Xây dựng từ đầu trong n8n có thể trở nên quá tải—đặc biệt đối với người dùng không cần mã, nhà phát triển và các nhóm làm việc nhanh chóng không có thời gian để khắc phục lỗi từng bước. Đó là lúc các mẫu có sẵn phát huy tác dụng. Chúng giúp bạn tự động hóa nhanh hơn, tránh lỗi thiết lập thủ công và kết nối các công cụ của bạn với ít trục trặc hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp một số mẫu n8n miễn phí tốt nhất để giúp bạn bắt đầu tự động hóa – dù bạn đang đồng bộ hóa dữ liệu, gửi cảnh báo hay tạo quy trình làm việc nhiều bước.
📌 Bonus: Khám phá các mẫu miễn phí của ClickUp, được thiết kế cho các quy trình làm việc tự động hóa từ đầu đến cuối trong marketing, bán hàng, vận hành và nhiều lĩnh vực khác. Giao tiếp mượt mà hơn, hợp tác hiệu quả hơn.
👀 Bạn có biết? 30% doanh nghiệp đang tìm cách tự động hóa hơn một nửa các hoạt động mạng của họ, tăng từ dưới 10% vào giữa năm 2023.
Mẫu n8n là gì?
Mẫu n8n là một quy trình làm việc được xây dựng sẵn giúp bạn thiết lập tự động hóa bằng cách tùy chỉnh các bước có sẵn thay vì bắt đầu từ đầu.
Các mẫu này được lưu trữ trong thư viện quy trình làm việc n8n và đã được cấu hình sẵn với các nút kích hoạt, hành động, logic và thậm chí cả nút AI cho tự động hóa nâng cao. Thay vì bắt đầu từ một trang trống, bạn sẽ có một tự động hóa công việc, chỉ cần kết nối ứng dụng của bạn và điều chỉnh một vài chi tiết.
Các mẫu cũng giúp việc áp dụng tự động hóa quy trình làm việc bằng AI vào các trường hợp thực tế trở nên dễ dàng hơn, cung cấp những thông tin hữu ích giúp các nhóm kỹ thuật tiết kiệm thời gian và duy trì tính nhất quán khi mở rộng quy mô.
🧠 Thú vị: Năm 1785, Oliver Evans đã xây dựng một nhà máy xay bột tự động — không cần con người. Đây là một trong những ví dụ sớm nhất về quy trình làm việc tự động hoàn toàn, hàng thế kỷ trước khi chúng ta có ứng dụng và các tác nhân kích hoạt.
Điều gì làm nên một mẫu n8n tốt?
Với nhiều mẫu có sẵn, làm thế nào để biết mẫu nào là tốt nhất? Một số mẫu có thể trông ổn ban đầu nhưng có thể không phù hợp khi doanh nghiệp của bạn phát triển, gặp sự cố hoặc cần chuyển giao công việc.
Các mẫu n8n tốt nhất được thiết kế cho các quy trình làm việc thực tế. Chúng dễ hiểu, dễ chỉnh sửa và đủ linh hoạt để hỗ trợ các thay đổi khi quy trình của bạn phát triển. Hãy nghĩ đến ít hỗn loạn hơn, nhiều sự rõ ràng hơn.
Đây là điều phân biệt một mẫu hữu ích với các mẫu khác:
- Các điều kiện kích hoạt và hành động có thể chỉnh sửa nhanh chóng
- Tên gọi và bố cục gọn gàng, dễ theo dõi
- Logic tích hợp cho các trường hợp dự phòng, thử lại hoặc các đường dẫn thay thế
- Các trường hợp sử dụng thực tế như thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, cảnh báo và phê duyệt
- Rất phù hợp cho các ví dụ về tự động hóa quy trình làm việc trong các lĩnh vực tiếp thị, vận hành và công nghệ thông tin
- Có thể hiển thị trực quan bằng các mẫu bản đồ quy trình để đẩy nhanh quá trình onboarding
Một mẫu tốt giúp bạn làm việc nhanh chóng và ít phải sửa chữa, cho phép bạn tập trung ngay vào kết quả thay vì phải điều chỉnh quy trình làm việc mỗi khi có thay đổi.
👀 Bạn có biết? Gần 94% các nhóm doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng một nền tảng duy nhất kết nối các công cụ và quản lý tự động hóa quy trình làm việc hơn là chuyển đổi giữa nhiều hệ thống riêng biệt.
Các mẫu n8n và ClickUp hàng đầu để tự động hóa quy trình làm việc của bạn nhanh hơn
| Tên mẫu | Tải xuống mẫu | Phù hợp cho | Tính năng nổi bật |
|---|---|---|---|
| n8n: Tạo nội dung từ dữ liệu nhập vào biểu mẫu và lưu vào Google Drive bằng trí tuệ nhân tạo (AI) | Tải xuống mẫu | Nhà tiếp thị nội dung, blogger độc lập, nhóm khởi nghiệp | Thu thập dữ liệu từ biểu mẫu; tạo bài viết bằng OpenAI; tự động lưu vào Google Drive |
| n8n: Thu thập khách hàng tiềm năng trong Google Trang tính và Mailchimp | Tải xuống mẫu | Nhóm marketing, điều phối viên sự kiện và doanh nghiệp nhỏ | Đồng bộ dữ liệu khách hàng tiềm năng từ Google Trang tính sang Mailchimp; tự động hóa việc xây dựng danh sách |
| n8n: Phân tích cảm xúc phản hồi tùy chỉnh của khách hàng bằng AI | Tải xuống mẫu | Đội ngũ hỗ trợ, chuyên gia phân tích trải nghiệm khách hàng (CX), và người phụ trách sản phẩm | Phân tích phản hồi tùy chỉnh bằng trí tuệ nhân tạo (AI); phân loại cảm xúc |
| n8n: Tạo hóa đơn từ bài nộp/gửi Typeform | Tải xuống mẫu | Người làm việc tự do, doanh nghiệp kinh doanh, nhóm tài chính | Thu thập thông tin từ khách hàng qua Typeform; tạo hóa đơn với APITemplate. io |
| n8n: Công cụ theo dõi chi phí đơn giản với Trợ lý AI và Google Trang tính | Tải xuống mẫu | Nhà sáng lập độc lập, công cụ theo dõi ngân sách, nhóm ghi chép chi phí | Ghi lại các mục nhập chi tiêu dựa trên trò chuyện; sử dụng AI để phân tích chi tiết; đang theo dõi chi tiêu theo thời gian thực |
| n8n: Trả lời tự động Gmail bằng AI | Tải xuống mẫu | Nhà sáng lập, lãnh đạo cấp cao, đội ngũ hỗ trợ | Soạn thảo các phản hồi Gmail do AI tạo ra; sử dụng GPT-4o; tự động điền các phản hồi thông minh |
| n8n: Trợ lý nghiên cứu web AI cho bộ phận bán hàng | Tải xuống mẫu | Nhân viên bán hàng, SDRs | Thực hiện tìm kiếm web được hỗ trợ bởi AI; trích xuất thông tin về công ty; xuất ra kết quả có cấu trúc với SerpAPI |
| n8n: Đánh giá các biểu mẫu liên hệ với GPT-4 và thông báo Slack | Tải xuống mẫu | Nhóm bán hàng và tiếp thị | Đánh giá khách hàng tiềm năng (Nóng/Ấm/Lạnh); sử dụng phân tích GPT-4; trích xuất thông tin khóa |
