Quản lý tài trợ thường giống như phải xử lý nhiều công việc cùng một lúc, mỗi công việc lại có thời hạn, yêu cầu tài trợ hoặc cột mốc dự án riêng.
Đối với các tổ chức phi lợi nhuận, việc nắm vững quy trình này là điều thiết yếu, nhưng nó cũng có thể trở thành một trong những nhiệm vụ tốn thời gian và gây áp lực nhất.
Bỏ lỡ thời hạn? Điều đó có thể dẫn đến mất tài trợ. Quên theo dõi một yêu cầu? Điều đó có thể gây nguy hiểm cho các cơ hội trong tương lai. ⏰
May mắn thay, có một giải pháp giúp đơn giản hóa quy trình phức tạp này: mẫu theo dõi trợ cấp. Những công cụ vô giá này có thể thay đổi cách bạn quản lý trợ cấp.
Trong blog này, chúng tôi sẽ khám phá những lợi ích của việc sử dụng các mẫu theo dõi trợ cấp và phân tích các tính năng chính của chúng. Ngoài ra, chúng tôi sẽ nêu bật mười mẫu hàng đầu có thể cách mạng hóa quy trình quản lý trợ cấp của bạn. 📝
Mẫu theo dõi trợ cấp là gì?
Mẫu theo dõi tài trợ là công cụ thiết yếu trong quản lý tài trợ phi lợi nhuận. Chúng hoạt động như những đồng minh đáng tin cậy để giúp bạn tổ chức và theo dõi công việc.
Các mẫu này hợp nhất tất cả các chi tiết quan trọng về khoản trợ cấp vào một nơi — từ thông tin liên hệ của nhà tài trợ đến tiến độ các cột mốc — đảm bảo bạn có thể dễ dàng theo dõi và quản lý mọi giai đoạn của quy trình.
Với các trường và phần được thiết kế sẵn, mẫu theo dõi trợ cấp giúp loại bỏ căng thẳng vào phút chót, giúp bạn dễ dàng tuân thủ các yêu cầu trợ cấp và quản lý quỹ hiệu quả.
Tối ưu hóa các công việc quan trọng này cho phép tổ chức của bạn dành nhiều thời gian và năng lượng hơn cho sứ mệnh cốt lõi và công việc có tác động lớn.
Trong ghi chú này, tầm quan trọng của việc nộp nhiều đơn đăng ký để tăng cơ hội nhận được tài trợ là không thể nhấn mạnh quá mức.
Theo Báo cáo tình hình xin tài trợ năm 2023, các tổ chức chỉ nộp một đơn đăng ký có tỷ lệ thành công là 64%. Tuy nhiên, tỷ lệ thành công này tăng vọt lên 90% đối với những tổ chức nộp từ ba đến năm đơn đăng ký, và 98% các tổ chức phi lợi nhuận nộp từ sáu đến mười đơn đăng ký đã giành được ít nhất một khoản tài trợ. 📈
Điều gì tạo nên một mẫu theo dõi tài trợ tốt?
Mẫu theo dõi trợ cấp chất lượng cao không chỉ giúp tổ chức thông tin mà còn nâng cao hiệu quả và giúp bạn quản lý trợ cấp một cách liền mạch.
