặc “Phiên bản cuối cùng của lịch trình sự kiện ở đâu?”
Các nhóm marketing báo cáo tiết kiệm được 3–5 giờ mỗi tuần cho các công việc lặp đi lặp lại như soạn thảo, tóm tắt và tìm kiếm câu trả lời. Đó là thời gian bạn có thể dành để xây dựng một câu chuyện sự kiện mạnh mẽ hơn.
Dưới đây là cách ClickUp Tự động hóa và ClickUp Brain kết hợp để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn:
Tập trung vào việc thực thi với các mẫu ClickUp
Mẫu quảng bá sự kiện ClickUp giúp giảm bớt áp lực trong quá trình lập kế hoạch bằng cách tập hợp tất cả các yếu tố cần thiết vào một không gian tổ chức duy nhất. Thay vì phải xử lý các ghi chú và hạn chót rải rác, bạn có thể lập kế hoạch mục tiêu, dòng thời gian và chiến dịch một cách rõ ràng.
🌻Đây là lý do tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Đặt ra các mục tiêu có thể đo lường được phù hợp với mục đích của sự kiện
- Xây dựng dòng thời gian quảng bá rõ ràng với các công việc và hạn chót
- Quản lý các hoạt động truyền thông xã hội, tiếp cận báo chí và chiến dịch influencer trong một nền tảng duy nhất
- Theo dõi kết quả và hoàn thiện chiến lược quảng bá sự kiện cho các sự kiện trong tương lai
Bonus: Dưới đây là video hướng dẫn cách đơn giản hóa việc lập kế hoạch cho các sự kiện lớn với ClickUp
Những thách thức phổ biến trong quảng bá sự kiện và cách vượt qua chúng
Quảng bá sự kiện thường gặp phải những khó khăn bất ngờ. Dưới đây là những thách thức mà chúng tôi thường gặp, kèm theo những cách tiếp cận thông minh để giải quyết chúng:
🚩 Thách thức: Ngân sách hạn chế khiến các nỗ lực quảng bá của bạn bị giới hạn
✅ Giải pháp:
- Tập trung vào các kênh mang lại ROI cao nhất
- Tái sử dụng một nội dung thành nhiều định dạng khác nhau
- Hợp tác với đối tác hoặc nhà tài trợ để quảng bá chung, giúp tối ưu hóa ngân sách
🚩 Thách thức: Không có đủ thời gian để lập kế hoạch cho các chiến dịch trước khi ngày sự kiện đến gần
✅ Giải pháp:
- Thực hiện công việc ngược lại từ ngày diễn ra sự kiện để xây dựng dòng thời gian
- Tạo hàng loạt tài liệu quảng cáo
- Sử dụng các công cụ tự động hóa cho việc nhắc nhở, theo dõi và lên lịch trên mạng xã hội
🚩 Thách thức: Nhóm nhỏ hoặc nhân sự giới hạn để quản lý nhiều công việc phức tạp
✅ Giải pháp:
- Xác định các vai trò quan trọng nhất và phân công các nhiệm vụ không thiết yếu
- Chuẩn bị một nhóm tình nguyện viên hoặc freelancer bên ngoài làm sao lưu để xử lý các tình huống khẩn cấp
🚩 Thách thức: Khó khăn trong việc đang theo dõi tác động thực sự của chiến lược quảng bá sự kiện của bạn
✅ Giải pháp:
- Xác định mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường trước khi triển khai kế hoạch sự kiện của bạn
- Vượt qua các chỉ số bề ngoài bằng cách đo lường dữ liệu có ý nghĩa như nguồn đăng ký sự kiện, lưu lượng truy cập từ giới thiệu, tương tác trên mạng xã hội và phản hồi từ khảo sát sau sự kiện
🚩 Thách thức: Các chiến dịch quảng bá có thể dễ dàng trở nên quá áp đặt hoặc quá phóng đại, làm giảm sự tin tưởng của đối tượng mục tiêu
✅ Giải pháp:
- Giữ cho thông tin liên lạc minh bạch và tập trung vào người tham dự
- Chia sẻ những cái nhìn chân thực về hậu trường
- Đảm bảo mọi cam kết trong chiến dịch marketing của bạn đều phù hợp với trải nghiệm thực tế của sự kiện
Không còn những sự cố phút chót, chỉ cần ClickUp
Khi nghĩ đến cách quảng bá sự kiện, hãy nhớ rằng sự thành công đến từ việc kế hoạch quảng bá của bạn được lên kế hoạch cẩn thận và có chủ đích như chính sự kiện đó.
Điều quan trọng là kết nối với đúng đối tượng, vào đúng thời điểm, theo cách chân thành và đáng nhớ. Những sự kiện tốt nhất không chỉ lấp đầy ghế ngồi; chúng khơi gợi cuộc hội thoại, xây dựng cộng đồng và khiến mọi người háo hức chờ đợi ý tưởng lớn tiếp theo của bạn.
Dù bạn đang lập kế hoạch cho sự kiện trực tiếp, trực tuyến hay kết hợp, việc quảng bá đòi hỏi sự kết hợp giữa sáng tạo và phối hợp. Đó là những email, bài đăng, những buổi brainstorming khuya và các chi tiết cuối cùng của sự kiện giúp ngày diễn ra suôn sẻ cho khách tham dự.
Và mặc dù công việc hậu trường không phải lúc nào cũng lộng lẫy, nó biến một buổi gặp gỡ bình thường thành một kỷ niệm mà mọi người sẽ mang theo bên mình.
đây chính là nơi ClickUp tỏa sáng một cách tinh tế. ✨*
Nó không chỉ giúp bạn quản lý danh sách việc cần làm; nó còn cung cấp một không gian nơi bức tranh tổng thể và các chi tiết nhỏ cùng tồn tại song song.
Sẵn sàng khiến mọi người bàn tán về các sự kiện sắp tới của bạn? Bắt đầu với kế hoạch, duy trì sự tổ chức và để ClickUp xử lý mọi rắc rối — để bạn có thể tập trung vào việc tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ.
Đăng ký ClickUp miễn phí!