Ngay cả những nhà văn nổi tiếng nhất cũng có lúc bị áp lực bởi chính dòng thời gian của mình.
Hãy lấy George R. R. Martin làm ví dụ. Vào những ngày đầu năm 2016, ông đã ngồi xuống và thông báo với hàng triệu người hâm mộ điều mà không ai trong số họ muốn nghe: The Winds of Winter vẫn chưa hoàn thành. Ông đã hứa sẽ hoàn thành bản thảo trước Halloween, sau đó là trước cuối năm, nhưng cả hai mốc thời gian đó đều đã trôi qua mà vẫn chưa có kết quả. Vì cuốn sách chưa kịp hoàn thành, mùa thứ sáu của Game of Thrones sẽ tiếp tục kể câu chuyện này trước khi ông có thể làm điều đó.
Và bạn không cần phải là ông trùm truyền hình mới hiểu được cảm giác đó. Có thể bạn là một freelancer đang phải xoay xở với ba khách hàng, ai cũng muốn nhận bản thảo trước thứ Sáu, hoặc là một nhà viết nội dung phải hy sinh cả một cuối tuần chỉ vì một bài blog cứ mãi không hoàn thành. Quy mô có thể khác nhau, nhưng cái bẫy thì vẫn như cũ.
Thực tế, việc không tuân thủ thời hạn không phải do sự lười biếng mà là do khoảng cách giữa kế hoạch và công việc cần thực hiện, điều này ảnh hưởng đến các nhà văn ở mọi trình độ.
Vậy hãy cùng đóng khoảng trống đó.
Tóm tắt
Quản lý thời hạn đơn giản là việc lên lịch, đang theo dõi và điều chỉnh công việc sao cho khi đến ngày đáo hạn, bạn không phải vội vàng loay hoay. Hầu hết các bài viết đều coi đây là một thử thách về ý chí: lập danh sách công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên và tập trung hơn. Cách tiếp cận thực sự giúp bạn vượt qua một tuần khó khăn lại hoạt động theo cách khác, bởi vì nó giả định rằng kế hoạch sẽ bị phá vỡ vào một thời điểm nào đó và tự động điều chỉnh lại khi điều đó xảy ra. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy cả hai phương pháp này, cùng với cách một nhóm viết vẫn giữ vững tinh thần khi có ba hạn chót rơi vào cùng một tuần.
Quản lý thời hạn là gì?
Quản lý thời hạn là quá trình ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành công việc và lên lịch sao cho phù hợp với sức chứa thực tế. Điều này cũng bao gồm việc theo dõi tiến độ và điều chỉnh lại kế hoạch khi thực tế không diễn ra như dự kiến.
Điều này không giống với quản lý thời gian. Quản lý thời gian liên quan đến cách bạn sử dụng một giờ; còn quản lý thời hạn lại liên quan đến việc tổng số giờ đó có giúp bạn hoàn thành sản phẩm đúng ngày đã hứa hay không.
Điều đó có nghĩa là bạn có thể có một ngày thứ Ba với năng suất cao nhưng vẫn bỏ lỡ hạn chót vào thứ Sáu, bởi vì ước tính cách đây ba tuần đã sai và không có gì trong kế hoạch cảnh báo điều đó. Quản lý hạn chót hiệu quả sẽ phát hiện sớm những sai lệch đó, khi vẫn còn thời gian để khắc phục.
Cal Newport, giáo sư khoa học máy tính tại Đại học Georgetown, người chuyên viết về công việc tập trung, đã áp dụng ý tưởng này vào phương pháp mà ông gọi là “phương pháp lùi hạn chót”:
Điểm hay của phương pháp “lùi hạn chót” là nó không đòi hỏi thêm công việc. Phương pháp này chỉ đơn giản là điều chỉnh công việc hiện tại của bạn một chút mà thôi.
Điểm hay của phương pháp “lùi hạn chót” là nó không đòi hỏi thêm công việc. Phương pháp này chỉ đơn giản là điều chỉnh công việc hiện tại của bạn một chút mà thôi.
Đó chính là vấn đề. Bạn không phải lúc nào cũng cần thêm thời gian. Điều bạn cần là các mốc thời gian trong công việc của bạn phải sớm hơn so với các mốc thời gian mà người khác đang chờ đợi.
Hạn chót ưu tiên và hạn chót cuối cùng: Sự khác biệt là gì?
Hạn chót ưu tiên, hay còn gọi là hạn chót nội bộ, là ngày sớm hơn mà bạn hướng tới. Hạn chót cuối cùng là ngày mà khách hàng, trình chỉnh sửa hoặc nhà xuất bản mong đợi nhận được công việc.
Khoảng thời gian giữa hai mốc đó chính là khoảng đệm của bạn.
| Aspect | Thời hạn ưu tiên | Hạn chót cuối cùng |
|---|---|---|
| Ai là người cài đặt hạn chót? | Bạn | Khách hàng, trình chỉnh sửa hoặc nhà xuất bản |
| Mục đích | Tạo khoảng trống và bắt đầu sớm hơn | Cài đặt ngày giao bản chính thức |
| Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn bỏ lỡ hạn chót? | Bạn vẫn còn thời gian để khắc phục | Niềm tin, thanh toán hoặc danh tiếng có thể bị ảnh hưởng |
| Cách xử lý vấn đề này | Hãy thực hiện công việc hướng tới nó như một mốc thời gian thực sự | Tránh phải thực hiện công việc vào phút chót |
Tại sao các nhà văn lại bỏ lỡ hạn chót (và đó không phải là vấn đề về kỷ luật)
Việc không hoàn thành đúng hạn thường dễ bị đổ lỗi cho sự thiếu tập trung. Lời khuyên thông thường là hãy kỷ luật hơn, loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng và cố gắng hơn nữa.
Đôi khi điều đó có ích. Nhưng đối với các nhà văn, vấn đề lớn hơn thường nằm ở cấu trúc. Hạn chót bị trễ vì công việc được ước tính không chính xác, được sắp xếp quá dày đặc, hoặc bị bỏ quên cho đến khi đã quá muộn để khắc phục.
Công bằng mà nói, đôi khi đó cũng là do sự né tránh: bài viết mà bạn e ngại, chủ đề mà bạn chưa hiểu rõ, hay tính cầu toàn không cho phép một câu văn chưa hoàn chỉnh tồn tại. Đó là thực tế, và dù lên lịch kỹ lưỡng đến đâu cũng không thể khắc phục được bản nháp mà bạn sợ phải bắt đầu.
Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp đó, việc xây dựng cấu trúc vẫn hữu ích hơn so với việc chỉ dựa vào ý chí, bởi vì một công việc đáng sợ được chia nhỏ thành một khối nghiên cứu có thời gian 45 phút sẽ dễ đối mặt hơn so với việc “viết toàn bộ bài viết”. Các vấn đề về kỷ luật và cấu trúc thường đi đôi với nhau, và chính kế hoạch là yếu tố giúp giảm bớt phần khó khăn liên quan đến kỷ luật.
Những nguyên nhân thất bại phổ biến rất đơn giản:
- Bạn chỉ ước lượng thời gian viết bản nháp. Một bài viết 1.500 từ không phải là “một ngày viết”. Nó bao gồm nghiên cứu, lập dàn ý, viết bản nháp, chỉnh sửa, kiểm tra thông tin, định dạng, và hai giờ để thoát khỏi bế tắc – khoảng thời gian mà không ai lên lịch nhưng ai cũng phải dành ra.
- Bạn lập kế hoạch mà không chừa khoảng trống nào. Khi mỗi giờ đều đã được sắp xếp kín, chỉ một sự chậm trễ nhỏ cũng có thể khiến cả tuần bị lùi lại. “Sai lầm trong lập kế hoạch” càng làm tình hình tồi tệ hơn vì mọi người thường đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành công việc của mình, ngay cả khi những công việc trước đây đã mất nhiều thời gian hơn dự kiến.
- Bạn đang khiến ngày đáo hạn trở nên “vô hình”. Một ngày đáo hạn chỉ được ghi là một ghi chú trên một ngày lịch sẽ không mang lại cho bạn bất kỳ cảnh báo sớm nào. Bạn chỉ nhận ra nó khi đã đến ngày đáo hạn, và đó chính là thời điểm tồi tệ nhất để điều chỉnh kế hoạch.
Giải pháp không hề phức tạp. Hãy chia nhỏ mỗi dự án viết thành các giai đoạn: nghiên cứu, lập dàn ý, viết bản nháp, chỉnh sửa và kiểm tra cuối cùng. Ước tính thời gian cho từng giai đoạn riêng biệt. Sau đó, hãy dành ra một khoảng thời gian dự phòng trước ngày đáo hạn thực tế.
Một kế hoạch thời hạn hiệu quả cần có những gì
Những phần nào quan trọng nhất phụ thuộc vào cách bạn làm công việc. Với các nhà văn làm việc độc lập, việc ước tính thời gian và dự trù thời gian là yếu tố sống còn, vì không có ai khác để bù đắp cho sự chậm trễ. Trong một nhóm, các mối phụ thuộc và việc phân công trách nhiệm rõ ràng sẽ giải quyết phần lớn vấn đề, bởi phần lớn các trường hợp trễ hạn trong nhóm xuất phát từ việc bàn giao công việc bị đình trệ. Hãy đọc danh sách công việc dưới đây từ góc nhìn phù hợp nhất với lịch trình hàng tuần của bạn.
- Mọi công việc, không chỉ các cột mốc quan trọng: Chia dự án thành các công việc cụ thể cần thực hiện, để không có gì bị bỏ sót giữa giai đoạn “được giao” và “nộp”.
- Ước lượng thời gian cho từng giai đoạn: Nghiên cứu, viết bản nháp và chỉnh sửa đều có số ước lượng riêng. Tổng thời gian của dự án mà bạn không thể chia nhỏ chỉ là phỏng đoán, và chính những phỏng đoán này là nguồn nuôi dưỡng “lỗi lập kế hoạch ”.
- Ngày bắt đầu và ngày đáo hạn: Ngày đáo hạn cho bạn biết khi nào công việc phải hoàn thành. Ngày bắt đầu cho bạn biết liệu có đủ thời gian để hoàn thành công việc đó hay không
- Mỗi công việc đều cần người có quyền sở hữu: Trong một nhóm, một công việc không có người có quyền sở hữu sẽ dễ dẫn đến việc trễ hạn. Ngay cả những người viết độc lập cũng cần xác định rõ quyền sở hữu khi chia nhỏ công việc thành các giai đoạn như soạn thảo, chỉnh sửa, đăng tải và theo dõi.
- Các yếu tố phụ thuộc: Ghi chú những việc cần làm trước khi việc khác hoàn thành. Nếu việc chỉnh sửa phụ thuộc vào bản nháp, và bản nháp bị trễ, thì thời hạn chỉnh sửa cũng cần được điều chỉnh theo.
- Không gian dự phòng: Hãy dành ra một không gian trước mỗi hạn chót bên ngoài bắt buộc. Đừng đợi đến khi tuần làm việc sắp kết thúc mới tìm cách tạo ra không gian để thở.
- Chế độ xem trạng thái trực quan: Một nơi giúp bạn dễ dàng theo dõi những bài viết đang trong giai đoạn soạn thảo, đang được xem xét hay đã hoàn thành mà không cần phải kiểm tra ở năm nơi khác nhau
- Nhắc nhở hoặc tín hiệu thúc đẩy: Kế hoạch không nên phụ thuộc vào trí nhớ. Một thông báo tự động trước mỗi phiên làm việc hoặc trước ngày đáo hạn chính là yếu tố biến lịch trình thành một kế hoạch thực sự hiệu quả
- Tần suất rà soát: Đặt ra một khoảng thời gian định kỳ để so sánh kế hoạch với thực tế. Đây là lúc bạn phát hiện những điểm lệch hướng, điều chỉnh công việc và đàm phán lại trước khi hạn chót có nguy cơ bị vi phạm.
Thời hạn thúc đẩy công việc, chứ không phải ý tưởng
Thời hạn có thể giúp bạn hoàn thành công việc, nhưng không phải lúc nào cũng giúp bạn suy nghĩ tốt hơn. Teresa Amabile từ Trường Kinh doanh Harvard đã nghiên cứu 238 chuyên gia thuộc 26 nhóm dự án tại 7 công ty và 3 ngành công nghiệp và phát hiện ra rằng, nói chung nên tránh áp lực thời gian quá cao khi việc suy nghĩ sáng tạo một cách nhất quán là điều quan trọng.
Cảm giác gấp gáp có thể khiến bạn nghĩ rằng mình đang làm việc với năng suất cao, nhưng nó thường đẩy người viết vào việc chọn ý tưởng an toàn nhất, cấu trúc hiển nhiên nhất và nguồn tham khảo đầu tiên phù hợp. Hãy tận dụng hạn chót để tạo động lực, nhưng hãy dành thời gian sớm hơn cho việc nghiên cứu, lập dàn ý và chỉnh sửa.