| Mẫu quy trình làm việc sơ đồ tư duy đơn giản ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhà sáng lập startup, quản lý dự án, nhà phát triển không cần mã | Bản đồ ý tưởng trực quan; lớp có thể thu gọn; chuyển đổi nút thành công việc; chỉnh sửa kéo và thả |
| Mẫu quy trình làm việc thiết kế đồ họa ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Các nhóm sáng tạo, các agency, và các nhà tiếp thị | Theo dõi các giai đoạn thiết kế; tập trung các bản tóm tắt và tệp tin; Trạng thái tùy chỉnh; các phụ thuộc cho quá trình đánh giá |
| Mẫu quy trình làm việc "Getting Things Done" của ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Cá nhân và nhóm cần sự rõ ràng trong công việc | Sắp xếp với danh sách GTD; ưu tiên theo ngữ cảnh/nỗ lực; hỗ trợ nhiều chế độ xem; lưu trữ quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs) |
| Mẫu quy trình làm việc chiến lược truyền thông xã hội ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Quản lý truyền thông xã hội, Trưởng nhóm sáng tạo | Theo dõi các chiến dịch trên nhiều kênh; 5+ chế độ xem; Trạng thái tùy chỉnh; theo dõi thời gian & sự rõ ràng về quyền sở hữu |
| Mẫu quy trình làm việc tiếp thị qua email ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Quản lý tiếp thị, chuyên gia email | Theo dõi các chiến dịch với 12 trường tùy chỉnh; tích hợp tài liệu; quản lý quy trình làm việc; tự động hóa các cuộc đánh giá định kỳ |
| Mẫu quy trình làm việc phát triển phần mềm Kanban ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhóm kỹ thuật, chủ sở hữu sản phẩm, startup | Cột Kanban trực quan; Quản lý sprint; Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP); Trạng thái tùy chỉnh cho lỗi và tính năng |
| Mẫu sơ đồ luồng quy trình làm việc ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Trưởng bộ phận vận hành, điều phối viên dự án | Hiển thị quy trình làm việc một cách trực quan; tổ chức theo vai trò; tích hợp các cột mốc; cập nhật trên Bảng trắng |
| Mẫu Bản đồ Quy trình ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Chuyên viên phân tích, trưởng bộ phận vận hành, quản lý | Bản đồ theo bước; quyền sở hữu công việc; tự động hóa quy trình; tối ưu hóa bằng trí tuệ nhân tạo (AI) |
| Mẫu bảng trắng sơ đồ quy trình ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhà phân tích, quản lý dự án, quy trình làm việc liên nhóm | Mapping quy trình tương tác; phân công công việc; liên kết tài liệu; chế độ xem Bảng trắng + Xem dạng danh sách công việc |
| Mẫu sơ đồ luồng công việc ClickUp Swimlane | Tải xuống mẫu miễn phí | Các nhóm làm việc đa hàm, trưởng bộ phận | Phân công vai trò theo làn bơi; trách nhiệm trong quy trình làm việc; liên kết công việc; hợp tác trực tiếp |
| Mẫu Quản lý Nội dung ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhóm tiếp thị, trưởng bộ phận biên tập, các agency | Theo dõi nội dung đa định dạng; quản lý trạng thái; Trường Tùy chỉnh cho hạn chót/ngân sách; tự động hóa |
| Mẫu Quản lý Dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhóm đa hàm | Cấu trúc dự án theo giai đoạn; bảng điều khiển trực quan; phụ thuộc đang theo dõi; quản lý khối lượng công việc |
| Mẫu Yêu cầu và Phê duyệt Dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Các nhóm có nhu cầu dự án khối lượng lớn | Ghi lại phạm vi yêu cầu; quy trình phê duyệt; tự động hóa cho việc định tuyến; liên kết trực tiếp quy trình làm việc |
| Mẫu tự động hóa email ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhóm Marketing và Quản lý vòng đời sản phẩm | Tự động hóa các chiến dịch; bản đồ phụ thuộc; giám sát các giai đoạn; tích hợp tài liệu để hợp tác |
| Mẫu Kanban ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Các nhóm đang theo dõi công việc bằng hình ảnh | Bảng Kanban tùy chỉnh; công việc con & thẻ; quy tắc tự động hóa; hợp tác minh bạch |
| Mẫu quy trình quản lý blog ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Các nhóm nội dung quản lý quy trình blog | Theo dõi tác vụ đa chế độ xem; Yêu cầu dựa trên biểu mẫu; Trường Tùy chỉnh đã được cài đặt sẵn; cân bằng khối lượng công việc |
8 Mẫu tự động hóa quy trình làm việc n8n miễn phí
Việc cài đặt một quy trình làm việc từ đầu mất nhiều thời gian, chưa đề cập đến quá trình dùng thử và lỗi. Các mẫu quy trình làm việc n8n sẵn sàng sử dụng này cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và duy trì tiến độ mà không bị gián đoạn.
1. Tạo nội dung từ dữ liệu nhập vào biểu mẫu và lưu trữ vào Google Drive bằng trí tuệ nhân tạo (AI)
Quy trình làm việc được điều khiển bởi AI này sẽ giúp bạn loại bỏ việc tạo/lập nội dung khỏi danh sách công việc. Nó tự động thu thập dữ liệu từ biểu mẫu, sử dụng OpenAI để tạo ra các bài viết hoàn chỉnh, tự động lưu trữ chúng vào Google Drive và ghi lại các liên kết trong Google Trang tính — tất cả được xử lý trong một luồng liền mạch. Hoàn hảo nếu bạn đã sẵn sàng từ bỏ việc sử dụng nhiều công cụ khác nhau chỉ để đăng một bài blog.
📌 Phù hợp cho: Marketer nội dung, blogger độc lập và các nhóm khởi nghiệp quản lý quy trình làm việc nội dung có khối lượng lớn.
2. Thu thập khách hàng tiềm năng trong Google Trang tính và Mailchimp
Quy trình làm việc "Gather Leads in Google Trang tính and Mailchimp" thu thập dữ liệu khách hàng tiềm năng từ bảng tính Google Trang tính và đẩy trực tiếp vào Mailchimp dưới dạng người đăng ký mới. Đây là cách đơn giản nhưng hiệu quả để đồng bộ hóa các đăng ký từ biểu mẫu hoặc sự kiện vào danh sách email của bạn mà không cần sao chép thủ công.
Rất phù hợp cho những ai muốn tự động hóa việc thu thập khách hàng tiềm năng ở giai đoạn đầu và khởi động các chiến dịch email nhanh hơn.
