Biểu đồ Gantt là công cụ trực quan đơn giản nhưng mạnh mẽ, giúp dự án của bạn luôn đi đúng hướng.
Ngày nay, biểu đồ Gantt là công cụ được 85% các nhà quản lý dự án, những người phải quản lý nhiều dự án cùng lúc, tin dùng.
Chúng giúp bạn theo dõi các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, giám sát tiến độ dự án và đảm bảo tuân thủ tất cả các mốc thời hạn.
Các công cụ quản lý dự án phổ biến như Jira cho phép bạn tích hợp biểu đồ Gantt vào quy trình làm việc của mình một cách dễ dàng.
Dù bạn cần theo dõi mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc hay trực quan hóa dòng thời gian của dự án theo ngày, tuần hoặc tháng, biểu đồ Gantt trên Jira sẽ đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo biểu đồ Gantt để quản lý dự án trong Jira (và một giải pháp thay thế thú vị khác!).
Cách tạo biểu đồ Gantt trong Jira
Trước khi bắt đầu, bạn cần biết rằng Jira không tích hợp sẵn biểu đồ Gantt.
Tin vui là bạn vẫn có thể nâng cao khả năng của Jira bằng cách cài đặt các plugin để tạo và sử dụng biểu đồ Gantt một cách hiệu quả. Dù phải thực hiện thêm một bước, nhưng điều này sẽ giúp bạn hoàn thành việc cần làm!
Bước 1: Tạo biểu đồ Gantt
Bước đầu tiên là chọn một tiện ích bổ sung phù hợp. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng tiện ích bổ sung biểu đồ Gantt WBS hoặc một tiện ích tương tự. Sau khi hoàn thành, hãy truy cập vào menu Ứng dụng cấp cao nhất. Bạn sẽ thấy hai tùy chọn:
- Tab Dự án: Mở dự án hiện tại của bạn ở chế độ xem biểu đồ Gantt — không rườm rà, không cần cấu hình thêm, chỉ cần nhìn lướt qua là có thể nắm bắt ngay tiến độ dự án!
- Tab Gantt: Sử dụng tùy chọn này để tạo biểu đồ Gantt mới từ nhiều dự án và lưu các bộ lọc
Khi tạo biểu đồ Gantt mới, bạn sẽ được yêu cầu nhập các vấn đề từ các dự án Jira hoặc các bộ lọc mà bạn đã cài đặt sẵn. Bạn có thể tạo bản đồ lộ trình dự án toàn diện hoặc tập trung vào các công việc cụ thể bằng cách sử dụng bộ lọc.
Xin chúc mừng! Bạn vừa tạo thành công một biểu đồ Gantt mới trên Jira.
Ở bên trái, bạn sẽ thấy cấu trúc phân chia công việc (WBS), còn ở bên phải là dòng thời gian — một chế độ xem tổng quan về các công việc, thời lượng thực hiện và các mối phụ thuộc của chúng.
➡️ Xem thêm: Cách tạo dòng thời gian dự án trong Excel (kèm mẫu!)
Bước 2: Thiết lập biểu đồ Gantt của bạn
Bây giờ bạn đã tạo biểu đồ Gantt trong Jira, đã đến lúc cài đặt nó.
Bạn có thể điều chỉnh biểu đồ này để phù hợp với nhu cầu lịch trình dự án của mình bằng cách chỉnh sửa lịch làm việc hoặc căn chỉnh dòng thời gian với năm tài chính của bạn.
Để nâng cao khả năng trực quan hóa dự án, bạn có thể tùy chỉnh thanh tiến độ và chỉ báo mức độ ưu tiên bằng các màu sắc khác nhau.
Nếu dự án của bạn có nhiều tệp, hàm lọc nhanh sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề! Giống như trên Bảng Jira của bạn, bạn có thể tìm kiếm và lọc các vấn đề cụ thể bằng JQL để đơn giản hóa việc lập lịch trình dự án.
