Đã 11 giờ 47 phút tối. Bạn đã tự nhủ sẽ đăng xuất hai giờ trước, nhưng giờ đây bạn vẫn đang trả lời những email đã đánh dấu từ mấy ngày trước và đã quên béng. Bạn tự hỏi liệu vấn đề là do thời gian hay công cụ.
Công cụ đang được nhắc đến nhiều gần đây là Notion Mail, và bạn đang tò mò.
Superhuman cũng đã nằm trong tầm ngắm của bạn, với tất cả những tính năng phím tắt bàn phím được quảng cáo rầm rộ.
Câu hỏi thực sự là công cụ nào giúp bạn thoát khỏi hộp thư đến nhanh hơn. Đó chính là lý do cho sự so sánh giữa Notion Mail và Superhuman này.
Hãy bắt đầu ngay! 🧰
So sánh Notion Mail và Superhuman trong nháy mắt
Dưới đây là tóm tắt nhanh:
| Tiêu chí | Notion Mail | Superhuman | ClickUp (Bonus) |
| Cách tiếp cận | Giao diện tích hợp với Notion cho Gmail; phù hợp nhất cho người dùng Notion thường xuyên. | Ứng dụng email độc lập, tập trung vào năng suất dành cho chuyên gia. | Nền tảng năng suất tất cả trong một với quản lý dự án email tích hợp, công việc, tài liệu và quản lý dự án. |
| Tài khoản được hỗ trợ | Chỉ hỗ trợ Gmail, liên kết với tài khoản Notion. | Hỗ trợ nhiều tài khoản Gmail và Outlook | Gmail, Outlook và các tích hợp email khác (tùy thuộc vào thiết lập của Không gian Làm việc) |
| Tính khả dụng của nền tảng | Dựa trên web và không có chế độ offline. | Ứng dụng có sẵn cho Mac, Windows, Web, iOS, Android và chế độ offline đầy đủ. | Web, Windows, Mac, iOS, Android; chế độ offline cho công việc và tài liệu. |
| Tính năng AI | Notion AI để tham khảo các trang Notion và hỗ trợ viết cơ bản. | Trí tuệ nhân tạo (AI) tiên tiến, soạn thảo phản hồi theo phong cách của bạn, tự động theo dõi và tóm tắt. | ClickUp AI hỗ trợ soạn thảo email, tự động hóa công việc, tóm tắt và đề xuất thông minh trong quản lý công việc. |
| Quản lý hộp thư đến | Các chế độ xem (phân loại tự động và thủ công bằng AI và bộ lọc) | Hộp thư đến chia tách, nhãn thông minh và phân loại tự động nâng cao | Hộp thư đến thống nhất cho email và công việc, chế độ xem tùy chỉnh, tự động hóa và lọc. |
| Hợp tác | Tham chiếu các trang Notion trong email | Chia sẻ chế độ xem trực tiếp của email, bình luận/đề cập đồng nghiệp, tự động hóa quá trình chuyển tiếp email, chia sẻ bản nháp. | Gán email thành công việc, bình luận, đề cập đồng nghiệp, liên kết email với dự án và hợp tác trực tuyến. |
| Tích hợp | Tích hợp sâu với không gian làm việc Notion | Tích hợp với Gmail và Outlook, cùng nhiều công cụ khác. | Tích hợp sâu với các công việc, tài liệu, trò chuyện, lịch và hơn 1.000 công cụ thông qua tích hợp ClickUp. |
Notion Mail là gì?
Notion Mail là ứng dụng email được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), cho phép người dùng tổ chức hộp thư đến, soạn thảo phản hồi và lên lịch cuộc họp trực tiếp trong Notion. Ứng dụng này được thiết kế như một ứng dụng độc lập, có thể truy cập qua web và tương thích với tài khoản Gmail và Google Workspace.
Ứng dụng này có giao diện tối giản, có thể tùy chỉnh, phù hợp với triết lý thiết kế của Notion.
🧠 Thú vị: Ray Tomlinson đã gửi email đầu tiên vào năm 1971. Anh ấy gửi nó cho chính mình như một bài kiểm tra… và nhanh chóng quên mất nội dung của nó.
Tính năng của Notion Mail
Hãy cùng khám phá một số tính năng làm nên sự đặc biệt của Notion Mail.
