Kế toán xây dựng là một thế giới riêng, nơi mỗi dự án, thanh toán và chi phí đều có nhịp điệu riêng.
Không giống như kế toán truyền thống, kế toán xây dựng được định hình bởi dòng thời gian thay đổi, ngân sách thay đổi và bản chất khó dự đoán của ngành xây dựng.
Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp xây dựng hoặc giám sát tài chính của doanh nghiệp, bạn đã biết: những con số đằng sau mỗi dự án có thể quyết định thành công hay thất bại của cơ hội lớn tiếp theo. Theo dõi không chỉ là tuân thủ các quy tắc mà còn là xây dựng một hệ thống làm việc hiệu quả như đội ngũ nhân viên của bạn.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ khám phá các nguyên tắc cốt lõi, kỹ thuật thông minh hơn, công cụ thiết yếu và chiến lược thực tế giúp kế toán xây dựng trở thành nền tảng cho sự phát triển bền vững
Hiểu lý do tại sao kế toán xây dựng là duy nhất
Kế toán xây dựng khác với kế toán kinh doanh thông thường vì cần quản lý các dự án liên tục thay đổi, chi phí biến động và hợp đồng dài hạn. Mỗi dự án hoạt động theo dòng thời gian riêng, với cấu trúc tài chính riêng, khiến các phương pháp truyền thống trở nên kém hiệu quả nếu không có sự điều chỉnh.
Điều gì làm nên sự khác biệt của kế toán xây dựng
- Cấu trúc dựa trên dự án: Hoạt động xây dựng xoay quanh các dự án riêng lẻ, mỗi dự án cần được theo dõi riêng về chi phí công việc, ghi nhận doanh thu hợp đồng và báo cáo tài chính
- Dòng thời gian kéo dài và hợp đồng phức tạp: Các dự án xây dựng thường kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều năm, đòi hỏi phải sử dụng các phương pháp ghi nhận doanh thu chuyên biệt như phương pháp hợp đồng hoàn thành và phương pháp tỷ lệ hoàn thành
- Chi phí dự án biến động: Các công ty xây dựng cần theo dõi tích cực chi phí thực tế, chi phí ước tính, chi phí nhân công, chi phí vật liệu và chi phí gián tiếp để bảo vệ lợi nhuận
- Mô hình luồng tiền không ổn định: Quản lý luồng tiền trở nên rất quan trọng vì thanh toán phụ thuộc vào các cột mốc và tiến độ dự án, không phải lịch trình cố định
- Tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn kế toán: Báo cáo tài chính phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung đồng thời theo dõi doanh thu và chi phí trong nhiều kỳ kế toán
Các công ty xây dựng xây dựng hệ thống kế toán dựa trên những thực tế này sẽ kiểm soát tốt hơn tình hình tài chính, lợi nhuận của dự án và tính bền vững của kinh doanh.
📖 Đọc thêm: Cách thành lập công ty xây dựng
👀 Bạn có biết? Hơn 4.500 năm trước, thanh tra Ai Cập Merer đã ghi chép nhật ký hàng ngày để theo dõi việc vận chuyển đá vôi cho Đại Kim Tự Tháp Giza.
Những bản ghi chép trên giấy cói này, được phát hiện gần Biển Đỏ, tiết lộ các kỹ thuật quản lý dự án ban đầu bao gồm theo dõi lao động, hậu cần vật liệu và dòng thời gian xây dựng phối hợp.
Các thành phần cơ bản của kế toán xây dựng
Kế toán xây dựng vững chắc là xây dựng một hệ thống tài chính phản ánh cách các dự án di chuyển, thay đổi và phát triển. Cho dù bạn đang xem xét báo cáo tài chính hàng tháng hay đang theo dõi chi phí vật liệu cho một dự án, việc hiểu các thành phần cốt lõi là điều không thể thỏa hiệp.