Bước 3: Lập kế hoạch cho các công việc trên biểu đồ Gantt của bạn
Bạn đã bao giờ cảm thấy dự án của mình đang rơi vào tình trạng hỗn loạn chưa? Giao diện kéo và thả trực quan của Jira dành cho việc lập lịch có thể chính là điều bạn cần.
Cần thêm các phụ thuộc? Chỉ cần kéo phần đầu hoặc phần cuối của thanh tác vụ và thả vào công việc tương ứng. Rất đơn giản.
Sau khi bạn cài đặt ngày bắt đầu và thời lượng của một công việc, ứng dụng sẽ tự động tính toán ngày hoàn thành dựa trên lịch công việc của bạn.
Tất nhiên, nếu bạn muốn điều chỉnh ngày tháng thủ công, bạn có thể dễ dàng kéo, kéo dài hoặc thu nhỏ các thanh tác vụ đó.
Điểm nổi bật nhất là gì? Nếu bạn điều chỉnh lịch trình của một công việc, tất cả các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc sẽ tự động điều chỉnh theo, giúp dự án của bạn luôn đồng bộ một cách chính xác như đồng hồ.
➡️ Xem thêm: 5 bước để quản lý thời gian dự án hiệu quả
Bước 4: Phân công nguồn lực và quy trình làm việc
Giờ đây khi dự án của bạn đã dần đi vào quỹ đạo, đã đến lúc quản lý khối lượng công việc của nhóm.
Tính năng "Work in Progress" (WIP) trên Jira rất hữu ích khi đo lường khối lượng công việc mà mỗi người đảm nhận — được tính bằng "đơn vị". Tính năng này giới hạn khối lượng công việc tối đa có thể tồn tại ở mỗi trạng thái của quy trình làm việc.
Nó thậm chí còn giúp bạn điều chỉnh khối lượng công việc của từng người ngay trên biểu đồ Gantt.
Và đây là điểm thú vị: nếu ai đó đang phải gánh vác quá nhiều công việc (chúng ta hãy gọi đó là tình huống “Bob có quá nhiều công việc”), thanh nhiệm vụ của họ sẽ chuyển sang màu đỏ. Đó chính là dấu hiệu để bạn can thiệp và phân bổ lại công việc trước khi họ bị kiệt sức.
Đây chính là việc cần làm để quản lý tài nguyên đúng đắn, các bạn ạ!
Để quản lý hiệu quả khối lượng công việc của nhóm trong biểu đồ Gantt trên Jira, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở Cài đặt Jira cho Trường Tùy chỉnh
- Truy cập Cài đặt Jira và lựa chọn Vấn đề
- Nhấp vào tab "Trường Tùy chỉnh", sau đó lựa chọn "Tạo Trường Tùy chỉnh mới"
- Chọn "Trường nâng cao", sau đó chọn "Công cụ chọn nhiều người dùng" để cho phép chỉ định nhiều người được giao (nếu cần thiết cho mục đích theo dõi)
Bước 2: Tạo đơn vị tùy chỉnh để quản lý khối lượng công việc
- Khi thiết lập Trường Tùy chỉnh, hãy định nghĩa nó như một đơn vị đo lường Khối lượng công việc (ví dụ: “giờ cho mỗi công việc” hoặc “đơn vị mỗi ngày”) để giúp theo dõi Khối lượng công việc mà mỗi thành viên trong nhóm đang đảm nhận
Bước 3: Tự động phân công các vấn đề
- Sử dụng trường "Người được giao" với tùy chọn "Tự động". Điều này sẽ tự động giao công việc cho người được giao mặc định của một thành phần hoặc dự án, giúp tối ưu hóa quy trình giao các vấn đề mới.