📌 Phù hợp cho: Nhóm marketing, điều phối viên sự kiện và doanh nghiệp nhỏ quản lý danh sách liên hệ đang phát triển.
📮 ClickUp Insight: Chỉ 12% số người tham gia khảo sát của chúng tôi sử dụng các tính năng AI tích hợp trong các bộ công cụ năng suất. Tỷ lệ áp dụng thấp này cho thấy các triển khai hiện tại có thể thiếu sự tích hợp mượt mà, có ngữ cảnh, điều này có thể thúc đẩy người dùng chuyển sang các nền tảng cuộc hội thoại độc lập mà họ ưa thích.
Ví dụ, liệu AI có thể thực thi một quy trình làm việc tự động dựa trên một lời nhắc văn bản thuần túy từ người dùng không? ClickUp Brain có thể! AI được tích hợp sâu vào mọi khía cạnh của ClickUp, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc tóm tắt các chủ đề trò chuyện, soạn thảo hoặc chỉnh sửa văn bản, trích xuất thông tin từ không gian làm việc, tạo hình ảnh và nhiều hơn nữa! Hãy gia nhập 40% khách hàng ClickUp đã thay thế 3+ ứng dụng bằng ứng dụng tất cả trong một của chúng tôi cho công việc!
3. Phân tích cảm xúc phản hồi của khách hàng tùy chỉnh bằng AI
Mẫu Phân tích Cảm xúc Phản hồi Khách hàng bằng Trí tuệ Nhân tạo (AI) thu thập phản hồi của khách hàng, chạy qua OpenAI để phát hiện cảm xúc và ghi lại kết quả trong Google Trang tính.
Đây là cách nhanh chóng để phân loại phản hồi thành các nhóm tích cực, trung lập hoặc tiêu cực mà không cần đọc từng phản hồi một cách thủ công. Điều này rất hữu ích để phát hiện xu hướng, đang theo dõi mức độ hài lòng hoặc phát hiện sớm các vấn đề.
📌 Phù hợp cho: Đội ngũ hỗ trợ, chuyên viên phân tích trải nghiệm khách hàng (CX) và trưởng sản phẩm đánh giá phản hồi của khách hàng trên quy mô lớn.
4. Tạo hóa đơn dựa trên bài nộp/gửi của Typeform
Chán ngán việc phải điền lại các trường thông tin hóa đơn lặp đi lặp lại? Mẫu "Tạo hóa đơn dựa trên biểu mẫu Typeform" có thể giúp bạn. Quy trình làm việc này kết nối Typeform với APITemplate.io để tự động tạo hóa đơn dựa trên các biểu mẫu được gửi.
Nó thu thập thông tin từ khách hàng như tên, dịch vụ và chi tiết thanh toán, sau đó tạo và định dạng hóa hóa đơn chuyên nghiệp sẵn sàng để gửi hoặc lưu trữ — một cách tuyệt vời để loại bỏ công việc quản trị viên lặp đi lặp lại và đẩy nhanh quá trình thanh toán.
📌 Phù hợp cho: Freelancer, doanh nghiệp dựa trên dịch vụ và nhóm tài chính thu thập thông tin khách hàng qua biểu mẫu.
5. Trình theo dõi chi phí đơn giản với n8n Trò chuyện, Trợ lý AI và Google Trang tính
Quy trình làm việc Simple Expense Tracker chuyển đổi tin nhắn trò chuyện của bạn thành các bản ghi chi tiêu có cấu trúc — không cần biểu mẫu, bảng tính hay rắc rối. Chỉ cần gửi tin nhắn như “car wash; 59.3 USD; 25 Jan 2024,” và nó sẽ sử dụng AI để phân tích chi tiết và ghi lại mục nhập trong Google Trang tính.
Kết quả? Một cách đơn giản để đang theo dõi chi phí cá nhân hoặc kinh doanh theo thời gian thực chỉ bằng ngôn ngữ tự nhiên.
📌 Phù hợp cho: Nhà sáng lập độc lập, người theo dõi ngân sách và các nhóm ghi chép chi phí khi di chuyển qua trò chuyện.
6. Trả lời tự động bằng AI của Gmail: Tạo các bản nháp trả lời cho email đến
Viết email trả lời có thể cảm thấy như một công việc toàn thời gian. Quy trình làm việc n8n Gmail AI Auto-Responder sử dụng GPT-4o để soạn thảo các phản hồi thông minh cho email đến trong Gmail — mà không cần nhấn “Gửi”. Bạn có toàn quyền kiểm soát trong khi AI thực hiện phần việc nặng nhọc.
📌 Phù hợp cho các nhà sáng lập, lãnh đạo hoặc đội ngũ hỗ trợ quản lý lượng email lớn, muốn có khởi đầu thuận lợi trong việc trả lời mà không làm mất đi sự tương tác con người.
7. Trợ lý nghiên cứu web AI cho bộ phận bán hàng
Việc thu thập thông tin chi tiết trước khi gửi email tiếp thị không cần phải mất hàng giờ. Mẫu quy trình làm việc AI Web Researcher for Sales sử dụng trí tuệ nhân tạo để thực hiện tìm kiếm web và thu thập thông tin khóa, giúp nhóm bán hàng cá nhân hóa chiến dịch tiếp cận nhanh hơn.
Nó sử dụng SerpAPI để tìm kiếm Google theo tên công ty hoặc tên miền, truy cập các trang web để trích xuất thông tin quan trọng như giá cả, tính khả dụng của API và loại thị trường, và hiển thị kết quả dưới dạng định dạng có cấu trúc thông qua mô-đun Structured Output Parser.
📌 Phù hợp cho: Nhân viên bán hàng và SDR muốn chuẩn bị cho các hoạt động tiếp cận mà không cần chuyển đổi giữa 10 tab hoặc lãng phí hàng giờ cho việc nghiên cứu.
8. Đánh giá các khách hàng tiềm năng từ biểu mẫu liên hệ bằng GPT-4 và gửi thông báo Slack.
Không phải tất cả các khách hàng tiềm năng đều như nhau, và quy trình làm việc Score Contact Form Leads n8n giúp bạn đánh giá các khách hàng tiềm năng mà bạn nhận được. Nó thu thập các biểu mẫu liên hệ, sử dụng GPT-4 để đánh giá từng khách hàng tiềm năng là Nóng, Ấm hoặc Lạnh, và ngay lập tức thông báo cho nhóm bán hàng của bạn trên Slack.
Nó thu thập thông tin khách hàng tiềm năng từ bất kỳ biểu mẫu liên hệ nào thông qua webhook, sử dụng GPT-4 để phân tích tin nhắn và gán điểm đánh giá khách hàng tiềm năng, trích xuất các thông tin quan trọng như tên, email và nội dung tin nhắn, sau đó gửi thông báo Slack đã định dạng kèm trạng thái phân loại.
📌 Phù hợp cho: Các nhóm bán hàng và tiếp thị muốn ưu tiên các khách hàng tiềm năng mà không cần phải xem xét từng bài nộp/gửi một cách thủ công.
