Motion và Lịch Google: Công cụ lập lịch nào tốt hơn?

Đã 9 giờ sáng, bạn nhìn vào lịch của mình — một bảng sắp xếp các cuộc họp, thời hạn và công việc cá nhân. Ngày của bạn có vẻ dễ quản lý — cho đến khi không còn như vậy nữa.

Cuộc họp kéo dài, email khẩn cấp xuất hiện và đột nhiên, lịch trình của bạn bị xáo trộn. Bạn vội vàng điều chỉnh, sắp xếp lại lịch trình bằng tay và hy vọng mình không bỏ lỡ bất kỳ việc quan trọng nào. Tệ hơn nữa? Khoảng thời gian bạn dành để tập trung làm việc cho chiến dịch sắp tới? Ai đó đã chiếm mất nó bằng một cuộc họp bất ngờ!

Tình huống này thường xảy ra trong cuộc sống bận rộn của chúng ta khi phải xoay xở giữa công việc và việc cá nhân. Thách thức thực sự là xử lý những tình huống bất ngờ và duy trì năng suất khi mọi thứ không thể tránh khỏi thay đổi.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ so sánh Motion và Lịch Google để xem công cụ nào có thể giúp bạn sắp xếp lịch của mình một cách linh hoạt và dễ dàng.

Ngoài ra, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một lịch thông minh được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), giúp bạn hoàn toàn kiểm soát lịch trình của mình.

So sánh Motion và Lịch Google trong nháy mắt

Trước khi đi vào chi tiết, đây là so sánh nhanh về các điểm khác biệt chính giữa Motion và Lịch Google:

Motion là gì?

Motion là công cụ lập lịch và năng suất được hỗ trợ bởi AI, giúp bạn tự động quản lý thời gian bằng cách tích hợp các công việc và sự kiện trong lịch. Nó đồng bộ với Lịch Google, Outlook và các nền tảng quản lý công việc phổ biến như ClickUp, Asana và Trello để tạo ra một lịch trình hàng ngày được tối ưu hóa.

Motion sắp xếp các công việc theo mức độ khẩn cấp và thời hạn. Nó điều chỉnh lịch trình của bạn một cách linh hoạt khi có công việc mới phát sinh hoặc công việc hiện tại thay đổi. Công cụ này tự động phân bổ thời gian cho các cuộc họp, công việc chuyên sâu và thời gian nghỉ ngơi, đảm bảo rằng ngày làm việc của bạn được cân bằng và các công việc quan trọng được hoàn thành đúng thời hạn.

Tính năng của Motion

Hãy khám phá các tính năng khóa của Motion có thể giúp bạn quản lý lịch trình hiệu quả.

1. Lịch AI

Lịch AI của Motion tự động sắp xếp thứ tự ưu tiên và lên lịch công việc của bạn một cách tối ưu, đảm bảo bạn hoàn thành công việc đúng hạn mà không phải làm việc quá sức.

Chỉ cần đặt giờ làm việc của bạn, Motion sẽ lập bản đồ các cuộc họp và công việc của bạn, đồng thời tập trung thời gian vào một lịch trình tùy chỉnh giúp bạn duy trì năng suất và sự cân bằng. Nếu bạn có quá nhiều công việc, ứng dụng sẽ cảnh báo bạn và điều chỉnh kế hoạch của bạn, để bạn không bao giờ bỏ lỡ thời hạn hoặc kiệt sức khi cố gắng hoàn thành công việc.

2. Trình quản lý công việc & Khối thời gian

Motion bao gồm trình quản lý công việc, nơi bạn có thể nhanh chóng thêm các việc cần làm. Bạn có thể tạo công việc hàng ngày hoặc hàng tuần, và Motion sẽ tự động chặn thời gian trên lịch của bạn để đảm bảo chúng được hoàn thành.

Đặt khung thời gian tùy chỉnh cho từng công việc và Motion sẽ lên lịch cho chúng theo đó. Tất cả chi tiết công việc được lưu trữ tập trung để dễ dàng truy cập.

3. Trợ lý cuộc họp AI

Với Trợ lý cuộc họp AI của Motion, bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn cuộc họp để phù hợp với phong cách làm việc riêng của mình, cho dù đó là các cuộc họp liên tiếp, phiên họp buổi sáng hay thứ Sáu không có cuộc họp.