Bước 4: Thay đổi người được giao công việc bằng cách sử dụng Bảng lệnh
- Nhấn phím tắt trên bàn phím để mở bảng lệnh, sau đó nhập “Assign vấn đề”
- Tìm kiếm thành viên nhóm mong muốn, lựa chọn tên của họ và nhấn Enter để giao vấn đề cho họ
Bước 5: Điều chỉnh khối lượng công việc trên biểu đồ Gantt
- Trong biểu đồ Gantt, bạn có thể theo dõi khối lượng công việc một cách trực quan thông qua các thanh tác vụ. Nếu khối lượng công việc của một thành viên trong nhóm vượt quá ngưỡng đã đặt (ví dụ: hơn 8 giờ mỗi ngày), thanh tác vụ của họ sẽ chuyển sang màu đỏ, cho thấy rằng bạn có thể cần phân bổ lại các công việc
Bước 5: Theo dõi và giám sát dự án của bạn
Hành trình quản lý dự án của bạn không chỉ dừng lại ở việc lập kế hoạch. Công việc thực sự mới bắt đầu khi đang theo dõi tiến độ.
Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu. Tính năng theo dõi tiến độ cơ sở (baseline tracking), với các thanh màu xám nhạt dưới mỗi công việc, giúp bạn dễ dàng nhận biết liệu bạn đang đi trước hay chậm so với tiến độ.
Hãy nhớ theo dõi đường dẫn quan trọng. Đây là những công việc quyết định thành bại; việc không hoàn thành đúng hạn có thể làm lệch toàn bộ dòng thời gian của dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Lưu biểu đồ Gantt dưới dạng cơ sở tham chiếu.
Những giới hạn khi tạo biểu đồ Gantt trong Jira
Mặc dù Jira chắc chắn rất phổ biến trong giới quản lý dự án để quản lý công việc, nhưng nền tảng này vẫn có một số giới hạn khi tạo biểu đồ Gantt.
- Không có biểu đồ Gantt tích hợp sẵn: Giới hạn rõ ràng nhất là Jira không được trang bị sẵn chức năng biểu đồ Gantt. Khác với các công cụ quản lý dự án khác, bạn sẽ cần cài đặt các plugin để mô phỏng biểu đồ Gantt, điều này đồng nghĩa với việc phải thực hiện thêm các bước và có thể phát sinh chi phí.
- Khả năng trực quan hóa dự án còn giới hạn: Mặc dù Jira rất xuất sắc trong việc quản lý công việc, nhưng nó lại chưa thực sự đáp ứng được khi cần cung cấp chế độ xem tổng quan từ trên cao về toàn bộ dự án. Do không có biểu đồ Gantt tích hợp sẵn, việc trực quan hóa dòng thời gian, mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc và các cột mốc quan trọng một cách rõ ràng và toàn diện trở nên khó khăn hơn rất nhiều
- Sự phức tạp trong việc phân bổ nguồn lực: Jira cũng không thực sự nổi trội trong lĩnh vực quản lý nguồn lực. Mặc dù cung cấp một số báo cáo về khối lượng công việc, nhưng nó chỉ hiển thị dữ liệu cho từng thành viên trong nhóm tại một thời điểm. Điều này khiến việc đánh giá sức chứa của toàn bộ đội ngũ trở nên rườm rà, đặc biệt là khi quản lý nhiều dự án Agile
- Lập lịch công việc thủ công: Mặc dù plugin biểu đồ Gantt của Jira cho phép quản lý công việc bằng cách kéo và thả, nhưng việc tự động hóa các mối phụ thuộc và lập lịch có thể khá rườm rà. Việc điều chỉnh một công việc không phải lúc nào cũng cập nhật các công việc còn lại một cách trơn tru
- Tính năng báo cáo giới hạn: Các bảng Agile của Jira, dù rất phù hợp cho các đội làm việc theo phương pháp Agile, lại không cung cấp các tính năng báo cáo mạnh mẽ, đặc biệt là đối với người dùng biểu đồ Gantt. Ví dụ, không có cách nào dễ dàng để theo dõi các đường dẫn quan trọng hoặc tổng hợp khối lượng công việc tổng thể của toàn nhóm tại một nơi duy nhất.
