Nếu không có hình ảnh rõ ràng về quy trình dịch vụ, các vấn đề nhỏ sẽ ngày càng trở nên nghiêm trọng và các tương tác với khách hàng sẽ trở thành phỏng đoán.
Giải pháp? Bản thiết kế dịch vụ. Những công cụ này giúp các nhà thiết kế dịch vụ và nhóm hình dung và hợp lý hóa toàn bộ quy trình làm việc.
Lo lắng về việc bắt đầu từ đầu? Đừng lo lắng!
Bài viết này giới thiệu 12 mẫu kế hoạch dịch vụ sẵn sàng sử dụng hàng đầu để đơn giản hóa và nâng cao thiết kế quy trình và dịch vụ.
Mẫu bản thiết kế dịch vụ là gì?
Mẫu bản thiết kế dịch vụ là một công cụ trực quan để lập bản đồ các quy trình dịch vụ. Bằng cách phân tích và trực quan hóa từng bước, chúng được thiết kế để cải thiện hoạt động và trải nghiệm khách hàng (CX).
Ngoài ra, các trường dữ liệu được thiết kế sẵn trong mẫu giúp việc áp dụng trở nên đơn giản, bất kể quy trình có phức tạp đến đâu.
Bạn đang tự hỏi chúng sẽ tác động như thế nào đến hoạt động kinh doanh của bạn? Hãy xem đây:
- Hình dung toàn bộ quy trình dịch vụ và cung cấp quy trình làm việc rõ ràng
- Làm rõ trách nhiệm của nhóm và giảm thời gian phản hồi của khách hàng
- Xác định các điểm không hiệu quả trong quy trình và giúp tối ưu hóa các quy trình hỗ trợ hiện có
- Cải thiện sự phối hợp giữa các nhóm làm việc trực tiếp và hậu trường
Các mẫu bản thiết kế dịch vụ hiệu quả cho mọi ngành và mọi hàm, từ mua sắm nguyên mẫu đến quản lý dự án và nhân sự gia công.
🔍 Bạn có biết? Ban đầu, bản thiết kế là một phương pháp sao chép tài liệu kỹ thuật, không phải là bản kế hoạch gốc.
Điều gì tạo nên một mẫu kế hoạch dịch vụ tốt?
Mặc dù khá linh hoạt, mẫu bản thiết kế dịch vụ phù hợp phải đáp ứng một số yêu cầu khóa.
Hãy cùng phân tích các yếu tố bắt buộc phải có:
- Tùy chỉnh đa dạng: Chọn giải pháp phù hợp với các ngành và quy trình dịch vụ khác nhau. Lựa chọn tính linh hoạt trong việc sửa đổi trường, giai đoạn và quy trình làm việc để tạo ra bản thiết kế dịch vụ của riêng bạn
- Lập bản đồ quy trình rõ ràng: Ưu tiên các tùy chọn phác thảo trực quan các thành phần dịch vụ và điểm tiếp xúc khác nhau, từ tương tác với khách hàng đến hoạt động hậu trường. Bản thiết kế có cấu trúc tốt đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả
- Thiết kế thân thiện với sự hợp tác: Ưu tiên các mẫu cho phép dễ dàng nhập liệu từ nhiều bên liên quan. Chọn các giải pháp phối hợp và giao tiếp giúp thúc đẩy việc thực hiện dịch vụ
- Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu: Chọn các mẫu cho phép theo dõi các chỉ số dịch vụ quan trọng và các điểm yếu. Dữ liệu thời gian thực giúp tinh chỉnh quy trình để cải tiến liên tục
- Khả năng mở rộng và dễ sử dụng: Chọn các mẫu dịch vụ khách hàng phát triển cùng với kinh doanh của bạn mà không làm tăng độ phức tạp. Bố cục trực quan giúp việc áp dụng trở nên đơn giản, bất kể quy mô quy trình
🔍 Bạn có biết? Điều chỉnh mục tiêu kinh doanh với các sáng kiến CX là thách thức hàng đầu trong việc đạt được sự xuất sắc trong dịch vụ. Điều này cho thấy tính năng cài đặt mục tiêu trong giải pháp bản thiết kế của bạn quan trọng như thế nào.
12 mẫu kế hoạch dịch vụ hàng đầu
Khi bạn tập trung vào những gì cần tìm, việc lựa chọn giải pháp phù hợp với yêu cầu kinh doanh của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn. Bây giờ, hãy cùng xem lại các mẫu bản thiết kế dịch vụ.