Cách Quản Lý Hạn Chót: Hệ Thống Sáu Bước
Quản lý thời hạn cho người viết bao gồm sáu bước có thể lặp lại: chia công việc thành các phần có thể ước lượng được, đặt thời hạn ưu tiên, lên lịch các phiên làm việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các bài viết cạnh tranh, theo dõi trạng thái và lập kế hoạch lại theo nhịp độ nhất định.
Dưới đây là quy trình, không phụ thuộc vào công cụ cụ thể. Bạn có thể áp dụng trên Bảng trắng, trong bảng tính hoặc trong phần mềm chuyên dụng. Các bước thực hiện quan trọng hơn công cụ bạn sử dụng.
1. Chia công việc cần hoàn thành thành các phần có thể ước lượng được
Đừng bao giờ đánh giá một dự án như một khối thống nhất. Hãy chia nó thành các giai đoạn mà bạn có thể phân tích cụ thể. Ví dụ, chia công việc sản xuất một báo cáo chuyên sâu thành các giai đoạn như nghiên cứu, phân tích dữ liệu, liên hệ với chuyên gia (SME), lập dàn ý, bản nháp đầu tiên, kiểm tra thông tin, chỉnh sửa, đánh giá của khách hàng và hoàn thiện.
Sau đó, hãy ước tính từng mục riêng biệt và cộng chúng lại với nhau.
Theo thời gian, một nhà văn đang theo dõi một vài dự án theo cách này sẽ xây dựng được một mức cơ sở cá nhân, và chính mức cơ sở đó là yếu tố giúp loại bỏ “sai lầm trong kế hoạch”.
Một ước tính hợp lý sẽ trông như thế này:
- Chỉnh sửa của khách hàng: 1 giờ
- Nghiên cứu: 2 giờ
- Dàn ý: 45 phút
- Bản nháp: 4 giờ
- Sửa đổi: 2 giờ
- Kiểm tra lần cuối: 45 phút
2. Cài đặt một hạn chót ưu tiên sớm hơn hạn chót cuối cùng
Hãy đặt một hạn chót cho công việc sớm hơn cho mỗi hạn chót bên ngoài.
Đối với công việc thường ngày, hãy đặt ngày đáo hạn sớm hơn một hoặc hai ngày so với ngày đáo hạn thực tế. Đối với các bài viết quan trọng, hãy dành riêng cả tuần trước đó làm khoảng thời gian dự phòng hiển thị, đặc biệt nếu công việc phụ thuộc vào nguồn tài liệu, sự phê duyệt hoặc nhiều vòng thẩm định.
Khoảng thời gian dự phòng này là nơi để xử lý những sự chậm trễ thông thường: phản hồi chậm trễ từ chuyên gia (SME), quá trình nghiên cứu lộn xộn, chỉnh sửa phức tạp hơn, hoặc bản nháp cần được rà soát thêm một lần nữa. Mục đích là để những sự chậm trễ đó không ảnh hưởng đến ngày mà khách hàng, trình chỉnh sửa hoặc nhà xuất bản đang chờ đợi.
Nguyên tắc chung: Nếu hạn chót cuối cùng là thứ Sáu, hãy đặt mục tiêu hoàn thành trước thứ Tư. Nếu hạn chót cuối cùng là Monday, hãy đặt mục tiêu hoàn thành vào thứ Năm hoặc thứ Sáu. Ngày sớm hơn sẽ là mốc thời gian bạn cần hướng tới để quản lý tiến độ.
Nhưng hãy nhớ rằng, khoảng thời gian dự phòng cũng có cái giá của nó. Nếu bạn liên tục hoàn thành công việc sớm hai ngày và còn dư thời gian, nghĩa là bạn đang đánh giá thấp khối lượng công việc. Khoảng thời gian dư thừa đó sẽ làm giảm khả năng đảm nhận công việc của bạn. Mục tiêu là có một khoảng thời gian dự phòng được sử dụng trong hầu hết các tuần, chứ không phải một khoảng thời gian quá lớn đến mức che giấu thời gian thực tế cần thiết để hoàn thành công việc. Nếu bạn không bao giờ sử dụng đến nó, hãy thu hẹp lại.
3. Lên lịch cho công việc, không chỉ đơn thuần là ngày đáo hạn
Hãy dành riêng các khung thời gian cụ thể trên lịch cho các phiên viết thực tế. Chia các công đoạn như nghiên cứu, lập dàn ý, viết bản nháp, chỉnh sửa và kiểm tra cuối cùng vào các khung thời gian riêng biệt, ngay cả khi mỗi khung thời gian đó ngắn. Điều này giúp bạn nhìn thấy rõ tiến độ công việc trước khi hạn chót đến gần.
Hãy tách biệt công việc chuyên sâu và công việc quản trị khi có thể. Việc nghiên cứu và soạn thảo trong cùng một phiên làm việc thường làm chậm cả hai quá trình, vì bạn liên tục phải chuyển đổi giữa việc tìm kiếm ý tưởng và phát triển chúng.
Một kế hoạch tốt hơn có thể trông như thế này:
- Monday: Nghiên cứu và ghi chú nguồn
- Thứ Ba: Lập dàn ý
- Thứ Tư: Bản nháp
- Thứ Năm: Sửa chữa và kiểm tra thông tin
- Thứ Sáu: Hoàn thiện lần cuối và bài nộp/gửi
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy xác định rõ từng phiên làm việc, đừng chỉ đơn thuần sắp xếp chúng. Một ô lịch cho bạn biết khi nào bạn sẽ viết; một khung thời gian cho bạn biết khi nào nên dừng lại. Dành 90 phút cho việc nghiên cứu, chứ không phải “sáng Monday”, và khối thời gian đó sẽ không còn âm thầm “nuốt chửng” cả ngày của bạn nữa. Đây cũng là lúc công việc đáng sợ trở nên dễ dàng hơn: “viết bản nháp toàn bộ” có thể khiến bạn bế tắc, nhưng “45 phút cho phần mở đầu” thì hoàn toàn có thể bắt đầu được. Sử dụng phương pháp chia khung thời gian hoặc đồng hồ Pomodoro để kiểm soát thời gian.
4. Xác định thứ tự ưu tiên khi các hạn chót trùng nhau
Khi có nhiều bài viết phải nộp trong cùng một khoảng thời gian ngắn, hãy sắp xếp trước khi bắt đầu. Sử dụng một bộ lọc đơn giản dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, đó là Ma trận Eisenhower:
- Khẩn cấp và quan trọng: Việc cần làm trước
- Quan trọng, không khẩn cấp: Lên lịch cho lần tiếp theo
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giảm bớt, dời lại hoặc giao cho người khác
- Cả hai đều không: Bỏ qua hoặc tạm gác lại
Đối với các nhà văn, “cấp bách và quan trọng” thường ám chỉ những bài viết có hạn chót bên ngoài nghiêm ngặt hoặc có thể ảnh hưởng thực sự đến danh tiếng. Bản nháp cho khách hàng phải nộp vào ngày mai sẽ được ưu tiên hơn so với việc chỉnh sửa nội bộ không quá quan trọng phải hoàn thành ngay hôm nay.
