Bạn đã bao giờ cảm thấy các cuộc hội thoại tại nơi làm việc kết thúc mà không có sự hiểu biết hoặc kết nối thực sự? Đây là một thách thức phổ biến, đặc biệt là trong môi trường bận rộn, nơi mà sự xao lãng và thời hạn là chủ yếu. Tuy nhiên, một kỹ năng mạnh mẽ có thể thay đổi cách các nhóm giao tiếp và hợp tác: lắng nghe tích cực tại nơi làm việc.
Lắng nghe tích cực không chỉ là nghe lời nói, mà còn là sự hiện diện trọn vẹn, hiểu ý định và phản hồi một cách chu đáo. Kỹ năng này có thể thay đổi cuộc chơi cho các chuyên gia và trưởng nhóm, xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn, giảm xung đột và mang lại kết quả tốt hơn.
Trong blog này, chúng ta sẽ khám phá lắng nghe tích cực là gì, tại sao nó lại quan trọng và cách bạn có thể thực hành hiệu quả để tạo ra một nơi làm việc năng suất và gắn kết hơn.
Cách thực hành lắng nghe tích cực tại nơi làm việc
Nghe tích cực là gì?
Lắng nghe tích cực là quá trình tập trung hoàn toàn vào, hiểu và diễn giải những gì người nói đang truyền đạt, cả bằng lời nói và ngôn ngữ cơ thể. Nó không chỉ đơn thuần là nghe lời nói—mà còn đòi hỏi sự tham gia tích cực để nắm bắt ý nghĩa và ý định đằng sau chúng.
Phương pháp giao tiếp này giúp người nghe tập trung vào cuộc hội thoại và đảm bảo họ phản hồi một cách cân nhắc thay vì phản ứng bốc đồng.
Bằng cách thành thạo kỹ năng lắng nghe tích cực, các chuyên gia có thể tạo ra một môi trường tin tưởng, tôn trọng và cải thiện đối thoại. Đây là kỹ năng cơ bản để cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc và động lực của nhóm.
Đọc thêm: 12 ví dụ về chiến lược giao tiếp tại nơi làm việc
Lợi ích của kỹ năng lắng nghe tích cực trong môi trường làm việc
Lắng nghe tích cực tại nơi làm việc không chỉ là một công cụ giao tiếp, mà còn là một chiến lược để cải thiện hiệu quả của nhóm và thúc đẩy môi trường hợp tác. Khi các chuyên gia lắng nghe tích cực, họ tạo ra bầu không khí tôn trọng và hiểu biết lẫn nhau, từ đó tác động tích cực đến năng suất và tinh thần làm việc.
Các lợi ích chính bao gồm:
- Củng cố mối quan hệ chuyên nghiệp: Lắng nghe chăm chú giúp đồng nghiệp cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao, từ đó xây dựng lòng tin và tăng cường sự hợp tác
- Cải thiện động lực nhóm: Lắng nghe tích cực quan điểm của người khác giúp thống nhất mục tiêu và đảm bảo mọi người đều có chung quan điểm
- Nâng cao khả năng giải quyết vấn đề: Hiểu rõ những điểm tinh tế trong cuộc thảo luận giúp đưa ra các giải pháp sáng tạo hơn và tránh hiểu lầm
- Giải quyết xung đột: Kỹ năng lắng nghe tích cực giúp giảm thiểu hiểu lầm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trung gian giải quyết mâu thuẫn và giải quyết các vấn đề một cách bình tĩnh
- Ra quyết định tốt hơn: Lắng nghe cẩn thận các quan điểm đa dạng đảm bảo quyết định được đưa ra dựa trên thông tin đầy đủ và bao quát
Tác động của kỹ năng lắng nghe tích cực đối với văn hóa doanh nghiệp:
- Điều này giúp giảm thói quen lắng nghe thụ động, thường dẫn đến lỗi và sự chậm trễ
- Các nhóm thực hành lắng nghe tích cực báo cáo mức độ tham gia và năng suất cao hơn
- Những nhà lãnh đạo áp dụng kỹ thuật lắng nghe tích cực tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và minh bạch hơn
Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy được thấu hiểu, họ sẽ có xu hướng đóng góp ý kiến có ý nghĩa hơn và duy trì động lực làm việc. Các công cụ năng suất như ClickUp Meetings có thể hỗ trợ kỹ năng lắng nghe tích cực bằng cách hợp lý hóa việc quản lý và theo dõi công việc, đảm bảo các cuộc thảo luận dẫn đến kết quả có thể thực hiện được.
