Là người quản lý dự án hoặc chủ doanh nghiệp, bạn hiểu rõ chi phí thực sự của việc quản lý kho thiết bị không hiệu quả. Các nhóm của bạn cần truy cập ngay vào các công cụ, lịch bảo trì đòi hỏi sự chú ý liên tục và việc theo dõi kho chính xác ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của bạn.
Những thách thức này không chỉ gây phiền toái—chúng còn là nguyên nhân gây thiệt hại cho lợi nhuận.
Mặc dù phần mềm sản xuất cho doanh nghiệp nhỏ có thể cải thiện quy trình sản xuất của bạn, nhưng việc quản lý danh sách công việc thiết bị của bạn đòi hỏi một cách tiếp cận tập trung hơn.
Giải pháp nằm ở các mẫu kiểm kê thiết bị thông minh, có hệ thống. Các khung công tác có thể tùy chỉnh này, như mẫu danh sách kiểm kê đơn giản, có thể biến việc theo dõi thiết bị từ một công việc phức tạp thành một quy trình đơn giản.
Cho dù bạn quản lý một xưởng nhỏ hay giám sát nhiều cơ sở, mẫu phù hợp sẽ giúp bạn kiểm soát mọi thứ, cho phép đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để tăng hiệu quả hoạt động.
Mẫu danh mục thiết bị là gì?
Các mẫu kiểm kê thiết bị là các khung công tác được xây dựng sẵn, cung cấp một hệ thống toàn diện để theo dõi, quản lý và tối ưu hóa hệ sinh thái thiết bị của bạn.
Không giống như các mẫu danh sách kiểm tra hàng tồn kho cơ bản hoặc bảng tính, các khung cấu trúc này giải quyết trực tiếp các thách thức cốt lõi trong quản lý dự án, đặc biệt là đối với các nhóm phải xử lý các nhu cầu theo dõi tài sản và phân bổ nguồn lực phức tạp.
Hãy coi chúng như bản thiết kế quản lý thiết bị của bạn — chúng kết hợp các yếu tố theo dõi thiết yếu như lịch bảo trì, mẫu sử dụng và mức tồn kho với các tính năng nâng cao để lập kế hoạch mua sắm và phân tích chi phí.
Việc tích hợp phương pháp có hệ thống này vào quản lý thiết bị của bạn sẽ cho thấy bức tranh toàn cảnh về tài sản của bạn: mức độ sử dụng, trạng thái bảo trì và mức tồn kho trong toàn tổ chức.
Đối với các nhà quản lý dự án và chủ doanh nghiệp, điều này có nghĩa là ít bất ngờ hơn, kiểm soát ngân sách chặt chẽ hơn và đầu tư thiết bị thông minh hơn. Hơn hết, chúng phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn, cho dù bạn đang giám sát đội xe xây dựng, tài sản CNTT hay thiết bị sản xuất.
➡️ Cũng nên đọc: 10 mẫu lập kế hoạch tài nguyên miễn phí trong Excel & ClickUp
Điều gì tạo nên một mẫu danh mục thiết bị tốt?
Dưới đây là các tính năng cần tìm trong mẫu kiểm kê thiết bị:
✅ Cân bằng giữa độ sâu và dễ sử dụng: Một mẫu tốt phải vừa cung cấp nhiều thông tin vừa thân thiện với người dùng
✅ Kế hoạch sức chứa Tích hợp: Mẫu này sẽ giúp bạn đánh giá tình trạng sẵn có của thiết bị và hiệu quả hoạt động
✅ Quản lý tài nguyên tập trung : Nên đóng vai trò là trung tâm cung cấp dữ liệu chính xác về trạng thái, địa điểm và tình trạng sẵn có của thiết bị
✅ Khả năng thích ứng và mở rộng: Mẫu phải đủ linh hoạt để phù hợp với sự phát triển và nhu cầu thay đổi của tổ chức bạn
✅ Khả năng theo dõi kỹ thuật số: Đối với các tổ chức có bán hàng trực tuyến, mẫu phải bao gồm các tính năng theo dõi kỹ thuật số tương tự như trong phần mềm quản lý hàng tồn kho thương mại điện tử hiện đại
✅ Hệ thống hàng tồn kho thống nhất: Một mẫu tốt phải đảm bảo theo dõi nhất quán trên tất cả các kênh kinh doanh
✅ Mức độ tinh vi phù hợp: Mẫu phải đạt được sự cân bằng giữa tính đơn giản và chi tiết
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chọn một mẫu phù hợp với các yêu cầu và quy trình công việc cụ thể của ngành của bạn. Tùy chỉnh mẫu để bao gồm các trường hoặc tính năng riêng cho hoạt động của bạn, đảm bảo mẫu vẫn là một công cụ thiết thực khi quy mô kinh doanh của bạn mở rộng.