Tính năng #1: Nhãn tự động và tổ chức hộp thư đến được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) của Notion
Đang phải đối mặt với hộp thư đến lộn xộn? Notion Mail có trí tuệ nhân tạo (AI) để thực hiện các việc cần làm. Ứng dụng này phân tích nội dung, người gửi và bối cảnh của từng tin nhắn, sau đó đề xuất và áp dụng nhãn tự động. Điều đó có nghĩa là bạn không còn phải kéo từng email vào các thư mục riêng lẻ.
Bạn cũng có thể tạo nhãn riêng của mình, và theo thời gian, trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ học cách sắp xếp email theo sở thích của bạn. Điều này giống như việc dạy hộp thư đến của bạn cách làm việc theo cách của bạn.
Tính năng #2: Chế độ xem hộp thư đến tùy chỉnh, bộ lọc và viết theo khối.
Thay vì phải đối mặt với danh sách email kéo dài vô tận, Notion Mail cho phép bạn tạo các chế độ xem hộp thư đến chung tùy chỉnh. Muốn chỉ xem các tin nhắn từ nhóm của bạn? Hay chỉ các email chưa đọc từ khách hàng? Bạn có thể lọc theo người gửi, nhãn, trạng thái và nhiều tiêu chí khác.
Ngoài ra, nếu bạn đã quen với việc viết trong Notion, trình soạn thảo email sẽ mang lại cảm giác rất thoải mái.
Bạn có thể sử dụng các khối (blocks) để thêm tiêu đề lớn, danh sách kiểm tra, chú thích, dấu đầu dòng và thậm chí cả khối mã. Lệnh gạch chéo (/) quen thuộc cũng được tích hợp sẵn, giúp định dạng văn bản nhanh chóng và linh hoạt. Đây là một sự thay đổi mới mẻ so với việc sử dụng email văn bản thuần túy.
📮ClickUp Insight: Gần 42% nhân viên làm việc với kiến thức ưa chuộng email cho giao tiếp nhóm.
Tuy nhiên, điều này có giá của nó. Vì hầu hết email chỉ đến tay một số thành viên trong nhóm, kiến thức trở nên phân mảnh, cản trở sự hợp tác và việc ra quyết định nhanh chóng.
Để nâng cao khả năng hiển thị và thúc đẩy hợp tác, hãy tận dụng một ứng dụng toàn diện cho công việc như ClickUp, giúp biến email của bạn thành các công việc có thể thực hiện chỉ trong vài giây!
Tính năng #3: Mẫu email và lịch trình tích hợp sẵn
Notion Mail giúp các email lặp đi lặp lại trở nên thú vị hơn. Bạn có thể lưu trữ các đoạn văn bản thường dùng dưới dạng snippets và chèn chúng vào tin nhắn chỉ với một cú nhấp chuột. Dù bạn đang xử lý các phiếu hỗ trợ hay theo dõi các khách hàng tiềm năng, tính năng này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể và đảm bảo các phản hồi của bạn luôn nhất quán.
Ngoài ra, tích hợp Lịch Notion cho phép bạn chèn trực tiếp các liên kết đặt lịch vào email của mình. Nó kiểm tra lịch trình của bạn và giúp người nhận chọn thời gian phù hợp, không cần sử dụng trình lên lịch của bên thứ ba.
Giá cả của Notion Mail
- Miễn phí
- Plus: $12/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: $24/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
🔍 Bạn có biết? Ký hiệu ‘@’ ban đầu không được tạo ra cho email. Nó được sử dụng trong kế toán và hóa đơn thương mại, có nghĩa là ‘với tỷ lệ’. Tomlinson đã chọn nó vì nó không được sử dụng trong tên, khiến nó trở thành ký hiệu phân tách hoàn hảo.
Superhuman là gì?
Superhuman là một ứng dụng email cao cấp giúp nâng cao năng suất và tối ưu hóa trải nghiệm email với giao diện nhanh chóng, trực quan và các tính năng mạnh mẽ. Nó cung cấp các phím tắt bàn phím nâng cao, xác nhận đã đọc, nhắc nhở theo dõi và các thông tin phân tích dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI).
Ứng dụng này đặc biệt phổ biến trong giới chuyên gia và quản lý cấp cao phải xử lý lượng email lớn hàng ngày, vì nó cung cấp các công cụ ưu tiên tốc độ, tập trung và năng suất.