Lắng nghe tích cực đòi hỏi sự cam kết nhưng mang lại lợi ích đáng kể cho cá nhân và tổ chức.
Xem thêm: Làm thế nào để thành thạo kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân?
Kỹ năng lắng nghe tích cực
Để thành thạo kỹ năng lắng nghe tích cực tại nơi làm việc, bạn cần nuôi dưỡng tư duy tích cực, áp dụng các kỹ thuật cụ thể và luyện tập liên tục. Những kỹ năng này giúp các chuyên gia và trưởng nhóm tại nơi làm việc cải thiện giao tiếp và thúc đẩy sự hợp tác có ý nghĩa.
✨Thông tin thú vị: Nghiên cứu cho thấy, trung bình mỗi người nghe khoảng 20.000 đến 30.000 từ trong một kỳ 24 giờ!
3 nguyên tắc cơ bản của kỹ năng lắng nghe tích cực: thái độ, sự tập trung và sự điều chỉnh
- Thái độ: Lắng nghe tích cực bắt đầu từ một tâm thế cởi mở và sẵn sàng tiếp nhận. Hãy tiếp cận mọi tương tác với mục đích hiểu rõ hơn là phản ứng. Tránh những giả định hoặc thành kiến có thể làm mờ đi sự hiểu biết
- Lưu ý: Tập trung hoàn toàn vào người nói bằng cách loại bỏ mọi yếu tố gây xao nhãng. Thể hiện sự chú ý thông qua tiếp xúc bằng mắt, gật đầu và tránh ngắt lời
- Điều chỉnh: Thích ứng với giọng điệu, tốc độ và phong cách giao tiếp của người nói. Sự linh hoạt này giúp thu hẹp khoảng cách và đảm bảo cuộc hội thoại diễn ra suôn sẻ
7 kỹ thuật để nâng cao kỹ năng lắng nghe tích cực
- Diễn giải lại những gì bạn nghe: Tóm tắt những điểm chính của người nói để đảm bảo sự hiểu biết lẫn nhau
- Đặt câu hỏi làm rõ: Tìm kiếm chi tiết hoặc ví dụ để hiểu rõ hơn các ý tưởng phức tạp
- Quan sát các tín hiệu phi ngôn ngữ: Tập trung vào cử chỉ, giọng điệu và biểu cảm khuôn mặt để nắm bắt toàn bộ thông điệp
- Giữ im lặng khi cần thiết: Để người nói có thể bày tỏ ý kiến một cách đầy đủ mà không bị gián đoạn
- Tập trung vào cảm xúc: Nhận ra cảm xúc đằng sau lời nói để xây dựng sự đồng cảm và kết nối
- Rèn luyện sự kiên nhẫn: Cho người nói thời gian để trình bày ý kiến của họ mà không vội vàng trả lời
- Sử dụng cử chỉ khẳng định: Khuyến khích người nói bằng cách gật đầu hoặc sử dụng các câu khẳng định như "Tôi hiểu" hoặc "Tiếp tục đi."
Với việc luyện tập liên tục, những kỹ thuật này sẽ giúp bạn xây dựng kỹ năng lắng nghe tích cực vững vàng hơn, từ đó giúp các chuyên gia tham gia hiệu quả vào các cuộc hội thoại và thúc đẩy văn hóa tôn trọng và thấu hiểu lẫn nhau.
Đọc thêm: Làm thế nào để trở thành một thành viên nhóm xuất sắc?
Cách thực hành kỹ năng lắng nghe tích cực trong môi trường làm việc
Thực hành lắng nghe tích cực tại nơi làm việc đòi hỏi các kỹ thuật có chủ ý nhằm cải thiện giao tiếp và đảm bảo mọi thành viên trong nhóm cảm thấy được trân trọng. Dưới đây là cách bạn có thể thành thạo kỹ năng này:
Tập trung hoàn toàn
Để thực sự lắng nghe, loại bỏ mọi yếu tố gây xao lãng. Tắt thông báo, đóng các tab không liên quan và tập trung toàn bộ sự chú ý vào người nói.