Đây cũng là lúc bạn cần đảm bảo chất lượng: nếu hai tác phẩm quan trọng phải cạnh tranh với nhau, đừng cố gắng đi sâu vào cả hai một cách như nhau. Hãy dời ngày hạn chót của một trong hai, cắt giảm phạm vi công việc hoặc gửi bản cập nhật trước khi công việc bị trễ hạn.
5. Hiển thị tiến độ
Trạng thái của dự án ở một nơi mà bạn có thể dễ dàng quan sát mà không cần phải kiểm tra ở năm nơi khác nhau.
Một bảng đơn giản với các cột “Việc cần làm”, “Soạn thảo”, “Đang xem xét” và “Đã xong” là đủ cho hầu hết các công việc viết lách. Đến thứ Tư, bạn nên có thể đánh giá được liệu hạn chót vào thứ Sáu là an toàn, có nguy cơ trễ hay đã bắt đầu trễ rồi.
Mục tiêu là cảnh báo sớm. Bạn muốn phát hiện sự chậm trễ khi còn hai ngày dự phòng, chứ không phải chỉ hai giờ trước khi bài nộp/gửi.
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy chọn công cụ có thể hiển thị loại tiến độ mà bạn đang tìm kiếm.
- Hãy sử dụng Novlr nếu bạn muốn có một không gian làm việc viết lách với tính năng theo dõi mục tiêu dành cho tiểu thuyết hoặc các dự án sáng tạo dài hơi.
- Hãy sử dụng Ulysses nếu bạn muốn thiết lập mục tiêu viết lách, hạn chót và mục tiêu hàng ngày trong một ứng dụng soạn thảo gọn gàng (được thiết kế dành riêng cho người dùng Apple)
6. Lập kế hoạch lại theo một nhịp độ cố định
Hãy xem lại kế hoạch thời hạn của bạn vào một thời điểm cố định.
Hãy thực hiện việc rà soát hàng ngày khi bạn đang trong giai đoạn bận rộn hoặc phải xử lý nhiều bài viết cùng lúc. Thực hiện việc rà soát hàng tuần khi Khối lượng công việc nhẹ hơn. Tần suất này rất quan trọng vì kế hoạch thời hạn thường nhanh chóng trở nên lỗi thời.
Trong mỗi lần rà soát, hãy kiểm tra ba điều sau:
- Điều gì đã thay đổi?
- Điều gì đang bị đe dọa lúc này?
- Điều gì cần được điều chỉnh, cắt giảm hoặc thương lượng lại?
Lập kế hoạch lại dựa trên những gì thực sự đã xảy ra, chứ không phải dựa trên những gì lịch trình ban đầu đã hứa hẹn. Nếu việc nghiên cứu mất nhiều thời gian hơn, hãy điều chỉnh dàn ý. Nếu việc chỉnh sửa kéo dài, hãy dành thời gian cho bước kiểm tra cuối cùng. Nếu hai hạn chót hiện đang trùng nhau, hãy quyết định ưu tiên cái nào trước khi tuần làm việc trở nên hỗn loạn.
Mẫu sẵn có để quản lý các hạn chót của bạn
Hãy sử dụng Mẫu Deadlines của ClickUp khi các công việc của bạn đang rối bời. Mẫu này sắp xếp mọi công việc và ngày đáo hạn vào một Danh sách công việc duy nhất, phân loại chúng theo Giai đoạn và di chuyển từng công việc qua các trạng thái "Việc cần làm", "Đang thực hiện" và "Đã xong", giúp bạn luôn biết rõ bước tiếp theo là gì.
Ví dụ ứng dụng: Bạn là một nhà văn đang phải xoay xở với bốn bản nháp, hai lần chỉnh sửa và một lần đánh giá, tất cả đều phải hoàn thành trong cùng một tuần. Chỉ cần thêm từng công việc vào, gắn thẻ theo Giai đoạn và mở chế độ xem Dòng thời gian dự án để xem công việc nào đang cấp bách. Khi thời hạn thay đổi, bạn chỉ cần kéo nó trong chế độ xem Lịch và toàn bộ lịch trình sẽ tự động điều chỉnh lại, không cần phải thiết lập lại từ đầu.
Cách quản lý nhiều dự án có thời hạn cạnh tranh
Cách làm hiển nhiên là ưu tiên xử lý công việc nào đến hạn trước. Nhưng đó thường là lựa chọn sai lầm. Dự án rủi ro nhất không phải là dự án có hạn chót gần nhất, mà là dự án cần phải có yếu tố khác trước khi có thể tiến hành: trích dẫn từ chuyên gia (SME), sự chấp thuận của khách hàng, phản hồi từ trình chỉnh sửa, đánh giá pháp lý hoặc quyền truy cập nguồn thông tin.
Hãy bắt đầu bài viết có nhiều mối liên hệ phụ thuộc trước khi bắt tay vào bài viết độc lập cấp bách. Giả sử đây là tuần của bạn:
| Dự án | Ngày đáo hạn | Rủi ro thực sự | Bước đầu tiên |
|---|---|---|---|
| Bản tin | Thứ Tư | Bạn đã có sẵn tài liệu rồi | Thứ Ba soạn thảo |
| Bài viết trên blog | Thứ Sáu | Cần ý kiến đóng góp từ chuyên gia trong lĩnh vực (SME) | Gửi câu hỏi vào Monday |
| Nghiên cứu điển hình | Monday | Cần sự chấp thuận của khách hàng | Hoàn thành bản nháp vào thứ Năm |
Bài viết trên blog dù là hạn chót cuối cùng nhưng lại được ưu tiên thực hiện trước, bởi vì một email vào thứ Hai chính là chìa khóa giúp giải quyết công việc vào thứ Năm. Đây chính là cách các nhà văn chuyên nghiệp vượt qua những hạn chót chồng chéo: họ tách biệt thời gian viết lách khỏi thời gian chờ đợi.
Nhà báo Sophie Haigney chia sẻ phiên bản thực tế. Tại tờ San Francisco Chronicle, cô viết trung bình bốn bài báo mỗi ngày, có khi lên đến 11 bài, và đã học cách sắp xếp cuộc sống xoay quanh những “thời hạn gắt gao”. Cô cũng chỉ có thể tập trung thực hiện công việc hiệu quả khoảng hai giờ cho một dự án trước khi phải chuyển sang công việc khác.
