Chiến lược lập kế hoạch hàng năm cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp

Như câu ngạn ngữ quân sự nổi tiếng, còn được gọi là 7Ps, đã nói

Kế hoạch trước phù hợp sẽ giúp tránh được kết quả kém.

Mặc dù không phải mọi tổ chức đều tuân theo sự thống nhất trong chỉ huy của quân đội hoặc có một đối thủ duy nhất được xác định rõ ràng để vượt qua, nhưng tầm quan trọng của việc lập kế hoạch là phổ biến. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp hiện đại, nơi triển vọng tương lai của một doanh nghiệp bị giới hạn trong vòng mười vài năm.

Một nghiên cứu của EY cho thấy tuổi thọ trung bình của một công ty trong chỉ số S&P 500 của Mỹ cách đây 80 năm là 67 năm. Ngày nay, con số này chỉ còn vỏn vẹn 15 năm! Về cơ bản, nếu bạn lập kế hoạch 15 năm cho một công ty mới thành lập được một năm, bạn có thể sẽ không bao giờ sử dụng đến nó!

Khi thế giới phát triển nhanh chóng, công nghệ trở nên cũ chỉ trong vài tháng và khách hàng đòi hỏi những trải nghiệm mới. Các kế hoạch cần đạt được sự cân bằng phù hợp giữa độ tin cậy và khả năng thích ứng.

Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ khám phá cách bạn có thể sử dụng các chiến lược lập kế hoạch hàng năm khác nhau để đạt được chính xác điều đó!

Hiểu về lập kế hoạch hàng năm

Ý tưởng về lập kế hoạch hàng năm nghe có vẻ khá rõ ràng — bạn lập kế hoạch cho năm tiếp theo. 🤷 Tuy nhiên, nó không đơn giản như vậy. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, kích thước của tổ chức và thị trường mà bạn đang tham gia, bản chất của lập kế hoạch hàng năm có thể rất khác nhau. Hãy cùng xem như thế nào.

Kế hoạch hàng năm là gì?

Lập kế hoạch hàng năm là quá trình vạch ra các mục tiêu, hoạt động, cột mốc, ngân sách và nguồn lực cho kỳ 12 tháng sắp tới. Một số đặc điểm nổi bật của lập kế hoạch hàng năm như sau.

Sự khác biệt giữa lập kế hoạch hàng năm và lập kế hoạch chiến lược

Trong quản lý kinh doanh, chiến lược, kế hoạch, chiến thuật và sự kết hợp của những từ này thường được sử dụng thay thế cho nhau, dẫn đến sự nhầm lẫn không cần thiết. Vì vậy, trước khi đi vào chi tiết về lập kế hoạch hàng năm, hãy phân biệt rõ ràng với 'lập kế hoạch chiến lược'

Trong một tập podcast của HBR có tiêu đề " Kế hoạch không phải là chiến lược", Roger Martin, cựu hiệu trưởng Trường Quản lý Rotman thuộc Đại học Toronto, cho biết:

Chiến lược là một tập hợp các lựa chọn tích hợp giúp bạn định vị mình trên trường chơi mà bạn lựa chọn để giành chiến thắng… Chiến lược có lý thuyết.

Vì vậy, phần lớn quá trình lập kế hoạch chiến lược là về việc tạo ra lý thuyết, tức là đưa ra những quyết định quan trọng về lý do bạn làm việc đó, khách hàng của bạn là ai, điều gì khiến bạn tốt hơn đối thủ cạnh tranh, v.v. Một số mẫu lập kế hoạch chiến lược này sẽ giúp bạn có ý tưởng tốt hơn.

Mặt khác, quy trình lập kế hoạch hàng năm là việc thực hiện chiến lược đó trong suốt mười hai tháng tiếp theo.

Mặc dù không hoàn toàn mang tính chiến lược, nhưng lập kế hoạch hàng năm chiếm một vị trí rất quan trọng trong vòng đời của một tổ chức vì một số lý do.

Lợi ích của kế hoạch hàng năm hiệu quả

Lập kế hoạch hàng năm hiệu quả là lộ trình cho hành trình kinh doanh trong mười hai tháng tới. Với kế hoạch này, mọi thành viên trong mỗi nhóm đều biết đích đến, các cột mốc và con đường để đạt được chúng. Điều này mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như:

Hướng đi: Một quy trình lập kế hoạch hàng năm hiệu quả sẽ định hướng cho toàn bộ tổ chức. Nó đảm bảo rằng mọi cá nhân đều thống nhất với kế hoạch của nhóm, phù hợp với kế hoạch của bộ phận, v.v.