10 mẫu danh mục thiết bị
Có thể bạn đang sử dụng nhiều Google Trang tính, nghi ngờ tính chính xác của chúng và lo lắng về việc bỏ lỡ các bản cập nhật. Hãy thay đổi điều đó. Mặc dù các mẫu kho miễn phí có thể thay đổi cách bạn theo dõi và quản lý thiết bị, nhưng tìm ra giải pháp phù hợp là điều quan trọng.
ClickUp cung cấp phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ giúp giải quyết những thách thức trong việc theo dõi thiết bị. Các mẫu của ClickUp cung cấp khung quản lý tài sản CNTT, vật tư văn phòng và thiết bị công nghiệp một cách chính xác và linh hoạt.
Dưới đây là nhận xét của một khách hàng ClickUp về các tính năng của sản phẩm:
Tôi sử dụng nó để sắp xếp mọi thứ, theo nghĩa đen. Tôi thậm chí còn sử dụng nó để theo dõi hàng tồn kho để biết khi nào hàng sắp hết.
Tôi sử dụng nó để sắp xếp mọi thứ, theo nghĩa đen. Tôi thậm chí còn sử dụng nó để theo dõi hàng tồn kho để biết khi nào hàng sắp hết.
1. Mẫu kho ClickUp
Sẵn sàng cải thiện và tổ chức quản lý hàng tồn kho của bạn? Mẫu ClickUp Inventory giúp bạn tổ chức dữ liệu thiết bị thông qua các tùy chọn chế độ xem chuyên biệt, loại bỏ sự cần thiết của nhiều hệ thống theo dõi.
Mẫu danh mục thiết bị này bao gồm năm chế độ xem riêng biệt để quản lý thiết bị:
- Danh sách hàng tồn kho: Sắp xếp dữ liệu thiết bị cốt lõi thông qua các trường có thể tùy chỉnh
- Danh sách trạng thái thanh toán: Phân loại hàng tồn kho theo giai đoạn thanh toán (chẳng hạn như Thanh toán đầy đủ, Thanh toán một phần hoặc Đang chờ thanh toán)
- Danh sách nhà cung cấp: Hiển thị mối quan hệ và trạng thái hiện tại của nhà cung cấp
- Bản đồ địa điểm nhà cung cấp: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hàng tồn kho dựa trên vị trí địa lý
- Biểu mẫu đơn đặt hàng: Cho phép tạo công việc tự động thông qua các biểu mẫu tích hợp
Một lợi thế đáng chú ý của mẫu này là chức năng Trường công thức, cho phép thực hiện các phép tính phức tạp trên dữ liệu số và thời gian. Tính năng này hỗ trợ theo dõi chính xác luồng hàng tồn kho, mức thiết bị hiện tại và quản lý hàng tồn kho chủ động.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý vận hành muốn kiểm soát hàng tồn kho có thể tùy chỉnh trên nhiều chế độ xem dữ liệu.
➡️ Cũng nên đọc: 10 mẫu danh sách nhà cung cấp miễn phí để quản lý danh bạ
2. Mẫu quản lý hàng tồn kho ClickUp
Mẫu Quản lý hàng tồn kho ClickUp thu hẹp khoảng cách giữa quản lý hàng tồn kho cơ bản bằng bảng tính và giám sát chiến lược, phục vụ cả các công ty khởi nghiệp quản lý thiết bị ban đầu và các tổ chức đã thành lập điều phối các nguồn lực phức tạp của các bộ phận.