Đặt giới hạn cuộc họp hàng ngày và khi đạt đến giới hạn, lịch của bạn sẽ chặn các cuộc họp còn lại — không còn tình trạng đặt quá nhiều cuộc họp. Motion tự động tạo trang đặt lịch cá nhân hóa phản ánh tình trạng sẵn sàng của bạn. Chia sẻ trang này với đồng nghiệp hoặc khách hàng của bạn và giúp họ nhanh chóng thiết lập cuộc họp.

Bạn có thể tạo các mẫu lập lịch phù hợp cho các cuộc họp nội bộ, cuộc gọi khách hàng, cuộc họp nhà đầu tư hoặc các cuộc hội thoại tiềm năng — với thời lượng và khung thời gian ưa thích của bạn.

Giá cả của Motion

Lịch Google là gì?

Lịch Google (một phần của Google Workspace) là công cụ lập lịch và quản lý thời gian dựa trên đám mây. Nó cho phép bạn tạo, quản lý và chia sẻ các sự kiện, cuộc hẹn và nhắc nhở trên các thiết bị.

Bạn có thể lên lịch các sự kiện một lần hoặc định kỳ, đặt nhắc nhở tùy chỉnh và nhận thông báo. Nó tích hợp liền mạch với các công cụ Google Workspace khác, như Gmail và Google Meet, cho phép tự động tạo/lập sự kiện từ email (như lời mời họp hoặc chi tiết chuyến bay) và lên lịch trực tiếp các cuộc gọi video.

Ứng dụng lịch này cũng cung cấp các tính năng cộng tác, để bạn có thể chia sẻ lịch với đồng nghiệp, mời người khác tham gia sự kiện và đặt quyền truy cập để xem hoặc chỉnh sửa.

Tính năng của Lịch Google

Dưới đây là các tính năng hàng đầu giúp Lịch Google trở thành công cụ lập lịch hữu ích:

1. Tất cả lịch của bạn trong một nơi duy nhất

Lịch Google sắp xếp tất cả các sự kiện của bạn (công việc, cá nhân và các sự kiện khác) vào một chế độ xem, để bạn không phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng. Bạn có thể xem mọi thứ từ các cuộc họp ảo đến bữa tối gia đình chỉ trong nháy mắt. Nhờ cấu trúc thống nhất này, bạn có thể nhanh chóng kiểm tra tình trạng sẵn sàng, đặt nhắc nhở và giải quyết các xung đột lịch trình.

Tính năng xếp lớp lịch là tính năng cao cấp trong gói Google Workspace Doanh nghiệp và Enterprise.

2. Tự động phát hiện sự kiện

Lịch Google tự động phát hiện các sự kiện như đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn hoặc lời mời họp trong Gmail và thêm chúng vào lịch của bạn, giúp giảm thiểu việc nhập thủ công.

3. Thông tin về thời gian

Có sẵn trên một số gói Google Workspace, Time Insights phân tích dữ liệu lịch của bạn để hiển thị thời gian bạn dành cho các cuộc họp, xác định những người cộng tác thường xuyên và trực quan hóa các mẫu công việc của bạn. Tính năng này giúp bạn hiểu và có thể tối ưu hóa việc phân bổ thời gian của mình.

Giá Lịch Google

Motion so với Lịch Google: So sánh tính năng

Lịch Google là một công cụ miễn phí tuyệt vời để quản lý sự kiện, nhưng nó chỉ là một lịch. Mặt khác, Motion bổ sung một lớp thông minh trên Lịch Google, giúp bạn quản lý công việc tốt hơn bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo để lập kế hoạch cho ngày của bạn, giống như một trợ lý cá nhân.

Bây giờ, hãy cùng xem xét chi tiết các điểm khác biệt này:

1. Lập lịch công việc

Motion giúp bạn quản lý công việc dễ dàng hơn bằng cách tự động sắp xếp lại thứ tự ưu tiên trong lịch trình của bạn. Nếu có cuộc họp gấp hoặc công việc bất ngờ phát sinh, Motion sẽ điều chỉnh chỉ với một cú nhấp chuột. Ứng dụng này sẽ tìm thời gian thích hợp nhất trong lịch trình của bạn và sắp xếp công việc một cách thông minh vào ngày của bạn, giúp bạn luôn đi đúng tiến độ mà không cần phải sắp xếp lại thủ công.