Bài học: Không phải dự án nào cũng cần mức độ tập trung như nhau. Có những dự án cần một khối thời gian liên tục hai giờ. Có những dự án chỉ cần gửi một email ngay hôm nay để người khác có thể tiếp tục công việc vào ngày mai.
Dưới đây là video hướng dẫn chi tiết về một hệ thống lịch được thiết kế riêng cho mục đích này. Hệ thống này kết hợp các hạn chót dài hạn với các ưu tiên hàng ngày để hai yếu tố này không bao giờ gây bất ngờ cho nhau.
Xem thêm: Cách quản lý nhiều dự án
Các công cụ quản lý thời hạn: Những yếu tố cần lưu ý
Tất nhiên, phần mềm sẽ không thể khắc phục được một quy trình quản lý thời hạn bị hỏng. Nhưng công cụ phù hợp có thể giúp quy trình công việc diễn ra suôn sẻ hơn và khó bị chệch hướng hơn.
Để quản lý thời hạn, hãy chú ý đến bốn yếu tố sau:
- Một cách để lên lịch cho công việc thực tế, chứ không chỉ đơn thuần là ngày đáo hạn
- Các phụ thuộc, để khi một công việc bị trễ, bạn có thể thấy ngay những công việc khác bị ảnh hưởng
- Một chế độ xem hiển thị trạng thái rõ ràng, giúp phát hiện rủi ro trước khi đến hạn chót
- Các nhắc nhở, để hệ thống không phụ thuộc vào trí nhớ
Dưới đây là những loại công cụ chính mà bạn sẽ thấy hữu ích:
Các công cụ quản lý lịch
Ở mức độ đơn giản nhất, một ứng dụng lịch có thể đáp ứng hai trong số bốn yếu tố trên. Ứng dụng này giúp quản lý thời gian và thiết lập các thông báo nhắc nhở, đồng thời là công cụ nhanh nhất để bắt đầu khi bạn chỉ phải xử lý một vài bài viết cùng lúc.
- Lịch Google/Apple Calendar: Thêm ngay một phiên viết vào lịch và nhận thông báo nhắc nhở trước khi bắt đầu. Miễn phí, tức thì, không cần thiết lập
- Todoist: Một danh sách công việc có ngày đáo hạn và lời nhắc nhở định kỳ, lý tưởng cho các nhà văn làm việc độc lập muốn quản lý hạn chót mà không cần đến phần mềm phức tạp.
- Các ứng dụng quản lý thời gian theo khung giờ như Sunsama hoặc Akiflow: Tập hợp các công việc và khung thời gian trong lịch vào một chế độ xem duy nhất để bạn có thể lên lịch công việc, chứ không chỉ đơn thuần ghi lại ngày đáo hạn
Các ứng dụng theo dõi thời gian
Còn có một bước mà hầu hết các nhà văn thường bỏ qua. Bạn không thể ước lượng thời gian cho một giai đoạn nào đó cho đến khi biết chính xác nó thực sự mất bao lâu, vì vậy công cụ theo dõi thời gian chính là yếu tố giúp thiết lập cơ sở dữ liệu đó. Các công cụ như Toggl Track hoặc RescueTime ghi lại thời gian thực tế dành cho nghiên cứu, soạn thảo và chỉnh sửa, giúp bạn đưa ra con số dựa trên dữ liệu thay vì phỏng đoán.
Phần mềm quản lý công việc
Khoảng trống này xuất hiện khi công việc trở nên phức tạp hơn. Lịch có thể cho biết thời điểm một công việc phải hoàn thành, nhưng không thể cho biết bản nháp đang bị kẹt ở khâu thẩm định, bị chặn bởi nguồn thông tin hay đang chờ chỉnh sửa. Đó là phần “mối quan hệ phụ thuộc và trạng thái” trong danh sách công việc, và cũng là nơi mà lịch tỏ ra bất lực.
Phần mềm quản lý công việc chuyên dụng chính là giải pháp giúp giải quyết cả bốn vấn đề này cùng một lúc. Các công cụ như ClickUp, Asana hoặc Trello kết nối các công việc, trạng thái, hạn chót, mối phụ thuộc và nhắc nhở trên cùng một giao diện, nhờ đó nếu một công việc bị trễ, toàn bộ quy trình phía sau sẽ bị ảnh hưởng theo.
Đổi lại, bạn sẽ phải dành thời gian để thiết lập hệ thống, nhưng điều này hoàn toàn xứng đáng khi bạn phải quản lý nhiều dự án, vòng đánh giá hoặc các bên liên quan cùng một lúc.
Các loại nhà văn khác nhau có thể quản lý thời hạn như thế nào: Mẹo và công cụ
Không phải nhà văn nào cũng cần cùng một hệ thống hạn chót. Cách thiết lập tốt nhất là bảo vệ phần công việc dễ bị trễ nhất.