Việc kiểm soát hàng tồn kho của bạn trở nên dựa trên dữ liệu với các tính năng cho phép bạn:
- Thiết lập các công việc định kỳ để kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên
- Điều chỉnh mức tồn kho thiết bị dựa trên dữ liệu bán hàng thực tế
- Xem lại dữ liệu lịch sử để phân tích xu hướng và dự báo
Mẫu danh mục thiết bị miễn phí có chức năng tìm kiếm mạnh mẽ, giúp đơn giản hóa việc tìm kiếm bất kỳ công cụ nào.
Bạn có thể tạo các tìm kiếm và bộ lọc được lưu tùy chỉnh cho các mục như thiết bị theo mùa, mục bảo trì hàng tuần, tài sản thanh lý hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác mà bạn cần.
Và với các bản cập nhật thời gian thực, bạn sẽ luôn đi trước nhu cầu bằng cách theo dõi tình trạng sẵn có của thiết bị, thay đổi giá cả và xu hướng sử dụng hiện tại. Cách tiếp cận có hệ thống này đảm bảo giám sát hàng tồn kho nhất quán, ngăn ngừa tình trạng hết hàng và phân bổ thiết bị không đúng.
Lý tưởng cho: Các tổ chức thuộc mọi kích thước đang tìm kiếm khả năng hiển thị hoạt động nâng cao trong quản lý hàng tồn kho.
3. Mẫu danh mục thiết bị CNTT của ClickUp
Giữ tổ chức là nhiệm vụ quan trọng đối với các nhóm CNTT quản lý phần cứng, phần mềm, giấy phép và thiết bị ở các địa điểm khác nhau. Mẫu ClickUp IT Inventory biến việc theo dõi tài sản CNTT phức tạp thành một quy trình trực quan, dễ quản lý.
Bạn có thể sử dụng bảng Kanban để dễ dàng giám sát tài sản CNTT của mình để:
- Theo dõi địa điểm và chuyển động của thiết bị
- Ghi chép thông tin chi phí quan trọng
- Theo dõi chi tiết bảo hành
- Quản lý thông số kỹ thuật của các mẫu thiết bị
- Luôn cập nhật thông tin liên hệ của nhà cung cấp ngay trong tầm tay
Mẫu danh sách hàng tồn kho này có hàng trăm tùy chọn tùy chỉnh, cho phép bạn điều chỉnh không gian làm việc theo yêu cầu cụ thể của tổ chức.
Giao diện thân thiện với người dùng giúp nhóm của bạn dễ dàng truy cập thông tin ngay lập tức, cập nhật chi tiết tài sản theo thời gian thực và chia sẻ tài nguyên liền mạch với các bộ phận khác, đảm bảo mọi người luôn cập nhật trạng thái thiết bị.
Lý tưởng cho: Các bộ phận CNTT giám sát tài sản công nghệ phân phối trên nhiều địa điểm.
4. Mẫu báo cáo hàng tồn kho ClickUp
Bạn đang muốn biến chi tiết kho của mình thành thông tin hữu ích? Mẫu báo cáo kho ClickUp sắp xếp mọi thứ theo định dạng tài liệu gọn gàng, giúp bạn có cái nhìn toàn diện về hệ sinh thái thiết bị của mình.
Mẫu này giúp bạn đưa ra quyết định mua hàng tốt hơn nhờ:
- Thông số kỹ thuật chi tiết của sản phẩm
- Dữ liệu giá cả theo thời gian thực
- Đánh giá và xếp hạng thiết bị
- Công cụ phân tích thị trường
Nhưng đây là phần thú vị.
Mẫu này không chỉ lưu trữ thông tin mà còn phát hiện các mẫu trong thói quen mua hàng của bạn. Bằng cách tổ chức dữ liệu thiết bị một cách chiến lược, bạn sẽ hiểu rõ hơn về xu hướng mua hàng, xác định cơ hội tiết kiệm chi phí, đầu tư thiết bị thông minh hơn và cuối cùng là tối đa hóa ROI.