🧠 Thú vị: Bộ phim hài lãng mạn năm 1998 "You’ve Got Mail", với sự tham gia của Tom Hanks và Meg Ryan, được lấy cảm hứng từ sự bùng nổ của văn hóa email và thông báo "You’ve Got Mail" biểu tượng của AOL.
Tính năng của Superhuman
Dưới đây là những gì bạn sẽ nhận được khi bước vào khu vực hiệu suất cao của phần mềm quản lý email này. 📈
Tính năng #1: Tổ chức hộp thư đến và viết email được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)
Trí tuệ nhân tạo (AI) của Superhuman tự động phân loại email vào các danh mục thông minh như tiếp thị, đề xuất và cập nhật mạng xã hội. Bạn cũng có thể đào tạo nó để tạo nhãn tự động tùy chỉnh bằng các lệnh đơn giản như ‘đơn xin việc’ hoặc ‘yêu cầu xem xét công việc’.
Bạn có một số điểm chính? Trình soạn thảo email AI của Superhuman có thể biến chúng thành những email chuyên nghiệp, phù hợp với thương hiệu và giọng điệu của bạn. Nó học hỏi từ các tin nhắn trước đây của bạn để soạn thảo các phản hồi nghe giống như bạn.
Ngoài ra, Superhuman còn tự động soạn sẵn các phản hồi cho mọi email trong hộp thư đến của bạn: chỉ cần xem lại, điều chỉnh nếu cần và nhấn gửi. Bạn cũng có thể yêu cầu nó rút gọn, mở rộng, đơn giản hóa hoặc viết lại bất kỳ nội dung nào, giúp bạn có toàn quyền kiểm soát mà không cần phải làm những công việc vặt.
Tính năng #2: Nhắc nhở tự động và tìm kiếm thông minh
Quên đánh dấu email hoặc cài đặt lời nhắc nhở? Superhuman sẽ hỗ trợ bạn. Ứng dụng này tự động nhắc nhở bạn theo dõi nếu ai đó chưa trả lời, và thậm chí có thể viết tin nhắn theo dõi thay cho bạn.
Bạn cũng không cần phải nhớ chính xác tiêu đề email hoặc người gửi. Chỉ cần nhập một câu như “Thông tin về buổi họp ngoài văn phòng quý 2 ở đâu?” hoặc “Tìm các phản hồi khen ngợi bài thuyết trình của chúng ta”, và tính năng Tìm kiếm AI của Superhuman sẽ hiển thị kết quả trong vài giây.
🔍 Bạn có biết? Email spam đầu tiên được gửi vào năm 1978 bởi Gary Thuerk, một quản lý tiếp thị của Digital Equipment Corporation. Email này được gửi đến khoảng 400 người và kết quả là doanh thu $13 triệu, nhưng cũng đánh dấu sự khởi đầu của một hiện tượng email bị ghét bỏ.
Tính năng #3: Snippets
Nếu bạn thường xuyên gửi các tin nhắn tương tự, Snippets sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Chỉ cần lưu lại một phản hồi (hoặc thậm chí một email đầy đủ kèm theo tệp đính kèm và CC), sau đó chỉ cần nhấp chuột để chèn vào.
Các nhóm cũng có thể chia sẻ Snippets để đảm bảo tính nhất quán.
Thêm vào đó? Bạn có thể tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc, chẳng hạn như chuyển tiếp đơn đăng ký, trả lời và lưu trữ, mà không cần phải nhấc tay.
Giá cả của Superhuman
- Kinh doanh: $40/tháng cho mỗi người dùng
- Gói Starter: $30/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Công việc thực tế thường tách biệt với email, và đó là thực tế đáng buồn đối với nhiều người trong chúng ta. Trí tuệ nhân tạo (AI) bối cảnh có thể thay đổi cách email kết nối với công việc thực tế bằng cách thông minh kết nối khoảng cách giữa giao tiếp và hành động.
Thay vì để thông tin quan trọng bị chôn vùi trong hộp thư đến, trí tuệ nhân tạo (AI) có thể phân tích nội dung email, hiểu ý định của chúng và tự động hiển thị các công việc, tài liệu hoặc cập nhật dự án liên quan trực tiếp trong nền tảng công việc của bạn.