Giới hạn của n8n
n8n linh hoạt nhưng không phải lúc nào cũng thân thiện với người mới bắt đầu. Nó không cung cấp nhiều hướng dẫn tích hợp sẵn, nên việc cài đặt quy trình làm việc có thể cảm thấy phức tạp, đặc biệt nếu bạn không có kiến thức kỹ thuật. Nếu không có sự hỗ trợ phù hợp, các nhóm có thể mất nhiều thời gian để khắc phục vấn đề hơn là tự động hóa công việc.
Nơi n8n có thể làm chậm tiến độ của bạn:
- Bạn cần có kiến thức về API để xây dựng các tính năng nâng cao. Hầu hết các mẫu vẫn yêu cầu bạn điều chỉnh yêu cầu HTTP hoặc xử lý JSON.
- Không có hỗ trợ hướng dẫn sử dụng. Bạn sẽ được đưa vào một giao diện trống với ít hướng dẫn về cách xây dựng logic hoặc các thực hành tốt nhất.
- Giao diện người dùng (UI) có hàm nhưng không thân thiện. Việc điều hướng các quy trình làm việc lớn có thể cảm thấy cồng kềnh và khó khăn trong việc khắc phục sự cố.
- Kiểm tra lỗi là việc đoán mò. Các luồng có thể gặp sự cố mà không có thông báo, và việc xác định nguyên nhân (và lý do) thường đòi hỏi phải theo dõi từng nút một cách thủ công.
- Việc tự lưu trữ đi kèm với nhiều rắc rối. Bạn phải chịu trách nhiệm về bảo trì máy chủ, nâng cấp và thời gian hoạt động trừ khi bạn sử dụng n8n Cloud.
Giải pháp thay thế cho mẫu n8n
ClickUp, nền tảng làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, giúp tự động hóa quy trình làm việc trở nên dễ dàng hơn nhờ thiết kế thông minh. Thay vì ghép nối các quy trình con hoặc gỡ lỗi các khối logic, bạn có thể bắt đầu với các mẫu được thiết kế sẵn cho hành động — có tổ chức, trực quan và hoàn toàn tùy chỉnh.
Các mẫu này là điểm khởi đầu tuyệt vời, nhưng việc tạo ra quy trình tự động hóa ClickUp của riêng bạn cũng đơn giản không kém. Dưới đây là cách bạn có thể thiết lập quy trình tự động hóa trong ClickUp, từng bước một:
⭐️ Cách tạo tự động hóa trong ClickUp
- Đi đến danh sách công việc hoặc thư mục nơi bạn muốn thêm tự động hóa.
- Tìm và nhấp vào nút Automate (thường ở góc trên bên phải của chế độ xem Xem dạng danh sách).
- Duyệt qua các mẫu tự động hóa đã được xây dựng sẵn (như “khi trạng thái thay đổi, giao cho…”). Hoặc, nhấp vào Tạo Tự động hóa để tạo mẫu của riêng bạn.
- Lựa chọn sự kiện (kích hoạt) sẽ khởi động tự động hóa (ví dụ: "khi trạng thái thay đổi thành Đang tiến hành")
- Chọn hành động cần thực hiện khi điều kiện kích hoạt xảy ra (ví dụ: "Giao cho Sam Cole").
- Kiểm tra cài đặt của bạn và nhấp vào Tạo hoặc Lưu
- Thực hiện hành động kích hoạt trong danh sách công việc của bạn để xem tự động hóa hoạt động như thế nào.
📌 Ví dụ: Tự động phân công công việc khi trạng thái thay đổi
- Kích hoạt: Khi trạng thái thay đổi thành “Đang xem xét”
- Hành động: Giao công việc cho Sam Cole
Bây giờ, hãy cùng xem qua một số mẫu để bạn bắt đầu.
1. Mẫu quy trình làm việc sơ đồ tư duy đơn giản ClickUp
Mẫu quy trình làm việc Bản đồ tư duy đơn giản ClickUp giúp bạn hình dung và tổ chức ý tưởng mà không bị lạc trong các thiết lập kỹ thuật phức tạp. Dù đang brainstorming cho dự án mới hay lập kế hoạch quy trình làm việc cho nhóm, bố cục gọn gàng và các tính năng kéo-thả giúp việc phác thảo và sắp xếp lại ý tưởng trở nên dễ dàng.
Mẫu này cho phép bạn:
- Sử dụng Chế độ Nhiệm vụ để biến mỗi nút thành một công việc có thể chỉnh sửa hoàn toàn với bình luận, người được giao nhiệm vụ và danh sách kiểm tra
- Chuyển sang Chế độ Trống khi bạn muốn một không gian không bị phân tâm để phác thảo ý tưởng hoặc quy trình
- Thu gọn và mở rộng các lớp để tập trung vào các nhánh cụ thể mà không bị rối mắt
- Tùy chỉnh kết nối nút bằng màu sắc để nhóm các ý tưởng liên quan hoặc làm nổi bật các mối quan hệ phụ thuộc
- Zoom, kéo và chỉnh sửa ngay lập tức — lý tưởng cho việc brainstorming trực tiếp với các nhóm làm việc từ xa
📌 Phù hợp cho: Nhà sáng lập startup, quản lý dự án hoặc người xây dựng không cần mã nguồn cần một không gian trực quan linh hoạt để suy nghĩ, lập kế hoạch và chia sẻ quy trình làm việc, đặc biệt khi làm việc trên nhiều công cụ hoặc công cụ tự động hóa AI.
Tích hợp với nhiều công cụ và hệ thống khác nhau cho phép chúng ta tự động hóa việc tạo/lập công việc hoặc thông báo cho các hệ thống khác khi có thay đổi.
Tích hợp với nhiều công cụ và hệ thống khác nhau cho phép chúng ta tự động hóa việc tạo/lập công việc hoặc thông báo cho các hệ thống khác khi có thay đổi.
Xem video này để biết cách sử dụng AI trên ClickUp để tự động hóa một lượng lớn công việc 👇
2. Mẫu quy trình làm việc thiết kế đồ họa ClickUp
Các dự án thiết kế có thể nhanh chóng gặp trục trặc khi phản hồi bị phân tán hoặc thời hạn bị trễ. Mẫu quy trình làm việc thiết kế đồ họa ClickUp cung cấp cho các nhóm thiết kế một cách trực quan để quản lý công việc sáng tạo từ giai đoạn khởi động đến giao hàng cuối cùng.