➡️ Xem thêm: 15 giải pháp thay thế và đối thủ cạnh tranh tốt nhất của Jira dành cho các nhóm làm việc theo phương pháp Agile
Tạo biểu đồ Gantt với ClickUp
Sẽ thế nào nếu bạn có thể sử dụng một công cụ quản lý dự án có tích hợp sẵn chức năng biểu đồ Gantt?
ClickUp kết hợp biểu đồ Gantt gốc với tính năng tự động hóa tích hợp sẵn và các tính năng báo cáo toàn diện — không cần cài đặt thêm plugin nào cả. ✨
⚡️ Bạn có biết không? Các công ty như QubicaAMF đã báo cáo tiết kiệm được 40% thời gian khi tạo báo cáo và biểu đồ, đồng thời cải thiện 80% trong việc tổ chức dự án sau khi chuyển sang sử dụng ClickUp. 📈
Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp cung cấp các tính năng kéo và thả mạnh mẽ để đơn giản hóa quy trình làm việc, quản lý các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc và theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực.
Khác với Jira, nơi cần phải cài đặt các plugin, ClickUp đã tích hợp sẵn các tính năng này, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.
Hãy cùng xem một ví dụ về cách Jacob, một quản lý dự án đang thực hiện một sprint, sử dụng biểu đồ Gantt của ClickUp để nâng cao kỹ năng quản lý dự án của mình.
Bước 1: Lập kế hoạch dự án
Jacob bắt đầu bằng việc xác định phạm vi dự án của mình trong ClickUp. Để tránh nhầm lẫn sau này, anh ấy sử dụng tính năng ClickUp Goals để cài đặt các mục tiêu có thể đo lường được, phân chia các công việc nhỏ hơn dưới mỗi mục tiêu tổng thể và tạo ra một dòng thời gian thực tế để theo dõi tiến độ dự án.
Với ClickUp, anh ấy có thể sắp xếp các mục tiêu này vào các thư mục, đảm bảo rằng các sáng kiến khác nhau và các công việc liên quan được sắp xếp gọn gàng.
Bước 2: Danh sách công việc
Tiếp theo, Jacob ghi lại từng công việc mà anh cần hoàn thành. Thay vì lo lắng về thứ tự, anh tập trung vào việc chia nhỏ các công việc lớn thành các phần dễ quản lý.
Chế độ xem dạng danh sách (List View) của ClickUp giúp Jacob sắp xếp tất cả các công việc của mình một cách gọn gàng, sẵn sàng để đưa vào biểu đồ Gantt. Anh ấy thậm chí còn tạo các công việc con để đảm bảo mọi việc luôn diễn ra đúng tiến độ.
Bước 3: Cung cấp thông tin chi tiết về công việc
Jacob sử dụng các Trường Tùy chỉnh của ClickUp để phân công công việc, đặt ngày đáo hạn và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc. Anh ấy rất thích tính năng kéo và thả các cột để sắp xếp công việc và cập nhật thông tin cho cả nhóm một cách dễ dàng.
Bước 4: Tạo biểu đồ Gantt của bạn
Giờ là lúc đến sự kiện chính. Jacob nhấp vào chế độ xem Biểu đồ Gantt trong không gian dự án của mình, và như một phép màu, ClickUp hiển thị các công việc của anh ấy trên dòng thời gian.
Không cần cài đặt thêm plugin hay cấu hình thủ công — ClickUp sẽ tự động tạo biểu đồ Gantt ngay lập tức.
Bước 5: Tùy chỉnh biểu đồ Gantt của bạn
Jacob tùy chỉnh biểu đồ Gantt của mình bằng cách ẩn các ngày cuối tuần (Jacob là một nhà quản lý giỏi, luôn tin tưởng vào sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống) và bật tính năng Điều chỉnh lại các mối quan hệ phụ thuộc, để khi một công việc được di chuyển, tất cả các công việc liên quan sẽ tự động điều chỉnh theo.
Anh ấy thậm chí còn có thể chuyển đổi giữa các khung thời gian khác nhau, chẳng hạn như chế độ xem theo ngày, tuần hoặc tháng.
