Bạn còn nhớ những tấm bảng trắng trong lớp học đã khiến mỗi buổi giảng trở nên thú vị hơn một chút không?
Các giáo sư Kinh tế của chúng tôi sẽ sử dụng chúng để vẽ các Bản đồ Tư duy rộng lớn, các giáo viên mỹ thuật sẽ giải thích cách xác định vị trí của tĩnh vật đúng cách, và các gia sư Toán sẽ dễ dàng giải quyết những bài toán vi phân phức tạp nhất trên đó.
Khi chúng ta rời khỏi lớp học và bước vào phòng họp, Bảng trắng đã trở thành nơi lý tưởng để brainstorm các ý tưởng mới. Đó chính là nơi những ý tưởng được hiện thực hóa và sự hợp tác nảy nở.
Hiện nay, khi hình thức công việc kết hợp và từ xa ngày càng phổ biến, các công cụ như Bảng trắng trong Teams giúp xóa bỏ rào cản địa lý để tăng cường tinh thần làm việc trong nhóm.
Một nghiên cứu của Gartner cho thấy khoảng 80% người lao động sử dụng các công cụ hợp tác, đặc biệt hữu ích cho những người làm việc từ xa.
Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng Bảng trắng trong các cuộc họp trên Teams để làm cho sự hợp tác trở nên hiệu quả hơn!
⏰ Tóm tắt trong 60 giây
Cách sử dụng Bảng trắng trong nhóm
- Mở một bảng vẽ kỹ thuật số chung trong cuộc họp Microsoft Teams bằng cách nhấp vào biểu tượng Chia sẻ và lựa chọn Bảng trắng của Microsoft
- Sử dụng công cụ Bút để phác thảo, đánh dấu hoặc nhấn mạnh các điểm quan trọng. Điều chỉnh màu sắc và độ dày để đảm bảo tính rõ ràng và tương tác
- Sử dụng các hình dạng có sẵn như hình tròn, hình vuông và mũi tên để tổ chức thông tin và tạo sơ đồ hoặc biểu đồ luồng công việc
- Chèn các hộp văn bản để nhãn cho sơ đồ hoặc thêm ghi chú. Tùy chỉnh kích thước, màu sắc và vị trí văn bản để tạo phân cấp trực quan rõ ràng hơn
- Sử dụng các ghi chú dán được phân loại theo màu sắc để sắp xếp, phân loại hoặc ưu tiên các công việc, giúp các phiên brainstorming trở nên rõ ràng hơn
- Sử dụng con trỏ cộng tác để theo dõi đóng góp của các thành viên ngay lập tức, từ đó tăng cường tương tác và giảm thiểu sự nhầm lẫn
- Lưu bảng trắng của bạn và chia sẻ dưới dạng hình ảnh hoặc liên kết để xem lại và thảo luận tiếp theo sau các cuộc họp
- Luôn cập nhật ứng dụng di động Microsoft Teams để truy cập các tính năng Bảng trắng mọi lúc mọi nơi
Cách sử dụng Bảng trắng trong nhóm
Microsoft Bảng trắng trong Teams cho phép hợp tác thời gian thực trong các cuộc họp trực tuyến, giúp người tham gia brainstorm, phác thảo, sắp xếp ý tưởng và thêm văn bản trên một khung vẽ kỹ thuật số chung. Để sử dụng hiệu quả, hãy mở Bảng trắng từ menu Chia sẻ, sau đó làm rõ ý tưởng bằng Bút, Hình dạng, Hộp văn bản và Ghi chú dính được mã hóa theo màu sắc. Các thành viên trong nhóm có thể cộng tác trực tiếp bằng cách sử dụng con trỏ cộng tác, và bạn có thể lưu/xuất Bảng cuối cùng để chia sẻ và xem lại sau cuộc họp.
Bảng trắng trong Microsoft Teams tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ ý tưởng chung trong các cuộc họp trực tuyến. Người tham gia có thể cùng nhau đưa ra ý tưởng, phác thảo các khái niệm, hình dung các chiến lược và gõ văn bản trên một khung vẽ kỹ thuật số chung.