Các yếu tố chính bạn cần nắm vững
- Chi phí công việc: Theo dõi mọi chi phí liên quan đến nhân công, vật liệu, thiết bị và nhà thầu phụ ở cấp độ dự án để hiểu được lợi nhuận thực sự
- Ghi nhận doanh thu: Áp dụng phương pháp phù hợp, cho dù là phương pháp tỷ lệ hoàn thành hay phương pháp hợp đồng hoàn thành. Dựa trên cấu trúc hợp đồng và dòng thời gian của dự án
- Báo cáo tài chính: Tạo bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ chính xác, phù hợp với thực tế của ngành xây dựng
- Chi phí trực tiếp và gián tiếp: Phân biệt chi phí trực tiếp cụ thể cho dự án, như chi phí vật liệu và chi phí nhân công. Từ chi phí chung, như bảo hiểm, chi phí hành chính và khấu hao thiết bị
- Quản lý luồng tiền: Theo dõi chặt chẽ thời gian dòng tiền vào và ra, đặc biệt khi thanh toán hợp đồng và tiến độ dự án không hoàn toàn khớp nhau
- Các loại chi phí và chi phí dự án: Phân chia chi phí thành các loại chi phí hợp lý như chi phí thực tế, chi phí ước tính và chi phí liên tục để duy trì sự rõ ràng trong suốt dự án
Khi các thành phần này phối hợp với nhau, các công ty xây dựng có thể theo dõi tình hình tài chính chính xác hơn và ghi nhận doanh thu một cách chính xác. Họ cũng có thể quản lý lợi nhuận của dự án hiệu quả hơn và lập kế hoạch phát triển bền vững trong nhiều kỳ kế toán.
⚡ Lưu trữ mẫu: Mẫu quản lý xây dựng miễn phí
Kỹ thuật kế toán xây dựng nâng cao
Hiểu rõ các kiến thức cơ bản là điều quan trọng, nhưng việc thành thạo các kỹ thuật nâng cao mới là yếu tố giúp các công ty xây dựng có tài chính vững mạnh khác biệt so với các công ty khác. Các phương pháp này giúp bạn dự báo tốt hơn, xử lý rủi ro tài chính sớm và bảo vệ lợi nhuận của dự án ngay cả khi dự án không diễn ra theo kế hoạch.
Các kỹ thuật bạn nên ưu tiên
- Báo cáo công việc đang tiến hành (WIP): Theo dõi chênh lệch giữa số tiền đã thanh toán và tiến độ thực tế của dự án để phát hiện các vấn đề về luồng tiền, thanh toán thiếu hoặc thanh toán thừa trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
- Phân bổ chi phí chung: Phân bổ chi phí gián tiếp một cách công bằng giữa các dự án dựa trên số giờ lao động, lượng vật liệu sử dụng hoặc chi phí thiết bị để tránh làm sai lệch lợi nhuận của từng dự án
- Dự báo chính xác với chi phí ước lượng: Theo dõi tiến độ dự án so với chi phí ước lượng trong thời gian thực, giúp bạn dự đoán chi phí cuối cùng của dự án và điều chỉnh phân bổ nguồn lực khi cần thiết
- Lập kế hoạch ghi nhận doanh thu: Chọn phương pháp ghi nhận doanh thu phù hợp, như phương pháp tỷ lệ hoàn thành hoặc phương pháp hợp đồng hoàn thành, để phù hợp với nhu cầu báo cáo tài chính và cấu trúc dự án của bạn
- Báo cáo tiến độ xây dựng (CIP): Lưu trữ hồ sơ cập nhật về chi phí đang phát sinh cho các dự án chưa hoàn thành để duy trì hiển thị trong nhiều kỳ kế toán và hỗ trợ quản lý luồng tiền mặt tốt hơn
- Xử lý các thỏa ước tập thể: Kết hợp chi phí nhân công liên quan đến hợp đồng công đoàn hoặc thỏa ước lao động chuyên ngành vào việc theo dõi chi phí công việc để duy trì tính chính xác về tài chính
Các nhà quản lý tài chính xây dựng tích hợp các kỹ thuật này vào hoạt động hàng ngày có thể củng cố sức khỏe tài chính, giảm thiểu các bất ngờ khi hoàn thành dự án và đưa ra quyết định sáng suốt trong toàn bộ vòng đời dự án.
