Pinterest có rất nhiều nguồn cảm hứng cho danh sách việc cần làm tiếp theo của bạn: các ô lưới gọn gàng, tiêu đề lớn viết tay, ô màu pastel và nhãn dán được sắp xếp cẩn thận. Khi chọn phong cách, hãy cân nhắc xem bạn cần bao nhiêu không gian cho các công việc và tần suất thay đổi kế hoạch của bạn là bao nhiêu.
Thiết kế có thể là một phần tạo nên sức hấp dẫn. Trong một nghiên cứu năm 2025 của Đại học London (University College London) về việc lập kế hoạch bằng bút kỹ thuật số, những người tham gia cho biết họ muốn kế hoạch của mình trông thật hấp dẫn. Một người đã mua các mẫu Goodnotes để cải thiện vẻ ngoài của sổ kế hoạch của mình. Những người khác đánh giá cao việc có thể trang trí các danh sách công việc viết tay và giữ cho chúng gọn gàng.
Một bố cục mà bạn thích sử dụng cũng cần có không gian để điều chỉnh hàng ngày, từ việc thay đổi thời hạn mới đến những công việc mất nhiều thời gian hơn dự kiến.
Chúng tôi đã tổng hợp 20 ý tưởng danh sách việc cần làm đẹp mắt dành cho việc lập kế hoạch hàng ngày, lịch trình hàng tuần và hàng tháng, sổ tay Bullet Journal, ứng dụng kỹ thuật số, cũng như học tập hoặc công việc. Mỗi ý tưởng đều kèm theo hướng dẫn cách tái tạo bố cục, ví dụ thực tế và gợi ý về thời điểm sử dụng phù hợp.
Tóm tắt: Một danh sách công việc thẩm mỹ sẽ hiệu quả khi thiết kế của nó truyền tải thông tin. Hãy sử dụng Box “ba công việc có ưu tiên cao nhất” cho các công việc hàng ngày, màu sắc để phân biệt bối cảnh, biểu tượng để thể hiện trạng thái và khoảng trắng để danh sách luôn dễ đọc.
- Ý tưởng cho danh sách hàng ngày: Danh sách ba mục hàng đầu, cột phân chia thời gian, danh sách mã hóa theo mức năng lượng, danh sách đã hoàn thành
- Ý tưởng cho danh sách hàng tuần và hàng tháng: Trang bảy cột, lưới ưu tiên màu pastel, ngày theo chủ đề, trang mục tiêu hàng tháng, lịch kiểm tra hàng tháng
- Ý tưởng cho sổ ghi chép dạng bullet journal: Ký hiệu ghi chép nhanh, thẻ đánh dấu bằng băng dính washi, biểu tượng vẽ tay
- Ý tưởng kỹ thuật số: Chế độ Tối tối giản, bảng nhỏ, thẻ gallery, tiện ích màn hình chính
- Ý tưởng dành cho học sinh và công việc: Đếm ngược thời hạn nộp bài, mã màu sắc theo môn học, danh sách chia sẻ kiểm tra, danh sách kiểm tra khởi động
Chọn một phong cách, giới hạn tối đa bốn màu sắc và duy trì trong hai tuần trước khi thiết kế lại.
Tổng quan về 20 ý tưởng danh sách công việc cần làm đẹp mắt
| Ý tưởng danh sách công việc cần làm | Cách cài đặt | Phù hợp nhất cho |
| Ba danh sách công việc hàng ngày hàng đầu | Dành một không gian nổi bật cho 3 công việc chính của bạn, với các công việc tùy chọn ở phía dưới | Giữ các ưu tiên hàng ngày luôn hiển thị |
| Cột phân chia thời gian | Đặt các công việc bên cạnh khung giờ trong kế hoạch của bạn để thực hiện chúng | Lập kế hoạch xoay quanh các cuộc họp hoặc giờ học |
| Danh sách phân loại theo mã năng lượng | Sử dụng màu sắc để phân biệt công việc cần tập trung, nhiệm vụ thường ngày và nhiệm vụ nhanh gọn | Chọn công việc phù hợp với năng lượng của bạn |
| Danh sách công việc đã hoàn thành | Ghi lại các công việc đã hoàn thành ngay khi thực hiện | Theo dõi tiến độ trong những ngày không thể lường trước |
| Trang lịch tuần 7 cột | Dành riêng một cột cho mỗi ngày | Tổng kết tuần trên một trang |
| Lưới ưu tiên màu pastel | Phân loại các công việc thành 4 nhóm: “Việc cần làm”, “Lên lịch”, “Giao cho người khác” và “Xóa” | Xác định những việc cần ưu tiên giải quyết trước |
| Danh sách công việc theo chủ đề | Gán một loại công việc cho mỗi ngày | Nhóm các công việc tương tự lại với nhau |
| Trang mục tiêu hàng tháng | Chia nhỏ các mục tiêu hàng tháng thành các hành động cụ thể | Kết nối công việc hàng ngày với các mục tiêu dài hạn |
| Lịch kiểm tra hàng tháng | Thêm ô đánh dấu vào các công việc có ngày cụ thể và giữ các công việc không có ngày cụ thể bên cạnh | Đang theo dõi hạn chót và các cam kết định kỳ |
| Các biểu tượng ghi chép nhanh | Sử dụng hệ thống khóa thống nhất cho các công việc, sự kiện và ghi chú | Ghi chép thông tin nhanh chóng |
| Các phần có nhãn Washi | Đánh dấu các danh mục hoặc trang bằng các miếng dán washi có nhãn | Tìm các phần trong sổ kế hoạch giấy |
| Danh sách công việc vẽ nguệch ngoạc và dán nhãn dán | Thêm những chi tiết trang trí nhỏ xung quanh danh sách công việc dễ đọc | Tùy chỉnh một danh sách kiểm tra đơn giản |
| Danh sách chế độ Tối | Kết hợp nền tối với văn bản dễ đọc và các màu sắc nhấn tinh tế | Tạo bố cục kỹ thuật số tối màu |
| Bảng Kanban mini | Di chuyển các thẻ công việc qua các mục “Việc cần làm”, “Đang làm” và “Đã xong” | Đang theo dõi công việc qua các giai đoạn |
| Danh sách dạng thẻ gallery | Tạo thẻ hình ảnh cho các dự án với bìa và nhãn rõ ràng | Duyệt qua một số dự án |
| Tiện ích trên màn hình chính | Hiển thị danh sách công việc ngắn gọn trên màn hình chính của điện thoại | Kiểm tra các ưu tiên mà không cần mở ứng dụng |
| Đếm ngược bài tập | Hiển thị các bài tập cùng với ngày đáo hạn và thời gian còn lại | Lập kế hoạch học tập |
| Danh sách phân loại theo chủ đề và màu sắc | Gán cho mỗi chủ đề một màu sắc nhất quán và nhãn ghi chú | Phân loại bài tập học tập chỉ trong nháy mắt |
| Danh sách kiểm tra chung của nhóm | Thêm người chịu trách nhiệm và hạn chót cho các công việc được chia sẻ | Phối hợp công việc với người khác |
| Danh sách kiểm tra khởi động dự án | Phân nhóm các quyết định và công việc cần thiết để bắt đầu một dự án | Chuẩn bị cho việc ra mắt dự án |
Điều gì làm cho một danh sách công việc vừa thẩm mỹ vừa hữu ích?
Danh sách công việc thẩm mỹ là danh sách công việc có hệ thống hình ảnh nhất quán, giúp dễ dàng nhận biết mức độ ưu tiên và tiến độ chỉ trong nháy mắt. Một cách đơn giản để kiểm tra điều này: phong cách nhất quán + tín hiệu ưu tiên + không gian để hoàn thành.