Nếu bạn có một công việc cần ưu tiên cao, bạn có thể đánh dấu nó là công việc 'ASAP' và nó sẽ được ưu tiên hơn tất cả các công việc khác.

Lịch Google cho phép bạn tạo công việc trong ứng dụng qua Gmail hoặc Google Tasks. Bạn chọn ngày và giờ bạn dự định hoàn thành từng công việc, và sau khi hoàn thành, hãy đánh dấu công việc đó là đã hoàn thành.

Mặc dù ứng dụng này cung cấp một cách đơn giản để quản lý danh sách việc cần làm, nhưng toàn bộ quá trình này là thủ công. Bạn phải thêm từng công việc và chi tiết công việc có liên quan một cách thủ công. Không có tùy chọn để đặt ưu tiên công việc hoặc sắp xếp lại lịch trình một cách trực quan.

2. Giao diện và độ thân thiện với người dùng

Ứng dụng Motion có giao diện hiện đại và sang trọng, tích hợp công việc, cuộc họp và ghi chú vào một quy trình làm việc liền mạch. Tuy nhiên, các tính năng phức tạp có thể gây khó khăn cho người mới bắt đầu.

Các yếu tố quan trọng như lập lịch công việc thông minh và chặn thời gian động đòi hỏi thời gian học tập. Mặc dù thanh lịch, giao diện của ứng dụng có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp nếu bạn không quen với các công cụ nâng cao này.

Mặt khác, Lịch Google mang đến trải nghiệm đơn giản hơn nhiều. Thiết kế gọn gàng và các điều khiển trực quan giúp tạo sự kiện, cài đặt nhắc nhở và sắp xếp công việc dễ dàng. Không có đường cong học tập dốc, chỉ có các chức năng đơn giản giúp bạn sắp xếp công việc.

3. Tích hợp sẵn

Bạn có thể tích hợp Motion với nhiều công cụ công nghệ khác nhau, chẳng hạn như Lịch Google, Gmail, Google Meet, Microsoft Teams, Microsoft Outlook 365, Zoom, Lịch iCloud, Siri, Zapier và Zoom.

Mặt khác, Lịch Google tích hợp liền mạch với các công cụ Google Workspace khác, chẳng hạn như Tài liệu Google, Trang tính, Nhiệm vụ và Meet, để đề cập đến một vài công cụ. Bạn cũng có thể sử dụng Zapier để kết nối Lịch Google với ClickUp, Trello, Google Trang tính, Airtable, HubSpot, Asana, Calendly và hơn thế nữa.

Motion so với Lịch Google trên Reddit

Chúng tôi đã truy cập Reddit để tìm hiểu ý kiến của người dùng thực tế về trải nghiệm của họ với Motion và Lịch Google. Chúng tôi nhận được nhiều ý kiến trái chiều.

Một số người dùng thích cách Motion thay thế các công cụ khác trong quy trình làm việc và tự động hóa việc lập lịch công việc.

flip4life cho biết:

Motion đã thay thế Asana, TickTick và Lịch Google cho tôi (và nhóm của tôi). Điểm giá trị chính là bạn có thể hoàn toàn tách biệt khỏi những việc cần làm tiếp theo. Ứng dụng này rất hiệu quả trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc cần hoàn thành dựa trên thời hạn và mức độ khẩn cấp. Vì vậy, mỗi khi tôi mở ứng dụng trong ngày, nó sẽ cho tôi biết những việc cần làm dựa trên những việc cần hoàn thành và thời gian hoàn thành.

Khi tìm hiểu sâu hơn về các cuộc thảo luận khác, chúng tôi thấy rằng một số người dùng cảm thấy Motion không có nhiều tính năng hơn Lịch Google. Họ cho rằng Motion tốn nhiều thời gian hơn để nhập công việc và liên tục phải quyết định thời lượng, dẫn đến quá tải về mặt tinh thần.

Crisistalker cho biết,

Nó đòi hỏi quá nhiều cài đặt và "mày mò" đối với tôi. Tôi cho rằng đây là một công cụ tốt nhưng không phải là công cụ ghi chép nhanh tốt. Để nhập một công việc cơ bản, tôi phải suy nghĩ mỗi lần về thời gian thực hiện, dự án thuộc về công việc đó, v.v. Điều đó đòi hỏi não bộ của tôi phải chuyển đổi quá nhiều bối cảnh. Thêm vào đó, lịch của tôi luôn đầy ắp, khiến tôi căng thẳng và những người khác không thể lên lịch trên lịch của tôi mà không cần tôi phải vào công cụ và thay đổi. Vì vậy, nó hiệu quả cho việc lập kế hoạch hàng tuần, nhưng không hiệu quả cho việc thực hiện cuộc sống thực tế của tôi (vì mọi thứ thay đổi quá nhiều).