Để nâng cao hơn nữa các thực tiễn này, đầu tư vào phát triển chuyên môn có thể mang lại sự khác biệt lớn. Khám phá các chứng chỉ xây dựng thiết yếu có thể giúp bạn xây dựng các kỹ năng tài chính, quản lý dự án và lãnh đạo vững vàng hơn để đạt được thành công lâu dài.
⚡️Bài đọc bổ sung: Cách tìm và giữ khách hàng cho doanh nghiệp xây dựng của bạn
Triển khai phần mềm hạch toán xây dựng
Kế toán xây dựng phụ thuộc vào tính chính xác, và phần mềm phù hợp sẽ biến tính chính xác đó thành thói quen hàng ngày. Một hệ thống mạnh mẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết theo thời gian thực, kiểm soát chặt chẽ hơn chi phí dự án và giảm thiểu những bất ngờ trong báo cáo tài chính.
Để tìm được giải pháp phù hợp, trước tiên bạn cần hiểu rõ những tính năng mà doanh nghiệp của mình thực sự cần.
Các tính năng chính cần tìm trong hệ thống kế toán xây dựng
Việc lựa chọn phần mềm kế toán xây dựng phù hợp có thể quyết định hiệu quả quản lý chi phí, ghi nhận doanh thu và duy trì lợi nhuận của dự án. Đây không chỉ là công việc kế toán cơ bản; hệ thống của bạn cần phải thích ứng với các dự án phức tạp và thực tế tài chính luôn thay đổi.
Tìm kiếm các tính năng thiết yếu sau:
- Công cụ tính chi phí công việc: Theo dõi chi phí nhân công, chi phí vật liệu, chi phí thiết bị và chi phí nhà thầu phụ cho từng dự án theo thời gian thực
- Quản lý luồng tiền mặt: Theo dõi tiền mặt vào và ra liên quan đến các cột mốc của dự án để tránh những khoảng trống làm chậm trễ hoạt động
- Tính linh hoạt trong ghi nhận doanh thu: Hỗ trợ cả phương pháp hợp đồng hoàn thành và phương pháp tỷ lệ hoàn thành, để bạn có thể điều chỉnh hóa đơn theo tiến độ dự án
- Khả năng báo cáo tài chính: Tạo báo cáo chi tiết như bảng cân đối kế toán ngành xây dựng, báo cáo tiến độ xây dựng và phân tích lợi nhuận dự án
- Tùy chọn tích hợp: Kết nối liền mạch với các nền tảng quản lý dự án, hệ thống tính lương và công cụ CRM để tập trung hóa các hoạt động xây dựng
- Truy cập di động và nhập dữ liệu tại trường: Cho phép các quản lý dự án và nhóm tại trường theo dõi dữ liệu tài chính và cập nhật chi phí công việc trực tiếp từ công trường
Việc lựa chọn phần mềm kết hợp các tính năng này sẽ đảm bảo quản lý tài chính tốt hơn, theo dõi chính xác và ra quyết định mạnh mẽ hơn trong mọi dự án mà bạn xử lý.
📖 Cũng nên đọc: Cách sử dụng kế toán dự án
Cách lựa chọn phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn
Không có hai công ty xây dựng nào hoạt động giống nhau. Điều này có nghĩa là phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn cần phù hợp với quy mô dự án, loại hợp đồng và mục tiêu tài chính của bạn.