Nó được thiết kế để hỗ trợ việc chuyển giao nhanh chóng giữa các nhà văn, nhà thiết kế và người duyệt - vì vậy bạn không phải mất thời gian chờ đợi phê duyệt hoặc ghép nối các bản chỉnh sửa từ năm công cụ khác nhau.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Đang theo dõi các công việc thiết kế qua các giai đoạn như Briefing, Review và Final Approval
- Sử dụng Trạng thái Tùy chỉnh để đánh dấu các yêu cầu khẩn cấp, phản hồi bị khối hoặc các chỉnh sửa trong tiến độ
- Tập trung các bản tóm tắt sáng tạo, tệp tham khảo và bản thiết kế mẫu dưới một công việc duy nhất
- Giao công việc cho đồng nghiệp với ngày đáo hạn tích hợp sẵn và theo dõi thời gian
- Thêm các phụ thuộc để đảm bảo mọi thứ không tiến triển cho đến khi phản hồi được hoàn thành
📌 Phù hợp cho: Các nhóm sáng tạo, agency hoặc marketer quản lý nhiều chiến dịch muốn có cách thức nhanh chóng để phân công công việc, giảm thiểu trễ hẹn và áp dụng phần mềm tự động hóa công việc vào các quy trình sáng tạo thường xuyên.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo một trạng thái trong ClickUp có tên “Đang chờ duyệt” và sử dụng nó để lọc các tác vụ, sau đó lưu lại dưới dạng một chế độ xem. Điều này sẽ đảm bảo rằng những người duyệt chỉ thấy các tác vụ đang chờ họ duyệt — không hơn, không kém.
3. Mẫu quy trình làm việc "Getting Things Done" của ClickUp
Khi danh sách việc cần làm của bạn trở thành một "hố đen" của những công việc dang dở, đã đến lúc cần có cấu trúc. Được lấy cảm hứng từ phương pháp GTD của David Allen, mẫu quy trình làm việc "Getting Things Done" của ClickUp cung cấp cho bạn một quy trình đơn giản để ghi chép, phân loại và xử lý mọi việc cần quan tâm. Đây không chỉ là một danh sách - mà là một khung làm việc giúp bạn đưa ra quyết định thông minh hơn với ít rối ren tinh thần hơn.
Sử dụng mẫu này để:
- Quản lý công việc với bảy danh sách công việc dựa trên GTD, từ "Các công việc tiếp theo" đến "Tệp nhắc nhở"
- Ưu tiên theo ngữ cảnh và nỗ lực bằng cách sử dụng các trường tùy chỉnh được xây dựng sẵn và có thể tùy chỉnh
- Lên lịch và quản lý công việc trong các chế độ xem Lịch, Bảng hoặc Xem dạng danh sách
- Lưu trữ các quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs), ghi chú và kế hoạch chia sẻ trong chế độ xem Docs
- Tùy chỉnh thiết lập theo phong cách của bạn — dù bạn tuân theo phương pháp GTD hay dựa vào các trợ lý AI cho các công việc lặp lại
📌 Phù hợp cho: Cá nhân và nhóm muốn xây dựng cấu trúc cho ngày làm việc của mình và đạt được tiến độ đều đặn, mà không cần liên tục điều chỉnh ưu tiên.
Xem video này để nhanh chóng tìm hiểu cách tự động hóa nhiều công việc hơn với AI Assign. 👇
4. Mẫu quy trình làm việc chiến lược truyền thông xã hội ClickUp
Vận hành mạng xã hội mà không có chiến lược rõ ràng giống như hét vào hư không. Nhưng bạn nên bắt đầu từ đâu? Hãy thử mẫu quy trình công việc chiến lược mạng xã hội ClickUp để giúp bạn kết nối ý tưởng nội dung với mục tiêu tiếp thị lớn hơn. Nó có thể làm mọi thứ từ xây dựng lịch trình đến đang theo dõi những gì hiệu quả.
Thay vì quản lý bài đăng bằng mười công cụ khác nhau, bạn có một nơi duy nhất để xây dựng kế hoạch chiến dịch, lưu trữ nội dung sáng tạo và đo lường hiệu quả với đối tượng mục tiêu của mình.
Mẫu này cho phép bạn:
- Quản lý mọi thứ từ hướng dẫn thương hiệu đến tạo bài đăng và đang theo dõi với năm chế độ xem linh hoạt
- Sử dụng các trạng thái tùy chỉnh như Đã duyệt, Đang tiến độ hoặc Cần duyệt để đảm bảo luồng nội dung được xử lý suôn sẻ
- Xác định rõ quyền sở hữu và mục đích với các trường như Giai đoạn Chiến lược hoặc Vai trò
- Kế hoạch nội dung dành riêng cho nền tảng với bảng tâm trạng, các bước chiến lược và công việc được lên lịch
- Tăng cường trách nhiệm với theo dõi thời gian, thẻ và phụ thuộc công việc
📌 Phù hợp cho: Quản lý truyền thông xã hội và trưởng nhóm sáng tạo. Đặc biệt là những người đang xây dựng quy trình làm việc nội dung đa kênh muốn tối ưu hóa quản lý dự án bằng tự động hóa đồng thời duy trì giọng điệu và thời gian phát hành nhất quán của thương hiệu.
5. Mẫu quy trình làm việc tiếp thị qua email ClickUp
Quản lý các chiến dịch email trên các bảng tính, tài liệu và năm nền tảng khác nhau? Đó là cách chi tiết bị bỏ sót và các chiến dịch bị trì hoãn. Mẫu quy trình làm việc tiếp thị email ClickUp giúp xác định mục tiêu, đang theo dõi mọi lần gửi và theo dõi hiệu suất chiến dịch của bạn một cách rõ ràng.
Tất cả mọi thứ đều được tập trung tại một nơi, từ việc tạo danh sách công việc đến theo dõi tỷ lệ nhấp chuột, giúp nhóm của bạn không bỏ lỡ thời gian, chỉ số hoặc sự đồng bộ trong thông điệp.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Sử dụng 12 trường tùy chỉnh để theo dõi các điểm dữ liệu quan trọng như số email đã gửi, tổng số lần nhấp chuột và loại phân đoạn
- Xây dựng và theo dõi quy trình làm việc của chiến dịch trên các chế độ xem như Kết quả Email đang theo dõi và Lịch Nội dung
- Giao công việc theo khối lượng công việc, đặt ngày đáo hạn và đang theo dõi tiến độ bằng Bảng Trạng Thái
- Soạn thảo và hoàn thiện nội dung một cách hợp tác trong ClickUp Tài liệu
- Đặt các công việc kiểm tra định kỳ và tối ưu hóa các chiến dịch lặp lại với công cụ tạo quy trình làm việc AI
📌 Phù hợp cho: Quản lý marketing và chuyên gia email đang quản lý nhiều chiến dịch. Hoàn hảo cho những ai cần một hệ thống lặp lại, dựa trên dữ liệu cho hiệu suất, lịch trình và phối hợp giữa các nhóm.
6. Mẫu quy trình làm việc phát triển phần mềm Kanban ClickUp
Khi danh sách công việc của bạn quá tải và lỗi liên tục xảy ra, bạn cần hơn một danh sách công việc. Mẫu quy trình làm việc phát triển phần mềm Kanban của ClickUp cung cấp cho nhóm của bạn chế độ xem thời gian thực về những gì đang được thực hiện, những gì bị khối và những gì đã hoàn thành — mà không cần chuyển tab hoặc theo dõi cập nhật.