Ví dụ, nếu một email chứa yêu cầu hoặc hạn chót, AI có thể đề xuất tạo công việc, liên kết nó với dự án phù hợp hoặc thậm chí giao cho thành viên của nhóm thích hợp — tất cả mà không cần sao chép thủ công hoặc chuyển đổi giữa các công cụ. Sự tích hợp liền mạch này đảm bảo không có gì bị bỏ sót, giúp quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn và giữ cho nhóm luôn đồng bộ. Xem nó hoạt động như thế nào:
Notion Mail vs. Superhuman: So sánh tính năng
Khi nói đến các ứng dụng email được thiết kế cho tốc độ và sự tập trung, Notion Mail và Superhuman có những cách tiếp cận hoàn toàn khác nhau để giúp bạn đạt được mục tiêu "hộp thư đến trống". Một ứng dụng tập trung vào tùy chỉnh và phân loại dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI), trong khi ứng dụng kia chú trọng vào tốc độ và độ chính xác tuyệt đối.
Hãy cùng phân tích các công cụ năng suất email này vượt ra ngoài những thông tin bề nổi để xác định công cụ nào phù hợp hơn với luồng làm việc của bạn. ⚒️
Tính năng #1: Khả năng AI
Hãy so sánh cách Notion và Superhuman sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để quản lý email của bạn.
Notion Mail
Notion Mail tích hợp với Notion AI, cung cấp các tính năng hỗ trợ cơ bản như chỉnh sửa và hoàn thiện văn bản email. Bạn có thể tham khảo các trang Notion trong quá trình viết, điều này rất tiện lợi nếu bạn đã quen thuộc với hệ sinh thái Notion.
Tuy nhiên, Notion Mail thiếu các tính năng AI nâng cao như tóm tắt tự động, tìm kiếm mạnh mẽ được hỗ trợ bởi AI và soạn thảo email theo phong cách riêng của bạn.
Superhuman
Superhuman, mặt khác, cho phép bạn sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) một cách rộng rãi trong email. Nó có thể soạn thảo các phản hồi theo phong cách viết của bạn bằng cách học cách bạn thường viết. Nó đủ thông minh để phát hiện khi nào cần theo dõi và có thể tạo ra một phản hồi theo dõi cho bạn.
Ngoài ra, ứng dụng còn có tính năng tìm kiếm được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), cho phép bạn nhập câu hỏi bằng tiếng Anh thông thường và nhận được tóm tắt mà không cần phải tìm kiếm sâu. Cần một cái nhìn tổng quan nhanh về email? Superhuman sẽ hiển thị một tóm tắt AI một dòng ở trên mỗi tin nhắn.
🏆 Người chiến thắng: Superhuman với trí tuệ nhân tạo (AI) bối cảnh được tích hợp sẵn trong hộp thư đến của bạn.
Tính năng #2: Không gian Làm việc thống nhất
Hãy xem cách Notion và Superhuman giúp bạn quản lý email và công việc một cách hiệu quả (hoặc không).
Notion Mail
Nếu bạn đã là người dùng Notion, việc này sẽ trở nên đơn giản hơn.
Vì được tích hợp sẵn vào Không gian Làm việc Notion, bạn có thể tham chiếu hoặc liên kết trực tiếp các trang trong email của mình hoặc thậm chí soạn thảo phản hồi từ một tài liệu. Điều này giúp quy trình làm việc của bạn trở nên liền mạch hơn.
Superhuman
Mặc dù Superhuman hỗ trợ tích hợp với các công cụ phổ biến, trải nghiệm email của nó vẫn tách biệt với các trung tâm công việc khác.
Bạn có thể kết nối với các công cụ như Asana hoặc Slack, nhưng những kết nối này mang tính giao dịch hơn là chuyển đổi. Bạn vẫn phải chuyển đổi giữa các ứng dụng, điều này gây ra sự cản trở và làm gián đoạn luồng làm việc của bạn.
🏆 Kết quả: Hòa! Notion Mail thắng về quy trình làm việc chặt chẽ với Notion; Superhuman thắng về quy trình làm việc email hợp tác. Hãy chọn ưu tiên của bạn.
Tính năng #3: Phân loại và lọc email
Hãy xem cách Notion và Superhuman giúp bạn sắp xếp và ưu tiên email.