⭐ Mẫu nổi bật
Bạn đang gặp khó khăn với các công cụ cơ bản của Bảng trắng trong Teams? ✏️🔄 Hãy thử Mẫu Bảng trắng Ý tưởng của ClickUp, với các tính năng nâng cao, khả năng tùy chỉnh tốt hơn và quy trình làm việc mượt mà hơn! 🚀
Dưới đây là tóm tắt nhanh các bước chính để sử dụng Bảng trắng Microsoft một cách hiệu quả nhất:
1. Truy cập Bảng trắng của Microsoft trong cuộc họp
Để sử dụng Bảng trắng trong Microsoft Teams, bạn phải tham gia hoặc bắt đầu một cuộc họp nhóm từ tài khoản Microsoft của mình. Trên màn hình cuộc họp nhóm, nhấp vào biểu tượng Chia sẻ. Từ các lựa chọn, chọn Bảng trắng Microsoft để mở một bảng trắng mới trên một tab khác.
Điều này sẽ cho phép tất cả người tham gia cuộc họp xem và tương tác với bảng vẽ kỹ thuật số được chia sẻ.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tham gia cuộc họp mọi lúc mọi nơi và sử dụng Bảng trắng với ứng dụng di động Microsoft Teams. Hãy cập nhật ứng dụng thường xuyên để tận hưởng tất cả các tính năng mới nhất và có trải nghiệm tối ưu.
2. Vẽ bằng công cụ Bút
Sử dụng công cụ Bút để phác thảo ý tưởng, gạch chân các điểm quan trọng hoặc thu hút sự chú ý vào các khu vực cụ thể trên tab Bảng trắng của bạn. Từ menu cài đặt, bạn có thể điều chỉnh độ dày và màu sắc của đường vẽ.
Công cụ bút rất hữu ích để tạo ra phương pháp giải quyết vấn đề tương tác và thực hành, vì nó mô phỏng hành động viết trên Bảng trắng thực tế.
3. Tổ chức ý tưởng bằng các hình dạng
Công cụ Hình dạng sẽ giúp bảng trắng của bạn trở nên có cấu trúc hơn. Thêm các hình dạng có sẵn, như hình tròn, hình vuông và mũi tên, để bản vẽ trên bảng trắng của bạn trông chuyên nghiệp hơn.
Các tính năng linh hoạt của Whiteboard rất phù hợp để tạo sơ đồ luồng và biểu đồ, hoặc sắp xếp ý tưởng một cách trực quan cho cả mục đích kinh doanh và giáo dục.
4. Trình bày thông tin trong các hộp văn bản
Các hộp văn bản rất lý tưởng để đặt nhãn cho sơ đồ hoặc thêm các ghi chú chi tiết. Để chèn một hộp văn bản, hãy chọn công cụ hộp văn bản và nhấp vào bất kỳ vị trí nào trên Bảng trắng Microsoft.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các hộp văn bản để thiết lập phân cấp trực quan trên Bảng trắng của bạn. Điều chỉnh kích thước phông chữ, màu sắc và vị trí của các hộp văn bản để hướng sự chú ý của người xem, giúp họ dễ dàng phân biệt các tiêu đề lớn, tiểu đề và thông tin chi tiết chỉ trong nháy mắt.
5. Phân loại ý tưởng theo màu sắc và nhóm chúng lại bằng giấy ghi chú dán
Giống như các tờ giấy ghi chú dán thực tế, các tờ giấy ghi chú kỹ thuật số trên Bảng trắng Microsoft cho phép bạn nhanh chóng sắp xếp ý tưởng, phân loại các khái niệm, phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và phân tích các chủ đề phức tạp mà không làm lộn xộn màn hình.
Các ghi chú dán, được mã hóa theo màu sắc mặc định, giúp tăng thêm sự rõ ràng, hỗ trợ phân biệt các ý tưởng hoặc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc.
Các ghi chú này cũng có thể di chuyển được, rất phù hợp để phân loại thông tin trong các phiên làm việc tương tác.
Dù là trong công việc từ xa hay trong các dự án nhóm trực tuyến, công cụ này là lựa chọn lý tưởng để sắp xếp mọi thứ một cách trực quan và dễ tiếp cận.