Nó được thiết kế để hỗ trợ các sprint linh hoạt, từ yêu cầu tính năng mới đến triển khai cuối cùng.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Theo dõi tiến độ sprint một cách trực quan với các cột Kanban kéo và thả
- Tùy chỉnh chi tiết công việc bằng các trường như Người yêu cầu, Tính năng sản phẩm hoặc Trạng thái phát triển
- Đặt giới hạn công việc đang thực hiện (WIP) để giữ cho nhóm tập trung và giảm tắc nghẽn trong các quy trình làm việc có khối lượng lớn
- Tạo trạng thái tùy chỉnh để quản lý lỗi, đánh giá và triển khai
- Giao công việc, thêm phụ thuộc và sử dụng AI để tự động hóa các công việc lặp lại mỗi sprint
📌 Phù hợp cho: Nhóm kỹ thuật, chủ sở hữu sản phẩm và các startup quản lý các quy trình phát triển phức tạp với thời gian giới hạn và danh sách yêu cầu tính năng ngày càng tăng.
⭐ Bonus: Tăng tốc tự động hóa quy trình làm việc với Trợ lý AI
Các nhóm ở mọi hàm thường gặp phải các điểm nghẽn do quy trình thủ công, giao tiếp rời rạc và các công việc lặp đi lặp lại. Các trợ lý AI giải quyết những thách thức này bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc và cho phép hoạt động nhanh hơn, hiệu quả hơn.
- tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại: *Các trợ lý AI xử lý các công việc lặp đi lặp lại như mục nhập, cập nhật trạng thái và theo dõi, giúp nhóm của bạn tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn, miễn phí
- Chuyển đổi và tóm tắt cuộc họp ngay lập tức: Đảm bảo mọi quyết định và chi tiết được ghi lại và chia sẻ, giảm thiểu rủi ro bỏ sót thông tin và đẩy nhanh quá trình thực hiện
- *tự động tạo các mục và phân công công việc: Dựa trên các cuộc thảo luận trong cuộc họp hoặc cập nhật dự án, các trợ lý AI có thể tự động tạo và phân công công việc trong công cụ quản lý dự án của bạn, giảm thiểu việc chuyển giao thủ công và trì hoãn
- *quản lý tài liệu thời gian thực: Giữ mọi người trên cùng một trang với tính năng đang theo dõi phiên bản được hỗ trợ bởi AI và tóm tắt tức thì về các thay đổi, giúp các nhóm tiến triển mà không gặp rắc rối hay phải quay lại
- Câu trả lời và tài nguyên theo yêu cầu: Trợ lý trò chuyện AI có thể nhanh chóng tra cứu tài liệu, trả lời các câu hỏi liên quan đến quy trình làm việc và hiển thị thông tin liên quan — loại bỏ nhu cầu tìm kiếm trong email hoặc tệp tin
- Kích hoạt năng suất không đồng bộ: Các trợ lý AI có thể chuyển đổi các cuộc họp kéo dài hoặc cập nhật dự án thành các điểm chính ngắn gọn và các bước hành động cụ thể, giúp các thành viên trong nhóm ở các múi giờ khác nhau dễ dàng đồng bộ hóa và duy trì tiến độ công việc
7. Mẫu biểu đồ luồng quy trình làm việc ClickUp
Mẫu biểu đồ luồng công việc ClickUp cho phép bạn phác thảo từng bước của một công việc hoặc hệ thống, kết nối các bước với nhau và phân công trách nhiệm rõ ràng. Điều này rất hữu ích khi nhóm của bạn cần một tài liệu tham khảo chung để giảm thiểu thời gian chuyển giao, loại bỏ sự nhầm lẫn và đưa ra quyết định nhanh hơn. Từ quy trình tuyển dụng đến các quy trình làm việc nội bộ (SOP), mọi thứ đều dễ dàng theo dõi và cập nhật.
Mẫu này cho phép bạn:
- Xây dựng bản đồ quy trình trực quan trực tiếp trên ClickUp Bảng trắng
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để tổ chức loại công việc, dòng thời gian và vai trò
- Chuyển đổi giữa chế độ xem sơ đồ luồng và danh sách kiểm tra với các bố cục có sẵn như Sơ đồ Tuyển dụng
- Giao nhiệm vụ cho nhiều cộng tác viên, thêm các cột mốc và đang theo dõi từng bước từ "Mở" đến "Hoàn thành"
- Biến các quy trình phức tạp thành sơ đồ quy trình làm việc mà nhóm của bạn có thể thực sự sử dụng
📌 Phù hợp cho: Trưởng bộ phận vận hành, điều phối viên dự án hoặc bất kỳ ai muốn biến các quy trình làm việc phức tạp, liên hàm thành các quy trình rõ ràng, có thể theo dõi
8. Mẫu Bản đồ Quy trình ClickUp
Thay vì tạo sơ đồ quy trình một cách độc lập, hãy sử dụng mẫu ClickUp Process Mapping Template để kết nối từng bước với một công việc cụ thể, người được giao và thời hạn. Bạn có thể ghi chép quy trình hiện tại, đánh dấu các điểm kém hiệu quả và phân công quyền sở hữu - tất cả trong một không gian làm việc duy nhất.
Nó đủ linh hoạt để áp dụng cho mọi thứ từ quy trình onboarding đến các thủ tục kỹ thuật, với cập nhật thời gian thực và tính năng theo dõi trách nhiệm tích hợp để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.
Sử dụng mẫu này để:
- Phân chia quy trình theo từng bước bằng các chế độ xem dựa trên công việc như Xem dạng danh sách, Lịch và Gantt
- Thêm thông tin chi tiết với các trường như Tỷ lệ Hoàn thành, Lịch trình Quy trình và Người chịu trách nhiệm
- Giao nhiệm vụ cho nhiều người phụ trách, đặt ưu tiên và để lại phản hồi thông qua bình luận và phản ứng
- Tự động hóa việc đang theo dõi tiến độ bằng cách cài đặt các điều kiện kích hoạt liên quan đến việc hoàn thành công việc hoặc thay đổi
- Áp dụng bản đồ quy trình AI để xác định các mẫu và tối ưu hóa quy trình làm việc theo thời gian
📌 Phù hợp cho: Các nhà phân tích, trưởng bộ phận vận hành, quản lý nhóm và các thành viên khóa chịu trách nhiệm ghi chép, thực hiện và cải tiến quy trình kinh doanh mà không cần bắt đầu từ đầu mỗi lần.
9. Mẫu bảng trắng sơ đồ quy trình ClickUp
Khi bạn cần trình bày cách các quy trình công việc của mình hoạt động, sơ đồ quy trình sẽ nhanh chóng thống nhất mọi người. Mẫu bảng trắng sơ đồ quy trình ClickUp cho phép bạn tạo các bản đồ động, tương tác, thể hiện cách các bước kết nối giữa các nhóm, hệ thống hoặc giai đoạn.