Hãy biến mỗi lần mua thiết bị thành một phần của chiến lược kinh doanh lớn hơn và tự tin tối ưu hóa các khoản đầu tư vào hàng tồn kho với mẫu này.
Lý tưởng cho: Các nhà phân tích và quản lý kinh doanh cần theo dõi và báo cáo hoạt động mua hàng toàn diện.
5. Mẫu Đơn đặt hàng & Kho hàng của ClickUp
Mẫu Đơn đặt hàng & Kho hàng ClickUp thiết lập sự phối hợp liền mạch giữa việc đặt hàng và theo dõi kho hàng, đảm bảo quản lý cung cấp thiết bị nhất quán.
Mẫu này tập trung các chi tiết đơn đặt hàng cần thiết:
- Thông tin nhà cung cấp
- Ngày mua
- Dòng thời gian vận chuyển
- Theo dõi giao hàng
Nó tạo ra một hệ thống toàn diện kết nối tất cả các khía cạnh của quy trình quản lý thiết bị của bạn. Bằng cách giám sát việc đặt hàng và nhận hàng hóa, dịch vụ và vật liệu, bạn có thể hỗ trợ mọi bộ phận một cách hiệu quả đồng thời duy trì mức tồn kho tối ưu.
Với Mẫu Đơn đặt hàng & Hàng tồn kho của ClickUp, bạn có thể phát hiện chủ động các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh. Mẫu này giúp bạn xác định các điểm nghẽn trong quy trình mua hàng, theo dõi trạng thái đơn đặt hàng theo thời gian thực, duy trì mức hàng tồn kho tối ưu và hợp lý hóa giao tiếp với các nhà cung cấp.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý mua hàng và điều phối viên kho cần đồng bộ hóa việc đặt hàng và quản lý hàng tồn kho.
➡️ Cũng nên đọc: Phiếu nhận hàng (GRN) là gì và tại sao nó lại quan trọng?
6. Mẫu quản lý tài sản ClickUp
Nếu bạn cần một công cụ quản lý tài sản hoàn chỉnh, cung cấp các tính năng giám sát tinh vi trong suốt vòng đời của từng tài sản, Mẫu Quản lý Tài sản ClickUp là lựa chọn dành cho bạn!
Mẫu này bao gồm các quy trình công việc Trạng thái tùy chỉnh giúp bạn giám sát tài sản ở mọi giai đoạn: hoàn thành, chức năng, mua, sửa chữa và bán.
Ngoài ra, bạn có thể tận dụng các thành phần trực quan hóa cơ bản bao gồm:
📅 Lịch bảo trì: Không bao giờ bỏ lỡ lịch bảo trì
💰 Danh sách chi phí: Theo dõi chi phí một cách chính xác
📊 Bảng chi phí: Có cái nhìn tổng quan rõ ràng về tài chính
Một số tính năng mạnh mẽ giúp nó trở nên khác biệt là:
- Quy trình công việc tự động hóa giúp công việc thường ngày diễn ra suôn sẻ
- Tính năng theo dõi thời gian cho các hoạt động bảo trì
- Cảnh báo phụ thuộc giúp ngăn chặn xung đột lịch trình
- Hệ thống thẻ tùy chỉnh để phân loại tài sản dễ dàng
Ngoài ra, các công cụ cộng tác tích hợp đồng bộ hóa toàn bộ nhóm của bạn về trạng thái, địa điểm và mức độ sử dụng tài sản trong toàn tổ chức.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý tài sản và lãnh đạo hoạt động cần theo dõi vòng đời thiết bị và tài nguyên một cách hiệu quả.
🧠 Thông tin thú vị: Bạn có biết rằng thuật ngữ "tài sản" bắt nguồn từ từ Latin ad satis, có nghĩa là "đủ"? Hóa ra, quản lý tài sản là đảm bảo bạn có đủ — trừ khi chúng ta đang nói về đồ ăn vặt ở văn phòng; khi đó, mỗi người phải tự lo cho mình!