Dưới đây là các thành phần khóa giúp phân biệt mẫu tốt với mẫu bình thường:
- Bố cục có cấu trúc: Chọn mẫu có cấu trúc rõ ràng, dễ điều hướng. Các hàng và cột phải được xác định rõ ràng để nhập dữ liệu thuận tiện và truy cập nhanh chóng vào thông tin quan trọng
- Trường bắt buộc: Tìm mẫu bao gồm các trường quan trọng như tên nhà tài trợ, chi tiết liên hệ, số tiền tài trợ được yêu cầu và đã được giải ngân, điều kiện cấp tài trợ, v.v. Điều này đảm bảo rằng tất cả các chi tiết quan trọng được lưu trữ ở một địa điểm thuận tiện
- Có thể tùy chỉnh: Chọn mẫu cho phép bạn tùy chỉnh các trường và phần dựa trên nhu cầu riêng của tổ chức phi lợi nhuận của bạn. Tính linh hoạt đảm bảo mẫu phù hợp với các quy trình và yêu cầu cụ thể của tổ chức bạn
- Khả năng theo dõi: Một mẫu tốt nên có các tính năng để theo dõi các khía cạnh quan trọng của quản lý tài trợ, chẳng hạn như phân bổ quỹ, KPI, thời hạn báo cáo và tiến độ đạt được các cột mốc. Điều này giúp bạn nắm bắt tất cả các phần đang thay đổi và đảm bảo cập nhật kịp thời cho các bên liên quan
- Khả năng tích hợp: Chọn mẫu có thể tích hợp với quy trình làm việc hoặc hệ thống phần mềm hiện có của bạn. Tích hợp liền mạch giúp đồng bộ hóa dữ liệu dễ dàng hơn và giảm rủi ro xảy ra lỗi hoặc bỏ lỡ thời hạn
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn đang băn khoăn làm thế nào để nâng cao hoạt động của tổ chức phi lợi nhuận? Sử dụng ClickUp để tối ưu hóa quy trình làm việc và trao quyền cho nhóm của bạn!
Dưới đây là cách nó giúp bạn:
🗂️ Trạng thái tùy chỉnh: Theo dõi tiến độ công việc một cách minh bạch, phù hợp với nhu cầu của từng bộ phận
🤝 Nhiều người được giao: Cải thiện sự hợp tác bằng cách xác định rõ ràng tất cả những người tham gia vào một công việc
⏱️ Theo dõi thời gian: Ngăn ngừa tình trạng kiệt sức bằng cách theo dõi giờ làm việc, giờ làm thêm và lên lịch nghỉ phép
10 mẫu theo dõi tài trợ để khám phá
Thế giới của các mẫu theo dõi tài trợ rất rộng lớn, nhưng không phải tất cả các mẫu đều giống nhau. Với rất nhiều tùy chọn có sẵn, việc tìm kiếm mẫu phù hợp cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp.
Về mặt này, ClickUp nổi bật như một giải pháp mạnh mẽ. Là một nền tảng năng suất tất cả trong một, nó cung cấp một phạm vi các mẫu theo dõi trợ cấp có thể tùy chỉnh và thân thiện với người dùng, được thiết kế để đơn giản hóa việc quản lý trợ cấp.
Cho dù bạn đang theo dõi thời hạn, số tiền tài trợ hay tiến độ đạt được các cột mốc, các mẫu của ClickUp có thể giúp bạn sắp xếp công việc và đáp ứng nhu cầu quản lý tài trợ của mình.
Dưới đây là mười mẫu theo dõi trợ cấp hàng đầu, mỗi mẫu được thiết kế để nâng cao quy trình quản lý trợ cấp của bạn:
1. Mẫu theo dõi đề xuất tài trợ ClickUp
Viết đề xuất tài trợ có thể là một công việc khó khăn, nhưng với Mẫu theo dõi đề xuất tài trợ ClickUp, bạn có thể hợp lý hóa quy trình và dễ dàng soạn thảo các đề xuất rõ ràng, thuyết phục. Mẫu này giúp bạn sắp xếp công việc một cách có tổ chức bằng cách chia đề xuất thành các nhiệm vụ dễ quản lý, chẳng hạn như thông tin chung, định nghĩa vấn đề, mục tiêu, v.v.