🧠 Thông tin thú vị: Giấy ghi chú dính (Sticky notes) được phát minh một cách tình cờ bởi Spencer Silver, một nhà khoa học của 3M, vào năm 1968 khi ông đang cố gắng phát triển một loại keo siêu dính. Thay vào đó, ông đã tạo ra một loại keo có độ bám dính thấp và có thể tái sử dụng. Nhiều năm sau, Art Fry, một nhân viên khác của 3M, đã sử dụng một loại keo khác để tạo ra thứ mà ngày nay chúng ta biết đến với tên gọi Post-it Notes, sau khi gặp khó khăn trong việc đánh dấu các trang sách thánh ca mà không làm hỏng chúng.
6. Hợp tác với nhóm của bạn theo thời gian thực
Một trong những tính năng nổi bật của Bảng trắng Microsoft là khả năng hợp tác thời gian thực. Bạn có thể bật tính năng con trỏ hợp tác để xem chính xác vị trí mà các thành viên trong nhóm đang làm việc trên khung vẽ. Tính năng này mang lại cảm giác như mọi người đang tụ tập xung quanh một bảng trắng thực tế và cùng nhau đóng góp ý tưởng.
Nó mang lại trải nghiệm tương tác sâu hơn, giúp quá trình trao đổi diễn ra trôi chảy hơn và giảm thiểu sự nhầm lẫn trong các cuộc họp nhóm.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Giao công việc cho các thành viên trong nhóm trước khi bắt đầu cuộc họp để đạt năng suất làm việc tối ưu. Ví dụ: chỉ định một người thêm ghi chú dán, một người khác sắp xếp các hộp văn bản, và người thứ ba vẽ hoặc đánh dấu các phần quan trọng.
7. Lưu và chia sẻ Bảng trắng
Sau khi hoàn thành phiên làm việc, hãy lưu lại công việc của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng Lưu hoặc sử dụng tùy chọn Xuất hình ảnh. Thao tác này sẽ tạo ra một bản chụp nhanh của mọi nội dung trên Bảng trắng, mà bạn có thể chia sẻ với những người tham gia khác qua liên kết hoặc dưới dạng tệp đính kèm.
Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể xem lại tất cả các bảng trắng đã lưu để xem xét hoặc thảo luận tiếp theo, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
Những giới hạn khi sử dụng Bảng trắng (Whiteboard) trong Teams cho các cuộc họp là gì?
Bảng trắng (Whiteboard) trong Microsoft Teams rất phù hợp cho các hoạt động hợp tác cơ bản, nhưng có thể chưa đáp ứng được các nhu cầu dự án nâng cao. Công cụ này thiếu các tính năng bảng trắng phong phú hơn như tùy chỉnh phông chữ/hình dạng chi tiết hơn, tạo hình ảnh và các công cụ chỉnh sửa mạnh mẽ. Do yêu cầu kết nối internet, nó không đáng tin cậy cho việc lập kế hoạch ngoại tuyến hoặc trong môi trường mạng yếu. Mặc dù con trỏ thời gian thực có thể hữu ích, nhưng việc hợp tác trong nhóm lớn có thể trở nên lộn xộn nếu thiếu kiểm soát phiên bản hoặc các tùy chọn tùy chỉnh mạnh mẽ hơn.
Bảng trắng trong Microsoft Teams hoạt động rất hiệu quả cho các hoạt động hợp tác đơn giản, nhưng một số giải pháp thay thế cho Teams có thể phù hợp hơn với các dự án phức tạp. Đây là lý do:
Bộ công cụ giới hạn
Bảng trắng trong nhóm bao gồm các tính năng cơ bản như vẽ, thêm văn bản và sử dụng ghi chú dán. Tuy nhiên, nó không cung cấp các công cụ nâng cao như các ứng dụng bảng trắng chuyên dụng, chẳng hạn như phông chữ và hình dạng tùy chỉnh, khả năng tạo hình ảnh hoặc các tính năng chỉnh sửa mạnh mẽ.
Điều này có thể gây giới hạn nếu dự án của bạn yêu cầu các thiết kế phức tạp hoặc hình ảnh tinh vi hơn.