Bước 6: Tạo các mối quan hệ phụ thuộc
ClickUp giúp việc thiết lập mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc trở nên vô cùng đơn giản. Jacob chỉ cần kéo một đường từ công việc này sang công việc khác để trực quan hóa cách một công việc phụ thuộc vào công việc khác.
Không còn những cơn ác mộng về việc lập lịch thủ công nữa! Điều này giúp anh ấy luôn nắm bắt được các công việc quan trọng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án.
Bước 7: Tạo các cột mốc quan trọng
Các cột mốc quan trọng là yếu tố then chốt để theo dõi tiến độ dự án, và Jacob sử dụng chúng để đánh dấu những thành tựu quan trọng trong sprint của mình.
Các cột mốc quan trọng trong ClickUp được biểu thị bằng các hình thoi màu vàng tươi, giúp bạn dễ dàng nhận biết các thời điểm quan trọng trong dòng thời gian của dự án.
Bước 8: Theo dõi và cập nhật biểu đồ Gantt của bạn
Jacob kéo thả các công việc theo tiến độ dự án, rút ngắn thời hạn và kéo dài dòng thời gian thực hiện chỉ với vài cú nhấp chuột.
Anh ấy rất thích cách ClickUp tự động điều chỉnh lại lịch trình các công việc kết nối khi cần thiết. Và nhờ các cập nhật theo thời gian thực, Jacob và nhóm của anh ấy luôn nắm bắt được mọi thay đổi.
Hãy tham khảo hướng dẫn của ClickUp về Chế độ xem Gantt để khám phá cách bạn có thể dễ dàng quản lý các công việc và mối quan hệ phụ thuộc từ góc độ phương pháp quản lý dự án Waterfall.
Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản của ClickUp
Để giúp bạn làm quen với biểu đồ Gantt một cách dễ dàng nhất có thể, ClickUp cung cấp một giải pháp thân thiện với người mới bắt đầu: Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản của ClickUp.
Mẫu này cung cấp một cách nhanh chóng và dễ dàng để sử dụng biểu đồ Gantt, ngay cả khi bạn mới làm quen với nền tảng này.
Đây là những điểm khiến nó trở nên tuyệt vời.
Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản này hoàn toàn có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể điều chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu của dự án. Bạn có thể tùy chỉnh mọi thứ, từ trạng thái công việc đến các Trường Tùy chỉnh, để phù hợp với quy trình làm việc của mình.
Với mẫu này, bạn còn có thể truy cập vào ba chế độ xem khác nhau:
- Chế độ xem Gantt để trực quan hóa dòng thời gian và các mối quan hệ phụ thuộc
- Xem dạng danh sách để có cái nhìn tổng quan đơn giản về các công việc
- Chế độ xem Doc giúp bạn sắp xếp tất cả tài liệu dự án của mình một cách có tổ chức tại một nơi duy nhất
Bạn không thể tạo biểu đồ Gantt nếu không có ClickUp
Mặc dù các công cụ quản lý dự án khác (như Jira 👀) cũng cung cấp một số tính năng tuyệt vời, nhưng không có công cụ nào làm được tất cả mọi thứ một cách hoàn hảo như ClickUp.
Với ClickUp, bạn không chỉ có được một biểu đồ Gantt—bạn còn mở khóa cả một bộ công cụ để lập kế hoạch, theo dõi và hợp tác với nhóm của mình theo thời gian thực.
Từ mục tiêu và tài liệu đến bảng điều khiển và chế độ xem tùy chỉnh, ClickUp có mọi thứ bạn cần để giữ cho các dự án của bạn được tổ chức khoa học và đúng tiến độ.
Hơn nữa, bạn không cần phải bắt đầu từ đầu! ClickUp cung cấp các mẫu biểu đồ Gantt sẵn sàng sử dụng cho mọi ngành nghề, giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Hãy đăng ký tài khoản miễn phí trên ClickUp ngay hôm nay và tận hưởng những lợi ích của việc quản lý dự án tập trung mà không gặp bất kỳ rắc rối nào.