Notion Mail
Notion Mail nổi bật với khả năng tổ chức và phân loại email. Tính năng ‘Views’ cho phép bạn phân loại hộp thư đến thành các phân đoạn tùy chỉnh — như các chủ đề email ưu tiên, tin nhắn liên quan đến dự án, bản tin, hoặc bất kỳ nội dung nào bạn quan tâm.
Tùy thuộc vào mức độ tham gia của bạn, các chế độ xem này có thể được hỗ trợ bởi đề xuất của AI hoặc được cài đặt thủ công.
Superhuman
Superhuman áp dụng phương pháp tương tự với tính năng ‘Split hộp thư đến’, phân loại email của bạn thành các mục như VIP, tin nhắn nhóm hoặc công cụ, hoặc tự động hoặc dựa trên các quy tắc bạn định nghĩa.
Nền tảng này cũng hỗ trợ tự động chuyển tiếp tin nhắn, trả lời tự động hoặc đánh dấu các tác vụ đã hoàn thành mà không cần mở chúng.
🏆 Kết quả: Hòa! Cả hai công cụ đều cung cấp các giải pháp hiệu quả để xử lý tình trạng lộn xộn trong hộp thư đến.
So sánh Notion Mail và Superhuman trên Reddit
Chúng tôi đã tham khảo Reddit để so sánh Notion Mail và Superhuman, và đây là những gì chúng tôi tìm thấy.
Một người dùng Reddit so sánh hai ứng dụng này:
Tôi là người dùng Superhuman từ tháng 10 năm 2020. Một số quan sát của tôi
Cảm giác trực quan, tất cả các phím tắt bàn phím đều giống nhau. Notion Mail không hỗ trợ trải nghiệm toàn bộ bàn phím. Bạn vẫn phải nhấp chuột để truy cập một số vị trí, như hộp thư chia sẻ khác hoặc tài khoản khácKhông có chế độ xem chỉ lưu trữ, tức là bạn không thể G+A và không có thư mục chỉ lưu trữ, mà phải truy cập vào "Tất cả email"Không có xác nhận đã đọc (!!)Không có tính năng "Monday morning perk" nơi tôi nhận được điểm số hộp thư đến trống
Thành thật mà nói, trải nghiệm giữa hai ứng dụng khá tương đồng và phiên bản đầu tiên này đã khá tốt. Tôi không chắc liệu sự khác biệt giữa Notion Mail (kể cả phiên bản đầu tiên này) và Superhuman mà tôi yêu thích có đáng giá hơn $30 hay không. Tuy nhiên, việc mất chuỗi hộp thư đến zero sẽ khiến tôi rất buồn.
Tôi là người dùng Superhuman từ tháng 10 năm 2020. Một số quan sát của tôi
Cảm giác trực quan, tất cả các phím tắt bàn phím đều giống nhau. Notion Mail không hỗ trợ trải nghiệm toàn bộ bàn phím. Bạn vẫn phải nhấp chuột để truy cập một số vị trí, như hộp thư chia sẻ khác hoặc tài khoản khácKhông có chế độ xem chỉ lưu trữ, tức là bạn không thể G+A và không có thư mục chỉ lưu trữ, mà phải truy cập vào "Tất cả email"Không có xác nhận đã đọc (!!)Không có tính năng "Monday morning perk" nơi tôi nhận được điểm số hộp thư đến trống
Thành thật mà nói, trải nghiệm giữa hai ứng dụng khá tương đồng và phiên bản đầu tiên này đã khá tốt. Tôi không chắc liệu sự khác biệt giữa Notion Mail (kể cả phiên bản đầu tiên này) và Superhuman mà tôi yêu thích có đáng giá hơn $30 hay không. Tuy nhiên, việc mất chuỗi hộp thư đến zero sẽ khiến tôi rất buồn.
Một số người dùng đánh giá cao giao diện của Superhuman:
Đối với tôi, thiết kế giao diện cũng là yếu tố quan trọng. Các phím tắt rất tiện lợi nhưng có thể được sao chép trên các khách hàng khác. Giao diện của Superhuman thì 👌
Đối với tôi, thiết kế giao diện cũng là yếu tố quan trọng. Các phím tắt rất tiện lợi nhưng có thể được sao chép trên các khách hàng khác. Giao diện của Superhuman thì 👌
Trong khi người dùng khác đánh giá cao Notion Mail:
Tôi đã mong chờ điều này và đã sử dụng nó được hai ngày nay. Tôi có hàng nghìn email được tổ chức theo hàng chục nhãn khách hàng và dự án, và đang mong đợi các công cụ tổ chức bổ sung.