7. Mẫu kho văn phòng ClickUp
Quản lý thiết bị văn phòng không nhất thiết phải là những bảng tính dài vô tận và việc di chuyển liên tục giữa các địa điểm. Mẫu ClickUp Office Inventory hợp nhất việc quản lý hàng tồn kho ở nhiều địa điểm vào một hệ thống thống nhất, loại bỏ việc bỏ sót thiết bị và tài nguyên văn phòng phân phối.
Mẫu này cũng là giải pháp hữu ích để kiểm soát ngân sách. Mẫu này cho phép giám sát tài chính chính xác thông qua:
- Đang theo dõi phân bổ ngân sách theo danh mục
- So sánh chi tiêu thực tế với chi tiêu theo kế hoạch
- Xác định cơ hội tiết kiệm chi phí
- Phân tích xu hướng chi tiêu
Các tính năng hoạt động cốt lõi của mẫu này bao gồm cập nhật đa địa điểm theo thời gian thực, quản lý hàng tồn kho tập trung, theo dõi ngân sách theo danh mục và giám sát lịch sử mua hàng, tất cả đều được thiết kế để hợp lý hóa quy trình và giữ mọi thứ được tổ chức.
Mẫu này tự động theo dõi ngày mua, giá mục, tổng chi phí và chênh lệch ngân sách. Biến dữ liệu hàng tồn kho thành quyết định mua hàng thông minh hơn bằng cách phát hiện xu hướng và tối ưu hóa ngân sách trong tương lai dựa trên mô hình chi tiêu thực tế.
Lý tưởng cho: Quản trị viên văn phòng đang tìm kiếm mẫu danh sách công việc có thể in để quản lý hàng tồn kho ở nhiều địa điểm.
8. Mẫu danh mục vật tư văn phòng ClickUp
Đã đến lúc nói lời tạm biệt với những tủ vật tư lộn xộn với Mẫu danh mục vật tư văn phòng ClickUp, giúp chuyển đổi việc quản lý vật tư văn phòng của bạn từ lưu trữ phân tán sang tổ chức có hệ thống. Mẫu này là cách chắc chắn để loại bỏ các mua sắm dư thừa và theo dõi tài nguyên hiệu quả.
Bắt đầu bằng cách lập danh mục các vật tư thiết yếu của bạn:
📏 Vật tư văn phòng chung
🖨️ Vật tư tiêu hao cho máy in
💻 Phần cứng máy tính
🎨 Thiết kế thiết bị cho nhóm
Mẫu được cài đặt sẵn với các Trường Tùy chỉnh, cho phép bạn bắt đầu tổ chức ngay lập tức. Nhưng giá trị thực sự nằm ở các tính năng quản lý truy cập.
Kiểm soát quyền truy cập nâng cao cho phép bạn:
- Gán quyền truy cập cụ thể cho các điều phối viên nhóm
- Cho phép các trưởng bộ phận quản lý vật tư của họ
- Giữ mức tồn kho hiển thị cho các nhóm có liên quan
- Ngăn chặn truy cập trái phép
- Đảm bảo bảo mật dữ liệu với quyền truy cập dựa trên vai trò
Lý tưởng cho: Các điều phối viên nhóm và quản lý văn phòng cảm thấy mệt mỏi với sự lộn xộn trong tủ vật tư.
9. Mẫu đăng ký hàng tồn kho kinh doanh đơn giản của ClickUp
Kiểm soát kho của bạn với Mẫu đăng ký kho kinh doanh đơn giản ClickUp được mã hóa bằng màu sắc, giúp ngăn ngừa tình trạng hết hàng và duy trì mức thiết bị tối ưu.
Theo dõi trạng thái trực quan trong nháy mắt:
🔴 Hết hàng: Các mục cần được xử lý ngay lập tức
🟡 Quan trọng: Thiết bị sắp đạt đến điểm đặt hàng lại
🟢 Đặt hàng lại: Đã đến lúc đặt đơn đặt hàng mới
Mẫu này cung cấp 15 Trường Tùy chỉnh cần thiết để hợp lý hóa việc quản lý hàng tồn kho của bạn. Nó bao gồm hiển thị thời gian thực về thiết bị có sẵn và số lượng hàng tồn kho, cùng với cảnh báo tức thì khi mức hàng tồn kho thấp và số lượng đặt hàng lại chính xác.