Hành động rõ ràng: Một kế hoạch hàng năm tốt sẽ nêu rõ những gì cần đạt được và cách thức thực hiện. Kế hoạch này giúp loại bỏ những mơ hồ xung quanh việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Từ đây, các nhóm sẽ có cái nhìn rõ ràng về công việc của mình trong năm.

Trách nhiệm giải trình: Kế hoạch hàng năm phân công trách nhiệm cho các mục tiêu và kết quả cụ thể cho từng cá nhân. Điều này khuyến khích trách nhiệm giải trình của cá nhân và nhóm.

Khả năng đo lường: Kế hoạch hàng năm rất quan trọng để đo lường thành công của tổ chức. Đây là tiêu chuẩn để đánh giá hiệu suất vào cuối năm.

Tối ưu hóa nguồn lực: Việc phân bổ ngân sách, nhân sự, công cụ và các nguồn lực khác sẽ trở nên hiệu quả nếu chúng phục vụ cho một kế hoạch vững chắc.

Quản lý rủi ro: Về cơ bản, kế hoạch hàng năm cũng là một chiến lược giảm thiểu rủi ro. Nó giúp các nhà lãnh đạo dự đoán hợp lý những rủi ro có thể phát sinh trong năm tới (hoặc xa hơn) và xây dựng các biện pháp giảm thiểu ngay từ hôm nay.

Để gặt hái những lợi ích trên và đạt hiệu quả, một kế hoạch cần có cấu trúc cụ thể. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết.

Các thành phần khóa của kế hoạch hàng năm hiệu quả

Một kế hoạch hàng năm thành công cần phải toàn diện mà không quá quy định. Kế hoạch cần bao gồm các yếu tố sau đây một cách chi tiết.

Mục tiêu

Việc lập kế hoạch hàng năm bắt đầu bằng việc cài đặt mục tiêu và mục đích. Nó đặt ra các ưu tiên của doanh nghiệp theo thứ tự để các nhóm có thể tập trung nỗ lực của mình cho phù hợp. Dưới đây là một vài ví dụ về mục tiêu cho 1/5/10 năm để bạn bắt đầu.

Ngân sách

Trong kế hoạch hàng năm, ngân sách là rào cản tài chính. Ngân sách đặt ra các hạn chế về tài chính, kỹ thuật và nhân lực mà các nhóm cần để đạt được mục tiêu của mình.

Kế hoạch hành động

Khi kế hoạch hàng năm của tổ chức được truyền đạt xuống các bộ phận, nhóm và cá nhân, nó cũng nêu rõ các hoạt động mà mỗi người cần thực hiện.

Vai trò và trách nhiệm

Kế hoạch hàng năm cũng nêu rõ vai trò và trách nhiệm của mọi người tham gia, cùng với mục tiêu và kỳ vọng của họ. Trong giai đoạn lập kế hoạch, nếu không có đủ nguồn lực phù hợp, bạn có thể tuyển dụng thêm nhân sự.

Chỉ số đo lường và cơ chế đánh giá

Phần này của kế hoạch hàng năm phác thảo quy trình theo dõi tiến độ trong suốt năm. Làm thế nào để biết bạn đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu? Tất nhiên là nhờ các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và cơ chế đánh giá!

Các mẫu kế hoạch tăng trưởng này cung cấp các ví dụ hữu ích về cách các thành phần này phối hợp với nhau.

Kế hoạch dự phòng

Một kế hoạch tốt cũng đưa ra những ý tưởng về việc cần làm khi mọi thứ không diễn ra như dự kiến. Về cơ bản, thành phần này bao gồm các phương án thay thế trong trường hợp Kế hoạch A không hiệu quả.

Với bối cảnh đã được thiết lập, hãy xem cách bạn có thể đưa kế hoạch hàng năm vào thực tiễn.

Các bước để lập kế hoạch hàng năm hiệu quả

Như chúng ta đã thấy trước đây, kế hoạch hàng năm là lộ trình cho toàn bộ tổ chức. Nó tập hợp mọi người lại với nhau để hướng tới các mục tiêu chung. Để lập kế hoạch như vậy, cần có một cách tiếp cận toàn diện, chẳng hạn như cách tiếp cận mà chúng tôi mô tả dưới đây.