Thay vì nhìn chằm chằm vào các biểu đồ tĩnh, bạn có thể di chuyển công việc, thêm tệp, giao nhiệm vụ cho chủ sở hữu và điều chỉnh khi quy trình của bạn phát triển. Và vì nó được xây dựng trên ClickUp Bảng trắng, bạn sẽ có được sự rõ ràng về mặt hình ảnh mà không mất đi chi tiết cấp công việc.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Tạo bản đồ quy trình trực quan với các nút kéo và thả bằng ClickUp Bảng trắng
- Gán chủ sở hữu, ưu tiên và mối phụ thuộc cho từng bước để đảm bảo trách nhiệm rõ ràng
- Sắp xếp các tài liệu, liên kết và bình luận liên quan bên trong các nút
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem Bảng trắng, Danh sách công việc và Hướng dẫn để quản lý cả luồng tổng thể và các công việc chi tiết
- Nâng cao sự hợp tác bằng cách đảm bảo mọi người đều đồng bộ trang và làm việc trên cùng một nền tảng
📌 Phù hợp cho: Các nhà phân tích, quản lý dự án và các nhóm thường xuyên sử dụng bảng trắng kỹ thuật số để vẽ bản đồ quy trình làm việc, brainstorm các cải tiến hoặc đơn giản hóa các hệ thống phức tạp.
10. Mẫu sơ đồ luồng công việc ClickUp Swimlane
Bạn có bao giờ tự hỏi, “Ai đang xử lý việc đó?” Đó là dấu hiệu cho thấy quy trình của bạn không rõ ràng. Mẫu sơ đồ luồng công việc ClickUp Swimlane sẽ giải quyết vấn đề đó nhanh chóng. Nó tạo ra một bản đồ hiển thị rõ ràng ai chịu trách nhiệm, việc gì cần làm và thời gian thực hiện trên một bảng duy nhất. Bạn có thể giao công việc, theo dõi tiến độ và cập nhật quy trình làm việc theo thời gian thực.
Mẫu này cho phép bạn:
- Lập bản đồ các quy trình làm việc nhiều bước xuyên suốt các nhóm hoặc hàm
- Giao quyền sở hữu theo swimlane để mọi người đều biết vai trò của mình
- Phát hiện nhanh chóng các điểm kém hiệu quả và trùng lặp với bố cục trực quan
- Kết nối từng bước với các công việc và trạng thái thực tế trong không gian làm việc của bạn
- Hợp tác với nhóm của bạn để cập nhật, kiểm tra và hoàn thiện trong thời gian thực
📌 Phù hợp cho: Các nhóm làm việc đa chức năng, trưởng bộ phận hoặc quản lý dự án đang tìm kiếm các mẫu sơ đồ quy trình động kết hợp kế hoạch công việc với khả năng hiển thị quy trình.
11. Mẫu Quản lý Nội dung ClickUp
Hầu hết các nhóm nội dung không gặp khó khăn về sáng tạo; họ gặp khó khăn về phối hợp. Nếu không có quy trình làm việc minh bạch, ý tưởng sẽ nằm trong bản nháp, phản hồi bị mất và hạn chót bị trễ.
Mẫu Quản lý Nội dung ClickUp cung cấp cho nhóm của bạn một hệ thống sạch sẽ, có thể lặp lại để quản lý nội dung từ ý tưởng đến hoàn thành. Nó biến những ý tưởng rời rạc thành các dòng thời gian có cấu trúc và giữ cho mọi người đồng bộ - từ nhà văn, nhà thiết kế, trình chỉnh sửa đến người phê duyệt.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Kế hoạch và đang theo dõi nhiều loại nội dung trên các định dạng và kênh khác nhau
- Đặt trạng thái như “Ý tưởng”, “Đang xem xét” hoặc “Sẵn sàng đăng tải” để duy trì sự tổ chức
- Sử dụng các trường có mã màu để quản lý ngân sách, thời hạn, kênh và bản thiết kế demo
- Thêm cộng tác viên, cài đặt ưu tiên và để các quy trình tự động hóa xử lý các việc cần làm
- Kết hợp dữ liệu hiệu suất để tối ưu hóa những gì là công việc và loại bỏ những gì không là công việc
📌 Phù hợp cho: Các nhóm marketing, trưởng bộ phận biên tập và các agency quản lý lịch trình đa định dạng và đang tìm kiếm hệ thống quản lý nội dung đơn giản để mở rộng quy mô nhanh chóng mà không mất kiểm soát.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Brain có thể giúp bạn nhanh chóng chuyển từ trang trống sang nội dung hoàn chỉnh. Sử dụng nó để brainstorm tiêu đề blog, tóm tắt ghi chú cuộc họp, tạo bản nháp email hoặc chỉnh sửa nội dung với giọng điệu tốt hơn — trực tiếp trong bất kỳ tác vụ hoặc tài liệu nào.
12. Mẫu Quản lý Dự án ClickUp
Hầu hết các dự án thất bại không phải vì chúng không thành công mà do sự phối hợp kém. Mẫu Quản lý Dự án ClickUp cung cấp cho bạn một không gian làm việc linh hoạt để cấu trúc rõ ràng từng giai đoạn: ý tưởng, kế hoạch, thực thi và đánh giá.
Tất cả đã được bản đồ hóa sẵn trong các danh sách công việc và bảng có sẵn, giúp nhóm của bạn không mất thời gian tái tạo quy trình làm việc hoặc vội vàng cập nhật thông tin.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Phân chia các dự án lớn thành các giai đoạn bằng cách sử dụng các danh sách công việc và quy trình làm việc trạng thái đã được xây dựng sẵn
- Chế độ xem tình trạng dự án với tính năng theo dõi thời gian động, ưu tiên và thông qua các Trường Tùy chỉnh
- Giữ các bên liên quan đồng bộ thông qua email, Bình luận và các cuộc thảo luận dựa trên công việc
- Đặt giới hạn công việc đang thực hiện (WIP) và đánh dấu các rào cản bằng cách sử dụng chế độ xem bảng (Board View) và cảnh báo phụ thuộc
- Đang theo dõi tiến độ thực tế với các chỉ báo trực quan trên các chế độ xem Lịch, Dòng thời gian và Khối lượng công việc
📌 Phù hợp cho: Các nhóm làm việc đa hàm quản lý các nhiệm vụ dài hạn trong phần mềm quản lý dự án ClickUp, đặc biệt khi trách nhiệm, hiển thị và tiến độ đều quan trọng.
13. Mẫu Yêu cầu và Phê duyệt Dự án ClickUp
Hầu hết các trì hoãn trong các dự án mới bắt đầu từ các yêu cầu không rõ ràng, thiếu bối cảnh và quy trình phê duyệt chậm chạp. Mẫu Yêu cầu và Phê duyệt Dự án ClickUp đảm bảo một cách thức có cấu trúc để ghi lại yêu cầu, thu thập các chi tiết khóa và hướng các nhóm đến đúng người ra quyết định, mà không cần đến các chủ đề email dài dòng hay điểm nghẽn.