Duy trì giao tiếp bằng mắt và tương tác bằng các cử chỉ không lời, như gật đầu, cho thấy bạn đang tham gia tích cực vào cuộc hội thoại.
Trong các cuộc họp, sử dụng ClickUp Docs để ghi lại các điểm quan trọng và nắm bắt luồng thảo luận trong thời gian thực.
Điều này đảm bảo các phản hồi, ý tưởng và mục hành động quan trọng được ghi lại ở một nơi, giúp dễ dàng tham khảo và hành động sau này. Nó cũng đảm bảo bạn không phải lo lắng về việc nhớ tất cả mọi thứ và có thể tập trung vào thời điểm hiện tại.
Sự hiện diện trọn vẹn, cả về tinh thần lẫn thể chất, sẽ giúp bạn nâng cao khả năng lắng nghe và thúc đẩy kết nối mạnh mẽ hơn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Trong cuộc họp ảo, sử dụng ClickUp Clips để ghi lại màn hình của bạn để bạn có thể tập trung vào việc lắng nghe. Sau đó, bạn có thể sử dụng ClickUp Brain để ghi chép lại cuộc họp và trích xuất những điểm chính.
Thể hiện sự hiểu biết
Chủ động thừa nhận suy nghĩ và ý kiến của người nói cho thấy bạn coi trọng ý kiến của họ và đang lắng nghe một cách chăm chú. Những lời khẳng định bằng lời nói như "Tôi hiểu" hoặc "Đó là một ý kiến hay" cho thấy bạn đang hoàn toàn tập trung.
Tóm tắt lại thông điệp của họ, ví dụ như nói: "Vậy ý bạn là…" không chỉ thể hiện sự quan tâm mà còn đảm bảo rằng bạn đã hiểu đúng quan điểm của họ.
Để hợp tác nhóm hiệu quả, hãy sử dụng ClickUp Chat để chia sẻ phản hồi ngay lập tức và làm rõ các điểm trong cuộc thảo luận, củng cố sự hiểu biết trong thời gian thực.
Hỏi những câu hỏi mở
Thu hút các thành viên trong nhóm bằng cách đặt câu hỏi sâu sắc, mở, khuyến khích trả lời chi tiết và thảo luận có ý nghĩa. Những câu hỏi như "Bạn nghĩ giải pháp này sẽ mang lại hiệu quả như thế nào cho nhóm?" hoặc "Bạn dự đoán sẽ có những thách thức nào?" giúp khám phá những ý tưởng có thể không được nói ra.
Các câu hỏi mở giúp làm rõ quan điểm của người nói và khơi dậy khả năng giải quyết vấn đề sáng tạo trong nhóm. Sử dụng ClickUp Comments để tóm tắt những điểm chính và phản hồi trực tiếp trên nhiệm vụ hoặc dự án, tạo ra sự hiểu biết chung và cải thiện sự thống nhất trong nhóm.
ClickUp Mentions có thể được sử dụng để gắn thẻ các thành viên nhóm có liên quan để theo dõi hoặc làm rõ. Điều này đảm bảo rằng những hiểu biết sâu sắc được chia sẻ với đúng người và các hành động được thực hiện để biến các cuộc thảo luận thành kết quả cụ thể.
Chú ý đến các tín hiệu phi ngôn ngữ
Lắng nghe tích cực không chỉ dừng lại ở lời nói; nó còn bao gồm việc hiểu những tín hiệu không lời như ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu và biểu cảm khuôn mặt. Một tư thế cúi gằm có thể cho thấy sự thiếu tập trung, trong khi giọng điệu ấm áp thể hiện sự cởi mở.
Người lắng nghe tích cực nhận ra những tín hiệu này là rất quan trọng để giao tiếp hiệu quả, đảm bảo người nói cảm thấy được hiểu và được đánh giá cao. Bằng cách tập trung vào những tín hiệu này, người lắng nghe tích cực có thể nắm bắt cảm xúc và ý định hiệu quả hơn. Trong các cuộc họp ảo, nơi ngôn ngữ cơ thể bị giới hạn, hãy tập trung vào nét mặt và giọng nói.