1. Đánh giá lại năm vừa qua

Trước khi lập bất kỳ kế hoạch nào, hãy tiến hành đánh giá kỹ lưỡng kết quả hoạt động của năm trước. Hãy xem xét những điều sau đây.

Thu thập cả dữ liệu định lượng và định tính. Thu thập các con số, nhưng cũng thu thập ý kiến về lý do và cách thức.

Sử dụng thông tin này làm nền tảng cho năm tiếp theo. Nếu tỷ lệ chuyển đổi từ kênh sự kiện trực tiếp tốt hơn so với hội thảo trên web, bạn nên phân bổ nhiều ngân sách hơn cho kênh trước. Hoặc nếu kênh nội dung không mang lại bất kỳ kết quả nào, bạn có thể xem xét lại các mục tiêu đã đặt ra và liệu chúng có thực sự phù hợp hay không.

Việc đánh giá này cũng sẽ giúp bạn kết thúc năm cũ một cách rõ ràng và bắt đầu năm mới với một khởi đầu mới.

2. Cài đặt mục tiêu và mục đích

Sử dụng đánh giá năm trước làm bối cảnh chung của hoạt động kinh doanh, đã đến lúc đặt mục tiêu.

Sử dụng phương pháp mục tiêu SMART

Đặt mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, phù hợp và kịp thời. Thay vì đặt mục tiêu là "thu hút khách hàng", hãy đặt mục tiêu SMART: Tăng 5% số lượng khách hàng mới hàng tháng thông qua các kênh quảng cáo trực tuyến.

Sử dụng mô hình phân cấp

Đầu tiên, hãy đặt mục tiêu cấp cao nhất, ví dụ như cho toàn bộ tổ chức. Sau đó, chia nhỏ mục tiêu thành các cấp độ. Nếu mục tiêu của tổ chức là thu hút khách hàng mới, mục tiêu này sẽ được chia thành:

Mục tiêu của bộ phận: Mục tiêu tiếp thị sẽ là tăng số lần hiển thị, lưu lượng truy cập trang web và chuyển đổi; mục tiêu thu hút nhân tài sẽ là tuyển dụng thêm thành viên cho nhóm bán hàng; mục tiêu thành công của khách hàng sẽ là thu hút thêm khách hàng giới thiệu, v.v.

Mục tiêu của nhóm: Các nhóm tiếp thị sẽ chia nhỏ mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ hơn. Nhóm quảng cáo tìm kiếm sẽ lập ngân sách cho từng kênh và thiết kế các chiến dịch. Nhóm nội dung sẽ lập kế hoạch tài sản để tạo khách hàng tiềm năng. Nhóm truyền thông xã hội sẽ lập kế hoạch tăng số lần hiển thị, có thể bằng cách xây dựng mối quan hệ với những người có ảnh hưởng.

Mục tiêu cá nhân: Dựa trên kết quả mong đợi của nhóm, mỗi thành viên trong nhóm sẽ đặt mục tiêu của riêng mình, chẳng hạn như số bài viết mà mỗi người sẽ tạo ra hoặc mục tiêu chuyển đổi cho mỗi chiến dịch.

3. Lập kế hoạch hành động

Khi mục tiêu đã được đặt ra, đã đến lúc tìm ra cách để đạt được chúng, tức là lập kế hoạch dự án.

Cấu trúc dự án của bạn: Chia nhỏ các hoạt động của bạn thành các dự án đơn giản, dễ quản lý. Bạn có thể xây dựng dự án của mình xoay quanh việc tạo/lập nội dung, phân phối trên mạng xã hội, bản tin email, v.v. Bạn cũng có thể tạo dự án cho từng chiến dịch, sự kiện hoặc cột mốc.

Dưới đây là một số mẫu kế hoạch dự án để giúp bạn bắt đầu.

Tạo công việc: Điền các công việc vào dự án của bạn.

Quản lý thực hiện: Phân công các công việc này cho đúng người. Đặt ngày bắt đầu và hạn chót. Đánh dấu các công việc phụ thuộc, nếu có.