Ngược lại, một danh sách được trang trí chỉ có phần đầu tiên. Một danh sách thẩm mỹ hữu ích phải có đủ cả ba phần, nhờ đó thiết kế giúp việc đọc danh sách trở nên nhanh chóng hơn thay vì làm chậm lại.
| Danh mục | Danh sách công việc được trang trí | Danh sách thẩm mỹ hiệu quả |
|---|---|---|
| Màu sắc | Được chọn dựa trên vẻ ngoài, thay đổi hàng ngày | 3–4 màu sắc, mỗi màu sắc gắn liền với một bối cảnh cụ thể |
| Bố cục | Cập nhật hàng ngày | Cấu trúc giống nhau mỗi ngày hoặc mỗi tuần |
| Mức độ ưu tiên | Mỗi công việc đều được hiển thị đồng đều | Các công việc ưu tiên được đặt trong Box, hàng hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn |
| Trạng thái | Gạch chéo hoặc để nguyên | Các biểu tượng rõ ràng cho trạng thái “đã hoàn thành”, “đã chuyển” và “đang chờ xử lý” |
20 ý tưởng danh sách công việc cần làm đẹp mắt
Ý tưởng danh sách công việc thẩm mỹ hàng ngày
Bạn sẽ thường xuyên xem lại danh sách công việc cần làm hàng ngày trong suốt cả ngày, dù là để đánh dấu hoàn thành một công việc hay quyết định nên làm gì tiếp theo. Một bố cục dễ nhìn có thể khiến những lần kiểm tra nhỏ này trở nên thú vị hơn, đặc biệt khi nó giúp bạn luôn nắm rõ các ưu tiên của mình.
Dưới đây là bốn ý tưởng mà bạn có thể áp dụng vào sổ tay, sổ kế hoạch hoặc ứng dụng kỹ thuật số.
1. Danh sách công việc ba mục hàng đầu
Nếu danh sách công việc cần làm hàng ngày của bạn cứ tăng lên nhanh hơn tốc độ bạn có thể hoàn thành, hãy thử dành một không gian riêng cho ba ưu tiên hàng đầu của bạn.
Vẽ một Box vuông bo tròn ở đầu trang và ghi ba công việc bạn muốn hoàn thành trong ngày hôm đó. Bạn có thể tô nền Box bằng màu pastel nhẹ nhàng, thêm tiêu đề lớn viết tay hoặc sử dụng màu sắc khác nhau cho từng ô đánh dấu hoàn thành. Ghi các công việc còn lại vào một danh sách công việc đơn giản phía dưới, chừa đủ không gian để thêm các công việc mới khi chúng xuất hiện.
Ví dụ, ba công việc hàng đầu của bạn có thể bao gồm hoàn thành bài thuyết trình, xem xét đề xuất và gửi hóa đơn. Các công việc nhỏ hơn, như sắp xếp tệp tin hoặc trả lời email thường ngày, có thể được liệt kê bên dưới.
Box riêng biệt này giúp bạn xác định các ưu tiên ngay lập tức, ngay cả khi phần còn lại của danh sách công việc trở nên quá tải. Bạn cũng có thể tái tạo điều này dưới dạng kỹ thuật số bằng cách đặt các công việc quan trọng nhất vào một phần riêng biệt hoặc đánh dấu chúng bằng nhãn ưu tiên.
Phù hợp nhất với: Những người thường lấp đầy ngày của mình bằng những công việc nhỏ lẻ trong khi các ưu tiên lớn hơn bị dời lại sau
Bỏ qua nếu: Bạn cần theo dõi một chuỗi dài các công việc có thời hạn, trong đó thứ tự và thời gian đều quan trọng như nhau
2. Cột phân chia thời gian
Danh sách công việc cần làm theo khung thời gian là một lựa chọn tốt khi bạn muốn xem các công việc của mình phù hợp với thời gian rảnh rỗi như thế nào.
Bắt đầu bằng cách vẽ một dòng thời gian dọc theo một cạnh của trang, sử dụng các khung giờ phù hợp với lịch trình của bạn. Sau đó, vẽ các khối màu sắc bên cạnh để đánh dấu các công việc bạn có trong kế hoạch. Sử dụng màu hoa oải hương cho công việc cần tập trung, màu đào cho các cuộc họp và màu xám xanh cho giờ nghỉ hoặc thời gian riêng tư.
Giả sử bạn có một cuộc họp lúc 11 giờ sáng, một bản báo cáo cần hoàn thành và hai cuộc gọi với khách hàng vào buổi chiều. Việc sắp xếp chúng trên một dòng thời gian sẽ giúp bạn xác định được thời điểm phù hợp để hoàn thành bản báo cáo và liệu bạn đã dành đủ thời gian cho các khoảng nghỉ hay công việc phát sinh hay chưa.
Bạn có thể tạo bố cục tương tự trong sổ kế hoạch hàng ngày hoặc ứng dụng lịch. Hãy chừa một chút không gian giữa các cam kết, vì các công việc thường mất nhiều thời gian hơn dự kiến.
Để tìm hiểu kỹ hơn về phương pháp này, hướng dẫn về kỹ thuật chia khung thời gian (time blocking) này sẽ giải thích cách lập kế hoạch cho các công việc dựa trên thời gian rảnh của bạn.
Phù hợp nhất với: Học sinh, sinh viên, người làm việc tự do và các chuyên gia cần cân bằng giữa công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ với các cam kết cố định
Bỏ qua nếu: Lịch trình của bạn thay đổi liên tục và việc cập nhật các khối lịch sẽ trở thành một công việc thêm
Video này về các ứng dụng quản lý thời gian theo khung giờ (time blocking) cho thấy cách áp dụng ý tưởng tương tự trong các công cụ kỹ thuật số:
3. Danh sách công việc được mã hóa theo mức độ năng lượng
Một số công việc cần sự tập trung hoàn toàn của bạn, trong khi những công việc khác lại dễ dàng xử lý khi bạn có vài phút rảnh rỗi. Một danh sách công việc được mã hóa theo mức độ năng lượng sẽ giúp bạn phân biệt chúng mà không cần phải xem xét lại toàn bộ kế hoạch của mình.
Chọn ba màu sắc và gán ý nghĩa cho từng màu. Ví dụ, màu xám lục có thể đại diện cho công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ, màu đào có thể đánh dấu các công việc quản trị viên thường ngày, và màu hoa oải hương có thể làm nổi bật những công việc nhỏ hơn, ít tốn nỗ lực hơn.
Bạn có thể dùng màu xám xanh để viết báo cáo, màu đào để xử lý hóa đơn và màu hoa oải hương để xác nhận cuộc hẹn. Hãy nhóm các công việc dưới các tiêu đề lớn có màu sắc tương ứng hoặc đánh dấu từng ô chọn bằng bút highlight.
Khi quay lại danh sách công việc, bạn có thể chọn một công việc phù hợp với thời gian và mức độ tập trung hiện có của mình. Hãy thêm một bảng mã màu sắc nhỏ ở đầu trang, đặc biệt nếu bạn có kế hoạch tái sử dụng bố cục này.
Phù hợp nhất với: Những người có các công việc đòi hỏi mức độ nỗ lực khác nhau và khả năng tập trung thay đổi trong suốt cả ngày
Bỏ qua nếu: Các công việc của bạn phải tuân theo một thứ tự cố định, bất kể bạn có bao nhiêu năng lượng
4. Danh sách công việc đã hoàn thành
Danh sách công việc đã hoàn thành giúp bạn ghi lại những công việc đã hoàn thành, bao gồm cả những việc không nằm trong kế hoạch ban đầu của bạn.
Chia trang thành hai cột, với “Việc cần làm” ở bên trái và “Đã xong” ở bên phải. Sử dụng các tiêu đề tương ứng, một đường phân cách mềm mại hoặc một tông màu pastel khác nhau cho mỗi cột để giữ cho bố cục gọn gàng.
Khi hoàn thành một công việc theo kế hoạch, hãy di chuyển nó sang bên phải. Bạn cũng có thể thêm các công việc phát sinh, chẳng hạn như giúp đồng nghiệp giải quyết một yêu cầu khẩn cấp hoặc xử lý một vấn đề nảy sinh trong ngày.
Đến tối, bạn sẽ có bản ghi chép về những việc đã thực sự hoàn thành. Điều này rất hữu ích vào những ngày mà các yêu cầu khẩn cấp chiếm mất thời gian bạn đã dành cho việc khác trong kế hoạch. Đối với phiên bản kỹ thuật số, hãy tạo hai phần trong ứng dụng ghi chú hoặc sử dụng bảng nhiệm vụ với các cột riêng biệt là “Việc cần làm” và “Đã xong”.