Làm rõ nếu có bất kỳ điều gì không rõ ràng. Sự chú ý này tạo ra kết nối sâu sắc hơn, giữ cho cuộc hội thoại có ý nghĩa và thể hiện sự quan tâm chân thành đến người nói và thông điệp của họ.
Tránh ngắt lời
Hãy để người nói bày tỏ suy nghĩ của mình một cách trọn vẹn mà không ngắt lời. Ngắt lời có thể làm cuộc hội thoại bị lạc hướng và khiến người nói cảm thấy mình không được coi trọng. Thay vào đó, hãy ghi lại những điểm bạn muốn đề cập sau. Cách làm này thể hiện sự tôn trọng, giúp bạn tập trung vào việc hiểu thông điệp của đối phương và thúc đẩy các cuộc thảo luận hiệu quả hơn.
Tóm tắt và thực hiện theo
Kết thúc một cuộc hội thoại hiệu quả cũng quan trọng không kém việc tham gia tích cực trong cuộc hội thoại đó. Tóm tắt những điểm chính giúp củng cố sự hiểu biết và đảm bảo mọi người đều thống nhất về các bước tiếp theo.
Ví dụ: sau một cuộc thảo luận nhóm, hãy tóm tắt các điểm chính và làm rõ trách nhiệm để tránh nhầm lẫn. Điều này giúp xác nhận những gì đã được thảo luận và đảm bảo tất cả mọi người tham gia cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Bảng trắng ClickUp để sắp xếp các điểm thảo luận và các bước tiếp theo một cách trực quan và theo thời gian thực.
Tổ chức các cuộc hội thoại để đạt kết quả tốt hơn
Để biến cuộc hội thoại thành kết quả có ý nghĩa, cần có cấu trúc và sự rõ ràng. Giao tiếp có tổ chức đảm bảo rằng mọi điểm được thảo luận đều được nắm bắt, hiểu rõ và thực hiện.
Các mẫu hoặc khung giao tiếp có thể hợp lý hóa các cuộc thảo luận và tạo ra một quy trình nhất quán để ghi chép các điểm chính và quyết định. Điều này giúp giảm thiểu sự hiểu lầm và giúp duy trì sự tập trung trong các cuộc họp.
Ví dụ: Mẫu Truyền thông nội bộ ClickUp được thiết kế để ghi lại các điểm chính, ghi chép các cuộc hội thoại và phác thảo các công việc có thể thực hiện một cách liền mạch.
Mẫu này giúp mọi người thống nhất quan điểm và đóng vai trò là nguồn tài nguyên tập trung cho các cuộc thảo luận của nhóm, giúp dễ dàng xem lại các quyết định hoặc làm rõ chi tiết sau này. Bằng cách tích hợp mẫu này vào quy trình làm việc, bạn sẽ tạo ra một môi trường nơi kỹ năng lắng nghe tích cực giúp tăng cường sự rõ ràng, niềm tin và sự hợp tác trong toàn nhóm.
Xem thêm: Công cụ giao tiếp AI
Lắng nghe, Lãnh đạo, Thành công
Làm chủ kỹ năng lắng nghe tích cực tại nơi làm việc không chỉ là một kỹ năng, mà còn là một tư duy giúp thúc đẩy sự rõ ràng, tôn trọng và hợp tác. Các chuyên gia có thể tạo ra văn hóa giao tiếp cởi mở và hiểu biết chung bằng cách lắng nghe có chủ đích, đặt câu hỏi sâu sắc và tận dụng các công cụ để nắm bắt và hành động dựa trên các cuộc thảo luận.
Những phương pháp này củng cố sự năng động của nhóm và đặt nền tảng cho việc giải quyết vấn đề tốt hơn và năng suất bền vững. Sẵn sàng đưa giao tiếp và hợp tác của bạn lên một tầm cao mới? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và trao quyền cho nhóm của bạn bằng các công cụ giúp lắng nghe tích cực trở nên hiệu quả và có tác động.