Mẫu đề xuất tài trợ này cho phép bạn chỉ định thời hạn cho từng công việc, đảm bảo rằng toàn bộ đề xuất được hoàn thành trước thời hạn nộp đơn. Đây là một công cụ tuyệt vời để giúp bạn đi đúng hướng và thể hiện tốt nhất khi nộp đơn xin tài trợ.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Phân công công việc viết các phần của đề xuất cho nhân viên với thời hạn rõ ràng
- Đặt mức độ ưu tiên được mã hóa bằng màu sắc cho các công việc
- Thêm các thuộc tính như phần đề xuất, ngày mục tiêu, đo lường hiệu suất, chi phí năm đầu tiên và hơn thế nữa để tạo đề xuất tài trợ có tổ chức
- Theo dõi tiến độ bằng hình ảnh trực quan và bảng dòng thời gian
Lý tưởng cho: Các tổ chức phi lợi nhuận muốn soạn thảo các đề xuất tài trợ rõ ràng, có tổ chức và thuyết phục để đảm bảo nguồn tài trợ.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các công cụ hỗ trợ AI như ClickUp Brain để soạn thảo các đề xuất tài trợ rõ ràng, hiệu quả và thuyết phục. Dựa trên các hướng dẫn của bạn, ClickUp Brain sẽ tạo ra nội dung chi tiết, phù hợp, bao gồm tất cả các khía cạnh quan trọng liên quan đến đề xuất tài trợ bằng ngôn ngữ và giọng điệu theo yêu cầu của tổ chức phi lợi nhuận của bạn.
Như vậy, điều này sẽ giúp bạn:
📝 Tạo các bản tường thuật rõ ràng, chi tiết, bao gồm tất cả các yếu tố khóa của đơn xin trợ cấp
⏳ Tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và tập trung vào các lĩnh vực có tác động lớn
🔄 Đảm bảo tính nhất quán trong các đề xuất của bạn với các đề xuất nội dung được hỗ trợ bởi AI
🚀 Tăng tỷ lệ thành công của đề xuất bằng cách soạn thảo các bài nộp/gửi đầy đủ và thuyết phục
2. Mẫu theo dõi tài sản trợ cấp ClickUp
Theo dõi tài sản là việc rất quan trọng nhưng thường tốn nhiều thời gian. Mẫu theo dõi tài sản trợ cấp của ClickUp giúp đơn giản hóa quy trình này, cho phép bạn quản lý và giám sát hiệu quả các tài sản liên quan đến các dự án được tài trợ.
Với mẫu này, bạn có thể lưu trữ an toàn thông tin chi tiết về từng tài sản, theo dõi giá trị của chúng bằng đô la Mỹ và hợp lý hóa việc báo cáo và kiểm toán để đạt hiệu quả cao hơn.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Nắm bắt thông tin chi tiết về cách tài sản được sử dụng trong toàn tổ chức của bạn
- Đảm bảo việc bảo trì tài sản được thực hiện đúng cách
- Giảm thời gian bạn phải dành để tìm kiếm tài liệu
- Hiển thị vòng đời của tài sản và chi phí liên quan
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý tài trợ, doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận muốn quản lý và theo dõi nhiều khoản tài trợ và tài sản của mình một cách dễ dàng.
3. Mẫu theo dõi dự án tài trợ ClickUp
Quản lý các dự án được tài trợ có thể rất phức tạp, liên quan đến mọi thứ từ nhiệm vụ và phối hợp nhóm đến dòng thời gian và ngân sách. Mẫu theo dõi dự án tài trợ ClickUp có thể đơn giản hóa quá trình này và giúp theo dõi và quản lý dự án trở nên dễ dàng.
Mẫu theo dõi tài trợ này cho phép bạn phân phối thông tin cần thiết về các công việc cho các thành viên nhóm có liên quan. Bạn cũng có thể sử dụng mẫu này để cung cấp cho các bên liên quan thông tin cập nhật thường xuyên về trạng thái của các dự án.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Sắp xếp công việc theo các giai đoạn được chỉ định và theo dõi tiến độ bằng RAG (Đỏ cho quan trọng, Vàng cho chậm trễ, Xanh cho đúng tiến độ)
- Cho phép các thành viên trong nhóm xem và quản lý công việc của họ song song để phối hợp tốt hơn
- Theo dõi tiến độ với các trường có thể tùy chỉnh như ngày hoàn thành và thời lượng công việc
- Tối ưu hóa phân bổ tài nguyên và ưu tiên ngân sách một cách hiệu quả hơn
Lý tưởng cho: Điều phối viên nhóm, quản lý tài trợ và các tổ chức phi lợi nhuận muốn theo dõi các khoản tài trợ và quản lý hiệu quả công việc, dòng thời gian và thành viên nhóm trong các dự án được tài trợ.