Cần có kết nối internet
Bạn không thể sử dụng tính năng này ở chế độ ngoại tuyến vì Bảng trắng của Microsoft phụ thuộc vào kết nối internet và tích hợp với Microsoft Teams. Điều này có thể gây bất tiện nếu bạn đang có kế hoạch trong một môi trường không có kết nối mạng ổn định.
Các tính năng hợp tác cơ bản
Nhờ tính năng con trỏ cộng tác, việc hợp tác thời gian thực trở nên khả thi, nhưng việc mở rộng quy mô cho các cuộc họp lớn có thể gặp khó khăn. Việc quản lý các đóng góp từ nhiều người tham gia trở nên phức tạp, và việc thiếu cơ chế kiểm soát phiên bản đôi khi có thể dẫn đến nhầm lẫn.
Xem thêm: Cách tham gia cuộc họp hiệu quả
Không thể tùy chỉnh hoàn toàn
Microsoft Bảng trắng cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh cơ bản, chẳng hạn như điều chỉnh định dạng văn bản, độ dày đường kẻ hoặc kiểu ghi chú dán.
Sự thiếu linh hoạt này có thể là một nhược điểm đối với những người thích thêm nét cá nhân hoặc tạo ra các sơ đồ hấp dẫn về mặt thị giác.
Như bạn có thể thấy, mặc dù Bảng trắng của Microsoft là một công cụ hữu ích, nhưng các dự án phức tạp hơn đòi hỏi một giải pháp mạnh mẽ hơn. Một giải pháp hiệu quả hơn và giàu tính năng như ClickUp có thể đáp ứng những nhu cầu đó.
Làm thế nào để sử dụng Bảng trắng ClickUp cho việc hợp tác nhóm?
Với tư cách là người lãnh đạo nhóm, bạn mong muốn sự hợp tác và giao tiếp diễn ra suôn sẻ giữa các thành viên trong nhóm. ClickUp Bảng trắng có thể làm được tất cả những điều đó và hơn thế nữa, mang đến một không gian linh hoạt nơi nhóm của bạn có thể brainstorm ý tưởng, lập kế hoạch dự án và thực hiện các công việc — tất cả đều được tập trung tại một nơi duy nhất.
Dù là phác thảo các sơ đồ phức tạp, vẽ biểu đồ luồng công việc hay chia sẻ ý tưởng, giao diện trực quan này cho phép bạn kéo và thả các hình dạng, vẽ tự do và kết nối các yếu tố như điểm quyết định và mục cần thực hiện với các công việc của bạn để quản lý dự án hiệu quả.
Phiên bản mới nhất của ClickUp Bảng trắng đã được thiết kế lại để tăng tốc độ và độ tin cậy, đảm bảo trải nghiệm mượt mà ngay cả trong các phiên hợp tác cường độ cao. Mọi người đều có thể xem các chỉnh sửa và chuyển động con trỏ của nhau theo thời gian thực, giúp các phiên brainstorming trở nên tương tác và hiệu quả hơn.
Ngoài ra, giao diện được thiết kế lại, đi kèm với Chế độ Tối thanh lịch, giúp không gian làm việc của bạn luôn thu hút về mặt thị giác.
Cách hợp tác theo thời gian thực với ClickUp Trò chuyện
Bảng trắng ClickUp tích hợp mượt mà với ClickUp Chat để nâng cao khả năng giao tiếp và hợp tác theo thời gian thực. Khi nhóm của bạn đang làm việc trên Bảng trắng, bạn có thể dễ dàng chuyển sang Chat để thảo luận ý tưởng, đặt câu hỏi hoặc đưa ra phản hồi mà không cần rời khỏi không gian làm việc.
Với ClickUp Chat, bạn có thể liên kết các tin nhắn cụ thể trực tiếp với các mục trên Bảng trắng. Điều này đảm bảo các cuộc hội thoại luôn liên quan đến công việc đang thực hiện và giúp bạn tránh bỏ sót các cuộc hội thoại quan trọng trong quá trình làm việc.
Tính năng nhắn tin tức thời bổ sung cho Bảng trắng bằng cách cho phép các cuộc hội thoại diễn ra một cách tự nhiên song song với công việc trực quan. Ngoài ra, với SyncUps, bạn có thể dễ dàng tổ chức các cuộc gọi video một đối một hoặc theo nhóm ngay trong Chat, cùng với tính năng chia sẻ màn hình để nâng cao sự hợp tác hơn nữa.