Phù hợp nhất với: Những người thường xuyên phải đối mặt với các sự gián đoạn hoặc yêu cầu bất ngờ trong quá trình thực hiện công việc theo kế hoạch
Bỏ qua nếu: Bạn đã có một hệ thống theo dõi các công việc đã hoàn thành đáng tin cậy và không muốn duy trì thêm một danh sách công việc khác
Tại sao một danh sách công việc đẹp mắt có thể không còn hiệu quả
Một cuốn sổ kế hoạch được sắp xếp đẹp mắt có thể giúp bạn cảm thấy dễ dàng quản lý hơn trong những ngày bận rộn. Tuy nhiên, sau vài ngày, bạn có thể nhận ra rằng mình đang dành nhiều thời gian hơn để giữ cho bố cục gọn gàng thay vì đánh dấu các việc đã hoàn thành.
Một khái niệm liên quan trong thiết kế là “hiệu ứng thẩm mỹ-tính tiện dụng”. Các nhà nghiên cứu lần đầu tiên nghiên cứu hiện tượng này vào năm 1995 và phát hiện ra rằng mọi người thường đánh giá các giao diện hấp dẫn là dễ sử dụng hơn, ngay cả khi vẻ ngoài của chúng không phản ánh mức độ hiệu quả thực tế của chúng.
Mặc dù nghiên cứu tập trung vào các giao diện kỹ thuật số, đây vẫn là lời nhắc nhở hữu ích để bạn kiểm tra cách sổ kế hoạch của mình hoạt động sau khi đã bắt đầu sử dụng.
Hãy thử xem lại danh sách công việc của bạn sau một tuần. Bạn có thể nhanh chóng xác định được những công việc ưu tiên không? Có dễ dàng thêm các công việc bất ngờ hoặc chuyển các công việc chưa hoàn thành sang ngày khác không? Nếu bố cục cần điều chỉnh liên tục, hãy đơn giản hóa những phần làm chậm tiến độ của bạn trong khi vẫn giữ lại màu sắc và chi tiết mà bạn yêu thích.
Ý tưởng danh sách công việc cần làm theo phong cách thẩm mỹ hàng tuần và hàng tháng
Danh sách công việc hàng tuần và hàng tháng giúp bạn lập kế hoạch vượt ra ngoài phạm vi một ngày. Bạn có thể theo dõi các hạn chót sắp tới, sắp xếp các công việc không có ngày cụ thể và theo dõi các mục tiêu mà bạn đang nỗ lực đạt được theo thời gian.
Năm bố cục sau đây sử dụng màu sắc, lưới và các phần rõ ràng để giúp việc sắp xếp và xem lại các kế hoạch đó trở nên dễ dàng hơn.
5. Trang lịch tuần bảy cột
Nếu bạn thích nhìn thấy toàn bộ tuần của mình trên một trang, bố cục bảy cột sẽ dành riêng một không gian cho mỗi ngày mà vẫn giúp bạn không bỏ lỡ những việc sắp tới.
Mở một trang sổ tay hai trang và chia thành bảy cột hẹp, mỗi cột dành cho một ngày. Thêm một phần “Tuần này” rộng ở phía trên cùng dành cho các công việc bạn chưa lên lịch. Đặt tiêu đề lớn màu sắc cho mỗi ngày, thêm các ô đánh dấu nhỏ bên cạnh các công việc và sử dụng các đường chấm mảnh để phân tách các cột.
Ví dụ, bạn có thể ghi lịch hẹn nha sĩ vào ngày Thứ Ba, hạn chót dự án vào ngày Thứ Năm, và việc đi mua sắm thực phẩm vào phần hàng tuần cho đến khi bạn quyết định thời điểm đi.
Khi có công việc mới, bạn có thể thêm chúng vào ngày tương ứng hoặc giữ chúng trong phần hàng tuần cho đến khi sẵn sàng lập kế hoạch. Cách này cũng áp dụng được cho sổ kế hoạch in sẵn hoặc bố cục hàng tuần tùy chỉnh trên Canva.
Phù hợp nhất với: Những người muốn xem các cam kết hàng tuần và các công việc linh hoạt của mình cùng một lúc
Bỏ qua nếu: Bạn cần quản lý nhiều công việc chi tiết mỗi ngày, và các cột hẹp khiến bạn cảm thấy quá gò bó
6. Bảng ưu tiên màu pastel
Khi danh sách công việc hàng tuần của bạn bao gồm mọi thứ, từ các hạn chót khẩn cấp đến các công việc bạn đã trì hoãn bấy lâu, một bảng ưu tiên màu pastel có thể giúp bạn quyết định nên bắt đầu từ đâu.
Bố cục này tuân theo ma trận Eisenhower, giúp phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Chia trang thành bốn ô vuông và gán một màu sắc cho mỗi ô. Đặt nhãn cho các ô như sau:
- Việc cần làm: Các công việc khẩn cấp và quan trọng cần được ưu tiên xử lý trước
- Lịch trình: Các công việc quan trọng có thể được lập kế hoạch cho một ngày sau đó
- Giao phó: Các công việc khẩn cấp mà người khác có thể xử lý
- Xóa: Các công việc không khẩn cấp cũng không quan trọng và có thể loại bỏ
Ví dụ, việc nộp báo cáo hạn chót vào ngày mai có thể được ghi vào ô đầu tiên, trong khi kế hoạch cho dự án tháng tới có thể được ghi vào ô thứ hai. Nếu bạn không thể giao việc nào đó trong ô thứ ba, hãy quyết định thời điểm bạn sẽ xử lý nó.
Các phần có màu sắc giúp bạn dễ dàng nhận diện các danh mục khi xem lại lịch trình trong tuần. Bạn có thể vẽ lưới vào sổ tay hoặc tùy chỉnh một trong các mẫu sắp xếp ưu tiên này để sử dụng phiên bản kỹ thuật số.
Phù hợp nhất cho: Học sinh, sinh viên, quản lý và các chuyên gia cần sắp xếp các ưu tiên cạnh tranh trước khi lập kế hoạch cho tuần của mình
Bỏ qua nếu: Các công việc của bạn đã tuân theo một lịch trình cố định và bạn có rất ít không gian để thay đổi thứ tự của chúng
7. Ngày chủ đề
Một số tuần sẽ dễ lên kế hoạch hơn khi các công việc tương tự được dành riêng cho một ngày cụ thể. Các ngày theo chủ đề giúp bạn xác định trọng tâm cho từng ngày, kèm theo một màu sắc giúp bạn dễ dàng nhận diện chúng trong sổ kế hoạch của mình.
Bạn có thể dành thứ Hai cho công việc quản trị viên, thứ Ba cho công việc sáng tạo, thứ Tư cho các cuộc họp, thứ Năm cho các công việc cần tập trung cao độ và thứ Sáu để tổng kết. Sử dụng bút đánh dấu cùng tông màu, tiêu đề màu sắc hoặc các hình minh họa nhỏ để làm nổi bật từng chủ đề.
Dưới mỗi ngày, hãy thêm một danh sách kiểm tra ngắn gọn gồm các công việc phù hợp với chủ đề của ngày đó. Ví dụ, ngày dành cho quản trị viên của bạn có thể bao gồm xử lý hóa đơn, cập nhật hồ sơ và theo dõi các yêu cầu đang chờ xử lý.
Bạn không cần phải dành trọn một ngày cho một loại công việc cụ thể. Nếu bạn đã có các cuộc họp hoặc các cam kết khác, hãy gán một chủ đề cho những khung giờ mà bạn có thể kiểm soát. Bạn có thể tái tạo bố cục này trong một trang sổ tay hàng tuần hoặc sử dụng các khối lặp lại được mã hóa bằng màu sắc trong lịch kỹ thuật số.