💡 Mẹo bổ sung: Tự động hóa việc theo dõi và thay đổi trạng thái công việc với Tự động hóa ClickUp. Bạn chỉ cần thiết lập các quy tắc và điều kiện nhất định; công cụ này sẽ thực hiện những việc cần thiết — thay đổi trạng thái khi các tiêu chí được đáp ứng — giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu để tập trung vào các công việc quan trọng khác.
4. Mẫu cấu trúc phân chia công việc trợ cấp ClickUp
Mẫu Cấu trúc Phân chia Công việc Trợ cấp ClickUp giúp quản lý toàn bộ vòng đời trợ cấp bằng cách chia nhỏ các dự án lớn thành các công việc có thể quản lý được. Mẫu đa năng và giàu tính năng này là lựa chọn hoàn hảo cho các nhà quản lý dự án và bao gồm các trường như tên nhiệm vụ, số WBS, người được giao, ngày thực hiện nhiệm vụ, ngày đáo hạn, trạng thái, giai đoạn dự án, tiến độ và hơn thế nữa. Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh hoặc thêm các trường để phù hợp với nhu cầu của mình.
Sử dụng mẫu này để nhóm các công việc theo các giai đoạn của dự án, chẳng hạn như khởi động, lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc. Mẫu này cung cấp một biểu đồ trực quan rõ ràng về tiến độ công việc, giúp bạn đảm bảo rằng mỗi giai đoạn của dự án được hoàn thành đúng tiến độ và toàn bộ dự án vẫn đi đúng hướng.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Phân công công việc phù hợp cho các thành viên trong nhóm
- Cung cấp cho các thành viên trong nhóm sự rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của họ
- Theo dõi trạng thái công việc với các danh mục như chưa bắt đầu, đang tiến hành, đang xem xét, cần cập nhật và đã sẵn sàng
- Tăng cường giao tiếp giữa nhóm của bạn và các bên liên quan
Lý tưởng cho: Quản lý dự án và tổ chức phi lợi nhuận muốn giám sát việc phân chia công việc cho các dự án và đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn.
5. Mẫu tài liệu lập kế hoạch dự án tài trợ ClickUp
Việc lập một kế hoạch vững chắc là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ đề xuất dự án nào, vì nó tạo ra một nền tảng vững chắc và giảm thiểu các trở ngại tiềm ẩn. Tuy nhiên, lập kế hoạch dự án có thể là một thách thức, và đó là lúc Mẫu tài liệu lập kế hoạch dự án tài trợ của ClickUp phát huy tác dụng.
Sử dụng mẫu này để ghi lại tất cả các chi tiết, từ mục tiêu và mục tiêu chính đến các mục hành động và dòng thời gian, đồng thời điều phối các nhóm xung quanh các mục tiêu chung quan trọng cho thành công chung. Bạn cũng có thể sử dụng mẫu này để lập kế hoạch và quản lý ngân sách dự án cũng như các nguồn lực khác và thiết lập hệ thống giám sát để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Chia các dự án phức tạp thành các công việc dễ quản lý
- Xác định các cột mốc quan trọng, theo dõi và ghi chép tiến độ dự án
- Phát hiện các rủi ro tiềm ẩn có thể cản trở tiến độ của dự án
- Phát triển chiến lược để giảm thiểu rủi ro
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và tổ chức phi lợi nhuận đang tìm kiếm phương pháp có tổ chức để lập kế hoạch và thực hiện dự án.