Gặp gỡ ClickUp — Giải pháp thay thế tốt nhất cho Motion và Lịch Google

Bạn đã biết ClickUp là ứng dụng đa năng cho công việc. Với chế độ xem Lịch gốc, các tính năng quản lý công việc mạnh mẽ và tích hợp hữu ích, ClickUp là một lựa chọn thay thế tuyệt vời cho Lịch Google, giúp bạn luôn tuân thủ lịch trình và linh hoạt điều chỉnh khi có thay đổi kế hoạch.

Ưu điểm số 1 của ClickUp: Lịch AI ClickUp

Lịch được hỗ trợ bởi AI của ClickUp là một trung tâm lập lịch đầy đủ tính năng, kết hợp quản lý công việc, lập kế hoạch cuộc họp và điều phối sự kiện vào một không gian làm việc mạnh mẽ. Cho dù bạn đang lập kế hoạch cho ngày làm việc hay tổ chức các cột mốc của nhóm, Lịch ClickUp giúp bạn dễ dàng quản lý mọi thứ ở một nơi.

Với ClickUp Calendar, bạn có thể:

Cho dù bạn đang lập kế hoạch dòng thời gian cho dự án hay đặt lịch cuộc họp, bạn sẽ có sự linh hoạt để điều chỉnh nhanh chóng mà không bỏ sót các ưu tiên quan trọng.

Ngoài ra, với tính năng đồng bộ lịch hai chiều, bạn có thể giữ các lịch bên ngoài (như Lịch Google, Lịch Apple và Outlook) hoàn toàn đồng bộ, để không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ cập nhật nào, bất kể nó được lên lịch ở đâu.

Bạn cũng có thể đồng bộ chế độ xem Lịch của ClickUp với Lịch Google, Lịch Apple, Calendly hoặc Lịch Outlook để quản lý công việc tập trung hơn.

Ưu điểm thứ 2 của ClickUp: Trợ lý ghi chú AI ClickUp

ClickUp AI Notetaker là trợ lý cuộc họp tích hợp sẵn của bạn — được thiết kế để tự động ghi âm, ghi chép và tóm tắt các cuộc họp để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. Cho dù bạn đang tham gia đồng bộ hóa nhóm, cuộc gọi với khách hàng hay phiên brainstorming, AI Notetaker sẽ giúp mọi người luôn đồng bộ mà không cần nỗ lực thủ công.

Với AI Notetaker của ClickUp, bạn có thể:

Không còn phải ghi chú vội vàng trong khi cố gắng tập trung vào cuộc hội thoại. AI Notetaker của ClickUp đảm bảo các cuộc họp của bạn có thể thực hiện được, được tổ chức và cả nhóm có thể truy cập được.

Ngoài ra, tất cả các ghi chú được lưu trữ trong một trung tâm tập trung, để bạn có thể xem lại các cuộc thảo luận trước đây, tìm kiếm bản ghi chép và duy trì bối cảnh giữa các dự án mà không cần chuyển đổi công cụ.

Ưu điểm thứ 3 của ClickUp: Tích hợp bản địa

Nếu bạn thích Zoom hơn cho các cuộc gọi video, bạn có thể bắt đầu cuộc họp Zoom trực tiếp từ nhiệm vụ ClickUp, nhờ tích hợp sẵn của ClickUp với Zoom.

Khi cuộc họp bắt đầu, một liên kết để tham gia sẽ tự động được đăng trong phần bình luận của nhiệm vụ (nơi bạn bắt đầu cuộc họp), thông báo cho nhóm của bạn tham gia. Khi cuộc họp kết thúc, ClickUp sẽ thêm một bình luận khác vào nhiệm vụ, bao gồm các chi tiết như ngày, giờ, thời lượng và người tham dự, cùng với một liên kết tùy chọn đến bản ghi âm.

ClickUp Meetings còn giúp bạn ghi chép các cuộc họp, từ việc tạo chương trình họp đến ghi chú trong cuộc họp và tạo bản ghi chép cuộc họp.