Phù hợp nhất với: Những người làm việc tự do, người tạo và chuyên gia thường xuyên chuyển đổi giữa các loại công việc khác nhau
Bỏ qua nếu: Lịch trình của bạn thay đổi thường xuyên và bạn ít có khả năng kiểm soát thời điểm cần hoàn thành các công việc
8. Trang mục tiêu hàng tháng
Trang mục tiêu hàng tháng giúp bạn có một không gian để lập kế hoạch cho các công việc nhỏ hơn nhằm đạt được mục tiêu mà bạn muốn thực hiện trong vài tuần tới.
Chia trang của bạn thành ba phần, mỗi phần có một mục tiêu ở phía trên và một danh sách kiểm tra ngắn ở phía dưới. Bạn có thể sử dụng đường viền màu pastel, tiêu đề lớn viết tay hoặc các thanh tiến độ nhỏ để tạo không gian trực quan riêng cho từng mục tiêu.
Giả sử một trong những mục tiêu của bạn là làm mới danh mục đầu tư. Danh sách kiểm tra của bạn có thể bao gồm việc chọn ba dự án gần đây, cập nhật mô tả của chúng và đăng tải các thay đổi. Một phần khác có thể liên quan đến mục tiêu cá nhân, chẳng hạn như lập kế hoạch cho một chuyến đi hoặc hoàn thành một cuốn sách.
Khi hoàn thành từng công việc, bạn hãy đánh dấu hoàn thành hoặc điền vào một phần của thanh tiến độ. Bạn cũng có thể chừa một không gian nhỏ dưới mỗi phần để ghi chú hoặc các công việc phát sinh trong tháng.
Sổ tay ô chấm rất phù hợp với bố cục này, mặc dù bạn cũng có thể tạo cấu trúc tương tự trong một tài liệu kỹ thuật số.
Phù hợp nhất với: Những người đang nỗ lực đạt được các mục tiêu cá nhân hoặc nghề nghiệp bao gồm nhiều công việc nhỏ
Bỏ qua nếu: Bạn chủ yếu đang theo dõi các cuộc hẹn và hạn chót hàng ngày, những việc này sẽ dễ quản lý hơn trong lịch
9. Lịch kiểm tra hàng tháng
Lịch kiểm tra hàng tháng rất hữu ích khi các công việc của bạn trải dài trên nhiều ngày khác nhau và bạn muốn xem tất cả chúng chỉ trong nháy mắt, mà không cần phải lật qua lật lại sổ kế hoạch hàng ngày.
Vẽ một lưới lịch cho tháng, với một Box nhỏ cho mỗi ngày. Sử dụng các màu sắc nhẹ nhàng cho cuối tuần, các hạn chót quan trọng hoặc các sự kiện cá nhân, và chừa khoảng trống bên trong mỗi ô để ghi một công việc ngắn hoặc Box đánh dấu.
Ví dụ, bạn có thể thêm “Thanh toán hóa đơn điện” vào ngày 5, “Nộp đơn đăng ký” vào ngày 12 và “Đặt vé” vào ngày 20. Đánh dấu hoàn thành từng công việc khi bạn hoàn tất, và giữ một danh sách công việc nhỏ bên cạnh lịch cho những việc chưa có ngày cụ thể.
Bạn cũng có thể thêm một thanh theo dõi thói quen hẹp ở phía dưới nếu đang xây dựng thói quen hàng ngày. Hãy đánh dấu một chấm hoặc hình vuông mỗi ngày khi hoàn thành, sử dụng cùng bảng màu sắc với lịch.
Phù hợp nhất với: Những người muốn có cái nhìn tổng quan trực quan về các hạn chót hàng tháng, các việc cần làm và các trách nhiệm định kỳ
Bỏ qua nếu: Bạn có nhiều công việc phải hoàn thành mỗi ngày và cần thêm không gian để ghi chi tiết hoặc ghi chú
Ý tưởng danh sách công việc theo phong cách sổ tay Bullet Journal
Sổ tay Bullet Journal mang đến cho bạn sự tự do để tạo ra một danh sách việc cần làm mang đậm dấu ấn cá nhân, dù bạn ưa thích bố cục viết tay đơn giản hay những trang đầy màu sắc và hình minh họa. Bạn cũng có thể sử dụng các ký hiệu, tab và dấu hiệu trực quan để sắp xếp công việc và theo dõi tiến độ mà không cần phải liên tục viết lại danh sách của mình.
Dưới đây là ba cách để đưa những chi tiết đó vào sổ ghi chú dạng bullet journal của bạn.
10. Các biểu tượng và ký hiệu trong sổ ghi chép nhanh
Nếu bạn muốn có một danh sách công việc dễ cập nhật trong suốt cả ngày, phương pháp ghi chép nhanh sẽ giúp bạn theo dõi các công việc chỉ bằng một vài ký hiệu đơn giản.
Được phát triển bởi Ryder Carroll như một phần của phương pháp Bullet Journal, hệ thống này sử dụng dấu chấm cho công việc chưa hoàn thành, dấu X cho công việc đã hoàn thành, mũi tên hướng phải cho công việc được chuyển sang bộ sưu tập khác hoặc nhật ký tháng tiếp theo, và mũi tên hướng trái cho công việc được lên lịch trong nhật ký tương lai.
Bắt đầu với một trang sổ tay trống và ghi từng công việc vào một dòng riêng biệt. Bạn có thể đánh dấu “Nộp báo cáo chi tiêu” bằng một chấm vào buổi sáng, sau đó chuyển thành dấu X khi hoàn thành. Thêm một dấu sao nhỏ bên cạnh những công việc cần được ưu tiên xử lý.
Để có bố cục thẩm mỹ hơn, hãy sử dụng bút đầu mảnh để vẽ các biểu tượng, tiêu đề lớn có màu sắc nhạt và lề hẹp cho các ghi chú quan trọng. Hãy duy trì cùng một bảng chú giải biểu tượng trên tất cả các trang, vì tính nhất quán sẽ giúp bạn dễ dàng xem lại các công việc chưa hoàn thành sau này.
Để tìm hiểu thêm các cách tổ chức các dự án lớn hơn bằng phương pháp này, hãy tham khảo hướng dẫn về quản lý dự án bằng sổ tay Bullet Journal này.
Phù hợp nhất với: Những người ưa thích kế hoạch bằng tay và muốn có bản ghi chép rõ ràng về các công việc đã hoàn thành, đã lên lịch và chưa hoàn thành
Bỏ qua nếu: Bạn phụ thuộc nhiều vào các nhắc nhở tự động, bài tập được chia sẻ hoặc thông báo về các hạn chót sắp tới
11. Thẻ phân loại bằng băng dính Washi
Khi bạn sử dụng một cuốn sổ tay cho công việc, việc vặt, kế hoạch cá nhân và mọi thứ khác, các thẻ đánh dấu bằng băng dính washi có thể giúp bạn phân chia các danh sách đó một cách rõ ràng và dễ tìm kiếm.
Bắt đầu bằng cách dành một phần riêng cho từng danh mục. Ví dụ, sử dụng băng dính họa tiết lá xô thơm cho mục “Công việc”, băng dính hoa cho mục “Gia đình” và băng dính sọc cho mục “Việc vặt”. Dán một dải băng dính nhỏ dọc theo mép ngoài của trang đầu tiên trong mỗi phần, để hiển thị một phần băng dính làm thẻ đánh dấu.
Trong mỗi phần, hãy tạo một danh sách kiểm tra liên tục với các công việc có ghi ngày tháng và đủ không gian để thêm các công việc mới. Phần “Công việc” của bạn có thể bao gồm việc xem lại bản trình bày và theo dõi yêu cầu của khách hàng, trong khi phần “Việc vặt” có thể bao gồm việc đi mua sắm thực phẩm và nhận bưu kiện.
Khi sổ tay dần đầy, các tab có hoa văn sẽ giúp bạn dễ dàng quay lại danh sách cần tìm mà không cần lật từng trang. Bạn cũng có thể tạo một bảng chú giải danh mục nhỏ bên trong bìa trước.