| Loại nhà văn | Rủi ro lớn nhất liên quan đến hạn chót | Cách quản lý | Công cụ nên thử |
|---|---|---|---|
| Tác giả sách | Một hạn chót còn xa khiến dự án bị trì hoãn | Đặt hạn chót cho từng chương và mục tiêu số từ hàng tuần. Chia các giai đoạn nghiên cứu, soạn thảo, chỉnh sửa và nhận phản hồi thành các giai đoạn riêng biệt | Scrivener: Theo dõi các mục tiêu về phiên làm việc, tài liệu và dự án cho các bản thảo dài |
| Các nhà văn tự do | Các hạn chót của khách hàng trùng nhau trong cùng một tuần | Hãy duy trì một chế độ xem các ngày đáo hạn. Đặt các ngày đáo hạn nội bộ sớm hơn một hoặc hai ngày so với ngày đáo hạn của khách hàng | Toggl Track: Theo dõi thời gian theo từng khách hàng và dự án, giúp các ước tính dựa trên dữ liệu thực tế |
| Người viết nội dung | Quá trình duyệt và chỉnh sửa thường mất nhiều thời gian hơn so với việc viết bản nháp | Lập bản đồ quy trình làm việc đầy đủ: bản tóm tắt, dàn ý, bản nháp, đánh giá của chuyên gia (SME), chỉnh sửa, kiểm tra chất lượng (QA) và tải lên | ClickUp: Giúp kết nối các bản tóm tắt, tài liệu, người phụ trách, ngày đáo hạn, trạng thái và lịch nội dung với nhau |
| Nhà báo | Thời gian hoàn thành gấp rút khiến các nguồn tài liệu trở nên rời rạc | Gửi yêu cầu phỏng vấn sớm. Duy trì một tệp nguồn cập nhật liên tục và viết dựa trên những thông tin đã được xác nhận | Raindrop.io: Lưu trữ các bài viết, tệp PDF, trang web và liên kết nguồn vào các bộ sưu tập có thể tìm kiếm |
| Các nhà văn học thuật | Công tác nghiên cứu ngày càng mở rộng và khiến bản nháp bị trì hoãn | Cài đặt một hạn chót cho việc nghiên cứu. Phân loại các nguồn “sử dụng ngay” và “đọc sau” | Zotero: Sắp xếp, ghi chú, trích dẫn và chia sẻ các nguồn tài liệu nghiên cứu |
| Các nhà viết quảng cáo | Phản hồi có thể thay đổi hướng đi vào phút chót | Xác định rõ yêu cầu trước khi bắt đầu soạn thảo: đề xuất, đối tượng mục tiêu, luận điểm, lời kêu gọi hành động (CTA), người chịu trách nhiệm và ngày phê duyệt | Milanote: Tạo bản tóm tắt trực quan, thư viện tài liệu tham khảo, ghi chú chiến dịch và bảng tham khảo |
| Các nhà viết kỹ thuật | Việc đánh giá của các chuyên gia (SME) trở thành điểm nghẽn | Hãy đặt một hạn chót riêng cho việc xem xét của chuyên gia (SME). Hãy đặt những câu hỏi cụ thể, chứ không phải chỉ hỏi “Ý kiến thế nào?” | MadCap Flare: Hỗ trợ nội dung có thể tái sử dụng, soạn thảo có cấu trúc và xuất bản từ một nguồn duy nhất |
| Người viết đơn xin tài trợ | Các tệp đính kèm và các bước phê duyệt chồng chất khi gần đến hạn bài nộp/gửi | Hãy thực hiện công việc ngược từ ngày đáo hạn. Đặt các mốc kiểm tra cho ngân sách, thư từ, đánh giá và tải lên | Instrumentl: Giúp các nhóm xin tài trợ tìm kiếm, soạn thảo, quản lý và hợp tác trong các dự án xin tài trợ |
| Các nhà biên kịch | Việc sửa chữa và viết lại cứ ngày càng kéo dài | Đặt các mốc quan trọng cho bản nháp: phác thảo, bản nháp đầu tiên, đọc thử, chỉnh sửa, hoàn thiện cuối cùng | Beat: Ứng dụng viết kịch bản miễn phí với định dạng gọn gàng và các dấu hiệu chỉnh sửa |
| Trình chỉnh sửa | Bản thảo nộp muộn sẽ làm giảm thời gian xem xét | Hãy đặt thời hạn nộp bản nháp sớm hơn. Nếu bản nháp được nộp muộn, hãy thu hẹp phạm vi chỉnh sửa | Draftable: So sánh các phiên bản giữa các tài liệu Word, PDF, PowerPoint và tệp văn bản |
Thông tin thú vị: Ernest Hemingway tuân thủ những thói quen nghiêm ngặt, viết vào sáng sớm và chỉ dừng lại khi cảm thấy đã đạt đến đỉnh cao sáng tạo. Ông khẳng định thói quen này đã giúp ông hoàn thành đúng hạn mà không bị kiệt sức.
Cách quản lý thời hạn viết lách trong ClickUp
Tất cả các bước trên đều có thể thực hiện trên bảng tính hoặc lịch. Chúng tôi sử dụng ClickUp vì nền tảng này tập trung bốn yếu tố cần thiết cho hệ thống quản lý hạn chót (công việc được lên lịch, mối quan hệ phụ thuộc, trạng thái hiển thị và lời nhắc nhở) vào một nơi duy nhất thay vì phải chia ra bốn nơi khác nhau. Dưới đây là nơi thực hiện từng bước trong hướng dẫn này.
Lưu giữ bản tóm tắt, ghi chú và bối cảnh bản nháp trong ClickUp Tài liệu
Trước khi lập kế hoạch, chúng ta cần đảm bảo rằng toàn bộ bối cảnh bài viết được tập trung tại một nơi duy nhất. Điều đó có nghĩa là bản tóm tắt, dàn ý, các liên kết nguồn, ghi chú của chuyên gia (SME) và chi tiết bàn giao cuối cùng không bị phân tán trên năm công cụ khác nhau. Tất cả đều được lưu trữ trong một tài liệu ClickUp Doc, với các trang lồng nhau.
Điều này mang lại ba lợi ích:
- Người viết biết rõ bài viết đó cần truyền tải điều gì
- Trình chỉnh sửa có thể kiểm tra góc nhìn, nguồn thông tin và các ghi chú đánh giá tại một nơi duy nhất
- Người chịu trách nhiệm công việc có thể kết nối tài liệu (Doc) với công việc có hạn chót thay vì phải tìm kiếm bối cảnh sau này
Ví dụ, một bài đăng trên blog trong Docs có thể chứa góc nhìn đã được phê duyệt, các tài liệu đính kèm và các bình luận được giao. Một tính năng khác mà chúng tôi sử dụng hàng ngày là “Mối quan hệ”. Tính năng này cho phép bạn kết nối các tài liệu (Docs) với các công việc, nhờ đó kế hoạch viết lách và công việc thực tế luôn được liên kết chặt chẽ với nhau.
Chia nhỏ hạn chót thành các nhiệm vụ ClickUp và công việc con trong ClickUp
Khi nội dung đã có trong Google Docs, chúng ta sẽ chia nhỏ công việc thêm nữa. Nhiệm vụ “Viết bài blog” trong nhiệm vụ ClickUp sẽ được chia thành các công việc con (nghiên cứu, lập dàn ý, viết bản nháp, chuyển cho trình chỉnh sửa, nhận phản hồi từ chuyên gia, chỉnh sửa, tải lên).
Trong ClickUp, mỗi công việc con đều có thể có người phụ trách, ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên và trạng thái riêng. Điều này giúp công việc được thực hiện một cách trung thực và hoàn toàn minh bạch. Tiếp theo, chúng ta sẽ kết nối các giai đoạn này với các mối phụ thuộc, vì một số công việc viết lách không thể bắt đầu cho đến khi người khác hoàn thành phần việc của họ.
Lập kế hoạch cho tuần trong Lịch, sau đó kiểm tra lại tính hợp lý trong Chế độ xem Khối lượng công việc
ClickUp Calendar sắp xếp công việc viết lách xung quanh các cuộc họp, cuộc gọi, buổi đánh giá và các buổi kiểm tra tiến độ của nhóm. Với tính năng phân bổ thời gian bằng AI, nhóm của chúng tôi nhận được các đề xuất về phiên làm việc dựa trên ước lượng thời gian hoàn thành công việc.