4. Công cụ và phương pháp lập kế hoạch hàng năm

Nếu bạn đang sử dụng các tài liệu và bảng tính đã được kiểm chứng qua thời gian để lập kế hoạch hàng năm, bạn không có gì phải lo lắng. Tuy nhiên, ngày nay, có nhiều công cụ hiệu quả và mạnh mẽ hơn để giúp lập kế hoạch hàng năm.

Công cụ quản lý dự án

Kế hoạch hàng năm về cơ bản là tập hợp các dự án liên kết với nhau nhằm đạt được các mục tiêu chung. Một công cụ quản lý dự án tốt, như ClickUp, có thể giúp bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh mà không bỏ sót các chi tiết nhỏ.

Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể tạo lộ trình dự án, thiết lập nhiệm vụ, chỉ định người dùng, đặt thời hạn, ước lượng và theo dõi thời gian, đồng thời thêm ưu tiên hoặc thẻ. Thiết lập trạng thái tùy chỉnh phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Thêm danh sách kiểm tra có thể tái sử dụng và áp dụng chúng tự động cho các loại nhiệm vụ cụ thể. Kết nối các nhiệm vụ tương tự hoặc thêm cột mốc.

Công cụ hợp tác

Việc thực hiện hiệu quả các kế hoạch hàng năm cần có khả năng giao tiếp dễ dàng trong thời gian thực. ClickUp cung cấp nhiều cách để thực hiện điều này trong bối cảnh cụ thể. Để bắt đầu, bạn có thể thực hiện các cuộc hội thoại dưới dạng bình luận lồng nhau trong mỗi nhiệm vụ.

Để có những cuộc hội thoại thời gian thực và năng động hơn, hãy thử ClickUp Chat. Tham gia các cuộc hội thoại về các kênh dự án cụ thể. Kết nối các nhiệm vụ với các cuộc hội thoại của bạn và giúp đồng nghiệp dễ dàng điều hướng. Bắt đầu cuộc gọi bằng một cú nhấp chuột từ trong ClickUp; tự động tạo bản tóm tắt và mục hành động.

Công cụ theo dõi mục tiêu

Cách đơn giản nhất để đạt được mục tiêu là luôn hiển thị và dễ dàng truy cập chúng. ClickUp Goals là một ứng dụng theo dõi mục tiêu mạnh mẽ, cho phép bạn làm tất cả những điều này và hơn thế nữa.

Đặt mục tiêu rõ ràng để theo dõi thành quả của bạn. Đây có thể là mục tiêu công việc (như các công việc trong một sprint hoặc chiến dịch), mục tiêu số lượng (như số bài viết phải viết), mục tiêu tiền tệ (như doanh thu) hoặc mục tiêu đúng/sai (như địa điểm tổ chức sự kiện đã được đặt hay chưa).

Quản lý tất cả các mục tiêu của bạn ở một nơi, sắp xếp chúng vào các thư mục và trực quan hóa tiến độ chung.

5. Thực hiện kế hoạch hàng năm

Cho đến nay, chúng ta đã nói về lập kế hoạch. Đã đến lúc tiến thêm một bước và thảo luận về việc thực hiện.

Tập hợp các nhóm

Để bắt đầu, tập hợp tất cả các thành viên trong nhóm của bạn trên nền tảng quản lý dự án.

Tổng hợp dữ liệu

Để tiếp tục bối cảnh từ năm trước, điều quan trọng là phải hợp nhất một số dữ liệu. Để làm việc này:

Đánh giá các công cụ quản lý hiệu suất

Tạo một cách đơn giản và dễ thực hiện để theo dõi hiệu suất trong suốt năm. Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu trên nhiều mặt trận.

Hình dung ngay lập tức tất cả dữ liệu liên quan đến dự án trong ClickUp, chẳng hạn như nhiệm vụ, khối lượng công việc, bảng chấm công, giờ làm việc có thể thanh toán và năng suất cá nhân. Tích hợp hàng chục ứng dụng của bên thứ ba để tạo bảng điều khiển hợp nhất, chẳng hạn như báo cáo bán hàng, hình ảnh CRM, hiệu suất chiến dịch tiếp thị, v.v. Mỗi người dùng có thể thiết lập bảng điều khiển cá nhân để đo lường hiệu suất của chính mình.

Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, sử dụng dữ liệu này để điều chỉnh kế hoạch của bạn trong suốt năm. Điều chỉnh lại ngân sách, phân bổ lại nguồn lực hoặc điều chỉnh các hoạt động để duy trì tiến độ thực hiện mục tiêu. Để bắt đầu nhanh hơn, sử dụng các mẫu kế hoạch hoạt động để cấu trúc việc triển khai của bạn.

Một kế hoạch hàng năm tốt bao gồm nhiều phần khác nhau. Điều này có thể khó thực hiện nếu không có sự hỗ trợ phù hợp.

Những thách thức trong lập kế hoạch hàng năm

Dưới đây là những thách thức phổ biến nhất trong quản lý dự án mà bạn có thể gặp phải trong kế hoạch hàng năm và cách khắc phục chúng.

Dự báo không chính xác: Đôi khi, các nhóm đánh giá quá cao những gì họ có thể đạt được trong một năm. Do đó, họ dự báo mọi thứ, bao gồm ngân sách, nguồn lực và hoạt động một cách không chính xác.

Để tránh điều này, hãy dự báo dựa trên dữ liệu hiện có. Hãy hợp lý trong các dự báo của bạn và thận trọng hơn là cẩn thận.

Sự không phù hợp: Mỗi cá nhân, nhóm và bộ phận cần phải điều chỉnh mục tiêu của mình cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Quan trọng hơn, mục tiêu của họ cũng cần phải phục vụ cho kế hoạch kinh doanh tổng thể. Khi điều này không xảy ra, nó sẽ trở thành một thách thức lớn.

Cách đơn giản nhất để khắc phục điều này là sử dụng các phương pháp lập kế hoạch như mục tiêu và kết quả khóa (OKR) hoặc thẻ điểm cân bằng. Điều này giúp mọi người cùng hướng tới cùng một mục tiêu và hoạt động.

Hạn chế về ngân sách: Rất hiếm khi mọi nhóm đều nhận được ngân sách mà họ yêu cầu. Điều này có nghĩa là các nhóm cần đạt được mục tiêu của mình với ngân sách hiện có.

Để làm được điều này, hãy thực hiện một số mô phỏng. Xem xét các kết hợp phân bổ ngân sách khác nhau trước khi chọn phương án tốt nhất.

Quản lý thời gian: Hãy đối mặt với thực tế. Lập kế hoạch cần thời gian. Trong khi bạn đã quá tải với công việc hàng ngày, việc dành thời gian để lập kế hoạch cho tương lai có thể là một yêu cầu quá lớn.

Vượt qua thách thức này bằng cách tạo ra thời gian dự phòng trong kế hoạch. Đảm bảo bạn để trống một vài tuần trong tháng 12 trong kế hoạch hàng năm để lập kế hoạch kinh doanh hàng năm cho năm tiếp theo.

Các nhà lãnh đạo kinh doanh có thể đóng vai trò khóa trong việc giúp các nhóm vượt qua những thách thức này.

Vai trò của lãnh đạo trong lập kế hoạch hàng năm

Một nhà lãnh đạo giỏi hiểu rằng các nhóm gần gũi hơn với thực tế và có kiến thức vững vàng hơn về các vấn đề kinh doanh.

Lập kế hoạch để thành công với ClickUp

Cho dù bạn đang lãnh đạo một trung đoàn quân đội hay một nhóm thực tập sinh marketing, một kế hoạch tốt là nền tảng của hiệu suất tốt. Kế hoạch giúp mọi người biết việc cần làm, lý do, cách thức, thời hạn, người thực hiện và tiêu chuẩn. Kế hoạch thúc đẩy kinh doanh phát triển.

Đây là lý do tại sao lập kế hoạch tổ chức là một phần quan trọng trong vai trò công việc của mọi nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Đây là cách để bạn thiết lập hướng đi và dẫn dắt nhóm.

Tuy nhiên, một trong những sai lầm lớn nhất bạn có thể mắc phải là coi lập kế hoạch hàng năm là hoạt động chỉ thực hiện một lần. Mặc dù kế hoạch chiến lược thường được lập vào đầu năm, nhưng bạn cần giám sát việc thực hiện kế hoạch trong suốt kỳ 12 tháng.

Để làm được điều này, bạn cần một nền tảng lập kế hoạch và quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp. Với tính năng quản lý công việc, tài liệu, phân tích, AI mạnh mẽ và các mẫu dễ sử dụng, ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để thực hiện kế hoạch hàng năm của mình. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.