6. Mẫu báo cáo trạng thái dự án trợ cấp ClickUp
Bạn đang băn khoăn về cách tổ chức tiến độ dự án và giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan? Mẫu báo cáo trạng thái dự án tài trợ của ClickUp sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Mẫu bảng trắng dễ sử dụng này có sáu phần cho phép bạn tóm tắt rõ ràng các chi tiết quan trọng của dự án.
Mẫu này cho phép bạn thêm nhãn, ghi chú dán và chỉ báo trạng thái đầy màu sắc, giúp bạn theo dõi tiến độ và đánh dấu các cập nhật quan trọng. Mẫu này đảm bảo các bên liên quan luôn được cập nhật và dự án của bạn được hoàn thành đúng tiến độ.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Cung cấp cho các nhóm thông tin cập nhật mới nhất về công việc, ngày đáo hạn và ngân sách
- Theo dõi tiến độ bằng biểu đồ và bảng tự động
- Cải thiện trách nhiệm giải trình và tăng năng suất của nhóm
- Thêm các phần và thuộc tính vào mẫu báo cáo theo nhu cầu của tổ chức bạn
Lý tưởng cho: Các tổ chức phi lợi nhuận muốn theo dõi và tạo báo cáo trạng thái dự án, đồng thời dễ dàng thông báo cho các bên liên quan.
7. Mẫu Bảng trắng Dòng thời gian Dự án Trợ cấp ClickUp
Việc tạo và quản lý dòng thời gian dự án có thể tốn thời gian và tẻ nhạt. Tuy nhiên, Mẫu Bảng trắng Dòng thời gian Dự án Trợ cấp ClickUp có thể tối ưu hóa công việc này, giúp dễ dàng hình dung toàn bộ dòng thời gian và đảm bảo các nhóm luôn đi đúng hướng và hoàn thành đúng hạn.
Mẫu dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh này cho phép bạn ghi lại các bước hoặc giai đoạn của dự án cùng với thời lượng của chúng. Dưới mỗi bước, bạn có thể chỉ định các hoạt động cần thực hiện trong các khối khác nhau và tô màu các khối có hoạt động đã được thực hiện.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Tùy chỉnh các chi tiết như công việc, phụ thuộc, thời lượng, v.v.
- Xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn hoặc các vấn đề cần quan tâm
- Thực hiện các điều chỉnh cần thiết để dự án tiếp tục tiến triển
- Theo dõi tiến độ để đảm bảo các dự án được hoàn thành trong dòng thời gian đã phân bổ
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và tổ chức đang tìm kiếm một cách đơn giản để lập kế hoạch, tạo và quản lý dòng thời gian cho các dự án khác nhau.
8. Mẫu thời hạn trợ cấp ClickUp
Mẫu Thời hạn cấp trợ cấp của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho các tổ chức quản lý nhiều khoản trợ cấp. Mẫu này giúp bạn hình dung, sắp xếp và ưu tiên các thời hạn, đảm bảo nhiều dự án được thực hiện đúng tiến độ.
Sử dụng mẫu này để phân công công việc, đặt ngày quan trọng và tạo cột mốc cho từng khoản tài trợ. Theo dõi tiến độ công việc để đảm bảo nhóm của bạn đáp ứng tất cả các thời hạn cho nhiều khoản tài trợ cùng lúc, giữ cho các dự án của bạn được tổ chức và đúng tiến độ.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Lập kế hoạch và cấu trúc dự án một cách dễ dàng
- Xem tổng quan về các hạn chót sắp tới và đã quá hạn
- Đặt mức độ ưu tiên cho các công việc bằng các màu sắc khác nhau
- Đảm bảo các công việc đã hoàn thành đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra
Lý tưởng cho: Các chuyên gia đang làm việc, quản lý dự án và các tổ chức phi lợi nhuận muốn trực quan hóa, thiết lập, quản lý, theo dõi và đáp ứng thời hạn cho các dự án.