1. Mẫu bản thiết kế dịch vụ ClickUp
Bạn cần một lộ trình dịch vụ dễ tích hợp trong mọi dự án? Mẫu Sơ đồ dịch vụ của ClickUp là một giải pháp đáp ứng tất cả các yêu cầu đó. Một điểm nổi bật của giải pháp này là các công việc con chi tiết được thiết kế để đơn giản hóa cách nhóm của bạn theo dõi các tương tác với khách hàng.
Ngoài ra, mọi yếu tố đều được lập bản đồ theo từng giai đoạn chu kỳ cuộc đời khách hàng cụ thể. Hoàn hảo cho các lộ trình dịch vụ khách hàng có hệ thống.
⭐️ Tại sao bạn sẽ yêu thích điều này
- Giữ liên lạc rõ ràng với tính năng gắn thẻ và bình luận được chỉ định ngay lập tức của mẫu công việc
- Hướng dẫn các nhóm thực hiện các tương tác với khách hàng rõ ràng, hiệu quả với các bằng chứng vật lý cần thiết trong mỗi công việc con
- Theo dõi và tối ưu hóa thời gian dịch vụ và các khoản thanh toán với các trường dữ liệu tích hợp về giờ dịch vụ, tổng lương và giờ làm thêm
🎯 Lý tưởng cho: Tạo các ví dụ về bản thiết kế dịch vụ phù hợp, tích hợp quy trình dịch vụ vào lộ trình dự án
2. Mẫu Bảng Kanban Kế hoạch Dịch vụ ClickUp
Mẫu Bảng Kanban Kế hoạch Dịch vụ ClickUp dành cho các nhóm muốn trực quan hóa dịch vụ khách hàng theo mức độ ưu tiên của nhiệm vụ. Mẫu này nhóm các chi tiết dựa trên giai đoạn vòng đời của khách hàng bằng cách trình bày thông tin trên bảng Kanban.
Ngoài việc phân công công việc hiệu quả, các nhà quản lý còn có thể xem tổng quan về các yêu cầu dịch vụ đang được xử lý và sức chứa của nhóm.
⭐️ Tại sao bạn sẽ yêu thích điều này
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng với các ý kiến đóng góp về "điều gì đã làm tốt" và "điều gì có thể cải thiện" trong mỗi yêu cầu dịch vụ
- Giám sát các công việc dịch vụ với chế độ xem tùy chỉnh theo trạng thái, người được giao và ngày đáo hạn một cách liền mạch
- Nâng cao hoạt động và quy trình làm việc với các trường dữ liệu như hành động hậu trường và thông tin hỗ trợ quy trình
🎯 Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp đã quen với bảng kanban và phương pháp Agile trong quản lý quy trình dịch vụ
3. Mẫu yêu cầu dịch vụ ClickUp
Mẫu Yêu cầu Dịch vụ của ClickUp là giải pháp hoàn hảo để hợp lý hóa cách xử lý các vấn đề và yêu cầu của khách hàng. Điểm nổi bật của mẫu này là biểu mẫu có thể chia sẻ để khách hàng và các nhóm nội bộ ghi lại nhu cầu của họ.
Sau khi các yêu cầu dự án được ghi lại, mẫu danh sách cho phép bạn xem chi tiết và xử lý các vấn đề đang mở dựa trên mức độ ưu tiên, loại phiếu yêu cầu và người được giao.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Ưu tiên sử dụng các mẫu RFQ khi xử lý các yêu cầu dịch vụ bên ngoài. Điều này giúp chuẩn hóa quá trình lựa chọn nhà cung cấp và đảm bảo các kỳ vọng rõ ràng
⭐️ Tại sao bạn sẽ yêu thích điều này
- Hợp lý hóa việc cung cấp dịch vụ bằng cách ghi lại bộ phận, địa điểm, loại dịch vụ và mô tả vấn đề trên mỗi thẻ Kanban
- Cải thiện quản lý và hiệu suất xử lý sự cố với chế độ xem tóm tắt dịch vụ nhanh chóng, theo thời gian thực
- Lưu trữ thông tin quan trọng về khách hàng và dễ dàng hình dung yêu cầu của họ với hơn chín thuộc tính tùy chỉnh
🎯 Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp quản lý vé dịch vụ cho sản phẩm và tài sản của mình thường xuyên
4. Mẫu báo cáo dịch vụ ClickUp
Mẫu Báo cáo dịch vụ ClickUp giúp doanh nghiệp của bạn hiểu và cải thiện sau mỗi dịch vụ. Ngoài việc ghi lại thông tin liên hệ, mẫu này còn cho phép nhóm của bạn nêu chi tiết từng vấn đề, dịch vụ được cung cấp và phản hồi của khách hàng.