Nó đã chuyển các nhãn từ Gmail sang, nhưng không có email nào được gán cho các nhãn đó. Vì vậy, nó hoàn toàn vô dụng đối với tôi trừ khi có cách khắc phục đơn giản mà tôi chưa biết.
Tôi đã mong chờ điều này và đã sử dụng nó được hai ngày nay. Tôi có hàng nghìn email được tổ chức theo hàng chục nhãn khách hàng và dự án, và đang mong đợi các công cụ tổ chức bổ sung.
Nó đã chuyển các nhãn từ Gmail sang, nhưng không có email nào được gán cho các nhãn đó. Vì vậy, nó hoàn toàn vô dụng đối với tôi trừ khi có cách khắc phục đơn giản mà tôi chưa biết.
🔍 Bạn có biết? 88% người dùng email kiểm tra hộp thư đến nhiều lần trong ngày. Cụ thể, 39% kiểm tra 3-5 lần, 27% kiểm tra 10-20 lần và 22% kiểm tra hơn 20 lần. Trong khi đó, 8,5% kiểm tra email một lần mỗi ngày và 3,5% không kiểm tra hàng ngày.
Giới thiệu ClickUp: Giải pháp thay thế tốt nhất cho Notion Mail và Superhuman.
Khi bạn không thể quyết định giữa tùy chọn A và B (ở đây là Notion và Superhuman!), tại sao không thử tùy chọn C?
ClickUp là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện — tất cả đều được hỗ trợ bởi AI giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Hãy so sánh ClickUp với Notion Mail và Superhuman. ⚓
ClickUp’s one-up #1: Quản lý dự án qua email
Bạn đang gặp khó khăn với việc phải chuyển đổi tab liên tục, mất dấu các chủ đề email và phải sao chép thủ công các công việc từ hộp thư đến danh sách việc cần làm?
Giới thiệu ClickUp Email Quản lý Dự án.
Thay vì xem email như một ứng dụng riêng biệt, công cụ này đưa email vào trung tâm của quy trình làm việc của bạn. Bạn có thể gửi và nhận email trực tiếp trong các công việc, liên kết các chủ đề email với công việc liên quan và thậm chí giao nhiệm vụ theo dõi mà không cần rời khỏi không gian làm việc của mình.
Trong khi Superhuman tập trung vào tốc độ, và Notion Mail cố gắng tổ chức email và hộp thư đến của bạn thành một cơ sở dữ liệu, ClickUp đi xa hơn. Nó chuyển đổi email từ hộp thư đến thống nhất của bạn thành các nhiệm vụ ClickUp có thể thực hiện được.
Ví dụ, nếu bạn đang quản lý việc ra mắt sản phẩm và nhận được email phản hồi chi tiết từ khách hàng về một tính năng beta. Bạn có thể đơn giản chuyển tiếp email đó vào không gian làm việc của mình, nơi nó sẽ tự động trở thành một công việc.
Tiêu đề email trở thành tên công việc, nội dung email là mô tả, và các tệp đính kèm được bao gồm cho quản lý công việc email. Bạn có thể giao công việc cho nhà phát triển, đặt ngày đáo hạn và thậm chí kích hoạt tự động hóa để thông báo cho nhóm sản phẩm. Nền tảng tất cả trong một cho phép tất cả thành viên dự án xem cùng một chuỗi email, thêm bình luận, gắn thẻ nhau và theo dõi quyết định.
Dưới đây là ý kiến của Philip Storry, Quản trị viên Hệ thống Cao cấp tại SYZYGY:
ClickUp đã thay thế sự kết hợp lộn xộn giữa các phiếu hỗ trợ kỹ thuật và chuỗi email bằng một công việc (Task) và các công việc con (Subtasks) cho mỗi mục/sự kiện trong quy trình, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điều gì và mọi việc diễn ra đúng thời gian. Chưa có giải pháp nào trước đây có thể phối hợp giữa bốn bộ phận một cách dễ dàng như ClickUp.