Phù hợp nhất với: Những người quản lý nhiều danh sách cá nhân và danh sách công việc trong cùng một cuốn sổ tay
Bỏ qua nếu: Bạn thích ghi chép mọi thứ vào một danh sách công việc hàng ngày ngắn gọn và hiếm khi cần xem lại các trang cũ
12. Biểu tượng và nhãn dán doodle
Những hình vẽ nhỏ và nhãn dán có thể giúp danh sách công việc viết tay trở nên sinh động hơn, đồng thời giúp phân biệt các loại công việc khác nhau dễ dàng hơn.
Chọn một vài hình minh họa đơn giản phù hợp với các hoạt động thường ngày của bạn. Vẽ một chiếc phong bì nhỏ bên cạnh mục email, một cuốn sách bên cạnh các công việc học tập và một túi mua sắm bên cạnh các việc lặt vặt. Sử dụng cùng một biểu tượng trong toàn bộ sổ kế hoạch của bạn, đảm bảo chúng đủ nhỏ để đặt bên cạnh ô đánh dấu.
Ví dụ, một danh sách công việc hàng ngày có thể bao gồm “Trả lời khách hàng” kèm hình ảnh phong bì, “Đọc chương bốn” kèm hình ảnh cuốn sách và “Mua thực phẩm” kèm hình ảnh túi mua sắm. Các hình minh họa giúp phân biệt các danh mục ngay cả khi mọi thứ đều xuất hiện trên cùng một trang.
Nếu bạn thích dùng nhãn dán, hãy chọn một bộ nhãn dán phù hợp với màu sắc hoặc phong cách minh họa thống nhất. Bạn cũng có thể kết hợp các tiêu đề lớn viết tay với những đường viền trang trí nhỏ để trang giấy trông hoàn thiện hơn.
Hãy ghi chú một bảng chú giải biểu tượng đơn giản ở trang đầu tiên, đặc biệt nếu bạn sử dụng nhiều danh mục. Nhờ đó, các hình vẽ sẽ vẫn dễ hiểu khi bạn xem lại danh sách cũ.
Phù hợp nhất với: Những người lập kế hoạch trực quan thích thêm hình minh họa và chi tiết cá nhân vào danh sách kiểm tra hàng ngày của mình
Bỏ qua nếu: Bạn thích danh sách chỉ có văn bản thuần túy hoặc cảm thấy việc duy trì các hình minh họa tốn quá nhiều thời gian
Ý tưởng danh sách công việc cần làm theo phong cách thẩm mỹ kỹ thuật số
Danh sách công việc kỹ thuật số mang lại nhiều không gian để tùy chỉnh trực quan, từ chủ đề tối và thẻ được phân loại theo màu sắc đến các tiện ích giúp bạn luôn theo dõi các công việc của mình. Chúng cũng giúp bạn cập nhật thời hạn, chuyển công việc giữa các giai đoạn và chuyển công việc chưa hoàn thành sang ngày hôm sau.
Dưới đây là bốn bố cục kết hợp các tính năng đó với thiết kế gọn gàng và nhất quán.
13. Chế độ Tối tối giản
Danh sách công việc ở Chế độ Tối rất phù hợp nếu bạn ưa thích giao diện đơn giản với ít yếu tố trang trí và bảng màu sắc nhất quán.
Hãy bắt đầu với một ứng dụng quản lý công việc hỗ trợ Chế độ Tối và sắp xếp danh sách công việc của bạn thành một vài phần, chẳng hạn như “Hôm nay”, “Sắp tới” và “Hoàn thành”. Sử dụng một màu sắc nhấn cho các công việc có ưu tiên cao và các tông màu trung tính cho phần còn lại, đồng thời đảm bảo tên công việc dễ đọc.
Ví dụ, bạn có thể làm nổi bật mục “Gửi bản đề xuất cuối cùng” bằng nhãn ưu tiên màu tím nhạt, đồng thời giữ các công việc thường ngày trong Danh sách công việc tiêu chuẩn ở phía dưới. Các tiêu đề lớn rõ ràng và khoảng cách nhất quán sẽ giúp bạn phân tách các phần mà không cần thêm nhiều màu sắc.
Bạn cũng có thể phối hợp chủ đề của ứng dụng với hình nền máy tính để bàn hoặc điện thoại để tạo nên một diện mạo thống nhất hơn. Chỉ cần đảm bảo rằng văn bản vẫn dễ đọc trên nền, đặc biệt là khi sử dụng các tông màu nhạt.
Phù hợp nhất với: Những người ưa chuộng bố cục kỹ thuật số tối giản và muốn các ưu tiên của mình được hiển thị rõ ràng mà không cần quá nhiều yếu tố hình ảnh
Bỏ qua nếu: Bạn thích các cuốn sổ kế hoạch có nhiều hình minh họa hoặc cần tùy chỉnh hình ảnh chi tiết hơn so với các chủ đề có sẵn trong ứng dụng
14. Bảng Kanban mini
Một bảng Kanban mini sẽ biến danh sách công việc của bạn thành một bộ thẻ di chuyển qua các giai đoạn khác nhau khi bạn thực hiện công việc.
Tạo ba cột có nhãn “Việc cần làm”, “Đang làm” và “Đã xong”. Đặt cho mỗi cột một màu sắc nhạt hoặc sử dụng nhãn màu trên từng thẻ. Mỗi thẻ nên đại diện cho một công việc mà bạn có thể di chuyển khi trạng thái của nó thay đổi.
Ví dụ, nếu bạn đang chuẩn bị một bản tin, “Chọn hình ảnh” có thể nằm trong mục “Đã xong”, “Chỉnh sửa bản nháp” trong mục “Đang thực hiện” và “Lên lịch gửi email” trong mục “Việc cần làm”. Việc di chuyển các thẻ trên bảng sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về những việc đã hoàn thành và những việc vẫn cần chú ý.
Bạn có thể tái tạo bố cục này bằng cách dán giấy ghi chú lên bảng hoặc sử dụng ứng dụng quản lý công việc kỹ thuật số có chế độ xem Bảng. Để có bố cục gọn gàng hơn, hãy chỉ giữ lại các công việc bạn đang thực hiện trong cột “Đang làm” và để các công việc cần làm trong cột “Việc cần làm”.
Phù hợp nhất với: Những người lập kế hoạch trực quan và những người quản lý các dự án cá nhân có nhiều công việc hoặc giai đoạn
Bỏ qua nếu: Danh sách công việc của bạn chủ yếu bao gồm các công việc nhanh chóng, không liên quan đến nhau và dễ đánh dấu hoàn thành hơn là phải di chuyển giữa các cột
15. Thẻ thư viện với hình ảnh bìa
Nếu danh sách công việc của bạn bao gồm nhiều dự án hoặc kế hoạch sáng tạo, thẻ gallery sẽ giúp bạn sắp xếp chúng bằng cách sử dụng hình ảnh để dễ dàng nhận diện từng mục.
Trong một công cụ như Notion, hãy tạo một thư viện và thêm một thẻ cho mỗi dự án. Chọn một hình ảnh bìa đại diện cho công việc, sau đó thêm danh sách kiểm tra bên trong thẻ cho các công việc bạn cần hoàn thành.
Ví dụ, một bộ sưu tập kế hoạch du lịch có thể bao gồm các thẻ riêng biệt cho phương tiện di chuyển, chỗ ở và các hoạt động, mỗi thẻ đều có hình ảnh bìa phù hợp. Khi mở thẻ chỗ ở, bạn sẽ thấy các công việc như so sánh khách sạn, kiểm tra chính sách hủy đặt phòng và xác nhận đặt phòng. Bạn cũng có thể hiển thị trạng thái hoặc ngày đáo hạn trên mỗi thẻ. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt tổng quan về tiến độ mà không cần mở từng dự án.
Phù hợp nhất cho: Các dự án sáng tạo, kế hoạch du lịch, danh sách sách cần đọc và các hoạt động khác cần đến hình ảnh và danh sách kiểm tra chi tiết
Bỏ qua nếu: Bạn đang theo dõi các công việc nhỏ hàng ngày và cần đánh dấu hoàn thành chúng càng nhanh càng tốt
16. Tiện ích trên màn hình chính
Một tiện ích trên màn hình chính giúp danh sách công việc cần làm của bạn luôn hiển thị mà không cần phải mở ứng dụng lập kế hoạch mỗi khi bạn muốn kiểm tra công việc tiếp theo.