Chúng tôi cũng sử dụng tính năng Khối lượng công việc để theo dõi sức chứa thực tế của nhóm theo thời gian. Nếu một tác giả phải xử lý ba bài viết nặng cùng lúc, chúng tôi có thể phát hiện sớm và điều chỉnh công việc trước khi hạn chót trở nên rối ren.
Hãy tận dụng sự hỗ trợ từ ClickUp AI và các chuyên gia nội dung để nhanh chóng thoát khỏi bế tắc
Khi các hạn chót chồng chất, chính việc viết lách hiếm khi là điểm nghẽn. Vấn đề nằm ở việc biết nên tập trung vào việc gì trước tiên. ClickUp Brain hoạt động xuyên suốt các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện và công việc kết nối, giúp bạn có thể đặt các câu hỏi như:
- “Những hạn chót viết lách nào có nguy cơ bị trễ trong tuần này?”
- “Dựa trên các ngày đáo hạn và các trở ngại, chúng ta nên ưu tiên việc gì trước tiên?”
- “Những bản nháp nào đang chờ được xem xét?”
- “Hãy biến những ghi chú này thành các công việc chỉnh sửa.”
Nó cũng giải quyết phần mà mọi nhà văn đều e ngại: bản nháp thứ không. Đó là bản nháp đầu tiên lộn xộn, giúp đưa từ ngữ lên trang giấy và cung cấp cho bạn một nền tảng để chỉnh sửa.
Chúng tôi cũng có một phạm vi các “Siêu đại lý” chuyên trách về nội dung và tiếp thị trong ClickUp, tự động xử lý các bản nháp, lịch nội dung, việc viết lại, v.v. Mỗi “Siêu đại lý” được thiết kế dành riêng cho một công việc nội dung cụ thể, giúp bạn dễ dàng lựa chọn “Siêu đại lý” phù hợp nhất với công việc hiện tại.
Dưới đây là một cái nhìn sơ lược về cách chúng tôi sử dụng các đại lý nội dung trong nội bộ:
Một người đánh giá trên G2 gần đây đã đề cập:
Điểm thu hút lớn nhất đối với tôi chính là tính năng tích hợp. Tôi rất thích việc có thể gom gọn hàng chục ứng dụng khác nhau vào một nền tảng duy nhất này. Tôi chủ yếu sử dụng nó để quản lý các dự án phức tạp và duy trì liên lạc thường xuyên với những người tôi đang công việc.
Trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp sẵn cũng đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của tôi; tôi sử dụng nó liên tục để sắp xếp suy nghĩ khi chúng còn hơi lộn xộn và để hoàn thiện bài viết bằng cách sửa chữa những lỗi nhỏ. Nó giống như có cả một người quản lý dự án và một trình chỉnh sửa gộp lại thành một.
Điểm thu hút lớn nhất đối với tôi chính là tính năng tích hợp. Tôi rất thích việc có thể gom gọn hàng chục ứng dụng khác nhau vào một nền tảng duy nhất này. Tôi chủ yếu sử dụng nó để quản lý các dự án phức tạp và duy trì liên lạc thường xuyên với những người tôi đang công việc.
Trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp sẵn cũng đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của tôi; tôi sử dụng nó liên tục để sắp xếp suy nghĩ khi chúng còn hơi lộn xộn và để hoàn thiện bài viết bằng cách sửa chữa những lỗi nhỏ. Nó giống như có cả một người quản lý dự án và một trình chỉnh sửa gộp lại thành một.
Khi nào thì ClickUp không phải là lựa chọn phù hợp?
Nếu công việc của bạn chỉ bao gồm một vài hạn chót có thể dự đoán được mỗi tháng, một lịch làm việc và khoảng thời gian dự phòng sẽ giúp bạn hoàn thành phần lớn công việc mà không cần nhiều bước thiết lập. ClickUp sẽ phát huy hết tác dụng khi bạn đang thực hiện nhiều dự án cùng lúc, phối hợp với trình chỉnh sửa hoặc khách hàng, hoặc đơn giản là đã chán ngán việc kế hoạch của mình trở nên lỗi thời mỗi khi có sự thay đổi.
Các công cụ miễn phí mà nhà văn có thể sử dụng để quản lý thời gian
Hầu hết các công đoạn không mấy hấp dẫn (dự toán, phân chia giai đoạn, tập trung, tuân thủ số từ) đều có các công cụ miễn phí được thiết kế riêng cho mục đích đó, không cần đăng ký hay sử dụng công thức bảng tính.
- Cold Turkey Writer : Khóa toàn bộ máy tính của bạn cho đến khi bạn đạt được mục tiêu về thời gian hoặc số từ. Đây là giải pháp mạnh mẽ nhất để chấm dứt vòng luẩn quẩn “Tôi chỉ kiểm tra một thứ thôi” – thứ thường phá hỏng quá trình viết bản nháp – và biến hạn chót thành một điều mà chính máy tính của bạn sẽ buộc bạn phải tuân thủ.
- Just Write : Một trang toàn màn hình không có nút xóa. Tính năng này buộc bạn phải viết bản nháp đầu tiên dù còn lộn xộn, vì bạn phải ngừng chỉnh sửa câu thứ nhất trong khi câu thứ mười hai vẫn chưa được viết ra
- Hẹn giờ Writing Sprint của Authorlytica : Một công cụ hẹn giờ Pomodoro đồng thời ghi lại số từ mỗi phút và lịch sử các phiên làm việc của bạn. Sau một tuần, bạn có thể xem tốc độ soạn thảo của mình và thời điểm nào là hiệu quả nhất, đây chính là dữ liệu giúp loại bỏ sự phỏng đoán trong các ước tính của bạn
- wordkit : Tính số từ theo thời gian thực cùng với chỉ số dễ đọc, cảnh báo câu dài và phát hiện giọng bị động ngay khi bạn gõ, tất cả đều chạy trực tiếp trên trình duyệt của bạn. Rất tiện lợi để thực hiện bước chỉnh sửa cuối cùng nhanh chóng mà không cần dán bản nháp chưa xuất bản lên máy chủ của người khác
- ClickUp Online Notepad : Các tab, danh sách kiểm tra và tính năng tự động lưu cho những ghi chú và ý tưởng chưa hoàn thiện tích tụ trong quá trình thực hiện dự án. Giúp tập hợp các bản tóm tắt, những dòng ghi chép ngẫu hứng và danh sách việc cần làm vào một nơi duy nhất, thay vì rải rác trên các tờ giấy dán ghi chú và ba ứng dụng khác.