Nói tóm lại, mẫu này giúp chứng minh giá trị dịch vụ của bạn và tiết lộ phản hồi của khách hàng trong mỗi lần tương tác.
⭐️ Tại sao bạn sẽ yêu thích điều này
- Tích hợp vòng phản hồi vào báo cáo dịch vụ thường xuyên với thang điểm Likert trong các công việc con đánh giá
- Nhấn mạnh phân tích dịch vụ dựa trên dữ liệu với các trường được thiết kế sẵn như loại sự cố, thông tin và dịch vụ được cung cấp trong mỗi công việc con
- Cải thiện trách nhiệm của các bên liên quan đến dự án bằng các báo cáo ghi lại các hành động và dòng thời gian giải quyết vấn đề
🎯 Lý tưởng cho: Bất kỳ nhóm và doanh nghiệp nào muốn cải thiện và kiểm tra quy trình dịch vụ và hỗ trợ của mình
💡 Mẹo hữu ích: Sử dụng dữ liệu báo cáo dịch vụ để tạo hướng dẫn khắc phục sự cố, trong đó bản đồ các giải pháp khả thi cho các vấn đề thường gặp. Điều này giúp khách hàng tự chẩn đoán vấn đề một cách chính xác và cho phép nhân viên mới nhanh chóng bắt tay vào công việc.
5. Mẫu đề xuất dịch vụ ClickUp
Mặc dù báo cáo là một phần của quy trình dịch vụ, nhưng Mẫu đề xuất dịch vụ ClickUp giải quyết các giai đoạn chuẩn bị. Mẫu tài liệu này được thiết kế sẵn với các bảng và trường để lập bản đồ mọi thứ, từ chi tiết người đề xuất đến phạm vi và phương pháp dự án.
Kết luận? Đó là tất cả những gì bạn cần để theo dõi hành động của khách hàng và thể hiện thiết kế dịch vụ được điều phối tốt.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain, công cụ AI của nền tảng, để cải thiện cách diễn đạt, tinh chỉnh ngôn ngữ và tạo nhiệm vụ. Công cụ này tích hợp tốt với mọi tính năng của ClickUp, bao gồm cả công cụ tài liệu.
⭐️ Tại sao bạn sẽ yêu thích điều này
- Cá nhân hóa đề xuất của bạn và thêm chủ đề thương hiệu với logo công ty và các tùy chọn định dạng phong phú của mẫu
- Tăng cường trách nhiệm của khách hàng và hợp lý hóa việc thanh toán với các phần chữ ký và phê duyệt riêng biệt
- Chia sẻ và trình bày đề xuất của bạn một cách dễ dàng với các định dạng xuất đa dạng và tùy chọn kiểm soát truy cập mạnh mẽ
🎯 Lý tưởng cho: Các nhóm thường xuyên sử dụng tài liệu đề xuất để thu hút khách hàng và dự án mới
6. Mẫu biểu mẫu báo giá dịch vụ ClickUp
Bạn muốn chia sẻ báo giá của mình mà không phải lo lắng về các chủ đề email dài dòng? Hãy thử Mẫu biểu mẫu báo giá dịch vụ ClickUp.
Giải pháp bắt đầu với một biểu mẫu để ghi lại nhu cầu của khách hàng, chẳng hạn như loại dịch vụ yêu cầu, số lượng nhân viên, mức độ kinh nghiệm, v.v. Cùng với các chế độ xem tùy chỉnh, điều này cho phép các doanh nghiệp phản hồi bằng báo giá nhanh chóng và thậm chí lên kế hoạch nguồn lực cho các dự án.
⭐️ Tại sao bạn sẽ yêu thích điều này
- Kích hoạt email và thông báo cho người yêu cầu dịch vụ bằng tự động hóa chỉ với một cú nhấp chuột
- Cập nhật các tính toán và báo giá chính xác theo thời gian thực với các công thức tùy chỉnh tích hợp sẵn
- Theo dõi trạng thái báo giá dễ dàng với chế độ xem bảng tập trung để theo dõi và phê duyệt
🎯 Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành cạnh tranh, nơi việc cung cấp báo giá nhanh là điều cần thiết
7. Mẫu bảng chấm công dịch vụ ClickUp
Mẫu bảng chấm công dịch vụ ClickUp giúp các nhóm theo dõi thời gian, quản lý ngân sách và đơn giản hóa việc tính lương. Mẫu này sử dụng nhật ký bảng chấm công hàng ngày để lập bản đồ mức lương theo giờ và các loại lương, đảm bảo theo dõi chi phí chính xác.