Bắt đầu bằng cách tạo một danh sách công việc ngắn gọn hàng ngày trong một ứng dụng hỗ trợ tiện ích. Sau đó, thêm tiện ích của ứng dụng đó vào màn hình chính của điện thoại và chọn các công việc hoặc danh sách bạn muốn hiển thị, tùy thuộc vào các cài đặt có sẵn của ứng dụng.
Bạn có thể tạo danh sách “Hôm nay” trong ứng dụng Lời Nhắc của Apple với các công việc như nộp bài tập, nhận bưu kiện và đặt lịch hẹn. Thêm tiện ích Lời Nhắc vào màn hình chính của iPhone, sau đó chọn danh sách bạn muốn xem. Chọn kích thước và vị trí tiện ích phù hợp với bố cục màn hình chính của bạn.
Với tiện ích tương tác được hỗ trợ, bạn cũng có thể đánh dấu các công việc đã hoàn thành trực tiếp từ màn hình chính.
Phù hợp nhất với: Những người lập kế hoạch ưu tiên sử dụng điện thoại và muốn giữ một danh sách ngắn các công việc hàng ngày trong tầm tay
Bỏ qua nếu: Bạn thích tách biệt các công việc khỏi màn hình chính của điện thoại hoặc cần thêm không gian để lập kế hoạch chi tiết
Ý tưởng danh sách công việc cần làm đẹp mắt dành cho học sinh và công việc
Khi các công việc của bạn liên quan đến các buổi học, ngày đáo hạn hoặc người khác, một danh sách kiểm tra đơn giản có thể bỏ sót những chi tiết quan trọng. Ngày đáo hạn, nhãn môn học và người chịu trách nhiệm thực hiện công việc đều cần có vị trí rõ ràng trong bố cục của bạn.
Bốn ý tưởng này giúp làm nổi bật những chi tiết đó đồng thời vẫn chừa không gian cho màu sắc, kiểu chữ gọn gàng và những nét cá nhân khác.
17. Đếm ngược thời gian hoàn thành bài tập
Khi bạn có nhiều bài tập phải nộp trong cùng một tuần, tính năng đếm ngược thời gian hoàn thành bài tập sẽ giúp bạn có một lời nhắc nhở trực quan về thời gian còn lại để hoàn thành từng bài.
Tạo một bảng theo dõi với một hàng riêng biệt cho mỗi bài tập. Ghi rõ môn học, tên công việc, ngày đáo hạn và một thanh đếm ngược nhỏ được chia thành các ngày. Bạn có thể tô màu các ngày còn lại bằng các màu sắc pastel hoặc gạch bỏ một đoạn khi mỗi ngày trôi qua.
Ví dụ, bảng theo dõi của bạn có thể hiển thị một bài kiểm tra môn sinh học còn hai ngày nữa là đến hạn và một bài luận môn lịch sử phải nộp trong năm ngày tới. Hãy thêm một ô đánh dấu hoặc chỉ báo tiến độ bên cạnh mỗi bài tập để theo dõi lượng công việc bạn đã hoàn thành, vì chỉ riêng việc đếm ngược thời hạn sẽ không thể hiện được điều đó.
Sắp xếp các hàng theo ngày đáo hạn, đặt các ngày đáo hạn gần nhất ở phía trên cùng. Bạn có thể vẽ bố cục vào sổ tay hoặc sử dụng biểu đồ theo dõi có thể in kèm các thanh tiến độ màu sắc.
Để có thêm các tùy chọn kế hoạch kỹ thuật số, hãy khám phá các công cụ tổ chức dành cho học sinh này.
Phù hợp nhất cho: Học sinh cần quản lý bài tập, kỳ thi và các hoạt động học tập trong nhiều môn học khác nhau
Bỏ qua nếu: Các bài tập của bạn có nhiều giai đoạn hoặc các mối quan hệ phụ thuộc cần được theo dõi chi tiết hơn
18. Mã màu sắc theo chủ đề
Nếu bạn quản lý các ghi chú và bài tập riêng biệt cho từng môn học, việc sử dụng một màu sắc nhất quán cho từng môn có thể giúp mang lại sự ngăn nắp cho thói quen học tập của bạn.
Chọn một màu sắc cho mỗi môn học và áp dụng màu đó xuyên suốt các cuốn sổ tay, sổ kế hoạch và danh sách công việc của bạn. Ví dụ, bạn có thể dùng màu xanh dương cho môn Vật lý, màu cam cho môn Lịch sử và màu vàng cho môn Toán học.
Chia danh sách kiểm tra của bạn thành các phần theo môn học với các tiêu đề có màu sắc tương ứng. Dưới mỗi phần, hãy ghi các công việc bạn cần hoàn thành cùng với thời hạn của chúng. Phần lịch sử của bạn có thể bao gồm đọc một chương, chuẩn bị ghi chú thuyết trình và nộp bài luận.
Bạn cũng có thể sử dụng các tab trang màu, bút đánh dấu hoặc các biểu tượng chủ đề nhỏ để đảm bảo sự nhất quán trong thiết kế. Nếu bạn ưa chuộng việc lập kế hoạch kỹ thuật số, hãy áp dụng cùng một màu sắc cho các danh mục công việc và sự kiện trên lịch của bạn. Hướng dẫn mã hóa màu sắc cho Lịch Google này sẽ giúp bạn thiết lập lịch một cách chi tiết.
Phù hợp nhất với: Học sinh phải quản lý bài vở ở nhiều môn học khác nhau và mong muốn có một hệ thống trực quan thống nhất
Bỏ qua nếu: Bạn chủ yếu lập kế hoạch theo hạn chót và cần xem các bài tập của mọi môn học trong một danh sách theo thứ tự thời gian
19. Danh sách kiểm tra chung của nhóm
Danh sách kiểm tra chia sẻ là lựa chọn tốt nhất cho các công việc liên quan đến nhiều người, đặc biệt khi mọi người cần biết công việc được giao cho mình là gì và thời hạn hoàn thành là khi nào.
Sử dụng bố cục bảng gọn gàng với bốn cột: Công việc, Người chịu trách nhiệm, Ngày đáo hạn và Trạng thái. Bạn có thể thêm các tiêu đề màu sắc nhạt, đường phân cách hàng tinh tế và nhãn trạng thái nhỏ để giữ cho thông tin được sắp xếp gọn gàng mà không làm trang trở nên chật chội.
Ví dụ, nếu nhóm của bạn đang chuẩn bị một buổi hội thảo trực tuyến, danh sách kiểm tra có thể bao gồm soạn thảo email mời, rà soát bản trình bày, kiểm tra liên kết đăng ký và lên lịch gửi email nhắc nhở. Giao từng công việc cho một người cụ thể và đặt hạn chót cho từng công việc.
Khi tiến độ công việc tăng lên, hãy cập nhật trạng thái hoặc đánh dấu các mục đã hoàn thành. Đối với các công việc cần xem xét lại, bạn cũng có thể thêm một ghi chú ngắn hoặc liên kết đến tài liệu liên quan.
Một tài liệu chia sẻ phù hợp cho các dự án nhỏ, trong khi ứng dụng quản lý công việc cho phép bạn chỉ định người được giao công việc, thiết lập hạn chót và cập nhật trạng thái công việc.
Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhỏ phối hợp tổ chức sự kiện, chiến dịch hoặc dự án với các trách nhiệm được phân công rõ ràng
Bỏ qua nếu: Công việc của bạn liên quan đến các mối quan hệ phụ thuộc phức tạp, dòng thời gian thay đổi hoặc nhiều giai đoạn phê duyệt cần có kế hoạch dự án đầy đủ
20. Danh sách kiểm tra khởi động dự án
Danh sách kiểm tra khởi động dự án tổng hợp các công việc chuẩn bị quan trọng, các điểm thảo luận và công việc theo dõi vào một trang được sắp xếp gọn gàng.