Dưới đây là những điểm cần lưu ý khi lựa chọn:
- Kích thước kinh doanh và độ phức tạp của dự án: Một công ty nhỏ quản lý các dự án địa phương có thể không cần hệ thống giống như một công ty xử lý các công trình trị giá hàng triệu đô la ở các bang khác nhau
- Nhu cầu ghi nhận doanh thu: Đảm bảo nền tảng hỗ trợ phương pháp ghi nhận doanh thu mà bạn sử dụng chủ yếu. Cho dù đó là phương pháp hợp đồng hoàn thành hay phương pháp tỷ lệ hoàn thành
- Tùy chỉnh và khả năng mở rộng: Tìm kiếm phần mềm có thể thích ứng với các cấu trúc hợp đồng, phương pháp theo dõi chi phí và vòng đời dự án khác nhau khi kinh doanh của bạn phát triển
- Khả năng tích hợp: Ưu tiên các nền tảng kết nối trơn tru với các công cụ quản lý dự án, hệ thống tính lương và nền tảng CRM. Để dữ liệu tài chính của bạn không bị mắc kẹt trong các silo
- Dễ sử dụng và hỗ trợ: Một hệ thống mạnh mẽ nhưng phức tạp sẽ không giúp ích gì nếu nhóm của bạn gặp khó khăn trong việc sử dụng hàng ngày. Hỗ trợ đáng tin cậy và giao diện trực quan là những yếu tố không thể thiếu
Chọn công cụ phù hợp có nghĩa là cân bằng giữa chức năng nâng cao và khả năng sử dụng hàng ngày. Nhờ đó, bạn có thể tập trung vào việc xây dựng, thay vì phải vật lộn với các hệ thống.
📖 Đọc thêm: Phần mềm quản lý dự án xây dựng tốt nhất
Tận dụng ClickUp cho kế toán xây dựng
Việc quản lý dữ liệu tài chính trên nhiều dự án sẽ nhanh chóng trở nên phức tạp nếu không có các công cụ phù hợp. Sự chậm trễ, chi phí bị bỏ sót và lỗ hổng trong báo cáo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến luồng tiền và tình hình tài chính tổng thể. Đó là lý do tại sao một nền tảng như ClickUp mang lại lợi thế cho các công ty xây dựng. Bằng cách cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực và kiểm soát chặt chẽ hơn chi phí công việc, ngân sách và quy trình làm việc.
Theo dõi tài chính theo thời gian thực
Giữ hiển thị thời gian thực về tài chính dự án là rất quan trọng để tránh vượt chi và bỏ lỡ cơ hội thanh toán. Các công cụ như Bảng điều khiển ClickUp giúp các nhóm xây dựng giám sát chi phí dự án, luồng tiền, trạng thái thanh toán và chi phí ước lượng. Tất cả đều không cần dựa vào các bảng tính rời rạc.
Bằng cách kết nối các cập nhật tại công trường với báo cáo tài chính, bạn có thể phát hiện rủi ro ngân sách sớm, điều chỉnh dự báo nhanh hơn và bảo vệ lợi nhuận của dự án ở mọi giai đoạn.
Quy trình làm việc được tối ưu hóa và quản lý tài chính hiệu quả
Quản lý tài chính xây dựng trở nên rối rắm khi các nền tảng hoạt động và kế toán không liên kết với nhau. Sử dụng Tích hợp ClickUp, bạn có thể kết nối các công cụ quản lý dự án, ứng dụng theo dõi thời gian, nền tảng CRM và phần mềm tài chính, tạo ra một trung tâm tập trung cho dữ liệu dự án và tài chính.
Luồng dữ liệu liền mạch này giúp giảm lỗi nhập dữ liệu, cải thiện độ chính xác của báo cáo tài chính và giúp các doanh nghiệp xây dựng đưa ra quyết định dựa trên chế độ xem toàn diện về hoạt động của dự án.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên tri thức có nguy cơ mất các quyết định quan trọng bị phân tán trong các cuộc trò chuyện, email và bảng tính. Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại và theo dõi các quyết định, những thông tin kinh doanh quan trọng sẽ bị mất trong mớ hỗn độn kỹ thuật số.
Với tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp, bạn không bao giờ phải lo lắng về điều này. Tạo nhiệm vụ từ trò chuyện, bình luận nhiệm vụ, tài liệu và email chỉ với một cú nhấp chuột!
Tính toán chi phí công việc chính xác với tính năng theo dõi thời gian
Việc tính toán chi phí công việc chính xác bắt đầu từ việc theo dõi lao động chính xác. Với ClickUp Time Tracking, các nhóm hiện trường và quản lý dự án có thể ghi lại số giờ làm việc trực tiếp cho các dự án và mã chi phí cụ thể trong thời gian thực.