ClickUp đã thay thế sự kết hợp lộn xộn giữa các phiếu hỗ trợ kỹ thuật và chuỗi email bằng một công việc (Task) và các công việc con (Subtasks) cho mỗi mục/sự kiện trong quy trình, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điều gì và mọi việc diễn ra đúng thời gian. Chưa có giải pháp nào trước đây có thể phối hợp giữa bốn bộ phận một cách dễ dàng như ClickUp.
Bạn có thể cài đặt để mỗi lần gửi biểu mẫu hỗ trợ sẽ tự động gửi email cho khách hàng và tạo một công việc cho đội ngũ hỗ trợ của bạn, bao gồm mức độ ưu tiên, người được giao nhiệm vụ và thời hạn.
Tính năng này trở nên mạnh mẽ hơn nữa khi kết hợp với tích hợp ClickUp và Outlook. Có email cần theo dõi? Chỉ cần chuyển nó thành công việc ngay từ Outlook.
Và nếu bạn là người dùng Gmail, trải nghiệm này cũng mượt mà không kém. Tính năng Tích hợp ClickUp và Gmail cho phép chuyển đổi bất kỳ email nào thành một công việc chỉ với vài cú nhấp chuột, thông qua tiện ích bổ sung Gmail hoặc phần mở rộng Chrome.
🧠 Thực tế thú vị: Đáng chú ý, 71% các nhà tiếp thị B2B bao gồm bản tin email trong chiến lược tiếp thị nội dung của họ, chứng minh giá trị của nó trong việc xây dựng kết nối kinh doanh.
ClickUp’s one-up #2: Tính năng được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)
Vấn đề là: các nhóm mất hàng giờ mỗi tuần để tìm kiếm thông tin, tóm tắt tài liệu và soạn thảo bản cập nhật. Thực tế, một chuyên gia trung bình mất hơn 30 phút mỗi ngày chỉ để tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc. Điều đó tương đương với hơn 120 giờ mỗi năm dành cho việc lục lọi email, các chủ đề trên Slack và các tệp tin rải rác. (Nguồn: ClickUp Insight)
ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sâu trong nền tảng quản lý dự án email, hiểu rõ bối cảnh công việc của bạn.
Giả sử bạn đang quản lý một chiến dịch ra mắt sản phẩm phức tạp và cần một bản tóm tắt nhanh về tình hình hiện tại. Bạn không cần phải lục lọi qua sáu danh sách công việc, bốn ghi chú cuộc họp và một tài liệu từ tháng trước.
Chỉ cần hỏi ClickUp Brain bằng ngôn ngữ tự nhiên. Nó sẽ ngay lập tức hiển thị các công việc liên quan, hạn chót và các rào cản.
📌 Ví dụ về yêu cầu: Trạng thái hiện tại của việc ra mắt sản phẩm quý 3 là gì? Bao gồm các công việc chính, các rào cản công việc và ai là người chịu trách nhiệm cho từng mục?
Cần viết một bản cập nhật nhanh cho các bên liên quan? Trợ lý AI soạn thảo email sẽ soạn thảo báo cáo trạng thái dựa trên dữ liệu dự án thời gian thực. Đang xây dựng lịch nội dung? Nó có thể tạo ra các bản phác thảo, sau đó ClickUp Brain có thể hỗ trợ bạn hoàn thiện bản nháp thêm.
Bây giờ, hãy nói về các cuộc họp.
Nếu nhóm của bạn đang bị ngập trong các cuộc gọi, ClickUp AI Notetaker sẽ giải quyết vấn đề đó bằng tự động hóa. Nó ghi chép cuộc họp theo thời gian thực, tóm tắt các điểm chính và, quan trọng nhất, tự động tạo công việc từ các mục cần thực hiện.
Không còn phải vất vả nhớ xem đã quyết định gì và ai sẽ làm gì. Công việc sẽ được ghi chép và phân công trong không gian Làm việc của bạn ngay sau khi cuộc gọi kết thúc.
Ví dụ, một nhóm hỗ trợ khách hàng có thể tổ chức một phiên thu thập phản hồi với một khách hàng lớn. Trợ lý ghi chú AI sẽ ghi lại toàn bộ cuộc gọi, đánh dấu các yêu cầu cải tiến thành công việc và đăng một bản tóm tắt TL;DR trong kênh trò chuyện nội bộ của bạn. Ngay cả những đồng nghiệp không thể tham gia cũng sẽ nhanh chóng nắm bắt thông tin và sẵn sàng hành động.