Giải pháp này cũng có bốn trạng thái xử lý đơn giản và rõ ràng, giúp theo dõi thanh toán.
⭐️ Tại sao bạn sẽ yêu thích điều này
- Phân phối khối lượng công việc hiệu quả với thông tin chi tiết về giờ làm thêm và bản tóm tắt bảng chấm công của nhân viên
- Tùy chỉnh bảng chấm công với cấu trúc lương dựa trên vai trò để theo dõi mức lương chính xác
- Phân tích giờ làm việc và xu hướng dễ dàng với chế độ xem báo cáo phân tích hàng tuần và hàng tháng
🎯 Lý tưởng cho: Các nhóm quản lý kinh doanh xử lý ngân sách dự án chi tiết và các nhóm dịch vụ lớn
➡️ Đọc thêm: Cách cải thiện sự tập trung vào khách hàng
8. Mẫu Thỏa thuận dịch vụ ClickUp
Nếu bạn muốn đảm bảo các vấn đề pháp lý và thương mại trước khi ký hợp đồng với khách hàng, Mẫu hợp đồng dịch vụ của ClickUp là tài liệu cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Mẫu này xác định rõ vai trò và trách nhiệm, đảm bảo tất cả các bên hiểu rõ nghĩa vụ của mình.
Nó cũng bao gồm một phần bồi thường riêng, cung cấp sự bảo vệ trong trường hợp dịch vụ khách hàng nhạy cảm. Ngoài ra, tất cả nội dung trong mẫu này đều dễ cập nhật, chỉnh sửa và hoàn thiện.
⭐️ Tại sao bạn sẽ yêu thích điều này
- Thiết lập các điều khoản và điều kiện cụ thể cho dự án trong cùng một tài liệu với các trang lồng nhau được tích hợp sẵn
- Bao gồm các chiến lược thoát rõ ràng với các điều khoản chấm dứt được định nghĩa rõ ràng để đảm bảo tính linh hoạt trong hoạt động
- Tránh tranh chấp thanh toán với phần thanh toán có cấu trúc rõ ràng, nêu rõ các khoản phí, ngày đáo hạn và các khoản phạt
🎯 Lý tưởng cho: Mọi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng bên ngoài
9. Mẫu tài liệu khám phá dịch vụ ClickUp
Tiếp theo là Mẫu tài liệu khám phá dịch vụ ClickUp, một tài liệu có cấu trúc ghi lại các yêu cầu, kỳ vọng của khách hàng và phạm vi dự án. Mẫu này đơn giản hóa giai đoạn khám phá và đảm bảo sự thống nhất giữa các nhóm và khách hàng trước khi bắt đầu công việc.
Với các phần được định sẵn cho mục tiêu, kết quả mong đợi và hạn chế, mẫu này giúp giảm thiểu sự hiểu lầm và tạo tiền đề cho việc thực hiện thành công.
⭐️ Tại sao bạn sẽ yêu thích điều này
- Luôn nắm rõ nhu cầu tài chính trong quá trình khám phá với bảng phân tích chi phí đã được phê duyệt được ghi lại trong phần kế hoạch tài chính
- Chuẩn hóa việc tiếp nhận khách hàng với các phần hướng dẫn về nhu cầu, mục tiêu và các chi tiết quan trọng
- Giảm thiểu sự chậm trễ và chuyển từ khám phá sang lập kế hoạch ngay lập tức với các tính năng quản lý công việc tích hợp
🎯 Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp có quy trình dịch vụ dài, phức tạp và nhu cầu khách hàng không ngừng thay đổi, đòi hỏi phải liên tục nghiên cứu
10. Mẫu giới thiệu khách hàng ClickUp
Bạn muốn thêm tất cả những khách hàng quan tâm vào danh sách? Mẫu Onboarding khách hàng của ClickUp giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng và trực tiếp.
Sáu trạng thái công việc giúp quá trình nhập việc diễn ra nhanh chóng và giúp các nhà quản lý biết khi nào cần can thiệp. Ngoài ra, mẫu này còn ghi lại các chi tiết quan trọng như thông tin POC, chữ ký của khách hàng, phương thức thanh toán và phản hồi để theo dõi và phê duyệt liền mạch.