Chia danh sách kiểm tra của bạn thành ba phần: Trước, Trong và Sau cuộc họp khởi động. Đánh dấu mỗi phần bằng một dải màu sắc nhạt, sau đó thêm các ô đánh dấu bên dưới các tiêu đề lớn. Sử dụng các đường phân cách mảnh và tiêu đề dự án nhỏ ở phía trên để giữ cho bố cục nhất quán.
Ba phần này có thể bao gồm:
- Trước khi bắt đầu: Xác nhận danh sách người tham dự, chuẩn bị chương trình làm việc và chia sẻ bản tóm tắt dự án
- Trong quá trình thực hiện: Rà soát phạm vi dự án, thảo luận về các cột mốc quan trọng, xác định rủi ro và thống nhất về trách nhiệm
- Sau đó: Chia sẻ ghi chú cuộc họp, ghi lại các quyết định, phân công mục nhiệm vụ và xác nhận thời điểm kiểm tra tiếp theo
Giả sử bạn đang chuẩn bị ra mắt một trang web mới. Danh sách kiểm tra của bạn có thể bao gồm việc xem lại sơ đồ trang web trước cuộc họp, xác nhận trách nhiệm thiết kế trong quá trình thảo luận và phân công các sản phẩm đầu tiên sau đó.
Bạn có thể tạo bố cục này trong sổ tay, tài liệu chia sẻ hoặc danh sách kiểm tra kỹ thuật số. Để có một điểm khởi đầu trang trí hơn, hãy tham khảo các mẫu danh sách kiểm tra dễ thương này và tùy chỉnh một mẫu phù hợp với quy trình bắt đầu của bạn.
Phù hợp nhất cho: Trưởng dự án và các nhóm nhỏ đang chuẩn bị cho cuộc họp khởi động và sắp xếp các bước tiếp theo cần thực hiện ngay lập tức
Bỏ qua nếu: Nhóm của bạn đã tuân theo một quy trình khởi động chi tiết, tiêu chuẩn hóa với các công việc và quy trình phê duyệt giống nhau
Cách tự tạo danh sách công việc thẩm mỹ trong 5 bước
Hãy bắt đầu với các công việc bạn cần lập kế hoạch và định dạng mà bạn thích sử dụng, dù đó là sổ tay hay ứng dụng lập kế hoạch kỹ thuật số. Sau đó, xây dựng bố cục xung quanh các công việc đó, với không gian dành cho các ưu tiên, hạn chót và ghi chú.
Dưới đây là cách thực hiện.
Bước 1: Quyết định bạn sẽ lập kế hoạch trước bao lâu
Hãy quyết định xem danh sách công việc của bạn sẽ bao quát một ngày, một tuần hay một tháng. Điều này giúp bạn xác định cần dành bao nhiêu không gian và nên bao gồm những chi tiết nào.
Đối với danh sách kiểm tra hàng ngày, hãy chừa chỗ cho các công việc, ô đánh dấu và ghi chú nhanh. Chia trang theo tuần thành các ngày và sử dụng bố cục theo tháng để theo dõi các hạn chót và các cam kết định kỳ.
Hãy dành một phần riêng cho các ý tưởng dài hạn cho đến khi bạn sẵn sàng lên lịch thực hiện chúng.
Bước 2: Xác định rõ vị trí cho các ưu tiên của bạn
Hãy ghi lại các công việc của bạn, sau đó chọn những công việc cần được ưu tiên giải quyết trước.
Bạn có thể ghi ba ưu tiên hàng đầu vào một ô, đánh dấu các hạn chót sắp tới hoặc phân nhóm công việc theo mức độ quan trọng. Giữ các mục còn lại trong danh sách kiểm tra và chừa một chút không gian cho những công việc phát sinh trong ngày.
Các ưu tiên của bạn nên dễ dàng nhận ra ngay khi liếc qua trang.
Bước 3: Chọn một bảng màu sắc mà bạn có thể tuân theo
Hãy chọn một vài màu sắc bạn thích và gán cho mỗi màu một mục đích cụ thể. Bạn có thể sử dụng chúng để phân nhóm công việc theo danh mục, đánh dấu mức độ ưu tiên hoặc thể hiện tiến độ.
Hãy đảm bảo tính nhất quán trong ý nghĩa của các biểu tượng. Thêm một bảng màu sắc nhỏ gần tiêu đề lớn và ghi chú nhãn cho các danh mục để bạn có thể phân biệt chúng ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Sau đó, hãy thêm một vài chi tiết phù hợp với phong cách của bạn, chẳng hạn như phông chữ yêu thích, đường viền đơn giản hoặc các đường phân cách có hoa văn. Hãy chừa đủ không gian xung quanh các công việc để trang dễ đọc.
Bước 4: Tạo một hệ thống đơn giản để theo dõi tiến độ
Hãy chọn một vài biểu tượng để thể hiện trạng thái của từng công việc. Một ô vuông trống cho công việc đang chờ xử lý, một dấu tích cho công việc đã hoàn thành và một mũi tên cho các mục đã được dời lịch là đủ để bắt đầu.
Sử dụng cùng một biểu tượng bên cạnh mỗi công việc và cập nhật chúng theo tiến độ thực hiện. Nếu một công việc có nhiều bước, hãy thử dùng thanh tiến trình nhỏ hoặc tạo ô đánh dấu riêng cho từng bước.
Bước 5: Kiểm tra bố cục và điều chỉnh
Hãy thử sử dụng danh sách công việc của bạn trong vài ngày, bao gồm cả những ngày bận rộn. Kiểm tra xem các hạn chót có dễ tìm không, có đủ chỗ cho các công việc mới không, và các mục chưa hoàn thành có được chuyển sang ngày tiếp theo không.
Hãy tận dụng những điều bạn nhận thấy để thực hiện những thay đổi nhỏ. Mở rộng các phần bạn thường sử dụng, di chuyển các chi tiết quan trọng lên gần đầu trang hơn, hoặc đơn giản hóa các họa tiết trang trí khiến trang trở nên rối mắt. Nếu các công việc cứ bị dồn sang tuần sau, hãy kiểm tra xem liệu bạn có đang có kế hoạch cho quá nhiều việc cần làm so với thời gian bạn có thể hoàn thành hay không.
Bạn có thể thay đổi màu sắc hoặc hình minh họa bất cứ lúc nào. Giữ lại những phần giúp bạn lập kế hoạch cho ngày của mình và điều chỉnh phần còn lại sao cho phù hợp với phong cách của bạn.
Giấy, bản in hay ứng dụng: Cách lựa chọn
| Medium | Phù hợp nhất cho | Điểm mạnh | Điểm hạn chế |
|---|---|---|---|
| Sổ tay giấy | Sổ ghi chép dạng bullet journal, danh sách công việc hàng ngày | Cảm giác sờ vào rất thú vị và mang lại cảm giác thỏa mãn khi gạch bỏ | Khó tìm kiếm, dễ làm mất các trang rời |
| Có thể in (Canva hoặc PDF) | Trang tuần, bảng thói quen | Luôn giữ nguyên bố cục, dễ dàng bắt đầu | Được in lại hàng tuần, không cần nhắc nhở |
| Ứng dụng ghi chú và mẫu (Notion, GoodNotes) | Thẻ thư viện, sổ kế hoạch kỹ thuật số | Thiết kế linh hoạt, có thể tìm kiếm | Hỗ trợ nhắc nhở khác nhau tùy theo ứng dụng; trong Notion, bạn có thể thiết lập nhắc nhở bằng @remind hoặc thuộc tính Ngày trong cơ sở dữ liệu |
| Các ứng dụng quản lý công việc (Todoist, Apple Reminders, ClickUp ) | Danh sách công việc hàng ngày, danh sách kiểm tra chung được chia sẻ | Nhắc nhở, công việc lặp lại, chia sẻ | Ít không gian hơn cho phong cách vẽ tay |
Nhiều người sử dụng hai phương pháp này cùng lúc. Cách phân chia phổ biến là dùng giấy cho ba công việc quan trọng nhất trong ngày và ứng dụng quản lý công việc cho bất kỳ công việc nào có ngày cụ thể.