Ưu điểm thứ 4 của ClickUp: Tài liệu và nhiệm vụ ClickUp

Bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để lên ý tưởng cho các mục tiêu cuộc họp, tạo chương trình nghị sự và ghi chép biên bản cuộc họp. ClickUp Docs cung cấp tính năng cộng tác ảo, giúp bạn có thể làm việc cùng các thành viên nhóm từ xa trong thời gian thực và cùng chỉnh sửa tài liệu.

Thêm danh sách kiểm tra và đánh dấu khi bạn đã thảo luận về chúng trong cuộc họp. Đánh dấu các điểm thảo luận và nội dung chính bằng dấu đầu dòng, in đậm, in nghiêng hoặc gạch ngang. Thêm danh sách kiểm tra, chèn bảng để trực quan hóa các tập hợp thông tin lớn và nhúng ảnh chụp màn hình, tệp PDF hoặc các tệp khác trực tiếp vào tài liệu của bạn để tham khảo nhanh.

Để các cuộc họp trở nên hiệu quả hơn, ClickUp Tasks cho phép bạn tạo nhiệm vụ mới trực tiếp trên Docs. Ví dụ: nếu biên bản cuộc họp nêu rõ rằng nhóm tiếp thị phải xem xét chiến dịch bán hàng trong kỳ nghỉ lễ, bạn có thể chuyển văn bản thành nhiệm vụ có thể theo dõi và giao nhiệm vụ đó cho bộ phận tiếp thị.

Khi các cuộc họp kéo dài và có nhiều cuộc thảo luận cần ghi nhớ, hãy sử dụng ClickUp Brain, trợ lý AI của nền tảng này, để tự động tạo bản ghi chép cuộc họp. Công cụ này nhanh chóng, chính xác và giúp bạn không phải ghi chép thủ công.

Mẫu Lập kế hoạch Lịch ClickUp

Tải mẫu cây

Thay vì phải vất vả sắp xếp tuần làm việc của bạn ở nửa tá nơi khác nhau, Mẫu Lập kế hoạch Lịch ClickUp cung cấp cho bạn bố cục sẵn sàng sử dụng để sắp xếp các công việc, dòng thời gian và ưu tiên — mà không cần bắt đầu lại từ đầu.

Đây là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm hoặc cá nhân muốn có quy trình lập kế hoạch có cấu trúc hơn:

Mẫu này bao gồm tab Tóm tắt phân chia công việc theo trạng thái — Đang chờ xử lý, Đang tiến hành, Đã hoàn thành và hơn thế nữa — để bạn có thể đánh giá ngay những việc đang tiến triển và những việc cần chú ý.

Cho dù bạn là quản lý dự án đang lập kế hoạch sprint hay là freelancer đang phân chia công việc của khách hàng, mẫu này sẽ giúp bạn tập trung và làm việc nhanh chóng mà không cần thiết lập phức tạp.

Quản lý lịch của bạn hiệu quả hơn với ClickUp

Nếu bạn đang tìm kiếm sự đơn giản, Lịch Google là lựa chọn phù hợp cho việc lập lịch cơ bản. Nhưng nếu bạn mong muốn một công cụ mạnh mẽ hơn, chẳng hạn như tính năng sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và tự động điều chỉnh, Motion là công cụ phù hợp trong bộ công cụ công nghệ của bạn.

Muốn tận dụng những ưu điểm của cả hai? Tiếp tục sử dụng Lịch Google làm nền tảng cho các sự kiện và cuộc hẹn của bạn, đồng thời tăng cường năng suất với các tính năng tiên tiến dựa trên AI của Motion.

Tuy nhiên, Lịch Google và Motion còn thiếu sót trong việc quản lý công việc cùng với lịch trình của bạn. Để có một giải pháp thực sự tất cả trong một, bạn cần một công cụ cung cấp các tính năng quản lý công việc, lập lịch và quản lý lịch. Đây là lúc ClickUp xuất hiện.

ClickUp cho phép bạn chia nhỏ công việc thành các bước có thể thực hiện, đặt thời hạn, theo dõi tiến độ và cộng tác với các nhóm, tất cả trong cùng một giao diện. Chế độ xem lịch được tích hợp hoàn toàn với các nhiệm vụ của bạn (và đồng bộ với Lịch Google nếu bạn sử dụng), để bạn có thể xem chính xác ngày, tuần hoặc tháng của mình đang diễn ra như thế nào.

Bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay! ✅