⭐️ Tại sao bạn sẽ yêu thích điều này
- Thông báo cho các nhóm về khách hàng mới tham gia bằng tính năng Watch của ClickUp để nhận thông báo công việc theo thời gian thực
- Ưu tiên việc tiếp nhận khách hàng mới nhanh hơn với các mức ưu tiên và ngày đáo hạn được tích hợp sẵn
- Giảm rủi ro mất khách hàng với quy trình làm việc tự động được kích hoạt bởi logic điều kiện, như đánh giá phản hồi kém
🎯 Lý tưởng cho: Tất cả các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và trải nghiệm cho khách hàng thân thiết và các dự án dài hạn
11. Mẫu phân tích nhu cầu khách hàng của ClickUp
Mẫu Phân tích nhu cầu khách hàng của ClickUp là lựa chọn hàng đầu cho phương pháp chủ động nhằm tăng mức độ hài lòng của khách hàng. Với 12 công việc con được sắp xếp theo trình tự hợp lý, mẫu này hướng dẫn các nhóm từ việc lựa chọn công cụ phân tích đến thu thập phản hồi và củng cố chiến lược dịch vụ có cấu trúc.
Mẫu này cũng cho phép bạn đính kèm biểu mẫu đánh giá và tài liệu, giúp việc theo dõi và ra quyết định trở nên dễ dàng hơn.
⭐️ Tại sao bạn sẽ yêu thích điều này
- Giải quyết các tắc nghẽn và sự cố nhanh hơn với trạng thái công việc Đang chờ xử lý và Cần thông tin bổ sung
- Thu thập thông tin chi tiết một cách hiệu quả với các phụ thuộc công việc được thiết kế sẵn
- Xem xét nhu cầu của khách hàng một cách có hệ thống với danh sách kiểm tra chi tiết được tích hợp trong mỗi công việc con
🎯 Lý tưởng cho: Các nhóm đánh giá tác động và hướng đi của dịch vụ đối với nhu cầu của khách hàng
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Email và trò chuyện trực tiếp là các kênh dịch vụ chăm sóc khách hàng phổ biến nhất. Hãy cân nhắc tích hợp chúng vào bản đồ hành trình khách hàng cốt lõi của bạn.
12. Mẫu quản lý dịch vụ khách hàng ClickUp
Mẫu Quản lý dịch vụ khách hàng của ClickUp là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn để tổ chức, theo dõi và giải quyết các thắc mắc của khách hàng một cách hiệu quả.
Các chế độ xem tùy chỉnh của mẫu sắp xếp các yêu cầu dịch vụ mới và hiện có theo danh mục, cho phép các nhóm khác nhau giải quyết từng chủ đề một cách hiệu quả. Ngoài ra, mẫu còn có ngày đáo hạn và xếp hạng cảm tính rõ ràng để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc hiệu quả.
⭐️ Tại sao bạn sẽ yêu thích điều này
- Theo dõi các hoạt động gần đây, tài liệu tài nguyên, tiến độ phiếu dịch vụ và phân phối khối lượng công việc với không gian tổng quan
- Tăng cường tính rõ ràng và bối cảnh với trường Ghi chú để ghi lại các chi tiết hoặc thông tin quan trọng
- Tăng tốc độ giải quyết vấn đề với các tính năng tự động hóa, như tự động phân công công việc theo danh mục hoặc mức độ ưu tiên dựa trên cảm nhận của khách hàng
🎯 Lý tưởng cho: Bất kỳ nhóm hoặc doanh nghiệp nào muốn quản lý tất cả các dịch vụ và trải nghiệm khách hàng của mình
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng với ClickUp
Các mẫu bản thiết kế dịch vụ giúp giải quyết các mối quan tâm của khách hàng một cách dễ dàng. Chúng giúp nhóm của bạn chú ý hơn đến các chi tiết, phản hồi sắc bén hơn và nâng cấp các đề xuất của bạn. Do đó, việc áp dụng mẫu phù hợp sẽ ngay lập tức nâng cao tiêu chuẩn dịch vụ tổng thể.
Mặc dù các mẫu kế hoạch dịch vụ miễn phí mà chúng tôi đã giới thiệu giúp hợp lý hóa quy trình như một chuyên gia, ClickUp không dừng lại ở đó. Nó còn cung cấp tính năng tự động hóa nâng cao, phân tích dựa trên AI và quản lý nhiệm vụ mạnh mẽ.
Sẵn sàng nâng cao trải nghiệm khách hàng của bạn? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!