Xem thêm: Ứng dụng danh sách việc cần làm
Cách tạo danh sách công việc đẹp mắt trong ClickUp
Nhiều ý tưởng mà chúng ta đã khám phá có thể kết hợp với nhau trong một sổ kế hoạch kỹ thuật số. Bạn có thể áp dụng hệ thống mã màu sắc từ danh sách kiểm tra học tập, các dấu hiệu ưu tiên từ danh sách công việc hàng ngày và cách theo dõi tiến độ từ bảng Kanban, mà không cần phải duy trì các phiên bản riêng biệt cho các công việc của mình.
ClickUp tích hợp các tùy chọn này vào một không gian làm việc duy nhất, nơi bạn có thể tùy chỉnh cách hiển thị công việc, chuyển đổi giữa các bố cục và kết nối hạn chót cùng các chi tiết khác khi kế hoạch của bạn thay đổi.
Mẫu Danh sách việc cần làm hàng ngày của ClickUp là một điểm khởi đầu tốt. Mẫu này bao gồm ba Trường Tùy chỉnh: Danh mục, Địa điểm và Bộ đếm chuỗi, cùng với các trạng thái và chế độ xem công việc có thể tùy chỉnh.
Dưới đây là cách để bạn tạo nên phong cách riêng cho mình:
- Thiết lập các danh mục của bạn: Sử dụng Trường Tùy chỉnh Danh mục để nhóm các công việc, kế hoạch cá nhân và việc vặt. Gán một màu sắc riêng biệt cho từng tùy chọn trong menu thả xuống, sau đó hiển thị trường này ở Xem dạng danh sách để có một danh sách kiểm tra gọn gàng và có tổ chức
- Giữ cho hạn chót và mức độ ưu tiên luôn hiển thị: Thêm ngày đáo hạn và biểu tượng ưu tiên vào các công việc của bạn. Sắp xếp Xem dạng danh sách theo công việc sắp đến hạn hoặc cần xử lý ngay lập tức, và sử dụng bộ lọc để thu hẹp danh sách
- Biến danh sách kiểm tra của bạn thành một bảng trực quan: Chuyển sang chế độ xem Bảng (Board) trên ClickUp và sắp xếp các công việc vào các cột “Việc cần làm”, “Đang thực hiện” và “Đã hoàn thành”. Di chuyển các thẻ theo tiến độ công việc, với tùy chọn nhóm chúng theo trạng thái hoặc các trường dữ liệu khác được hỗ trợ
- Thêm công việc vào lịch của bạn: Mở chế độ xem Lịch trong ClickUp và kéo các công việc vào các khung thời gian trống. Đối với các công việc định kỳ, hãy cài đặt công việc lặp lại để chúng luôn xuất hiện trong lịch trình của bạn
Vẫn còn chỗ cho khía cạnh viết tay trong việc lập kế hoạch. ClickUp tập trung vào bố cục có cấu trúc, chi tiết công việc và tính năng cộng tác, trong khi sổ tay giấy hoặc các ứng dụng viết tay kỹ thuật số mang lại nhiều tự do hơn cho việc viết chữ nghệ thuật, minh họa và trang trí.
Phù hợp nhất với: Những người muốn có danh sách kiểm tra kỹ thuật số có thể tùy chỉnh kèm theo các công việc nhắc nhở, công việc lặp lại và trách nhiệm chia sẻ
Bỏ qua nếu: Sổ kế hoạch lý tưởng của bạn bao gồm vẽ tay tự do, ghi chú viết tay và nhiều yếu tố trang trí phức tạp
Tạo phong cách riêng cho danh sách công việc cần làm của bạn
Có một điều gì đó thật thỏa mãn khi sở hữu một cuốn sổ kế hoạch trông chính xác như bạn mong muốn. Có thể đó là một trang tuần được sắp xếp cẩn thận, một cuốn sổ tay đầy những hình minh họa nhỏ xinh, hoặc một danh sách kiểm tra kỹ thuật số với mọi thứ đều được sắp xếp gọn gàng vào đúng vị trí.
Dù bạn chọn thiết kế nào, thử thách thực sự sẽ đến khi tuần làm việc trở nên bận rộn. Bạn vẫn cần có thể dễ dàng xác định những việc cần ưu tiên, xử lý các công việc phát sinh bất ngờ và theo dõi những gì đã hoàn thành. Một chút tự do sáng tạo sẽ giúp quá trình này trở nên thú vị hơn, trong khi bố cục được thiết kế kỹ lưỡng sẽ đảm bảo tính thực tiễn.
Và nếu kế hoạch của bạn liên quan đến các hạn chót thay đổi, các cam kết định kỳ hoặc các công việc được chia sẻ trong nhóm, hãy dùng thử ClickUp miễn phí và tập hợp tất cả vào một không gian làm việc mà bạn có thể tổ chức theo cách riêng của mình.
Các câu hỏi thường gặp về ý tưởng danh sách công việc thẩm mỹ
Tôi nên ghi gì vào danh sách công việc của mình?
Viết ra các hành động cụ thể mà bạn có thể hoàn thành, chẳng hạn như “Gửi bản ngân sách đã sửa đổi cho Priya” hoặc “Đặt lịch hẹn với nha sĩ”. Chia các công việc lớn thành các bước nhỏ hơn và thêm ngày đáo hạn khi cần thiết. Ví dụ, “Cập nhật danh mục đầu tư” có thể trở thành “Chọn ba mẫu bài viết” và “Viết lại mô tả dự án”. Ghi lại các mục tiêu tổng quát trong sổ kế hoạch hàng tháng và đưa các hành động tiếp theo vào danh sách kiểm tra hàng ngày.
Làm thế nào để tạo danh sách công việc đẹp mắt mà không cần vẽ?
Hãy bắt đầu với một bố cục đơn giản và tập trung vào kiểu chữ, khoảng cách và màu sắc. Sử dụng các tiêu đề lớn phù hợp, đường viền mảnh và các ô đánh dấu được căn chỉnh gọn gàng để tạo nên một diện mạo thống nhất. Các mẫu in sẵn và sổ kế hoạch kỹ thuật số với các chủ đề được cài đặt sẵn cũng là những lựa chọn tốt nếu bạn thích làm việc với các thiết kế có sẵn.
Tôi có thể tìm các mẫu danh sách công việc thẩm mỹ miễn phí ở đâu?
Canva cung cấp các mẫu danh sách việc cần làm có thể tùy chỉnh mà bạn có thể chỉnh sửa và in ra, mặc dù một số mẫu và yếu tố thiết kế yêu cầu kế hoạch trả phí. Notion cũng có các mẫu miễn phí từ cộng đồng dành cho việc lập kế hoạch cá nhân. Để tạo danh sách việc cần làm kỹ thuật số với hạn chót và theo dõi tiến độ công việc, hãy thử Mẫu Danh sách Việc cần làm Hàng ngày của ClickUp.
Việc cần làm nếu cứ phải viết lại cùng một công việc chưa hoàn thành?
Hãy xem xét điều gì đang cản trở bạn bắt đầu. Có thể bạn đang chờ đợi thông tin, đánh giá thấp mức độ nỗ lực cần thiết, hoặc trì hoãn việc đưa ra quyết định. Xác định hành động tiếp theo và dành cho nó một khoảng thời gian thực tế. Nếu công việc đó không còn mục đích, hãy loại bỏ nó khỏi danh sách công việc đang thực hiện thay vì để nó tồn tại vô thời hạn.
Tôi có nên lập các danh sách việc cần làm riêng biệt cho công việc và các công việc cá nhân không?
Hãy cân nhắc việc tạo các danh sách riêng biệt khi công việc của bạn liên quan đến thông tin bí mật, các dự án chung hoặc các trách nhiệm cần cập nhật thường xuyên. Nếu bạn thích xem tất cả mọi thứ cùng một lúc, hãy lưu trữ cả hai loại danh sách trong một hệ thống lập kế hoạch riêng tư và sử dụng các chế độ xem riêng biệt cho từng loại. Tránh đặt các công việc cá nhân vào không gian làm việc được chia sẻ với đồng nghiệp hoặc khách hàng.