- Bộ đếm thời gian Pomodoro trực tuyến : Một công cụ đếm thời gian trên trình duyệt giúp chia công việc thành các phiên làm việc tập trung kéo dài 25 phút, xen kẽ với những khoảng nghỉ ngắn. Đây là cách đơn giản nhất để biến một khoảng thời gian viết bản nháp trở nên dễ bắt đầu hơn, vì bạn chỉ cần commit (cam kết) làm việc trong 25 phút mỗi lần
Điều cần biết: Mỗi phương pháp này chỉ giải quyết một khía cạnh riêng lẻ. Đây là cách nhanh nhất để thử nghiệm một phần của hệ thống ngay hôm nay. Khi bạn thấy mình phải xoay xở với năm phương pháp cùng lúc, đó chính là dấu hiệu cho thấy công việc đã vượt ra ngoài khả năng của các công cụ độc lập và cần được kết nối lại thành một hệ thống thống nhất.
Xây dựng một hệ thống giúp bạn không còn bỏ lỡ hạn chót
Việc không kịp hạn chót không phải là khuyết điểm về tính cách; đó là lỗ hổng trong kế hoạch. Hãy ước tính các giai đoạn, đặt một mốc thời gian sớm hơn so với mốc mà mọi người đang theo dõi, ghi công việc thực tế vào lịch, và đối chiếu kế hoạch với thực tế trước khi tuần làm việc quyết định thay cho bạn.
Việc cần làm là làm được điều đó, hạn chót sẽ không còn là vách đá mà bạn đang lao tới, mà trở thành một chuỗi các mốc kiểm tra nhỏ mà bạn đã vượt qua. Đó chính là bí quyết: không phải thực hiện công việc cật lực vào đêm trước, mà là xây dựng một kế hoạch có sự điều chỉnh sớm, khi bạn vẫn còn dư địa để điều chỉnh.
Đăng ký sử dụng ClickUp để thực hiện bước đầu tiên hướng tới việc viết lách không căng thẳng miễn phí.
Các câu hỏi thường gặp về quản lý thời hạn dành cho các nhà văn
Việc cần làm khi biết mình sẽ không kịp hạn chót là gì?
Hãy thông báo cho khách hàng hoặc trình chỉnh sửa ngay khi bạn chắc chắn, chứ không phải đến tận ngày đáo hạn. Đề xuất một ngày mới cụ thể và, nếu cần, đề nghị cắt giảm phạm vi công việc để một phần công việc vẫn được hoàn thành đúng hạn. Giao tiếp sớm sẽ bảo vệ mối quan hệ; còn việc im lặng khi trễ hạn mới là điều làm tổn hại đến lòng tin. Hãy gửi thông báo cập nhật ngay khi quy trình kiểm tra của bạn phát hiện rủi ro, khi vẫn còn thời gian để đàm phán lại.
Mất bao lâu để viết một bài blog dài 1.000 từ?
Hãy lên kế hoạch dành khoảng ba đến bốn giờ công việc tập trung, mặc dù các bài viết đòi hỏi nhiều nghiên cứu có thể mất nhiều thời gian hơn. Khảo sát hàng năm về viết blog của Orbit Media cho thấy thời gian trung bình để hoàn thành một bài viết là dưới 3,5 giờ và khoảng 1.300 từ. Con số này chỉ bao gồm thời gian soạn thảo, vì vậy hãy tính thêm thời gian riêng cho việc nghiên cứu, lập dàn ý, kiểm tra thông tin và định dạng khi ước lượng thời hạn.
Liệu thời hạn có thực sự giúp nâng cao năng suất viết lách không?
Đúng vậy, nhưng các hạn chót được phân bổ đều đặn sẽ hiệu quả hơn so với một hạn chót duy nhất. Trong nghiên cứu năm 2002 của Ariely và Wertenbroch, những người tham gia công việc hướng tới các hạn chót trung gian được phân bổ đều đặn đã đạt kết quả tốt hơn và trì hoãn ít hơn so với những người chỉ nhắm đến ngày kết thúc duy nhất. Đối với các nhà văn, điều đó có nghĩa là chia nhỏ các hạn chót (nghiên cứu, bản nháp, chỉnh sửa) thay vì dồn tất cả vào ngày bài nộp/gửi.
Một nhà văn chuyên nghiệp có thể viết được bao nhiêu từ trong một ngày?
Hầu hết các chuyên gia duy trì được khoảng 1.000 đến 2.000 từ hoàn chỉnh mỗi ngày, chưa tính thời gian nghiên cứu và chỉnh sửa. Stephen King đặt mục tiêu 2.000 từ mỗi ngày, trong khi Graham Greene tự đặt ra mức 500 từ một cách nghiêm ngặt. Sản phẩm thô không đồng nghĩa với bản thảo sẵn sàng xuất bản, vì vậy một hạn chót hàng ngày thực tế cần tính đến thời gian sửa chữa, chứ không chỉ tốc độ viết bản nháp đầu tiên.
Làm thế nào để tránh việc bỏ lỡ hạn chót viết lách?
Hãy ước tính thời gian cho từng giai đoạn công việc một cách riêng biệt, sau đó đặt một hạn chót ưu tiên sớm hơn so với ngày khách hàng yêu cầu, để có khoảng trống dự phòng cho những trường hợp chậm trễ. Lên lịch cụ thể cho các phiên viết thay vì chỉ ghi chú ngày đáo hạn, và rà soát kế hoạch theo chu kỳ cố định để phát hiện sớm những sai lệch. Việc không hoàn thành đúng hạn thường xuất phát từ vấn đề cấu trúc, chứ không phải do thiếu kỷ luật, vì vậy giải pháp là một kế hoạch được xây dựng tốt hơn, chứ không phải là sự kiên định nhiều hơn.
Làm thế nào để đặt hạn chót cho một dự án dài hơi như viết sách?
Hãy tính ngược từ ngày hoàn thành để xác định các cột mốc trung gian, sau đó chuyển đổi chúng thành mục tiêu số từ hàng ngày hoặc hàng tuần. Một công cụ tính toán viết sách có thể tự động chuyển đổi tổng số từ và ngày kết thúc thành mục tiêu cho mỗi phiên công việc. Trong trường hợp này, các cột mốc trung gian quan trọng hơn cột mốc cuối cùng: các cột mốc kiểm tra theo từng giai đoạn giúp dự án kéo dài nhiều tháng không bị trôi dạt, điều mà một ngày đáo hạn duy nhất ở xa không bao giờ phát hiện ra cho đến khi đã quá muộn.