Cách biến ý tưởng thành hiện thực với công cụ vẽ
Một bảng trắng tốt thực sự phải cho phép bạn vẽ tự do, giúp hiện thực hóa ý tưởng của bạn.
ClickUp tiến thêm một bước nữa bằng cách cho phép bạn sử dụng ngón tay (hoặc bút cảm ứng) để phác thảo, vẽ và hiện thực hóa ý tưởng của mình trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Tất nhiên, bạn cũng có thể tiếp tục vẽ tự do trên máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay bằng chuột.
Sử dụng nhiều loại bút, độ dày nét vẽ và màu sắc nét vẽ khác nhau để ghi chú và làm nổi bật các điểm chính. Đặc biệt, bạn có thể chia sẻ Bảng trắng ClickUp trên màn hình nhóm Teams, hợp nhất những ưu điểm của cả hai nền tảng để tương tác hiệu quả với người tham gia.
Thêm một ưu điểm nữa? Kết hợp sức mạnh AI của ClickUp Brain với ClickUp Bảng trắng để tạo ra các hình ảnh tùy chỉnh bằng cách sử dụng các lệnh ngôn ngữ tự nhiên (như hình dưới đây!)
Người dùng nói gì về ClickUp Bảng trắng:
Cuối cùng, tính năng Bảng trắng? Tôi mê mẩn nó. Công cụ này thường được sử dụng trong các cuộc họp nhóm để brainstorm ý tưởng hoặc trình bày chi tiết hơn về một số sáng kiến cụ thể.
Cuối cùng, tính năng Bảng trắng? Tôi mê mẩn nó. Công cụ này thường được sử dụng trong các cuộc họp nhóm để brainstorm ý tưởng hoặc trình bày chi tiết hơn về một số sáng kiến cụ thể.
Cách tối ưu hóa các cuộc họp và quản lý công việc
ClickUp không chỉ dừng lại ở Bảng trắng — nó còn giúp bạn tổ chức các cuộc họp hiệu quả. Với ClickUp Meetings, bạn có thể tạo chương trình nghị sự rõ ràng, phân công công việc trong quá trình thảo luận và theo dõi các công việc cần thực hiện tiếp theo mà không cần đến các công cụ riêng biệt.
Bạn cũng có thể ghi chú nội dung cuộc họp, chỉnh sửa mọi thứ cùng nhau, gán nhận xét cho các thành viên cụ thể trong nhóm, cũng như tạo danh sách kiểm tra và các công việc định kỳ — tất cả đều trong cùng một không gian làm việc.
Hãy cân nhắc bắt đầu cuộc họp bằng một phiên Bảng trắng mới để khơi gợi ý tưởng và chuyển tiếp mượt mà sang việc phân công công việc, tất cả đều được thực hiện ngay trong ClickUp.
Làm thế nào để chuyển từ Ghi chú dán sang ClickUp Bảng trắng?
Bạn còn nhớ những ngày cuộc họp nhóm trực tiếp, khi những tờ giấy ghi chú dán đầy trên tường và ai đó phải vất vả kết nối các điểm lại với nhau trên Bảng trắng không? Cách làm đó có hiệu quả, nhưng chưa hoàn hảo.
Khi chúng ta chuyển sang làm việc trong không gian trực tuyến, chúng ta có các công cụ tương tác như ClickUp Bảng trắng để giao tiếp với các thành viên trong nhóm. Điều này mang lại một cách tiếp cận sáng tạo hơn để brainstorm, lập kế hoạch và triển khai — tất cả đều được thực hiện tại một nơi duy nhất.
Với ClickUp, bạn không chỉ đơn thuần là hợp tác; bạn đang thay đổi cách các ý tưởng được chia sẻ và hiện thực hóa. Từ việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến có năng suất cao, trò chuyện thời gian thực cho đến việc cài đặt và theo dõi công việc, ClickUp kết hợp sự sáng tạo của Bảng trắng với hiệu quả của quản lý công việc.
Tại sao phải chờ đợi để biến các phiên brainstorming thành những bước đột phá? Đăng ký tài khoản ClickUp ngay hôm nay!