9. Mẫu dòng thời gian có thể điền của ClickUp Grant
Mẫu dòng thời gian có thể điền ClickUp Grant giúp bạn lập kế hoạch và hình dung các dự án, sự kiện và hơn thế nữa một cách dễ dàng. Công cụ đa năng này cho phép bạn tạo các dòng thời gian duy trì giao diện nhất quán cho các loại dự án khác nhau.
Sử dụng mẫu này để quản lý và theo dõi các giai đoạn dự án, công việc, ngày được phân bổ, ngày đề xuất, trạng thái, ngân sách, chi phí thực tế và hơn thế nữa. Mẫu này đơn giản hóa việc tạo/lập dòng thời gian, giúp bạn có thêm thời gian để tập trung vào các trách nhiệm quan trọng khác.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Chia sẻ dòng thời gian với các bên liên quan để xem xét
- Thêm, sửa đổi hoặc xóa công việc trong dòng thời gian theo nhu cầu
- Dễ dàng đặt và theo dõi các cột mốc
- Chia sẻ dòng thời gian đã được phê duyệt với các thành viên trong nhóm
Lý tưởng cho: Các nhà lập kế hoạch dự án, quản lý và các tổ chức phi lợi nhuận muốn lập bản đồ, tổ chức và theo dõi công việc, thời gian và ước lượng chi phí cho các dự án và sự kiện.
10. Mẫu bảng tính theo dõi trợ cấp của Qgiv
Theo dõi tất cả các đơn xin trợ cấp của bạn có thể là một thách thức, nhưng Mẫu bảng tính theo dõi trợ cấp của Qgiv giúp bạn quản lý dễ dàng hơn. Công cụ thân thiện với người dùng này giúp bạn theo dõi các đơn xin trợ cấp và duy trì sự tổ chức trong suốt quá trình.
Mẫu này bao gồm bốn bảng tính chuyên dụng để ghi lại và lưu trữ thông tin quan trọng: Dữ liệu về nhà tài trợ tiềm năng, Trợ cấp đã nộp, Phản hồi của nhà tài trợ và Trợ cấp không thể nộp. Với các tài nguyên này, bạn có thể quản lý các đơn đăng ký một cách hiệu quả và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Giữ lại hồ sơ chính xác về thông tin của các cơ quan tài trợ
- Lên lịch các ngày để liên hệ lại với các cơ quan tài trợ
- Đặt mức độ ưu tiên của các đơn đăng ký
- Đưa thông tin bổ sung vào phần ghi chú riêng biệt
Lý tưởng cho: Các điều phối viên trợ cấp và tổ chức phi lợi nhuận muốn có một giải pháp toàn diện để quản lý và theo dõi các đơn xin trợ cấp của họ
➡️Đọc thêm: Nhiệm vụ khả thi: 10 phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho sự thành công của tổ chức phi lợi nhuận
Đơn giản hóa việc theo dõi trợ cấp và tối đa hóa tác động của bạn với ClickUp
Tài trợ là nguồn sống quan trọng cho các tổ chức phi lợi nhuận, nhưng việc quản lý hiệu quả có thể là một thách thức phức tạp. Đó là lúc ClickUp phát huy tác dụng. Bằng cách tận dụng các công cụ mạnh mẽ của nó, chẳng hạn như mẫu theo dõi tài trợ, mẫu biểu mẫu yêu cầu dự án, ClickUp Docs và ClickUp Brain, bạn có thể hợp lý hóa quy trình quản lý tài trợ và tập trung hơn vào việc thúc đẩy sứ mệnh của mình.
Với ClickUp, bạn có thể duy trì sự tổ chức, cải thiện tuân thủ và tối ưu hóa phân bổ nguồn lực, đảm bảo mọi khoản tài trợ đều góp phần vào thành công của tổ chức phi lợi nhuận của bạn.
✔️Đừng để những rào cản hành chính cản trở bạn — đăng ký ClickUp ngay hôm nay để tối ưu hóa việc quản lý tài trợ, tăng cường tác động và đạt được mục tiêu của bạn một cách dễ dàng. 🚀