Sử dụng mẫu này để:
- Thu thập thông tin dự án quan trọng bằng cách sử dụng các trường tùy chỉnh cho phạm vi, chi phí, rủi ro và tác động
- Theo dõi trạng thái yêu cầu qua các giai đoạn như Đang xem xét, Được phê duyệt và Đang tiến độ
- Cài đặt tự động hóa ClickUp để thông báo cho các bên liên quan hoặc chỉ định người phê duyệt ngay lập tức
- Xem xét, bình luận và phê duyệt yêu cầu mà không cần rời khỏi Không gian Làm việc ClickUp của bạn
- Kết nối các dự án đã được phê duyệt trực tiếp với quy trình làm việc để chuyển giao công việc một cách trơn tru
📌 Phù hợp cho: Các nhóm quản lý lượng lớn yêu cầu dự án đến, cần một cách đơn giản để đánh giá, phân công và ưu tiên các dự án dựa trên chi phí, rủi ro và giá trị chiến lược.
14. Mẫu tự động hóa email ClickUp
Email thủ công là nguyên nhân gây giảm năng suất và rủi ro lớn đối với tính nhất quán. Mẫu Email tự động hóa ClickUp biến các chiến dịch của bạn thành một hệ thống có thể lặp lại.
Bạn sẽ có mọi bước được bản đồ hóa từ quy trình kế hoạch, lịch trình đến đo lường kết quả. Sẽ không còn tình trạng bỏ sót các bước theo dõi, không còn các bản nháp lộn xộn, mà chỉ có quy trình thực thi gọn gàng, phối hợp nhịp nhàng nhờ tự động hóa.
Sử dụng mẫu này để:
- Lập kế hoạch quy trình làm việc cho chiến dịch và tự động hóa dựa trên các sự kiện kích hoạt như hành động của người dùng hoặc dòng thời gian
- Giao công việc, xem xét nội dung email và theo dõi trạng thái giao hàng từ một bảng điều khiển trung tâm
- Tạo các mối quan hệ phụ thuộc để sắp xếp các bước của chiến dịch mà không cần quản lý chi tiết
- Theo dõi các giai đoạn bản nháp, xem xét và lịch trình với Trạng thái tùy chỉnh.
- Hợp tác với nhóm trong việc soạn thảo email bằng tài liệu và bình luận tích hợp sẵn
📌 Phù hợp cho: Các nhóm Marketing và Quản lý Vòng đời Sản phẩm quản lý quy trình email và muốn đơn giản hóa các chiến dịch bằng trí tuệ nhân tạo (AI) cho tự động hóa marketing, tất cả trong nền tảng quản lý dự án của họ.
15. Mẫu Kanban ClickUp
Đôi khi, tất cả những gì cần thiết chỉ là một hình ảnh trực quan rõ ràng để nhận ra điều gì đang làm chậm tiến độ của nhóm. Đó chính là lúc mẫu Kanban phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt. Mẫu Kanban ClickUp biến mỗi công việc thành một thẻ có thể theo dõi, kéo, thả và quản lý theo thời gian thực.
Dù là ra mắt sản phẩm hay xử lý phiếu hỗ trợ, nó mang lại cấu trúc mà không giới hạn tính linh hoạt.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Hiển thị các công việc trên bảng Kanban rõ ràng và có thể tùy chỉnh
- Theo dõi tiến độ qua năm trạng thái: Mở, Đang tiến hành, Kiểm tra, Bị chặn và Đã đóng
- Phân chia công việc phức tạp thành các tác vụ con, mối phụ thuộc và thẻ
- Đặt quy tắc tự động hóa để kích hoạt cập nhật và giảm thiểu việc chuyển giao thủ công
- Hợp tác giữa các bộ phận trong khi duy trì tính minh bạch của quy trình làm việc
📌 Phù hợp cho: Các nhóm muốn giảm bớt các cuộc họp cập nhật và làm cho tiến độ trở nên hiển thị với phần mềm bảng Kanban thực sự hoạt động cùng quy trình của họ, chứ không phải chống lại nó.
16. Mẫu quy trình quản lý blog ClickUp
Việc duy trì lịch trình xuất bản trở nên khó khăn khi ý tưởng, bản phác thảo, hình ảnh và phê duyệt nằm rải rác ở các nơi khác nhau. Mẫu quy trình quản lý blog ClickUp giúp tập trung mọi thứ vào một không gian làm việc có cấu trúc, giúp nhóm của bạn tập trung vào việc sáng tạo thay vì chạy đua với thời hạn. Mọi bước, từ bản nháp đầu tiên đến bài viết được xuất bản, đều rõ ràng, hiển thị và hoàn toàn có thể theo dõi.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Quản lý các công việc nội dung trong nhiều chế độ xem như Danh sách, Bảng, Lịch và Gantt
- Quản lý yêu cầu blog bằng chế độ xem biểu mẫu (Form View) để chuyển đổi các bài nộp/gửi thành công việc
- Theo dõi trạng thái bản sao, xem xét ghi chú và thiết lập hạn chót với các trường tùy chỉnh đã được thiết lập sẵn
- Sử dụng chế độ xem Dòng thời gian và Box để cân bằng khối lượng công việc giữa các tác giả và trình chỉnh sửa
- Lưu trữ các bản tóm tắt, sơ đồ và tệp tham khảo trực tiếp bên trong từng công việc
📌 Phù hợp cho: Các nhóm nội dung quản lý quy trình sản xuất blog trên nhiều định dạng và thời hạn, đặc biệt là những nhóm đang xây dựng hệ thống công cụ blogging thông minh.
Biến các quy trình lặp đi lặp lại thành hệ thống "Click-and-Go" với ClickUp
Các mẫu có sẵn có thể giúp tự động hóa nhanh hơn, nhưng chỉ khi chúng thực sự có thể sử dụng ngay lập tức. Đó là nơi nhiều công cụ gặp hạn chế. Với n8n, bạn thường phải xây dựng từ đầu, hiểu các API và khắc phục các lỗi không hiển thị.
ClickUp có cách tiếp cận khác biệt. Các mẫu miễn phí, sẵn sàng sử dụng của ClickUp phù hợp cho các lĩnh vực tiếp thị, vận hành và quy trình làm việc nội bộ. Mỗi mẫu đều tích hợp sẵn các chế độ xem, giai đoạn công việc và logic tự động hóa, giúp bạn bỏ qua bước thiết lập và bắt tay vào thực hiện ngay lập tức.
Cần thông báo cho khách hàng tiềm năng, giao nhiệm vụ theo dõi hoặc di chuyển công việc dựa trên trạng thái? ClickUp Tự động hóa sẽ xử lý điều đó. Muốn tóm tắt chủ đề email hoặc viết lại phản hồi? ClickUp Brain cũng có thể làm điều đó mà không cần chuyển đổi công cụ.
Đăng ký ClickUp để vận hành các quy trình làm việc nhanh chóng, gọn gàng mà không cần lo lắng về hệ thống backend phức tạp.