Việc theo dõi chi tiết này giúp cải thiện bảng chi phí công việc, hỗ trợ quản lý dòng tiền tốt hơn và cung cấp cho các nhà quản lý tài chính xây dựng chế độ xem rõ ràng về chi phí thực tế so với ước tính trước khi kết thúc dự án.
Vượt qua những thách thức phổ biến trong kế toán xây dựng
Ngay cả khi có hệ thống mạnh mẽ, các công ty xây dựng vẫn gặp phải những thách thức kế toán cụ thể có thể làm chậm trễ thanh toán, ảnh hưởng đến lợi nhuận hoặc làm sai lệch báo cáo. Giải quyết những thách thức này sớm sẽ giúp hoạt động tài chính minh bạch, dự đoán được và bền vững.
Xử lý đơn đặt hàng thay đổi mà không mất kiểm soát tài chính
Đơn đặt hàng thay đổi có thể nhanh chóng làm lệch ngân sách nếu không được quản lý chặt chẽ. Mỗi điều chỉnh sẽ thêm chi phí vật liệu, giờ lao động hoặc dòng thời gian dự án mới, từ đó ảnh hưởng đến bảng chi phí công việc.
Cách thông minh nhất để duy trì quyền kiểm soát là liên kết các đơn đặt hàng thay đổi đã được phê duyệt trực tiếp với hệ thống tài chính của bạn. Cập nhật ngân sách dự án, lịch thanh toán và dự báo luồng tiền ngay khi có thay đổi.
Quản lý hiển thị tài chính trên nhiều dự án đang hoạt động
Việc theo dõi tình hình tài chính của một công việc là điều có thể quản lý được, nhưng việc này sẽ nhanh chóng trở nên phức tạp khi thực hiện trên năm hoặc mười dự án. Nếu không có bảng điều khiển tổng hợp và báo cáo tài chính theo thời gian thực, việc chi tiêu quá mức hoặc chậm thanh toán có thể xảy ra mà không được phát hiện.
Các công ty xây dựng có thể giải quyết vấn đề này bằng cách chuẩn hóa các mẫu tài chính và sử dụng các công cụ tập trung. Để theo dõi chi phí thực tế, lợi nhuận của dự án và ghi nhận doanh thu trên tất cả các hợp đồng đang hoạt động.
⚡ Lưu trữ mẫu: Mẫu sổ cái chung miễn phí cho kế toán trong Excel & ClickUp
Tránh chậm trễ do khoảng trống trong hóa đơn của nhà thầu phụ
Việc nhà thầu phụ chậm nộp hóa đơn gây ra nhiều khó khăn khi kết thúc dự án, thường khiến việc ghi nhận doanh thu và chi phí dự án cuối cùng bị đẩy sang các kỳ sau.
Để tránh các vấn đề về báo cáo tài chính, các công ty xây dựng nên thực thi các thời hạn thanh toán rõ ràng cho nhà thầu phụ gắn liền với các cột mốc của dự án. Họ cũng nên bổ sung hóa đơn bằng cách theo dõi chi phí tại trường để ghi lại các chi phí phát sinh nhưng chưa được thanh toán theo thời gian thực.
Xây dựng hệ thống tài chính vững mạnh
Các phương pháp kế toán xây dựng hiệu quả mang lại cho bạn nhiều hơn là các hồ sơ tài chính. Chúng thúc đẩy lợi nhuận của dự án, quản lý luồng tiền mặt thông minh hơn và ra quyết định nhanh hơn. Các hệ thống rõ ràng về chi phí công việc, báo cáo tài chính, hợp đồng xây dựng và theo dõi dự án tạo ra khả năng dự đoán cao hơn trong một ngành công nghiệp dựa trên các mục tiêu luôn thay đổi.
Việc lựa chọn công nghệ và quy trình làm việc phù hợp giúp các công ty xây dựng cải thiện kết quả dự án, củng cố sức khỏe tài chính và xây dựng hoạt động bền vững hơn trong mọi dự án mà họ quản lý.
Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay để đơn giản hóa việc theo dõi tài chính, hợp lý hóa việc giám sát dự án và hỗ trợ hoạt động xây dựng hiệu quả hơn.