ClickUp’s one-up #3: Công cụ hợp tác
Sau khi các công việc đã được ghi nhận và ưu tiên đã rõ ràng, thách thức tiếp theo là đảm bảo rằng tất cả những người tham gia công việc cùng nhau đều đồng bộ.
ClickUp Chat là nơi chiến lược của bạn được triển khai cùng với nhóm, chứ không phải xung quanh họ.
Giả sử bạn đang tham gia một cuộc trò chuyện về yêu cầu khẩn cấp của khách hàng. Ai đó đề cập đến một giải pháp, người khác gợi ý chỉnh sửa nội dung, và bạn nhận ra đây đang trở thành một kế hoạch hành động. Bạn có thể chuyển các tin nhắn này trực tiếp thành Công việc ngay trong cuộc trò chuyện.
Giao nhiệm vụ, đặt hạn chót và thế là xong! Cuộc hội thoại trở thành hành động mà không làm gián đoạn luồng công việc. Ngoài ra, ClickUp Brain tóm tắt toàn bộ chủ đề và làm nổi bật các bước tiếp theo, đảm bảo mọi người đều đồng bộ.
Bạn thậm chí có thể khởi chạy cuộc gọi video hoặc âm thanh nhanh chóng với ClickUp SyncUps, đi kèm với khả năng ghi chú tích hợp. Khi kết hợp với ClickUp Tài liệu, bạn sẽ có một công cụ hợp tác hoàn chỉnh.
Cần soạn thảo kế hoạch tiếp thị? Mở một tài liệu ClickUp, nhúng danh sách công việc, thêm dòng thời gian dự án, gắn thẻ đồng nghiệp để xem xét và thậm chí giao công việc trực tiếp từ bên trong tài liệu. Người quản lý phát triển có thể cập nhật dòng thời gian, nhà thiết kế có thể bình luận trực tiếp và nhà tiếp thị có thể liên kết báo cáo hiệu suất, tất cả đều diễn ra theo thời gian thực.
Các tài liệu có thể truy cập từ bất kỳ đâu trong ClickUp và được đặt ngay bên cạnh các công việc và dòng thời gian của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu có sẵn cho đề xuất, ghi chú cuộc họp hoặc thông số kỹ thuật sản phẩm và tùy chỉnh chúng theo nhu cầu.
📣 Lợi thế của ClickUp: Brain MAX là trợ lý desktop được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) giúp quản lý email trở nên dễ dàng và hiệu quả. Với tích hợp sâu rộng giữa hộp thư đến, công việc và lịch, Brain MAX đưa tất cả các cuộc trò chuyện email của bạn vào một không gian làm việc thống nhất.
Bạn có thể sử dụng tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản để soạn thảo, trả lời hoặc tổ chức email mà không cần dùng tay, trong khi các mô hình AI hàng đầu giúp bạn tạo ra các phản hồi chuyên nghiệp, tóm tắt các chủ đề email dài và đề xuất các bước tiếp theo. Brain MAX cũng có thể tự động hóa các công việc email thường xuyên, cài đặt lời nhắc nhở cho các tin nhắn quan trọng và liên kết email với các dự án hoặc liên hệ liên quan — giúp hộp thư đến của bạn luôn gọn gàng và quy trình làm việc diễn ra trơn tru.
Mail có cuộc họp với ClickUp
Nếu bạn chỉ nghĩ đến email, bạn đang bỏ lỡ một nửa câu chuyện.
Đúng vậy, Notion Mail rất tuyệt vời cho người hâm mộ Notion, và Superhuman được thiết kế cho tốc độ và phản hồi chu đáo. Nhưng năng suất thực sự chỉ đến khi email, công việc, tài liệu và dự án của bạn hoạt động hài hòa với nhau.
Đó chính là lúc ClickUp phát huy tác dụng. Với vai trò là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp giúp quản lý email, nhiệm vụ và hợp tác nhóm tất cả trong một nơi. Nhờ vậy, công việc của bạn sẽ diễn ra trơn tru và luôn được tổ chức gọn gàng.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