Hệ thống này cũng tối ưu hóa việc duy trì mức tồn kho và cung cấp quyền truy cập nhanh chóng vào thông tin nhà cung cấp, đơn giản hóa quy trình đặt hàng lại. Với ngưỡng đặt hàng lại có thể tùy chỉnh và hệ thống thông báo tự động, hệ thống này đảm bảo bạn luôn được thông báo khi cần thực hiện hành động để duy trì hoạt động hiệu quả.
Không còn phỏng đoán – chỉ có những thông tin kho hàng rõ ràng, có thể hành động giúp bạn duy trì mức tồn kho tối ưu.
Lý tưởng cho: Chủ doanh nghiệp nhỏ cần quản lý hàng tồn kho rõ ràng, được mã hóa bằng màu sắc và không phức tạp.
10. Mẫu kho hàng nhà hàng ClickUp
Điều hành một nhà hàng có nghĩa là phải theo dõi mọi thứ, từ thìa nấu ăn đến tủ lạnh. Mẫu kho hàng nhà hàng ClickUp biến việc quản lý kho hàng phức tạp thành một việc dễ dàng.
Nó cung cấp các tùy chọn chế độ xem chiến lược để điều hành nhà bếp của bạn:
- Tổng quan về hàng tồn kho cung cấp danh mục mục hoàn chỉnh được sắp xếp theo trạng thái, cho phép bạn truy cập ngay vào các mục ưu tiên bất cứ khi nào cần thiết
- Bạn có thể theo dõi mẫu sử dụng, lập kế hoạch nhu cầu hàng tuần và kiểm soát phân phối tài nguyên trong các bộ phận nhà bếp của mình với phần Quản lý hoạt động hàng tuần
- Chế độ xem bảng Quản lý hàng tồn kho cho phép bạn theo dõi các mục cần đặt hàng lại ưu tiên, xác định các khoảng trống trong kho và duy trì lịch bổ sung hàng rõ ràng
- Bảng tổ chức thiết bị cho phép bạn sắp xếp các mục theo địa điểm lưu trữ, nhu cầu của bộ phận và tần suất sử dụng. Cách sắp xếp thực tế này giúp nhân viên của bạn nhanh chóng tìm thấy thiết bị đồng thời duy trì luồng hoạt động tối ưu trong bếp
Mẫu này đơn giản hóa việc theo dõi để bạn có thể tập trung vào điều quan trọng nhất: phục vụ khách hàng. Duy trì thiết bị, dự trữ vật tư và nhà bếp của bạn hoạt động trơn tru mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Lý tưởng cho: Quản lý nhà hàng cân bằng hàng tồn kho thực phẩm, theo dõi thiết bị và vật tư nhà bếp.
Điều khiển quản lý thiết bị của bạn ngay hôm nay
Quản lý danh sách công việc hiệu quả bắt đầu từ việc lựa chọn khung tổ chức phù hợp. Các mẫu này cung cấp các giải pháp có thể điều chỉnh cho nhu cầu cụ thể của bạn, cho dù bạn giám sát cơ sở hạ tầng CNTT, hoạt động nhà hàng hay tài nguyên văn phòng.
Mỗi mẫu cấu trúc hóa các quy trình kiểm kê của bạn đồng thời vẫn đủ linh hoạt để phát triển cùng với tổ chức của bạn. Từ theo dõi cơ bản đến quản lý tài sản toàn diện, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn phù hợp với yêu cầu hoạt động của mình.
Khám phá các mẫu của ClickUp để mang lại sự chính xác và hiệu quả cho việc quản lý thiết bị của bạn. Bắt đầu với mẫu phù hợp nhất với nhu cầu hiện tại của bạn, sau đó điều chỉnh và mở rộng quy mô theo sự phát triển của tổ chức.
Sẵn sàng xem các mẫu có thể tùy chỉnh? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu!